Informationshanteringsplan
Miljönämnden
Beslutad: MN, §
1

Informationshanteringsplan

INLEDNING

IFH (Informationshanteringsplanen) hjälper till att hålla ordning bland dokumenten och bidrar till en effektiv organisation. Den är också ett stöd
när det gäller att bevara handlingar som är av värde och att gallra handlingar som inte behövs i framtiden. Den reglerar även dokumentformat och
medier för arkiverade handlingar.

Arkivmyndighet
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för Sundsvalls kommun. Arkivmyndigheten skall enligt 7 § arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala
myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen.

Arkivförteckning
Enligt arkivlagen ska varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens
arkivhandlingar. Förteckningen bygger på den systematik som återfinns i det så kallade arkivschemat, återgivit i Riksarkivets föreskrifter och
allmänna råd (RA - FS 1991:1, bil 1). Arkivförteckningar i Sundsvalls kommun upprättas av kommunarkivet.

Enligt kommunens arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en informationshanteringsplan1 som visar hur myndighetens verksamhet
dokumenteras och hur dokumenten arkivmässigt tas omhand. Informationshanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i
informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dessutom tillgodoser den fler av de krav som arkivlagen ställer på
myndigheten.

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter
Klassificeringsstrukturen är organisationsoberoende och visar vad myndighet en arbetar med och inte vem som gör vad. Klassificeringen är
uppdelad i
1. Ledning
2. Verksamhetsstöd
3. Kärnverksamhet
2

Informationshanteringsplan
Nivåerna i en klassificering går från det övergripande till det specifika. Nivåstrukturen presenteras i form av punktnotation, ju fler siffror desto
längre ner i undernivåerna.

Vad är klassificering?
Klassificeringsstrukturen bygger på den struktur som Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, tagit fram. Arkivmyndigheten har tillsammans
med registratornätverket gjort anpassningar för Sundsvalls kommun.

Säkerhetsklassning
I enlighet med SKL: s informationssäkerhetsklassning KLASSA ska varje verksamhetssystem säkerhetsklassas. Klassningen är främst ett verktyg
för stöd i upphandling av nya verksamhetssystem men även klassning på dokumentnivå.

Öppenhet och insyn
Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar är reglerad i tryckfrihetsförordningen (1949:105) andra kapitel. Det innebär att kommunens
handlingar måste registreras och hållas ordnade på ett sådant sätt att allmänheten genast eller på snart möjligt kan ta del av allmänna handlingar
som inte omfattas av sekretess. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer
hos kommunen. I offentlighets - och sekretesslagen (OSL 2009:400) finns bestämmelser om registrering och utlämnande av allmän handling. Det
innebär i korthet att en handling som innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess ovillkorligen ska vara registrerad. Klassificeringen utgår
från fyra områden: Spårbarhet (S), konfidentialitet (K), riktighet (R) och tillgänglighet (T). I detta dokument, IFH, har säkerhetsklassningen
bedömts på dokumentnivå, Säkerhetsklassningen framgår endast på dokument med högre klassning än 1 (ett).

Registrering/diarieföring
Kraven på en snabb och enkel återsökning av myndighetens information ökar hela tiden och då krävs systematik. Genom att systematisera och
klassificera all information i informationshanteringsplan i kombination med andra metadata skapas struktur och goda förutsättningar för
återsökning av information. Informationshanteringsplanen är en förteckning över de dokument som förekommer inom förvaltningens
verksamhetsområde. Informationshanteringsplanen innehåller också uppgifter om klassificering och gallringsfrister, säkerhetsklassning och om
dokumenten innehåller personuppgifter.

3

Informationshanteringsplan
Från första januari 2019 skannas handlingar som inkommit i pappersformat, pärmläggs i kronologisk ordning och gallras efter tre år. Handlingar
som kommer in digitalt sparas endast digitalt i ett arkivbeständigt format PDF/A. De digitala handlingarna förvaras i ett verksamhetsstystem –
ECOS – i väntan på att vi ansluter oss till kommunens E-arkiv.
Förvaltningens IT - stöd
Miljökontoret använder Ecos 2 för diarieföring av allmänna handlingar och som stöd för nämndadministrationen använder miljökontoret
Public 360. Förvaltningen använder därutöver även Raindance, Heroma, Qlik-sense.
Uppföljning/revidering
Alla verksamheter ska ha en informationshanteringsplan som årligen ses över2.
GDPR
För att bedriva verksamheten effektivt har miljökontoret samordnat arbetet med revideringen av IFH med verksamhetens inventering och
dokumentation av vår personuppgiftshantering. Det betyder att varje dokumenttyp som återfinns i IHP även har en gedigen dokumentation
avseende GDPRs krav. Denna information exkluderas dock från detta dokument med undantag för uppgiften om dokumentet innehåller
personuppgifter eller ej.
FÖRKLARINGAR
Innehåller personuppgifter = Ja
1, 2 Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv, KF-beslut 170227, § 31
4

