80 2023 1 arkivbeskrivning.pdf

Dnr 80/2023 – 2.1
2023-03-06

Arkivbeskrivning och
beskrivning av allmänna
handlingar för Statens
museer för världskultur

2

Innehåll

1. Inledning ……………………………………………………………………………………………….. 3
2. Myndighetens organisation och verksamhet ……………………………………………… 3
3. Myndighetens arkivbestånd …………………………………………………………………….. 4
4. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild ……………………….. 5
5. Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet …………….. 5
6. Samband mellan myndighetens verksamhet och viktigare handlingar
    och ärendeslag …………………………………………………………………………….............. 6
7. Sökmedel till arkivet och myndighetens allmänna handlingar ……………………. 6
8. Tekniska hjälpmedel för att ta del av allmänna handlingar ………………………… 7
9. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess …………………………… 7
10. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom gallring …………………………… 7
11. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar
till andra ……………………………………………………………………………………………… 8
12. Myndighetens rätt att sälja personuppgifter …………………………………………… 8
13. Arkivverksamhetens organisation och ansvar ………………………………………… 8
14. För mer information ……………………………………………………………………………. 8

Bilaga 1. Organisationsplan för Statens museer för världskultur …………………… 9
Bilaga 2. Arkiv förvarade hos Statens museer för världskultur ……………………… 10

3

1.  Inledning
Med stöd av 2 kap. 6 § arkivlagen (1990:782) samt 6 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter
och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 2019:2) fastställer
Statens museer för världskultur föreliggande arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen
redogör huvudsakligen för vilka handlingar som finns i myndighetens arkiv och hur
de är ordnade. Häri ingår också den beskrivning av allmänna handlingar som
myndigheten är ålagd att upprätta enligt 4 kap. 2 § Offentlighets- och sekretesslagen.

2.  Myndighetens organisation och verksamhet
Statens museer för världskultur (SMVK) bildades den 1 januari 1999 som en statlig
förvaltningsmyndighet under Kulturdepartementet. SMVK:s övergripande uppdrag är
att förvalta de fyra museerna Etnografiska museet, Medelhavsmuseet,
Världskulturmuseet och Östasiatiska museet. Myndigheten har sitt säte och
ledningskansli i Göteborg.
De enskilda museerna har alla en lång historia med många olika huvudmän genom
åren. Därför finns ett flertal äldre arkivbildare kopplade till respektive museum. Mer
utförlig information om museernas historik finns samlat i myndighetens
arkivredovisningssystem.
Verksamheten regleras i myndighetsförordning (2007:515). Myndighetens uppdrag
framgår i sin helhet av förordning med instruktion för myndigheten (SFS 2007:1185),
samt i årliga regleringsbrev.
I instruktionen anges att Statens museer för världskultur har till uppgift att visa och
levandegöra kulturer i världen med utgångspunkt i de samlingar som myndigheten
förvaltar. Myndigheten ska verka för att dess verksamhet ska vara en angelägenhet för
alla människor i samhället. Myndigheten ska dokumentera och belysa kulturers
yttringar och villkor historiskt och i samtiden. Myndigheten ska också främja
tvärvetenskaplig kunskapsbildning och publik verksamhet i olika former.
Sedan 2011 är myndigheten en matrisorganisation med tvärgående funktioner för
såväl kärn- som stödverksamhet. Efter en omorganisation 2016 består myndigheten
idag av sammanlagt fem delar. I kärnverksamheten ingår avdelningarna Samling,
Innehåll och lärande och Publika möten. Som stöd för dessa finns enheterna
Ledningskansli samt Kommunikation och marknad. Mellan 2016 och 2019 fanns även
avdelningen Digitala museet, som därefter inordnades under avdelningen Innehåll
och lärande. Aktuellt organisationsschema, se bilaga 1.
Avdelningen Samling förvaltar, vårdar och utvecklar SMVK:s samlingar bestående av
föremål, böcker, bilder, filmer och arkivhandlingar. Avdelningen bidrar till att
utveckla och tillgängliggöra kunskap om samlingarna och myndighetens
kulturarvsuppdrag i mötet med publik. Avdelningen ansvarar för accession,
registrering, löpande digitalisering, föremålsvård, konservering, klimat, magasin samt
låneärenden och depositioner.
Avdelningen Innehåll och lärande ansvarar för att skapa ett publikt utbud genom
bland annat utställningsproduktion och pedagogisk verksamhet. Avdelningen arbetar
med att utveckla nya metoder för visuell gestaltning och med samarbeten med externa

