Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Polarforskningssekretariatet arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.

Bilaga 1. Dokumenthanteringsplan för Polarforskningssekretariatet ver 1.0 (fastställd genom beslut nr V23-2016, 2016-12-16)
Struktur- Processnamn
Handlingsslag/Handlingstyp
Anmärkning
Bevaras/
Gallringsstöd Registrering
Bevarande-
Sorterings-
Förvarings-
Arkivserie Sekretess Lagkrav
Utförare
Processansvarig
enhet
Gallras
medium
ordning
plats
1
Styra, planera och följa upp verksamhet
1.1
Styra verksamheten
1.1.1
Hantera uppdrag från regeringen
Uppdrag från regeringen
Förordning med instruktion
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Föreståndare
papper
Regleringsbrev
Avser såväl regleringsbrev för egen myndighet samt 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 3§  Ledning
Föreståndare
regleringsbrev som skickats för kännedom till myndigheten vilka 
papper
4b, RA-FS 2015:2
avser annan myndighet.
Övriga inkommande styrdokument och uppdrag
Från Utbildningsdepartementet, regering och andra 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Föreståndare
uppdragsgivare, tex Särskild rapport som underlag för 
papper
regeringens fördjupade prövning av verksamheten. Avser även 
svar på dessa handlingar. 
1.1.2
Fatta myndighetsbeslut
Myndighetsbeslut
Protokoll över myndighetsbeslut
Avser myndighetsbeslut som fattas av föreståndare med 
Bevaras
Finns ej
Förteckning 
Arkivbeständigt 
Beslutsnummer
Arkiv
1A
Före-
SFS 2007:515 21§ Ledning
Föreståndare
uppgifter enligt Myndighetsförordningen (2007:515) 21§. Original 
över 
papper
kommer 
med eventuella bilagor läggs till särskild serie för interna beslut. 
myndighets-
(PUL)
När beslut hör till ett ärende läggs kopia på beslut till ärendet. 
beslut
T.o.m. 2015 finns alla beslut i en samlad serie. Fr.o.m. 2016 är 
beslut uppdelade på två serier, en för verksamhetsbeslut (V) och 
en för personaladministrativa beslut (P).
Förteckning över myndighetsbeslut
Arkiveras tillsammans med beslut för respektive år. 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1A
Nej
Samtliga enheter
Föreståndare
T.o.m. 2015 finns alla beslut i en samlad serie. Fr.o.m. 2016 är 
papper
beslut uppdelade på två serier, en för verksamhetsbeslut (V) och 
en för personaladministrativa beslut (P).
1.1.3
Upprätta verksamhetsplan
Handlingar rörande planering av verksamhet
Verksamhetsplan
Underlag från enhetschefer kan gallras när verksamhetsplan 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:605 
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
är fastställd. Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 
papper
10 kap 3§, SFS 
1.1.2.
2007:515 4§, RA-
FS 2015:2
1.1.4
Hantera ekonomisk styrning
Handlingar rörande ekonomisk styrning
Intern budget
Intern budget avser 1 år. Innehåller investeringsplan. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
Underlag kan gallras när intern budget är fastställd.
papper
Redovisningsprinciper
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.  
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
Tex: Beslut om periodiseringar, anläggningstillgångar, 
papper
utrangering av anläggningstillgångar
Förfogande över myndighetens medel
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
22§, 
RA-FS 2015:2
Redovisningsorganisation
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
Budgetunderlag
Sammanställs av information från budget, årsredovisning 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:605 
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
och utlysningar. Budgetunderlag avser 3 år. Skickas till 
papper
9 kap 3§, RA-FS 
regeringen.
2015:2
Dokumentation av organisation och rutiner
Förteckning över behörigheten att förfoga över myndighetens 
Bevaras
RA-FS 2015:2 Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 22§ Samtliga enheter
Enhetschef
medel,  inventeringsprotokoll, register över inventarier och 
papper
anläggningstillgångar mm per räkenskapsår skall bevaras.  
Dokumentation av uttag på Statsverkets checkräkning, 
betalningar, avstämningar och kontroll mm får gallras 10 år efter 
utgången av det räkenskapsår handlingen avser.
Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att 
Avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis, donationsförord-nanden  Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 3§  Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden
och handlingar rörande lån, fordringar, investeringar, 
papper
4b, RA-FS 2015:2
marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag mm ska 
bevaras. Rutinbetonad korrespondens, tex avräkningsnotor och 
blanketter för rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art 
och omfattning som är frekvent förekommande och som inte 
enligt 6§ RA-FS 2015:2 skall undantas gallring, får gallras 10 år 
efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser.  
Avser även regleringsbrev, vilket redovisas i process 1.1.1.
1.2
Leda och organisera verksamhet
1.2.1
Identifiera roller, ansvar och befogenheter
Handlingar rörande identifiering av roller, ansvar och befogenheter
Arbetsordning
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2007:515 4§
Samtliga enheter
Registrator
papper
Organisationsplan
Framgår av arbetsordningen.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Arbetsbeskrivningar
För varje tjänst finns det en arbetsbeskrivning/
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Samtliga enheter
Enhetschef
befattningsbeskrivning. Fastställs av enhetschef.
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
1

1.2.2
Undersöka, analysera och riskbedöma 
verksamhet

Undersökningar, analyser och riskbedömningar av verksamheten
Riskanalys för verksamheten
Utgör underlag för verksamhetsförsäkring.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
SFS 1995:1300
Samtliga enheter
Registrator
papper
kommer
Risk- och sårbarhetsanalys
Hanterar hur verksamheten ska skötas vid kris.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
SFS 2006:942
Ledning
Föreståndare
papper
kommer
Handlingar rörande arbetsmiljöfrågor
Inkluderar bland annat det systematiska arbetsmiljöarbetet, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
gruppnivå samt handlingar rörande förebyggande hälsovård och 
FS 2012:9)
resultat av dessa, tex hälsobokslut.
Handlingar med sammanställningar som rör 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
RA-FS 2006:5 
Samtliga enheter
HR-ansvarig
arbetsskador, tillbud, olyckor vid arbetsplatsen
papper
kommer 
(ändrad t.o.m. RA-
(PUL)
FS 2012:9)
Personalekonomiska sammanställningar
Sammanställningar och statistik över personalekonomiska 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
förhållanden redovisas i årsredovisning utgör underlag till 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
årsredovisning och arkiveras med årsredovisning, se process 
FS 2012:9)
1.3.1.
1.2.3
Upprätta interna styrdokument
Interna styrdokument
Policyer
Policyer för tex upphandling och inköp, löner, it, telefon, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Samtliga enheter
Föreståndare
miljö, profilkläder, tjänsteresor, representation, jämställdhet, m.m. 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
Policyer redovisas även inom respektive process. Fastställs 
FS 2012:9)
genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Övriga interna styrdokument
Tex lathundar, rutiner och riktlinjer som inte hanteras i 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Föreståndare
policyform.
papper
1.2.4
Samordna verksamhet
Handlingar rörande samordnande av verksamheten
Handlingar från ledningsgruppsmöte
Kallelse och dagordning till ledningsgruppsmöte. Protokoll 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1B
Nej
Ledning
Registrator
från ledningsgruppsmöte har förts periodvist. När protokoll 
papper
saknas kan dagordning bevaras i dess ställe. 
Diskussionsunderlag är arbetsmaterial och bevaras ej.
Minnesanteckningar från personalmöten
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1C
Nej
Samtliga enheter
Registrator
papper
Minnesanteckningar från enhetsmöten
Från de enheter som för minnesanteckningar.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1D
Nej
Samtliga enheter
Registrator
papper
Veckoscheman
Sammanställning av personalens åtaganden under 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
kommande vecka för att ge alla anställda en bild av vad som 
(ändrad t.o.m. 
händer på myndigheten. Kan gallras när avsedd vecka har 
RA-FS 
förlöpt.
2012:2)
Interna nyhetsbrev
En sammanfattning av föregående dygns händelser i press 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Diarienummer
Handläggare
-
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
rörande polarområden och myndigheten med syfte att hålla 
(ändrad t.o.m. 
personalen uppdaterad i aktuella händelser. Skikas till alla 
RA-FS 
anställda. Även kallat "Dagens nyheter". Kan gallras efter utskick.
2012:2)
1.3
Följa upp verksamhet
1.3.1
Hantera årsredovisning
Handlingar rörande årsredovisning
Årsbokslut
Utgör specifikation till årsredovisning.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2015:2, SFS 2
E 0
n 0
h 0
e :
t 6
e 0
n 6
f  
ö2
r 0
v §
erksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
Underlag till resultatredovisning
Förvaras i Ordning och reda-pärm. Underlag som behövs 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2015:2
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
för att verifiera uppgifter i årsredovisningen bevaras. Övriga 
papper
underlag betraktas som arbetsmaterial och kan gallras när 
årsredovisning är fastställd.
Årsredovisning
Original fastställs genom föreståndares underskrift samt 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 19§, S
EF
n S
h  
e2
t 0
e 0
n  0
f :
ö 6
r  0
v 5
e  
r 2 ka
ksa p
m  4
he§
t  och
sstyr  1
ni 0
n  ka
g
p 1§
Enhetschef
genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2. Pdf distibueras 
papper
enligt sändlista. Består av resultatredovisning, resultaträkning, 
balansräkning, anslagsredovisning och noter.
Uttalande från föreståndare om årsredovisning
Skickas till Riksrevisionen
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
Revisionsberättelse över årsredovisning
Från Riksrevisionen. Vid invändning på årsredovisningen 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
ska myndigheten redovisa åtgärder (inom en månad) enligt 
papper
Myndighetsförordning (2007:515) 28§.
Sammanställning av funna fel i årsredovisning
Från Riksrevisionen med syfte att: - dels utgöra ett underlag 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
för revisorn om de funna felen sammataget kan utgöra ett 
papper
väsentligt fel i årsredovisningen och därför kan leda till en 
modifierad revisionsberättelse (invändning), - dels användas för 
att informera GD om de funna felen och utgöra ett 
beslutsunderlag för ett eventuellt beslut om att komplettera/ändra 
årsredovisningen.
Uttalande om sammanställning av funna fel
Skickas till Riksrevisionen.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
1.3.2
Följa upp budget
Handlingar rörande budgetuppföljning
Budgetuppföljning och prognos
Månadsvis intern uppföljning. Innehåller budgetutfall och 
Bevaras
Finns ej
Nej
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
1E
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
utgiftsprognos. Månadsuppföljning och prognos kan gallras när 
strategi för 
budgetuppföljning och prognos för hela året är sammanställt. 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Rapportering till och från statsredovisningen
Uppgifter som rapporteras i Hermes till Ekonomistyrnings-
10 år
RA-FS 2015:2 Hermes
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
SFS 2000:606 
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
verket (ESV): - Utgiftsprognos på anslaget (5 gånger per år 
21§, 
enligt regleringsbrevet) - Utfall av utgifter (månadsvis) - 
SFS 1994:1261
Kvartalsavstämning av betalningsvägar. Uppgifterna bevaras hos 
ESV.  Myndighets rapportering för hela räkenskapsåret som 
visar att denna överensstämmer med årsredovisningen får 
gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som 
handlingarna avser.  Övrig rapportering till och från 
statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången 
av det räkenskapsår som handlingarna avser.
2