Informationshanteringsplan
Säkerhetsklassning
Informationen ska klassificeras utifrån den funktion och betydelse den har för verksamheten och de konsekvenser det medför om informationen
skulle hanteras felaktigt, försvinna, komma i orätta händer etc.
Konfidentialitet
Riktighet
Tillgänglighet
Spårbarhet
Skyddsmål att innehållet i
Skyddsmål att information inte
Skyddsmål där
Skyddsmål där det ska vara möjligt
informationsobjekt (eller ibland dess
förändras, vare sig obehörigen, av
informationstillgångar skall kunna
att i efterhand härleda hur uppgifter
existens) inte får göras tillgängligt
misstag eller på grund av
utnyttjas i förväntad utsträckning och  har behandlats och av vem
eller avslöjas för obehöriga
funktionsstörning
inom önskad tid
Röjande av uppgifterna medför
Information som obehörigen, av
Ett avbrott medför ingen, försumbar  Att spårbarhet saknas medför endast
ingen, försumbar eller måttlig
misstag eller på grund av
eller måttlig skada för
ingen, försumbar eller måttlig
skada för verksamheten eller
funktionsstörningen ändrats medför
verksamheten eller enskilds
skada för verksamheten eller
enskilds personliga förhållanden.
ingen, försumbar eller måttlig
personliga förhållanden.
enskilds personliga förhållanden.
1
Systemet innehåller i huvudsak
skada för verksamheten eller
allmänna offentliga handlingar.
enskilds personliga förhållanden.
Verksamhetens förmåga att utföra
Möjligheten att härleda vad som har
sina arbetsuppgifter påverkas endast i  hänt i systemet vid förändringar av
Systemet är avsedd för bred
Systemet innehåller uppgifter som
begränsad omfattning av
uppgifter, incident eller
spridning/ publicitet. Systemet
med begränsad insats kan återställas.
otillgänglighet i systemet. Systemet
säkerhetsincident bedöms vara
innehåller inte personuppgifter. Den
Förändringarna bedöms inte leda till
kan vara otillgängligt i ett par dygn
oviktigt.
enskilde kan själv ansvara för
negativ publicitet för verksamheten
med måttlig inverkan på
uppgifterna
eller skadeståndsanspråk.
myndighetsutövningen.
Röjande av uppgifterna kan medföra
Information som obehörigen, av
Ett avbrott medför kännbar skada
Att spårbarhet saknas medför
kännbar skada för verksamheten
misstag eller på grund av
för verksamhetens förmåga att
kännbar skada för verksamheten
eller enskilds personliga
funktionsstörningen ändrats medför
bedriva sin myndighetsutövning
eller enskilds personliga
förhållanden.
kännbar skada för verksamheten
(kärnverksamheten) eller enskilds
förhållanden.
2
eller enskild personliga förhållanden.   personliga förhållanden.
Systemet innehåller arbetshandlingar
Möjligheten att härleda vad som har
som kan blir föremål för sekretess
Systemet ingår i
Verksamhetens förmåga utföra sina
hänt i systemet vid förändringar,
enligt OSL, information avsedd för
myndighetsutövningen eller
arbetsuppgifter påverkas i en
Incident eller säkerhetsincident
internt bruk eller personuppgifter
innehåller uppgifter som omfattas av
betydande omfattning av
bedöms vara viktigt. Spårbarhet ska
enligt PUL.
krav på oavvislighet, tex lagrum där
otillgänglighet i systemet. Systemet
finnas för att påvisa på vilket sätt
riktighetskrav anges. Förändringar av  kan vara otillgängligt i ett par timmar  information har behandlats i
uppgifter bedöms kunna leda till
utan negativ inverkan på
systemet och av vem.
negat iv publicitet för verksamheten
verksamheten.
eller skadeståndsanspråk.
5

Informationshanteringsplan

Röjande av uppgifterna kan medföra
Information som obehörigen, av
Ett avbrott medför allvarlig skada
Att spårbarhet saknas medför

allvarlig skada för verksamheten
misstag eller på grund av
för verksamhetens förmåga att
allvarlig skada för verksamheten

eller enskilds personliga
funktionsstörningen ändrats medför
bedriva si n myndighetsutövning
eller enskild.

förhållanden.
allvarlig skada för verksamheten
(kärnverksamheten) eller enskild.

eller enskild.

