VON 2021 00198 2 Informationshanteringsplan VON 2022 1209621 2 1.pdf

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 19 link to page 46 link to page 46

link to page 53 link to page 60 link to page 61 link to page 62

Vård- och omsorgsnämnden har funnits som myndighet i Sundsvalls kommun sedan 2020-01-01 efter beslut i Kommunfullmäktige 2018-09-24
(KS-2018-00526-1). Nämnden ombildades från Socialnämnd till Vård- och omsorgsnämnd med ansvar för vård och omsorg, stöd och omsorg
med delat ansvar för sysselsättning inom ramen för LSS samt Hälso- och sjukvård.
Myndighetens föregångare
Före 2020-01-01 tillhörde berörda verksamheter Socialnämnden som, enligt datum som ovan, beslutades upphöra från och med 2019-12-31. I
Socialnämnden ingick även fler verksamheter som, vid nämndsförändringen, flyttades över till en nybildad nämnd, Individ- och
arbetsmarknadsnämnden.
Myndighetens organisation och historik
Vård- och omsorgsnämnden är en nybildad nämnd med ansvar för hemtjänst, särskild boende för äldre, hemsjukvård och verksamheter inom stöd
och omsorg utifrån LSS-lagstiftningen. Vid tillkomsten gavs även myndigheten ansvar för ett verksamhetsstöd som delas med Individ- och
arbetsmarknadsnämnden. Initialt delades ansvaret för äldreomsorgen upp i fyra geografiska områden där en Områdeschef hade ansvaret för all
verksamhet inom respektive område. Under hösten 2021 har dock en annan organisatorisk indelning gjorts där titeln Områdeschef ändrats till
Verksamhetschef och organisationen i stället bygger på verksamhetsinriktning i stället för geografisk indelning. Idag finns därför följande
verksamhetsområden inom myndigheten:
 Hemtjänst
 Särskilt boende för äldre
 Hälso- och sjukvård
 Myndighetsutövning
 Stöd och omsorg
Nämnden är ansvarig för all verksamhet inom dess område. Förvaltningsdirektör är direkt underställd nämnden och för varje verksamhetsområde
enligt ovan finns en Verksamhetschef som är ansvarig. Verksamhetschef är underställd direktör och ingår i förvaltningens ledning. Under varje
verksamhetschef finns ett antal enhetschefer med ansvar för att just deras del av verksamhetsområdet fungerar och drivs effektivt och med god
kvalitet. Utöver dessa är två Medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS) och en Medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) direkt
underställda förvaltningsdirektör samt ett verksamhetsstöd innefattande kansli, kvalitet och utveckling samt ekonomi och analys som stödjer
såväl Vård- och omsorgsnämnden som Individ- och arbetsmarknadsnämnden.
4

Myndighetens verksamhet
Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för att fullgöra kommunens ansvar för socialtjänstens uppgifter och insatser utifrån gällande lagar och
bestämmelser avseende målgruppen äldre och personer med psykiska eller fysiska funktionsnedsättningar. Nämnden ansvarar även för de hälso-
och sjukvårdsuppgifter som ingår i nämndens verksamhet. I detta ansvar ingår att bedriva hemtjänst till personer som inte själv till fullo kan klara
sin vardag i ordinärt boende, tillgodose behovet av särskilda boenden för äldre som inte längre kan klara av att bo i ordinärt boende med stöd
samt att bedriva hemsjukvård enligt avtal med Regionen. Dessutom ansvarar nämnden för att fullgöra socialtjänstens uppgifter och insatser för
personer med fysiska och psykiska funktionshinder enligt 9 § punkterna 2-10 i enlighet med bestämmelserna i lag (1993:387) om stöd och
service till vissa funktionshindrade.
Vård- och omsorgsnämnden samverkar med bland annat Barn- och utbildningsförvaltningen, Kultur och fritidsförvaltningen,
Kommunstyrelsekontoret, Region Västernorrland samt övriga nämnder och aktörer i samhället i den mån det är påkallat för att fullgöra sitt
uppdrag samt om det i övrigt särskilt efterfrågas.
Sekretess
Vård- och omsorgsnämndens uppdrag omfattas av stark sekretess i den del som rör enskildas vård och omsorg och behov av eller rätt till insatser.
Sekretessen styrs främst av 25 och 26 kapitlen Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400). Handlingar som omfattas av denna sekretess är t.ex
journaler, utredningar och beslut som rör enskildas personliga förhållanden.
Bestämmelser för myndighetens verksamhet
Vård- och omsorgsnämndens kärnverksamhet styrs framför allt av följande lagstiftning:
 Socialtjänstlagen (2001:453)
 Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30)
 LSS (1993:387)
 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
 Patientdatalagen (2008:355)
 Förvaltningslagen (2017:900)
 Kommunallagen (2017:725)
5

Källor till arkivbeskrivningen
 Beslut om organisatoriska förändringar av nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration samt socialnämnden (KS-2018-
00526)
 Kommunens reglemente (KS-2020-00460)
Indelning efter klassificeringsstruktur
I nämndens informationshanteringsplan ska klassificeringsstrukturen som kommunens förvaltningar använder för att registrera och diarieföra
handlingar ingå. Klassificeringsstrukturen utgår från en struktur som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, vars huvudmän är Sveriges
Kommuner och Regioner (SKR), samt Riksarkivet har tagit fram. Arkivmyndigheten har gjort anpassningar i strukturen för Sundsvalls kommun.
Klassificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang för att ge en överskådligare bild av hur olika verksamheter och information hänger
samman och vilka beröringspunkter de har. Nivåerna i en klassificering går från det övergripande till det specifika och presenteras i form av
punktnotation; ju fler siffror desto närmare kärnverksamheten. På alla nivåer produceras och förvaras dokument av olika slag och de skall
sorteras utifrån denna klassificeringsstruktur. Om myndighetens information klassificeras på rätt sätt skapas förutsättningar för en väl fungerande
informationshantering med bra möjlighet till återsökning och återanvändning av myndighetens samlade information. Den kan i stora drag liknas
vid en diarieplan och det är den struktur som används vid diarieföring i public-360 och vid en påkoppling till e-arkiv.
Allmänt om arkiv- och dokumenthantering
Arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar ger Vård- och omsorgsförvaltningen ett preciserat ansvar för sitt arkiv.
Vård- och omsorgsförvaltningen ska ansvara för:
 Att dokumenthanteringen sker på ett sätt som garanterar informationens äkthet och beständighet under den tid handlingarna ska bevaras
 Att handlingar registreras på ett sätt som främjar framtida återsökning
 Att hålla arkivhandlingar rensade och avgränsade från övrig information
 Att besluta om gallring av arkiverade handlingar och i förekommande fall genomföra gallringen
 Skydda arkivet mot förstörelse
6

 Redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning
Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn.
Gallring, aktrensning och överlämnande
Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas.
Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Fristen räknas i regel från utgången av det år under
vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Informationshanteringsplanen fungerar som gallringsbeslut för de uppräknade
informationstyperna efter att den beslutats i nämnden.
Sundsvall är en av de kommuner där alla handlingar i personakter ska bevaras för forskningsändamål. Detta innebär att akter inte gallras ut hos
oss. Handlingar i en personakt som inte längre är aktuell ska dock inte ligga kvar synliga i socialregistret hur länge som helst utan ska efter fem
år, i stället för att gallras, översändas till kommunarkivet för bevarande. I samband med detta rensas de ut från det digitala verksamhetssystemet
och sparas ner i digital form och skickas tillsammans med fysisk akt till kommunarkivet för bevarande. Närmare information om detta förfarande
finns under avsnittet ”Praktisk anvisning för hantering av personakter inom Vård- och omsorgsförvaltningen”.
Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och inte skall bevaras. Det kan till
exempel röra sig om minnesanteckningar, kallelser till träff etc. Sådant som inte är allmän handling och som inte heller utgör en gallringsåtgärd.
Ansvarig handläggare sköter aktrensning löpande och som senast i samband med ett ärendes avslut.
Överlämnande av handlingar till kommunarkivet enligt denna informationshanteringsplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för
handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling mm skall då fattas av
kommunarkivet.
IT och arkiv
7