1.3.3
Hantera ekonomiadministrativ (EA) värdering
Handlingar rörande ekonomiadministrativ (EA) värdering
Svar på myndighetsvärdesfrågor
I samband med EA-värdering. Rapporteras i Hermes.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
Kontaktrapport
Synpunkter från Ekonomistyrningsverket (ESV).
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
Överklagande av beslut från Ekonomistyrningsverket 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
(ESV)
papper
Ekonomiadministrativt (EA) värde
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
1.3.4
Hantera löpande granskning av verksamhet
Handlingar rörande löpande granskning av verksamheten
Avrapportering löpande granskning
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
Myndighetens kommentarer på löpande granskning
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
papper
1.3.5
Hantera miljökrav
Handlingar rörande hantering av miljökrav
Miljöledningssystem
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Miljöutredning
Olika delar av verksamheten har utretts vid olika tillfällen 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
och utgör olika dokument.
papper
Miljöpolicy
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Miljömål
Uppdateras vart tredje år.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Handlingsplan för miljömål
Uppdateras minst i samband med att nya miljömål tas fram.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Policy för miljö- och energikrav vid upphandling 
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
och inköp
papper
Miljöutbildning för anställda
Utbildningen är webbaserad.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Miljöutbildning för expeditionsdeltagare
Används inte ännu... men verktyg finns.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Underlag till redovisning av miljöledningsarbete
Består av fakturor, statistik från leverantörer, intern 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
uppföljning, beräkningar.
papper
Enkätsvar rörande miljöledningsarbete
Skickas till Naturvårdsverket.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Redovisning av miljöarbetet
Redovisning i original, underskriven av myndighetschef, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
skickas till Utbildningsdepartementet.Kopia skickas till 
papper
Naturvårdsverket.
Miljörevision
Kan vara både intern och externt revision.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:907
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Val av energieffektiva åtgärder
Rapporteras till Energimyndigheten. Upphävdes 2015-07-06.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:893 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
Redovisning av energiförbrukning och energieffektiva 
Rapporteras till Energimyndigheten årligen. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:893 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
åtgärder
Upphävdes 2015-07-06.
papper
Redovisning av miljö- och trafiksäkerhetskrav för 
Redovisning sker i Transportstyrelsens inrapporterings-
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2009:1
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
myndighetens bilar och bilresor
system.
papper
1.3.6
Hantera granskning över öppna ärenden
Handlingar rörande granskning över öppna ärenden
Begäran från Justitiekanslern på sammanställning över 
Benämns även JK-lista.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2007:515 29§ Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
öppna ärenden
papper
Svar med sammanställning av ärendeförteckning
Benämns även JK-lista. Underlaget till sammanställningen 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2007:515 29§ Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
behöver ej bevaras. Inkluderar eventuella kompletteringar.
papper
Kommentar från Justitiekanslern
Kommentar från Justitiekanslern på inskickat svar. Kan 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2007:515 29§ Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
innehålla begäran om komplettering.
papper
1.3.7
Hantera övriga krav, revisioner och inspektionerHandlingar rörande övriga krav, revisioner och inspektioner
Inventering av statlig konst
Avser årlig inventering av statlig konst, vilken rapporteras 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 1990:195
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
till Statens konstråd, samt andra handlingar i ärendet.
papper
Övriga ärenden rörande krav, revisioner och inspektioner
Tex inspektion av Riksarkivet och inventering av 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
säkerhetsutrustning.
papper
1.3.8
Följa upp och utveckla verksamhet
Handlingar rörande uppföljning och utveckling av verksamhet
Avvikelser, tillbud och förbättringsförslag
Handlingar med sammanställningar som rör arbetsskador, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
RA-FS 2006:5 
Samtliga enheter
Föreståndare
tillbud, olyckor vid arbetsplatsen redovisas i process 1.2.2.
papper
kommer 
(ändrad t.o.m. RA-
(PUL)
FS 2012:9)
Handlingar rörande egenkontroll, åtgärder och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Föreståndare
utveckling av verksamhet
papper
1.4
Samverka och förhandla med 
arbetstagarorganisationer

Handlingar rörande samverkan och förhandling med arbetstagarorganisationer
Handlingar rörande löneförhandlingar
Tex avtal, förhandlingsprotokoll, listor över anställda och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
övriga handlingar av betydelse.
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Lokala kollektivavtal
Tex flextidsavtal, reseavtal, beredskapsavtal, ersättning för 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
deltagande i expedition.
papper
Övriga handlingar som rör samverkan och förhandling 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
med arbetstagarorganisationer
papper
3

1.5
Hantera remisser, enkäter och ge yttranden
Remisser, enkäter och yttranden
Enkät
Diarieförs och bevaras om det finns krav på att besvara, 
Bevaras
RA-FS 1991:6  Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
eller om enkäten anses vara viktig för verksamheten. I annat fall 
(ändrad t.o.m. 
papper
kan enkäten gallras efter att den har besvarats.
RA-FS 
2012:2)
Remiss
Avser både inkommen remiss, samt från myndigheten 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
utskickad remiss.
papper
Remissvar
Avser både svar på inkommen remiss, samt inkomna svar 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
på från myndigheten utskickad remiss.
papper
Sammanställning av remissvar
I de fall myndigheten har skickat ut remiss.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
papper
Yttranden till andra myndigheter
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
papper
Enkätsvar
Diarieförs och bevaras om det finns krav på att besvara, 
Bevaras
RA-FS 1991:6  Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
-
Samtliga enheter
Registrator
eller om enkäten anses vara viktig för verksamheten. I annat fall 
(ändrad t.o.m. 
papper
kan enkätsvaret gallras efter enkäten har besvarats.
RA-FS 
2012:2)
1.6
Hantera insynsråd
Insynsrådshandlingar
Regeringsbeslut om insynsrådets sammansättning
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
papper
handläggare
Kallelse till möte
Innevarande år förvaras hos registrator.
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1F
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
papper
handläggare
Dagordning
Innevarande år förvaras hos registrator.
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1F
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
papper
handläggare
Underlag till möten
Underlag som finns bevarade på annat håll, tex diariefört 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1F
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
behöver inte bevaras om det finns tydlig hänvisning. Innevarande 
papper
handläggare
år förvaras hos registrator. 
Protokoll
Innevarande år förvaras hos registrator.
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1F
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
papper
handläggare
Övrig kommunikation  med insynsråd
Informationen avgör om handlingen ska bevaras. 
Bevaras
RA-FS 1991:6  Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
1F
Nej
Föreståndare
Föreståndare
Kommunikation av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid 
(ändrad t.o.m. 
papper
inaktualitet.
RA-FS 
2012:2)
Utbetalning av arvode till ledamöter
Hanteras inom ekonomiadministrationen.
10 år
RA-FS 2006:5  Ekonomi-
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
(ändrad t.o.m.  system
papper
RA-FS 
2012:9)
2
Stödja verksamhet
2.1
Hantera ekonomiadministration
Ekonomiadministrativa handlingar
Uppgifter som är av betydelse för att det skall gå att 
Instruktioner om redovisningsprinciper, värderingsnormer, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2000:606 3§  Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling  prisöverenskommelser, rättelseposter mm ska bevaras. 
papper
4c) och 12§, RA-
i bokföringen
Instruktioner och program till programerbara kassaapparater, 
FS 2015:2
kontokuranter, lagerinventeringslistor mm får gallras 10 år efter 
utgången av det räkenskapsår som handlingen avser.
Grundbokföring
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan 
Bevaras
Finns ej
Ekonomi-
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
2A
Nej
SFS 2000:606 8§,  Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
presenteras i registreringsordning (dagbok). 
system
strategi för 
RA-FS 2015:2
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Huvudbokföring
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan 
Bevaras
Finns ej
Ekonomi-
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
2B
Nej
SFS 2000:606  
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning 
system
strategi för 
8§, 
(huvudbok). 
bevarande av 
RA-FS 2015:2
elektroniska 
handlingar
Sidoordnad bokföring
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan 
Bevaras
Finns ej
Ekonomi-
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
2C
Nej
SFS 2000:606  
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
presenteras per redovisningsperiod i reskontror. 
system
strategi för 
11§, 
bevarande av 
RA-FS 2015:2
elektroniska 
handlingar
Systemdokumentation och behandlingshistorik
De delar av systemdokumentation och behandlingshistorik 
Bevaras
RA-FS 2015:2 Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2D
Nej
SFS 2000:606  
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska 
papper
18§, 
händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska 
SFS 1994:1261
bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som 
anges i RA-FS 2015:2 8§. Bevaras som del av EA-handbok.  
Övrig systemdokumentation och behandlingshistorik får gallras 
10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna 
avser.
Ekonomiadministrativ (EA) handbok
En sammanställning av myndighetens ekonomi-
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Diarienummer
Server
2D
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Controller
administrativa handlingar av betydelse för respektive år. Kan 
strategi för 
bland annat innehålla information om organisation och 
bevarande av 
arbetsordning, budet och budgetansvar, överenskommelser och 
elektroniska 
avtal, fakturahantering, behörigheter, tidredovisning, 
handlingar
avstämningar och uppföljningar, arkivering och gallring. Enskilda 
handlingar bevaras även separat i beslut och ärenden.
Redovisningsplan
Innehåller information om konto, organisationsenhet, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
2D
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
prestationer, finansiär, aktivitet. Ingår i EA-handbok.
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Verifikationer
Avser underlag för bokföring, tex anslag, räntefakturor, rekvirerad mo
1 m
0  s,
år  kundinbetalnin
R g
A a
- r
F . 
SV
  e
2 r
0 if
1 ika
5:2tion
E er
ko so
no m
mi  e
- nligt R-A-FS 2015:2 6§ ska u
K n
r d
o a
n n
ol ta
o s 
gi ga
skt llring, ska
Arki  b
v evaras.  Öv-riga verfikatio
N n
ej er får gallr
S a
Fs 
S 1
  0
2  

0r 
0e
: f
6te
0 r
6 u
  tgång
E e
n n
h  a
et v
e  d
n  e
f t
ö  
r r
  ä
v ke
er nska
ksam p
h så
et r so
sstyr m
ni  h
n a
g ndling
E en
ko  
na
o vse
mi r
h .
andläggare
system
13§, 
RA-FS 2015:2
Bokföringsorder
Signeras av enhetschef.
10 år
RA-FS 2015:2 Nej
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
SFS 2000:606 13§ Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
4

