Webbplat 
 
Informationsredovisning för kommunstyrelsen 
och kommunfullmäktige 
 

---

1 
 
Tabell 1 Revisionshistorik 
Beslutsinstans 
Beslutsdatum 
Giltighetstid 
Diarienummer 
Kommunstyrelsen  2025-02-12 
Tillsvidare 
2022/0837 
 
 
 
 

---

link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 17 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 28 link to page 29 link to page 30 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 36 link to page 36 2 
 
Innehål sförteckning 
Ny reglering ...................................................................................................... 6 
Inledning........................................................................................................... 7 
Tillämpning ....................................................................................................... 8 
Revision av informationsredovisningen ........................................................... 8 
Klassificeringsstruktur för Kommunstyrelsen, Lunds kommun, KS 1:2024. .... 9 
Om sekretess .................................................................................................. 14 
Om gallring ..................................................................................................... 14 
En förklaring till kolumnerna i informationsredovisningen ........................... 15 
Tillgänglighetsanpassning .............................................................................. 16 
Handlingstyper som förekommer i de flesta processer................................. 17 
1 
Styrande verksamheter ........................................................................ 18 
1.1  Politisk styrning..................................................................................... 18 
1.1.1 Fatta politiska beslut ............................................................................ 19 
1.1.2 Fatta beslut på delegation .................................................................... 21 
1.1.3 Använda mål- och ekonomistyrning ..................................................... 22 
1.1.4 Hantera val av förtroendevalda ............................................................ 22 
1.2  Verksamhetsledning ............................................................................. 24 
1.2.1 Organisera och fördela arbete och ansvar ........................................... 24 
1.2.2 Bedriva arbete i projektform ................................................................ 24 
1.2.3 Samverka och förhandla ....................................................................... 27 
1.2.4 Skapa en bra arbetsmiljö ...................................................................... 28 
1.2.5 Genomföra löneöversyn ....................................................................... 29 
1.3  Systematiskt kvalitetsarbete ................................................................ 31 
1.3.1 Upprätta och följa upp styrdokument .................................................. 31 
1.3.2 Genomföra och följa upp intern kontrol  ............................................. 31 
1.3.3 Säkra, mäta och förbättra verksamhetskvalitet ................................... 32 
1.4  Tillsyn av kommunens verksamhet ...................................................... 33 
1.4.1 Hantera tillsyn av tillsynsmyndighet .................................................... 33 
1.4.2 Hantera revision ................................................................................... 33 
2 
Stödjande verksamheter ...................................................................... 35 
2.1  Ekonomiadministration ........................................................................ 35 
 
 

---

link to page 36 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 40 link to page 41 link to page 41 link to page 42 link to page 45 link to page 46 link to page 46 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 49 link to page 51 link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 53 link to page 54 link to page 55 link to page 55 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 58 link to page 58 link to page 58 link to page 59 link to page 59 link to page 59 3 
 
2.1.1 Hantera löpande bokföring och fakturering ......................................... 35 
2.1.2 Hantera ekonomisk statistik ................................................................. 38 
2.1.3 Hantera inkommande bidrag ............................................................... 38 
2.1.4 Hantera taxering ................................................................................... 38 
2.1.5 Hantera inkassoverksamhet ................................................................. 39 
2.2  Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-administration  40 
2.2.1 Rekrytera .............................................................................................. 40 
2.2.2 Hantera lön och anställning .................................................................. 41 
2.2.3 Administrera pensioner ........................................................................ 44 
2.2.4 Hantera förtroendevaldas uppdrag, arvode och ersättningar ............. 45 
2.2.5 Rehabilitera medarbetare .................................................................... 45 
2.3  Upphandling ......................................................................................... 47 
2.3.1 Genomföra upphandling och direktupphandling ................................. 47 
2.3.2 Avropa från ramavtal ............................................................................ 48 
2.3.3 Följa upp och förvalta avtal .................................................................. 48 
2.4  IT, lokalförsörjning, säkerhet och intern service .................................. 50 
2.4.1 Hantera lokalförsörjning ....................................................................... 50 
2.4.2 Hantera drift och användning av lokaler .............................................. 50 
2.4.3 Förvalta och införa verksamhetssystem, teknisk infrastruktur och 
administrera informationssäkerhet...................................................... 51 
2.4.4 Samordna säkerhet och beredskap ...................................................... 52 
2.4.5 Hantera anmälningar rörande skada och stöld .................................... 53 
2.4.6 Administrera inventarier ...................................................................... 54 
2.4.7 Administrera fordon ............................................................................. 54 
2.5  Hantera verksamhetens allmänna handlingar ..................................... 56 
2.5.1 Registrera och redovisa allmänna handlingar ...................................... 56 
2.5.2 Hantera begäran om utlämnande av handling .................................... 56 
2.5.3 Bevara och gallra allmänna handlingar samt förstöra patientjournal 
efter beslut av IVO ................................................................................ 57 
2.5.4 Genomföra pliktleveranser ................................................................... 57 
2.6  Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och 
medborgardialog .................................................................................. 58 
2.6.1 Kommunicera internt och externt ........................................................ 58 
 
 

---

link to page 61 link to page 62 link to page 62 link to page 63 link to page 63 link to page 64 link to page 66 link to page 66 link to page 67 link to page 69 link to page 69 link to page 69 link to page 70 link to page 71 link to page 73 link to page 73 link to page 73 link to page 75 link to page 75 link to page 75 link to page 76 link to page 76 link to page 78 link to page 78 link to page 78 link to page 78 link to page 79 link to page 79 link to page 81 link to page 81 link to page 82 link to page 83 4 
 
2.6.2 Representation, evenemang och samarbeten ..................................... 60 
2.7  Juridik .................................................................................................... 61 
2.7.1 Hantera överklaganden av kommunens beslut ................................... 61 
2.7.2 Besvara yttranden, remisser och samråd ............................................. 62 
2.7.3 Hantera mål i allmän domstol .............................................................. 62 
2.7.4 Hantera visselblåsartjänst .................................................................... 63 
2.8  Dataskydd och personuppgiftshantering ............................................. 65 
2.8.1 Hantera och kontrol era personuppgiftsbehandlingar ........................ 65 
2.8.2 Hantera och utreda personuppgiftsincidenter..................................... 66 
3 
Kärnverksamheter ................................................................................ 68 
3.1  Ekonomi och fastigheter ....................................................................... 68 
3.1.1 Hantera inlån, utlån och borgen ........................................................... 68 
3.1.2 Hantera stiftelser och fonder ............................................................... 69 
3.1.3 Hantera kapitalförvaltning.................................................................... 70 
3.2  Trygghet och säkerhet .......................................................................... 72 
3.2.1 Leda och administrera kriser ................................................................ 72 
3.2.2 Analysera behovet av och hantera säkerhetsskydd ............................. 72 
3.3  Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-administration  74 
3.3.1 Förhandla och administrera kollektivavtal ........................................... 74 
3.3.2 Administrera central löneöversyn ........................................................ 74 
3.3.3 Administrera kommuncentral samverkan ............................................ 75 
3.3.4 Representera kommunen vid förhandlingar inom HR-området .......... 75 
3.4  Näringslivsutveckling ............................................................................ 77 
3.4.1 Förbättra företagsklimatet ................................................................... 77 
3.4.2 Bedriva strategisk samordning och samverkan – näringslivsutveckling
 .............................................................................................................. 77 
3.4.3 Främja nyetablering och få befintliga företag att växa ........................ 78 
3.4.4 Marknadsföra Lund som etableringsort ............................................... 78 
3.5  Arkivverksamhet ................................................................................... 80 
3.5.1 Vårda, förvara och tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv ....... 80 
3.5.2 Ta emot arkivleveranser ....................................................................... 81 
3.5.3 Bedriva tillsyn ....................................................................................... 82 
 
 

---

link to page 84 link to page 84 link to page 85 link to page 86 link to page 86 link to page 90 link to page 91 5 
 
3.6  Ceremonier, utmärkelser och priser .................................................... 83 
3.6.1 Förrätta borgerliga vigslar, begravningar och andra ceremonier ........ 83 
3.6.2 Hantera utmärkelser, donationer och priser ....................................... 84 
3.7  Mark och exploatering .......................................................................... 85 
3.7.1 Hantera fastigheter .............................................................................. 85 
3.7.2 Exploateringsavtal ................................................................................ 89 
3.7.3 Markanvisningar ................................................................................... 90 
 
 
 
 
 

---

6 
 
Ny reglering 
De delar i föreliggande uppdaterade informationsredovisning som 
innebär att nya processer/sakområden regleras är: 
2.5.4 Genomföra pliktleveranser 
2.7.3 Hantera mål i allmän domstol 
2.7.4 Hantera visselblåsartjänst 
3.7 Mark- och exploateringsärenden. 
 
 
 
 

---

7 
 
Inledning 
Informationsredovisningen är avsedd att fungera som ett stöd för 
dokument- och ärendehanteringen inom Kommunstyrelsen i Lunds 
kommun. Den är huvudsakligen disponerad utifrån verksamhetens 
processer. Den följer därmed i hög utsträckning det 
verksamhetsbaserade sätt att redovisa arkiv som Riksarkivet beslutade 
om i RA-FS 2008:4. 
Informationsredovisningen redovisar de styrande verksamheterna först, 
fortsätter med de verksamheter som är stödjande och avslutar med att 
redovisa kärnprocesserna inom kommunkontoret och berörda 
verksamheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen. 
Informationsredovisningen är både beskrivande och reglerande. 
Mer om vad informationsredovisningen beskriver respektive reglerar 
och hur den ska revideras finns i avsnittet Tillämpning. 
 
 
 
 

---

8 
 
Til ämpning 
Denna informationsredovisning är upprättad i enlighet med Arkivlagen 
(1990:782) § 6:1 och Arkivreglementet i Lunds kommun, C.8. 
Informationshanteringen är både reglerande och beskrivande. 
Den är reglerande i de delar som avser vilka handlingstyper som ska 
bevaras och vilka som får eller ska gallras och efter hur lång tidsfrist 
gallringen får/ska verkställas. 
Den är beskrivande i de delar som anger hur informationen förvaras, om 
informationen typiskt sätt träffas av sekretessreglering och om 
informationen innehåller känsliga eller extra skyddsvärda 
personuppgifter.  
De reglerande delarna gäller för verksamheter under kommunstyrelsen. 
Regleringen i informationshanteringsplanen gäller under förutsättning 
att det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller 
förordning. 
Revision av informationsredovisningen 
Informationsredovisningen är ett levande dokument som ska hållas 
uppdaterat. För revision av informationsredovisningen gäller följande: 
Kommunstyrelsen ska besluta om 
-  Att tillåta gallring av handlingstyper som tidigare saknat reglering 
eller av handlingstyper där regleringen tidigare inneburit att 
handlingarna skulle bevaras. 
-  Att tillåta bevarande av handlingstyper som tidigare omfattats av 
lokal reglering om tvingande gallring. 
Övriga beslut om gallring och bevarande 
-  Beslut att generellt bevara information som enligt 
informationsredovisningen får gallras kan fattas av arkivansvarig 
efter samråd med stadsarkivet. Ändringen ska motiveras och 
dokumenteras i informationsredovisningen och underställas 
kommunstyrelsen i samband med nästa revision av 
informationsredovisningen. 
Ändringar i uppgifter om förvaring 
-  Ändringar i rutinerna för var information förvaras får beslutas av 
arkivansvarig. Stadsarkivet ska informeras och vid behov ska 
samråd med stadsarkivet ske. Ändringen ska dokumenteras i 
informationsredovisningen. 
 
 

---

9 
 
-  Om ändringen i rutinerna för var information förvaras innebär 
gallring, till exempel om verksamheten börjar skanna 
pappershandlingar i syfte att handlingarna ska förvaras digitalt, 
ska ett beslut om gallring finnas innan rutinerna för förvaring får 
ändras. 
Hantering i samband med nya uppdrag 
-  Om en verksamhet får nya uppgifter genom att nya uppdrag 
tillkommer ska verksamheten tillsammans med stadsarkivet 
besluta hur de handlingstyper som inkommer eller upprättas i det 
nya uppdraget ska hanteras. Hanteringen ska dokumenteras i 
informationsredovisningen och underställas kommunstyrelsen i 
samband med nästa revision av informationsredovisningen. 
När en verksamhet flyttas mellan förvaltningar 
-  När en verksamhet flyttar till en förvaltning som ligger under en 
annan nämnd ska en informationsredovisning beslutas av den nya 
nämnden så snart det är lämpligt. I avvaktan på att ett sådant 
beslut fattas ska den tidigare informationsredovisningen fortsätta 
att gälla. Vid behov ska samråd ske med stadsarkivet. 
När verksamheter slås samman 
-  Om verksamheter slås samman ska beslut om en ny 
informationsredovisning fattas så snart det är lämpligt. Om 
verksamheterna som slås samman haft olika 
informationsredovisningar ska arkivansvarig efter samråd med 
stadsarkivet besluta om vilken informationsredovisning som ska 
gälla under tiden tills det att beslut om en ny 
informationsredovisning fattas. 
 
1.  Föreskrifterna i informationsredovisningen träder i kraft den 19 
februari 2025, per beslut i Kommunstyrelsen i Lunds kommun 
den 12 februari 2025, 51. 
2.  Genom denna föreskrift/detta styrdokument upphävs 
informationsredovisningen som Kommunstyrelsen i Lunds 
kommun antog den 10 september 2020, § 298. 
Klassificeringsstruktur för Kommunstyrelsen i Lunds 
kommun, KS 1:2024. 
Myndighetetens namn: Kommunstyrelsen i Lunds kommun 
 
 

---

10 
 
Arkiv: Kommunstyrelsens i Lund arkiv 
Tidsperiod: Tas i bruk den 19 februari 2025. Ersätter tidigare 
klassificeringsstruktur antagen av Kommunstyrelsen i Lunds kommun 
per beslut den 10 september 2020, § 298. 
Tabell 2 Klassificeringsstruktur för kommunstyrelsen 
Notation  Benämning 
Nivå 
1 
Styrande verksamheter 
Verksamhetsområde 
1.1 
Politisk styrning 
Processgrupp 
1.1.1 
Fatta politiska beslut 
Process 
1.1.2 
Fatta beslut på delegation 
Process 
1.1.3 
Använda mål- och 
Process 
ekonomistyrning 
1.1.4 
Hantera val av förtroendevalda 
Process 
1.2 
Verksamhetsledning 
Processgrupp 
1.2.1 
Organisera och fördela arbete och  Process 
ansvar 
1.2.2 
Bedriva arbete i projektform 
Process 
1.2.3 
Samverka och förhandla 
Process 
1.2.4 
Skapa en bra arbetsmiljö 
Process 
1.2.5 
Genomföra löneöversyn 
Process 
1.3 
Systematiskt kvalitetsarbete 
Processgrupp 
1.3.1 
Upprätta och följa upp 
Process 
styrdokument 
1.3.2 
Genomföra och följa upp intern 
Process 
kontroll 
1.3.3 
Säkra, mäta och förbättra 
Process 
verksamhetskvalitet 
1.4 
Tillsyn av kommunens 
Processgrupp 
verksamhet 
1.4.1 
Hantera tillsyn av 
Process 
tillsynsmyndighet 
1.4.2 
Hantera revision 
Process 
2 
Stödjande verksamheter 
Verksamhetsområde 
2.1 
Ekonomiadministration 
Processgrupp 
2.1.1 
Hantera löpande bokföring och 
Process 
fakturering 
2.1.2 
Hantera ekonomisk statistik 
Process 
2.1.3 
Hantera inkommande bidrag 
Process 
2.1.4 
Hantera taxering 
Process 
2.1.5 
Hantera inkassoverksamhet 
Process 
2.2 
Löne- och 
Processgrupp 
personaladministrativ 
 
 

---

11 
 
verksamhet och HR-
administration 
2.2.1 
Rekrytera 
Process 
2.2.2 
Hantera lön och anställning 
Process 
2.2.3 
Administrera pensioner 
Process 
2.2.4 
Hantera förtroendevaldas 
Process 
uppdrag, arvoden och ersättningar 
2.2.5 
Att rehabilitera medarbetare 
Process 
2.3 
Upphandling 
Process 
2.3.1 
Genomföra upphandling och 
Process 
direktupphandling 
2.3.2 
Avropa från ramavtal 
Process 
2.3.3 
Följa upp och förvalta avtal 
Process 
2.4 
IT, lokalförsörjning, säkerhet 
Processgrupp 
och intern service 
2.4.1 
Hantera lokalförsörjning 
Process 
2.4.2 
Hantera drift och användning av 
Process 
lokaler 
2.4.3 
Förvalta och införa 
Process 
verksamhetssystem, teknisk 
infrastruktur och administrera 
informationssäkerhet 
2.4.4 
Samordna säkerhet och beredskap  Process 
2.4.5 
Hantera anmälningar rörande 
Process 
skada och stöld 
2.4.6 
Administrera inventarier 
Process 
2.4.7 
Administrera fordon 
Process 
2.5 
Hantera verksamhetens 
Processgrupp 
allmänna handlingar 
2.5.1 
Registrera och redovisa allmänna  Process 
handlingar 
2.5.2 
Hantera begäran om utlämnande 
Process 
av handling 
2.5.3 
Bevara och gallra allmänna 
Process 
handlingar samt förstöra 
patientjournal efter beslut av IVO 
2.5.4 
Genomföra pliktleveranser 
Process 
2.6 
Kommunikation, representation  Processgrupp 
och medborgardialog 
2.6.1 
Kommunicera internt och externt  Process 
2.6.2 
Representation, evenemang och 
Process 
samarbeten 
2.7 
Juridik 
Processgrupp 
2.7.1 
Hantera överklaganden av 
Process 
kommunens beslut 
 
 

---

12 
 
2.7.2 
Besvara yttranden, remisser och 
Process 
samråd 
2.7.3 
Hantera mål i allmän domstol 
Process 
2.7.4 
Hantera visselblåsartjänst 
Process 
2.8 
Dataskydd och 
Process 
personuppgiftshantering 
2.8.1 
Hantera och kontrollera 
Process 
personuppgiftsbehandlingar 
2.8.2 
Hantera och utreda 
Process 
personuppgiftsincidenter 
3 
Kärnverksamheter 
Verksamhetsområde 
3.1 
Ekonomi och fastigheter 
Processgrupp 
3.1.1 
Hantera inlån, utlån och borgen 
Process 
3.1.2 
Hantera stiftelser och fonder 
Process 
3.1.3 
Hantera kapitalförvaltning 
Process 
3.2 
Trygghet och säkerhet 
Processgrupp 
3.2.1 
Leda och administrera kriser 
Process 
3.2.2 
Analysera behovet av och hantera  Process 
säkerhetsskydd 
3.3 
Löne- och 
Processgrupp 
personaladministrativ 
verksamhet och HR-
administration 
3.3.1 
Förhandla och administrera 
Process 
kollektivavtal 
3.3.2 
Administrera central löneöversyn  Process 
3.3.3 
Administrera kommunalcentral 
Process 
samverkan 
3.3.4 
Representera kommunen vid 
Process 
förhandlingar inom HR-området 
3.4 
Näringslivsutveckling 
Processgrupp 
3.4.1 
Förbättra företagsklimatet 
Process 
3.4.2 
Bedriva strategisk samordning och  Process 
samverkan – näringslivsutveckling 
3.4.3 
Främja nyetablering och få 
Process 
befintliga företag att växa 
3.4.4 
Marknadsföra Lund som 
Process 
etableringsort 
3.5 
Arkivverksamhet 
Processgrupp 
3.5.1 
Vårda, förvara och tillgängliggöra 
Process 
allmänna handlingar och arkiv 
3.5.2 
Ta emot arkivleveranser 
Process 
3.5.3 
Bedriva tillsyn  
Process 
3.6  
Ceremonier, utmärkelser och 
Processgrupp 
priser 
 
 

---

13 
 
3.6.1 
Förrätta borgerliga vigslar, 
Process 
begravningar och andra 
ceremonier 
3.6.2 
Hantera utmärkelser, donationer 
Process 
och priser 
3.7 
Mark- och 
Processgrupp 
exploateringsärenden 
3.7.1 
Hantera fastigheter 
Process 
3.7.2 
Exploateringsavtal 
Process 
3.7.3 
Markanvisningar 
Process 
 
 
 
 

---

14 
 
Om sekretess 
Huvudregeln för allmänna handlingar är att uppgifterna i dem är 
offentliga, men uppgifter kan beläggas med sekretess om de omfattas av 
reglering i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 
De sekretessbestämmelser som tillämpas i verksamheten under 
Kommunstyrelsen är framför allt: 
-  Offentlighets- och sekretesslagen 19 kap. med sekretess till skydd 
för det allmännas ekonomiska intresse. Bestämmelserna tillämpas 
bland annat vid upphandling, där absolut sekretess råder fram till 
tilldelningsbeslut. Efter tilldelningsbeslutet gäller sekretessen 
med rakt skaderekvisit, det vill säga att uppgifterna i normalfallet 
inte är sekretessbelagda. Uppgifter om vilka omständigheter som 
legat till grund för tilldelningsbeslutet kan i regel lämnas ut utan 
att det allmänna eller någon enskild lider skada. 
-  Offentlighets- och sekretesslagen 21 kap. med sekretess till skydd 
för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket 
sammanhang uppgiften förekommer. Bestämmelserna kan 
tillämpas generellt i verksamheten, men det finns en mycket stark 
offentlighetspresumtion. 
-   Offentlighets- och sekretesslagen 39 kap. med sekretess till skydd 
för enskild i personaladministrativ verksamhet tillämpas i den 
löne- och personalsociala verksamheten.  
Om gal ring 
Gallring i verksamheterna sker med stöd av denna 
informationsredovisning och den kommungemensamma gallringsplanen 
för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (KS 2016/0212). 
 
 
 
 

---

15 
 
En förklaring til  kolumnerna i 
informationsredovisningen 
I informationsredovisningen används fyra kolumner för att beskriva hur 
handlingar ska hanteras. 
I kolumnen Handlingstyp redovisas de handlingar som inkommer eller 
upprättas genom att en aktivitet i respektive process genomförs 
upprepat. 
Kolumnen Förvaring anger var och i vilket format handlingarna ska 
förvaras. Om förvaringen är ett verksamhetssystem betyder det att 
handlingstyperna registreras. Den här delen av 
informationsredovisningen är beskrivande. 
Kolumnen Reglering är den del av informationsredovisningen som är 
styrande. Här anges om handlingstyperna ska bevaras eller om de kan 
gallras, och i så fall efter vilken frist. De flesta gallringsbara handlingar 
får gallras och det är ovanligt med reglering som innebär att handlingar 
ska gallras, men generellt är det viktigt att gallringen faktiskt verkställs 
även om gallringsföreskriften inte är tvingande. 
Kolumnen Kommentar används för att beskriva om handlingstyperna 
typiskt sätt innehåller uppgifter som är sekretessreglerade och om de 
typiskt sätt innehåller extra skyddsvärda och/eller känsliga 
personuppgifter. En bedömning behöver göras i varje enskilt fall. I 
kolumnen anges även övrig information som kan förklara sammanhang 
eller på något annat sätt underlätta förståelsen.  
 