En stor del av förvaltningens Informationshantering sker idag i digital form. Även personakter förs till största delen i ett digitalt
verksamhetssystem. Med anledning av detta kommer Vård- och omsorgsförvaltningen i samarbete med arkivmyndigheten arbeta för att den
långsiktiga arkiveringen framåt ska kunna ske digitalt genom s.k E-arkiv. För att detta skall vara möjligt behövs regler och rutiner upparbetas och
denna informationshanteringsplan är den del av detta arbete.
Säkerhetsklassning
Informationshanteringsplanen ska inkludera en säkerhetsklassning av alla dokument för att identifiera känslig och kritisk information.
Säkerhetsklassningen ska hjälpa verksamheten att välja rätt åtgärder för att skydda information. Den sker utifrån fyra olika perspektiv;
Konfidentialitet (K), Riktighet (R), Tillgänglighet (T) och Spårbarhet (S). Det finns dessutom fyra olika konsekvensnivåer i klassningssystemet.
 Konfidentialitet – Vad kan konsekvenserna bli ifall informationen läcker ut till obehöriga? Ju större konsekvens desto högre
skattning/säkerhetsklassning
 Riktighet – Vad kan konsekvenserna bli ifall informationen är felaktig eller inaktuell?
 Tillgänglighet – Vad kan konsekvenserna bli ifall någon (som är behörig) inte får tillgång till informationen?
 Spårbarhet – Finns det krav på att kunna spåra händelser i systemet? Vad kan konsekvensen bli ifall det inte går att spåra en händelse?
Det finns 5 olika konsekvensnivåer, Sundsvalls kommunkoncern använder sig av skyddsnivåerna 0-4:
0= Ingen skyddsnivå. Medför ingen negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar, eller på enskild individ.
1= Grundläggande skyddsnivå. Medför måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar, eller på enskild individ.
2= Utökad skyddsnivå. Medför betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar, eller på enskild individ.
3= Hög skyddsnivå. Medför allvarlig negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar, eller på enskild individ.
4= Mycket hög skyddsnivå (enligt säkerhetsskyddslagstiftning). Kan medföra skada på Sveriges säkerhet
Det perspektiv som förvaltningens bedömning av konsekvensnivå utgår främst ifrån är eventuell skada för individ (brukare, klient) då den största
delen av vår dokumentation handlar om enskilda personer och omfattas av stark sekretess.
8

Fastställande av plan och ändringsbeslut
Informationshanteringsplanen är att betrakta som ett levande instrument. Den kan behöva ändras när myndighetens verksamheter ändrar innehåll
eller om sättet att dokumentera förändras och utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring eller om andra förändringar gällande
dokumenttyper och gallringsregler föreslås bör dessa förslag underställas nämnden. Sådana ändringar ska även ske i samråd med
kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition, uppräkning av handlingstyper till olika aktiviteter eller liknande kan i regel
beslutas av administrativ personal inom förvaltningen med ansvar för dokumenthantering. Eventuellt i samråd med kommunarkivet vid behov.
Praktisk anvisning för hantering av personakter inom Vård- och omsorgsförvaltningen
Personakten utgör grunden för dokumentation i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera
personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering av utredning (ansökan/anmälan), själva utredningen och beslut,
verkställda insatser rörande den enskilde samt uppföljning av dessa. En akt är idag uppdelad i en fysisk del som förvaras i arkivet och en digital
som förs i aktuellt verksamhetssystem.
Med socialakt avses de handlingar som bildas under kontakt med Vård- och omsorgsförvaltningen. Inom vissa av våra verksamheter förs även
Patientjournaler. Dessa ska föras och förvaras åtskilda från de personakter som förs inom t.ex äldreomsorgen.
Som tidigare beskrivits tillhör Sundsvall en av de kommuner där all dokumentation i ärenden som omfattar enskilda ska bevaras och vi gallrar
därför inte personakter. Men eftersom bevarandet sker utifrån forskningens behov och inte för Vård- och omsorgsförvaltningens får akterna inte
vara tillgänglig för Vård- och omsorgsförvaltningen under längre tid än de handlingar som gallras. De ska därmed överlämnas till
arkivmyndigheten utifrån samma frist som gallring annars skulle göras. När en akt skickats till kommunarkivet övertar de ansvaret för
handlingarna och fattar även beslut om hur handlingarna ska hanteras så som t.ex sekretess-prövning vid utlämnande av handling. Enskilda som
begär ut handlingar som förvaras i kommunarkivet ska hänvisas till arkivmyndigheten med sin begäran.
En personakt som överlämnats till kommunarkivet kan som regel inte lånas tillbaka till Vård- och omsorgsförvaltningen utan att det finns
särskilda skäl till det. Sådan förfrågan får då ställas direkt till ansvariga vid kommunarkivet.
9

Leverans av akt
Leverans av akt sker normalt till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning gjorts i akten (närmare information finns under respektive avsnitt i
informationshanteringsplanen nedan). Om en person avlider kan akten levereras till kommunarkivet innan denna tidsfrist gått ut, så länge man
tillser att ärendet är avslutat och stängt och ingen fortsatt handläggning eller åtkomst av data är nödvändig.
Varje akt ska levereras i särskilt omslag som förses med anteckning om personnummer och namn. Om många akter levereras samtidigt ska de
sorteras i födelsenummerordning. Alla leveranser till kommunarkivet ska åtföljas av en leveransreversal med en förteckning över de handlingar
som överlämnas. Akterna levereras i väl förseglat kuvert eller i lådor.
Att läsa informationshanteringsplanen
De två första kolumnerna Beteckning/Punktnotation samt Process/handläggning är tagna från kommunens gemensamt beslutade
klassificeringsstruktur och anger var i verksamheten handlingen hör hemma, på övergripande nivå eller nära kärnverksamheten. Den tredje
kolumnen Beskrivning/information/handlingar beskriver vilka handlingar eller information som kan finnas inom varje process. Resterande
kolumner beskriver:
-
Om informationen innehåller personuppgifter eller ej
-
Informationssäkerhetsklassning (se avsnitt säkerhetsklassning ovan)
-
Vilket format informationen har; kan vara både analogt (papper) och digitalt (verksamhetssystem till exempel)
-
Hur/var handlingen förvaras (både fysiskt och digitalt i förekommande fall)
-
Om informationen ska bevaras eller är gallringsbar
-
Tidsfrist för när akt ska skickas till kommunarkiv för slutförvaring och i vilket skick de översänds
2. Generella hanteringsanvisningar
10

Nedan listas sådana handlingstyper som inte hör till en specifik verksamhet/process utan förekommer i många olika processer. Vid diarieföring
eller arkivering sorteras varje handlingstyp i den process den tillhör.
Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
Handlingstyper som förekommer i flera processer (bokstavsordning)
Public 360/ kansliets
Avtal, kontrakt och
diarium samt information
Papper
Bevaras
3 år
överenskommelser
om avtalet i
PDF-A
avtalsdatabasen.
Exempelvis:
reklam
korrespondens av uppenbart tillfällig eller ringa
betydelse
handlingar för kännedom
Handlingar som inte leder till
Vid inaktualitet
handlingar som är obegripliga eller meningslösa för
åtgärd
verksamheten
handlingar som ligger utanför myndighetens
verksamhetsområde
inkommande allmänna synpunkter som inte leder
till någon åtgärd
Handlingar rörande möten, kurser,
Vid inaktualitet
Exempelvis:
konferenser etc.
kallelser
dagordningar
deltagarförteckningar
närvarolistor
korrespondens om mötestider
anmälningar till externa och interna kurser
seminarier och konferenser
kursinbjudningar
deltagarbekräftelser
underlag/presentationer
11

Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
Ärendehanteringssystem/P
Korrespondensen kan exempelvis ske genom brev,
ublic 360 och kansliet
inlägg i sociala medier, SMS, e-tjänster eller e-
diarium
postmeddelanden. Muntlig information av vikt, till
exempel via ett telefonsamtal, dokumenteras i en
tjänsteanteckning och diarieförs eller läggs in i
relevant verksamhetssystem. Avser det exempelvis
Korrespondens, av vikt
Bevaras
PDF-A
enskild vårdtagare/klient skall tillföras dennes
personakt.
Korrespondens av vikt ska bevaras. Korrespondens
av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras vid
inaktualitet, se nedan.
Information som inkommer via t ex telefon, SMS
eller andra kommunikationskanaler och som leder
till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand
innan den inkomna handlingen får gallras.
Korrespondens av ringa betydelse
Vid inaktualitet
Informationen får gallras under förutsättning att
inkommen begäran bifalles utan inskränkning och
om den i övrigt inte är av intresse eller betydelse
för verksamheten.
Manualer/lathundar,
rutinbeskrivningar, handböcker,
Vid inaktualitet
anvisningar
Bevaras om minnesanteckningen tillför sakuppgift.
Minnesanteckningar
PDF-A
Gallras annars vid inaktualitet.
Kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att
Vid inaktualitet, se
det inte påförts anteckning som kan tillföra
Mottagnings- och delgivningsbevis
anmärkning
ärendet sakuppgift. Bör bevaras så länge ärendet
pågår, inklusive eventuell överklagandetid.
12

Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
Mötesanteckningar/protokoll, från
Ärendehanterings-
Bevaras
PDF/A
Protokoll eller mötesanteckningar från
ledningsgrupper samt övriga som
system/Public 360
ledningsgrupper (t.ex. förvaltningsledning,
innehåller beslut
kommundirektion, funktionsstyrgrupper), samt
övriga protokoll eller mötesanteckningar som
innehåller beslut eller unik information av direkt
betydelse för verksamheten ska bevaras. Gäller
även kallelser, dagordning och deltagarlista i de fall
de förekommer. Kan diarieföras löpande i ett
samlingsärende årsvis.
Mötesanteckningar/Protokoll
Vid inaktualitet/se anm.
Protokoll eller mötesanteckningar från
Övriga
avdelningsmöten, personalmöten,
informationsmöten och interna
verksamhetsmöten kan gallras vid inaktualitet, om
de inte innehåller beslut eller unik information av
direkt betydelse för verksamheten.
Mötesanteckningar/protokoll som är av ringa eller
tillfällig betydelse kan gallras.
Plan (styrdokument)
Public 360
Bevaras
3 år
PDF/A
Planer kan fastställas vanligen på
tjänstemannanivå, av befattningshavare som har
befogenhet att göra det (ex kommundirektören,
en förvaltningsdirektör eller en befattningshavare
med koncernansvar som ekonomidirektören eller
HR-direktören). Diarieförs alltid under 0 (Leda-
Styra-Organisera) i den process styrdokumentet
tillhör. Se även 1.2.2.1. Eventuell förstudie samt
beslut rörande styrdokument ska diarieföras
tillsammans med styrdokumentet. Se kommunens
riktlinjer för styrdokument.
Rapporter
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Exempelvis slutrapporter, sammanställningar och
handlingar från utredningar.
13

Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
Regler (styrdokument)
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Remisser, svar på
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Riktlinjer (styrdokument) som
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
kommuniceras andra myndigheter
Riktlinjer, interna arbetsmaterial
Gallras
Vid inaktualitet
Statistik som innehåller unik
Sammanställningar och eget framtagen statistik
Bevaras
PDF-A
information om verksamheten
rörande verksamheten ska bevaras.
Statistik, övrig
Gallras vid inaktualitet
Strategi (styrdokument)
Public 360
Bevaras
PDF-A
Strategier fastställs på politisk nivå (KF, KS Nämnd).
Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Organisera) i
den process styrdokumentet tillhör. Se även
1.2.2.1. Förstudie samt beslut rörande
styrdokument ska diarieföras tillsammans med
styrdokumentet. Se kommunens riktlinjer för
styrdokument.
Ärendehanteringssystem/
Med tjänsteanteckning avses sådana anteckningar
Public 360
som handläggaren gör för att komplettera ärendet
Tjänsteanteckningar
Bevaras
PDF-A
med uppgifter som behövs för att fatta beslut, en
tjänsteanteckning medför alltså att det tillkommer
14

Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
uppgifter i sak. Tjänsteanteckningen ska registreras
med ärendet.
Utskrifter ur databaser och andra
Vid inaktualitet
verksamhetssystem
Uppgifter och register
Vid inaktualitet
Exempelvis:
fält i databaser/system som inte tillför något i sak
eller är av vikt för verksamheten
felaktiga uppgifter i register
förteckningar över licenser/programvaror
IP-adresser
register över kontaktpersoner
telefonlistor
adresslistor
uppgifter om närmast anhörig
checklistor, t.ex. när uppgifter uppdateras löpande
och efter behov
Felaktiga uppgifter får endast vara skrivfel,
räknefel eller motsvarande förbiseenden.
Fotografier/ bilder, filmer och ljudupptagningar – förekommer i flera processer
Se kommentar
Följande information kan gallras vid inaktualitet:
Dubbletter eller snarlika versioner av bilder och
JPEG/
Fotografier/bilder, filmer och
filmer.
MPEG/
ljudupptagningar av tillfällig eller
Bilder, filmer eller ljudupptagningar med ringa
TIFF/
ringa betydelse
informationsinnehåll som inte tillför sakuppgift
PDF/A
eller är av vikt för verksamheten.
Avsaknad av relevant metadata rörande bilder,
15

Beskrivning / Information/handlingar
Bevaras / Gallringsfrist
Leveransfrist kommunarkivet
Format vid arkivering
Anmärkning
Förvaring
filmer eller ljudupptagningar kan också vara grund
för gallring.
Fotografier/bilder, filmer och
Bevaras
*Det behöver utredas hur filmer och
ljudupptagningar som hör till ett
ljudupptagningar som hör till ärende i Procapita/
ärende* eller i övrigt har ett
Treserva som inte kan sparas där idag men bör
bevarandevärde
bevaras kan diarieföras och arkiveras.
JPEG/
Bilder, filmer respektive ljudupptagningar som ska
MPEG/
bevaras ska förvaras tillsammans med
TIFF/
register/dokumentation:
PDF/A
fotograf m.m.
datering
plats
motiv
personer som avbildas eller är inspelade
ev. koppling till diarienummer eller liknande
16

Projekthandlingar som kan förekomma i flera processer
Projekthandlingar enligt Sundsvalls kommuns projektmodell. I alla projekt ska de obligatoriska dokumenten bevaras och diarieföras. Som deltagare i externa projekt med annan part används ofta annan projektmodell. Motsvarande
dokument hanteras i de fallen enligt denna plan. Övrigt förekommande handlingar ska hanteras enligt anvisningar i respektive process och förvaras i projektmapp eller projektets diarieärende. Beroende på hur stort projekt som bedrivs kan
man välja att diarieföra samtliga projekthandlingar som ska bevaras. Större projekt kan förvaras i mappstruktur, enligt projektmodell. Ansvarig för rätt hantering av projekthandlingar under projekttiden samt arkivering av avslutade projekt
är projektägare om inget annat anges. Observera att EU-projekt hanteras enligt andra bestämmelser.
Projektspecifikation
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Förstudierapport
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Projektdirektiv
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Projektplan
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Statusrapport
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Projektslutrapport
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Restlista
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Original i diariet. Kopia i ev projektpärm, mappstruktur, projektdatabas
Personkontrakt
Projekt-mapp på M:
Gallras vid inaktualitet
Kan gallras vid projektets slut
Ändringsbegäran
PDF/A
Projektets mappstruktur  Bevaras
PDF/A
på M:
Ändringslogg
Excel
Projektets mappstruktur  Bevaras
PDF/A
på M:
Öppna frågor
Projektets mappstruktur  Bevaras
PDF/A
på M:
Intressentlista
Projektets mappstruktur  Gallras vid inaktualitet
på M:
Kommunikationsplan
Projektets mappstruktur  Bevaras
PDF/A
på M:
Tids- resursplan
PDF/A
Projektets mappstruktur  Bevaras
PDF/A
på M:
Budget och uppföljning
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Avtal, Korrespondens, Protokoll
Se generella hanteringsanvisningar
17

