2018-05-23
ad 240-175-2018
Arkivbeskrivning för Statens historiska museer
Statens historiska museers verksamhet
Statens historiska museers uppgifter redovisas i Förordning med instruktion för Statens
historiska museer, SFS 2014: 1079, reviderad 2014 SFS 2015: 1007.
I myndigheten ingår museerna Statens historiska museum, Kungl.myntkabinettet- Sveriges
ekonomiska museum och Tumba bruksmuseum som drivs i Kungl. myntkabinettets regi.
Sedan 1 januari 2015 ingår även den arkeologiska uppdragsverksamheten Arkeologerna i
myndigheten.
Statens historiska museer har till uppgift att främja kunskapen om och intresset för
Sveriges historia och att bevara och utveckla det kulturarv som myndigheten förvaltar.
Statens historiska museums verksamhetsområde är Sveriges historia byggd på det
arkeologiska materialet samt kyrklig konsthistoria. Kungl. myntkabinettets
verksamhetsområde är svensk penning- och finanshistoria samt medaljkonst.
Myndigheten ska också bedriva arkeologisk uppdragsverksamhet.
Statens historiska museers organisation
Myndigheten Statens historiska museer inrättades från och med 1 januari 1998 efter ett
riksdagsbeslut den 12 december 1996. Tidigare hörde verksamheten till myndigheten
Riksantikvarieämbetet och statens historiska museum. Då myndigheten bildades hörde
museerna Statens historiska museum, Kungl. myntkabinettet samt Medelhavsmuseet till
Statens historiska museer. Medelhavsmuseet fördes från och med 1 januari 1999 över till
Statens museer för världskultur.
Tumba bruksmuseum tillhör organisatoriskt Kungl. myntkabinettet sedan 2005. Tumba
bruk har varit museum sedan 1968. I samband med en försäljning år 2002 skänkte
Riksbanken de historiska föremålen till Statens historiska museer med avsikten att Kungl.
myntkabinettet skulle driva museiverksamhet på området (gåvobrev med dnr 642-456-
2004).
1
Myndighetens ledning
Statens historiska museer leds av en överintendent som är myndighetschef och även
museichef för Statens historiska museum.
Kungl. myntkabinettet leds av en museichef.
Arkeologerna leds av en avdelningschef med regionchefer på respektive region. Då den
arkeologiska uppdragsverksamheten övergick till Statens historiska museer hade
avdelningen först namnet Arkeologiska uppdragsverksamheten. I november 2015 bytte
avdelningen namn till Arkeologerna.
Myndigheten har en ledningsgrupp som har en rådgivande funktion för överintendenten.
Ledningsgruppen utgör också ett forum för utveckling av verksamheten. I gruppen ingår
överintendenten, chefen för Kungl. myntkabinettet, och avdelningscheferna.
Mellan åren 1998 och 2007 hade Statens historiska museer en styrelse bestående av högst
nio ledamöter, överintendenten inräknad.
Statens historiska museer har sedan 1 januari 2015 ett insynsråd. Insynsrådets uppgift är
bland annat att tillföra kunskap, kompetens och mångfald och att ge myndighetschefen råd
och stöd.
Organisationsschema från och med år 2015:
2
Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar och
ärenden
De handlingar som uppkommer i myndighetens verksamhet återfinns huvudsakligen bland
de diarieförda handlingarna där de hålls samman och arkiveras i löpnummerordning. Fram
till 2013 diariefördes och arkiverades ärendena efter dossiénummer. Dossiénumren var
indelade så att myndigheten Statens historiska museer och Statens historiska museum hade
600-nummer, Kungl- myntkabinettet 700-nummer och Tumba bruksmuseum 800-nummer.
Myndighetens verksamhet delades in i 3 arkivbildare, Statens historiska museer, Statens
historiska museum och Kungl. myntkabinettet med tre olika arkivförteckningar.
Från och med 2013 har SHMM infört processbaserad arkivredovisning och myndigheten
utgör en arkivbildare med ett gemensamt diarium.
Ledning
Vid ledningsgruppens och insynsrådets möten förs protokoll.
Protokoll från Styrelsens sammanträden finns för åren 1998-2007. Till protokollen hör
bilagor i form av beslutsunderlag m.m.
