Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

Begäran blev framgångsrik.

Till Stockholms stad,

Jag önskar information och dokumentation kring hur länge ni lagrar personuppgifter om era anställda efter det att deras anställning har upphört samt eventuella styrdokument kring detta. Om olika typer av uppgifter rensas vid olika tillfälle önskar jag information kring när var typ av uppgift rensas samt den rättsliga grunden för att behålla den.

Jag önskar även samma information om hanteringen av personuppgifter för praktikanter och praoelever vid Stockholms stad.

Med vänlig hälsning,

André Costa

Till Stockholms stad,

Förtydligande: För lagringen av ansökninshandlingar (till anställning eller praktikplats) är det även aktuellt hur länge dessa handlingar lagras i de fall där det inte resulterar i en anställning eller praktik.

Med vänlig hälsning,

André Costa

Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen, Stockholms stad

Hej,

Vi har tagit emot din begäran och återkommer med svar så snart som möjligt.

Med vänlig hälsning

Yvonne Wennström
HR-administratör

visa citerade sektioner

Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen, Stockholms stad

2 Bilagor

Hej,

Bifogar gallringsregler och anvisningar gällande hantering av personalhandlingar.

Med vänlig hälsning

Yvonne Wennström
HR-administratör

Stadsledningskontoret
Personalstrategiska avdelningen
Hantverkargatan 3D, 105 35 Stockholm

E-post: [e-postadress]

Information om behandling av personuppgifter
Inom Stockholms stad är det respektive nämnd eller styrelsen i det bolag som hanterar personuppgifterna, som är personuppgiftsansvarig. På stockholm.se/dataskydd hittar du information om stadens behandling av personuppgifter.

-----Ursprungligt meddelande-----
Från: Funktion Kommunstyrelsen <[Stockholms stad e-postadress för begäran om allmän handling]>
Skickat: den 31 maj 2022 10:13
Till: Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen <[e-postadress]>
Ämne: VB: begäran enligt Offentlighetsprincipen - Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

-----Ursprungligt meddelande-----
Från: André Costa <[Registrators #1391 e-postadress]>
Skickat: den 31 maj 2022 09:57
Till: Funktion Kommunstyrelsen <[Stockholms stad e-postadress för begäran om allmän handling]>
Ämne: begäran enligt Offentlighetsprincipen - Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

Detta e-postmeddelande kommer från en extern avsändare. Klicka inte på länkar och öppna inte bilagor om du inte känner igen avsändaren och vet att innehållet är säkert.

Till Stockholms stad,

Jag önskar information och dokumentation kring hur länge ni lagrar personuppgifter om era anställda efter det att deras anställning har upphört samt eventuella styrdokument kring detta. Om olika typer av uppgifter rensas vid olika tillfälle önskar jag information kring när var typ av uppgift rensas samt den rättsliga grunden för att behålla den.

Jag önskar även samma information om hanteringen av personuppgifter för praktikanter och praoelever vid Stockholms stad.

Med vänlig hälsning,

André Costa

-------------------------------------------------------------------

Lämna gärna ut allmänna handlingar elektroniskt men maska personnummer. Vänligen använd denna e-postadress för alla svar till denna begäran:

[Registrators #1391 e-postadress]

Är [Stockholms stad e-postadress för begäran om allmän handling] fel för förfrågningar enligt Offentlighetsprincipen till Stockholms stad? Om så är fallet, kontakta oss genom detta formulär eller uppmärksamma det till [e-postadress]:

https://handlingar.se/sv/change_request/...

Ansvarsfriskrivning: Detta meddelande och ditt svar kommer att publiceras på Internet. Handlingar.se möjliggör effektiviserad hantering av allmänna handlingar. Läs mer om hur du kan dra nytta av Handlingar.se samt vår integritets- och upphovsrättspolicy:

https://handlingar.se/sv/help/officers

Publicering av förfrågningar och svar kan vara fördröjd.

Om du som tjänsteperson finner denna tjänst användbar, vänligen be din webbredaktör att länka hit från din organisations sida om allmänna handlingar.

-------------------------------------------------------------------

Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen, Stockholms stad

Hej igen,

Praktikanter eller prao annonseras inte och de spontanansökningar som kommer in skriftligt postlistas bara i diariet.

Med vänlig hälsning

Yvonne Wennström
HR-administratör

Stadsledningskontoret
Personalstrategiska avdelningen
Hantverkargatan 3D, 105 35 Stockholm

E-post: [e-postadress]

Information om behandling av personuppgifter
Inom Stockholms stad är det respektive nämnd eller styrelsen i det bolag som hanterar personuppgifterna, som är personuppgiftsansvarig. På stockholm.se/dataskydd hittar du information om stadens behandling av personuppgifter.

-----Ursprungligt meddelande-----
Från: Funktion Kommunstyrelsen <[Stockholms stad e-postadress för begäran om allmän handling]>
Skickat: den 31 maj 2022 10:24
Till: Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen <[e-postadress]>
Ämne: VB: begäran enligt Offentlighetsprincipen - Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

-----Ursprungligt meddelande-----
Från: André Costa <[Registrators #1391 e-postadress]>
Skickat: den 31 maj 2022 10:21
Till: Funktion Kommunstyrelsen <[Stockholms stad e-postadress för begäran om allmän handling]>
Ämne: Re: begäran enligt Offentlighetsprincipen - Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

Detta e-postmeddelande kommer från en extern avsändare. Klicka inte på länkar och öppna inte bilagor om du inte känner igen avsändaren och vet att innehållet är säkert.