 
 
 

---

16 
 
Til gänglighetsanpassning 
Dokumentet är tillgänglighetsanpassat. Det innebär bland annat att 
kolumner i tabeller inte får vara tomma. I de tabeller där 
informationsredovisningen inte innehåller någon information anges 
detta med texten ”ingen information”. 
 
 
 
 

---

17 
 
Handlingstyper som förekommer i de flesta processer 
Tjänsteskrivelse: Bevaras oavsett var de förekommer och förvaras i 
W3D3. 
Protokollsutdrag/Beslut: Bevaras oavsett var de förekommer och 
förvaras i W3D3. 
Anteckning/korrespondens av vikt: Kan förekomma i de flesta processer. 
Uppgifterna bevaras om det tillför ärendet sakuppgift som är av vikt. 
Anteckning/korrespondens av tillfällig karaktär. Kan förekomma i de 
flesta processer. Information som är av tillfällig betydelse för ärendet ska 
gallras när det inte längre behövs i verksamheten. Kan registreras i 
W3D3 eller hållas ordnat på annat sätt. 
Kopior: får alltid gallras. 
 
 
 

---

18 
 
1  Styrande verksamheter 
1.1  Politisk styrning 
Kommunfullmäktige är Lunds kommuns högsta beslutande organ och 
har det övergripande ansvaret för all kommunal verksamhet. 
Fullmäktiges uppgifter regleras i kommunallagens 5 kap (2017:725). 
Fullmäktige ska bestämma nämndernas verksamhetsområden och 
inbördes förhållanden (om inte något annat anges i lag eller annan 
författning). Alla frågor som tas upp i kommunfullmäktige har förberetts 
i en nämnd och/eller i kommunstyrelsen. Frågor som är av 
grundläggande betydelse eller av större vikt för kommunen måste 
beslutas av kommunfullmäktige, till exempel: 
•  Mål och riktlinjer för kommunens verksamheter 
•  Stadens budget, skatt, taxor och avgifter 
•  Årsredovisning och ansvarsfrihet 
•  Nämndernas organisation och verksamhet 
•  Val av ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen och nämnder 
•  Hur många och vilka revisorer som ska granska kommunens 
verksamhet 
•  Ekonomisk ersättning till de politiskt förtroendevalda 
•  Kommunalt partistöd 
Kommunfullmäktige följer, med vissa undantag, en kommungemensam 
process för hantering av ärenden. Processen har vanligtvis fem 
aktiviteter men kommunfullmäktige har endast två – politiskt bereda och 
besluta ärende och tillhandahålla beslut och avsluta samt arkivera 
ärende. Aktiviteterna hantera allmänna handlingar, initiera och fördela 
ärende samt utreda och handlägga ärende sker i 
kommunstyrelseprocessen. 
Kommunstyrelsen är Lund kommuns ledande politiska organ och har 
en överordnad roll i den kommunala organisationen. Den leder 
kommunens verksamhet och har det övergripande ansvaret för 
kommunens utveckling och ekonomi. 
Kommunstyrelsen bereder de ärenden som kommunful mäktige sedan 
beslutar om och har även rätt att fatta vissa beslut på egen hand. 
Kommunstyrelsens uppgifter regleras i Kommunallagens 6 kap 
(2017:725). 
Kommunstyrelsens viktigaste uppgifter är: 
•  Leda och samordna kommunens angelägenheter 
 
 

---

19 
 
•  Bevaka frågor som kan påverka kommunens utveckling och 
ekonomiska ställning 
•  Begära in synpunkter från nämnder, beredningar och anställda i 
kommunen 
•  Lämna förslag till budget och leda budgetarbetet 
•  Ha uppsikt över kommunens nämnder och egna bolag 
•  Genomföra kommunfullmäktiges beslut 
1.1.1  Fatta politiska beslut 
Kommunstyrelsen följer en kommungemensam process för hantering av 
ärenden. Processen har fyra aktiviteter. 
•  Initiera och fördela ärende: En handling som initierar ett ärende 
kommer in, registreras och fördelas till handläggare. 
•  Utreda och handlägga ärende: Ärendet handläggs, tjänsteskrivelse 
skrivs/ärendet förbereds för beslut. 
•  Politiskt bereda och besluta ärende: Beslut i ärendet fattas genom 
verkställighet, delegationsbeslut eller av politisk nämnd på 
nämndsammanträde. 
•  Tillhandahålla beslut och avsluta samt arkivera ärende: Ärendet 
expedieras till berörda parter, avslutas och arkiveras. 
Hantera nämnder och utskott: Den här processen är en så kallad 
generisk process som återkommer och bildar stomme i flera olika 
processer. Processen är inte en ledningsprocess i sig men används i 
Lunds kommun för att sätta generella regler rörande dokumenthantering 
för den här typen av aktiviteter. Om en lednings-, stöd- eller 
kärnverksamhet har arbete som bedrivs på detta sätt bör det hänvisas till 
den generiska processen i stället för att skapa lokala regler. 
Nämndernas/utskottens uppgifter regleras i Kommunallagens 6 kap 
(2017:725). 
Varje nämnd ansvarar för ett specifikt verksamhetsområde samt 
ansvarar för att arbetet inom respektive område utförs enligt gällande 
lagar och bestämmelser. Nämnden ansvarar också för att 
kommunfullmäktiges beslut följs i organisationen. 
Under kommunstyrelsen finns flera utskott som bereder ärenden som 
ska behandlas i kommunstyrelsen. Utskotten har rätt att fatta beslut i 
vissa ärenden enligt kommunstyrelsens delegationsordning. 
Nämnder och utskott följer samma kommungemensamma process för 
hantering av ärenden som kommunstyrelsen. 
I processen ingår även folkinitiativ (folkomröstning) vilket regleras i 
Kommunallagen (5 kap 10 §, 23§, 34a §, 8 kap 2 §) och Lag (1994:692) 
 
 

---

20 
 
om kommunala folkomröstningar. Genom folkinitiativ ges fullmäktige 
möjlighet att utlysa folkomröstning i en fråga. Det är kommunen som 
beslutar om en lokal folkomröstning, antingen på eget initiativ eller på 
begäran från medborgarna. En rådgivande folkomröstning ska hållas i en 
fråga om minst tio procent av de röstberättigade begär det, om inte två 
tredjedelar av närvarande ledamöter i fullmäktige motsätter sig det. 
Tabell 3 Dokumenthanteringsplan – Fatta politiska beslut 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Motioner. 
W3D3. 
Bevaras. 
Fördelas av 
ärendeberedningen och 
remitteras till 
kommunstyrelse el er 
facknämnd för beredning 
til  kommunful mäktige. 
Skrivelser. 
W3D3. 
Bevaras. 
Handling i 
kommunstyrelsen som 
motsvarar 
kommunful mäktiges 
motioner. 
Lundaförslaget. 
W3D3. 
Bevaras/Gal ras. 
Lundaförslaget är ett 
alternativ til  
Förslag med färre 
medborgarförslag. De 
än 100 röster 
Lundaförslag som får över 
ligger kvar i e-
100 röster registreras. 
tjänsten i två år 
och gal ras 
därefter. 
Nämndens/förvaltningens 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
remiss. 
Tjänsteskrivelse med underlag. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
förekomma. 
Nämndens/förvaltningens 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
yttrande. 
Kal elser och 
W3D3. 
Gal ras när de inte  Publiceras til  nämnd-
föredragningslistor. 
längre behövs i 
ledamöter via Meetings 
verksamheten. 
Plus intern och til  externa 
parter via Meetings Plus 
extern. 
Protokollsutdrag. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
förekomma. 
Protokoll. 
W3D3/akt. 
Bevaras. 
Arkivbeständigt papper 
ska användas om 
protokollet skrivs ut och 
signeras i pappersformat. 
Kommunstyrelsens och 
kommunful mäktiges 
protokol  publiceras på 
Lunds hemsida. 
Om protokol et signeras 
digitalt behöver det inte 
skrivas ut på papper. 
Reservationer, 
W3D3/akt. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
protokol santeckningar och 
förekomma. 
andra bilagor. 
Anslagsbevis för protokol . 
Extern 
Bevaras. 
Digital anslagstavla tre 
webbplats. 
veckor och en dag. 
 
 

---

21 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Anslagsbeviset i det 
justerade analoga 
protokollet bevaras. 
Voteringslistor. 
Voteaid.  
Gal ras efter 3 
Voteringslistor bevaras 
månader. 
som en del av protokol et. 
Gäl er endast 
kommunful mäktige 
Interpel ationer inklusive svar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Besvaras muntligt och 
skriftligt på 
kommunful mäktiges 
nästkommande 
sammanträde. 
Frågor. 
W3D3. 
Bevaras. 
Inkommer skriftligt, 
besvaras muntligt på 
kommunful mäktiges 
nästkommande 
sammanträde. 
Förteckning/sammanställning 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
över meddelanden/ 
anmälningsärenden. 
Medlemskap/samverkansavtal. 
W3D3. 
Bevaras. 
Avser medlemskap i 
kommunal samverkan. 
Begäran om folkomröstning 
W3D3/akt. 
Bevaras. 
Inleds med en begäran 
inklusive namnlistor. 
om att folkomrösta. Lag 
om kommunala 
folkomröstningar (SFS 
1994:692). 
Filminspelning el er 
Kommunens  Bevaras. 
Publiceras på Lunds 
ljudupptagning av 
webbsida. 
hemsida. Inspelningar 
kommunful mäktigemöte 
förvaras hos leverantören 
från och med XXX. 
1.1.2  Fatta beslut på delegation 
Delegationsbeslut ska fattas i enlighet med fastslagen 
delegationsordning. Delegationsbeslut återredovisas till nämnden i den 
utsträckning som nämnden fattat beslut om. Återredovisas 
delegationsbeslutet inte till nämnden ska det publiceras på kommunens 
anslagstavla. 
Delegationsbeslut är beslut som egentligen ska fattas av nämnden, men 
där nämnden har beslutat att flytta över beslutanderätten till någon 
annan (utskott, enskild förtroendevald eller tjänsteperson). Beslut som 
fattas på delegation fattas på nämndens vägnar. Rätten att fatta beslut på 
delegation regleras i nämndens delegationsordning, där det också 
framgår vilka beslut som har delegerats och till vem. 
Syftet med att delegera är att avlasta den politiska beslutsprocessen. En 
förenklad beskrivning av processflödet är att det inkommer önskemål 
om beslut och kontroll görs att beslutet kan fattas enligt 
delegationsordningen. Den som ska fatta beslutet låter pröva 
förutsättningarna och skriver ett beslut. Efter att beslut fattats meddelas 
detta den som begärt beslutet och återredovisning sker till nämnden. 
Tabell 4 Dokumenthanteringsplan Fatta beslut på delegation 
 
 

---

22 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Delegationsordning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Delegationsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
förekomma. 
Redovisning av delegationsbeslut til  den  W3D3. 
Får gal ras efter  Kan förvaras 
politiska beslutsprocessen. 
2 år. 
separat. 
1.1.3  Använda mål- och ekonomistyrning 
I processen ingår framtagande av budget, årsredovisning, 
delårsrapporter och bokslut (uppdateras varje år). Sker i enlighet med 
kommunallagen och kommunala redovisnings- och bokföringslagen. 
Nämnder kan ansöka om reserverade medel för specifika behov, även 
kallat tilläggsanslag. 
EVP = Ekonomisk verksamhetsplan. 
Tabell 5 Dokumenthanteringsplan - Använda mål- och 
ekonomistyrning 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Anvisningar för EVP-
Nätverksplats: EVP. 
Bevaras. 
Ingen information. 
processen. 
Beslutat EVP-dokument 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
innehål ande: Fokusområde, 
mål, drift- & 
investeringsramar, resultat 
med mera. 
Anvisningar inför bokslut 
Nätverksplats: 
Bevaras. 
Ingen information. 
och delårsbokslut. 
Bokslutsspecifikationer. 
Delårsrapport kommunen, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunalförbund, 
kommunala bolag. 
Årsredovisning kommunen, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunalförbund, 
kommunala bolag. 
Resultatöverföring. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Protokollsutdrag. 
W3D3. 
Bevaras. 
Beslut i KS, KF, 
kommunalt bolag. 
Årsbokslut (inkl. 
W3D3/nätverksplats: 
Bevaras. 
Innehål er 
specifikationer til  bokslut). 
bokslutsspecifikationer. 
revisionsberättelse. 
Ingår i nämndens 
protokoll. För det 
dagliga arbetet används 
nätverksplats. 
Revisionsberättelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingår i årsbokslutet.  
Begäran om til äggsbudget/ 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
til äggsanslag. 
Beslut/protokollsutdrag. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
1.1.4  Hantera val av förtroendevalda 
Kommunfullmäktige utser kommunens förtroendevalda i nämnder, bolag 
samt stiftelser med mera. Kommunstyrelsen utser sedan förtroendevalda 
till de nämnder och beredningar som sorteras under KS. 
Kommunfullmäktiges val bereds, valbarhet kontrolleras, genom dess 
valberedning före mötet. Valberedningen tar fram ett förslag på 
 
 

---

23 
 
valbihang med de nya val som sedan fullmäktige tar ställning till. Efter 
val informeras berörda parter och förtroendemannaregistret uppdateras 
av kanslienheten. 
Tabell 6 Dokumenthanteringsplan Hantera val av förtroendevalda 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Avsägelse från politiskt 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
uppdrag. 
Korrespondens med 
W3D3. 
Gal ras när handlingarna 
Ingen information. 
gruppledare om ny 
inte längre behövs i 
ledamot/ersättare. 
verksamheten. 
Inlämnade uppgifter om  Förtroende-
Bevaras. 
Inkommer via e-post. 
ny politiker. 
mannaregistret 
E-postmeddelandet 
i W3D3. 
ska gallras när 
politikern är vald och 
uppgifterna 
registrerade i W3D3. 
Meddelat beslut från 
W3D3. 
Bevaras. 
Innehål er extra 
Länsstyrelsen om ny 
skyddsvärda 
ledamot el er ersättare. 
personuppgifter. 
Samtycke til  behandling  Abou. 
Gal ras när historiken kring 
Innehål er extra 
av uppgifter rörande 
ledamöternas uppdrag inte  skyddsvärda 
ledamöter/ersättare. 
längre publiceras i 
personuppgifter. 
Ledamötespubliceringen. 
Arvodesbestämmelser. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Årlig förteckning över 
W3D3. 
Bevaras.  
Innehål er extra 
arvoden. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Se vidare processen 
Hantera 
förtroendevaldas 
uppdrag samt 
arvoden och 
ersättningar (2.2.4) 
Redovisning av 
W3D3. 
Bevaras.  
Regler för partistöd 
partistöd. 
finns i 
Kommunallagen 
(2017:725). 4 kap. 29–
32 § och ger 
fullmäktige rätt att 
besluta om 
partistödets 
omfattning och 
formerna för det. 
 
 
 
 

---

24 
 
1.2  Verksamhetsledning 
1.2.1  Organisera och fördela arbete och ansvar 
Oavsett vilken form skapas direktiv, slutrapporter och utvärderingar 
samt mer detaljerade planer över hur arbete organiseras. Ofta bedrivs 
verksamheten i form av möten, exempelvis ledningsgruppsmöten och 
arbetsmöten. För projekt finns direktiv som beskriver själva arbetssättet 
och utfall av arbetssätt. 
Löpande verksamhet är det vanligaste sättet att fördela arbete på i 
kommunal verksamhet. Det är en organisation som enligt fattade beslut 
fördelar uppdrag till enheter och avdelningar. 
Ett särskilt sätt att styra arbete är genom bestäl ningar. I en beställning 
anges ett särskilt uppdrag. Det definieras tydligt vad som ska utföras, hur 
detta ska finansieras och följas upp. 
Tabell 7 Dokumenthanteringsplan – Organisera och fördela arbete 
och ansvar 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Reglementen, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
arbetsordningar och 
instruktioner. 
Ordningsföreskrifter. 
W3D3 
Bevaras.  
Ingen information. 
Protokol  med bilagor från 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan förekomma. 
ledningsgruppsmöten och 
liknande. 
Möten där beslut fattas som 
berör verksamheten. 
Protokol  kal as ibland 
minnesanteckningar men 
bevaras om det har samma 
funktion som protokoll. 
Handlingsplaner och 
Nätverksplats.  Får gal ras när de 
Avser ej styrdokument utan 
internbudget på 
inte längre behövs  interna handlingar. 
arbetsplatser. 
i verksamheten. 
Interna rutiner och 
Nätverksplats.  Får gal ras när de 
Avser ej styrdokument utan 
checklistor för arbetsflöden. 
inte längre behövs  interna handlingar. 
i verksamheten 
Bestäl ningar med 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
uppföljande rapporter. 
Uppdragsbeskrivning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Avslutande rapport. 
W3D3. 
Bevaras. 
Rapport som avslutar ett 
uppdrag eller ett projekt. 
Rapporter och utredningar 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
om intern organisation och 
verksamhetsutveckling. 
1.2.2  Bedriva arbete i projektform 
Processen avser projekt och förstudier i kommunens verksamheter eller 
där kommunen är en partner och samarbetar med externa parter. 
 
 

---

25 
 
Processen särskiljs i två spår; projekt utan extern finansiering och 
projekt med extern finansiering. 
•  Handlingarna som inkommer eller upprättas i arbetet utgör 
dokumentationen av projektet. Det är därför viktigt att kunna följa 
ett projekt från initiering till avslut. 
•  Bevarandehandlingar ordnas in i respektive nämnds diarium/akt. 
Gallringsbara projekthandlingar förvaras separat. 
•  Gällande gallringstid för externt finansierade projekt är det 
projektägarens ansvar att undersöka vilka regler som gäller för 
revision i det aktuella programmet eller fonden. Hädanefter kallat 
sista dag för revision. 
•  Vid osäkerhet bör gallring ske tidigast 5 år efter projektavslut. 
Förstudier organiseras ofta som mindre projekt och har därför 
inkluderats i denna process. Antalet dokument är som regel färre i 
förstudier men inkluderar vanligtvis tjänsteskrivelse, beslut, direktiv, 
plan och slutrapport. 
Projekt utan extern finansiering, inklusive förstudier i 
projektformat 
Avser projekt och förstudier som inte har extern finansiering. Det kan 
vara projekt internt i kommunens organisation, utåtriktade projekt eller i 
samarbete med andra externa organisationer (ex. andra kommuner). 
Var noga med att skilja mellan projekt och när projektet övergår i 
löpande verksamhet, exempelvis ingår kvalitetsarbetet i en verksamhet. 
För övrig ekonomisk redovisning se 2.1. 
EU-projekt har normalt en längre gallringsfrist. Förvara därför alla 
ekonomihandlingar från EU-projekt separat fram till sista dag för 
revision. Iaktta försiktighetsprincipen med alla handlingar som hör till 
EU-projekt. 
Tabell 8 Dokumenthanteringsplan – Bedriva arbete i projektform 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Mötesanteckningar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslutsförteckningar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Projektanvisningar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Projektdirektiv. 
W3D3. 
Bevaras. 
Även direktiv för förstudie ska 
bevaras. 
Projektplan, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
delprojektplaner. 
Avtal 
W3D3. 
Bevaras. 
Avtalen kan gälla samverkan 
mel an organisationer men 
Samverkansavtal 
även avtal för hyra av lokaler 
där projektorganisationen ska 
arbete, med mera.  
 