4

aktörer. Avdelningen har också i uppdrag att initiera och driva utvecklingsprojekt som
rör digitalt innehåll, digitala upplevelser, digitala arbetssätt och rutiner. I
avdelningens uppdrag ligger också att hålla sig à jour med ny teknik inom relevanta
områden.
Avdelningen Publika möten ansvarar för utveckling och drift av butik, reception,
konferens och event samt program och visningsverksamhet. Avdelningen utvecklar
strategiskt publikarbete mot olika målgrupper och arbetar med att initiera och driva
externa samarbeten.
Ledningskansliet ansvarar för myndighetens ekonomiska och administrativa
verksamhetsstöd och uppföljning. Här ingår bland annat HR, arkiv och registratur,
avtalshantering och upphandling. Enheten ansvarar även för IT,
informationssäkerhet samt fastighets- och säkerhetsfrågor. Kansliet samordnar och
utvecklar arbetet med budget och redovisning, verksamhetsplan och årsredovisning,
interna styrdokument och remisser.
Kommunikation och marknad ansvarar för SMVK:s interna och externa
kommunikation samt för att utveckla nya marknader och partnerskap. Enheten
ansvarar även för marknadsföring, webb och sociala medier, press- och
mediebearbetning och varumärkesfrågor.
Varje avdelning/enhet leds av en avdelningschef. För Samling, Innehåll och lärande,
Publika möten och Ledningskansliet finns även en biträdande avdelningschef.
Hela myndigheten leds av en myndighetschef; överintendenten (ÖI), som utses av
regeringen.
ÖI beslutar om arbetsordning och delegationsregler, tillsätter chefer samt utser
ledningsgrupp och chefsgrupp, vilka ansvarar för att verkställa ÖI:s beslut. I
ledningsgruppen ingår förutom ÖI avdelningschefer, HR-chef, chefer för
stödfunktionerna samt vid behov ekonomichef. I chefsgruppen ingår utöver
medlemmarna i ledningsgruppen även biträdande avdelningschefer.
Se även arbetsordning för Statens museer för världskultur (dnr 140/2021 – 1.3).

3.   Myndighetens arkivbestånd
Sammanlagt förvaras idag 23 arkiv hos myndigheten. Av dessa räknas 14 som
myndighetsarkiv (SMVK eller dess föregångare som huvudman) och 8 som enskilda
arkiv. 1 arkiv är deponerat hos SMVK från arkivmyndighet. Hela det fysiska
arkivbeståndet omfattar ca 700 hyllmeter. Därutöver tillkommer myndighetens
elektroniska handlingsbestånd. (Se vidare beskrivning under 4. Överlämnande av
arkiv från annan myndighet eller enskild. Se även detaljerade uppgifter i bilaga 2).
Historiskt har olika huvudmän förvaltat de museer som 1999 slogs samman till
myndigheten SMVK. Största delen av dessa huvudmän, med några undantag, har
dock utgjort statliga organisationer. Också de ursprungliga organisationernas
arkivbildning har alltid följt med vid övergången till ny förvaltare och integrerats i den
dåvarande arkivverksamheten.
I några fall har vissa handlingar, huvudsakligen administrativa, arkiverats hos
respektive tidigare huvudman, dvs.
-  Riksantikvarieämbetet för Medelhavsmuseet
-  Statens Konstmuseer för Östasiatiska museet (förvaras i Nationalmuseums

5

myndighetsarkiv)
-  Göteborgs Kulturförvaltning för Etnografiska museet i Göteborg
I ett flertal fall har handlingar/arkiv som tillförts myndigheten från enskild/extern
part arkiverats som serier i myndighetsarkivet, trots att det rör sig om dokumentation
som inte inkommit till eller tagits fram inom ramen för myndighetens verksamhet.
Detta beror troligen på att innehållet i materialet har ansetts vara av betydelse för
förståelsen av museernas samlingar. I och med att handlingarna har arkiverats i
myndighetsarkivet är de att anse som allmänna och lyder under gällande lagstiftning
vad gäller exempelvis utlämnande, vård och bevarande av allmänna handlingar.
Fram till 2013 utgör varje museum samt ledningskansliet egna arkivbildare, därefter
redovisas hela myndighetens arkivbestånd som en enhet där SMVK är arkivbildare.
Arkiven förtecknades fram till 2013 enligt det allmänna arkivschemat. Från 2013 och
framåt förtecknas arkivet verksamhetsbaserat.

