Dnr AM2019-269
Arkivbeskrivning för ArkDes (Statens centrum för arkitektur och
design)
Beslutad 2019-11-14
Reviderad 2021-11-11
Myndighetens til komstår och uppdrag
Arkitekturmuseet bildades den 1 juli 1978 då stiftelsen Sveriges arkitekturmuseum
övergick till statligt huvudmannaskap. År 2013 fick myndigheten en ny instruktion (SFS
2013:171) och i samband med detta ändrades namnet till Statens centrum för arkitektur
och design, ArkDes.
Myndighetens uppdrag omfattar bland annat:
- att stärka kunskapen om och främja intresset för arkitekturens, formens och
designens värden och betydelse för samhällsutvecklingen,
- att vara en nationell mötesplats för aktörer inom sitt område,
- att driva och stödja utställningsverksamhet och annan pedagogisk och
debatterande verksamhet,
- att vårda, förteckna, vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv berika
samlingarna, vilka omfattar de föremål som har samband med myndighetens
uppgifter inom arkitekturområdet,
- att hålla samlingarna tillgängliga för verksamheten.
Myndighetens organisation
Överintendenten är myndighetschef och beslutar ArkDes Arbetsordning.
Arkivredovisning
I enlighet med Riksarkivets föreskrift om arkivredovisning, RA-FS 2008:4, ska varje
myndighet fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten. Den
översta nivån består av verksamhetsområden, indelade i styrande respektive stödjande
verksamheter samt en eller flera kärnverksamheter. Den nedersta nivån består av de
processer i verksamheten som avsätter allmänna handlingar. ArkDes
klassificeringsstruktur började gälla den 1 januari 2013. Under hösten 2017
kompletterades den med processbeskrivningar som beskriver vad som initierar och
avslutar en process samt de aktiviteter som vanligtvis ingår.
I klassificeringsstrukturen ingår sex verksamhetsområden:
1. Leda, styra och planera verksamheten
2. Stödja och administrera verksamheten
3. Bevara och samla in
4. Tillgängliggöra samlingar och bedriva utåtriktad verksamhet
5. Hantera forskning och kunskapsuppbyggnad
6. Hantera övergripande samarbeten och projekt
I verksamhetsområde 1. Leda, styra och planera verksamheten ingår de processer som
utförs för att övergripande styra och planera hur myndighetens uppdrag och verksamhet
genomförs. Verksamhetsområde 2. Stödja och administrera verksamhet innehåller de
processer som utförs för att administrera exempelvis ekonomi, personal och löner,
besöksstatistik samt upphandlingar.
Verksamhetsområdena 3. Bevara och samla in, 4. Tillgängliggöra samlingar och bedriva
utåtriktad verksamhet, 5. Hantera forskning och kunskapsuppbyggnad samt 6. Hantera
övergripande samarbeten och projekt innehåller de processer som utförs inom ramen för
myndighetens uppdrag.
I myndighetens dokumenthanteringsplan redovisas sambandet mellan processer,
handlingsslag och handlingstyper jämte uppgifter om hur handlingstyperna ska hanteras
avseende till exempel diarieföring, bevarande/gallring samt förvaring.
Sökmedel till arkivet
Nedan redovisas sökmedel för de arkiv som utgör allmänna handlingar från ArkDes
verksamhet och förvaras i myndighetsarkivet. Allmänna handlingar kan via registrator
sökas fram och begäras ut av allmänheten enligt Offentlighetsprincipen.
Museets samling eller föremål som lämnats till myndigheten uteslutande för förvaring
och vård eller forsknings- och studieändamål, utgör inte allmänna handlingar hos ArkDes
enligt 2 kap. 14 § 3 TF och redovisas därför inte nedan.
- Arkivförteckningen förd enligt allmänna arkivschemat omfattar handlingar
tillkomna i verksamheten mellan 1 juli 1978 och 2012.
- Klassificeringsstrukturen används som utgångspunkt för den arkivredovisning
som omfattar handlingar tillkomna från och med år 2013.
- Dokumenthanteringsplanen redovisar processer, handlingsslag och hanteringen
av ingående handlingstyper.
- Uppgifter om diarieförda ärenden från och med år 2009 kan återsökas i
diarieföringssystemet ACTA. Sökbegrepp är bland annat ärendemening och
avsändare/mottagare. Diarieförda ärenden från perioden 1994–2008 kan
återsökas i en Filemaker-databas. Åren 1977–1993 fördes diariet på papper och
finns bevarat i serie C2 i myndighetens arkivförteckning.
- Det personaladministrativa systemet Primula fungerar som en sökingång till
information om myndighetens anställda och personalakter. Sökbegrepp är bland
annat namn och personnummer.
- Information om myndighetens ekonomiska redovisning kan återsökas i det
ekonomiadministrativa systemet Agresso. Sökbegrepp är till exempel
kostnadsställe, kontonummer samt namn på leverantör.
Sida
2 av
3
Sekretessbestämmelser
Lagrum i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) som är av relevans vid prövning av
utlämnande av allmän handling hos myndigheten är bland annat:
- 19 kap 3§ för uppgifter i upphandlingsärenden, till exempel i inkomna anbud
- 39 kap 1–2§§ för uppgifter i den personaladministrativa verksamheten, till
exempel läkarintyg och rehabiliteringsutredningar
- 40 kap 3§ för uppgifter i biblioteksverksamheten, omfattande uppgift i register
om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställning
Gallringsregler
ArkDes tillämpar Riksarkivets generella gallringsbeslut omfattande:
- Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1997:6
- Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2019:1
- Handlingar vid upphandling, RA-FS 2013:1
- Räkenskapsinformation, RA-FS 2018:10
Myndighetens tillämpning av de generella gallringsbesluten redovisas i
dokumenthanteringsplanen
Överlämnande av arkiv från annan myndighet el er enskild
ArkDes förvarar stiftelsens Sveriges arkitekturmuseum arkiv från perioden 1962 till den
30 juni 1978. Till viss del har handlingarna från föregångarens verksamhet blandats in i
de äldsta delarna av myndighetsarkivet, exempelvis i serie F2 Handlingar rörande
utställningar.
Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet
Inga leveranser till arkivmyndigheten har gjorts.
Arkivverksamhetens organisation
Myndighetschefen är arkivansvarig. Myndighetens registrator ansvarar för det löpande
arbetet med att registrera och arkivera handlingar samt uppdatera arkivredovisningen.
Sida
3 av
3