 

---

26 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Kontrakt  
Partnerskapsavtal 
Hyreskontrakt 
Förteckning över 
W3D3. 
Bevaras. 
Förteckningen ingår som regel 
styrgruppens medlemmar. 
i protokol , ansökan el er 
projektplan.   
Beslut från styrgruppsmöten.  W3D3. 
Bevaras. 
Besluten finns ofta i 
protokollet från 
styrgruppsmötena. 
Korrespondens av betydelse 
W3D3. 
Bevaras. 
Korrespondens av ringa 
för projektet. 
betydelse får gal ras. 
Budget och Finansieringsplan.  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Utvärderingar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Hemsidor. 
W3D3. 
Bevaras. 
Om projektet har en egen 
webbplats kan den bevaras 
genom en skärmdump. 
Producerat material: 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Handbok, media, rapporter, 
utredningar, kartläggningar, 
broschyrer med mera. 
Underlag: Intervjuer, enkäter,  W3D3. 
Handlingarna får 
 
anteckningar, 
gal ras när de 
observationsanteckningar 
inte längre 
med mera. 
behövs i 
verksamheten. 
Pressmeddelanden och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
pressklipp. 
Marknadsförings- och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Informationsmaterial. 
Ekonomisk redovisning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Slutrapporter. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Projektansökan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. Initierar externt 
finansierade projekt och 
förstudier. Original skickas til  
finansiär och kopia sparas i 
projekt-dokumentationen 
Beslut från 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
nämnder/styrelser rörande 
projektansökan. 
Beslut om beviljat projekt från  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
extern finansiär. 
Avsiktsförklaring. 
W3D3. 
Bevaras. 
De organisationer som ska 
delta i ett projekt intygar att 
de har för avsikt att tilldela 
projektet vissa resurser, som 
personal, tid och finansiering. 
Källmaterial som varit 
W3D3. 
Gal as tidigast 
Ingen information. 
underlag för projektet 
efter sista 
och/el er för 
tidpunkt för 
projektrapporter. 
revision. 
Underlag och beräkningar för 
W3D3. 
Gal as tidigast 
Ingen information. 
budget och finansiering i 
efter sista 
ansökan om projektmedel. 
tidpunkt för 
revision. 
Kommunikationsstrategi. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingår ofta i projektplanen. 
Följeforskning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 

---

27 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Implementeringsplan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan även kallas handlingsplan 
el er strategi. 
Uppdragsbeskrivning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Information om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
projektresultat/ avslutat 
projekt. 
Upphävande av beslut och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
återbetalningsskyldighet. 
Revisionsärende. 
W3D3. 
Bevaras. 
Exempelvis avisering om 
revisionsbesök, 
revisionsrapport. 
Revisionsintyg. 
W3D3. 
Bevaras. 
Intyg från godkänd el er 
auktoriserad revisor som 
granskar och bestyrker 
riktigheten i de uppgifter som 
stödmottagaren lämnar i 
ansökan om utbetalning. 
First Level Control Certificate.  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ekonomisk slutredovisning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Slutrapporter och andra 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan vara delrapporter, 
dokumenterade resultat av 
broschyrer, kartläggningar, 
projektet. 
utredningar. 
Övriga projekthandlingar i EU-  W3D3. 
Gal as tidigast 
Ingen information. 
projekt. 
efter sista 
tidpunkt för 
revision. 
Ekonomihandlingar i EU-
W3D3. 
Gal as tidigast 
Ingen information. 
projekt. 
efter sista 
tidpunkt för 
revision. 
1.2.3  Samverka och förhandla 
Relationen mellan arbetsgivare och medarbetare regleras genom avtal 
och lagar. På ett övergripande plan förs en strukturerad dialog mellan 
arbetstagarorganisationer (fackförbund) och arbetsgivare. På 
individplanet förs minst en gång om året ett medarbetarsamtal mellan 
chef och medarbetare vid vilket handlingar upprättas. 
Flera medarbetare är organiserade i arbetstagarorganisationer 
(fackförbund) som för medarbetarnas talan i förhandlingar om arbete, 
lön och arbetsmiljö. Vid varje arbetsplats ska det hållas arbetsplatsträffar 
(APT), vilket framgår av samverkansavtalet. 
Tabell 9 Dokumenthanteringsplan – Samverka och förhandla 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Samverkansavtal – Lunds 
W3D3. 
Bevaras.  
Samverkansavtalet 
kommun och 
signeras digitalt. 
arbetstagarorganisation. 
Förhandlingsprotokol , 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
samverkansprotokoll, 
förekomma.  
Förvaltningsrådsprotokoll. 
Til  exempel MBL-
protokoll. 
Framstäl an om förhandling.  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 

---

28 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Förhandlingsprotokol  vid 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
lokal tvist. 
Förhandlingsprotokol  vid 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
central tvist. 
Protokol  utifrån Al männa 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
bestämmelser (AB) och 
lokalt avtal (LOK) 
Protokol  från förhandlingar  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
enligt 
medbestämmandelagen 
(1976:580). 
Minnesanteckningar från 
Ansvarig chef  Minnesanteckningarna 
Formlösa minnes-
arbetsplatsträffar (APT). 
ansvarar för 
gal ras när de inte längre  anteckningar som inte 
förvaringen. 
behövs i verksamheten. 
upprättas eller 
expedieras blir inte 
allmän handling.  
Förvaltningens 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
förhandlingsfullmakt. 
Dokumentation från 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
överläggningar. 
förekomma. 
Kan avse til  exempel 
överläggningar om 
skriftlig varning. 
Överenskommelse om 
W3D3. 
Bevaras. 
Avser lokala avvikelser 
arbetstidsmodel . 
från centrala avtal.  
Anmälan av fackligt 
W3D3. 
Får gal ras när den inte 
Uppgift om facklig 
förtroendevald inklusive 
längre behövs i 
til hörighet är en 
skyddsombud. 
verksamheten. 
känslig personuppgift. 
Förvaras på respektive 
förvaltning. 
Rapport från facklig 
W3D3. 
Ska gal ras senast 2 år 
Extra skyddsvärda 
organisation med namn och 
efter avslutat uppdrag. 
personuppgifter kan 
fördelning av tid. 
förekomma. 
1.2.4  Skapa en bra arbetsmiljö 
Arbetet med att skapa en god arbetsmiljö bedrivs systematiskt och i 
samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare. I arbetet ingår bland 
annat skyddsronder, risk- och konsekvensanalys, APT, medarbetarsamtal 
och medarbetarundersökningen Pulsen. Arbetsmiljöverket utövar tillsyn 
och meddelar föreskrifter. 
Tabell 10 Dokumenthanteringsplan – Skapa en bra arbetsmiljö 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Fördelning av arbetsmiljöuppgifter. 
W3D3/personalakt
Bevaras. 
I W3D3 finns al a nu 
. 
aktuella handlingar. 
Returnering av arbetsmiljöansvar 
W3D3/personalakt
Bevaras. 
Ingen information. 
. 
Dokumentation från skyddsronder. 
Nätverksplats. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Riskbedömningar med 
Nätverksplats. 
Bevaras. 
Endast den 
handlingsplaner. 
allmänna 
riskbedömningen 
behöver bevaras. 
Riskbedömningen 
uppdateras 
löpande. 
Individuella riskbedömningar 
Personalakt. 
Bevaras 
Ingen information. 
 
 

---

29 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Enkäter rörande arbetsmiljön som 
Nätverksplats. 
Får gal ras när  Häri ingår 
skickats ut till medarbetare. 
de inte längre 
medarbetarenkäter
behövs i 
.   
verksamheten
, senast efter 2 
år.  
Sammanställningar av enkät på 
W3D3. 
Får gal ras när  Ingen information. 
arbetsplatsnivå. 
de inte längre 
behövs i 
verksamheten
, senast efter 2 
år. 
Förvaltningsövergripande 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
sammanställningar av 
medarbetarundersökningar/enkäte
r rörande arbetsmiljö. 
Arbetsskadeanmälan och til bud. 
Stel a. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
förekomma.  
Dokumentation kring kränkande 
Adato/W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
särbehandling och trakasserier. 
förekomma. 
Anmälan och 
utredning. 
Kemikalieförteckning, el er 
W3D3. 
Får gallras när  Gäl er exempelvis 
motsvarande bevakning över 
de inte längre 
kemikalier i skola 
arbetsmiljörisker. 
behövs i 
och omsorg. För 
verksamheten
verksamheter med 
. 
omfattande 
hantering kan krav 
på bevarande 
finnas. 
Årlig systemuppföljning av 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
systematiskt arbetsmiljöarbete 
(SAM). 
Beslut och inspektionsmeddelande 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
från Arbetsmiljöverket. 
Svar til  Arbetsmiljöverket. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
1.2.5  Genomföra löneöversyn 
Löneöversyn är ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt för att sätta lön, 
som har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). 
Tabell 11 Dokumenthanteringsplan - Genomföra löneöversyn 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Arbetsgivarutskottets  (AGU) 
W3D3. 
Bevaras. 
I protokoll från AGU. 
avsiktsförklaring. 
Inhämtande av förvaltningars   
Får gal ras när de 
Underlag til  AGU:s 
förslag til  prioriteringar i 
inte längre behövs  beslut om inriktning. 
löneöversynen. 
i verksamheten.  
 
Förhandlingsfullmakt. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Resultat/ statistikuttag ur 
Modulen 
Får gal ras när de 
Ingen information. 
förvaltningens löne-översyn 
”förhandla” i HR-
inte längre behövs 
som fungerar som 
systemet. 
i verksamheten. 
förhandlings-underlag. 
Löneöversynsprotokoll (kal as  W3D3 och papper.  Bevaras. 
Protokollet som 
även överläggningsprotokoll). 
bevaras är det som är 
på kommunnivå. 
 
 

---

30 
 
Protokollet är 
resultatet av en 
traditionel  
förhandling. 
Beslut om inriktning vid 
W3D3. 
Bevaras. 
Beslutas av AGU. Ingår 
löneöversyn. 
som regel i AGU:s 
protokoll. 
Lönekartläggning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Anteckningar vid lönesamtal.  Ansvarig chef 
Får gal ras när de 
Extra skyddsvärda 
förvarar 
inte längre behövs  personuppgifter kan 
anteckningarna. 
i verksamheten, 
förekomma. 
tidigast efter 3 år. 
Besked om ny lön. 
Registreras i 
Får gal ras när den  Ingen information. 
lönesystemet när 
inte längre behövs 
den nya lönen är 
i verksamheten. 
faststäl d. 
Justering av löner och 
Personec. 
Bevaras. 
Ingen information. 
ersättningar med 
korrigeringar. 
Uppföljande 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
utvärderingsrapporter. 
Resultat/statistikuttag från 
Nätverksplats. 
Får gal ras när de 
Ingen information. 
löneöversyn. 
inte längre behövs 
i verksamheten, 
senast efter 2 år. 
 
 
 
 

---

31 
 
1.3  Systematiskt kvalitetsarbete 
1.3.1  Upprätta och följa upp styrdokument 
Lund styr den kommunala verksamheten genom beslut på olika nivåer i 
organisationen. Kommunens styrande dokument beskriver de mål som 
politikerna har satt upp för kommunens verksamheter. Besluten 
dokumenteras i reglementen, policys, riktlinjer, föreskrifter, planer och 
taxor. 
Tabell 12 Dokumenthanteringsplan - Upprätta och följa upp 
styrdokument 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Delegationsordning. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Reglemente. 
W3D3 
Bevaras. 
Antas i ful mäktige, til  exempel 
arkivreglemente, reglemente 
för nämnd, reglemente för 
revisorer. 
Planer, verksamhetsledning.  W3D3. 
Bevaras. 
Antas i ful mäktige, til  exempel 
likabehandlingsplan, 
jämställdhetsplan, plan mot 
kränkande behandling. 
Styrande dokument, 
W3D3. 
Bevaras. 
Antas i ful mäktige, exempelvis 
förvaltningsövergripande 
handlingsprogram, taxor och 
el er förvaltningsspecifika. 
avgifter. Kan vara övergripande 
styrdokument för hela 
kommunen el er dokument 
anpassade för 
kommunkontoret. 
Lathundar. 
Sharepoint. 
Gal ras när de 
Ingen information. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten.  
Instruktioner av til fäl ig el er  Sharepoint. 
Gal ras när de 
Ingen information. 
ringa betydelse. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
1.3.2  Genomföra och följa upp intern kontroll 
Kommunstyrelsen är skyldig att årligen upprätta interna kontrollplaner. 
Det interna kontrollarbetet är en form av kvalitetssäkring av 
verksamheten och utgör grund för vidareutveckling av densamma. 
De interna kontrollplanerna ska baseras på en riskanalys av 
verksamheten. Baserat på den interna kontrollplanen görs granskningar 
av utsedda granskare. Granskningsresultatet utgör underlag till 
uppföljningsrapporterna som lämnas till kommunstyrelsen. 
Granskningsresultatet förvaras oftast i Stratsys, medan intern 
kontrollplan och uppföljningsrapporter förvaras i W3D3. 
Tabell 13 Dokumenthanteringsplan - Genomföra och följa upp intern 
kontroll 
 
 

---

32 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Granskningsunderlag.  Nätverksplats. 
Gal ras när 
Sekretess kan 
uppföljningsrapporten 
förekomma.  
har behandlats i 
nämnden. 
En sammanfattning 
registreras i Statsys. 
Avvikelserapport. 
Nätverksplats/Stratsys.  Gal ras när 
Sekretess kan 
uppföljningsrapporten 
förekomma.  
behandlats i nämnden. 
En sammanfattning 
registreras i Statsys. 
Granskningsrapport. 
Stratsys/W3D3. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
förekomma.  
Uppföljningsrapport.  W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
förekomma. 
Uppföljningsrapport 
skickas årligen til  
kommunstyrelsen 
genom Stratsys. 
Intern kontrol plan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Riskanalyser. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
förekomma. 
1.3.3  Säkra, mäta och förbättra verksamhetskvalitet 
Kvalitetsarbete kan utföras antingen systematiskt (varje år, varje kvartal 
osv) eller vid behov antingen genom att verksamheten påpekar behov av 
kvalitetsutveckling eller genom att beslut tas från ledningen att 
kvalitetsutveckling ska ske. 
Tabell 14 Dokumenthanteringsplan - Säkra, mäta och förbättra 
verksamhetskvalitet 
Handlingstyp  Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Underlag för 
Nätverksplats.   Får gallras om underlaget 
Sekretess kan förekomma. 
kvalitetsarbete. 
har sammanfattats i el er 
ingår i dokumentation av 
kvalitetsarbete. 
Dokumentation av 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan förekomma. 
kvalitetsarbete. 
Om dokumentationen har 
gått till nämnden förvaras 
den med 
nämndhandlingarna. 
Riskanalyser. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan förekomma. 
Även kal ade 
riskbedömningar. 
 
 
 
 

---

33 
 
1.4  Tillsyn av kommunens verksamhet 
1.4.1  Hantera til syn av til synsmyndighet 
Processen avser tillsyn som genomförs av exempelvis JO, 
Skolinspektionen, Socialstyrelsen, IVO eller externa revisorer. 
En anmälan om att tillsyn ska genomföras kommer in. Tillsynens bokas 
och relevanta personer kallas att närvara. När tillsynen är genomförd 
kommer ett preliminärt tillsynsprotokoll, som hanteras internt. Den 
verksamhet som varit föremål för tillsynen får som regel tillfälle att yttra 
sig. Efter yttrandet fattar tillsynsmyndigheten sitt beslut, som expedieras 
till den verksamhet som varit föremål för tillsynen. 
Tabell 15 Dokumenthanteringsplan - Hantera tillsyn av 
tillsynsmyndighet 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Meddelande om förestående 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
inspektion. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Til synsrapport/inspektionsprotokol .  W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Underrättelse om inkommen 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
anmälan. 
Begäran om uppgifter/yttrande. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Myndighet som utöver 
til syn begär att den 
kommunala 
myndigheten ska yttra 
sig över anmälan el er 
lämna uppgifter. 
Yttrande/svar til  til synsmyndighet. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Underlag til  tillsyn. 
 
Gal ras när 
Kan innehålla 
handlingen inte 
sekretessreglerade 
längre behövs i 
uppgifter. 
verksamheten, 
senast efter 2 år. 
Kan innehålla 
skyddade el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Protokol sutdrag/beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut som inkommer och som gäl er  W3D3. 
Bevaras. 
Från til  exempel JO 
til syn. 
el er IVO. Kan 
innehål a skyddade 
el er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Dom el er slutligt beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehålla 
skyddade el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
1.4.2  Hantera revision 
Processen avser revision som genomförs varje år med särskilt fokus på 
ekonomisk styrning, måluppföljning och intern kontroll. 
 
 

---

34 
 
Tabell 16 Dokumenthanteringsplan – Hantera revision 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Revisionsberättelser. 
W3D3. 
Bevaras. 
Revisionsberättelserna 
bevaras til sammans med 
bokslutet. 
Underlag til  revision. 
W3D3. 
Underlaget ska gal ras när  Sekretess kan förekomma. 
det inte längre behövs i 
verksamheten, senast 5 år 
efter avslutad revision. 
Revisionsintyg. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Revisionsärende. 
W3D3. 
Bevaras.  
Exempelvis avisering av 
revisionsbesök, 
revisionsrapport. 
Uppföljning av revision,  W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
revisionsplaner. 
 
 
 
 

---

35 
 
2  Stödjande verksamheter 
2.1  Ekonomiadministration 
2.1.1  Hantera löpande bokföring och fakturering 
Löpande under räkenskapsåret genomförs en rad ekonomiska 
transaktioner. Som underlag till dessa transaktioner upprättas olika 
typer av verifikationer. Transaktionerna bokförs i kommunens 
övergripande ekonomisystem. 
Denna process innehåller olika handlingstyper som uppstår vid 
hantering av transaktioner: 
Kodplan: Lunds kommuns kodplan, som möjliggör en korrekt 
ekonomisk redovisning. 
Leverantörsreskontra: Hanterar betalningar av kommunens kostnader. 
Kundreskontra: Hanterar inkomster för kommunen. 
Anläggningsreskontra: Anläggningsregister i vilket kommunens 
anläggningstillgångar ska registreras, enligt Lag (2018:597) om 
kommunal bokföring och redovisning. 
Utbetalningar: Innefattar utbetalningar som inte omfattas av 
leverantörsreskontra. 
Inbetalningar: Inbetalningar som inte omfattas av kundreskontra. 
Tabell 17 Dokumenthanteringsplan - Hantera löpande bokföring och 
fakturering 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Grund- och 
Raindance. 
Bevaras. 
Ingen information. 
huvudbokföring. 
Kodplan. 
Nätverksplats: 
Uppgifter gal ras i 
Uppdateras löpande. 
KK_Ekonomi. 
samband med att 
de uppdateras. 
Systemdokumentation.  Nätverksplats: 
Uppgifter gal ras i 
Ingen information. 
KK_Ekonomi. 
samband med att 
de uppdateras. 
Attestlista. 
Raindance. 
Bevaras. 
En förteckning över 
medarbetare som har 
behörighet att besluta i 
Raindance. Bifogas för 
kännedom som underlag til  
nämndsprotokol . 
Registrering/avregistrering 
sker i systemet. Bevaras i 
systemet och revideras 
löpande. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
 
 

---

36 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Leverantörsregister. 
Raindance. 
Passiva 
Sekretessreglering finns. 
leverantörer gallras 
när arkiveringstiden  Leverantörsregistret är ett 
för verifikationerna  register över företag som 
har passerat. 
levererar til  Lunds kommun. 
Registerhål ning sker i 
systemet och gal ring av 
leverantörer kan ske först när 
arkiveringstiden för 
verifikationerna har passerat. 
Passivsättning genomförs 
årligen av leverantörer från 
vilka inköp inte skett på 2 år. 
Passivsättningen innebär att 
sökning på leverantören inte 
kan göras.  
Leverantörsfaktura. 
Raindance. 
Får gal ras efter 7 
Sekretess och känsliga el er 
år.  
extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Pappersfakturor får gallras i 
enlighet med 
kommunstyrelsens beslut om 
gal ring av pappershandlingar 
efter skanning. 
Underlag til hörande 
Raindance. 
Får gal ras efter 7 
Sekretess och känsliga el er 
leverantörsfakturor. 
år. 
extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Handlingar i pappersformat 
får gal ras i enlighet med KS 
beslut om gal ring av 
pappershandlingar efter 
skanning. 
Leverantörsreskontra-
Raindance. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga el er 
utbetalningsjournal. 
extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Kundregister. 
Raindance. 
Uppgifter får gal ras  Sekretess och känsliga el er 
efter fem år om de 
extra skyddsvärda 
inte längre är 
personuppgifter kan 
aktuel a.  
förekomma.  
Kundfakturor. 
Raindance. 
Uppgifter får gal ras  Sekretess och känsliga el er 
i samband med att 
extra skyddsvärda 
de uppdateras. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
 
Underlag til hörande 
Raindance. 
Får gallras när 
Sekretess och känsliga el er 
kundfakturor (skickas 
arkiveringstiden för  extra skyddsvärda 
til  kund). 
verifikationerna 
personuppgifter kan 
passerat. 
förekomma.  
Kundreskontra, 
Raindance. 
Pappersfakturor får  Sekretess och känsliga el er 
fakturajournal. 
gal ras i enlighet 
extra skyddsvärda 
med KS beslut om 
personuppgifter kan 
gal ring av 
förekomma.  
pappershandlingar 
efter skanning. 
 
 

---

37 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Medgivandeblankett 
Nätverks-plats: 
Gal ras när 
Sekretess och känsliga el er 
autogiro. 
KK_Ekonomi. 
medgivandet 
extra skyddsvärda 
upphört att gälla. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Uppgifter om e-faktura.  Raindance. 
Gal ras när 
Sekretess och känsliga el er 
uppgifterna 
extra skyddsvärda 
upphört att gälla. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Utskriftsfil för fakturor.  Nätverks-plats: 
Gal ras efter 7 år. 
Sekretess och känsliga el er 
RD_Integration. 
extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Anläggningsregister. 
Raindance. 
Bevaras. 
Anläggningsregistret är ett 
register över inventarier och 
fastigheter. En version av 
registret ingår i det årliga 
bokslutet. 
Uppgifter från 
Nätverks-plats: 
Gal ras efter 7 år. 
Ingen information. 
förvaltningar avseende  KK_Ekonomi. 
aktivering. 
Uppgifter från 
Nätverks-plats: 
Gal ras efter 7 år. 
Ingen information. 
förvaltningar avseende  KK_Ekonomi. 
utrangering och 
försäljningar. 
Manuella 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år 
Sekretess och känsliga el er 
bokföringsorder. 
(Enligt lag 
extra skyddsvärda 
(2018:597) om 
personuppgifter kan 
kommunal 
förekomma.  
bokföring och 
redovisning ). 
 
Interna fakturor. 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år 
Extra skyddsvärda 
(Enligt lag 
personuppgifter kan 
(2018:597) om 
förekomma.  
kommunal 
bokföring och 
redovisning ). 
Utlägg til  
Raindance. 
Originalkvitton som  Extra skyddsvärda 
medarbetare. 
är överförda till 
personuppgifter kan 
digitalt medium får 
förekomma.  
gal ras i enlighet 
med KS beslut om 
gal ring av pappers-
handlingar efter 
skanning. 
Förskott till 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år. 
Extra skyddsvärda 
medarbetare. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Förvaltningsspecifika 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år. 
Extra skyddsvärda 
bidrag. 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Utbetalning för 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år. 
Sekretess och känsliga el er 
kommunens stiftelser. 
extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Bankinsättningar. 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år. 
Sekretessunderlag sparas på 
nätverksplats. 
Fakturaunderlag och 
KK:s förvaras 
Gal ras efter 2 år. 
Ingen information. 
granskningsmaterial. 
nätverksplats 
KK_ekonomi. 
 