4.  Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild
Förutom den överlämning av arkiv som skett genom att museernas huvudmän bytts
ut eller gått upp i varandra (se ovan) har museerna och sedermera myndigheten
SMVK tagit emot ett antal enskilda arkiv genom historien. Dessa har bedömts vara av
vikt för förståelsen av museernas föremålssamlingar eller de geografiska områden
som föremålen kommer från. I vissa fall har dessa arkiv integrerats i
myndighetsarkiven som beskrivits tidigare. Dock har vissa förvärvade arkiv bibehållit
status som enskilda och förtecknats som sådana. I flera fall är tillhörighet och faktiskt
huvudägarskap otydligt, exempelvis finns flera fall där verksamhet som genererat
arkiv varit till del finansierat av svenska staten, till del av privata aktörer. Detta gäller
för Medelhavsmuseets del till exempel Cypernsamlingarnas arkiv samt Egyptiska
museet och egyptenkommitténs arkiv.
Vid myndigheten finns idag Göteborgs etnografiska museums arkiv deponerat från
Region- och stadsarkivet i Västra Götalandsregionen. Arkivet består av handlingar
från Göteborgs museum, etnografiska avdelningen (1891-1945) samt Etnografiska
museet i Göteborg (1946-2000). När Etnografiska museet stängdes år 2000
avslutades arkivet och ansvaret för detta övertogs av Region- och stadsarkivet, vilka
sedan deponerade arkivet hos SMKV.
För mer detaljerad information om de olika arkiven och deras status, se bilaga 2.

5.  Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkiv-
myndighet
I augusti 2013 levererades två arkiv från den lokala fackföreningen för
Statstjänstemannaförbundet (ST Avd. 232 – Museer, nr 04 samt ST Avd. 319 –
Museer, nr 01) till TAM-arkiv.
Under åren 1994–2021 var ett personarkiv efter Gösta Moberg deponerat i
Etnografiska museets arkiv av Smålands museum. Under denna period förtecknades
arkivet in som en serie i Etnografiska museets myndighetsarkiv (f5t – Gösta Mobergs
efterlämnade handlingar). Depositionen återtogs i samband med återtagande av en

6

av Gösta Mobergs föremålssamlingar till Smålands museum i november 2021.
Materialet återfinns från november 2021 i Kulturarvscentrum Småland.

6.  Samband mellan myndighetens verksamhet och viktigare
handlingar och ärendeslag
Utöver sedvanliga handlingar inom styr- och stödverksamheterna dit bland annat
ledningsgruppens protokoll, policies, riktlinjer, årsredovisningar och ÖI-beslut hör,
följer här exempel på viktigare handlingar i myndighetens kärnverksamhet.

Verksamhets-
Process/ärendeslag
Handlingstyper
område
(exempel)
(exempel)
Förvalta kulturarv
Accedera
Föremålskatalog, fotografier
Förvalta kulturarv
Låna ut föremål
Låneförfrågan, låneavtal,
utförseltillstånd
Tillgängliggöra
Bedriva utställnings-
Utställningsdokumentation
kulturarv
verksamhet
(projektplan, avtal, ritningar,
synopsis, texter, utvärdering)
Tillgängliggöra
Bedriva program-
Tidplan, avtal, inbjudningar,
kulturarv
verksamhet
inlägg på webbplatser och
sociala medier
Forskning och
Bedriva forskning
Anslagsansökningar,
kunskapsupp-
projektbeskrivningar,
byggnad
rapporter