Möjligheten att härleda vad som har

Systemet innehåller information som
Verksamhetens förmåga utföra sina
hänt i systemet vid förändringar,
3
är föremål för sekretess enligt OSL,
Systemet innehåller uppgifter där
arbetsuppgifter påverkas i en
incident eller säkerhetsincident
känsliga personuppgifter, andra
hanteringen styrs av specifika
allvarlig/katastrofal omfattning av
bedöms vara mycket viktigt.
lagrum eller tystnadsplikt. Systemet
lagparagrafer, känsliga
otillgänglighet i systemet. Systemet
Spårbarhet ska finnas f ör alla
kan in nehålla uppgifter om
personuppgifter eller hälso sjukvård.
kan vara otillgängligt i upp till en
specificerade händelser i systemet,
ekonomiska transaktioner,
Förändringar av uppgifter bedöms
timme per år utan negativ inverkan
att titta på tex. närståendes
persondossier med skyddade
leda till allvarlig påverkan för egen
på verksamheten.
information är ett brott och ska
uppgifter (elevregister,
eller annan organisation eller för
generera ett larm. Revisionskrav,
brukarregister) eller uppgifter som
enskild Individ och kan sannolikt
lagar eller förordningar ställer krav
omfattas av säkerhets - och
leda till skadeståndsanspråk.
på spårbarhet och/eller oavvislighet.
bevakningssekretess.

Röjande av uppgifterna kan medföra
Information som obehörigen, av
Att avbrott påverkar nationell kritisk
Att spårbarhet saknas kan antas

allvarlig skada för rikets säkerhet
misstag eller på grund av
infrastruktur och kan antas medföra
medföra allvarlig skada eller skada

funktionsstörningen ändrats kan
allvarlig skada för centrala
för rikets säkerhet som inte endast

Systemet innehåller information som  antas medföra allvarlig skada eller
samhällsfunktioner. Den egna medför  är ringa.

omfattas av sekretess och rör rikets
skada för rikets säkerhet som inte
allvarlig skada för verksamhetens

säkerhet och som där påverkan av
är ringa. Information som kan b li
förmåga att bedriva sin
Möjligheten att härleda vad som har
4
informationen ger oöverskådliga
sekretess enl. KAP 15 § 1 - 2
myndighetsutövning
hänt med Informationen vid
konsekvenser och är katastrofala för
(hemliga uppgifter enligt rikets
(kärnverksamheten) eller enskild.
förändringar, incident eller
verksamhetens förmåga att fullfölja
säkerhet).

säkerhetsincident bedöms vara av
sitt uppdrag, eller där omfattande

Den egna verksamhetens och andra
yttersta vikt
fara för liv och hälsa föreligger.
Information som skulle kunna nyttjas  organisation ers förmåga att
för spioneri, sabotage, förberedelse
upprätthålla ett centralt
för terroristbrott eller andra brott
samhällsansvar påverkas i
som kan hota rikets säkerhet.
allvarlig/katastrofal omfattning av
otillgänglighet i
informationssystemet/infrastrukturen

OBS: Majoriteten av informationen i planen är klassad som K1 R1 T1 och S1. Dessa rutor är tomma. Det är enbart den information som har en
avvikande säkerhetsklassning som är ifylld.
6

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

1.1.3
Miljönämnden
1.1.3.0
Leda-Styra-Organisera
Processer och styrdokument som rör nämnden, dess arbetsordning m.m. och sammanträdesplan.
Public

Nej

PDF/A
Bevaras 3
år PDF/A

360/Ecos
1.1.3.1
Hantera nämndprocessen

1.1.3.1

Kallelse till arbetsutskott och nämnd
Ja

PDF/A
Public 360
Bevaras
3 år
PDF/A

Public
1.1.3.1

Protokollsutdrag, tjänsteskrivelser och bilagor
Ja

PDF/A
Bevaras 3
år PDF/A

360/Ecos
PDF/A/
1.1.3.1

Protokoll Ja

Papper
Pärm
PDF/A
Public 360
Bevaras
3 år

papper
Vid
1.1.3.1

Närvarolista, arbetsutskott och miljönämnd
Ja
Papper
Pärm

Kopia finns i lönesystemet Heroma
inaktualitet
Vid
1.1.3.1

Telefon och adresslistor förtroendevalda
Ja
Papper
Pärm
Word M:\

inaktualitet
1.1.3.1

Utanordningslistor förtroendevalda
Ja

Papper
Pärm

Heroma
2 år

Kopia finns i lönesystemet Heroma
Public
1.1.3.1

Redovisning av delegationsbeslut
Nej

PDF/A
Bevaras 3
år PDF/A

360/Ecos
1.2.2
Hantera styrdokument från fullmäktige och kommunledning
1.2.2.1
Hantera riktlinjer och mål