 
 

---

38 
 
2.1.2  Hantera ekonomisk statistik 
Enligt Lag om den officiella statistiken (2001:99) är kommunen skyldig 
att lämna uppgifter i form av räkenskapssammandrag till 
statistikansvarig myndighet – Statistiska Centralbyrån. 
Tabell 18 Dokumenthanteringsplan Hantera ekonomisk statistik 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Räkenskapssammandrag. 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 
Original av inlämnat 
KK_Ekonomi. 
7 år. 
räkenskapssammandrag til  
Statistiska Centralbyrån. Kopian 
förvaras på ekonomikontoret til s 
gal ring verkstäl s. 
Förteckning över ägande 
Nätverksplats: 
Bevaras.  
Rapporteras årligen till SCB. Var 
av företag. 
KK_Ekonomi. 
tidigare en del av 
räkenskapssammandraget. 
Kvartalsutfall. 
Nätverksplats: 
Bevaras. 
Resultaträkningen plus prognos och 
KK_Ekonomi. 
investeringar, lämnas til  SCB 4 
gånger per år. 
Resultatprognos. 
Nätverksplats: 
Bevaras.  
Ingen information. 
KK_Ekonomi. 
Til gångar och skulder. 
Nätverksplats: 
Bevaras.  
Lämnas til  SCB fyra gånger per år.  
KK_Ekonomi. 
Utförarregister. 
Nätverksplats: 
Bevaras. 
Utförarregistret är en del av 
KK_Ekonomi. 
räkenskapssammandraget. 
Underlag 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 
Ingen information. 
uppgiftslämning. 
KK_Ekonomi. 
7 år. 
Utrikeshandel. 
Nätverksplats: 
Bevaras.  
Lämnas til  SCB fyra gånger per år.  
KK_Ekonomi. 
2.1.3  Hantera inkommande bidrag 
Underlag för kostnadsutjämning mellan kommuner, statsbidrag med 
mera enligt gällande bidrags- och utjämningssystem för kommuner och 
regioner. 
Redovisningen granskas av budgetcontrol er. Generella bidrag hanteras av 
kommunkontoret, riktade bidrag hanteras av respektive förvaltning. 
Tabell 19 Dokumenthanteringsplan - Hantera inkommande bidrag 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Redovisning inklusive 
W3D3. 
Bevaras.  
En ansökan om bidrag och 
beslutsunderlag av riktade 
underlag til  ansökan skickas i 
statsbidrag (merparten görs 
väg. Ett beslut fattas av 
på förvaltningarna). 
beslutande myndighet. 
Riktade statsbidrag. 
Nätverksplats: 
Bevaras. 
Ingen information. 
KK_Ekonomi. 
Generel a statsbidrag. 
Nätverksplats: 
Bevaras. 
Uppgifter om de generel a 
KK_Ekonomi. 
statsbidragen hämtas från 
SKR:s webbplats. En prognos 
som går vidare til  KS skapas.  
2.1.4  Hantera taxering 
I processen finns aktiviteter som hanterar kommunens redovisningar 
och ansökningar till Skatteverket. 
Tabell 20 Dokumenthanteringsplan - Hantera taxering 
 
 

---

39 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Skattedeklarationer, 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 
Kvittens från Skatteverket 
Affärsmomssystem. 
KK_Ekonomi / 
7 år. 
sparas på nätverksplats. 
Ekonomisystem. 
Underlag för bokföring sparas i 
ekonomisystemet. 
Skattedeklarationer, 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 
Kopia på undertecknad 
Kommunmomssystem. 
KK_Ekonomi / 
7 år. 
deklaration/underlag för 
Ekonomisystem och 
bokföring sparas i 
i momspärm. 
ekonomisystem. Kan levereras 
till stadsarkivet efter 1 år. 
Inkomstdeklaration. 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 
Kopia på undertecknad 
KK_Ekonomi. 
7 år. 
deklaration. 
2.1.5  Hantera inkassoverksamhet 
Bestridande av kundfaktura, fordringar och avskrivning av fordringar. 
Tabell 21 Dokumenthanteringsplan - Hantera inkassoverksamhet 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Inkassojournal. 
Raindance. 
Gal ras efter 7 år. 
Inkassojournalen är en 
sammanställning av 
inkassoärenden, både 
sådana som upprättats 
inom kommunen och 
sådana som inkommit från 
inkassobolag. 
Betalningspåminnelser. 
Raindance. 
Gal ras 7 år efter det  Ingen information. 
att ärendet 
avslutats.  
Inkassokrav. 
Nova. 
Gal ras 18 mån efter 
Ingen information. 
avslutat ärende. 
Ansökan om 
Nova. 
Gal ras 18 mån efter 
Ingen information. 
betalningsföreläggande/ 
avslutat ärende. 
verkstäl ighet. 
Meddelande om att 
Nova. 
Gal ras 18 mån efter 
Ingen information. 
delbetalning mottagits. 
avslutat ärende. 
Meddelande om 
Nova. 
Gal ras 18 mån efter 
Ingen information. 
slutreglerad skuld. 
avslutat ärende. 
Återkal ande av begäran 
Nova. 
Gal ras 18 mån efter 
Ingen information. 
om betalnings-
avslutat ärende. 
föreläggande. 
Inkassoärenden. 
Nova. 
Personuppgifterna 
Ärendena avpersonifieras 
gal ras 18 mån efter 
och personuppgifterna 
avslutat ärende. 
gallras.  
Bokföringsexport och 
Nätverksplats: 
Gal ras efter 7 år. 
Ingen information. 
avräkningar. 
KK_Ekonomi. 
 
 
 
 

---

40 
 
2.2  Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-
administration 
För styrande dokument som gäller personal, se process 
1.3.1 Upprätta och följa upp styrdokument. 
Tänk på att personalakten ska förvaras i personnummerordning på 
den enhet eller avdelning medarbetaren har sin placering. Efter att 
medarbetaren slutat i kommunen ska akten skickas till stadsarkivet, 
se instruktioner för leverans till stadsarkivet. 
I normalfallet förekommer ingen sekretess på till exempel 
ansökningshandlingar och anställningsavtal. 
2.2.1  Rekrytera 
Lunds kommuns rutiner för rekrytering beskrivs i kommunens 
rekryteringsprocess. Rutiner för dokumentation av anställnings- och 
rekryteringsförfaranden ska hanteras likvärdigt oavsett 
anställningsform. 
Tabell 22 Dokumenthanteringsplan - Rekrytera 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Platsannons. 
Varbi. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Företrädesrätt och 
WinLAS. 
Bevaras. 
Innehål er extra skyddsvärda 
konvertering. 
personuppgifter. 
Ansökningshandlingar för 
Varbi. 
Får gal ras efter 2  Innehål er extra skyddsvärda 
person som inte anstäl ts. 
år.  
personuppgifter. 
Ansökningshandlingar för 
Varbi. 
Får gal ras efter 2  Innehål er extra skyddsvärda 
tjänster som dragits 
år.  
personuppgifter. 
til baka efter annonsering. 
Ansökningshandlingar 
Outlook. 
Får gal ras 
Innehål er extra skyddsvärda 
som inte avser en viss 
omedelbart.  
personuppgifter. 
ledigförklarad tjänst. 
Ansökningshandlingar för 
Varbi/ 
Bevaras. 
Innehål er extra skyddsvärda 
person som anstäl ts. 
Personalakt. 
personuppgifter. 
Ansökningar inkluderar 
handlingar som CV, personligt 
brev, betygskopior, 
legitimationer för specifika 
yrkesgrupper och andra intyg 
som krävs för aktuel  tjänst med 
mera. 
Pappersansökningar skannas in 
til  Varbi. 
Ansökningshandlingar innehål er 
som regel extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Personlighets- och 
JobMatch. 
Bevaras för den 
Sekretess kan förekomma. 
logiktester. 
som erhål er 
tjänsten. 
 
 

---

41 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
För övriga gal ras 
handlingarna 
efter 2 år. 
Handlingar rörande 
Personalakt.   Bevaras.  
Innehål er extra skyddsvärda 
utvärdering av den som 
personuppgifter. Sekretess kan 
anställts.  
förekomma. 
Handlingar rörande 
Varbi. 
Gal ras efter 2 år.  Innehål er extra skyddsvärda 
utvärdering av den som 
personuppgifter. Sekretess kan 
inte anstäl ts. 
förekomma. 
Meddelanden som skickas  Varbi. 
Gal ras när de 
Inkluderar meddelande om att 
til  sökande, til  exempel 
inte längre 
det inkommit ansökan, 
om avbruten 
behövs i 
ansökningsprocess avbruten, att 
ansökningsprocess. 
verksamheten. 
sökanden inte fått tjänsten el er 
inbjudan til  intervju. 
Företrädesrätt och 
WinLAS. 
Bevaras. 
Ingen information. 
konvertering. 
Anstäl ningsavtal. 
Personec. 
Bevaras. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Avtal signeras digitalt. 
2.2.2  Hantera lön och anstäl ning 
I processen ingår alla aktiviteter som rör anställning och lön under den 
tid som medarbetaren är anställd i Lunds kommun. För den enskilde 
medarbetaren upprättas en personalakt, som följer den anställde vid 
byte av förvaltning.  
Utöver medarbetare kan även andra personers arvoden och ersättningar 
hanteras i HR-system. Exempelvis uppdragstagare som föreläsare eller 
konsulter. Hanteringen av informationen som skapas i HR-systemet 
följer HR-processer och ekonomiprocesser i tillämpliga delar. För 
förtroendevalda se process 2.2.5. 
En anställds personnummer är en extra skyddsvärd personuppgift. 
Uppgifter om anställdas personnummer förekommer i de flesta 
handlingstyper i processen. 
Tabell 23 Dokumenthanteringsplan - Hantera lön och anställning 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Beslut om 
Personalakt.  
Får gal ras i 
Ingen information. 
godkännande/avslag av 
samband med 
bisysslor. 
att anstäl ningen 
upphör. 
Bidrag från arbets-
Personalakt. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
förmedlingen, beslutsunderlag 
förekomma. Kan 
och beslut. 
innehål a känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Rekvisition av bidrag 
Personalakt. 
Får gal ras efter 
Sekretess kan 
til  arbetsförmedlingen. 
2 år.  
förekomma. Kan 
innehål a känsliga 
el er extra 
 
 

---

42 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Försäkringskassan, beslut. 
Personalakt.  
Bevaras.  
Sekretess kan 
förekomma. Kan 
innehål a känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Omplaceringsutredning. 
Personalakt. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
förekomma. Kan 
innehål a känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Besked och varsel om 
Personalakt. 
Bevaras. 
Kan innehålla extra 
anstäl nings upphörande. 
Löneenhetens 
skyddsvärda 
kopia får gallras 
personuppgifter. 
efter 2 år. 
Anmälan om uppsägning på 
Personalakt. 
Bevaras. 
Kan innehålla extra 
egen begäran. 
Löneenhetens 
skyddsvärda 
kopia får gallras 
personuppgifter. 
efter 2 år. 
Överenskommelse om att 
W3D3/Personalakt.  Bevaras.  
Kan innehålla extra 
avsluta anstäl ning. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Arbetsgivarintyg. 
Löneenhetens 
Gal ras när det 
Kan innehålla extra 
nätverksplats. 
inte längre 
skyddsvärda 
behövs i 
personuppgifter. 
verksamheten. 
Tjänstgöringsbetyg/-intyg. 
Personalakt. 
 
Bevaras.  
Kan innehålla extra 
skyddsvärda 
 
personuppgifter. 
Förbindelse 
Personalakt.  
Bevaras.  
Kan innehålla extra 
rörandesekretess/tystnadsplikt. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Handlingar rörande 
W3D3/personalakt.  Bevaras.  
Sekretess 
disciplinärenden. 
förekommer. Kan 
innehål a känsliga 
personuppgifter. 
Underrättelse til  facklig 
W3D3. 
Får gallras när 
Kan innehålla extra 
organisation om att skriftlig 
den inte längre 
skyddsvärda 
varning övervägs. 
behövs i 
personuppgifter. 
verksamheten. 
Facklig organisations begäran 
W3D3. 
Får gallras när 
Sekretess kan 
om överläggning i 
den inte längre 
förekomma. Kan 
disciplinärende. 
behövs i 
innehål a känsliga 
verksamheten. 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Underlag inför disciplinär 
W3D3. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
åtgärd. 
förekomma. Kan 
innehål a känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Beslut om disciplinär åtgärd. 
W3D3 och 
Bevaras.  
Kan innehålla 
personalakt.  
känsliga el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Polisanmälan i samband med 
Personalakt. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
disciplinärende. 
förekomma. Kan 
 
 

---

43 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
innehål a känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Anteckningar från 
Personalakt/ 
Får gallras när 
Kan innehålla extra 
medarbetarsamtal, 
nätverksplats. 
anteckningarna 
skyddsvärda 
utvecklingsplan skapad vid 
inte längre 
personuppgifter. 
medarbetarsamtal. 
behövs i 
verksamheten 
el er när 
anstäl ningen 
upphör. 
Handlingar rörande 
Nätverksplats/es-
Bevaras/gal ras. 
Kan innehålla 
utbildningar. 
tracer.  
känsliga el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Både externa och 
interna utbildningar. 
Bevis på att person 
genomgått utbildning 
ska bevaras.  
Dokumentation 
rörande utbildningar 
av mindre vikt får 
gallras.  
Schema, avvikelse från schema 
HR-portalen. 
Bevaras.  
Kan innehålla 
genom tidsredovisning och 
känsliga el er extra 
löneredovisning av 
skyddsvärda 
lönespecifikationer. 
personuppgifter. 
Underlag för ersättning och 
HR-
Får gal ras efter 
Kan innehålla 
avdrag och utlägg som påverkar  portalen/papper. 
7 år.  
känsliga el er extra 
utbetald lön. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Pappershandlingar 
bevaras på 
respektive 
förvaltning. För att 
kunna stämma av 
och ha kontrol  ska 
handlingarna bevaras 
på ett och samma 
ställe inom varje 
förvaltning. 
Exempelvis utlägg i 
samband med resor, 
friskvårdsbidrag och 
avdrag för privat 
användning av 
telefon. 
Blanketter och webbformulär 
I lönesystemet. 
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
som skickas til  HR-service för 
2 år.  
skyddsvärda 
att utföra ändring i 
personuppgifter. 
löneutbetalning. 
Gal ringsfrist gäl er 
den underskrivna 
handlingen, 
inskannade 
 
 

---

44 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
dokument är kopior. 
Kallas även rättelse 
av lön. 
Ansökan om semesterväxling. 
E-tjänst/HR-
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
portalen. 
2 år.  
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Ansökan görs via ett 
webbformulär. 
Beslut om semesterväxling. 
HR-
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
portalen/Outlook.  
2 år. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Om ansökan beviljas 
sker beviljande 
formlöst genom 
registrering i HR-
portalen. 
Ansökan om pensionsväxling. 
HR-portalen. 
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
2 år.  
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Besked om pensionsväxling. 
Personalakt. 
Får gal ras efter 
Ingen information. 
2 år.  
Arbetstagares anmälan om 
Personalakt. 
Bevaras.  
Ingen information. 
bisyssla. 
Beslut om avslag på ansökan att  W3D3/personalakt.  Bevaras.  
Ingen information. 
få utföra bisyssla. 
Underlag til  Kronofogden och 
Förvaras på HR-
Får gal ras efter 
Sekretess. Innehål er 
Skatteverket. 
service. 
5 år.  
extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Avser til  exempel 
handlingar rörande 
löneutmätning. 
Timlistor för medarbetare som 
Nätverksplats. 
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
ej redovisar i HR-system. 
2 år.  
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Underlag för ersättning från 
Nätverksplats. 
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
andra än Lunds kommun. 
2 år.  
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Handlingar om ändrad 
Nätverksplats. 
Får gal ras efter 
Innehål er extra 
tjänstgöringsgrad. 
2 år. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Studieledighet, ansökan med 
Personalakt.  
Bevaras.  
Innehål er extra 
til hörande handlingar. 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Reglering av löneskuld. 
Nätverksplats. 
Gal ras 2 år efter  Innehål er extra 
det att 
skyddsvärda 
löneskulden är 
personuppgifter. 
reglerad. 
2.2.3  Administrera pensioner 
Medarbetare i Lunds kommun kan ansöka om pension för heltid eller 
deltid några år före 67 års ålder. När pensionen beviljas skickas ett 
meddelande till KPA som räknar ut tjänstepensionen. Ett brev skickas till 
HR-service som kontrollerar uppgifterna. Meddelandet från KPA skickas 
därefter vidare till den pensionssökande. 
 
 

---

45 
 
Tabell 24 Dokumenthanteringsplan - Administrera pensioner 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Ansökan om pension 
HR-service. 
Får gallras 5 år efter  Sekretess kan förekomma. 
partiellt eller helt. 
Kopia i 
sista utbetalningen.  Innehål er extra skyddsvärda 
personalakt.  
personuppgifter. 
Uträkning/brev från KPA  Hos HR-service. 
Får gallras 5 år efter  Sekretess kan förekomma. 
om pensionsuppgifter. 
sista utbetalningen.  Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
2.2.4  Hantera förtroendevaldas uppdrag, arvode och ersättningar 
Politiker som har förtroendeuppdrag inom kommunen har rätt till 
arvoden. Utbetalningar hanteras i samma system som HR-processerna. 
När en politiker väljs till ett uppdrag registreras de i 
förtroendemannaregistret som administreras på Kommunkontoret. 
Närvaro vid sammanträden noteras och arvoden betalas ut. 
När förtroendevalda avslutar sitt uppdrag under löpande mandatperiod 
skapas ett avsägelseärende. Avsägelserna bildar egna ärenden. 
Tabell 25 Dokumenthanteringsplan - Hantera förtroendevaldas 
uppdrag, arvode och ersättningar 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Förtroendemannaregister. 
W3D3. 
Bevaras.  
Uppdateras löpande. 
Skyddsvärda 
personuppgifter 
förekommer. 
Uträkning av arvoden och ersättningar 
Nätverksplats.  Bevaras. 
Sekretess kan 
til  förtroendevalda. 
förekomma. 
Skyddsvärda 
personuppgifter 
förekommer. 
Underlag för utlägg, ersättning och 
Nätverksplats.  Ska gal ras 
Skyddsvärda 
avdrag som påverkar utbetald lön för 
efter 10 år. 
personuppgifter 
förvaltningschef och ersättning för 
förekommer. 
politiker. 
Avsägelser från 
W3D3. 
Bevaras.  
Sekretess kan 
förtroendemannauppdrag. 
förekomma. 
Skyddsvärda 
personuppgifter 
förekommer. 
Närvarolistor/sammanträdesblankett. 
HR-service. 
Får gal ras 
Utgör underlag för 
efter 2 år. 
arvodesrapportering. 
2.2.5  Rehabilitera medarbetare 
Rehabilitering är reglerat i arbetsmiljölagen (1977:1160), 
Arbetsmiljöverkets föreskrifter och diskrimineringslagen (2008:567). 
Lunds kommuns rutiner åskådliggörs i kommunens 
rehabiliteringsprocess. 
Tabell 26 Dokumenthanteringsplan - Att rehabilitera medarbetare 
 
 

---

46 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Arbetsgivarens 
Adato/personalakt.  Bevaras.  
Sekretess. Skyddsvärda 
dokumentation och 
personuppgifter förekommer. 
utredning vid rehabilitering. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabiliteringsärenden 
skannas och kopplas til  
Adato. Pappershandlingarna 
gal ras efter skanning. 
Försäkringskassans beslut 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Skyddsvärda 
och anteckningar från 
personuppgifter förekommer. 
avstämningsmöten. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabärenden skannas och 
kopplas til  Adato. 
Pappershandlingarna gallras 
efter skanning. 
Arbetsförmågebedömning 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Skyddsvärda 
el er motsvarande. 
personuppgifter förekommer. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabärenden skannas och 
kopplas til  Adato. 
Pappershandlingarna gallras 
enligt kommunstyrelsens 
beslut om gal ring av 
pappershandlingar efter 
skanning. 
Läkarintyg 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Känsliga och 
skyddsvärda personuppgifter 
förekommer. 
Arbetsgivarens 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Känsliga och 
dokumentation och 
skyddsvärda personuppgifter 
utredning vid rehabilitering. 
förekommer. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabiliteringsärenden 
skannas och kopplas til  
Adato. Pappershandlingarna 
gal ras efter skanning. 
Försäkringskassans beslut 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Känsliga och 
och anteckningar från 
skyddsvärda personuppgifter 
avstämningsmöten. 
förekommer. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabiliteringsärenden 
skannas och kopplas til  
Adato. Pappershandlingarna 
gal ras efter skanning. 
Arbetsförmågebedömning 
Adato/personalakt.  Bevaras. 
Sekretess. Känsliga och 
el er motsvarande. 
skyddsvärda personuppgifter 
förekommer. 
Inkomna pappershandlingar i 
rehabiliteringsärenden 
skannas och kopplas til  
Adato. Pappershandlingarna 
gal ras efter skanning. 
 
 
 
 

---

47 
 
2.3  Upphandling 
2.3.1  Genomföra upphandling och direktupphandling 
Offentlig upphandling styrs av upphandlingslagstiftningen, bland annat 
Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling inom 
försörjningssektorerna (LUF), Lagen om valfrihetssystem (LOV), Lagen 
om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) och Lagen 
om upphandling av koncessioner (LUK). 
I Lunds kommun ansvarar upphandlingsenheten för samtliga 
förvaltningsövergripande upphandlingar. Enheten genomför och har det 
fortsatta förvaltningsansvaret för avtalet som tecknas när upphandlingen 
är slutförd. Kommunens riktlinjer för direktupphandling (utan krav på 
formella anbud) anger att dokumentationsplikt gäller vid upphandlingar 
där beloppet överstiger 100 000 kronor enligt LOU kapitel 19 § 30. 
Understiger beloppet 100 000 kronor är det upp till respektive avdelning 
huruvida upphandlingen ska dokumenteras eller inte. 
Upphandlingssystem: TendSign. Handlingarna registreras i W3D3 när 
upphandlingen är avslutad. 
Absolut sekretess gäller under anbudstiden. 
Tabell 27 Dokumenthanteringsplan - Genomföra upphandling och 
direktupphandling 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommenta
r 
Annons. 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
3. 
information. 
Upphandlingsdokument 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
(förfrågningsunderlag). 
3. 
information. 
Öppningsprotokol . 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
3. 
information. 
Kreditupplysningar. 
Nätverksplats. 
Gal ras efter 4 
Ingen 
år. 
information. 
Skatte- och registerkontroller. 
Nätverksplats. 
Gal ras efter 4 
Ingen 
år. 
information. 
Til delningsbeslut. 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
3. 
information. 
Anbud/offert, ej antagna. 
Tendsign. 
Gal ras 4 år 
Vid EU-
efter 
upphandling 
til delningsbeslu
måste även 
t, se 
icke antagna 
kommentar. 
anbud bevaras. 
Anbud, antaget. 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
3. 
information. 
Utvärderingsrapport/upphandlingsprotoko
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
l . 
3. 
information. 
Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokum
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
ent för direktupphandling. 
3. 
information. 
Antaget anbud/offert. 
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
3. 
information. 
 
 

---

48 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommenta
r 
Dokumentation av genomförd direkt-
Tendsign/W3D
Bevaras. 
Ingen 
upphandling. 
3. 
information. 
Ej antagna anbud/offerter. 
Nätverksplats. 
Gal ras efter 
Vid EU-
til delning av 
upphandling 
kontrakt, se 
måste även 
kommentar. 
icke antagna 
anbud bevaras. 
2.3.2  Avropa från ramavtal 
Avrop från ramavtal regleras i LOU, kapitel 7. Ramavtal kan antingen 
tecknas med samtliga villkor fastställda eller utan samtliga villkor 
fastställda. Avrop från ramavtal med samtliga villkor fastställda sker 
genom avrop via rangordning av antagna leverantörer eller direkt avrop 
om avtal är tecknat med endast en leverantör. 
Tabell 28 Dokumenthanteringsplan - Avropa från ramavtal 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Förfrågningsunderlag vid 
Tendsign/ 
Bevaras. 
Gäller endast avrop som 
avrop enligt rangordning 
W3D3.  
resulterar i ett leveransavtal. 
från ramavtal. 
Inte enstaka avrop via e-
handel el er webb. 
Förfrågningsunderlag vid 
Tendsign/ 
Bevaras. 
Gäller endast avrop som 
förnyad 
W3D3. 
resulterar i ett leveransavtal. 
konkurrensutsättning. 
Inte enstaka avrop via e- 
handel eller webb. 
Antagen 
Tendsign/ 
Bevaras. 
Gäller endast avrop som 
offert/avropssvar. 
W3D3. 
resulterar i ett leveransavtal. 
Inte enstaka avrop via e- 
handel eller webb. 
Ej antagna 
Tendsign/ 
Gallras, två år 
Gäl er endast vid förnyad 
offerter/avropssvar. 
W3D3. 
efter beslut om 
konkurrensutsättning. 
til delning av 
kontrakt. 
Orderbekräftelse. 
Nätverksplats  Gal ras vid 
Ingen information. 
inaktualitet, efter 
 
godkänd och 
mottagen 
slutleverans. 
2.3.3  Följa upp och förvalta avtal 
Förvaltning och uppföljning av avtal innebär bland annat en löpande 
kontroll av leverantörernas ekonomiska ställning, innehav av F-
skattsedel, kontroll av produkter och tjänsters kravuppfyllnad, kontroll 
och godkännande av eventuella prisjusteringar samt regelbundna 
leverantörsträffar. 
Tabell 29 Dokumenthanteringsplan - Följa upp och förvalta avtal 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Avtal av vikt. 
W3D3/akt. 
Bevaras. 
Avtal av mer permanent 
karaktär eller som har stor 
betydelse för verksamheten 
ska bevaras i original. Ett avtal 
 
 

---

49 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
som upprättats och signerats i 
pappersformat bevaras i 
pappersformat. Avtal som 
signerats digitalt bevaras 
digitalt. 
Om det råder osäkerhet kring 
om ett avtal är av stor 
betydelse el er inte ska ett 
avtal som upprättats och 
signerats i pappersformat 
bevaras i pappersformat. 
Avtal av mindre vikt. 
W3D3. 
Får gallras 2 år 
Til  exempel til fäl ig hyra av 
efter det att 
lokal. Om ett avtal av mindre 
avtalet upphört 
vikt har upprättats och 
att gälla. 
signerats i pappersformat får 
det skannas och bevaras 
digitalt. 
Til ägg til  avtal 
W3D3/akt. 
Bevaras/gal ras. 
Samma principer gäller för 
til ägg til  avtal som för avtal, 
se ovan. 
Förlängning/ 
W3D3/akt.  
Bevaras. 
Samma principer gäller för 
uppsägning/hävning av 
til ägg til  avtal som för avtal, 
avtal. 
se ovan. 
Underrättelse om 
W3D3/Tendsign/  Får gallras 2 år 
Godkända prisjusteringar läggs 
prisändringar. 
Raindance. 
efter det att 
upp i Tendsigns avtalskatalog 
avtalet har 
eller i Raindance. 
upphört att gäl a. 
Tvistemålshandlingar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Se även process 2.7.3 Hantera 
mål i allmän domstol. 
 