7. Sökmedel till arkivet och myndighetens allmänna handlingar
Sökingångar till myndighetens arkiv är främst arkivförteckningen kompletterad med
diariet. De fysiska handlingarna förvaras i arkivlokaler på Ebbe Lieberathsgatan i
Göteborg och på Djurgårdsbrunnsvägen och Tyghusplan i Stockholm. Elektroniska
arkivhandlingar förvaras på specifika ytor på myndighetens servrar, samt i olika typer
av verksamhetssystem och stödsystem.
De viktigaste system som används för återsökning av allmänna handlingar och
uppgifter är:
-  ärendediarium
-  arkivredovisningssystem
-  löneadministrativt system
-  ekonomisystem
-  samlingsförvaltningssystem

På myndighetens intranät finns dessutom möjlighet att söka handlingar som t.ex.
protokoll, arbetsordning, policydokument, riktlinjer, verksamhetsplaner, årsplaner
och budgetar. Där finns även en webbversion av arkivförteckningssystemet.
Myndighetens arkivförteckningar är även sökbara via Nationell arkivdatabas (NAD).

7

8. Tekniska hjälpmedel för att ta del av allmänna handlingar
På begäran kan allmänheten få tillgång till IT-tekniska lösningar för att på plats själva
söka och ta del av allmänna handlingar. Möjlighet till återsökning i
arkivredovisningssystem och föremålsdatabas samt läsning av offentliga handlingar
ges på respektive arbetsort.

9.  Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess
De allra flesta av myndighetens allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av
allmänna handlingar kan dock begränsas av bestämmelser om sekretess i
Offentlighets- och sekretesslagen, OSL (2009:400). Handlingar eller uppgifter i
handlingar som omfattas av sekretess ska märkas upp med hänvisning till relevant
lagrum i OSL.
Sekretessen omfattar i synnerhet följande handlingar och områden i OSL:
Handlingar rörande säkerhet
18 kap. 8–9 §§ sekretess till skydd främst

för intresset av att förebygga eller beivra brott
Handlingar rörande föremål1
18 kap. 8 § sekretess till skydd främst

för intresset av att förebygga eller beivra brott
Handlingar i upphandlingar
19 kap. 3 § sekretess till skydd för det

allmännas ekonomiska intresse
Handlingar rörande utställningar2   21 kap. sekretess till skydd för uppgift om

enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket

sammanhang uppgiften förekommer
Handlingar rörande personal
39 kap. Sekretess till skydd för enskild i

personaladministrativ verksamhet

10.  Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom gallring
Myndigheten har generella tillämpningsbeslut3 på Riksarkivets gallringsföreskrifter
enligt nedan:
-  Forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1).
-  Handlingar vid upphandling (RA-FS 2018:3).
-  Räkenskapsinformation (RA-FS 2018:10).
-  Löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2019:1).
-  Pappershandlingar efter skanning (RA-FS 2021:1).
-  Säkerhetshandlingar (2021:3).
-  Handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar
som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter (RA-FS 2021:6).
-  Handlingar inom stödverksamheter (RA-FS 2021:7).

1 T.ex. föremålsvärderingar och positionering i museibyggnaderna.
2 Källmaterial till utställningar t.ex. Trafficking och Playground på Världskulturmuseet.
3 Se dnr. 433/2022 – 2.1

8

Vidare fattade Riksarkivet 2018 beslut om myndighetsspecifika föreskrifter gällande
gallring av handlingar i ärenden rörande utlån av museiföremål:
-  Handlingar i ärenden rörande utlån av museiföremål (RA-MS 2018:55).

11. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller
lämnar till andra
SMVK lämnar regelbundet uppgifter till andra statliga organisationer. Huvudsakligen
gäller detta statistikuppgifter, exempelvis uppgifter om antal besökare på våra museer
till Myndigheten för kulturanalys och Kulturrådet.
Vidare lämnas information om utfallet av myndighetens systematiska
miljöledningsarbete till Naturvårdsverket, uppgifter om myndighetens
digitaliseringsarbete till Myndigheten för digital förvaltning etc.
Inom den personaladministrativa verksamheten hämtas och lämnas regelbundet
anställningsinformation till/från bland andra Statens servicecenter,
Försäkringskassan och Statens pensionsverk.