Administrativ verksamhet
Personalfrågor, ekonomi, IT, upphandlingar, arkiv, registratur och lokalfrågor sköts av
Administrativa avdelningen. Avdelningen är placerad på Statens historiska museum men är
en gemensam resurs för hela myndigheten. Denna verksamhet avsätter bl.a. flera
protokollserier (över beslut i personalärenden, MBL-protokoll och arbetsmiljökommitténs
protokoll), personaldossiéer samt ekonomisk redovisning. Redovisning och bokslut sköttes
enligt avtal av Riksantikvarieämbetet de första åren men är fr.o.m. bokslutet år 2005
myndighetens eget ansvar.
Vård och dokumentation av samlingarna
Verksamheten sköts på Statens historiska museum av Avdelningen för Kulturhistoria och
samlingar, på Kungl. myntkabinettet av de numismatiska specialisterna respektive
föreståndaren för Tumba bruksmuseum.
Registrering och katalogisering av föremål sker på Statens historiska museum i MIS
(Museum Information System), som framtagits internt speciellt för museets
föremålshantering.
Kungl. myntkabinettet för en manuell inventarieliggare. Varje föremål beskrivs i den s.k.
bilagan till inventariet. Åtkomsthandlingar utgör en särskild serie. I samband med det s.k.
Sesamprojektet påbörjades även en digitalisering av samlingarna. Museet registrerar sina
samlingar efter föremålskategorier i ”Kabinettsviten”, en serie databasapplikationer för
numismatiska samlingar. Myndigheten har under 2016 anskaffat samlings-
3
förvaltningssystemet Adlib och kommer att migrera över informationen i MIS och
Kabinettsviten till det nya systemet.
Tumba bruksmuseum kommer att ha samma typ av inventarieförteckning som Kungl.
myntkabinettet. För närvarande finns endast en inventeringslista över föremålen.
Handlingar om depositions- och låneverksamhet och förfrågningar om föremålen återfinns
i de diarieförda handlingarna som ordnas efter dossiéplan eller klassificeringsstruktur.
Avdelningen för Kulturhistoria och samlingar vid Statens historiska museum ansvarar
också för konservering av museiföremålen, huvudsakligen via köp av externa tjänster.
Konserveringsrapporter från åren 1998-2008 har överlämnats till Antikvarisk-topografiska
arkivet i enlighet med RA-MS 1997:77. Rapporter från tiden efter 2008 finns både digitalt
och på papper. Ett arbete pågår med att digitalisera rapporterna och lägga in dem i MIS.
Kungl. myntkabinettet har en konservator som sköter den löpande föremålsvården. Arbetet
avsätter sällan konserveringsrapporter. Att ett arbete utförts framgår av
beställningsblanketter som antingen återgår till den beställande handläggaren eller läggs i
de topografiska akterna över myntfynd.
Forskning
Forskning bedrivs främst inom FoU- verksamheten (Forskning och Utveckling) i
projektform. Forskningsprojekten diarieförs och arkiveras efter dossiéplan eller, sedan
2013, enligt klassificeringsstrukturen. Forskningsprojekten kan också generera digital
information.
Utställningsverksamhet, pedagogisk verksamhet, information och sociala medier
En av myndighetens huvuduppgifter är att hålla samlingarna tillgängliga och att bedriva
utställningsverksamhet och annan förmedlande verksamhet. På Statens historiska museum
faller dessa uppgifter på Avdelningen för Kommunikation och publik, på Kungl.
myntkabinettet på museipedagogerna, en marknads- och informationsansvarig och de
numismatiska specialisterna samt föreståndaren för Tumba bruksmuseum. Verksamheten
speglas i handlingar rörande utställningar, handlingar rörande programverksamhet och
pedagogisk verksamhet, programblad och pressmeddelanden.
Myndigheten Statens historiska museer, samtliga museer och den arkeologiska
uppdragsverksamheten har egna hemsidor. Inom kärnverksamheten finns digitala
forskningsportaler och bloggar. Myndigheten har också flera konton på sociala medier så
som Facebook, Twitter och Youtube.
4
Arkeologiska uppdragsverksamheten
Ärenden inom den arkeologiska uppdragsverksamheten diarieförs och arkiveras enligt
myndighetens klassificeringsstruktur. De arkeologiska uppdragen avslutas i regel med en
rapport och ett exemplar av rapporten arkiveras i ärendet. Myndigheten levererar också ett
exemplar av rapporten till Riksantikvarieämbetet som tillgängliggör den digitalt via
sökportalen Samla.