 
 
 

---

50 
 
2.4  IT, lokalförsörjning, säkerhet och intern service 
2.4.1  Hantera lokalförsörjning 
Med lokalförsörjning avses här verksamheter som ser till att det finns 
fungerande arbetsplatser. Verksamheten är nära kopplad till 
verksamhetsområdet upphandling. Varje nämnd ska ha en 
lokalförsörjningsplan som beskriver förväntade lokalbehov. 
Tabell 30 Dokumenthanteringsplan - Hantera lokalförsörjning 
Handlingstyp 
Förvarin Reglering  Kommentar 
g 
Lokalförsörjningsplan/lokalbehovspla
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
n. 
Lokalbestäl ning från förvaltningar 
W3D3. 
Bevaras. 
Lokalprogram, 
med önskemål rörande nya 
funktionsprogram, 
arbetsplatser/ lokaler/lägenheter. 
lokalförteckningsprogra
m 
Beslut i hyresärenden/avtal med 
W3D3. 
Bevaras. 
Yttrande utgör bilaga. 
bilagor (gäller hyra av 
arbetsplatser/lokaler/lägenheter). 
Dokumentation från byggmöten och 
W3D3. 
Får gal ras 5 
Ej avtalsgrundande 
korrespondens med 
år efter 
protokoll, se ovan. 
fastighetsförvaltare. 
inflyttning. 
Ritningar över fastigheter som Lunds 
Förvaras på 
Gal ras när de  Ingen information. 
kommun inte äger.  
respektive 
inte längre 
förvaltning. 
behövs i 
verksamheten
, dock senast 
efter 
avflyttning. 
Besiktningsprotokol  vid inflyttning, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
avflyttning och 
nol stäl ningsbesiktning. 
Drifts- och skötselinstruktioner. 
W3D3. 
Gal ras när de  Ingen information. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten
. 
2.4.2  Hantera drift och användning av lokaler 
I begreppet säkerhet ligger säkerhet för människor, egendom och 
information. Säkerhetsarbetet för medarbetare sker även i 
arbetsmiljöprocessen. 
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) sker enligt lagstiftning minst en 
gång om året. Rent praktiskt utförs det både genom en kontroll av 
brandskydd i lokalerna och genom utbildning av medarbetare och 
planering i förebyggande syfte. I uppdraget ingår att det i en pärm, eller i 
systemet SBA digital, finns aktuella styrdokument som förvaras 
lättåtkomligt i det fall Räddningstjänsten begär att få se dessa. 
Tabell 31 Dokumenthanteringsplan - Hantera drift och användning 
av lokaler 
 
 

---

51 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Underhandskorrespondens  Nätverksplats/Outlook.  Får gallras när 
Korrespondens som 
med hyresvärd/ 
de inte längre 
reglerar hyresavtalet 
hantverkare. 
behövs i 
bevaras. 
verksamheten. 
Gal ring ska 
verkstäl as 
senast efter 2 
år. 
Lokalbokningar. 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Kan gälla bokning av 
de inte längre 
egna lokaler el er 
behövs i 
andras. Korttidshyra 
verksamheten.  regleras av 
ekonomiprocesserna. 
Garanti och serviceavtal. 
Nätverksplats. 
Får gallras 2 år  Exempelvis avtal 
efter 
rörande lokalvård och 
garantitidens/ 
service av maskiner. För 
servicetidens 
avtal som upphandlats, 
utgång. 
se 
upphandlingsprocessen. 
Felanmälningar. 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Kan innehålla 
de inte längre 
skyddsvärda 
behövs i 
personuppgifter. 
verksamheten. 
Nyckelkvittenser och 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Kan finnas olika rutiner, 
motsvarande registrering 
de inte längre 
vanligen när nyckeln är 
av passerkort/taggar. 
behövs i 
återlämnad. 
verksamheten. 
Kan innehålla 
skyddsvärda 
personuppgifter. 
Dokumentation från 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Handlingarna ska finnas 
systematiskt 
de inte längre 
til gängliga för 
brandskyddsarbete (SBA). 
behövs i 
Räddningstjänsten. Ska 
verksamheten.  uppdateras löpande. 
Löpande checklistor (SBA). 
Nätverksplats. 
Får gal ras 
Ingen information. 
efter 2 år. 
Driftsinstruktioner och 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Ingen information. 
ritningar (SBA). 
de inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
2.4.3  Förvalta och införa verksamhetssystem, teknisk infrastruktur och 
administrera informationssäkerhet 
Hantering av information inom Lunds kommun regleras i Riktlinjer och 
anvisningar för informationssäkerhet. All information som sker i 
verksamhetssystem ska klassificeras för att rätt mäta skydds- och 
kravnivå. I det löpande säkerhetsarbetet ingår att medarbetare har 
personliga koder och att aktiveter som sker i digitala system loggas. 
Tabell 32 Dokumenthanteringsplan - Förvalta och införa 
verksamhetssystem, teknisk infrastruktur och administrera 
informationssäkerhet 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Redovisning av 
Klassa. 
Uppdateras 
Förvaltas av 
informationsklassificering. 
fortlöpande. 
Kommunkontoret. 
 
 

---

52 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Risk- och 
Klassa. 
Får gallras när 
Riskbedömning på papper, 
sårbarhetsanalyser för IT-
den inte längre 
signerad av chef kan gal ras 
system. 
behövs i 
efter inskanning i KLASSA 
verksamheten. 
Systemdokumentation från  W3D3. 
Bevaras. 
 
system som bevaras. 
Systemdokumentation från  Nätverksplats. 
Får gallras när 
Systemdokumentationen ska 
verksamhetssystem som 
den inte längre 
bevaras åtminstone fram til s 
gal ras. 
behövs i 
gal ringsutredningen är klar. 
verksamheten. 
 
Loggar i system. 
Tekniska loggar 
Gal ras när de 
Gallringsfrist varierar 
finns i IT-
inte längre 
beroende på vilken typ av 
avdelningens 
behövs i 
logg det gäl er och resultatet 
servermiljö, 
verksamheten. 
av informations-
Windows 
klassificeringen i KLASSA. 
Server. 
2.4.4  Samordna säkerhet och beredskap 
Lunds kommun arbetar fortlöpande med att stärka säkerhet och 
beredskap. Krisledning sker både centralt och lokalt. Vid extraordinära 
händelser kan krisledningsplanen sättas igång och nyckelpersoner 
samlas för att snabbt kunna agera enligt planen. 
Tabell 33 Dokumenthanteringsplan Samordna säkerhet och 
beredskap 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Krisledningsplan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Beslutas i nämnd.  
Risk- och sårbarhetsanalyser  W3D3. 
Bevaras. 
Risk och sårbarhet 
för verksamhet. 
för medarbetare, se 
Process 1.2.4 Skapa 
en bra arbetsmiljö. 
Dokumentation vid 
W3D3, annat 
Bevaras/gal ras.  Handlingar rörande 
krishantering. 
verksamhetssystem. 
extraordinära 
händelser och 
al varliga händelser 
bevaras, störningar 
gallras. För 
definitioner av 
händelserna, se 
centrala 
krisledningen. 
Larmsystemsdokumentation  Nätverksplats. 
Får gallras när 
Ingen information. 
och larmrapporter. 
de inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Upptagningar från 
Övervakningskamerans  Gal ras efter 
Beslut om 
övervakningskameror. 
nätverksplats.  
fastslagen frist. 
kamerabevakning 
fattas av 
Integritetsskydds-
myndigheten. I varje 
enskilt beslut om 
kamerabevakning 
anges hur lång tid 
som upptagningarna 
från bevakningen får 
sparas. 
 
 

---

53 
 
2.4.5  Hantera anmälningar rörande skada och stöld 
Oönskade händelser som kan innebära skada eller risk för skada ska 
alltid dokumenteras i incidentrapporter (kan även kallas 
tillbudsrapporter). Vid inbrott eller vid större skadegörelse kontaktas 
polisen och en anmälan görs. Hyresvärd eller annan servicepersonal 
kontaktas för att reparera skador och eventuellt kontaktas 
försäkringsbolag för att få ut ersättningar. Personskador hanteras i 
arbetsmiljöprocessen. 
Tabell 34 Dokumenthanteringsplan - Hantera anmälningar rörande 
skada och stöld 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Incidentrapporter och  Nätverksplats. 
Handlingarna ska gallras 
Med mindre 
handlingar rörande 
när de inte längre behövs  incidenter menas 
mindre al varliga 
i verksamheten, senast 2 
händelser som inte 
incidenter. 
år efter händelsen. 
utreds vidare/ 
rapporteras till 
nämnd. 
Incidentrapporter och  W3D3. 
Bevaras. 
Med större 
handlingar rörande 
incidenter menas 
al varligare incidenter. 
händelser som 
utreds vidare/ 
rapporteras till 
nämnd. 
Handlingar rörande 
W3D3. 
Bevaras. 
Gäl er främst skador 
försäkringsärenden. 
för belopp som 
övergår ett halvt 
basbelopp. 
Larmrapporter. 
Nätverksplats. 
Får gal ras när de inte 
Gäl er även 
längre behövs i 
falsklarm vid 
verksamheten. 
incident, se ovan. 
Larmrapporter som 
Nätverksplats. 
Får gallras 6 månader 
Vid incident, se 
utgör underlag til  
efter händelsen. 
ovan. 
polisanmälan. 
Gal ringsfristen 
beror på 
utredningstiden vid 
polisen. 
Sammanställd statistik  W3D3. 
Bevaras. 
Gäl er statistik som 
över incidenter. 
sammanstäl ts til  
nämnd. 
Handlingar rörande 
W3D3/nätverksplats.  Om skadan övergår ett 
Kan innehålla extra 
skadeståndsärenden – 
basbelopp bevaras 
skyddsvärda 
när annans egendom 
ärendet i W3D3. 
personuppgifter. 
skadas el er blir 
förstörd 
I annat fall ska ärendet 
 
gal ras efter 2 år. 
Observera dock att 
räkenskapsinformation 
ska bevaras i 7 år. 
Handlingar rörande 
W3D3/nätverksplats.  Om skadan övergår ett 
Kan innehålla extra 
skadestånd när 
basbelopp bevaras 
skyddsvärda 
kommunal egendom 
ärendet i W3D3. 
personuppgifter. 
skadas el er blir 
förstörd. 
I annat fall ska ärendet 
gal ras efter 2 år. 
Observera dock att 
 
 

---

54 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
räkenskapsinformation 
ska bevaras i 7 år. 
Polisanmälningar som 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess kan 
leder till att ett ärende 
förekomma. Kan 
upprättas. 
innehål a 
skyddsvärda 
personuppgifter. En 
incidentrapport 
skrivs al tid och i den 
framgår om 
polisanmälan skett. 
Polisanmälningar som 
Papper. 
Får gallras när det inte 
Sekretess kan 
inte leder till att ett 
längre behövs i 
förekomma. Kan 
ärende upprättas. 
verksamheten. 
innehål a 
skyddsvärda 
personuppgifter. En 
incidentrapport 
skrivs al tid och i den 
framgår om 
polisanmälan skett. 
2.4.6  Administrera inventarier 
Som ett stöd för försäkringsfrågor och kontroll av inventarier kan listor 
över dyrbara möbler, teknisk utrustning och konst skapas. Lunds 
kommun för ett register över utlånad konst men listan kompletteras med 
fördel på arbetsplatserna då konst kan vara både inlånad, donerad, 
inköpt eller privat. Det kan även förekomma en lista över dyrare teknisk 
utrustning som används både vid planering av nyanskaffning och utbyte 
samt garanti- och stöldfrågor. 
Tabell 35 Dokumenthanteringsplan - Administrera inventarier 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Register, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
inventarieförteckning. 
Teknisk inventarielista. 
Nätverksplats.  Får gallras när 
Lista över tekniska 
uppgifterna inte 
inventarier som används i 
längre behövs i 
förvaltningen. 
verksamheten. 
Dokumentation om 
Papper/ 
Bevaras. 
Dokumentationen kan med 
dyrbara 
W3D3. 
fördel ligga i själva 
möbler/konst/gåvobrev 
inventarieförteckningen. 
med mera.  
Gåvobrev. 
W3D3/Akt. 
Bevaras.  
Om gåvobrev inkommer i 
original ska de diarieföras och 
bevaras i pappersformat. 
2.4.7  Administrera fordon 
När en medarbetare behöver använda bil eller annat fordon kan denna 
bokas i bokningssystem. Själva resan redovisas ofta i en körjournal som 
ligger i bilen. Målet med dokumentationen är att underlätta och 
kontrollera användningen av fordon. 
Tabell 36 Dokumenthanteringsplan - Administrera fordon 
 
 

---

55 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Körjournaler. 
I respektive bil. 
Ska gal ras efter 10 år. 
Ingen 
information. 
Bokningar 
Bokningssystem.  Får gal ras när uppgifterna inte 
Ingen 
längre behövs i verksamheten. 
information. 
Leasingavtal för 
Nätverksplats. 
Får gal ras 10 år efter avtalstidens 
Ingen 
fordon. 
utgång. 
information. 
 
 
 
 

---

56 
 
2.5  Hantera verksamhetens allmänna handlingar 
2.5.1  Registrera och redovisa allmänna handlingar 
Processen gäller diarieföring/registrering av allmänna handlingar, samt 
annan hantering som att beskriva myndighetens allmänna handlingar 
och ta fram gallringsregler och andra styrande dokument rörande 
allmänna handlingar. 
Tabell 37 Dokumenthanteringsplan - Registrera och redovisa 
allmänna handlingar 
Handlingstyp  Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Diarium. 
W3D3 och övriga diarie- 
Bevaras 
Det är själva diarie- och 
och 
ärendehanteringssystemet 
ärendehanteringssystem. 
som avses, inte vad som 
upprättas och läggs in i 
systemet. 
Postlista. 
W3D3 och övriga diarie- 
Gal ras när den 
Sammanställning av 
och 
inte längre 
registrerad inkommande post 
ärendehanteringsystem. 
behövs i 
som tas fram på begäran.  
verksamheten. 
Ärendekort. 
W3D3. 
Bevaras 
Ingen information. 
Handlingskort. 
W3D3. 
Bevaras 
Ingen information. 
Gal ringsbeslut. 
W3D3/Akt. 
Bevaras 
Är ett styrande dokument. 
Beslutas efter samråd med 
stadsarkivet. 
2.5.2  Hantera begäran om utlämnande av handling 
En handling som är allmän ska lämnas ut skyndsamt när någon begär 
det. Vanligen kan utlämnandet ske genom e-post och begäran registreras 
inte som ett ärende. Om hela handlingen eller uppgifter i den maskeras 
och den som begärt ut handlingen vill ha ett myndighetsbeslut som kan 
överklagas, skapas ett ärende. Förfrågan samt svar diarieförs. 
Om någon överklagar ett beslut att inte lämna ut allmänna handlingar, 
upprättas ett nytt ärende, se överklagandeprocessen. 
Tabell 38 Dokumenthanteringsplan - Hantera begäran om 
utlämnande av handling 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Begäran om allmän 
Outlook/e-
Ska gallras när 
Ingen information. 
handling. 
tjänst 
bestäl ningen har 
expedierats.   
Bestäl ningsblankett. 
Pappersformat.  Gallras när materialet 
Ingen information. 
har återlämnats. 
Register över utlånade 
Pärm. 
Får gallras när 
Registret gal ras i 
handlingar. 
uppgifterna inte längre 
samband med att de 
behövs i verksamheten. 
utlånade handlingarna 
återlämnas.  
Beslut att inte lämna ut 
W3D3. 
Bevaras. 
En digital version av 
al män handling el er 
handlingen registreras i 
lämna ut delar av den. 
W3D3. 
Maskerade kopior av 
Nätverksplats. 
Får gal ras när beslutet 
Maskerade kopior 
utlämnade handlingar. 
om att belägga delar av 
förvaras på 
uppgifterna med 
nätverksplats til s 
 
 

---

57 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
sekretess har vunnit 
beslutet har vunnit laga 
laga kraft. 
kraft. 
Överklagande av beslut 
W3D3. 
Bevaras. 
En digital version av 
att ej lämna ut allmän 
handlingen förs til  
handling 
W3D3. 
2.5.3  Bevara och gallra allmänna handlingar samt förstöra patientjournal 
efter beslut av IVO 
Enligt arkivlagen (1990:782) 10 § ansvarar respektive nämnd med 
tillhörande förvaltning för att allmänna handlingar gallras (förstörs) efter 
fastställd dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut. 
Stadsarkivet tar emot gallringsbart material med gallringsfrist på 10 år 
(fr.o.m. 2019-01-01 även räkenskaper med 7 års gallringsfrist) eller 
längre om nämnden/avdelningen tecknat ett särskilt avtal med 
stadsarkivet, se 3.5.2 Ta emot arkivleveranser. 
I processen ingår även förstöring av patientjournal efter beslut från IVO. 
Tabell 39 Dokumenthanteringsplan - Bevara och gallra allmänna 
handlingar samt förstöra patientjournal efter beslut av IVO 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Lokalt gal ringsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Avtal med arkivmyndighet om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
förvaring och hantering av 
gal ringsbara handlingar. 
Beslut om förstörande av uppgifter i  W3D3. 
Bevaras. 
Beslut fattas enligt 
patientjournal. 
Patientdatalagen 3 kap 8 § 
och 8 kap 4 §. 
2.5.4  Genomföra pliktleveranser 
Det finns två lagar som reglerar skyldigheten att leverera pliktexemplar. 
Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument gäller bland annat för 
tryckt material och för multimedier som är avsedda för spridning till 
allmänheten. Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material 
gäller bland annat video och myndighetspublikationer på webben. 
Tabell 40 Dokumenthanteringsplan – Genomföra pliktleveranser 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Korrespondens med 
W3D3. 
Korrespondens får gal ras 
Korrespondens av 
leverantör av e-tjänst för 
när den inte längre behövs i 
vikt bevaras.  
pliktleverans. 
verksamheten. 
Pliktleverans. 
Eplicta. 
Bevaras.  
Ingen information. 
 
 
 
 

---

58 
 
2.6  Verksamhetsområden inom kommunikation, 
representation och medborgardialog 
2.6.1  Kommunicera internt och externt 
I processen ingår följande delar: 
•  Operativt arbete med att producera och publicera information 
internt och externt samt administrera intern och extern webb. 
Detta utförs utifrån behov av publicering till publicering utförd, 
genom målgruppsanalys, textutformning och produktion. 
•  Tillhandahålla och använda samarbetsytor till exempel OneDrive, 
Share Point med flera. 
•  Vårda och hantera kommunvapnet. 
•  Vårda och hantera kommunens varumärke och grafiska profil. Ta 
fram, förvalta och utveckla varumärket och den grafiska profilen. 
•  Flaggning, vilken grundar sig på en lång tradition och är en 
internationell företeelse. På allmänna flaggdagar ska svenska 
flaggor hissas på kommunen officiella flaggstänger. Hantering av 
flaggning följer förordningen (1982:270) om allmänna flaggdagar 
och de riktlinjer som antagits av kommunstyrelsen. 
2016/2017 infördes EU:s tillgänglighetsdirektiv/webbdirektiv 
(2016/2102) om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters 
webbplatser och mobila applikationer. I Sverige genomfördes direktivet 
genom att lagen om tillgänglighet till digital offentlig service började 
gälla den 1 januari 2019. 
Tabell 41 Dokumenthanteringsplan - Kommunicera internt och 
externt 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Personaltidning/ intern 
Inloggad. 
Bevaras. 
Personaltidningen 
tidning. 
Til sammans publicerades 
Tidigare artiklar 
tidigare på inloggad. 
stäl s av i 
mappar på 
Tidigare artiklar 
nätverksplats. 
konverterades till PDF/A-
filer och stäl des årligen av 
i mappstruktur på 
nätverksplats. 
Informationsmaterial om 
W3D3. 
Bevaras. 
Även för internt riktad 
kommunens verksamheter, 
information. 
til  exempel broschyrer, 
kataloger, tidningar med 
Handlingar upprättade i 
mera. 
digitala format 
konverteras till PDF/A-filer 
och diarieförs i W3D3. 
Gäl er inte 
informationsmaterial av 
ringa betydelse. 
 