Fakturor
Underlag till kundfaktura förvaras tillsammans med faktura. 
10 år
RA-FS 2015:2 Ekonomi-
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
SFS 2000:606  
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
Innevarande och föregående år förvaras hos 
system
papper
21§ 
ekonomihandläggare i säkerhetsskåp. Leverantörsfakturor 
och 21 f§, SFS 
arkiveras hos inskanningscentralen. Skannad bild på 
1994:200 1 kap 
leverantörsfaktura finns i ekonomisystemet.  Fakturor och 
17§ och 17a§
elektroniska fakturor som enligt RA-FS 2015:2 6§ ska undantas 
från gallring, ska bevaras.  Övriga fakturor och elektroniska får 
gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som 
handlingarna avser.   Undantag: Fakturor på papper som har 
skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som 
handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de 
skannade bilderna bevaras och är sökbara och kan presenteras 
vid behov i minst 10 år.  Undantag: Elektroniska fakturor som har 
förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får 
gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet 
har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de 
uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att 
myndighetens elektroniska fakturor bevaras och är  sökbara och 
kan presenteras vid behov i minst 10 år.
Påminnelse om ej betald faktura
10 år
RA-FS 2015:2 Ekonomi-
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
system
Återrapportering betalningsfiler
Automatisk återrapportering i mail. Sparas digitalt.
10 år
RA-FS 2015:2 Nej
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
Sammanställning åldersfördelat saldo
Kan gallras efter kontroll.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Ekonomi-
-
Kronologiskt
Server
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
(ändrad t.o.m.  system
RA-FS 
2012:2)
Dagsavslut för kortterminal
Kortterminal finns på Abisko naturvetenskapliga station 
10 år
RA-FS 2015:2 Ekonomi-
-
Löpnummer
Arkiv
-
Nej
SFS 2000:606  13§ Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ANS). För mer information om verifikationer, se process 2.1.2.1 
system
handläggare, ANS
Bokföra och rapportera.
Tidredovisning
Anställda redovisar tid per prestation i Palasso. Statens 
Bevaras
Finns ej
Ekonomi-
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Handläggare
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
servicecenter sammanställer varje månad uppgifterna i en fil som 
system
papper
bokförs i Agresso. Samlad lönekostnad per månad finns i 
Tidredovisning - specifikation av bokföringsfil per konto 
(0863xxxxekkltr.pdf). 
Uppföljning tidredovisning
Underlag till resultatredovisningen (fördelning av de 
Bevaras
Finns ej
Nej
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Handläggare
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
gemensamma kostnader bl.a) samt underlag för 
papper
fakturering/uppbokning av OH-kostnader. Generell uppföljning, 
hur vi lägger ner vår tid på resp prestationer   - hur stor del 
stödverksamhet resp kärnverksamhet - Hur stor andel av vår tid 
vi tidredovisar
Beräkningsunderlag till skattedeklaration
Uppgifterna finns i beräkningsunderlag till skattedeklaration 
10 år
RA-FS 2015:2 Nej
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
(PF SKD xx.pdf).
Deklaration av skatt och utgående moms
Original skickas till Skatteverket. Kopia kan gallras.
10 år
RA-FS 2015:2 Nej
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
SFS 1994:200
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
Momsrekvisition
Avseende ingående mervärdesskatt. Original skickas till 
10 år
RA-FS 2015:2 Ekonomi-
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
SFS 2002:831
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
Skatteverket. Kopia kan gallras.
system
2.2
Hantera personaladministration
Handlingar som tillkommit inom löne- och personaladminitrativ 
verksamhet och som får gallras i enlighet med bilaga 1 till RA-FS 
2006:5 6§ får överföras och konverteras till annat medium under 
bevarandetiden. Riksarkivets mediespecifika och tekniska 
föreskrifter skall följas. Efter överföring får de ursprungliga 
handlingarna gallras med gallringsfrist som myndigheten själv 
fastställer.
2.2.1
Rekrytera personal
Rekryteringshandlingar
Kravprofil
Benämns även befattningsbeskrivning, anställningsprofil, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
kompetensprofil, befattningsklassificering.
papper
Undersökning av omplacering eller företrädesrätt
Kan bestå av notering i annan handling, tex tidplan.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Rekryteringsgrupp
Kan bestå av notering i annan handling, tex tidplan.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Annons om rekrytering
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Val av rekryteringsvägar
Kan bestå av notering i annan handling, tex tidplan.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Tidplan
Kan innehålla uppgifter om kravprofil, undersökning av 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
omplacering eller företrädesrätt, rekryteringsgrupp, val av 
papper
rekryteringsvägar, urval, intervjuperiod m.m.
Ansökan avseende tjänst med tillhörande handlingar
Den anställdes ansökningshandlingar och ansöknings-
2 år
RA-FS 2004:1  Diarieföring
-
Diarienummer samt
A p
r e
ki r
v sonalakt
2I, 
Före-
RA-FS 2004:1 3§  Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
handlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet ska 
(ändrad t.o.m. 
kopia: 2E
kommer
(ändrad t.o.m. RA-
bevaras.  Resterande ansökningar får gallras 2 år efter att 
RA-FS 
FS 2012:3)
anställningsbeslut vunnit laga kraft. Om den sökande så begär 
2012:3) 2§, 
skall ansökningshandlingarna återlämnas. 
RA-FS 2006:5 
Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, 
(ändrad t.o.m. 
får återlämnas eller gallras omedelbart.
RA-FS 
Originalhandling i ärendet, kopia i personalakt.
2012:9) 6§
Information till eller förhandling med 
Kan bestå av notering i annan handling, tex tidplan. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
arbetstagarorganisationerna
Se process 1.4 för övriga handlingar från förhandlingar med 
papper
arbetstagarorganisationerna.
Beslut om anställning
Fastställs genom myndighetsbeslut som motsvarar 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer samt
A p
r e
ki r
v sonalakt
1A, 
Nej
Ledning
HR-ansvarig
anställningsavtal/-bevis. Expedieras bla till Statens servicecenter 
papper
kopia: 2I, 
och den anställde. Se process 1.1.2 Fatta myndighetsbeslut. 
2E
Originalhandling i beslutsserie, kopia i ärendet och personalakt.
Anslag om tillsatt tjänst
Beslutsmeddelandet innehåller även information om 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
överklagande. Sätts upp på anslagstavla och webben.
papper
Handlingar rörande överklagande av tillsatt tjänst
Överklagande av tillsatt tjänst.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Besked om att avsluta provanställning
Originalhandling i ärendet, kopia i personalakt.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer samt
A p
r e
ki r
v sonalakt
2I, 
Nej
Ledning
HR-ansvarig
papper
kopia: 2E
Beslut om att avbryta anställningsförfarandet
Originalhandling i ärendet, kopia i personalakt.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer samt
A p
r e
ki r
v sonalakt
2I, 
Nej
Ledning
HR-ansvarig
papper
kopia: 2E
2.2.2
Hantera anställd personal
Handlingar rörande anställd personal
5

Handlingar rörande introduktion av anställd
Checklista för introduktion av nyanställd kan gallras när ny 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Diarieföring
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
checklista är framtagen. Introduktionsschema kan gallras när 
(ändrad t.o.m. 
papper
introduktion är genomförd.
RA-FS 
2012:2)
Viktigare handlingar rörande kompetenssatsningar 
Vid bedömning av handlingarnas betydelse hänvisas till de 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
på personal
kriterier för bevarande som omnämns i RA-FS 2006:5 (ändrad 
papper
t.o.m. RA-FS 2012:9) 5§.
Viktigare handlingar rörande anställds 
Kan dokumenteras i handlingsplan i samband med 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Personalakt
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
personalutbildningar och annan kompetensutveckling/ 
utvecklingssamtal. Intyg/betyg finns i personalakt. Vid bedömning 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
förnyelse
av handlingarnas betydelse hänvisas till de kriterier för 
FS 2012:9)
bevarande som omnämns i RA-FS 2006:5 (ändrad t.o.m. RA-FS 
2012:9) 5§.
Läkarintyg för sjukfrånvaro
From 8:e sjukdagen. Läkarintyg för kortare frånvaro som 
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Personalakt
Handläggare
-
Ja
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
behålls i original vid myndigheten.  Kopior av läkarintyg för längre 
(ändrad t.o.m. 
frånvaro, där originalet har sänts till Försäkringskassan, kan 
RA-FS 
gallras efter 2 år.
2012:9) 
Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter 
Anmälan till försäkringskassan.
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Personalakt
Handläggare
-
Ja
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
sjuklöneperiodens slut
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9) 
Utredning vid upprepad korttidsfrånvaro
Skriftlig utredning.
Bevaras
RA-FS 2006:5  Nej
Personalakt
Handläggare
2E
Ja
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9) 
Beslut från Försäkringskassan om ersättning från 
Högriskskydd/särskilt högriskskydd.
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Personalakt
Handläggare
-
Ja
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
första sjukdagen till arbetstagare med omfattande 
(ändrad t.o.m. 
korttidsfrånvaro
RA-FS 
2012:9) 
Ansökningar om ersättning för kostnader för 
10 år
RA-FS 2006:5  Nej
-
Personalakt
Handläggare
-
Ja
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9) 
Utredning rörande arbetssociala och psykosociala 
Skriftlig utredning förvaras i personalakt. 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Personalakt
Handläggare
2E
Ja
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
frågor på individnivå
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Handlingar rörande arbetsskada och arbetssjukdom
Anmälan, beslut och övriga handlingar som haft betydelse 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Personalakt
Handläggare
2E
Före-
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
i ärendet.
papper
kommer
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Handlingar rörande rehabiliteringsutredning
Skriftliga utredningar med eventuella underlag. Inkluderar 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Personalakt
Handläggare
2E
Ja
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
eventuell arbetsanpassning.
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Personalförteckning
Förteckning över anställd personal med organisatorisk 
Bevaras
Finns ej
Nej
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
4A
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
tillhörighet publiceras på webbplats.
strategi för 
(ändrad t.o.m. RA-
bevarande av 
FS 2012:9)
elektroniska 
handlingar
Övriga handlingar rörande personaladministration
Övriga personaladministrativa handlingar ska bevaras, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
om det inte finns särskilt stöd i lag eller föreskrift som meddelas 
papper
kommer
(ändrad t.o.m. RA-
av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer. Inom 
FS 2012:9)
personaladministration ska flertalet handlingar bevaras, då det 
inte finns några bestämmelser om gallring.
2.2.3
Hantera upphörande av anställning
Handlingar rörande upphörande av anställning
Tjänstgöringsintyg utfärdade vid myndigheten
Tjänstgöringsintyg utan värdeomdömen kan gallras vid 
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5 (än
N d
ejrad t.o.m. RA-
- FS 2012:9) 
Personalakt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
inaktualitet, under förutsättning att motsvarande uppgifter framgår 
av årsjournal eller motsvarande som bevaras.
Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid myndigheten
Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen.
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Personalakt
Arkiv
2E
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
Ansökan om entledigande
Originalhandling i ärendet, kopia i personalakt.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer, Perso
Ar n
ki a
v lakt
2I, 
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
kopia: 2E
Handlingar rörande avsked, uppsägningar och 
Inkluderar även besked om anställnings upphörande vid 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer, Perso
Ar n
ki a
v lakt
2I, 
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
omplaceringar
provanställning eller tidsbegränsad anställning. Originalhandling i 
papper
kopia: 2E
(ändrad t.o.m. RA-
ärendet, kopia i personalakt.
FS 2012:9)
Handlingar rörande pensionsutredning
Ansökan om entledigande, beslut om pension, deltids-
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Personalakt
Arkiv
2E
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
pension, anstånd med pensionsavgång, utdrag från 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
tjänstgöringsmatrikel (MAREG vid SPV).
FS 2012:9)
Arbetsgivarintyg
Kan gallras när underlag är skickat till A-kassan. Se 
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Personalakt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
notering på handlingstyp tjänstgöringsintyg.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
6