Dokumentation rörande projektorganisation
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
Till exempel projektets sammansättning,
projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare
och deltagare, tidplaner, tilldelade
resurser (fastställda budgetramar),
budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet.
Informationen kan ingå i obligatoriska handlingar (se ovan) eller vara kompletterande bilagor.
Utvärderingar
PDF/A
Public 360
Bevaras
PDF/A
3. Gemensamt verksamhetsstöd
Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
1.1.3
Vård- och omsorgsnämnden
Kallelse,
Hantera
1.1.3.1
föredragningslista
Ja
K3 R3 T2 S3
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
nämndsprocessen
till AU/Nämnd
*Ett tjänsteutlåtande skrivs
oftast av en handläggare och
utgör en bakgrund och ett
förslag till beslut som ska
Tjänsteutlåtande*
Nej
K2 R2 T2 S2
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
fattas av nämnd/styrelse.
och bilagor
Tjänsteutlåtande registreras
under sin hemmahörande
process och kopplas till
nämnd-/styrelseärendet.
Meddelanden gallras efter 90
Utskick av
dagars inaktivitet. Användare
sekretesshand-
med sundsvall.se adress
Gallras efter
lingar inför
Ja
K3 R3 T2 S3
PDF
Sakom
gallras också vid inaktivitet
90 dagar.
nämnd/utskott
Originalhandling bevaras i
socialakt samt i Public 360
18

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
1.4
Demokrati och insyn
Begäran om allmän
Tillhandahålla allmän
Diarieförs endast vid
1.4.1.1
handling, utan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
PDF
Outlook
Vid inaktualitet
handling
sekretess eller vid avslag
sekretess
Begäran om allmän
handling, med
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Kansliets diarium
PDF
Public360
Bevaras
3 år
PDF-A
sekretess,
Avslag på begäran
om allmän handling
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Kansliets diarium
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
Överklagade beslut
av att ta del av
*Överklagande av
allmän handling.
Kansliets
individärenden sparas i
Överklagade beslut
Rättidsprövning
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
3 år
Papper/PDF-A
diarium*
personakt och inte i kansliets
Skrivelse till/från
diarium.
överprövande
myndighet
1.4.1.2
Hantera personuppgifter
Register
*Utdrag ur systemet diarieförs
Registerförteckning
Ja
K1 R2 T2 S2
Central databas
Revideras
3 år*
Sundsvall.se
årligen i public360.
Anmälan av ny
E-tjänst för nya
Kan gallras när uppgifterna
personuppgiftsbeha
Ja
K1 R2 T2 S2
E-tjänst
personuppgiftsbe Vid inaktualitet
flyttats över till
ndling till
handlingar/ Excel
register.sundsvall
registerförteckning
22

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Personuppgiftsbiträ
Påskrivet avtal skickas till
desavtal inkl.
Ja
K1 R2 T2 S2
Papper
Public360
Bevaras
3 år
PDF-A
registrator omgående
bilagor
Anmälan av
Gallras, se
Endast incidenter som
personuppgiftsincid
Ja
K1 R2 T2 S2
E-tjänst
2 år
anmärkning
anmäls till IMY diarieförs.
enter
Anmälan av
personuppgiftsincid
enter
Ja
K1 R2 T2 S2
Public360
Bevaras
3 år
PDF-A
till IMY
Anmälan av
dataskyddsombud
till IMY
Ja
K1 R2 T2 S2
Public360
Bevaras
3 år
PDF-A
*Ansökan och svar som finns
i e-tjänsten gallras efter 1 år.
Begäran om
Public 360/ E-
Begäran och svar som till/
registerutdrag
tjänst för
från Vård- och
Ja
K3 R3 T2 S3
Gallras*
1 år
Besvara begäran om
registerutdragsför
omsorgsnämnden diarieförs i
registerutdrag
frågan
public 360. Behöver utredas
vidare om även dessa kan
gallras eller bör bevaras.
1.4.1.3
Hantera skyddad identitet
Rutin för hantering
Förmedlas till förvaltningen
av personer med
Revideras vid
Nej
K1 R1 T1 S1
Word/PDF
M:
via samarbetsrum och
skyddade
inaktualitet
uppdateras vid behov
personuppgifter
1.4.2
Offentlig dialog
23

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2.1.2.1
Hantera och registrera inkommande/utgående handlingar/ärenden
Klassificeringsstruk-
Nej
K1 R2 T1 S1
Word
Public 360
Revideras
tur
*Se korrespondens av vikt
Vård- och
under generella hänvisningar.
E-post av
omsorgsförvaltni
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
E-post Outlook
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
betydelse*
ngens kansli
E-post som avser enskild
diarium
vårdtagare/klient skall tillföras
dennes personakt
*Se korrespondens av ringa
E-post av ringa
Direkt vid
Nej
K1 R1 T1 S1
Papper
Pärm
e-post Outlook
Levereras ej
betydelse under generella
betydelse*
inaktualitet
hänvisningar
En sammanställning som
Vård- och
görs i ett urval från uppgifter i
Upprättad
omsorgsförvaltni
ett register eller databas och
handling/sammanst
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
ngens kansli
som sedan skall användas
ällning
diarium
som bilaga eller underlag till
annan handling
En sammanställning som
Upprättad
görs i ett urval från uppgifter i
Gallras vid
handling/sammanst
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
Word
Levereras ej
ett register eller databas och
inaktualitet
ällning
som sedan skall användas
som arbetsmaterial
Inkomna cirkulär
och meddelanden,
Pärm på
Gallras vid
handlingar för
Nej
K2 R2 T2 S2 Papper
e-post
Public 360
Levereras ej
respektive enhet
inaktualitet
kännedom, övrig
allmän information
Gäller sammanställningar av
Postlistor
Nej
K2 R2 T2 S2
PDF
Outlook
Vid inaktualitet
ärenden i public360 som ska
skickas till journalister etc.
26

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Certifikat (M-
Information och hantering
katalog)
behöver utredas vidare.
Information och hantering
Licenser
Ja
behöver utredas vidare.
2.3
HR/ Personal
Rutinbeskrivning
Revideras
Finns även i samarbetsrum
2.3.1.0
Leda-styra-organisera
Nej
K1 R1 T1 S1
Word
N:
Nej
personal
löpande
och på inloggad
Protokoll från
Gäller hela förvaltningen.
Hantera samverkan enligt
samverkan
Förvaltningens
2.3.1.1
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Word/PDF
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Protokoll från samverkan
avtal
(förvaltnings- och
diarium
delges även i samarbetsrum
lokalnivå)
Protokoll från
MBL-
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Word/PDF
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
förhandlingar
(enskilda)
Protokoll/minnes-
anteckningar från
Ja
K1 R1 T1 S1
Word
M:
5 år
APT
Minnesanteck-
Under förutsättning att de inte
ningar från
Pärm på
Samarbetsrum/
Gallras vid
innehåller t.ex. beslut som
personalmöten,
Nej
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Levereras ej
respektive enhet
gemensam mapp
inaktualitet
har direkt betydelse för
informations-
verksamheten
möten o.d.
28

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Lista på personer som jobbat
mer än 12 månader de
senaste 3 åren vilket ger
Revideras
företrädesrätt till nytt jobb.
2.3.1.2
Hantera LAS
Företrädeslista
Ja
K2 R1 T1 S1
Qliksense
löpande
Listan genereras vid
rekrytering för att säkerställa
företrädesrätten, bevaras
därefter inte.
Utvecklings- och
lönesamtal med
Pärm hos resp
Gallras 2 år efter aktuellt
2.3.1.3
Hantera lönerevision
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Word
Chef
2 år
kriterier och
chef
löneår
målplan
Om meddelandet skrivs ut,
Meddelande om
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Pärm hos chef
Word
Chef
2 år
vanligen meddelas preliminär
preliminär ny lön
lön muntligt i samtal
Pärm hos resp
Gallras 2 år efter aktuellt
2.3.1.4
Hantera personalsamtal
Medarbetarsamtal
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Word
Chef
2 år
chef
löneår
Överenskommel-
ser och beslut
Ex. enskilda avtal kopplat till
mellan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Personalakt
Word
Bevaras
Omgående
misskötsamhetsprocessen
medarbetare och
eller rehabprocessen
arbetsgivare
Uppsägning,
2.3.1.6
Hantera disciplinåtgärder
skriftlig varning,
Ja
K3 R3 T1 S2
Papper
Personalakt
Word
Public 360
Bevaras
Omgående
PDF-A/Papper
varsel
Blankett är beslut om
Avstängning
Ja
K3 R3 T1 S2 Papper (blankett)
Personalakt
Word
Bevaras
Omgående
Papper
avstängning med eller utan
lön
Medvetande-
Ifylld och underskriven
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Word
Bevaras
Omgående
Papper
görande samtal
blankett
29