12.  Myndighetens rätt att sälja personuppgifter
SMVK saknar rätt att sälja personuppgifter.

13.  Arkivverksamhetens organisation och ansvar
Överintendenten är ytterst ansvarig för myndighetens allmänna handlingar.
Stabschefen är ansvarig för myndighetens arkiv och registratur. Myndighetens
arkivfunktion svarar närmast under stabschefen för att de mål för arkivbildningen
som anges i arkivlagen (1990:782) uppnås. Respektive avdelnings/enhetschef
ansvarar för arkivhandlingarna inom sitt verksamhetsområde.
Arkivarier är samordningsansvariga för arkiveringen och för att informationen i de
elektroniska och fysiska arkiven ordnas, förtecknas, vårdas och förvaras säkert.
Registratorer är samordningsansvariga för informationen i diarierna.

14.   För mer information
Närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och
sökmöjligheter lämnas av registrator eller arkivarie. Begäran om att ta del av allmän
handling lämnas i första hand till registrator. Kontaktuppgifter, besöksadress och
övrig information finns på myndighetens webbplats: www.varldskulturmuseerna.se

Bilagor:
1)  Organisationsplan
2)  Förteckning över arkiv vid Statens museer för världskultur

9

Bilaga 1

Organisationsplan för Statens museer för världskultur

10

Bilaga 2

Arkiv förvarade hos Statens museer för världskultur

SMVK (myndighetsövergripande)

Arkiv
Tid
Huvudman
Avsl  Status
SMVK (2013 - )
2013 -
SMVK

Myndighets-
arkiv
(verksamhetsbaserad arkivredovisning)

SMVK (1999-2012)
1999-2012
SMVK
X
Myndighets-
(allmänna arkivschemat)
arkiv

Etnografiska museet
Arkiv
Tid
Huvudman  Avsl  Status
Etnografiska museet
1739 – 2012
SMVK

Myndighets-
(allmänna arkivschemat)
arkiv

Medelhavsmuseet
Arkiv
Tid
Huvudman  Avsl  Status
Medelhavsmuseet
1999 – 2012
SMVK

Myndighets-
(allmänna arkivschemat)
arkiv
Gemensamma handlingar (allmänna
1954 – 1998
RAÄ/SHM
X
Myndighets-
arkivschemat)

arkiv
Grekisk-romerska avdelningen (allmänna  – 1998
X
Myndighets-
arkivschemat)
arkiv
Egyptiska avdelningen
– 1998
X
Myndighets-
arkiv
(allmänna arkivschemat)
Cypernsamlingen
1954 – 1998
X
Myndighets-
arkiv
Islamsamlingen
1982 – 1998
X
Myndighets-
arkiv
(allmänna arkivschemat)
Lennart och Ernst Kjellbergs
1898 – 1938

X
Enskilt arkiv
efterlämnade handlingar samt Åke

Åkerströms samling
Hans Henning von der Ostens samling
1929 – 1959

X
Enskilt arkiv
Olof Vessbergs efterlämnade handlingar
1946 – 1963

X
Enskilt arkiv
Egyptiska museet och Egyptenkommittén  1928 – 1954
Egypten-
X
Myndighets-
kommittén
arkiv
(allmänna arkivschemat)

11

Cypernsamlingarna Einar Gjerstads
1924 – 1925

X
Enskilt arkiv
efterlämnade handlingar

Cypernsamlingarna J-R Stewarts samling  1937 – 1948

X
Enskilt arkiv

Världskulturmuseet
Arkiv
Tid
Huvudman
Avsl  Status
Världskulturmuseet
1999 – 2012
SMVK
X
Myndighets-
(allmänna arkivschemat)
arkiv
Göteborgs etnografiska museum
1891 – 2000
Göteborgs
X
Deposition
(allmänna arkivschemat)
kommun

Gösta Sandbergs arkiv
1980-tal

X
Enskilt arkiv

Östasiatiska museet
Arkiv
Tid
Huvudman
Avsl  Status
Östasiatiska museet
1999 – 2012
SMVK

Myndighets-
(allmänna arkivschemat)
arkiv
Östasiatiska samlingarna (allmänna
1926 – 1959
Kungl.
X
Myndighets-
arkivschemat)
Vitterhets-
arkiv
akademien
Östasiatiska museet
1926 – 1998
Statens
X
Myndighets-
konsthisto-
arkiv
(allmänna arkivschemat)
riska museer
Karlbeckskonsortiet
1928 – 1935

X
Enskilt arkiv

Osvald Siréns arkiv
1907 – 1967

X
Enskilt arkiv