Den arkeologiska dokumentationen finns främst i det egenutvecklade
dokumentationssystemet Intrasis, där varje arkeologisk undersökning har en databas. I
Intrasis finns bland annat fyndlistor, ritningar, fotografier och analysresultat.
Vilka arkiv som myndigheten förvarar
Statens historiska museers äldre arkiv till och med 31 december 1997 tillhör arkivbildaren
Riksantikvarieämbetet och förvaras där i Antikvarisk- topografiska arkivet.
Kungl. Myntkabinettet förvarar sina egna arkivhandlingar. Där finns också deponerat de
serier i Riksantikvarieämbetets arkiv som särskilt berör myntkabinettets verksamhet.
Deponeringen regleras i avtal med diarienummer 240-691-2015. Kungl. Myntkabinettet
förvarar också enskilda arkiv, både egna och sådana som har deponerats av
Riksantikvarieämbetet, med inriktning på museets verksamhetsområde.
Mellan 1998 och 2015 reglerade RA-MS1997:77 överlämnande av handlingar gällande
kulturmiljöns topografiska objekt till Riksantikvarieämbetet. De handlingar som har
överlämnats utgörs av konserveringsrapporter och fyndlistor från arkeologiska
undersökningar. Handlingarna finns i Antikvarisk- topografiska arkivet. RA-MS 1997:77
är upphävd genom RA-MS 2015:33.
I samband med övertagandet av den arkeologiska uppdragsverksamheten från
Riksantikvarieämbetet övertogs också öppna ärenden med tillhörande databaser i systemet
Intrasis. Övertagandet regleras i RA-MS 2014: 61.
Riksantikvarieämbetet har deponerat serie FVII Handlingar rörande den osteologiska
analysrapportverksamheten hos SHMM, vilket regleras genom avtal med dnr 240-1079-
2015.
Staten historiska museer har ett samverkansavtal med Riksantikvarieämbetet som innebär
att Riksantikvarieämbetet hyr ut plats i arkivlokaler och tillgängliggör myndighetens
arkivmaterial genom sin forskarsal/forskarservice. Samverkansavtalet har dnr 230-2016-
876. Utlämnandet av allmänna handlingar regleras genom fullmakt utfärdad av
överintendenten, dnr 240-2016-885.
Förutom ämbetsarkivet förvarar myndigheten ett mindre antal enskilda arkiv, främst med
anknytning till Kungl. Myntkabinettets verksamhetsområde.
5
Sökingångar i arkivet
Myndighetens diarium används som sökingång till arkivhandlingarna.
Arkivförteckningsprogrammet Visualarkiv används också för återsökning av handlingar.
Sekretessbestämmelser
Sekretess kan förekomma inom personalhandlingar, upphandlingshandlingar och
handlingar gällande skyddet av föremålssamlingarna. Inom den arkeologiska
uppdragsverksamheten förkommer också handlingar med sekretess för att skydda
ekonomiska intressen.
Gallringsregler
Myndigheten tillämpar Riksarkivets generella gallringsbeslut för räkenskaps- och
personalhandlingar, RA-FS 2004:1, 2004:2, 2004:3 och 2005:6. Gallringsföreskrifter för
handlingar av tillfällig och ringa betydelse enligt RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6, finns i
dokumenthanteringsplanen från år 2006 för Statens historiska museum.
Dokumenthanteringsplanen fungerar som tillämpningsbeslut för RA-FS 1991:6, ändrad
1997:6 och för RA-FS 2005:6.
Statens historiska museer har avtal med Statens servicecenter om administrativ service.
Enligt avtalet ska Statens servicecenter ombesörja bevarande och gallring av
ekonomihandlingar och handlingar rörande löneadministration. Vissa handlingar förvaras
på SHMM och gallras av ansvarig handläggare eller av arkivfunktionen.
Ansvar för arkivverksamheten
Organisatoriskt hör arkivfunktionen och registraturen till Administrativa avdelningen.
Administrativa chefen är ansvarig för arkivverksamheten inom myndigheten.
Det myndighetsövergripande praktiska arbetet utförs av myndighetsarkivarien och
registrator som hör till Administrativa avdelningen. Diarieföring av handlingar inom
kärnverksamheten sker även på myndighetens övriga avdelningar.
Medarbetarnas ansvar gällande dokumenthantering regleras i myndighetens arbetsordning.
6