2.2.4
Hantera löner och ersättningar
Handlingar rörande löner och ersättningar
Ledighetsansökningar
Avser semester, föräldraledighet, tjänstledighet. 
2 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
Ansökningar om tjänstledighet över sex månader kan gallras 
(ändrad t.o.m. 
under förutsättning att uppgifter om tid och orsak till tjänstledighet 
RA-FS 
framgår av årsjournal eller motsvarande som bevaras. 
2012:9)
Ansökningar som bevaras ingår i personalakt.
Övertids-/ mertidsuppgifter
Både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensations-
2 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
ledighet. Finns i lönesystemet, tas ej ut på papper.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Skatteuppgifter
Jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag m.m.
2 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Utmätningsbeslut
Beslut om utmätning av lön.
2 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Arvodesuppgifter
Ersättningar som betalas via lönesystemet, tex 
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
jourersättning.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Underlag för manuellt utbetald lön
10 år
RA-FS 2006:5  Nej
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Reseorder
Resor godkänns innan resa av enhetschef genom 
10 år
RA-FS 2006:5  Nej
-
Kronologiskt
Säkerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
utförande av reseorder. Reseorder utgör underlag till 
(ändrad t.o.m. 
reseräkning.
RA-FS 
2012:9)
Reseräkning
Med reseorder och eventuella bilagor för utlägg. Avser 
10 år
RA-FS 2006:5  Nej
-
Kronologiskt
Säkerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
genomförda resor samt utlägg i samband med resor. 
(ändrad t.o.m. 
Rapporteras i lönesystem och skrivs ut på papper som signeras 
RA-FS 
av resande, granskare samt attestant för utbetalning. 
2012:9)
Sammanställning av reseräkningar per månad
Sammanställning per månad. Specifikation av inlämnade 
10 år
RA-FS 2006:5  Nej
-
Kronologiskt
Säkerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Ekonomihandläggare
reseräkningar per månad finns i Specifikation Reseräkning 
(ändrad t.o.m. 
(SpecReserakning.pdf). Sammanställning per månad med 
RA-FS 
uppgift om person och ersättning finns i Följesedel lön 
2012:9)
(FoljesedelLon.pdf)
Sjukförsäkran
Får gallras med 2 års gallringsfrist under förutsättning att 
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
sjukperioden framgår av årsjournal eller motsvarande som 
(ändrad t.o.m. 
bevaras.
RA-FS 
2012:9)
Kvitton rörande läkarvårds- och läkemedelsersättning
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Avisering om adressändring
Kan gallras när adress är uppdaterad i lönesystem.
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Aviseringar och övriga handlingar rörande namnändring
Avisering om namnändring, utdrag ur folkbokföringen mm.
Bevaras
Finns ej
Nej
Åldringbeständigt 
Personalakt
Arkiv
2E
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
papper
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:9)
Övriga lönegrundande underlag
Tex underlag till tidredovisnings-/flextidssystem.
2 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Alfabetiskt på eftern
Sa
ämn
kerhetsskåp -
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Loggsammanställningar
Redovisar samtliga genomförda transaktioner, inklusive 
10 år
RA-FS 2006:5  Lönesystem
-
Kronologiskt
Server
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
eventuella förändringar, vem som registrerat och vid vilken 
(ändrad t.o.m. 
tidpunkt.
RA-FS 
2012:9)
Sammanställningar över lönearter
Kodbeskrivning till lönearterna i ett digitalt lönesystem. 
Bevaras
Finns ej
Lönesystem
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2F
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
Benämns i löneartsförteckningar.  Uppgifterna finns i 
papper
Specifikation av bokföringsfil per löneart (0863xxxxeklal.pdf) 
samt i Agresso.
Lönesammanställningar
Benämns även lönespecifikation/lönelista. Godkänns 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2F
Före-
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
internt för utbetalning med signatur från HR-ansvarig och 
papper
kommer
enhetschef. Förvaras årsvis tillsammans med preliminär lönelista 
samt månads- och årsjournaler. Inkluderar även eventuell 
begäran om att stoppa lön. Uppgifterna finns i Lönelista 
innevarande period (lonel0863.lst.pdf), Kontofördelning av 
utbetalda löner (Kontofordelning.pdf), Sammanställning lön (daba-
av0863.lst.pdf), Specifikationer för bokföringsfil per löneart 
(0863xxxxeklal.pdf), per grupp (0863xxxxekll.pdf) och per konto 
(0863xxxxekkl.pdf). 
Sammanställning över beräkning av retroaktiva löner
Ev sammanställning kan gallras vid inaktualitet om 
2 år
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
uppgifterna framgår av lönelista. Vanligtvis görs ej 
(ändrad t.o.m. 
sammanställning.
RA-FS 
2012:9)
7

Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för 
Integrationer med externa intressenter för periodvisa 
2 månader
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Före-
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
kontroll av transaktionsinformation
rapporteringar, tex Försäkringskassan avseende information om 
(ändrad t.o.m. 
kommer
sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån 
RA-FS 
avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende 
2012:9)
nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från 
system MAREG, Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.
Avstämningar av betydelse för kontroll av 
Utbetalningsunderlag för tex KÅPAN, preliminär skatt, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2F
Nej
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
transaktionsinformation
arbetsgivaravgifter men också för löneavdrag, tex utmätningar 
papper
(ändrad t.o.m. RA-
och olika intresseavdrag.  Uppgifterna finns bland annat i 
FS 2012:9)
Avstämningslistor för avsättning till tjänstepension 
(avgu0863.lst.pdf) och Utbetalningsunderlag för pensionsavgifter 
(spv-ek0863.lst.pdf).
Uppgifter för skatteredovisning
Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, 
10 år
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
uppbördsspecifikationer mm. Uppgifterna finns i 
(ändrad t.o.m. 
Utbetalningsunderlag (0863xxxxekub.pdf).
RA-FS 
2012:9)
Uppgifter som visar avvikelser i samband med 
Benämns även signallista. Uppgifter finns i Avstämnings-
2 år
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
löneberäkningar
lista reglerad skuld till myndigheten (avstr0863.lst.pdf) och Total 
(ändrad t.o.m. 
semesterskuld (Total_semskuld_belopp.pdf).
RA-FS 
2012:9)
Bevakningslista
Sammanställning för avisering om olika personal- eller 
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
lönehändelser, tex pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälligt 
(ändrad t.o.m. 
anställda. Kan gallras efter kontroll mot lön. Finns i 
RA-FS 
Bevakningslista avslut (bevakningslista_avslut.pdf). 
2012:9)
Årsjournal
Uppgifter för varje anställd som redovisar när- och frånvaro 
Bevaras
RA-FS 2006:5  Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2F
Före-
RA-FS 2006:5 
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
under kalenderåret. Redovisar även uppgifter om anledningen till 
(ändrad t.o.m. 
papper
kommer
(ändrad t.o.m. RA-
frånvaro, tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och 
RA-FS 
FS 2012:9)
årsarbetstid. Benämns även kalendarier, tjänstgöringsjournaler. 
2012:9)
Motsvarande månatliga uppgifter får gallras vid inaktualitet.  
Förvaras årsvis tillsammans med preliminär lönelista samt 
lönesammanställningar.  Månatliga uppgifter finns i 
Månadsjournal (0863xxManadsjournal.pdf) och årliga uppgifter 
finns i Årsjournal (arsjournal.pdf).
Övriga sammanställningar och avstämningar rörande 
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
lönehändelser
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:9)
Kommunikation med Statens servicecenter om 
Handlingar som skickas till Statens servicecenter för 
Vid inaktualitet
RA-FS 2006:5  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
löneadministration
handläggning förses med löpnummer och noteras i en följesedel 
(ändrad t.o.m. 
med löpnummer och datum. Avser även annan kommunikation 
RA-FS 
med Statens servicecenter om lönekörning, tex rörande 
2012:9)
differenser. Kan gallras när behov av underlag ej finns längre, 
vanligtvis ca 1 år.
Handlingar rörande medarbetarsamtal
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Personalakt
Säkerhetsskåp 2E
Samtliga enheter
HR-ansvarig
papper
Presentation av myndighetens ekonomiska 
Information vid personalmöte.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
förutsättningar
papper
Tidplan för lönerevisionsarbete
Kan gallras när lönerevisionen är genomförd.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
-
Enheten för verksamhetsstyrning
HR-ansvarig
(ändrad t.o.m. 
papper
RA-FS 
2012:2)
Överenskommelse om ny lön
Undertecknad av chef och medarbetare. Utgör underlag 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Personalakt
Säkerhetsskåp 2E
Nej
Samtliga enheter
HR-ansvarig
för beslut om ny lön.
papper
Beslut om ny lön
Ny lön fastställs genom myndighetsbeslut, se process 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
HR-ansvarig
1.1.2. Kopia lämnas till anställd och Statens servicecenter.
papper
2.3
Hantera arkiv- och dokumenthanteringsfrågor Handlingar rörande arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
Arkivredovisning
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
Består av nedan handlingstyper: arkivbeskrivning, 
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
klassificeringsstruktur med processbeskrivningar samt 
FS 2012:1) 6 kap 
arkivförteckning och dokumenthanteringsplan.
1-4§
Arkivbeskrivning
Avser sådant som ej faller inom dokumenthanteringsplanens 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
ramar, såsom ansvarsområden och hantering av specifika 
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
handlingar som gallras vid inaktualitet, tex nyhetsbrev. Fastställs 
FS 2012:1) 6 kap 
genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
5-6§
Klassificeringsstruktur
Klassificeringsstrukturen används till diarieplan och vid 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
upprättande av arkivförteckning. Fastställs genom 
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
FS 2012:1)  7-14§
Processbeskrivningar
Beskrivning av myndighetens processer grafiskt eller i text.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
FS 2012:1) 15§
Dokumenthanteringsplan
Avser arkivförteckning - redovisning av handlingsslag och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
handlingstyper. Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
1.1.2. Se även notering på handlingstypen Arkivförteckning.
FS 2012:1) 16-
17§
Arkivförteckning
Avser Arkivförteckning - redovisning av förvaringsenheter, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2I, 
Nej
RA-FS 1991:1 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
dvs arkivförteckningsplan och förteckning enligt denna.  Enligt 
papper
kopia: 2G
(ändrad t.o.m. RA-
verksamhetsbaserad arkivredovisning from 2013-01-01. Enligt 
FS 2012:1) 6 kap 
allmänna arkivschemat tom 2012-12-31.   Redovisning av 
18-19§
handlingsslag, handlingstyper, gallringshänvisningar med mera 
finns även i dokumenthanteringsplan.
Postrutin
Utgör stöd för fördelning av inkommande post. Kan gallras 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
när ny version finns.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
8