Public
1.2.2.1

Remisser Nej

PDF/A
Bevaras 3
år PDF/A

360/Ecos
Hantera reglementen och
1.2.2.2

arbetsordningar
7

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2.3.1
Samverkan och förhandling
Hantera samverkan enligt
2.3.1.1
avtal
2.3.1.1
Protokoll samverkansgrupp
Ja
PDF/A
Public360
Bevaras
3 år
PDF/A
Publiceras fn i Samarbetsrum för
til gänglighet medarbetare.
Överläggningar och förhandlingsprotokoll
Personak
Vid avslutat
2.3.1.1
Ja
Papper
PDF/A Public
360* Bevaras
Papper
*Diarieförs i Public 360 om det innehåller
gällande enskilda individer, (MBL)
t
ärende
sekretess
2.3.1.2
Hantera LAS
Revideras
Listan genereras vid rekrytering för att
2.3.1.2
Företrädeslista
Ja

Digitalt
WinLas

säkerställa företrädesrätten, bevaras
löpande
därefter inte.
2.3.1.3
Hantera lönerevision
Word/
2.3.1.3
Underlag löneöversyn
Ja
2
år

Arbetsmaterial, kan exempelvis vara
excel
chefs underlag för registrering
2.3.1.3
Registrering nya löner
Ja
Excel
Digitalt
Heroma
2 år
2.3.1.4
Hantera personalsamtal
Gäller endast dokumenterade
Vid upphörd
2.3.1.4
Utvecklingssamtal, dokumenterade
Ja
Papper

överenskommelse mellan arbetsgivare
överenskommelser
anställning
och medarbetare. Detta sker endast i
undantagsfall.
Endast tillgänglig för berörd chef och
Berörd chef
medarbetare. Berörd medarbetare får
och
2.3.1.4
Utvecklings- och lönesamtal med lönekriterier
Ja

PDF
2 år
digital kopia. Den är möjligt att skriva ut i
och målplan
medarbetar
pappersformat. Individuella
e
utvecklingsplaner revideras årligen av
chef och medarbetare.
12

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

Hantera övrig
2.3.1.5

personalsamverkan

Minnesanteckningar APT
Ja

Word M:/
2
år

2.3.1.6
Hantera disciplinåtgärder

Papper
Person-

Avstängning Ja

Word

Bevaras 3
år Papper
Blankett är beslut om avstängning med
(blankett)
akt
eller utan lön.
När
Person-

Kontroll av faktasamtal
Ja
Papper

Bevaras
ärendet
Papper

akt
avslutats
När
Person-

Medvetandegörande Ja

Papper

Bevaras
ärendet
Papper

akt
avslutats
När
Person-

Varning Ja

Papper

Bevaras
ärendet
Papper

akt
avslutats
2.3.2
Anställning, utveckling och avslut
2.3.2.1
Rekrytering

Person-
Förvaras i personakt, 1 ex til
2.3.2.1

Anställningsavtal och anställningsbevis
Ja

Papper

Bevaras*
Omgående

Papper
arbetstagaren. *E-tjänsten gallras
akt
automatiskt efter 2 år
Skickas och arkiveras i kommunarkivet.
SC rekrytering ansvarar för arkivering
Digitalt
Person-
när de hanterar hela
2.3.2.1

Ansökningshandlingar, erhållen tjänst
Ja

Papper

rekryterings
Bevaras
Omgående Papper rekryteringsprocesser, när chef
akt
stöd, Visma
rekryterar själv eller endast tagit stöd i
delar av rekryteringsprocessen ansvarar
chef för arkivering.
13

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

Pappersansökan eller ansökningar via
e-post skannas in/registreras i
Digitalt
Word,
rekryteringssystemet och gallras när
2.3.2.1

Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst
Ja

rekryterings
3 år

ansökan är införd i rekryteringssystemet.
PDF/A
stöd, Visma
SC rekrytering har särskild rutin för
hantering av ansökningar från personer
med skyddad identiteter.
2.3.2.1

Kravprofil Ja

Word
Chef

M
Gallras

Vid behov
2.3.2.1

Spontanansökningar
Ja

Word
E-post

Ecos
Gallras

Spontanansökningar gal ras efter
återkoppling till kandidat.
Praktik- och trainee platser, innehåll och
Vid avslutat
2.3.2.1

Ja
Word
Ecos
   Bevaras
PDF/A

utformning
ärende
Vid
2.3.2.1

Introduktionsprogram Ja

Papper

Word
Chef

Gallras så snart introduktionen
inaktualitet
genomförts.
2.3.2.7
Avsluta anställning