 

---

59 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Webbsidor. 
Webbsystem. 
Gal ras när de inte 
Arkivexemplar av 
längre behövs i 
intranätet bevaras 
verksamheten.  
regelbundet, se särskilt 
styrdokument för 
hantering av information. 
Bilder/bildbank 
ImageVault 
Får gal ras om de 
Ingen information. 
bedöms sakna 
bevarandevärde. 
Externa webbplatser och 
E-arkivet/ 
Webbsidor får 
Den externa webben 
sociala medier. 
Nätverksplats 
gal ras när de inte 
urvalsbevaras i e-arkivet. 
längre behövs i 
verksamheten. 
Kommentarer som kan 
vara olagliga el er som 
Olagliga el er 
bryter mot Lunds 
olämpliga 
kommuns regler tas bort 
kommentarer ska 
från webben så snart som 
tas bort från 
möjligt. Om polisanmälan 
webben så snart 
görs ska en skärmdump av 
som möjligt. 
inlägget tas och bevaras i 
ärendet. 
Publikationer som omfattas 
Eplicta. 
Bevaras.  
1 exemplar av varje 
av leveransplikt. 
publikation bevaras. 
Pressmeddelanden 
Mynewsdesk. 
Får gal ras efter 1 
Viktiga pressmeddelanden 
år.  
ska bevaras.  
Handlingar rörande 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunvapen 
Filminspelning el er 
Kommunens 
Bevaras. 
Publiceras på Lunds 
ljudupptagning av 
webbsida. 
hemsida. Nyare 
kommunful mäktigemöte. 
inspelningar förvaras hos 
leverantören. 
Enkätsammanställningar, 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
rapporter. 
Enkäter och underlag. 
Elektroniskt/ 
Får gal ras när de 
Ingen information. 
Papper. 
inte längre behövs 
i verksamheten. 
Årssammanställning och 
W3D3/Papper. 
Bevaras. 
Ingen information. 
andra aggregerade 
sammanställningar. 
Löpande statistiska 
Elektroniskt. 
Får gal ras efter 2 
Ingen information. 
rapporter. 
år. 
Klagomål med svar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och extra 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Förfrågningar från 
Artvise. 
Får gal ras efter 6 
Sekretess och extra 
medborgare – 
mån. 
skyddsvärda 
ärendenummer. 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Kunskapspost för att besvara  Artvise och 
Gal ras när den 
Ingen information. 
medborgarförfrågan – 
Nätverksplats 
inte längre behövs 
Checklista. 
(308920). 
i verksamheten 
eller när den 
ersätts av en 
uppdatering. 
Bokning av hörslinga samt 
Bokning – i 
Gal ras när den 
Ingen information. 
til hörande avtal. 
Outlook Avtal –  inte längre behövs 
i pärm. 
i verksamheten. 
 
 

---

60 
 
2.6.2  Representation, evenemang och samarbeten 
Genom att anordna evenemang skapar representanter för Lunds 
kommun en positiv bild av kommunen. Arbetet bedrivs även genom 
samarbete med andra myndigheter, vänorter och föreningar. 
Tabell 42 Dokumenthanteringsplan - Representation, evenemang och 
samarbeten 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Gästböcker. 
Papper. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Manus til  tal och föredrag 
Papper. 
Bevaras. 
Ingen information. 
vid högtider och annan 
representation. 
Dokumentation rörande 
W3D3. 
Bevaras. 
Gäl er projektpärmar som 
egna til stäl ningar/ 
bevaras dokumentation om 
evenemang. 
syfte med evenemang. 
Utbildnings- och 
Nätverksplats.  Ett urval 
För mer påkostade 
konferensmaterial 
bevaras.  
konferenser och utbildningar 
(åhörarkopior och 
bör föredrag bevaras i urval, 
kompendier). 
men bevarandet förutsätter 
medgivande från 
föredragshål aren. 
Rapport/reseberättelse från  W3D3. 
Bevaras. 
Avser rapporter om 
studiebesök. 
studiebesök som lämnas in til  
nämnd el er annan styrelse. 
Övrig dokumentation från 
Nätverksplats.  Ett urval 
För mer påkostade studieresor, 
studiebesök. 
bevaras.  
el er beslut som föranlett 
beslut av betydelse, bör ett 
urval av dokumentationen 
bevaras.  
Arkivexemplar av 
ätverksplats. 
Bevaras.  
Bevaras på nätverksplats. 
egenproducerade filmer 
och fotosamlingar. 
Dokumentation rörande 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
gåvor. 
Fotoalbum av 
Papper/ 
Bevaras/gal ras.  Sammanställt album med 
personalsocial karaktär. 
elektroniskt. 
til hörande dokumentation. 
 
 
 
 

---

61 
 
2.7  Juridik 
2.7.1  Hantera överklaganden av kommunens beslut 
Beslut som fattas i kommunen kan överklagas antingen med stöd av 10 
kap. kommunallagen (1991:900) genom laglighetsprövning eller med 
stöd i specialförfattning genom förvaltningsbesvär. Ett beslut ska 
överklagas skriftligt. 
Laglighetsprövning 
Överklaganden enligt laglighetsprövningsinstitutet ska ske inom tre 
veckor från den dag då justering tillkännagivits på kommunens officiella 
anslagstavla av protokollet från det sammanträde, då delegationsbeslutet 
anmäldes. Beslutsfattaren har ingen skyldighet att bifoga anvisning om 
hur man begär laglighetsprövning. Överklagandet ska inges av klaganden 
direkt till Förvaltningsrätten. Förvaltningsrätten kan endast pröva 
lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Rätten kan upphäva det 
överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. 
Förvaltningsbesvär 
Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller inte om det i en 
specialförfattning anges hur beslut enligt denna författning ska 
överklagas. Det blir då fråga om förvaltningsbesvär. Beslut kan 
överklagas till olika i lagen angivna instanser, som till exempel allmän 
förvaltningsdomstol, Skolväsendets överklagandenämnd, Länsstyrelsen 
med mera. 
Beslut om att inte lämna ut en allmän handling eller uppgifter i en allmän 
handling överklagas till Kammarrätten. 
Överklagande genom förvaltningsbesvär ska ske inom tre veckor från 
den dag då klaganden fått del av beslutet. Överklagandet ska inges till 
den myndighet som har meddelat beslutet, vilken i sin tur med eget 
yttrande överlämnar ärendet till anvisad överinstans senast inom en 
vecka. Har överklagandet kommit in för sent ska myndigheten fatta ett 
avvisningsbeslut, som i sin tur är överklagbart. Vid förvaltningsbesvär 
prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. 
Tabell 43 Dokumenthanteringsplan Hantera överklaganden 
Handlingstyp  Förvaring  Reglering  Kommentar 
Överklagan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Eventuel  sekretess följer ärendet. 
Sekretess och extra skyddsvärda/känsliga 
personuppgifter kan förekomma. 
Rättidsprövning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Rättidsprövningen görs i form av ett 
delegationsbeslut. Även bekräftelse til baka i 
det fal  det förekommer. 
 
 

---

62 
 
Handlingstyp  Förvaring  Reglering  Kommentar 
Yttrande. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och extra skyddsvärda/känsliga 
personuppgifter kan förekomma. 
Beslut el er dom. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda/känsliga personuppgifter 
kan förekomma. Gäl er även beslut vid 
avvisande, til  exempel på grund av för sent 
inkommen överklagan. 
2.7.2  Besvara yttranden, remisser och samråd 
Att besvara remisser och samråd skiljer sig inte i stort från övrig 
ärendehandläggning. Ett ärende inkommer, undersökning sker och 
tjänsteskrivelse/yttrande skrivs. Remisser skickas vanligtvis mellan 
nämnder, men kan också komma från en statlig myndighet. Både 
nämnden och förvaltningen kan besvara remisser. Samråd är vanligtvis 
mer informellt. 
Tabell 44 Dokumenthanteringsplan - Besvara yttranden, remisser 
och samråd 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Inkommen anmodan 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
om yttrande i remiss 
el er samråd. 
Underlag til  remisser 
W3D3. 
Får gal ras när det 
Om underlaget är en SOU eller 
och samråd som finns i 
inte längre behövs i  annan trycksak som enkelt kan nås 
tryck. 
verksamheten. 
via bibliotek och/eller webben får 
det gal ras när det inte längre 
behövs i verksamheten. 
Underlag til  remisser 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
och samråd som inte 
finns i tryck. 
Utgående svar på 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
remiss/samråd. 
2.7.3  Hantera mål i allmän domstol 
Kommunen kan vara part i civilrättsliga processer, antingen som kärande 
eller som svarande. Kommunen kan vara part i brottmålsprocesser som 
målsägande, om kommunen för talan, till exempel genom att framställa 
ett yrkande om skadestånd. 
Tabell 45 Dokumenthanteringsplan – Hantera mål i allmän domstol 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Stämningsansökan. 
W3D3. 
Bevaras.  
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma.  
Kal else til  
W3D3. 
Får gal ras när den inte 
Extra skyddsvärda 
domstolsförhandling. 
längre behövs i 
personuppgifter kan 
verksamheten. 
förekomma. 
Behörighetshandlingar för 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
ställföreträdare. 
Skadeståndsanspråk. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
 
 

---

63 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Förelägganden. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Yttrande/svaromål på 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
yttrande. 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Beslut under rättegång. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Dom el er slutligt beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Överklagande. 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
2.7.4  Hantera visselblåsartjänst 
Lunds kommun har en visselblåsartjänst i enlighet med lagen (2018:890) 
om skydd för personer som rapporterar missförhållanden. Anmälan 
lämnas in hos en extern aktör, som gör en första bedömning. Bekräftelse 
skickas från den externa aktören till anmälaren inom sju dagar. Anmälan 
överlämnas till kommunens säkerhetschef tillsammans med en 
rekommendation om fortsatt utredning eller avskrivning.  
Ärenden som skrivs av utan att en utredning genomförs eftersom 
ärendet inte faller under bestämmelserna i lagen (2018:890) om skydd 
för personer som rapporterar missförhållanden ska gallras.  
Tabell 46 Dokumenthanteringsplan – Hantera visselblåsartjänst 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Inkommen anmälan enligt lagen 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga 
(2018:890) om skydd för personer 
el er extra 
som rapporterar missförhållanden. 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Ärenden som inkommit genom 
W3D3. 
Ska gal ras senast  Sekretess och känsliga 
visselblåsartjänst men som skrivits 
3 månader efter 
el er extra 
av eftersom de inte fal er under 
det att ärendet 
skyddsvärda 
bestämmelserna i lagen (2018:890) 
skrevs av. 
personuppgifter kan 
om skydd för personer som 
förekomma. 
rapporterar missförhål anden. 
Utredning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Korrespondens med visselblåsare 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Beslut om åtgärd. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
 
 

---

64 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Polisanmälan. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga 
el er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
 
 
 
 

---

65 
 
2.8  Dataskydd och personuppgiftshantering 
2.8.1  Hantera och kontrol era personuppgiftsbehandlingar 
Personuppgiftsansvarig (nämnden) är skyldig att föra ett register över 
personuppgiftsbehandling som utförs under dess ansvar.  
Den personuppgiftsansvarige är också skyldig att teckna 
personuppgiftsbiträdesavtal med de personuppgiftsbiträden som anlitas. 
En konsekvensbedömning avseende dataskydd ska göras om en 
personuppgiftsbehandling sannolikt leder till hög risk för de 
registrerade. 
Tabell 47 Dokumenthanteringsplan – Hantera och kontrollera 
personuppgiftsbehandlingar 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Register över 
Draftit Records. 
Gal ras när 
Uppdateras 
personuppgiftsbehandlingar. 
uppgifterna 
fortlöpande. 
inte längre 
Uppgifter gal ras när 
behövs i 
de ersätts. 
verksamheten. 
Risk- och konsekvensbedömning 
W3D3. 
Gal ras när de 
Sekretessreglerade 
avseende dataskydd (Data 
inte längre 
uppgifter 
Protection Impact 
behövs i 
förekommer. 
Assessment/DPIA). 
verksamheten. 
Begäran om förhandssamråd 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
enligt artikel 36 GDPR. 
Svar på begäran om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
förhandssamråd. 
Personuppgiftsbiträdesavtal. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Begäran om 
ABOU. 
Gal ras 90 
Extra skyddsvärda 
til gång/registerutdrag enligt 
dagar efter 
personuppgifter kan 
artikel 15 GDPR. 
avslutat 
förekomma. 
ärende. 
Begäran om 
Outlook. 
Gal ras när de 
Extra skyddsvärda 
radering/rättelse/begränsning / 
inte längre 
personuppgifter kan 
dataportabilitet el er invändning 
behövs i 
förekomma. 
mot pågående 
verksamheten. 
personuppgiftsbehandling. 
Beslut om avslag på registrerades 
W3D3. 
Bevaras.  
Extra skyddsvärda 
begäran om 
personuppgifter kan 
til gång/registerutdrag/ 
förekomma. 
radering/rättelse/begränsning/ 
dataportabilitet el er invändning 
mot pågående 
personuppgiftsbehandling. 
Samtycke til  
ABOU. 
Bevaras.  
Den registrerades 
personuppgiftsbehandling. 
Pärm/Nätverksplats 
dokumenterade 
samtycke kan 
inkomma via 
blankett el er e-
tjänst. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Återkal ande av samtycke. 
ABOU Pärm/ 
Bevaras.  
Den registrerades 
Nätverksplats 
återkal else av 
 
 

---

66 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
samtycke kan 
inkomma via 
blankett el er e-
tjänst. 
Extra skyddsvärda 
personuppgifter kan 
förekomma. 
2.8.2  Hantera och utreda personuppgiftsincidenter 
En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som rör 
personuppgifter. Incidenten kan till exempel handla om att 
personuppgifter har blivit förstörda eller kommit i orätta händer genom 
ett obehörigt röjande eller obehörig åtkomst. Incidenten kan dessutom 
innebära att det finns risker för den enskilda individen, exempelvis risk 
för identitetsstöld eller brott mot sekretess eller tystnadsplikt. Alla 
incidenter ska dokumenteras och i vissa fall ska de anmälas vidare till 
tillsynsmyndigheten. I vissa fall ska de registrerade informeras om en 
inträffad incident. 
Tabell 48 Dokumenthanteringsplan – Hantera och utreda 
personuppgiftsincidenter 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Anmälan om incident som 
E-tjänst.  
Får gal ras 
Extra skyddsvärda 
bedöms ej utgöra 
efter 90 
personuppgifter kan 
personuppgiftsincident. 
dagar.  
förekomma. 
Avser sådana anmälningar som 
bedöms ej utgöra 
personuppgiftsincidenter, det 
vil  säga felaktiga anmälningar. 
Intern anmälan om 
W3D3. 
Bevaras. 
Extra skyddsvärda 
personuppgiftsincident. 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Anmälan inkommer via e- 
tjänst. De anmälningar som 
avser händelser som bedöms 
utgöra person-
uppgiftsincidenter diarieförs i 
W3D3 och bevaras.  
Beslut avseende inträffad 
W3D3. 
Bevaras. 
Känsliga och extra skyddsvärda 
personuppgiftsincident. 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Delegationsbeslut ska fattas 
avseende att anmäla/inte 
anmäla inträffad incident til  
Integritetsskydds-myndigheten 
(IMY) samt att informera/ inte 
informera de registrerade om 
incidenten. 
 
 

---

67 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Anmälan av 
W3D3. 
Bevaras. 
Känsliga och extra skyddsvärda 
personuppgiftsincident til  
personuppgifter kan 
Integritetsskyddsmyndigheten 
förekomma. 
(IMY). 
Tjänsteanteckningar avseende 
W3D3. 
Bevaras. 
Känsliga och extra skyddsvärda 
personuppgiftsincidenter. 
personuppgifter kan 
förekomma. 
Beslut från 
W3D3. 
Bevaras. 
Känsliga och extra skyddsvärda 
Integritetsskyddsmyndigheten 
personuppgifter kan 
(IMY) gällande 
förekomma. 
personuppgiftsincident 
 
 
 
 

---

68 
 
3  Kärnverksamheter 
Kommunkontoret är Kommunstyrelsens förvaltning med uppdraget att 
leda, samordna och utveckla hela kommunen. Som kommunstyrelsens 
förvaltning har kommunkontoret uppdraget att: 
•  Att leda, samordna och utveckla hela kommunens verksamhet på 
uppdrag av kommunstyrelsen. 
•  Arbeta aktivt med att främja långsiktig hållbarhet. 
•  Verka för proaktivt medborgardeltagande och god samverkan 
med kommunens alla partery. 
•  Driva särskilda verksamheter. 
•  Stärka rollen i de strategiska och kommungemensamma frågorna 
för att uppnå ett helhetsperspektiv så att effektiviteten förstärks. 
Eftersom kommunkontorets kärnverksamhet i vissa delar är att ge stöd 
åt övriga verksamheter i kommunen är indelningen i styrande-, 
stödjande- och kärnprocesser mer komplex än för andra verksamheter. 
3.1  Ekonomi och fastigheter 
3.1.1  Hantera inlån, utlån och borgen 
Processen innefattar extern upplåning och hantering av riskerna i 
samband med skuldförvaltning. I processen ingår även vidareutlåning 
och borgensåtagande för majoritetsägda bolag, minoritetsägda bolag, 
kommunalförbund samt externa parter. 
Handlingar gällande borgensåtagande och ekonomiska säkerheter 
(pantbrev och avtal) levereras till stadsarkivet när de förfallit. 
Tabell 49 Dokumenthanteringsplan - Hantera inlån, utlån och borgen 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Finanspolicy för 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunkoncernen 
(KF). 
Finansiel a riktlinjer 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
(KS). 
Dokumentation kring 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
upplåningsprogram, 
certifikat och MTN. 
Reverser och al männa 
Skuldhanteringsprogram 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
vil kor. 
KI Finans. 
efter förfall. 
Avtal om kreditlöften. 
Skuldhanteringsprogram 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
KI Finans/nätverksplats. 
efter förfall. 
ISDA-avtal. 
W3D3, Nätverksplats. 
Bevaras. 
International Swaps and 
Derivatives Association. 
ISDA-avtal är ett 
standardavtal för att 
 
 

---

69 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
reglera handel av derivat 
mel an två motparter.  
Affärsavslut. 
Skuldhanteringsprogram 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
KI Finans/ nätverksplats. 
efter förfall. 
Beslut borgensram 
W3D3/Akt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunful mäktige. 
Reverser med 
Skuldhanteringsprogram 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
majoritetsägda bolag. 
KI Finans/nätverksplats. 
efter förfall. 
Reverser med externa 
Skuldhanteringsprogram 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
parter. 
KI Finans/nätverksplats. 
efter förfall. 
Borgensåtaganden 
W3D3, 
Bevaras. 
Levereras til  stadsarkivet 
majoritetsägda bolag. 
skuldhanteringsprogram 
när borgensåtagandet 
KI Finans/nätverksplats. 
förfal it. 
Borgensåtagande 
W3D3, nätverksplats. 
Bevaras. 
Levereras til  stadsarkivet 
externa parter. 
när borgensåtagandet 
förfal it. 
Ekonomiska 
W3D3, nätverksplats. 
Bevaras. 
Levereras til  stadsarkivet 
säkerheter: pantbrev, 
när pantbrevet och/eller 
avtal. 
avtalet förfal it. 
3.1.2  Hantera stiftelser och fonder 
Lunds kommuns förvaltade stiftelser är egna juridiska personer. Ansvarig 
förvaltare är kommunstyrelsen. Grundläggande information gällande 
varje stiftelse, både avvecklade och kvarvarande, förvaras hos 
stadsarkivet.  Handlingar för varje stiftelse förvaras för sig i en s.k. 
stiftelseakt i bokstavsordning. Ekonomiavdelningen administrerar 
utdelningar för stiftelserna samt räkenskap och kapitalförvaltning. Beslut 
gällande utdelning är delegerat till KSAU eller till andra 
förvaltningar/nämnder. För de stiftelser där beslut gällande utdelning är 
delegerat förvaras ansökningarna på respektive nämnd/förvaltning. 
Fond: Det generella namnet för en samling pengar som används för ett 
specifikt ändamål. 
Stiftelse: Är en egen juridisk person som saknar styrelse eller ägare. Den 
så att säga ägs av sig själv. Stiftelsen ska dock ha en förvaltare, 
exempelvis en kommunal nämnd eller styrelse, och där Länsstyrelserna 
utför tillsyn. Det kapital som stiftelsen förvaltar används för en donation 
med ett specifikt ändamål. Alla donationer som KS delar ut registreras 
hos Länsstyrelsen som stiftelser och samtliga har tydliga ändamål. Denna 
process gäller de stiftelser och utdelningar som KS ansvarar för. Då 
stiftelserna är egna juridiska personer omfattas de inte av 
offentlighetsprincipen. 
Stipendier: Är en typ av utdelning från en stiftelse. Till exempel brukar 
stipendier delas ut till elever som är duktiga i något ämne från en 
stiftelse. Utdelningar från stiftelser kan göras under andra former, som 
till exempel socialförvaltningens utdelningar ur de stiftelser som de har 
ansvar att förvalta vars syfte är att gå till sociala ändamål, d.v.s. till 
behövande. 
 
 

---

70 
 
Kommunen delar även ut ett antal stipendier, till exempel kultur-, idrott, 
ungdomsledarstipendiet. Dessa har inte med stiftelser (se ovan) att göra 
utan det är något som kommunen själv finansierar som en slags belöning 
för de utvalda. Kommunen har även ett antal priser såsom Lundapokalen 
och miljöbragden som inte finansieras av medel från någon stiftelse utan 
av kommunen. 
Tabell 50 Dokumenthanteringsplan - Hantera stiftelser och fonder  
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Testamente, gåvobrev och 
Stiftelseakt. 
Bevaras. 
Uppdelning på avvecklade och 
andra urkunder. 
aktuel a stiftelser. Urkunder ska 
bevaras i de format de 
inkommer i.  
Permutationsbeslut. 
Stiftelseakt. 
Bevaras. 
Ändring av sådana föreskrifter 
som Kammarkol egiet ska pröva 
enligt kapitel 6 § 1 i 
stiftelselagen. Övriga ändringar 
prövas av länsstyrelsen. 
Beslut kring avveckling från 
Stiftelseakt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Länsstyrelsen. 
Registreringsbesked från 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Länsstyrelsen. 
Besked från Skatteverket om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
organisationsnummer. 
Årssammandrag för 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
samförvaltning, årsbokslut för 
enskilda stiftelser samt 
revisionsberättelse. 
Placeringspolicy. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Förändringar i portföljen. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ansökningshandlingar. 
Stiftelseakt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut av KSAU om utdelning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ansökningshandlingar. 
Stiftelseakt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut om utdelning. 
W3D3/Akt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut av stipendiater. 
W3D3/Akt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
3.1.3  Hantera kapitalförvaltning 
Hantering av till exempel värdepapper och aktier. Vad gäller aktier gäller 
det främst ägande i kommunala bolag. Placeringar i värdepapper görs 
främst för pensionsenhetens räkning. 
Tabell 51 Dokumenthanteringsplan - Hantera kapitalförvaltning 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Aktiebrev. 
W3D3, närarkiv 
Bevaras. 
Ingen 
Finansfunktionen. 
information. 
Styrdokument såsom bolagsordning, 
W3D3/akt. 
Bevaras. 
Ingen 
ägardirektiv, konsortialavtal, 
information. 
aktieägaravtal. 
Placeringspolicy. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen 
information. 
Handelsnota/avräkningsnota. 
Raindance 
Bevaras. 
Ingen 
information. 
Årsbesked. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen 
information. 
 