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2.3.2
Anställning, utveckling och avslut
Ansökningshand-
Digitalt
Efter
2.3.2.1
Rekrytering
lingar, beslut om
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Papper
Skickas till personalakt
rekryteringsstöd
rekrytering
anställning
Sparas i 2 år för eventuellt
Ansökningshandlin
Digitalt
Ja
K3 R3 T2 S3
Levereras ej
överklagande enligt DO
gar, ej antagen
rekryteringsstöd
2 år
Bevaras i rekryteringssystem
Spontanansök-
Gallras efter återkoppling till
Ja
Word
E-post
Vid inaktualitet
ningar
kandidat
Anställnings-och
Samtliga handlingar samlas i
Ja
K3 R3 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Löpande
Papper
lönebeslut
personalakt i kommunarkivet.
Förvaras i personalakt, 1 ex
Anställningsavtal
E-tjänst
Efter påskrift
till arbetstagaren
(chefer och
Ja
K3 R3 T1 S3
Papper
Personalakt
anställnings- och
Bevaras*
Papper
av båda parter
* E-tjänsten gallras
medarbetare)
lönebeslut
automatiskt efter 2 år
Anställningsavtal
Arbetsgivaren ansvarar för att
(förvaltnings-
Ja
K3 R3 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
ett original lämnas till
direktör)
personalakten
Gallras så
snart
Resultat av drogtest skickas
Drogtest med
Ja
K3 R3 T1 S3
Papper
anställande
Levereras ej
direkt till chef som sedan
resultat
chef tagit del
ansvarar för att gallra snarast.
av resultatet
30

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Förvaring och gallring
behöver utredas närmare
Arbetsgivaren ska behålla
Utdrag ur
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Personalakt
2 år
Papper
utdraget under 2 år, därefter
belastningsregister
kan det gallras om det finns
annan dokumentation att
arbetsgivaren utfört kontrollen
Introduktions-
Gallras så snart
Ja
K1 R1 T1 S1
Papper
Word
Chef:
Vid inaktualitet
program
introduktionen genomförts
Utbildningsbevis,
certifikat, intyg etc.
Efter
Intyg mm som INTE är
2.3.2.2
Kompetensutveckling
från
Ja
K1 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Bevaras
genomförd
behörighetsgivande behöver
behörighetsgivande
utbildning
inte bevaras
utbildning
Dokumentation från
Bevaras i urval. Unik
internt upprättade
dokumentation ska bevaras,
Bevaras
föreläsningar och
Nej
K1 R1 T1 S1
PDF
Public 360
2 år
PDF-A
liknande presentationer/
Se anm
utbildningar, t.ex
utbildningsunderlag kan
power point, film etc
bevaras i urval
2.3.2.7
Avsluta anställning
Uppsägning från
Original till personalakt, kopia
2.3.2.7.1
Hantera egen uppsägning
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
medarbetare
till Lön och Pension
Varsel om
uppsägning p.g.a
Förvaras i personalakt
Hantera uppsägning från
2.3.2.7.2
arbetsbrist,
Ja
K3 R2 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras*
Omgående
Papper
* Handlingar som ej resulterar
arbetsgivaren
personliga skäl eller
i avslut gallras efter 2 år
avsked
Fullständig tjänstgöringstid
framgår av listan, används vid
uppsägning pga arbetsbrist.
Turordningslista
Ja
K2 R2 T2 S2
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF-A
Fastställs tillsammans med
facken och utgör underlag till
beslut om uppsägning.
31

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Sparas tillsammans med
förhandlingsprotokollet
Uppsägning från
Ja
K3 R2 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
Förvaras i personalakt
arbetsgivare
Enskilt avtal
Ja
K3 R2 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
Kopia till Lön och pension
Avslut av
anställning vid
Särskild blankett fylls i och
Ja
K3 R2 T1 S3
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
beviljad
undertecknas av chef
sjukersättning
Beslut om
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
avgångsvederlag
Besked om
Hantera upphörande av
upphörande av
2.3.2.7.3
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
Kopia till Lön och pension
tidsbegränsad anställning
tidsbegränsad
anställning
Original till personalakt
Uppsägning i
Kopia till Lön och Pension,
2.3.2.7.4
Hantera tjänstepension
samband med
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Personalakt
Bevaras
Omgående
Papper
medarbetare samt ansvarig
pensionsavgång
chef
Två original upprättas, en till
arbetsgivaren och en till
medarbetaren. Kopia finns
Särskild
Bevaras
2.3.2.7.5
Hantera avtalspension
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Omgående
Papper
hos KSK HR för beslut som
avtalspension
Se anmärkning
tagits innevarande år samt 2
år bakåt, därefter destrueras
kopian.
32

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Beslutas utifrån
pensionsstrategi med
tillhörande riktlinjer. Ex
ansökan och beslut om
Beslut rörande
Bevaras
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Omgående
Papper
80/90/100. Kopia finns hos
pensionslösningar
Se anmärkning
KSK/HR för beslut som tagits
innevarade år samt 2 år
bakåt, därefter destrueras
kopian
2.3.3
Bemanning och personalplanering
2.3.3.1
Hantera jourtjänstgöring
Jourjournal
Ja
K1 R2 T1 S2
Papper
Lönesystem
3år
Levereras ej
Övertidsrapporter
Ja
K1 R2 T1 S2
Papper
Lönesystem
2 år
Levereras ej
Planering
* TimeCare är det system
Schemaplanering
Schemaplanering
som används fn, innehåller
2.3.3.2
Hantera schemaläggning
Ja
K2 R1 T2 S2
2 år
Levereras ej
personal
ssystem*
data kring personer, schema
osv. Data överförs till Heroma
för utbetalning av lön.
Semesterplanering
1 år eller
2.3.3.3
Hantera semesterplanering
Ja
K1 R1 T1 S1
Papper
och semesterlistor
inaktualitet
Omreglering av
Hantera särskilda
anställning vid
E-tjänstärendet gallras vid
2.3.3.4
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
E-tjänst
Bevaras
Omgående
Papper
anställningsformer
beviljad
inaktualitet.
sjukersättning
33

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Handlingsplan avseende
arbetsgrupp
Handlingsplaner
Nej
K1 R1 T1 S1
Bevaras
Systematiskt
personal
arbetsmiljöarbete
Utred hantering/diarieföring
Medarbetarenkät,
Hanteras av KSK
rapport för enskilda
Nej
K1 R1 T1 S1
PDF
Public 360
Bevaras
PDF-A
övergripande
avdelningar
Hantering/arkivering behöver
utredas vidare
Tillbudsanmälan
Avvikelsehanterin
2.3.4.4
Hantera tillbud
Ja
K3 R2 T1 S1
Papper
Bevaras
2 år
och utredning
gssystem
Nytt avvikelsesystem, Stella,
blir från 2022
Anmälan kränkande
särbehandling,
Anmälan inkommer via e-
diskriminering,
tjänst och ska diarieföras i
E-tjänst
sexuella
Ja
K3 R3 T1 S3
Bevaras
eget ärende med tillhörande
Public 360
trakasserier eller
utredning. Innehållet i E-
repressalier
tjänsten rensas efter 2 år.
inklusive utredning
* hanteras via webbtjänst hos
Arbetsmiljöverket
Anmälan om
Webbtjänst*
Bilagor, anteckningar och
2.3.4.5
Hantera arbetsskador
arbetsskada med
Ja
K3 R2 T1 S1
Papper
Personalakt
Word
Avvikelsehanterin
Bevaras
2 år
PDF-A
handlingsplaner inkluderas
bilagor
gssystem
Anteckningar som saknar
värde gallras
Medarbetare ansvarar för
Kontaktuppgifter
2.3.4.7
Hantera anhörigregister
Ja
K2 R1 T1 S1
Heroma
Vid inaktualitet
egen registrering, uppdateras
nära anhörig
vid behov.
Tillförs personakten.
Rehabutredning
Idag ligger allt kvar i adato i
Främja, förebygga och
2.3.4.8
Inkl anteckningar
Ja
K3 R2 T1 S1
PDF
Adato
Bevaras
2 år
PDF-A
väntan på E-arkiv, levereras
rehabilitera
och handlingsplan
ej till arkivet.
Anteckningar som saknar
värde gallras
35