Fullmakt för postöppning
Avser direktadresserad post.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
papper
Diarium
För åren 1984-1994 finns endast pappersdiarium. För åren 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv och server 2H
Före-
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
1995 och framåt finns diarium även digitalt. 1995-2003 utgörs 
papper
kommer
diariet av en Access-databas. 2004 och framåt utgörs diariet av 
ett webbaserat diarium, Agrando ACTA.
Diarieförda handlingar
Handlingar som diarieförs behandlas under respektive avsnitt.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
SFS 1949:105, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
papper
kommer
SFS 1990:782
Begäran om utlämnande av allmän handling
Diarieförs och bevaras alltid vid nekande svar.  Begäran där 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
samtlig begärd information har utlämnats kan gallras vid 
papper
inaktualitet.
Svar på begäran om utlämnande av allmän handling
Diarieförs alltid vid nekande svar. Svar där samtlig begärd 
Bevaras
RA-FS 1991:6  Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
information har utlämnats kan gallras vid inaktualitet.
(ändrad t.o.m. 
papper
RA-FS 
2012:2)
Lånesedel för arkivhandlingar
Vid lån av arkiverade handlingar (av handläggare inom 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Arkiv
-
Nej
SFS 1990:782 6§  Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
myndigheten) kvitteras handlingen ut på en lånesedel. Vid 
(ändrad t.o.m. 
punkt 1 och 3
återlämnande av arkivhandling kvitteras återlämnandet på 
RA-FS 
samma lånesedel. Lånesedlar förvaras i Lånepärm. Används för 
2012:2) 7-8§
att kontrollera var lånade arkivlagda handlingar bevaras.  Kan 
som tidigast gallras när originalhandling är återlämnad och 
kvitterad.
Gallringsbeslut
Gallringsbeslut ingår oftast i beslut om att fastställa 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Riksarkivets 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
dokumenthanteringsplan i vilken gallringsinformation framgår. I 
papper
generella 
visa fall kan det vara separata beslut. Ska godkännas av 
föreskrifter och 
Riksarkivet.
Riksarkivets 
myndighetsspecifi
ka föreskrifter
Gallringsprotokoll
Skrivs för varje enskilt gallringstillfälle.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2J
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
papper
Kontroll av förhållanden i arkivlokal
Avser kontroll av temperatur, fukt och andra förhållanden 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
2K
Nej
SFS 1990:782 
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
i arkivlokal. Förvaras kronologiskt i särskld arkivserie.
papper
4-6§, RA-FS 
1991:1 (ändrad 
t.o.m. RA-FS 
2012:1) 
Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
Avser allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Samtliga enheter
Registrator
för myndighetens verksamhet, som inte tas upp på annat ställe i 
(ändrad t.o.m. 
papper
dokumenthanteringsplanen. Gallring får endast ske under 
RA-FS 
förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att 
2012:2) 7-8§
handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning 
och forskning. Handlingar som har tillfällig betydelse genom att 
innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att de har 
ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning att 
gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende 
betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings- och 
sökmöjligheter, samt möjlighet att fastställa autenticiteten. 
Ytterligare en förutsättning är att de ursprungliga handlingarna 
inte längre har någon funktion. Det bör särskilt uppmärksammas 
att förstöring av de ursprungliga handlingarna efter överföring till 
annan databärare normalt kräver särskilda myndighetsspecifika 
gallringsföreskrifter från Riksarkivet. Det gäller t.ex. vid 
mikrofilmning, bildfångst eller utskrift av ADB-register på papper 
eller COM-film. Vid fastställande av tidpunkt/frist skall 
uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan - föreskriven 
bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för 
revision och preskription har gått ur och  - betydelsen för 
styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig 
synpunkt har upphört.
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
RA-FS 2009:1
Ledning
Registrator
papper
9

2.4
Hantera upphandling och inköp
Handlingar rörande upphandling och inköp
Avrop från ramavtal
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Anmälan om avsteg från ramavtal
Anmäls till Kammarkollegiet
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Förfrågningsunderlag
Tex kravspecifikation/tender.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Avtal
Digital kopia sparas på server.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Dokumentation om syfte till direktupphandlnig
Avser direktupphandlingar med värde över 100.000 kr.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Handlingar som  tillkommer vid direktupphandling
Handlingar som tillkommer vid direktupphandling eller 
4 år
RA-FS 2013:1  Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Handläggare
2I
Före-
Samtliga enheter
Administrativ 
vid avrop från ramavtal om kontraktets värde uppgår till högst 10 
1-3§
papper
kommer
handläggare
procent av den beloppsgräns för direktupphandling som gäller 
för den aktuella upphandlingen.  Handlingarna får inte gallras 
eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för 
forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.  Gallring 
eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag 
avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta 
upphandlingen skickades ut, om inte annat framgår av annan 
reglering. 
Annons i Europeiska Unionens upphandlingssystem
Tenders Electronic Daily (TED).
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Antagna anbud
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
Samtliga enheter
Enhetschef
papper
kommer
Ej antagna anbud
Myndigheten får gallra eller återlämna handlingar som 
4 år
RA-FS 2013:1  Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
Samtliga enheter
Enhetschef
utgörs av el er hör til  ej antagna anbud. Det inkluderar: – 
1-3§
papper
kommer
Anbudsansökningar til hörande ej antagna anbud. – 
Förtydliganden och kompletteringar av anbuden eller 
anbudsansökningarna. – Intyg, bevis el er motsvarande som 
inhämtats för kontrol  av leverantören. – Bilagor.  Myndigheten får 
även gal ra el er återlämna: – Övriga anbudsansökningar som 
har avslagits med tillhörande - förtydliganden och 
kompletteringar, - intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats 
för kontroll av leverantören, och - bilagor.  Handlingarna får inte 
gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse 
för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.  Gallring 
eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag 
avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta 
upphandlingen skickades ut, om inte annat framgår av annan 
reglering.
Öppningsprotokoll
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Anbudsutvärdering
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
papper
Tilldelningsbeslut
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Controller
Skickas till alla som myndigheten begärt in offert från.
papper
2.5
Svara för lokaler, utrustning och teknisk serviceHandlingar rörande lokaler, utrustning och teknisk service
Hyresavtal för lokaler
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Registrator
papper
Handlingar rörande lokaler, utrustning och teknisk 
Tex avtal för kopiatorer, kaffe och städning av lokaler.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Registrator
service
papper
2.6
Hantera it och telefoni
Handlingar rörande IT och telefoni
Beställningar rörande IT
Kan gallras när beställningen är genomförd.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
Avtal rörande IT
Tex rörande internet, skrivare/kopiatorer.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkivet
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
papper
Abisko GIS
Databas som innehåller uppgifter om bland annat 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Diarienummer
Server
2L
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
ansökande projekt till ANS, projektdeltagare, publikationer.
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
E-post
Handlingar som har inkommit till myndigheten eller 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:1  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Samtliga enheter
Registrator
expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, kan 
(ändrad t.o.m. 
gallras om handlingarna har överförts till annat format eller annan 
RA-FS 
databärare, t.ex. genom utskift på papper. En förutsättning är att 
2012:2)
överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten 
skall anses ringa, krävs att handlingarna inte är autencierade 
genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får heller 
inte vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande 
bearbetningsmöjligheter går förlorade.
Reklam och skräppost
Kan gallras när innehållet i posten bedöms vara av tillfällig 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:1  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Samtliga enheter
Registrator
eller ringa betydelse.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
Gemensamma kalendrar (Outlook)
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:1  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Samtliga enheter
Registrator
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
IT-policy
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
Telefonpolicy
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
Avtal rörande telefoni
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
2.7
Hantera försäkringar
Försäkringshandlingar
Försäkringsärenden
Verksamhetsförsäkring, bilförsäkring, tjänstereseförsäkring
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Förekommer
Enheten för verksamhetsstyrning
Enhetschef
papper
10

Tjänstereseförsäkringskort
Kort som intygar att anställd omfattas av Statens 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Registrator
tjänstereseförsäkring. Original tas om hand av personen kortet 
(ändrad t.o.m. 
avser. Kopia på kort, med utfärdsdatum noterat, förvaras under 
RA-FS 
giltighetstiden hos registrator. Kortet är av tillfällig betydelse och 
2012:2)
kan gallras när giltighetstid har gått ut, när anställd har slutat på 
myndigheten eller när behov av kortet har upphört.
2.8
Ge internt kommunikationsstöd
Handlingar kommunikationsstöd
Grafisk manual
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Kommunikationsplattform
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Handlingar rörande språkvård
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Kontorstryck
Referensexemplar bevaras. Framtagande av kontorstryck 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I, 2M
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
ärendehanteras. Refernsexemplar i arkivserie 2M.
papper
Profilprodukt
Referensexemplar bevaras. Tex gåvor och profilplagg. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
På befitligt medium Diarienummer
Arkiv
2I, 2M
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
Om möjligt bevaras profilprodukten på befintligt medium, om det 
ej är möjligt kan fotografi av profilprodukten bevaras. 
Framtagande av profilprodukt ärendehanteras. Refernsexemplar 
i arkivserie 2M.
2.9
Hantera säkerhetsfrågor
2.9.1
Genomföra säkerhetsanalys
Handlingar rörande säkerhetsanalys
Säkerhetsanalys
Myndigheter och andra som förordningen gäller för skall 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Före-
SFS 1996:633 5§
Ledning
Föreståndare
undersöka vilka uppgifter i deras verksamhet som skall hållas 
papper
kommer
hemliga med hänsyn till rikets säkerhet och vilka anläggningar 
som kräver ett säkerhetsskydd med hänsyn till rikets säkerhet 
eller skyddet mot terrorism. Resultatet av denna undersökning 
(säkerhetsanalys) skall dokumenteras. (enligt SFS 1996:633 5§)
2.9.2
Hantera brandsäkerhet och brandskydd
Handlingar rörande brandsäkerhet och brandskydd
Handlingar rörande brandsäkerhet och brandskydd
Handlingarna hör till respektive byggand.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
papper
2.9.3
Hantera behörighetshandlingar och 
säkerhetssystem

Handlingar rörande behörighet och säkerhet
Passerkort
För ANS: till gemensamma utrymmen, tex entré. För 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Lista på 
-
-
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
Stockholm: till kontorslokaler. Ej fungerande passerkort kan 
(ändrad t.o.m.  nycklar och 
handläggare, ANS
gallras.
RA-FS 
passerkort
2012:2)
Nyckel
På ANS: Nyckel till rum, stuga, lägenhet eller skåp. 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Lista på 
-
-
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
I Stockholm: Nyckel till verkstad.
(ändrad t.o.m.  nycklar och 
handläggare, ANS
RA-FS 
passerkort
2012:2)
Listor på nycklar och passerkort för gäster
Förteckning över utlämnade nycklar och passerkort på ANS.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Listor på nycklar och passerkort för personal
Förteckning över utlämnade nycklar och passerkort på ANS.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Kvittenser på passerkort och nycklar
Avser Stockholm. Kan gallras när passerkort/nyckel har 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Diarieföring
-
Alfabetiskt på eftern
Ham
n n
dläggare
-
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
återlämnats.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
11