 

---

71 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Marknadsvärdering. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen 
information. 
Rapport til  KS. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen 
information. 
 
 
 
 

---

72 
 
3.2  Trygghet och säkerhet 
3.2.1  Leda och administrera kriser 
Den centrala krisledningen har till uppgift att vid behov stödja Lunds 
kommuns förvaltningar/bolag/förbunds krishantering genom att på 
central nivå samordna och kommunicera händelsen. Den centrala 
krisledningen aktiveras även vid behov av intern krishantering på 
Kommunkontoret. 
Den centrala krisledningsorganisationen tar sin utgångspunkt i 
Kommunkontorets ordinarie organisationsstruktur och beslutsvägar, 
med grund i politiskt beslutad Central krisledningsplan. Syftet med detta 
är att säkerställa kompetens och att underlätta omställningen till 
krishantering. Den centrala krisledningsorganisationens medlemmar 
finns till största del på Kommunkontoret, men kompletteras med 
kompetenser från andra förvaltningar. 
Den centrala krisledningen hanterar kriser i tre olika krislägen; störning, 
allvarlig händelse och extraordinär händelse. Beredskapsfunktionerna 
för central krisledning (beslutsfattare, tjänsteperson och kommunikatör i 
beredskap) är kommunövergripande resurser som är verksamma och 
inriktade mot krishantering dygnet runt. 
Tabell 52 Dokumenthanteringsplan - Leda och administrera kriser 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Ledningsgruppsprotokol .  W3D3/papper  Bevaras. 
Ingen information. 
Samverkansprotokoll. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Utvärderingar. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Dagboksanteckningar. 
One note. 
Bevaras. 
Anteckningar som dokumenterar 
förloppet av en kris och arbetet med 
den ska bevaras som ett sätt att 
beskriva verksamheten. 
3.2.2  Analysera behovet av och hantera säkerhetsskydd 
När ärenden inkommer från andra myndigheter som berör 
säkerhetsskydd med särskilt hög säkerhetsklass handhas detta av 
Enheten för trygghet och säkerhet. I de fall då informationen är av ett 
sådant slag att den berör sträng sekretess, exempelvis rörande rikets 
säkerhet, handläggs ärendet med hjälp av datorer och skrivare som inte 
är nätverkskopplade och lagras inlåsta på krypterade hårddiskar. 
Merparten av dessa ärenden hanterar Enheten för trygghet och säkerhet 
som en expertfunktion i kommunen, för andra förvaltningar och bolags 
räkning. Handlingarna ägs då inte av Kommunkontoret utan tillhör den 
andra partens arkiv. 
Enheten för trygghet och säkerhet tar även fram 
säkerhetsskyddsanalyser, vars syfte är att identifiera om och i så fall vad 
 
 

---

73 
 
som faller inom ramen för lagrummet för säkerhetsskydd och den 
kommunala verksamheten, och som därför behöver skyddas särskilt. 
Med tanke på sekretessen upprättas därför ärenden i W3D3 som 
beskriver ärendet och sekretessen, samt var handlingarna går att 
återfinna. Själva handlingarna tillförs däremot inte ärendet. 
Säkerhetsskydd regleras av Säkerhetsskyddslagen (1996:627). 
Tabell 53 Dokumenthanteringsplan - Analysera behovet av 
säkerhetsskydd 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering  Kommentar 
Säkerhetsskyddsanalyser.  Nätverksplats/papper.  Bevaras. 
Sekretess. Förvaras i 
säkerhetsskåp. Ärendet 
registreras i W3D3 utan att 
handlingar läggs in i 
systemet. 
 
 
 
 

---

74 
 
3.3  Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-
administration 
3.3.1  Förhandla och administrera kol ektivavtal 
Såväl arbetsgivaren som fackliga organisationer kan komma med 
framställan om kollektivavtal. Kommunkontoret förhandlar för 
arbetsgivaren. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott fattar beslut och 
tecknar kollektivavtal. 
Tabell 54 Dokumenthanteringsplan - Förhandla och administrera 
kollektivavtal 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Framstäl an om förhandling. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Förhandlingsprotokol  lokal 
W3D3/papper.  Bevaras. 
Kopia av KSAU:s beslut samt 
tvist. 
kol ektivavtalet biläggs. 
Förhandlingsprotokol  från SKR,  W3D3/papper.  Bevaras.  
Ingen information. 
central tvist. 
3.3.2  Administrera central löneöversyn 
Löneöversynen inleds med dialoger inom arbetsgivaren och mellan 
arbetsgivaren och fackliga organisationer om behov och utmaningar som 
kan omhändertas inom löneöversynen. Kommundirektören fastställer 
därefter övergripande inriktning för löneöversyn. Kommundirektören 
avslutar löneöversyn enligt dialogmodell. Löneöversyn enligt traditionell 
modell fastställs genom tecknande av kollektivavtal av 
kommunstyrelsens arbetsgivarutskott. 
Tabell 55 Dokumenthanteringsplan - Administrera central 
löneöversyn 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Kal else til  överläggning.  HR-avdelningens 
Får gal ras 2 
Ingen information. 
nätverksplats/e-post. 
månader efter 
överläggningen. 
Överläggningsprotokol . 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan även benämnas 
löneöversynsprotokoll. 
Gäl er både 
kommunövergripande 
nivå och på 
förvaltningsnivå. Ett 
samlingsärende förs för 
hela årets löneöversyn. 
Arbetsgivarutskottets 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
(AGU) avsiktsförklaring. 
Beslut av AGU om 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
inriktning för 
löneöversyn. 
Uppgift om facklig 
Förhandlingsmodulen.  Ska gal ras efter 
Begärs in årligen inför 
til hörighet för samtliga 
genomförd 
löneöversyn och gal ras 
medarbetare. 
löneöversyn. 
efter genomförd 
löneöversyn. 
Faststäl else. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Förhandlingsfullmakt. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
 
 

---

75 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Förhandlingsprotokol , 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
traditionel  förhandling. 
Avstämningsprotokol . 
W3D3. 
Bevaras. 
Kommunövergripande. 
Ett samlingsärende förs 
för hela årets 
löneöversyn. 
Faststäl else av nya 
W3D3. 
Bevaras. 
Ett samlingsärende förs 
löner. 
för hela årets 
löneöversyn. 
Lönekartläggning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Tas fram via systemet 
MIA. Slutprodukt 
diarieförs. 
Statistik ur 
Nätverksplats. 
Får gallras när 
Statistikuttaget görs till 
förvaltningens 
den inte längre 
viss del i modulen 
löneöversyn som 
behövs i 
”förhandla” i HR-
fungerar som 
verksamheten. 
portalen. 
förhandlingsunderlag. 
Resultat/statistisk från 
Nätverksplats. 
Uppgifterna får 
Ingen information. 
löneöversynen. 
gal ras när de 
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Utvärderingsrapporter. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
3.3.3  Administrera kommuncentral samverkan 
Arbetsgivaren och fackliga företrädare hanterar samverkansfrågor i 
enlighet med Lunds kommuns samverkansavtal. Den centrala 
samverkansgruppen sammanträder vid nio tillfällen per år. 
Kommundirektören är sammankallande och ordförande. 
På ett övergripande plan förs en strukturerad dialog mellan fackförbund 
och arbetsgivare. På individplanet förs minst en gång om året ett 
medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare vid vilket handlingar 
upprättas. Vid varje arbetsplats ska det hållas arbetsplatsträffar (APT). 
Tabell 56 Dokumenthanteringsplan - Administrera kommuncentral 
samverkan 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Kal else til  central 
W3D3. 
Bevaras. 
Innehål er känsliga 
samverkansgrupp (CeSam). 
personuppgifter. 
Protokoll från central 
W3D3. 
Bevaras.  
Innehål er känsliga 
samverkansgrupp (CeSam). 
personuppgifter. 
Rapport från facklig 
Papper. 
Rapporten får gal ras när den  Innehål er känsliga 
organisation med namn 
inte längre behövs i 
personuppgifter. 
och fördelning av tid. 
verksamheten. Den ska 
gal ras senast 2 år efter 
avslutat uppdrag. 
Underrättelse om vem 
Nätverksplats.  Underrättelser ska gallras när  Innehål er känsliga 
som är fackligt 
de inte längre behövs i 
personuppgifter. 
förtroendevald respektive 
verksamheten, dock senast 2 
skyddsombud. 
år efter avslutat uppdrag. 
3.3.4  Representera kommunen vid förhandlingar inom HR-området 
Fackförbund inkommer med en förhandlingsframställan till HR- 
avdelningen på Kommunkontoret. HR-avdelningen genomför 
 
 

---

76 
 
förhandlingen, vilken protokollförs. Utredningsunderlaget ägs av den 
förvaltning som tvisten berör som bevarar dem hos sig och hanterar 
eventuell sekretess. 
Tabell 57 Dokumenthanteringsplan - Representera kommunen vid 
förhandlingar inom HR-området 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Framställan lokal förhandling. 
W3D3. 
Bevaras. 
Innehål er känsliga 
personuppgifter. 
Förhandlingsprotokol  lokal 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehål a sekretess. 
tvist. 
Innehål er känsliga 
personuppgifter. 
Överläggningsprotokol . 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehål a sekretess. 
Innehål er känsliga 
 
personuppgifter. 
Brev från SKL angående central  W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehål a sekretess. 
tvist. 
Innehål er känsliga 
personuppgifter. 
Förhandlingsprotokol  SKL 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehål a sekretess. 
central tvist. 
Innehål er känsliga 
personuppgifter. 
Protokoll från förhandlingar 
W3D3. 
Bevaras. 
Kan innehål a sekretess. 
enligt Medbestämmandelagen 
Innehål er känsliga 
(MBL). 
personuppgifter. 
Anmälan av ny facklig 
Närarkiv. 
Anmälan får gal ras 
Innehål er känsliga 
företrädare och 
när den inte längre 
personuppgifter. 
skyddsombud. 
behövs i 
verksamheten. 
 
 
 
 

---

77 
 
3.4  Näringslivsutveckling 
3.4.1  Förbättra företagsklimatet 
Processen syftar till att förbättra företagsklimatet för såväl befintliga som 
potentiella företag i Lunds kommun. 
Processen initieras i inriktningsdokumentet där insatser och aktiviteter 
bestäms. Aktiviteter kan exempelvis vara utbildning, utveckling av e-
tjänster med mera. 
Processen innebär samarbete med flera förvaltningar inom Lunds 
kommun bland annat vid upprättande av e-tjänster. Företagslotsens 
operativa verksamhet sköts primärt av Medborgarcenter enligt avtal, 
med stöd från Näringslivsavdelningen. 
Tabell 58 Dokumenthanteringsplan - Förbättra företagsklimatet 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Inriktningsdokument. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Avtal. 
W3D3. 
Bevaras. 
Avtal med Medborgarcenter. 
Mötesanteckningar 
Nätverksplats.  Gal ras när de inte 
Ingen information. 
och presentationer. 
längre behövs i 
verksamheten. 
Formulär på webben. 
Webbplats. 
Formulär av til fäl ig  Respektive förvaltning är 
betydelse får gal ras  ansvarig för sina e-tjänster. 
när de inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Texter på webben om 
Webbplats. 
Texter på webben 
Publiceras på 
företagande. 
får gallras när de 
https://www.lund.se/foretag 
ersätts av andra 
som är en kommungemensam 
texter. 
kanal. 
Utbildningsmaterial. 
Nätverksplats.  Gal ras när de inte 
Exempelvis deltagarlistor, 
längre behövs i 
presentationsmaterial  med 
verksamheten. 
mera. 
3.4.2  Bedriva strategisk samordning och samverkan – 
näringslivsutveckling 
Processen syftar till att erbjuda stöd för näringslivsutveckling i Lunds 
kommun i form av samordning och samverkan. Uppdraget initieras i 
projektplaner och utfallet återrapporteras till övriga samverkande 
parter. Aktiviteter kan exempelvis vara projektledning, representation i 
kluster och referensgrupper med mera Processen riktar sig till 
näringslivet, akademin, staden och regionen. 
Processen gäller innovationsplattformen Future by Lund och 
International Citizen Hub Lund – inom båda är Lunds kommun huvudman 
och driver processen tillsammans med externa parter – men också 
avdelningen Hållbar tillväxt i stort och den samverkan som drivs på 
liknande och gränsöverskridande sätt inom olika verksamhetsområden, 
på lokal, regional, nationell och internationell nivå. 
 
 

---

78 
 
Tabell 59 Dokumenthanteringsplan - Bedriva strategisk samordning 
och samverkan - näringslivsutveckling 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Projektplaner, 
Nätverksplatser. 
Får gal ras när de 
Ingen information. 
mötesanteckningar, 
inte längre behövs 
presentationer, uppföljning 
i verksamheten. 
och återrapportering. 
Nyhetsbrev och 
Active Campaign 
Får gal ras när de 
Exempelvis ”Senaste 
inbjudningar. 
och Apsis 
inte längre behövs 
nytt från Future by 
Newsletter Pro. 
i verksamheten. 
Lund” och ”Inbjudan 
God morgon Lund”. 
Avtal av vikt 
W3D3 och 
Bevaras. 
Följer process 2.3.3. 
avtalsdatabas.  
Avtal av mindre vikt 
W3D3 och 
Får gal ras när de 
Följer process 2.3.3. 
avtalsdatabas. 
inte längre behövs 
i verksamheten. 
3.4.3  Främja nyetablering och få befintliga företag att växa 
Processen syftar till att öka antalet nyetableringar av företag i Lunds 
kommun samt att få de befintliga företagen att växa. Processen initieras 
genom intresseförfrågningar eller genom proaktiv bearbetning – och 
avslutas på kundens initiativ. 
Processen inbegriper rådgivning och vägledning för befintliga företag och 
potentiella företagsetableringar. 
Processen riktar sig till såväl presumtiva som etablerade kontakter, på 
lokal, regional, nationell och internationell nivå. Processen genomförs på 
liknande och gränsöverskridande sätt inom olika verksamhetsområden 
inom avdelningen Hållbar tillväxt. 
Tabell 60 Dokumenthanteringsplan - Främja nyetableringar och få 
befintliga företag att växa 
Handlingstyp  Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Kundregister i 
Lime CRM. 
Uppgifter gal ras i samband med  Uppdateras 
CRM. 
att de uppdateras. 
löpande. 
Ärenden. 
W3D3/Akt. 
Bevaras.  
Ingen 
information. 
Avtal av vikt. 
W3D3. 
Bevaras.  
Följer process 
2.3.3. 
Avtal av mindre 
W3D3 el er 
Får gal ras när de inte längre 
Följer process 
vikt. 
nätverksplats. 
behövs i verksamheten. 
2.3.3. 
3.4.4  Marknadsföra Lund som etableringsort 
Processen omfattar marknadsföring av Lund/Lunds kommun som 
etableringsort. 
Processen initieras i strategidokument och löpande efter behov. 
Aktiviteter kan exempelvis vara nyhetsbrev, seminarium kampanjer på 
sociala medier, artiklar med mera. 
 
 

---

79 
 
Processen riktar sig till såväl presumtiva som etablerade kontakter, på 
lokal, regional, nationell och internationell nivå. Processen genomförs på 
liknande och gränsöverskridande sätt inom olika verksamhetsområden 
inom avdelningen Hållbar tillväxt, till exempel nyetableringar och 
talangattraktion. 
Tabell 61 Dokumenthanteringsplan – Marknadsföra Lund som 
etableringsort 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Strategidokument. 
Nätverksplats. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Webbsidor. 
Webb/Episerver.  Unik information av vikt 
Ingen information. 
ska bevaras, löpande. 
Rutinmässig information 
kan gal ras när den inte 
längre behövs i 
verksamheten. 
Nyhetsbrev. 
Apsis Newsletter  Bevaras.  
Ingen information. 
Pro. 
Sociala medier. 
 
Inlägg på sociala medier 
Inlägg som startar ett 
får gal ras när de inte 
ärende ska bevaras i 
behövs i verksamheten. 
respektive 
verksamhetssystem. Se 
process 2.6.1. 
Seminariehandlingar.  Nätverksplatser.  Får gal ras när de inte 
Handlingar vid 
längre behövs i 
arrangemang av 
verksamheten. 
seminarium så som 
program, deltagarlistor 
med mera. 
Ärenden. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 
 
 

---

80 
 
3.5  Arkivverksamhet 
3.5.1  Vårda, förvara och til gängliggöra allmänna handlingar och arkiv 
Här ingår rutiner för gallring, utlån och deponering. Även moment som 
digitalisering för bättre återsökning, bevarande (till exempel inskanning 
av fotografier och ritningar) kulturarvsportal, programverksamhet, göra 
arkivförteckningar sökbara på webben och andra aktiviteter för 
tillgängliggörande av arkiv. Häri ingår även beredskap och skydd av arkiv 
enligt arkivlagens 5-6 §§. 
För vård av digitala handlingar, se Lunds kommuns arkivreglemente. 
Handlingar gällande besökare så som besöksliggare, statistik med mera 
och handlingar gällande utställningar för stadsarkivets del upprättas av 
Arkivcentrum Syd. 
Sekretess för uppgift som är sekretessreglerad hos en myndighet som 
levererar handlingar till stadsarkivet förs sekretessen över (OSL 11 kap § 
6). 
Tabell 62 Dokumenthanteringsplan – Vårda, förvara och 
tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Ingen 
information. 
Arkivhandbok, ärendehandbok. 
W3D3 
Bevaras.  
Ingen information. 
Instruktioner av permanent 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
karaktär. 
Instruktioner av til fäl ig el er 
Nätverksplats.  Får gal ras när de inte 
Ingen information. 
ringa karaktär. 
längre behövs i 
verksamheten. 
Styrande dokument. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Katastrofplan. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Instruktioner vid kris. 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Avtal om deponering av 
W3D3 
Bevaras. 
Ingen information. 
Arkivmaterial. 
Intern utlåningsliggare för 
Pärm. 
Uppgifterna får gal ras  Ingen information. 
enskilda ärenden och handlingar. 
vid återlämnande. 
Avtal om utlån från 
W3D3. 
Uppgifterna får gal ras  Ingen information. 
arkivmyndigheten av överlämnat 
vid återlämnande.  
arkivmaterial som behövs i 
verksamheten. 
Avtal rörande utlån. 
W3D3. 
Uppgifterna får gal ras  Ingen information. 
vid återlämnande.  
Avtal om publicering av 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
arkivinformation. 
Fil til  Nationell Arkivdatabas 
Visual arkiv. 
Filen ska gallras när 
Ingen information. 
(NAD). 
Riksarkivet verifierat 
att de mottagit den. 
Databas. 
Databas.  
Bevaras. 
Ingen information. 
Ansökan om att få forska i 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
medicinsk dokumentation. 
Förbehål  vid forskning. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
 
 

---

81 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Ingen 
information. 
Godkännande från regional 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
etikprövningsnämnd om 
forskning. 
Til stånd att bedriva forskning. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
3.5.2  Ta emot arkivleveranser 
Mottagande av leveranser från kommunens nämnder och bolag till 
stadsarkivet/arkivmyndigheten enligt arkivlagens 9 och 14 §§, gällande 
dokumenthanteringsplaner eller avtal med respektive nämnd. Häri ingår 
även förtecknandet av arkiv enligt arkivlagens 6 §. 
Instruktioner för leverans finns på kommunens intranät, Inloggad, under 
fliken Arkivering. 
Permanent överförande av handlingar från eller till en annan myndighet 
enligt arkivlagens 15 §. För att överföringen ska få genomföras krävs ett 
beslut i kommunfullmäktige. Processen innefattar även tidsbegränsat lån 
eller förvaring. 
Tabell 63 Dokumenthanteringsplan – Ta emot arkivleveranser 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Underrättelse om leverans. 
Outlook. 
Får gal ras när den  Underrättelse ska göras vid 
inte längre behövs  större leveranser. Mindre 
i verksamheten. 
leveranser skickas via 
internposten. 
Leveranskvitto. 
Pärm. 
Bevaras. 
Upprättas av förvaltningen 
och ska al tid bifogas med 
själva leveransen. 
Stadsarkivet returnerar en 
påskriven digital kopia til  
förvaltningens 
kontaktperson. 
Anmärkningar. 
Outlook. 
Vid inaktualitet. 
Stadsarkivet går igenom 
leveransen. Har inte 
stadsarkivets instruktioner 
följts återsänds leveransen 
med anmärkningar. 
Arkivförteckning. 
Visual Arkiv.  Bevaras. 
Efter genomgång av leverans 
förtecknas volymerna som 
levererats. 
Begäran om övertagande av 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
handlingar. 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Protokollsutdrag/beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Avtal om lån/förvaring av 
W3D3. 
Bevaras. 
Avtalet gäl er tidsbegränsat 
handlingar. 
lån el er förvaring. Til  avtalet 
bifogas eventuel a 
gal ringsfrister. 
Protokollsutdrag/beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut om överlämnande av 
W3D3. 
Bevaras. 
Se Lagen om överlämnande av 
allmänna handlingar för 
al männa handlingar för 
förvaring externt. 
förvaring (2015:602). 
 
 

---

82 
 
3.5.3  Bedriva tillsyn 
Enligt arkivlagen 7 § och arkivförordningen 5 § ska arkivmyndigheten 
utöva regelbunden tillsyn gentemot kommunens förvaltningar och bolag. 
Tillsynen ska alltid följas upp. Observera att kommunstyrelsen delegerar 
tillsynsansvaret till stadsarkivet. Tillsynen utförs enligt en särskild rutin 
och mall framtagen av arkivmyndigheten. 
Tabell 64 Dokumenthanteringsplan – Bedriva tillsyn 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Meddelande om tillsyn. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Til synsrapport. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Begäran om yttrande. 
W3D3. 
Bevaras. 
Stadsarkivet begär in 
yttrande från 
förvaltningen/bolaget. 
Til synsprotokol . 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Yttrande från den verksamhet som varit 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
föremål för til syn. 
 