Person-

Förvaras i personakt
2.3.2.7

Avslut av anställning
Ja K2
Papper

Bevaras
Papper
Detta inkluderar alla avslut av tjänst
akt
Omgående
oavsett orsak.
Person-
2.3.2.7

Omplaceringserbjudande Ja
K2
Papper

Bevaras
Omgående
Papper
Finns särskild blankett för
akt
omplaceringserbjudande.
Varsel om uppsägning pga arbetsbrist,
Person-
2.3.2.7

personliga skäl eller avsked som resulterar i
Ja K2
Papper

Bevaras
Omgående

akt
avslut
Besked om upphörande av tidsbegränsad
Person-
2.3.2.7

Ja K2
Papper

Bevaras
Omgående

Papper
Kopia behöver inte skickas til  Lön och
anställning
akt
pension.
Pensioner (Särskild avtalspension, Beslut
Person-
2.3.2.7

rörande pensionslösningar, exempelvis
Ja K2
Papper

Bevaras
2
år
Papper  Förvaras i personakt
akt
80/90/100)

14

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

Systematiskt
2.3.4.1

arbetsmiljöarbete
Bedriva systematiskt
Protokoll skyddsrond
2.3.4.1
Ja
Papper
Pärm
Word
M:\
Bevaras
2
år
PDF/A

arbetsmiljöarbete
skyddsrond, åtgärder, uppföljning
Vid
2.3.4.1

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Ja

Papper
Närarkiv
Word
M: / Ecos2

Vid anställningens avslut
inaktualitet
2.3.4.1

Riskbedömning- och handlingsplan
Ja

Word
M: / Ecos2
Bevaras
2 år
PDF/A
Ecos2/Public 360 är slutförvaring
Riskbedömningar- och handlingsplaner vid
2.3.4.1

Ja

Word
M: / Ecos2
Bevaras
2 år
PDF/A
Ecos2/Public 360 är slutförvaring
förändring
2.3.4.1

Medarbetarenkät
Nej

Pdf
M: / Ecos2
Bevaras

PDF/A
Ecos2/Public 360 är slutförvaring
2.3.4.1

Inspektion Arbetsmiljöverket
Nej

Pdf
M: / Ecos2
Bevaras
2 år
PDF/A
Ecos2/Public 360 är slutförvaring
2.3.4.2
Arbetsmiljöutredning

T.ex ergonomiska utredningar som avser tunga
2.3.4.2

Ja
Papper
Pärm
Word
M:\
Bevaras
2
år
PDF/A

lyft, ljussättning m.m.
2.3.4.4
Tillbud

PDF/A/
2.3.4.4
Hantera tillbud
Tillbudsrapporter
Ja
K2

Digitalt
Stella
Bevaras
2 år

papper

16

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

2.3.4.5
Arbetsskador

Hanteras via systemet Stella. När
6 mån efter
ärendet är klart ska det til  personakt.
Pär,
Anmälan om arbetsskada med bilagor inkl
Stella
avslutat
Anteckningar som saknar värde rensas.
2.3.4.5 Hantera
arbetsskador
Ja K2
Papper
Person-
Word
Bevaras

Bilagor som
anteckningar och handlingsplaner
e-tjänst
ärende
akt
t ex riskbedömningar scannas och in

och bevaras i Stella. Til fogas personakt
inom sex månader efter avslutat ärende.
2.3.4.7
Anhörigregister

Vid
2.3.4.7

Kontaktuppgifter nära anhörig
Ja
K2
Papper
Pärm

Heroma

Medarbetare ansvarar för att lägga in i
inaktualitet
Heroma.
Främja, förebygga och
2.3.4.8

rehabilitera
Gallras vid
2.3.4.8

Läkarintyg
Ja

Papper
ChefLoP

Heroma

inaktualitet
Ansvarig
2.3.4.8

Läkarintyg som rör rehabilitering, arbetsskada
Ja

Papper

Bevaras
1
år
Sidan 2 ska skickas til  Lön och pension.
chef
Förvaras i personakt
Rehabiliteringsutredning med bilagor inklusive
2.3.4.8

Ja
Digitalt

Pdf
Adato
Bevaras
2
år
PDF/A
Til förs personakten. Anteckningar som
anteckningar och handlingsplaner
saknas värde gallras.
Arbetsanpassning, dokumentation av behov och
2.3.4.8