3
Främja förutsättningar för och samordna 
svensk forskning och utveckling i 
polarområdena

3.1
Bedriva långsiktig planering för forskning och 
utveckling

Handlingar rörande långsiktig planering för forskning och utveckling
Rutiner som rör forskningsplanering
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Redovisningar av forskningen på genomförda och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
planerade expeditioner
papper
Långsiktiga forskningsplaner
Ingår i myndightetens verksamhetplan.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Handlingar rörande Scientific Advisory Group (SAG)
SAG inrättades 2016 och är en vetenskaplig rådgivande 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3A
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
grupp som utgör stöd för myndighetens strategiska 
papper
forskningsplanering. Rådets ordförande utses av sekretariatet. 
Ledamöterna utses på tre år av sekretariatet i samverkan med 
rådets ordförande. Minnesanteckningar från möten och andra 
eventuella handlingar förvaras i särskild arkivserie.
Handlingar som inkommit eller upprättats i EU-
Avser handlingar som inkommit eller upprättats som ett led 
Bevaras
RA-FS 2000:1  Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Samtliga enheter
Registrator
samarbete
i EU-samarbetet.  Myndigheten får gallra handlingar som 
4-5§§
papper
inkommit eller upprättats med anledning av att myndigheten 
deltagit som ställföreträdare eller bisittare i kommittéer eller 
arbetsgrupper under rådet eller kommissionen, efter en frist av 5 
år. Gallring får endast ske under förutsättning att följande 
handlingar bevaras: - arkivexemplar av underlag som sänts till 
Regeringskansliet från myndigheten - inkomna eller upprättade 
instruktioner eller ståndpunkts-PM - rapporter upprättade av 
myndigheten - sammanställningar upprättade av myndigheten  
Myndigheten får gallra handlingar som inkommit för kännedom 
från ett EU-organ under förutsättning att dessa inte föranlett 
någon åtgärd från myndighetens sida eller att handlingarna inte 
utgjort underlag för myndighetens ställningstagande i kommitté 
eller arbetsgrupp under rådet eller kommissionen där 
myndigheten är representerad av ordinarie ledamot. 
Myndigheten skall även i övrigt gallra handlingar som är av 
uppenbart ringa eller tillfällig betydelse.
3.2
Stödja polarforskning
3.2.1
Hantera utlysning av stöd till polarforskning
Handlingar rörande utlysning av stöd till polarforskning
Överenskommelse angående utlysning av stöd till 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
polarforskning
papper
Utlysning av stöd till polarforskning
Kopia av utlysning som går via VR.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Ansökan om stöd till polarforskning
Forskare ansöker digitalt till Vetenskapsrådet (VR). 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
Ansökan bevaras även hos VR. Utskrift på myndigheten läggs till 
papper
ärendet.
Bedömning av ansökningar utifrån vetenskapliga grunder
Kopia av VR:s bedömning till ärendet.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Bedömning och ranking av ansökningar utifrån 
Protokoll från möte med Polarpanelen.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
möjlighet till genomförande
papper
VR:s beslut om att fastställa stöd till polarforskning
Kopia av beslut i ärende.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Beslut om prioriteringar för stöd till polarforskning
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Skrivelse med antagna projekt och prioriteringar
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
3.2.2
Hantera stöd i mindre omfattning (SiMO)
Handlingar rörande stöd i mindre omfattning (SiMO)
Ansökan om stöd i mindre omfattning (SiMO)
Inkluderar även projektbeskrivning, huvudsökandes CV 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för marin forskning och innova
F ti
oo
r ner
skn ,i E
ngnhe
sst t
öe
dn
-  för terrester forskning
samt en förenklad logistikenkät.
papper
samordnare
Beslut om stöd i mindre omfattning (SiMO)
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningsstöd-
Inkluderar eventuella villkor och krav för stödet.
papper
samordnare
3.2.3
Hantera forskningsprojekt och vistelse på 
Abisko naturvetenskapliga station (ANS)

Handlingar rörande projekt och vistelse på ANS
Ansökan om vistelse på ANS för projekt/konferens
Innehåller information om forskningsprojekt alternativt 
Bevaras
Finns ej
Databasen 
I enlighet med 
Diarienummer
Säkerhetsskåp 2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
konferens/workshop, samt boende och begäran av tillgängliga 
AbiskoGIS/ 
strategi för 
handläggare, ANS
resurser.
NordGIS, 
bevarande av 
Diarieföring
elektroniska 
handlingar
Godkännande av projekt/konferens
Fastställs genom myndighetsbeslut, se process 1.1.2.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
papper
handläggare, ANS
Bekräftelse om vistelse på ANS för projekt/konferens
Besked om projektet godtas eller inte. Meddelande kan 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
gallras efter expedierande.
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Liggare/bokningslista boende
Kan gallras efter fakturering är genomförd.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Begäran om tillgängliga resurser (Request)
Tex lab, utrustning, frys- och kylrum, bil, mötesrum, 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Databasen 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
föreläsningssalar. Kan gallras efter fakturering är genomförd.
(ändrad t.o.m.  AbiskoGIS/ 
handläggare, ANS
RA-FS 
NordGIS, 
2012:2)
Diarieföring
Terms & Conditions regarding visits to the Abisko 
Skickas till alla som har bokat vistelse på ANS.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
Scientific Research Station
papper
handläggare, ANS
Bokningskalendrar möteslokaler
Kan gallras efter fakturering är genomförd.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
12

Bokningslista för lokaler, frys- och kylrum, föreläsningssalar
Kan gallras efter fakturering är genomförd.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
3.2.4
Stödja vetenskapliga nätverk rörande 
polarforskning

Handlingar rörande stöd till vetenskapliga nätverk rörande polarforskning
Utskick till Polarforum
Skickas ut enligt e-postlista och publiceras på webbplatsen.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3B
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
E-postlista för Polarforum
Kan gallras efter uppdatering.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
Dokumentation från Polarforums konferens
Tex korrespondens, konferensplanering, register över 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3B
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
anmälda deltagare, sammanställning av presentationer, program 
papper
och körschema, minnesanteckningar, budget och utvärdering. 
Mycket av dokumentationen publiceras även på hemsidan 
tillsammans med länkar till annan relevant information.
Övriga handlingar rörande Polarforum
T.ex. dialoger med Polarforums arbetsgrupper
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3B
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
papper
Dokumentation över stöd till forskarstyrda 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
vetenskapliga nätverk, s.k. polarnätverk
papper
3.2.5
Hantera övrigt stöd till polarforskning
Handlingar rörande övrigt stöd till polarforskning
Handlingar rörande stöd till polarforskning
Avser stödjebrev, utlysningsärenden gällande stöd till 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning, Enheten för terrester 
Forskningsstöd-
t.ex. forskare tidigt i karriären med mera.
papper
forskning, Enheten för marin 
samordnare
forskning och innovationer
3.3
Organisera och genomföra forskningsexpeditioner
3.3.1
Undersöka förutsättningar för projekt och 
Undersökningar av förutsättningar för forskningsexpedition
forskningsteman
Riskanalyser
Tillämpliga delar av följande riskanalyser genomförs, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3C
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
omfattningen beror på typ av expedition.
papper
Enheten för marin forskning och 
- Medicinska aspekter
innovationer
- Logistiskt-operativa aspekter
- Miljöaspekter
- Risker för förtroendeskada
- Finansiella aspekter
- Kommunikations- och outreachaspekter av betydelse
Utgör underlag till förstudie.
Förstudie
Förstudien utgör beslutsunderlag och inkluderar den 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3C
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
vetenskapliga bedömningen av ansökningarna samt 
papper
Enheten för marin forskning och 
riskanalyserna (medicinska aspekter, logistiskt-operativa 
innovationer
aspekter, miljöaspekter, risker för förtroendeskada), en finansiell 
analys för att se vilka medel som finns tillgängliga när, 
kommunikations-/outreach-aspekter av betydelse, förslag på 
upplägg av expeditionen. Om bifallande beslut tas för antagning 
och forsatt planering inkluderar förstudien även prioritering av 
vetenskapliga projekt, tidplan, budget samt övriga faktorer att ta 
hänsyn till.
Beslut om antagning för fortsatt planering av expedition
Beslut om bifall eller avslag.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3C
Nej
Ledning
Enhetschef
papper
Projektbeställning
Bevaras
Finns ej
Nej
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3C
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
3.3.2
Planera och förbereda expedition
Handlingar rörande planering och förberedning av expedition
Projektplan
Innehåller aktiviteter, tider, bemanning, ekonomi. Planen 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
kan, beroende på expeditionens storlek, omfatta bl.a: - intern 
papper
Enheten för marin forskning och 
samordning och kommunikation - tillstånd - avtal - 
innovationer
kommunikation/outreach - kontakter med samverkande parter - 
inköp och anpassningar av teknisk utrustning - miljö - 
deltagaradministration - involvering av "storfamiljen" - 
säkerhetsaspekter under expeditionen - förberedande utbildning, 
inkl. teambyggnad - bemanning av expeditionen - beredskap - 
mobilisering och demobilisering - uppstart och avslut på 
expeditionen, ev. rotation - utvärdering och lärande - externt stöd 
till expeditionen under genomförandet.
Dokumentation från projektmöten
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Dokumentation från koordineringsmöten
Hålls inför expedition med berörda, tex forskningsledare, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
projektledare och samverkande partner.
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Dokumentation från samordningsmöten
Möten mellan projektledare och aktivitetsledare.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Logistikplan
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Scope of Work
Planering inför mobilisering och expedition. Utgår från 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
önskemål från forskare om hur de vill utföra expeditionen (vad 
papper
Enheten för marin forskning och 
och hur), samt myndighetens lösningar på hur detta ska kunna 
innovationer
utföras praktiskt. Utgör bilaga till projektplan.
Tidplan för genomförande av expedition
Inkommen handling från Sjöfartsverket (för Oden). Tidplan 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
för det som nämns i Scope of Work.
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
PIF (Personal information form)
Expeditionsdeltagare skickar in efterfrågad personinformation till  Bevaras
Personuppgiftslag
N  (
e 1
j  998:204)
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3D
Före-
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
myndigheten. All personinformation samlas i ett 
papper
kommer 
handläggare
masterdokument, som hanteras som en databas i arbetet. Andra 
(PUL)
listor görs utifrån masterdokumentet, vilka listor beror på storlek 
på och typ av expeditionsprojekt, tex Odenlista, flygbokning och 
visumhantering.
Personnamn och arbetsplats bevaras i deltagarlista för 
respektive forskningsprogram.
Övriga personuppgifter gallras enligt PUL.
13