 
 
 

---

83 
 
3.6  Ceremonier, utmärkelser och priser 
3.6.1  Förrätta borgerliga vigslar, begravningar och andra ceremonier 
I Lunds kommun förrättas vigslar i Rådhuset av en av Länsstyrelsen 
förordnad vigselförrättare. Vid vigseln ska två vitten över 15 år närvara. 
Efter vigseln får paret ett vigselbevis. Vigselförrättaren undertecknar ett 
intyg om vigsel som skickas till Skatteverket där registreringen i 
folkbokföringen sker. 
Borgerlig begravning innebär en minnesstund utan deltagande av 
religiösa samfund. Formerna för den borgerliga begravningen saknar 
fastställda regler och ritualer. I Lunds kommun finns flera borgerliga 
begravningsförrättare. Länsstyrelsen utser begravningsombud som 
granskar dem som ansvarar för begravningsverksamheter. Bland annat 
undersöker ombuden hur begravningar fungerar för dem som inte til hör 
Svenska kyrkan. 
Tabell 65 Dokumenthanteringsplan - Förrätta borgerliga vigslar, 
begravningar och andra ceremonier 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Borgerliga vigslar 
Förslag på vigsel- och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingår oftast i 
registreringsförrättare 
kommunfullmäktiges protokol  
samt val av vigsel- och 
registreringsförrättare. 
Förteckning över vigsel- 
Papper. 
Gal ras när den 
Til handahål s även av 
och 
inte längre 
Länsstyrelserna 
registreringsförrättare. 
behövs i 
verksamheten. 
Anmälan, vigsel. 
Papper. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Bokning av vigsel via e-
Abou/Artvise. 
Gal ras 
Bokning via e-tjänst förvaras 
tjänst, mejl el er telefon. 
automatiskt ur 
även i Abou – övriga endast i 
systemen när 
Artvise. 
den inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Vigselbevis. 
Nätverksplats.  Bevaras.  
Ingen information. 
Intyg om 
Arkivbox. 
Bevaras. 
Intygen om hindersprövning förs 
hindersprövning. 
til  vigselprotokollet. De förvaras 
i arkivbox i Rådhuset och skickas 
til  stadsarkivet i januari varje år. 
Intyg om vigsel. 
Arkivbox. 
Bevaras. 
Original skickas til  Skatteverket 
och kopia til  stadsarkivet. 
Kommunens fakturering 
Nätverksplats.  Gal ras efter 7 år.  Förvaras på nätverksplats hos 
av förrättningen. 
Medborgarcenter. 
Förrättarens fakturering 
Skåp, 
Gal ras efter 1 år. 
Förvaring och gal ringsfrist gäl er 
av förrättningen. 
Medborgar-
kopior. Originalblankett med 
center. 
bilagor skickas til  Länsstyrelsen i 
januari årligen. 
Sammanställning av årets  Nätverksplats.  Gal ras när de 
Ingen information. 
vigslar utanför rådhuset. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Vigselprotokoll. 
 
Bevaras. 
Ett exemplar skickas till 
Länsstyrelsen, ett exemplar 
 
 

---

84 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
bevaras och levereras till 
stadsarkivet. 
Borgerlig begravning 
Förordnande av 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingår oftast i 
begravningsombud. 
kommunfullmäktiges protokol . 
Förslag till 
 
Gal ras när de 
Ingen information. 
begravningsombud. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Ersättningsblankett för 
 
Bevaras hos 
Ombuden lämnar in blankett til  
arvodering (med bilaga). 
löneservice. 
kommunalrådssekreterare. 
Konteringslapp sätts på 
blanketten som attesteras och 
skickas til  lön. En kopia bevaras i 
pärm, se nedan. 
Kopia av 
Pärm på 
1 år. 
Hanteras som extra säkerhet. 
ersättningsblankett för 
kontor. 
arvodering med bilaga. 
3.6.2  Hantera utmärkelser, donationer och priser 
Den här processen beskriver hanteringen av handlingar som upprättas 
och inkommer under och beslutas av kommunstyrelsen gällande 
utmärkelser, donationer och priser, det vill säga utdelningar som inte 
kommer från stiftelser eller fonder. 
Donationer = Gäller sådana donationer som inte utdelas från stiftelser 
eller fonder utan som kommunen själv finansierar. 
Priser/utmärkelser = Dessa finansieras inte av medel från någon 
stiftelse, utan av kommunen, exempelvis miljöbragden. 
Hanteringen av priser som delas ut av andra nämnder finns i respektive 
process för varje nämnd, exempelvis finns hanteringen av Lundapokalen 
under kultur- och fritidsnämndens kärnverksamheter. 
Tabell 66 Dokumenthanteringsplan - Hantera utmärkelser, 
donationer och priser 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Nomineringar. 
W3D3. 
Bevaras. 
Nomineringar til  bland annat 
miljöbragden.  
Sammanfattningar av 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
nomineringar. 
Riktlinjer för utdelning. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Beslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Pressmeddelanden. 
Akt. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 
 
 

---

85 
 
3.7  Mark och exploatering 
Mark- och exploateringsprocessen består av en rad olika ärendetyper. 
•  Köp och försäljning av kommunal mark 
•  Medverkan i fastighetsbildning och förättningsärenden 
•  Upprättande av olika former av avtal 
•  Plangenomförande 
•  Lokaliserings- och etableringsärenden 
•  Förhandlingar och utredningar 
•   Övriga ärenden som berör exploatering, såsom kalkyler med 
mera. 
3.7.1  Hantera fastigheter 
3.7.1.1  Förvärv av fastighet 
Förvärv av fastigheter, utreda fastigheters förutsättningar, värdera 
fastigheter, förhandla om ersättning samt upprätta förvärvshandlingar 
för fastigheten. Förberedelse för beslut i nämnden och ansökan om 
eventuella tillstånd. 
Handlingarna förvaras även i Antura när arbetet bedrivs i 
exploateringsprojekt. 
Reglering finns huvudsakligen i: 
•  Förordningen (1975:1139) om tillämpningen av lagen 
(1975:1132) om förvärv av hyresfastighet med mera 
•  Lag (1982:352) om rätt till fastighetsförvärv för ombildning till 
bostadsrätt eller kooperativ hyresrätt 
•  Jordabalken (1970:994) 
•  Lag (2000:224) om fastighetsregister 
•  Lag (1994:448) om pantbrevsregister 
•  Lag (1995:1393) om kommunal lantmäterimyndighet 
•  Lag (2000:224) om fastighetsregister 
Tabell 67 Dokumenthanteringsplan - Hantera fastigheter 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Besiktningsrapport. 
W3D3. 
Gal ras 10 år efter  Ingen information. 
godkänd 
slutbesiktning. 
Markmiljörapport. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Geoteknisk rapport. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Delegationsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Nämndbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Kommunstyrelsebeslut och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunfullmäktigebeslut. 
Köpeavtal. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 

---

86 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Ansökan om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
lantmäteriförrättning. 
Ansökan om lagfart. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Bekräftelse av ansökan om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
lantmäteriförrättning. 
Beslut från Lantmäteriet. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Meddelande om laga kraft. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Köpebrev. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Verksamhetskarta. 
Verksamhetskarta.  Uppgifter som är 
Verksamhetskartan är 
inaktuel a gal ras 
ett digitalt verktyg som 
när de ersätts av 
beskriver vem som äger 
nya uppgifter. 
kommunens mark.  
3.7.1.2  Mark och exploatering – Förädling/utveckling av kommunalägd 
mark 
I avtal med exploatörer eller fastighetsägare regleras ansvar och 
förutsättningar för den kommande planeringen och utbyggnaden av 
detaljplan. I processen ingår även att skriva andra separata avtal med till 
exempel berörda fastighetsägare, rättighetsinnehavare et cetera. 
Regleras i: 
•  Lag (2014:899) om riktlinjer för kommunala markanvisningar 
•  Plan och bygglagen (2010:900) 
•  Plan och byggförordningen (2011:338) 
Tabell 68 Dokumenthanteringsplan - Mark och exploatering - 
Förädling/utveckling av kommunalägd mark 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Begäran om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
planläggning. 
Tjänsteskrivelse med 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess och känsliga och/el er extra 
underlag. 
skyddsvärda personuppgifter kan 
förekomma.  
Delegationsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Nämndbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
3.7.1.3  Försäljning av fastighet 
Processbeskrivning: 
Försäljning av fastigheter genom att utreda fastigheters förutsättningar, 
värdera fastigheter samt upprätta försäljningshandlingar. Förberedelse 
för beslut i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Processen innefattar 
även användandet av ett försäljningsupplägg som säkrar framtida 
byggnation. 
Regleras i: 
•  Förordning (1996:1190) om överlåtelse av statens fasta egendom 
•  Jordabalken (1970:994) 
•  Kommunallagen (2017:725) 
 
 

---

87 
 
•  Fastighetsbildningslagen (1970:988) 
Tabell 69 Dokumenthanteringsplan - Försäljning av fastighet 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering 
Kommentar 
Utdrag ur fastighetsregistret. 
Nätverksplats.  Gal ras när de inte 
Utredning av 
längre behövs i 
fastigheters 
verksamheten. 
förutsättningar, biläggs 
köpekontraktet. 
Värderingsutlåtande. 
W3D3. 
Bevaras. 
Sekretess. 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Delegationsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Nämndbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Kommunstyrelsebeslut och 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
kommunfullmäktigebeslut. 
Arrendeavtal. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Köpeavtal. 
Akt/W3D3. 
Bevaras. 
Originalet är i 
pappersformat. En 
digital version skapas 
och knyts til  W3D3. 
Ansökan om 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
fastighetsbildning. 
Beslut från Lantmäteriet. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Meddelande om laga kraft. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ansökan om lagfart. 
W3D3 
Bevaras.  
Ingen information. 
3.7.1.4  Överföring av fastighet el er del av fastighet inom Lunds kommuns 
förvaltningar 
Processbeskrivning: Byte, övertagande och överlämnande av fastigheter 
med organisationer i Lunds kommun. 
Regleras i interna dokument. 
Tabell 70 Dokumenthanteringsplan - Överföring av fastighet eller del 
av fastighet inom Lunds kommuns förvaltningar 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Överenskommelse om överföring av fastighet.  W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
3.7.1.5  Nyttjanderätt för fastighet 
Processbeskrivning: Processen omfattar upplåtelser av mark med 
nyttjanderättsavtal, lägenhetsarrende, anläggningsärende samt övriga 
markupplåtelseavtal. 
Regleras i: 
•  Jordabalken (1970:994) 
•  Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter 
Tabell 71 Dokumenthanteringsplan Nyttjanderätt för fastighet 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Nyttjanderättsavtal. 
W3D3/avtalspärm.  Bevaras.  
Innehål er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter 
 
 

---

88 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Lägenhetsarrende. 
W3D3/avtalspärm.  Gal ras 2 år efter 
Innehål er extra 
avslutat arrende. 
skyddsvärda 
personuppgifter 
Anläggningsärende. 
W3D3/avtalspärm.  Gal ras 2 år efter 
Innehål er extra 
avslutat arrende. 
skyddsvärda 
personuppgifter 
Markupplåtelseavtal.   W3D3/avtalspärm.  Bevaras.  
Innehål er extra 
skyddsvärda 
personuppgifter 
3.7.1.6  Förvalta skogs- och lantbruk med fastighet el er del av fastighet 
Processbeskrivning: Underhåll och skötsel av jordbruksmark, vägar, 
diken och dräneringssystem i de fall det inte ingår i arrendatorns 
underhållsansvar och vid behov. Förvaltning av kommunens 
skogsinnehav i enlighet med skötselplaner och skogsbruksplan. 
Regleras i: 
•  Lag (1979:425) om skötsel av jordbruksmark 
•  Jordabalken (1970:994) 
•  Skogsvårdslagen (1979:429) 
Tabell 72 Dokumenthanteringsplan - Förvalta skogs- och lantbruk 
med fastighet eller del av fastighet 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras.  
Ingen information. 
Nämndbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Delegationsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Erbjudande av 
W3D3. 
Gal ras när det 
Erbjudande/kompensation på 
jordbruksarrende. 
inte längre 
grund av exploatering av mark. 
behövs i 
verksamheten. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Arrendeavtal. 
W3D3/avtalspärm.  Gallras 2 år 
Löpande arrendetid. Förvaras i 
efter avslutat 
avtalspärm om avtalet sträcker 
arrende. 
sig längre än 1 år. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Arrendekontrakt för 
W3D3/avtalspärm.  Gallras 2 år 
Regleras skötseln av 
jordbruksmark. 
efter avslutat 
jordbruksmarken. Förvaras i 
arrende. 
avtalspärm om avtalet sträcker 
sig längre än 1 år. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Servitutsavtal, 
W3D3/avtalspärm.  Bevaras. 
Även avtal gällande markintrång 
skötselavtal och/el er 
av jordbruksmark för fiber, vatten 
betesavtal. 
och avlopp, el, tele med mera. 
Förvaras i avtalspärm om avtalet 
sträcker sig längre än 1 år. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
 
 

---

89 
 
Handlingstyp 
Förvaring 
Reglering 
Kommentar 
Säsongskontrakt/-
W3D3. 
Bevaras. 
Innehål er extra skyddsvärda 
avtal. 
personuppgifter. 
Ramavtal. 
W3D3. 
Gallras 2 år 
Gäl ande bestäl ning och 
efter 
rapportering av skogsåtgärder. 
avtalstidens 
utgång. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Kal else til  möte. 
Nätverksplats. 
Gal ras när det 
Från vägsamhäl ighetsförening, 
inte längre 
gemensamhetsanläggningar – 
behövs i 
dikningsföretag, vägsamfällighet. 
verksamheten. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Protokoll. 
W3D3. 
Gal ras när det 
Från vägsamfäl ighetsförening, 
inte längre 
gemensamhetsanläggningar – 
behövs i 
dikningsföretag, vägsamfällighet. 
verksamheten. 
Även gäl ande avverkning. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Överklagande av 
W3D3. 
Bevaras. 
Överklagande i form av 
beslut. 
synpunkter från til  exempel 
grannar, kan även initieras av 
förvaltningen. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Omprövningsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
För kännedom, från Mark- och 
miljödomstolen avseende til  
exempel dikningsföretag. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Prövningstil stånd. 
W3D3 
Bevaras. 
Från Mark- och 
miljööverdomstolen. 
Domstolsbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Innehål er extra skyddsvärda 
personuppgifter. 
Skötselplaner. 
W3D3. 
Gallras 2 år 
Ingen information. 
efter 
upphörande. 
Traktdirektiv. 
Nätverksplats. 
Gal ras när det 
Beskriver de åtgärder som 
inte längre 
behövs avseende skogsåtgärder. 
behövs i 
verksamheten. 
Ekonomisk 
Nätverksplats. 
Gal ras när det 
Ingen information. 
sammanställning.  
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
Försäljningsrapport. 
W3D3. 
Gal ras när det 
Gäl er försäljning av virket. 
inte längre 
behövs i 
verksamheten. 
3.7.2  Exploateringsavtal 
Diskussionen med motparten startar i samrådsfasen. 
Exploateringsavtalet förhandlas genom detaljplaneprocessen. Avtalet 
beslutas alltid före antagande av detaljplan. När förhandlingen avslutas 
 
 

---

90 
 
vidtar gängse hantering av ärendet. Kommunstyrelsen fattar beslutet om 
inte avtalet innehåller sådana fastighetsöverlåtelser som överskrider 50 
miljoner. Från 50 miljoner och uppåt är det kommunfullmäktige som tar 
beslut. 
Arbetsdokument hanteras i Antura. 
Reglering: Plan och bygglagen (2010:900), kommunens markpolicy. 
Tabell 73 Dokumenthanteringsplan - Exploateringsavtal 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ekonomisk säkerhet. 
Akt/W3D3. 
Bevaras. 
Analogt samt digitalt. 
Nämndbeslut. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Kommunstyrelsebeslut och 
W3D3. 
Bevaras. 
KF vid fastighetsöverlåtelser från 
kommunfullmäktigebeslut. 
50 mkr. 
Exploateringsavtal. 
Akt/W3D3. 
Bevaras. 
Originalet är i pappersformat. En 
digital version skapas och knyts 
til  ärendet i W3D3. 
Avtal om genomförande. 
Akt/W3D3 
Bevaras 
Ersätts med exploateringsavtal. 
Avsiktsförklaring. 
Akt/W3D3. 
Bevaras. 
Ersätts med exploateringsavtal. 
Ansökan om fastighetsbildning.  W3D3. 
Bevaras. 
 Ingen information. 
Beslut från lantmäteriet. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Meddelande om laga kraft. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Ansökan om lagfart. 
W3D3 
Bevaras.  
Ingen information. 
3.7.3  Markanvisningar 
Tre förfaranden förekommer: direktanvisning, jämförelseförfarande och 
markanvisningstävling. 
Arbetsmaterial hanteras i Antura. 
Reglering: Lag (2014:899) om riktlinjer för kommunala 
markanvisningar, kommunens markpolicy. 
Tabell 74 Dokumenthanteringsplan - Markanvisningar 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Tjänsteskrivelse. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
Intresseanmälan. 
E-tjänst. 
Gal ras. 
Gal ras när markanvisningsavtal har 
tecknats. 
Intresseanmälningarna utgör en 
prekvalificering där intressenten 
beskriver hur de möter upp de krav 
som stäl s i markanvisningen. 
Anbud 
E-
Bevaras. 
Vinnande anbud registreras i W3D3. 
tjänst/W3D3. 
Beslut fattas av Kommunstyrelsen.  
Kommunstyrelsebeslut.  W3D3. 
Bevaras. 
Genomförandeuppdrag samt beslut om 
til delning. 
Förfrågningsunderlag. 
Nätverksplats.  Bevaras. 
Ingen information. 
PM – Hål barhet. 
W3D3. 
Bevaras. 
Ingen information. 
 
 

---

91 
 
Handlingstyp 
Förvaring  Reglering  Kommentar 
Markanvisningsavtal. 
W3D3/Akt. 
Bevaras. 
Avtalet innebär en exklusiv rätt att 
förhandla med kommunen och leder, 
under förutsättning att 
överenskommelse uppnås, til  arrende- 
och köpeavtal. 
 
 
 

---

Document Outline

• Ny reglering
• Inledning
• Tillämpning
  • Revision av informationsredovisningen
• Klassificeringsstruktur för Kommunstyrelsen i Lunds kommun, KS 1:2024.
• Om sekretess
• Om gallring
• En förklaring till kolumnerna i informationsredovisningen
• Tillgänglighetsanpassning
• Handlingstyper som förekommer i de flesta processer
• 1 Styrande verksamheter
  • 1.1 Politisk styrning
    • 1.1.1 Fatta politiska beslut
    • 1.1.2 Fatta beslut på delegation
    • 1.1.3 Använda mål- och ekonomistyrning
    • 1.1.4 Hantera val av förtroendevalda
  • 1.2 Verksamhetsledning
    • 1.2.1 Organisera och fördela arbete och ansvar
    • 1.2.2 Bedriva arbete i projektform
    • 1.2.3 Samverka och förhandla
    • 1.2.4 Skapa en bra arbetsmiljö
    • 1.2.5 Genomföra löneöversyn
  • 1.3 Systematiskt kvalitetsarbete
    • 1.3.1 Upprätta och följa upp styrdokument
    • 1.3.2 Genomföra och följa upp intern kontroll
    • 1.3.3 Säkra, mäta och förbättra verksamhetskvalitet
  • 1.4 Tillsyn av kommunens verksamhet
    • 1.4.1 Hantera tillsyn av tillsynsmyndighet
    • 1.4.2 Hantera revision
• 2 Stödjande verksamheter
  • 2.1 Ekonomiadministration
    • 2.1.1 Hantera löpande bokföring och fakturering
    • 2.1.2 Hantera ekonomisk statistik
    • 2.1.3 Hantera inkommande bidrag
    • 2.1.4 Hantera taxering
    • 2.1.5 Hantera inkassoverksamhet
  • 2.2 Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-administration
    • 2.2.1 Rekrytera
    • 2.2.2 Hantera lön och anställning
    • 2.2.3 Administrera pensioner
    • 2.2.4 Hantera förtroendevaldas uppdrag, arvode och ersättningar
    • 2.2.5 Rehabilitera medarbetare
  • 2.3 Upphandling
    • 2.3.1 Genomföra upphandling och direktupphandling
    • 2.3.2 Avropa från ramavtal
    • 2.3.3 Följa upp och förvalta avtal
  • 2.4 IT, lokalförsörjning, säkerhet och intern service
    • 2.4.1 Hantera lokalförsörjning
    • 2.4.2 Hantera drift och användning av lokaler
    • 2.4.3 Förvalta och införa verksamhetssystem, teknisk infrastruktur och administrera informationssäkerhet
    • 2.4.4 Samordna säkerhet och beredskap
    • 2.4.5 Hantera anmälningar rörande skada och stöld
    • 2.4.6 Administrera inventarier
    • 2.4.7 Administrera fordon
  • 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar
    • 2.5.1 Registrera och redovisa allmänna handlingar
    • 2.5.2 Hantera begäran om utlämnande av handling
    • 2.5.3 Bevara och gallra allmänna handlingar samt förstöra patientjournal efter beslut av IVO
    • 2.5.4 Genomföra pliktleveranser
  • 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog
    • 2.6.1 Kommunicera internt och externt
    • 2.6.2 Representation, evenemang och samarbeten
  • 2.7 Juridik
    • 2.7.1 Hantera överklaganden av kommunens beslut
    • 2.7.2 Besvara yttranden, remisser och samråd
    • 2.7.3 Hantera mål i allmän domstol
    • 2.7.4 Hantera visselblåsartjänst
  • 2.8 Dataskydd och personuppgiftshantering
    • 2.8.1 Hantera och kontrollera personuppgiftsbehandlingar
    • 2.8.2 Hantera och utreda personuppgiftsincidenter
• 3 Kärnverksamheter
  • 3.1 Ekonomi och fastigheter
    • 3.1.1 Hantera inlån, utlån och borgen
    • 3.1.2 Hantera stiftelser och fonder
    • 3.1.3 Hantera kapitalförvaltning
  • 3.2 Trygghet och säkerhet
    • 3.2.1 Leda och administrera kriser
    • 3.2.2 Analysera behovet av och hantera säkerhetsskydd
  • 3.3 Löne- och personaladministrativ verksamhet och HR-administration
    • 3.3.1 Förhandla och administrera kollektivavtal
    • 3.3.2 Administrera central löneöversyn
    • 3.3.3 Administrera kommuncentral samverkan
    • 3.3.4 Representera kommunen vid förhandlingar inom HR-området
  • 3.4 Näringslivsutveckling
    • 3.4.1 Förbättra företagsklimatet
    • 3.4.2 Bedriva strategisk samordning och samverkan – näringslivsutveckling
    • 3.4.3 Främja nyetablering och få befintliga företag att växa
    • 3.4.4 Marknadsföra Lund som etableringsort
  • 3.5 Arkivverksamhet
    • 3.5.1 Vårda, förvara och tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv
    • 3.5.2 Ta emot arkivleveranser
    • 3.5.3 Bedriva tillsyn
  • 3.6 Ceremonier, utmärkelser och priser
    • 3.6.1 Förrätta borgerliga vigslar, begravningar och andra ceremonier
    • 3.6.2 Hantera utmärkelser, donationer och priser
  • 3.7 Mark och exploatering
    • 3.7.1 Hantera fastigheter
      • 3.7.1.1 Förvärv av fastighet
      • 3.7.1.2 Mark och exploatering – Förädling/utveckling av kommunalägd mark
      • 3.7.1.3 Försäljning av fastighet
      • 3.7.1.4 Överföring av fastighet eller del av fastighet inom Lunds kommuns förvaltningar
      • 3.7.1.5 Nyttjanderätt för fastighet
      • 3.7.1.6 Förvalta skogs- och lantbruk med fastighet eller del av fastighet
    • 3.7.2 Exploateringsavtal
    • 3.7.3 Markanvisningar

---