Ja
Digitalt

Pdf
Adato
Bevaras  PDF/A

åtgärder.
2.3.4.8

Arbetsförmågebedömning, underlag för
Ja

Digitalt

Pdf
Adato
Bevaras

PDF/A

Försäkringskassans anteckningar från
2.3.4.8

Ja
PDF/A

Pdf
Adato
Bevaras  PDF/A

avstämningsmöten/uppföljningsmöten
Försäkringskassans beslut avseende
2.3.4.8

Ja
PDF/A

Pdf
Adato
Bevras  PDF/A
Kallades tidigare
förebyggande sjukpenning
rehabiliteringsersättning.
17

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Försäkringskassans beslut avseende
Sjukersättning gäller 1 år eller mer i
2.3.4.8
Ja
PDF/A

Pdf
Adato
Bevaras
PDF/A
taget. Sjukpenning gäl er om en person
stadigvarande sjukersättning
är sjuk längre än en vecka
Sjukersättning gäller 1 år eller mer i
taget. Sjukpenning gäl er om en person
Försäkringskassans beslut avseende
är sjuk längre än en vecka. Detta
2.3.4.8
Ja
PDF/A

Pdf
Adato
Bevaras
PDF/A
skickas i normalfallet inte till kommunen
sjukpenning.
utan till berörd person. Raden avser om
handlingen skulle skickas in til
arbetsgivaren.
Missbruk av alkohol eller andra droger,
Digital/P
Kan resultera i en överenskommelse
2.3.4.8
handlingsprogram/överenskommelse för
Ja
Pdf
Adato
Bevaras
PDF/A
med medarbetaren. Finns en mall. Se
DF/A
hantering av
PM till berörd riktlinje.
Arkiveras i e-tjänst när utredning är
2.3.4.8
Utredning om kränkande särbehandling
Ja
Digitalt Chef/HR E-tjänst IT
system  Bevaras
avslutad. Skickas till personakt,
kommunarkivet.
Den anställde har rätt til  partiell
sjukskrivning som inte är tidsbegränsad.
Omreglering av anstäl ning vid beviljad
E-tjänstärendet gal ras vid inaktualitet. I
2.3.4.8
Ja

Papper
E-tjänst
Bevaras
e-tjänsten fyller chef i uppgifter om
sjukersättning
omreglering av anställning.
Informationen blir sedan sammanstäl d i
ett anställningsavtal.
Den anställde har rätt til  partiell
sjukskrivning som inte är tidsbegränsad.
Omreglering av anstäl ning vid beviljad
E-tjänstärendet gal ras vid inaktualitet. I
2.3.4.8
Ja

Papper
E-tjänst
Bevaras
e-tjänsten fyller chef i uppgifter om
sjukersättning
omreglering av anställning.
Informationen blir sedan sammanstäl d i
ett anställningsavtal.
18

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

3.2
Miljö- och samhällsskydd
3.2.1
Miljö- och hälsoskydd
3.2.1.0
Leda-Styra-Organisera
Miljökvalitetsnormer och åtgärdsprogram (MB 5 Kap, § 4 - f). Andra planer enl. MB 6 kap, §19- f. Föreskrifter enl. 9 kap.
Agenda 2030 annat sektorsövergripande
miljöarbete inkl. projekt. Policydokument och
Public
3.2.1.0
planer för olika delar av miljö- och hälsoskydds-

Nej
Word
Bevaras 3
år PDF/A

verksamheten inkl. naturvårdsplan. Föreskrifter
360/Ecos
med stöd av regeringens bemyndigande
Energistrategi
3.2.1.1
Miljöbedömningar
MB 6 kap
3.2.1.1

Med eller utan miljökonsekvensbeskrivning
Nej
Word
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

3.2.1.2
Miljöövervakning

3.2.1.2

Inventeringar
Nej

Word
M:\ Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Luftövervakning
3.2.1.2

Mätresultat och sammanställningar från egen
Nej

Word
M:\ Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

luftövervakning
3.2.1.2

Övriga mätresultat
Nej

Word
M:\ Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Rum
3.2.1.2

Servicerapporter mätinstrument
Nej

Gallras när ny rapport kommer in
530
Recipientundersökningar
3.2.1.2

Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Skrivelser, e-post
3.2.1.2

Sammanställningar/rapporter-provtagning
Nej

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

26

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Radon i vatten
3.2.1.2
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Analysprotokoll
3.2.1.2
Vattenvård
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.2
Remisser med mera
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.4
Naturskydd MB 7 kap, 19 kap
Naturreservat, vattenreservat, kulturreservat, naturminne, biotopskyddsområde och övriga skyddsområden
Administrativt ärende
Kalkning, spridningsplaner
3.2.1.4
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Enkät
LONA
Information
3.2.1.4
Beslut från annan myndighet
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Projektmaterial
3.2.1.4
Anmälan
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Anmälan enligt vattenskyddsföreskrifter
3.2.1.4
Beslutsgrundade handlingar
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Beslut
3.2.1.4
Anmälan om vattenverksamhet
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Ansökan om dispens
3.2.1.4
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Reservatsföreskrifter
Ansökan om tillstånd
3.2.1.4
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Reservatsföreskrifter
3.2.1.4
Ansökan om vattenverksamhet
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Ansökan om tillstånd enligt
3.2.1.4
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
vattenskyddsföreskrifter
3.2.1.4
Anmälan enligt vattenskyddsföreskrifter
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
27