Informationsbrev till deltagare
Sammanställning av de olika delarna i projektet, tex tidplan 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
för förberedelse för deltagare.
papper
handläggare
Handlingar rörande utbildningar
Tex program, logistikhandlingar, utvärdering. Utbildning kan 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
bestå av tex fältkurs.
papper
handläggare
Deltagarlista för respektive forskningsprogram
Innehåller personnamn och arbetsplats för respektive 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Administrativ 
forskningsprogram. Utgår från PIF-dokument från respektive 
papper
handläggare
expedition. Uppgifter publiceras i tex Polarforskningsportalen. 
Bevaras i separat arkivserie och utgör underlag till 
årsredovisning.
Beredskapsplan för expedition
Beredskapsplanen består av flera dokument som samlas 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924 7§,  Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
i en beredskapspärm: - Larmplan - Krisorganisation, riktlinjer och 
papper
SFS 2006:1111 
Enheten för marin forskning och 
hantering - Säkerhetsregler för expeditioner/life on board - 

innovationer
Information om expeditionsdeltagare (deltagarlista, 
konatktuppgifter, närmast anhörig, passlista, personuppgifter för 
försäkring) - Avtal mellan svensk PI och myndigheten - 
Kriskommunikation (checklista, kontaktlista) - Resurser 
(myndighetens personal, semesterplan, lösenord, manualer, 
Insynsråd, Kammarkollegiet, anställdas tjänsteförsäkring, 
företagshälsovård) - Information om verksamheten i fält 
(tidplaner, scope of work, rutiner för kommunikation med 
expedition/verksamhet, forskningstillstånd, communication plan) - 
Informationsbrev, utskickade före expedition/verksamhet
Kriskommunikationsplan
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Handlingar rörande outreach  för expedition
Avser outreach-arbete som är expeditionsspecifikt, tex 
Bevaras
Finns ej
Nej
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
deltagande lärare/konstnär i expedition. Se även process 4.1 om 
papper
Enheten för marin forskning och 
spridning av information om svensk forskning och 
innovationer
expeditionsverksamhet.
Handlingar rörande mobilisering
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)
En mer utförlig beskrivning av vistelsens eller verksamhetens 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
påverkan på miljön än vad som ingår i förstudien, se process 
papper
3.3.1. För mer information om miljökonsekvensbeskrivning, se 
process 6.2.
Miljökonsekvensbedömning
Se process 6.2 för mer information om miljökonsekvens-
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
bedömning.
papper
SFS 2006:1111
Avtal rörande expedition
Avser tex samarbetsavtal för genomförande av expedition, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
hyresavtal för utrustning mm.
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Tillstånd rörande expedition
Tex. tillstånd för forskning, införsel av vapen, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
kommunikationsutrustning, att vistas på särskild plats.
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
PI-avtal
Avtal om deltagande i expedition skrivs med forskningsledare 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
(Principal Investigator/PI-avtal) inför respektive expedition. 
papper
Enheten för marin forskning och 
Avtalet innefattar bla ansvarsfördelning mellan myndigheten och 
innovationer
forskningsledaren, försäkringsuppifter, mm.
Deltagaravtal
Avtal om deltagande i expedition skrivs med varje enskild 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
expeditionsdeltagare. Avtalet innefattar tex förhållningsregler 
papper
Enheten för marin forskning och 
under expedition.
innovationer
3.3.3
Genomföra expedition
Handlingar rörande genomförande av expedition
Dagliga möteshandlingar under expedition
Dagliga morgonmöten med ledande forskare, kapten och 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
representant för myndigheten - dagsplan. Agenda från 
papper
Enheten för marin forskning och 
föregående kvälls forskarmöte följs upp. Forskarmöte hålls på 
innovationer
kvällar vanligtvis.
Kommunikation med expeditionen
Mail, tex nyheter i sammandrag.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Meteorolograpporter
Väder, is och vindförhållanden.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Övriga handlingar rörande genomförande av expedition
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
14

3.3.4
Genomföra efterarbete, följa upp och 
dokumentera expedition

Handlingar rörande efterarbete, uppföljning och dokumentation av expedition
Underlag för fakturering
Underlag för fakturering redovisas under ekonomi-
10 år
RA-FS 2015:2 Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
administration.
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Utvärdering av expedition
Medicinsk utvärdering, flygrapporter, myndighetens arbete 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
ombord, varje enskilt projekt, budget, mm. Utgör underlag till 
papper
Enheten för marin forskning och 
expeditionsrapport.
innovationer
Utvärdering av projekt
Utvärdering av hela projektet, inklusive förberedande arbete, 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
projektgruppens arbete och genomförande av expedition. Utgör 
papper
Enheten för marin forskning och 
underlag till projektrapport.
innovationer
Expeditionsrapport
Rapport avseende expeditionen.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Projektrapport
Rapport avseende projektgruppens arbete.
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Handlingar rörande demobilisering och återställande av materiel
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Handlingar rörande kommunikation/ outreach och data management
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Handlingar rörande återbesök och/eller återkoppling till samarbetspartners
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
Övriga handlingar rörandeuppföljning, utvärdering och lärande
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Expeditionsvis
Arkiv
3D
Nej
Enheten för terrester forskning, 
Enhetschef
papper
Enheten för marin forskning och 
innovationer
3.4
Utveckla och förvalta forskningsinfrastruktur 
i och för polarområden

3.4.1
Utveckla och förvalta infrastruktur på Abisko 
naturvetenskapliga station (ANS)

3.4.1.1
Hantera drift och underhåll samt utveckling av 
infrastruktur

Handlingar rörande skötsel, kontroll och underhåll av infrastruktur på ANS
Överenskommelse om fastighetsdrift
Inkl bilgaor för drift, tex beskrivning av tekniska 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
arbetsuppgifter.
papper
ANS
Bygglovshandlingar
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
papper
ANS
Förhandlingar rörande reparationer och ombyggnationer
Förhandlingar mellan hyresvärd och hyresgäst. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
Myndigheten är antingen hyresvärd eller hyresgäst.
papper
ANS
Kontrolljournal för automatisk brandanläggning
Funktionstester mm för brandlarm. Hör till byggnaden.
Bevaras
Finns ej
Nej
Kontrolljournal
Kronologisk
Brandskåp
3E
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
ANS
SBA (Systematiskt brandskyddsarbete) protokoll
Egenkontroll. Hör till byggnaden.
Bevaras
Finns ej
Nej
Åldringbeständigt 
Kronologisk
Handläggare
3E
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
papper
ANS
Inspektionsrapport och protokoll på åtgärder
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3E
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
papper
ANS
Handlingar rörande hantering av kemikalier
Beställning och bortförsel av kemikalier, rutin för hantering 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Laboratorieassistent, 
av kemikalier mm.
papper
ANS
Handlingar rörande fordon
Tex servicebok, serviceprotokoll, reparationskvittens, 
Bevaras
Finns ej
Nej
Servicebok
Kronologiskt
Respektive fordon
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
besiktningsprotokoll. Hör till respektive fordon.
ANS
Hyresavtal fordon
Traktor hyrs in för bland annat snöröjning.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Teknisk samordnare, 
papper
ANS
3.4.1.2
Ge praktisk service till forskare
Handlingar rörande praktisk service till gäster på ANS
Dokumentation i samband med post- och pakethantering
Tex fraktsedlar och underlag. Kan gallras när det inte 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologisk
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
längre finns någon funktion i verksamheten.
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Lista på utlånad utrustning
Tex friluftsutrustning och labmaterial. Kan gallras när 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologisk
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
utrustning är återlämnad.
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
3.4.1.3
Driva bibliotek
Handlingar rörande bibliotek på ANS
Förvärvsjournal
Registering av alla böcker och avhandlingar som inkommer 
Bevaras
Finns ej
Nej
Förvärvsjournal
Kronologisk
Bibliotek
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
till ANS. From 1978.
handläggare, ANS
Tidskriftskort
Bevaras
Finns ej
Nej 
Kartotekskort
Alfabetiskt på tidskr
Biftsn
bli a
ot m
e n
k
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
handläggare, ANS
Allmänt kartotek för samtlig litteratur
Bevaras
Finns ej
Nej
Kartotekskort
Författare och titelBibliotek
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
handläggare, ANS
Abiskokartotek för litteratur som rör Abisko
Bevaras
Finns ej
Nej
Kartotekskort
Författare och titelBibliotek
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
handläggare, ANS
Bibliografi över Abiskolitteratur, årsvis
Bibliografi över Abiskolitteratur finns årsvis (uppdateras 
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Kronologisk
Bibliotek
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
löpande) samt ämnesvis (publicerat tom 1992, uppdaterat tom 
papper
handläggare, ANS
2003). Uppgifterna registreras även i Abisko GIS (all litteratur 
som fanns vid registrering 2011 är inlagd, sedan ej uppdaterat).
Bibliografi över Abiskolitteratur, ämnesvis
Se notering på Bibliografi över Abiskolitteratur, årsvis
Bevaras
Finns ej
Nej
Arkivbeständigt 
Ämnesvis
Bibliotek
3F
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
papper
handläggare, ANS
Litteratur
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Kartotek, 
-
Ämnesvis
Bibliotek
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m.  bibliografi
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
15

Tidskrifter
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Kartotek, 
-
Ämnesvis
Bibliotek
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m.  bibliografi
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
Lånekort
Kan gallras efter återlämning.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej
-
Kronologisk
Bibliotek
-
Nej
Enheten för terrester forskning
Administrativ 
(ändrad t.o.m. 
handläggare, ANS
RA-FS 
2012:2)
3.4.1.4
Hyra ut lokaler och boende
Handlingar rörande uthyrning av lokaler och bostäder på ANS
Hyresavtal för personalbostäder
Personal vid ANS har rätt att hyra vissa personalbostäder. 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Enhetschef
Myndigheten är hyresvärd och personalen är hyresgäst.
papper
Handlingar rörande uthyrning av boende till forskare 
Forskare som har pågående verksamhet på ANS kan hyra 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Enhetschef
vid ANS
boende på stationen. Inget särkilt hyresavtal finns, utan forskare 
papper
gör bokning på nätet (www.abiskogis.se). Eventuella handlingar 
utgör underlag för fakturering och redovisas under 
processen"Hantera fakturor". För övriga handlingar avgör 
informationen i handlingen hur den ska behandlas.
Hyresavtal för lokal
Myndigheten hyr ut lokaler för kontor, laboratorium etc till 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Enhetschef
forskare på ANS.
papper
Avtal för andrahandsuthyrning av lägenheter
För CIRC-personal verksamma vid ANS.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
Enhetschef
papper
3.4.2
Utveckla och förvalta infrastruktur på svenska 
forskningsstationer i Antarktis

Handlingar rörande infrastruktur på svenska forskningsstationer i Antarktis
Handlingar rörande infrastruktur på svenska 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3G
Nej
Enheten för terrester forskning
Forskningsingenjör
forskningsstationer i Antarktis
papper
3.4.3
Utveckla och förvalta infrastruktur på marina 
forskningsplattformar

Handlingar rörande infrastruktur på marina forskningsplattformar
Inventering av marin forskningsinfrastrukturutrustning
Inventering av samtlig utrustning oavsett vad som tas med 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för marin forskning 
Tekniker
på expedition. Status redovisas i jobblista.
(ändrad t.o.m. 
och innovationer
RA-FS 
2012:2)
Jobblista för marin forskningsinfrastruktur
Status utifrån inventering av utrustning. Kan användas som 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för marin forskning 
Tekniker
underlag till underhållsplanering.
(ändrad t.o.m. 
och innovationer
RA-FS 
2012:2)
Övriga handlingar rörande infrastruktur på marina 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
3H
Nej
Enheten för terrester forskning
Forskningsingenjör
forskningsstationer
papper
4
Kommunicera expeditionsverksamhet och 
forskning