Till Stockholms stad,

Förtydligande: För lagringen av ansökninshandlingar (till anställning eller praktikplats) är det även aktuellt hur länge dessa handlingar lagras i de fall där det inte resulterar i en anställning eller praktik.

Med vänlig hälsning,

André Costa

-------------------------------------------------------------------

Lämna gärna ut allmänna handlingar elektroniskt men maska personnummer. Vänligen använd denna e-postadress för alla svar till denna begäran:

[Registrators #1391 e-postadress]

Ansvarsfriskrivning: Detta meddelande och ditt svar kommer att publiceras på Internet. Handlingar.se möjliggör effektiviserad hantering av allmänna handlingar. Läs mer om hur du kan dra nytta av Handlingar.se samt vår integritets- och upphovsrättspolicy:

https://handlingar.se/sv/help/officers

Publicering av förfrågningar och svar kan vara fördröjd.

Om du som tjänsteperson finner denna tjänst användbar, vänligen be din webbredaktör att länka hit från din organisations sida om allmänna handlingar.

-------------------------------------------------------------------

Till Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen,

Många tack för dokumenten och den snabba hanteringen.

Uppföljningsfrågor/förtydligande:
* Dokumentet "Hantering och förvaring av personalhandlingar i Stockholms stad" hänvisar till en särskild rutin som används för feriaarbetande ungdomar. Kan ni dela denna rutin samt om reglerna för gallring skiljer sig från de personuppgifter som lagras för dessa personer.
* Praktikanter omnämns inte i de två dokumenten. Innebär det att deras personuppgifter behandlas och gallras på samma sätt som för övrig personal?
* Gallringsdokumentet använder termen "bevaras" för vissa personuppgifter. Ska detta tolkas som att dessa personuppgifter _aldrig_ gallras?

Båda de bifogade dokumenten dokument upprättades innan Dataskyddslagen trädde i kraft. Har något kompletterande dokument (kopplat till de bifogade dokumenten) upprättats till följd av den nya lagen eller någon utvärdering av de två dokumentens kompatibilitet med den nya lagen gjorts?

Med vänliga hälsningar,

André Costa

Till Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen,

Rättelse av sista frågan i mitt föregående e-post. Jag ser att en ny version av "Hantering och förvaring av personalhandlingar i Stockholms stad" har upprättats efter att Dataskyddslagen trädde i kraft. Min fråga är därmed begränsad till enbart dokumentet om Bevarande och gallring.

Med vänliga hälsningar,

André Costa

Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen, Stockholms stad

Hej,

Se svar på dina frågor nedan från ansvarig chef, direkt efter dina frågor.

Med vänlig hälsning

Yvonne Wennström
HR-administratör

Stadsledningskontoret
Personalstrategiska avdelningen
Hantverkargatan 3D, 105 35 Stockholm

E-post: [e-postadress]

Information om behandling av personuppgifter
Inom Stockholms stad är det respektive nämnd eller styrelsen i det bolag som hanterar personuppgifterna, som är personuppgiftsansvarig. På stockholm.se/dataskydd hittar du information om stadens behandling av personuppgifter.

-----Ursprungligt meddelande-----
Från: André Costa <[Registrators #1391 e-postadress]>
Skickat: den 1 juni 2022 14:38
Till: Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen <[e-postadress]>
Ämne: Re: SV: begäran enligt Offentlighetsprincipen - Rutiner för lagring av personuppgifter om anställda, praktikanter och prao

Till Funktion SLK Personalstrategiska avdelningen,

Många tack för dokumenten och den snabba hanteringen.

Uppföljningsfrågor/förtydligande:

* Dokumentet "Hantering och förvaring av personalhandlingar i Stockholms stad" hänvisar till en särskild rutin som används för feriaarbetande ungdomar. Kan ni dela denna rutin samt om reglerna för gallring skiljer sig från de personuppgifter som lagras för dessa personer

Det är inte någon skillnad i den rutinen utan samma gallringsregler gäller för feriearbetande ungdomar.

* Praktikanter omnämns inte i de två dokumenten. Innebär det att deras personuppgifter behandlas och gallras på samma sätt som för övrig personal?

För verksamhetsförlagd utbildning (VFU) upprättas inga anställningsavtal och då finns inga personuppgifter att gallra i lönesystem eller e-post. Praktikplatser utannonseras inte och i den mån de inkommer som spontana förfrågningar postlistas dessa.

* Gallringsdokumentet använder termen "bevaras" för vissa personuppgifter. Ska detta tolkas som att dessa personuppgifter _aldrig_ gallras?

Det stämmer.

Båda de bifogade dokumenten dokument upprättades innan Dataskyddslagen trädde i kraft. Har något kompletterande dokument (kopplat till de bifogade dokumenten) upprättats till följd av den nya lagen eller någon utvärdering av de två dokumentens kompatibilitet med den nya lagen gjorts? Dokumenten har granskats och har bedömt vara helt överensstämmande med gällande lagstiftning

Med vänliga hälsningar,

André Costa

visa citerade sektioner