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

3.2.1.4

Information - kännedom
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Remiss naturvård, strandskyddsdispens
Remiss/missiv
3.2.1.4

Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Beslutsgrundande handlingar
Yttrande
3.2.1.4

Underlagsmaterial till remiss
Ja K2
PDF/A
Ecos

  Gallras då original finns hos annan
myndighet
Remiss vattenverksamhet
Remiss/missiv
3.2.1.4

Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Beslutsgrundande handlingar
Yttrande
3.2.1.4

Underlagsmaterial till remiss
Ja
K2

PDF/A
Ecos

Gallras då original finns hos annan
myndighet
3.2.1.6       Miljöskydd

Administrativt ärende
Enkät
Externa enkätundersökningar kan
3.2.1.6

Fastighetsförfrågan avlopp
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
gallras vid inaktualitet om inte behov
Projektmaterial
finns av dem i verksamheten.
Övrigt
3.2.1.6

Anmälan Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

3.2.1.6

Anmälan av bortskaffande av avfall
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Anmälan av driftstörning
3.2.1.6

Inträffad störning
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Planerad åtgärd
Anmälan av installation av enskilt avlopp utan
vattentoalett
3.2.1.6

Ersätter äldre med godkännande
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Ersätter äldre utan godkännande
Ny anläggning
28

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

Anmälan av installation av värmepump
Bergvärme,
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Ytjordvärme
Ytvattenvärme
Anmälan om kemisk bekämpning
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Yrkesmässig användning av växtskyddsmedel
3.2.1.6

Anmälan av kompostering
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Anmälan av miljöfarlig verksamhet
Dagvattenanläggning
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
10§
Lagring som en del av att samla in avfall
Återvinning av avfall för anläggningsändamål
Anmälan av miljöfarlig verksamhet avseende
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

ändring. Inkl avveckling av verksamhet
3.2.1.6

Anmälan av nedgrävningsplats för häst
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

3.2.1.6

Anmälan av sanering av PCB
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

3.2.1.6

Anmälan av skrotning av cistern
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

3.2.1.6

Anmälan om avhjälpandeåtgärd för förorening
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
§28 FHM
Anmälan om eget omhändertagande avseende
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

förbränningstoa, latrin, mulltoa,slam
3.2.1.6

Anmälan om misstänkt brott
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

3.2.1.6

Anmälan om ägarbyte
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
§32
Anmälan om ändring av avloppsanläggning
Ersätter äldre med tillstånd
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Ersätter äldre utan tillstånd
Komplettering med reningssteg
3.2.1.6

Ansökan dispens från deponeringsföreskrift
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

29

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ansökan om dispens
3.2.1.6
Från krav på sortering av bygg- och
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
rivningsavfall
3.2.1.6
Ansökan om dispens från sanering av PCB
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Ansökan om dispens från skyddsföreskrifter
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Ansökan om dispens för spridning av slam
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Ansökan om längre tömningsintervall för
3.2.1.6
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
slamavskiljare
Ansökan om tillstånd att sprida kemiska
3.2.1.6
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
bekämpningsmedel
Ansökan om tillstånd för enskilt avlopp
Anslutning WC till befintlig anläggning med
tillstånd
3.2.1.6
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
Ersätter äldre med tillstånd
Ersätter äldre utan tillstånd
Ny anläggning
3.2.1.6
Ansökan om tillstånd till bortskaffande av avfall
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Ansökan om tillstånd till värmepump
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Avgift för handläggning/tillsyn
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Begäran
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Begäran om avhjälpande av brister
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Fastställande av egenkontrollprogram
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
3.2.1.6
Fastställande av faroanalys
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
30

Informationshanteringsplan

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-

kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring

3.2.1.6

Fastställande av undersökningsprogram (vatten)
Nej
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Granskning av utförandeintyg
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Slutredovisning - avlopp
Händelsestyrd tillsyn
Bristfälligt avlopp
3.2.1.6