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Avser anteckningar från
Minnesanteck-
avstämningsmöte med FK.
ningar från
Ja
K3 R2 T1 S1
Papper
Pärm hos chef
Adato
Bevaras
Chef scannar in handling och
försäkringskassan
sparar i Adato.
Läkarintyg som rör
Läkarintyg vid arbetsskada
arbetsskada/reha-
Ja
K3 R2 T1 S1
Papper
Ansvarig chef
Bevaras
1 år
bevaras i personalakt
bilitering
Andra intyg gallras
Konsultutlåtanden
När
ang
Ja
K3 R2 T1 S1
Papper
Bevaras
rehabilitering
Förvaras i personalakt
arbetslivsinriktad
är genomförd
rehabilitering (SRC)
2.3.5
Hantera löneunderlag och pensioner
Närvaro-/tjänstgöringslistorna
fylls i under sammanträde.
Skrivs under av ordförande
Tjänstgöringslistor
Pärm hos
samt sekreterare. Original
2.3.5.1
Beräkna och betala lön
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Heroma
Bevaras
nämnd och utskott
kansliet
skickas till Lön- och pension
för utbetalning av arvode,
kopia behålls i pärm hos
kansliet
Löneuppgifter
Ja
K3 R3 T2 S3
Heroma
Bevaras
Omgående
PDF-A
Läkarintyg som rör
arbetsskada och
Läkarintyg
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Ansvarig chef
2 år
rehabilitering ska bevaras, se
2.3.4.5 och 2.3.4.8
Verifikat rese- och
traktamentesersätt-
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Pärm hos chef
Heroma
7 år
ning, personligt
utlägg
36

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Statsbidrag –
Papperskopior gallras vid
2.4.3.1
Hantera statsbidrag
ansökningar och
Nej
K1 R1 T1 S1
Papper
Diariet
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF-A
inaktualitet
beslut
EU-bidrag;
ansökningar,
Papperskopior gallras vid
2.4.3.2
Hantera EU-bidrag/projekt
direktiv, beslut,
Nej
K1 R1 T1 S1
Papper
Diariet
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF-A
inaktualitet
rapporter,
redovisningar, avtal
Bevaras
* Gallra frågor av ringa
2.4.3.25
Hantera övriga frågor
Övriga frågor
Nej
K1 R1 T1 S1
PDF
Public 360
2 år
PDF-A
2 år*
betydelse
2.5
Inköp
2.5.3
Upphandling
E-avrop/Public
Koncerngemensamma
2.5.3.1
Upphandling ramavtal
Avrop
Ja
K2 R1 T1 S1
Papper
Diariet
PDF
Bevaras
2 år
Papper/PDF-A
360
ramavtal
Över
direktupphandlingsgränsen
Förfrågan,
Vid framtagen
E-avrop/Public
2.5.3.2
Upphandling enskilt köp
beställning,
Ja
K3 R1 T1 S1
Bevaras
2 år
PDF-A
kravspecifikation tar
360
orderbekräftelse
upphandlingsenheten vid
OBS! Strikt sekretess innan
beslut tagits
Under
Avrop; förnyad
Anbudsförfrågan/kr
direktupphandlingsgränsen
2.5.3.3
konkurrensutsättning och
Nej
K2 R1 T1 S1
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
avspecifikation
direktupphandling
Sekretess i Public 360
39

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Process / handläggning
Information/
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Handlingar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Förteckning över
2.9.2.0
Leda-Styra-Organisera
Ja
K1 R1 T1 S1
Word/Excel
N:
Vid inaktualitet
Publiceras på sundsvall.se
sociala kanaler
Riktlinjer, strategier,
Kommungemensamma,
Nej
K1 R1 T1 S1
handlingsplaner
Sundsvall .se
Hemsidor under
Finns i ”arkivet” –
2.9.2.1
Publicera på extern webb
Nej
K1 R1 T1 S1
Sundsvall.se
Sundsvall.se
Information på
2.9.2.2
Publicera på intranät
Nej
K1 R1 T1 S1
Finns i ”arkivet” - inloggad
inloggad
Publicera på sociala
2.9.2.3
Skärmdump
Ja
K1 R1 T1 S1
PDF
N:
Bevaras
1 år
PDF-A
Diarieförs, dumpas 2 ggr/år
medier
Frågor och svar av enklare
karaktär, kommentarer och
inlägg för kännedom kan
gallras vid inaktualitet, se
2.1.2.1 Hantera och
registrera
Inlägg på
ärenden/handlingar
Facebook, Twitter,
Ja
K1 R1 T1 S1
Server
Vid inaktualitet
Instagram mm
Synpunkter hanteras som
1.4.2.1 Hantera synpunkter
Inlägg som ska diarieföras se
”Dokumentation av inlägg…”
nedan
Se riktlinje – Sociala medier –
Dokumentation av
diarieföring
inlägg som bör
Bevaras
hanteras enligt
Ja
K2 R1 T1 S1
PDF
Public 360
1 år
PDF-A
Innehåller inlägg sekretess
riktlinje – sociala
10 år
eller kränkningar, görs en
medier
skärmdump, som skickas till
42

4. Vård och omsorg
4.1 Insatser för äldre
Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.7
Vård och omsorg
3.7.1
Gemensam verksamhet
Handlägga avgifter
Inkomst- och
3.7.1.1
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
Vid dödsfall
PDF-A/ papper
och ersättningar
bostadsförfrågan
Övriga inkomna
Hyreskontrakt, beslut från
handlingar som hör
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Vid dödsfall
Levereras ej
Papper/Pdf-A
Försäkringskassan mm.
till avgiftsbeslut
Skriftlig
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
Vid dödsfall
PDF-A/ papper
Brev
korrespondens
Skriftlig
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
Vid dödsfall
PDF-A/ papper
Mail
korrespondens
Avgiftsbeslut
Ja
K3 R3 T2 S3
PDF
Procapita
Bevaras
PDF-A
45

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Överklagan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
Vid dödsfall
PDF-A
Yttrande
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
Vid dödsfall
PDF - A
Domslut
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
Vid dödsfall
Papper
Förteckning över
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
1 år
Levereras ej
papper
debiterad korttidsvård
Förteckning över
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
1 år
Levereras ej
debiterad fotvård
Hantera stipendier
Fondansökan och
Fondansökningar omfattas
3.7.1.5
Ja
K1 R1 T1 S1
Papper
Pärm
3 år
Levereras ej
och fonder
tillhörande bilagor
inte av sekretess
Beslut om fondmedel
Ja
K1 R1 T1 S1
Papper
Pärm
3 år
Levereras ej
Förteckning över
Ja
K1 R1 T1 S1
Word/PDF
Skrivbord
3 år
Levereras ej
beviljade fondmedel
46

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Förteckning över
inkomna
Ja
K1 R1 T1 S1
Word/PDF
M://
3 år
Levereras ej
Lösenordskyddad fil
fondansökningar
Leveransfrist 5 år avser
3.7.5
Insatser för äldre
digital + fys akt
Fys akt kan levereras
tidigare om personen
avlider
Bedriva öppen
Statistik – anmälda
3.7.5.1
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
omsorg
ärenden, original
Årssammandrag,
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
original
Anmälan för
vårdplanering/färdig-
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Socialakt
Vid inaktualitet
Levereras ej
Gallras efter notering i journal
behandlade
Biståndsansökan enl
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
4 kap 1 § SoL
Beslut i
Procapita/Public
Påskrivet beslut end till fys
biståndsärende(inkl
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
360
akt samt protokoll fr nämnd
protokoll)
Journalanteckning
Ja
K3 R3 T2 S3
Procapita
Bevaras
5 år
XML
47

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Som är av betydelse för
Intyg/utlåtanden
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
beslut och genomförande av
insatser
Skriftväxling av
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Ex. brev, mail
betydelse i ärendet
DOM
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
Fullmakter/förbindel-
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
ser
Kommunicering
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
Utredning (inkl
Påskriven del av utredning till
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
yttrande)
fys akt endast
Överklagan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Inkl bilagor
Register över
anmälda till
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
Vid inaktualitet
Levereras ej
För boendesamordning
äldreboende
48

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Register över
färdigbehandlade
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
1 år
Levereras ej
För vårdplanering
som ej kommit hem
till eget boende
Larmoperatör har uppgifter
om person, adress mm för att
Registeruppgifter
2 år efter att
Hantera
kunna aktivera insatser när
3.7.5.1.1
trygghetslarm -
Ja
K2 R2 T2 S2
Hos larmoperatör
brukaren varit
Levereras ej
trygghetslarm
brukare larmar
hemtjänst
inaktiv
Tillhandahålla
Larmloggar
Endast lägenhetsnummer
trygghetslarm –
Nej
K1 R2 T2 S2
Hos larmoperatör
sparas 3
Levereras ej
registreras hos larmoperatör,
Särskilt boende
månader
inga personuppgifter
Trygghetslarm-
låneöverens-
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
2 år
Levereras ej
2 år efter larmet återlämnats
kommelse
Trygghetslarm-
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
2 år
Levereras ej
åtgärdsunderlag
3.7.5.1.2
Bedriva hemtjänst
Genomförandeplan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Undertecknad del till fys akt
*E-brev skrivs ut och läggs i
Skriftväxling av
personakten
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras*
5 år
Papper/Pdf-A
betydelse
(Brev av ringa betydelse
gallras vid inaktualitet)
49

Beskrivning /
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Information/Handling uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
ar
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Arbetsmaterial, stöd för daglig
Signeringslista
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
1 år
Levereras ej
verksamhet
Gallring 2 år efter
Nyckelkvittenser
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
2 år
Leverera ej
återlämnande
PhoniroCare – digital
nyckeltjänst
Operatör har register över
Användarregister
Ja
K3 R3 T2 S3
Hos operatör
Levereras ej
brukare med namn,
nyckelfri hemtjänst
personnummer och adress.
Uppgifterna ligger kvar även
efter avslut men är inaktiva
Anteckningarna
Utförande -
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Procapita
Vid inaktualitet
Levereras ej
sammanfattas i procapita och
anteckningar enl SoL
gallras därefter vid inaktualitet
Förs löpande under
pågående insats, innehåller
Journalanteckning
Ja
K3 R3 T2 S3
Procapita
Bevaras
5 år
XML
även sammanfattade
anteckningar enl ovan
Signaturförtydligande
Scannas och kopplas till
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
PDF
Vht-system
Bevaras
5 år
PDF-A
lista
journal
3.7.5.2
Anordna särskilt boende
Korttidsboende
Servicebostad
Äldreboende
Körlistor med
Vid inaktuali-
uppgifter om insatser
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Pärm
Word
Levereras ej
tet
hos varje brukare
50

4.2 Stöd och omsorg
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.7.6
Insatser för funktionshindrade
Leda-styra-
Yttrande till
Procapita/public
3.7.6.0
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
organisera
tillsynsmyndighet
360
Korrespondens
Bedriva öppen
3.7.6.1
avseende
Nej
K1 R2 T1 S1
Papper
Diariet
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/Pdf-A
omsorg
verksamheten
Underlag för lämnad
Nej
K1 R2 T1 S1
PDF
Public 360
2 år
Levereras ej
statistik
Bör finnas på avdelningen t o
Efter 1
Underlag för faktura
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Pärm
10 år*
m nästa år
räkenskapsår
*ändrat till 7 år fr o m 2018
Polisregister
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Vid inaktualitet
Levereras ej
Sekretessbevis
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Personalakt
Bevaras
52

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Verksamhetsberättel-
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Diariet
PDF
Public 360
3 år
Levereras ej
3 år efter avslutad årsserie
se
Biståndsansökan enl
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
LSS
Beslut i
Procapita/Public
Påskrivet beslut end till fys
biståndsärende(inkl
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Bevaras
Papper/Pdf-A
360
akt samt protokoll fr nämnd
protokoll)
Anmälan för
vårdplanering/färdigb
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Socialakt
Vid inaktualitet
Levereras ej
Gallras efter notering i journal
ehandlade
Journalanteckning
Ja
K3 R3 T2 S3
Procapita
Bevaras
5 år
XML
DOM
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
Som är av betydelse för
Intyg/utlåtanden
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
beslut och genomförande av
insatser
Skriftväxling av
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Ex. brev, mail
betydelse i ärendet
53

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Kommunicering
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
Utredning (inkl
Påskriven del av utredning till
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
yttrande)
fys akt endast
Överklagan
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Inkl bilagor
Fullmakter/förbindels
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
5 år
PDF-A/ papper
er
SFB-beslut som
Procapita/
ersätter tillfälligt
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
Treserva
LSS-beslut
SFB-beslut för
Procapita/
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Socialakt
1 år
Levereras ej
Notering i journal
kännedom
Treserva
3.7.6.1
Bedriva ledsagar- och avlösarservice samt kontaktperson
Intervjuformulär,
Gallras vid
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Akt
PDF
Procapita
Levereras ej
uppdragstagare
inaktualitet
54

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Avser uppdragstagare,
Polisregisterutdrag
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Akt
Vid inaktualitet
Levereras ej
notering i journalanteckning
Sekretessbevis
Ja
K2 R2 T1 S2
Papper
Akt
Bevaras
5 år
Avser uppdragstagare
Avser uppdrag till
Förordnande/avtal
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Akt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a
kontaktperson
3.7.6.1.5
Bedriva dagverksamhet
Gallras vid
Avvikelserapport
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
Levereras ej
Original hos ansvarig ssk/oc
inaktualitet
Anmälning
Vid ärendets
Övergrepp/person-
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Levereras ej
avslut
skada, kopia
Journalanteckning
Ja
K3 R3 T2 S3
Procapita
Bevaras
5 år
XML
Korrespondens
Skriftväxling av betydelse i
avseende enskild
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
ärendet
vårdtagare
55

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
LSS-överenskommelser
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Närvarorapporter
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
Underlag för debitering
3.7.6.2
Anordna särskilt boende
Körlistor med uppgifter
Vid inaktuali-
om insatser hos varje
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Pärm
Word
Levereras ej
tet
brukare
Statistik – anmälda
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
ärenden, original
Årssammandrag,
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
original
Fullmakter och
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
förbindelser
2 år efter avflyttning, förutsatt
att skuld eller
Hyreskontrakt
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Socialakt
2 år
Levereras ej
besiktningsanmärkning inte
kvarstår.
56

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Intyg som bedöms vara av
Intyg, andra än
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Socialakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
vikt för ärendet.
läkarintyg
Läkarintyg läggs till HsL-akt.
Journalanteckning
Ja
K3 R2 T1 S2
Procapita
Bevaras
5 år
XML
Behöver inte sparas, är inget
Kundfakturajournal
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Pärm
1 år
Levereras ej
räkenskapsmaterial
Underlag för faktura
Ja
K3 R2 T1 S2
Papper
Pärm
Vid inaktualitet
Levereras ej
För egen skull
3.7.6.3
Svara för särskilda insatser
Avtal om handhavande
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
5 år
Papper
om annans medel
Journalanteckning
Ja
K3 R3 T2 S3
Procapita
Bevaras
5 år
XML
Förhöjt timbelopp –
LASS- ansökan, beslut,
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
5 år
redovisning
57

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifte
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
r Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Kan t.ex. vra från läkare,
Inkommen handling
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
5 år
fysioterapeut ang. insatser,
från annan myndighet
behandling m.m.
Vid ärendets
Kopior av beslut/avtal
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
Levereras ej
avslut
Nyckelkvittenser
Ja
K3 R3 T2 S2
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
2 år efter återlämnande
Tidrapportering
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
Sjuklöneavtal
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
Förvaras på ekonomienheten
Uppföljning av dom
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Socialakt
Bevaras
5 år
Papper
Uppsägning av avtal
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
2 år efter uppsägning
Utbetalningsbesked
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Pärm
2 år
Levereras ej
Förvaras på ekonomienheten
58