Första besök
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Kontroll av anläggning
Platsbesök
Incidentrapportering
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Underrättelse enligt FVE
Information
Bedömning av tillsynsmyndighet
Bidragsmedel
Fastighetsförfrågan (FO)
Kontrollprogram
Kännedom
Länsstyrelsens beslut för kännedom
Miljöteknisk undersökning
3.2.1.6

Projektmaterial
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Provtagningsplan
Skrivelse
Tillsynsvägledning
Restscanning förorenade områden
Sevesotillsyn
Skrivelse
Tillsynsvägledning
Transport av avfall
Restscanning avlopp
3.2.1.6

Bristande hantering av hushållsavfall
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

Nedskräpning
3.2.1.6

Information om cisterninstallation
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A

Information om spridning av biocidprodukt på
3.2.1.6

Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A

allmän plats
31

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Rapport
5-årsbesiktning
Egenkontroll
Kontrollprogram
3.2.1.6
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Projektrapport
Resultat av provtagning
Säkerhetsrapport
VA-utredning
3.2.1.6
Rapport om förorening i mark
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Rapport om inventering av PCB
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Rapport om undersökning av förorening
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Remiss
3.2.1.6
Tillstånd för hantering av brandfarliga och
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
explosiva varor
Remiss miljöfarlig verksamhet
Anmälan om mindre ändring
Ansökan slutliga villkor
3.2.1.6
Betydande miljöpåverkan
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Kompletteringsremiss
Prövotidsredovisning
Til ståndsansökan
3.2.1.6
Remiss transport av avfall
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.6
Underrättelse om påträffad förorening
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Årsrapport miljöfarlig verksamhet
Avloppsreningsanläggning
3.2.1.6
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Drivmedelsstation
Fordonstvätt
3.2.1.6
Åtalsanmälan
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
33

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.2.1.8
Livsmedel
3.2.1.8
Administrativt ärende, enkät, projektmaterial
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras 3
år
PDF/A
Alarm att livsmedel/foder ej uppfyller
3.2.1.8
Nej

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
säkerhetskrav - RASFF
Anmälan av försäljning av tobaksfria
3.2.1.8
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
nikotinprodukter
3.2.1.8
Anmälan ändring av livsmedelslokal
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Anmälan om ägarbyte
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Avgift för handläggning/tillsyn
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Händelsestyrd tillsyn, första besök, kontroll av
3.2.1.8
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
anläggning, platsbesök
Information
3.2.1.8
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Kännedom
3.2.1.8
Information om upphörande av verksamhet
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Klagomål livsmedel
3.2.1.8
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Misstänkt matförgiftning
Klassning av anläggning/verksamhet
3.2.1.8
Ja

PDF/A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
Riskklassning
3.2.1.8
Planerad tillsyn, livsmedel
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Registrering av livsmedelsanläggning
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Remiss livsmedel/dricksvatten
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Saneringsintyg för fartyg
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
36

Informationshanteringsplan
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Leverans-
Säker-
Bevaras/
Format
Beteckning/
uppgifter
frist
Process/handläggning
Beskrivning/Dokumentation
hets-
Gallrings-
vid
Anmärkning
punkt-
kommun-
klassning
frist
arkivering
notation
Ja/nej
arkivet
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.2.1.8
Sanktionsavgift livsmedel
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Smittskydd
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.8
Åtalsanmälan
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
Åtgärdskrav livsmedelsanläggning, förbud,
3.2.1.8
Ja
PDF/A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
föreläggande
3.2.1.9
Sällskapsdjur
3.2.1.9
Klagomål djur, handläggning, beslut
Ja
PDF-A
Ecos
Bevaras
3 år
PDF/A
3.2.1.10
Tillsyn tobakslagen
Anmälan av försäljning av tobaksfria
3.2.1.1
nikotinprodukter, information, klagomål,
Ja

PDF-A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
handläggning, sammanställningar, rapporter
3.2.1.11
Hantera alkoholtillstånd
Remiss alkoholservering, rRemisser/missiv,
3.2.1.11
Ja

PDF-A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
beslutsgrundande handlingar, yttrande
3.2.1.11
Underlagsmaterial till remiss
Ja
PDF/A
Ecos
3 år
Gallras då original finns hos annan
myndighet
Hantera tillstånd
3.2.1.12
läkemedelsförsäljning
Anmälan av försäljning av receptfria läkemedel,
3.2.1.12
Ja

PDF-A
Ecos
Bevaras
3
år
PDF/A
inspektion, handläggning, beslut, rapport
3.2.1.25
Övriga frågor
Remiss ordningslagen, remisser/missiv,
3.2.1.25
Ja

PDF-A
Ecos
3
år
beslutsgrundande handlingar, yttrande
37

Document Outline