4.3 Lex Sarah
Perso
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
n-
Bevaras /
Format vid
klassning
Leveransfrist
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
kommunarkivet
uppgif
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Gallringsfrist
arkivering
ter
Ja/Nej
3.7.0
Leda-styra-organisera
Hantera anmälan enligt Lex Sarah
Vård- och
Original scannas och bifogas
Anmälan till IVO enligt 24a
omsorgsförvaltni
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
i flexite. Diarienumret noteras
§ LSS
ngens kansli
i flexite
diarium
Vård- och
Original scannas och bifogas
Anmälan till IVO enligt 14
omsorgsförvaltni
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
i flexite i flexite. Diarienumret
kap 3 § SoL
ngens kansli
noteras i flexite
diarium
Inkommer genom flexite,
Vård- och
Utskrift från
skrivs ut och diarieförs som
omsorgsförvaltni
Avvikelserapport
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
flexite/pdf Public Flexite/public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
inkommen handling i public
ngens kansli
360
360 Diarienumret noteras i
diarium
flexite
Inkommer genom flexite,
Lex Sarah rapport
Vård- och
Utskrift från
skrivs ut och diarieförs som
gällande
omsorgsförvaltni
ja
K3 R3 T2 S3
Papper
flexite/pdf Public Flexite/public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
inkommen handling i public
missförhållande/risk för
ngens kansli
360
360 Diarienumret noteras i
missförhållande
diarium
flexite
Utredning intern
Ja
K3 R3 T2 S3
Fritext
Flexite
Bevaras
Vård- och
omsorgsförvaltni
Original scannas och bifogas
Utredning extern
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
ngens kansli
i flexite
diarium
Vård- och
Svar från IVO gällande
omsorgsförvaltni
Original scannas och bifogas
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Lex Sarah
ngens kansli
i flexite
diarium
59

Perso
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
n-
Bevaras /
Format vid
klassning
Leveransfrist
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
kommunarkivet
uppgif
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Gallringsfrist
arkivering
ter
Ja/Nej
Rapporter och
korrespondens med
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Fritext
Flexite
Bevaras
2 år
PDF-A
interna utförare
Vård- och
Rapporter och
omsorgsförvaltni
Original scannas och bifogas
korrespondens med
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
ngens kansli
i flexite.
externa utförare
diarium
Vård- och
omsorgsförvaltni
Rapport till nämnd
Nej
K2 R2 T2 S2
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
ngens kansli
diarium
Vård- och
Årsstatistik till ledning och
omsorgsförvaltni
Ja
K2 R2 T2 S2
Papper
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
nämnd
ngens kansli
diarium
4.4 Lex Maria
3.7.0
Leda-styra organisera
Hantera anmälan enligt Lex Maria
Papperskopia gallras efter
Avvikelserapport
inscanning. Se
Ja
K3 R3 T1 S2
Papper
PDF
Vht-system
Bevaras
10 år
Papper/PDF
inkommen på papper
Avvikelsehantering
Incidensdokumentation
Vid användning av e-tjänst
Anmälningar enligt
IVO skrivs anmälan ut på
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Diariet
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF
lex Maria
papper och lämnas till
diarieakt
60

Korrespondens,
E-brev skrivs ut på papper för
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Diariet
PDF
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF
original
diarieföring
Årsstatistik, original
Diariet hos Vård-
ex v
och
Nej
K1 R2 T1 S1
Papper
PDF
Public 360
Bevaras
2
år
Patientsäkerhetsberä
omsorgsförvaltni
ttelse, rapport nämnd
ngens kansli
4.5 Hälso- och sjukvård
Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.7.0
Leda-styra- organisera
Avvikelse
Nej
K3 R3 T2 S3
Vht-system
verksamhet
Underskrivet
Delegeringsbeslut
Vht-
3 år efter
delegationsbeslut, papper.
enligt SOSFS
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
system/verksamh
Vht-system
utgången
Levereras ej
Förvaras på aktuell
1997:14
eten
giltighet
arbetsplats
3.7.7.1
Bedriva hemsjukvård
Förbrukningsjournal,
1 år efter
narkotikaklassade
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Verksamheten
senaste
Levereras ej
läkemedel gr II-V –
anteckning
för läkemedelsförråd
61

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Patientjournal på
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
papper (rapportblad)
När pat. avlidit
I samband med arkivering
eller flyttat till
Patientjournal,
överförs uppgifterna till XML-
Ja
K3 R3 T3 S3
Vht-system
Bevaras
annan
XML
elektronisk
fil som överförs till
sjukvårds-
kommunarkivets server.
huvudman.
Avvikelse- och
10 år efter
Flexite/Vht-
incident-
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
PDF
Bevaras
vårdens
Papper/Pdf-A
Bevaras med ärendeakten
system
dokumentation
upphörande
Synpunkter/klagomål
Ej lex Maria, scannas in i
på hälso och
Ja
K2 R1 T1 S2
Papper
Diariet
PDF
Flexite
Bevaras
5 år
PDF-A
flexite
sjukvården
Förbrukningsjournal,
Behandlingspe
narkotikaklassade
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Levereras ej
Avser patient
riodens slut
läkemedel gr II-V
Rapportunderlag –
blankett reservrutin
Gallras efter notering gjorts i
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Vid inaktualitet
Levereras ej
vid driftstopp Vht-
journal
system
Korrespondens av
vikt, avseende
Kan avse synpunkt eller vara
Diarieakt/
Public 360/Vht-
enskild patient,
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
PDF
Bevaras
2/5 år
Papper/PDF-A
direkt i kommunikation med
omvårdnadsakt
system
utöver ”normala”
patient.
journalhandlingar
Region
Västernorrland,
handlingar inkomna
*Gallras senast vid arkivering
från:
Vid
Kopior av epikriser,
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Levereras ej
inaktualitet*
Original journalförs hos
journalanteckningar,
Region VN
intyg, utlåtanden,
provsvar, MMSE,
akutjourmottagnings-
62

Person-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning /
Process /
Beskrivning /
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
uppgifter
klassning
Anmärkning
Punktnotation
handläggning
Dokumentation
Gallringsfrist kommunarkivet
arkivering
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
besök, meddelanden,
information till/från
Region VN: socialt
och medicinskt
meddelande/vård-
rapport
*Ev. utskrifter gallras senast
Dokumentation i
vid arkivering
Prator
Vid
Ja
K3 R3 T2 S3
Levereras ej
vårdinformationssyst
inaktualitet*
Original journalförs hos
em
Region VN
Scannas centralt i samband
med arkivering.
Samordnad
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
PDF
Vht-system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
Pappersoriginalen behålls 3
Individuell Plan (SIP)
år efter scanningen, förstörs
därefter.
lex Maria-ärenden,
Incidentrapport, utredning,
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Diarieakt
Public 360
Bevaras
2 år
Papper/PDF-A
handlingar till IVO
anmälan
Listor, diverse:
Fallrapporter,
munvårdskort,
*Gallras efter notering i
vändningsschema,
Vid
journal. Viktiga uppgifter för
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Levereras ej
mat- och vätskelista,
inaktualitet*
vården av enskild patient förs
sondlista,
löpande in i Vht-system
behandlingsinstruktio
ner, checklistor
Notering i journalanteckning.
Ordinationshandling,
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Vid inaktualitet
Levereras ej
Originalhandling journalförs
den sist upprättade
hos Region VN
Dubbletter (exv när enbart
Kastas
antal hel fp förändrats) av
Dosrecept
Ja
K3 R3 T3 S3
Papper
Omvårdnadsakt
Gallras
omedelbart
dosrecept och patientkopia
gallras vid inaktualitet.
Signaturförtydligande
Vårdperiodens
Scannas och kopplas till
Ja
K3 R3 T2 S3
Papper
Omvårdnadsakt
PDF
Vht-system
Bevaras
PDF-A
lista
slut
journal
63