4.1
Sprida information om svensk forskning och 
expeditionsverksamhet

4.1.1
Producera och publicera webbplats och 
sociala 
medier

Handlingar rörande webbplats och sociala medier
Webbplats
Digitala utskrifter bevaras i mapp på servern. Avser bland 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
4A
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
annat polar.se, polarforskningsportalen.se och polarisen.se.
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Handlingar rörande sociala medier
Myndigheten följer E-delegationens riktlinjer om 
Bevaras
RA-FS 1991:6  Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
4B
Nej
Kommunikationsenheten
Webbredaktör/
myndigheters användning av sociala medier. Myndigheten 
(ändrad t.o.m. 
strategi för 
Kommunikatör
använder sig av Youtube, Twitter och LinkedIn. Av myndigheten 
RA-FS 
bevarande av 
upprättade handlingar på sociala medier bevaras. Vissa 
2012:2)
elektroniska 
statistikuppgifter bevaras även i andra rapporter, tex antal följare 
handlingar
eller visningar i årsredovisningen. Handlingar som genom sitt 
informationsinnehåll eller funktion, är av tillfällig eller ringa 
betydelse kan gallras. Tex handlingar som har förts över till ett 
annat medium, där de bevaras, är att anse som handlingar av 
tillfällig betydelse i det sociala mediet. Innehåll i det sociala 
mediet som består av frågor och svar av generell natur är att 
anse som handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för 
myndighetens verksamhet.
Handlingar rörande webbutveckling
Tex offerter, planer, avtal.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
I enlighet med 
Diarienummer
Server
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
4.1.2
Producera informationsmaterial
Informationsmaterial
Informationsmaterial
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
4C
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Ljud- och videoupptagningar
Analoga ljud- och videoupptagningar konverteras till digitalt 
Bevaras
Finns ej
Nej
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
4D
Nej
RA-FS 2013:2
Kommunikationsenheten
Webbredaktör/
format för bevarande. Bevaras på servern.
strategi för 
Kommunikatör
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
16

4.1.3
Producera och delta i kontaktverksamhet
Handlingar rörande kontaktverksamhet
Handlingar från populärvetenskapliga aktiviteter
Tex utlysning av lärarstipendium, polardagar.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Handlingar från synliggörande verksamhet
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Handlingar från samarbeten
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Nyhetsbrev
Tex Polarnytt. 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
4E
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
Pressmeddelanden och nyheter om forskning och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
expeditioner samt omvärldsbevakning
papper
Handlingar rörande studiebesök på ANS
Tex från samarbeten med Naturum eller STF.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
4C
Nej
Kommunikationsenheten
Enhetschef
papper
4.2
Verka för att bevara och tillhandahålla resultat 
från svensk forskning och relaterad 
verksamhet

4.2.1
Samarbeta och samverka för bevarande och 
tillhandahållande av resultat

Handlingar rörande samarbeten för bevarande och tillhandahållande av resultat
Handlingar från samarbeten för att data från svensk 
Tex från samarbete med SAON, ECDS, SCADM, ICOS, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
forskning och relaterad verksamhet bearas och 
SITES.
papper
tillhandahålls
4.2.2
Tillgängliggöra resultat
Handlingar rörande tillgängliggörande av resultat
Bibliografier
Förteckning över litteratur efter ämne. Svensk 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
3F
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
polarbibliografi finns tillgänglig på webbplatsen. Polarbibliografin 
strategi för 
omfattar svensk vetenskaplig litteratur med anknytning till Arktis 
bevarande av 
och Antarktis, främst inom ramarna för 
elektroniska 
polarforskningsprogrammen SWEDARCTIC och SWEDARP. 
handlingar
Bibliografin är helt digitaliserad från 1993 och framåt och finns 
inom den nationella databasen DiVA (Digitala Vetenskapliga 
Arkivet) som en sökbar webbportal.
Databaser över litteratur
Tex Abisko GIS, LIBRIS, DiVA, POLARDOK. De 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
2L
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
databaser som myndigheten äger ska bevaras av myndigheten.  
strategi för 
Se även process 2.6 om mer information om databaser.
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
5
Bistå med expertis i polarfrågor
5.1
Representera myndigheten och svensk 
polarforskning i nationella och internationella 
sammanhang

Handlingar rörande representation av myndigheten och svensk polarforskning i nationella och internationella sammanhang
Dokumentation över myndighetens insats i nationella 
Minnesanteckningar, program och presentationer från 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
5A
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
och interntaionella sammanhang
möten, överenskommelser och tjänsteanteckningar om 
papper
representation och deltagande. I årsrapporten redovisas vilka 
sammanhang som myndigheten deltagit i, tex FARO, EBP, 
COMNAP, ASSW, ISIRA, IASC, SAON m.fl. samt bilaterala 
möten
Handlingar rörande koordinering och deltagande 
Tex COMNAP Safety Expert Group. Kan bestå av 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
5A
Nej
Ledning, Enheten för terrester 
Enhetschef
i expertgrupper inom internationella organisationer
enkätundersökningar, program för sammankomster och underlag 
papper
forskning, Enheten för marin 
för presentationer.
forskning och innovationer
5.2
Bistå regeringen, myndigheter och 
organisationer med underlag och expertis

Handlnigar rörande underlag och expertis vid förhandlingar och samarbeten
Underlag till regeringen i samband med förhandlingar 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
och samarbeten
papper
Övriga handlingar rörande expertstöd vid förhandlingar 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Ledning
Forskningssekreterare
och samarbeten
papper
6
Verka för förbättrat miljöskydd i polarområdena
6.1
Fullgöra uppgifter enligt Antarktisfördraget
Handlingar rörande fullgörande av uppgifter enligt Antarktisfördraget
Rapportering av uppgifter om Sveriges verksamhet 
Uppgfiter som rör svensk verksamhet med anledning av 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
i Antarktis
Antarktisfördraget.  Myndigheten rapporterar årligen Sveriges 
papper
verksamhet i Antarktis, utifrån kraven som anges i 
Antarktisfördraget, till Antarctic Exchange of Information (AEOI).
Handlingar rörande ATCM/CEP-möten
Handlingar och sammanställningar rörande deltagande i 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
6A
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
The Antarctic Treaty Consultative Meeting (ATCM) och 
papper
Committee on Enviromental Protection Meeting (CEP).
Handlingar rörande rådgivande instanser inom 
Handlingar rörande deltagande i de rådgivande instanserna 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Åldringbeständigt 
Kronologiskt
Arkiv
6B
Nej
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
Antarktisfördraget
SCAR (Scientific Committee on Antarctic Research) och 
papper
COMNAP (Council of Managers of National Antarctic Programs). 
6.2
Utföra miljökonsekvensbedömningar inför 
verksamhet i polarområdena

Handlingar rörande miljökonsekvensbedömningar inför verksamhet i polarområdena
Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)
Beskrivning av den planerade aktivitetens miljöpåverkan, 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
utförs av den som ska genomföra verksamheten. Utgör underlag 
papper
till miljökonsekvensbedömning som del av tillståndsansökan för 
vistelse eller verksamhet i Antarktis, eller för genomförande av 
expedition i egen drift.
Miljökonsekvensbedömning
En bedömning av miljökonsekvensbeskrivningen. Utgör 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
underlag till tillståndsansökan för vistelse eller verksamhet i 
papper
Antarktis, eller för genomförande av expedition i egen drift.
17

6.3
Bedriva monitoreringsarbete
Handlingar rörande monitoreringsarbete
Loggfiler från automatiska mätningar
Automatisk loggfil från Logger nr 1 och Logger nr 2.
Bevaras
Finns ej
Kontinuerlig 
I enlighet med 
Kronologisk
Server
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
registrering i 
strategi för 
datafil
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Resultat från manuella mätningar
Över 50 parametrar mäts inkl automatstationen, bland 
Bevaras
Finns ej
Obs-böcker, 
Obs-böcker
Kronologisk
Se respektive  6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
annat: vattenprover, vattennivåer, nederbörd, marktemperaturer, 
blanketter i 
handling (obs-
snödjup, istjocklek, snöprofiler, soltimmar, fenologi (växternas 
pärmar, 
böcker, 
utveckling), molnighet, norrsken koldioxid, allmänna 
datafiler
blanketter, 
väderobservationer.
datafiler)
Prov från manuella mätningar
Tex solremsor, vattenprover, nederbördsprov, koldioxidprov. 
Gallras ej - 
Gallras ej - 
Nej
-
-
Hos mottagande m
- yndighet Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
Skickas iväg för analys, till bland annat Miljöinstitutet, SGU och 
hanteras av 
hanteras av 
IVL som hanterar handlingarna. Inga handlingar bevaras hos 
mottagande 
mottagande 
myndigheten.
myndighet
myndighet
Följessedel för transport av prov från manuell mätning
Kan gallras när prover har kommit fram till mottagaren.
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
Uppdragsmätningar
Tex ismätning, insamling av löv och insekter, fenologi. 
Vid inaktualitet
RA-FS 1991:6  Nej 
-
Kronologiskt
Handläggare
-
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
Kan gallras när uppdragsgivaren har mottagit data/prover.
(ändrad t.o.m. 
RA-FS 
2012:2)
Obs-boken
Daliga väderobersvationer. Utgör underlag till månads-
Bevaras
Finns ej
Nej 
Obs-böcker
Kronologisk
Obs-huset
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
rapporter bla.
Pappersremsor med data (diagram)
Byts regelbundet. Automatisk registrering av data, manuellt 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologisk
Obs-huset
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
byte av pappersremsor. Vissa data läses av dagligen för manuell 
papper
registrering. Vissa skickas till SMHI, då bevaras kopia (förutom 
solremsor).
Datafiler från manuella mätningar
Sammanställning av manuella mätningar.
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologisk
Server
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Datafiler från automatiska väderstationer
Sammanställning av data från automatiska väderstationer.
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologisk
Server
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Månadsrapporter till SMHI
Tex nederbörd, temperatur, snö. Även rapport för 
Bevaras
Finns ej
Nej 
Arkivbeständigt 
Kronologisk
Obs-huset
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
marktemperatur för morän och torv. Kopia bevaras på 
papper
myndigheten, original skickas till SMHI.
Övriga rapporter till andra myndigheter och universitet
Tex veckomätning av magnetfält åt SGU. Original till myndighet/unive
B r
esi
v t
ae
r t,
a  v
s i sparar ko
F p
i i
n a
n . V
s e ijssa rappo
N rt
eje
  r görs via web
Arbe
ki n
v ,
b  d
e å
st  sp
än a
di r
ga
t s enda
K st
ro h
n a
ol n
od
gskr
isk ivna note
Obrin
s- g
h a
u r.
set, 
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
papper
handläggare
Presentation av stationens väderdata och statistik
Tex genom Abiskoögat på webbsidan och vädermonitor 
Bevaras
Finns ej
Nej 
I enlighet med 
Kronologiskt
Server
6C
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
och anslagstavla i entrén. Uppdateras regelbundet.
strategi för 
bevarande av 
elektroniska 
handlingar
Handlingar från samarbeten rörande datahantering 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Åldringbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
Enheten för terrester forskning
IT-ansvarig, ANS
och monitorering
papper
7
Fullgöra uppgifter enligt lagen och 
förordningen om Antarktis

7.1
Pröva frågor om tillstånd för vistelse eller 
verksamhet i Antarktis

Handlingar rörande tillstånd för vistelse eller verksamhet i Antarktis
Ansökan om vistelse eller verksamhet i Antarktis
Inkommen blankett från sökande med ifyllda uppgifter om 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
planerad vistelse: notifiering och beskrivning av verksamhet och 
papper
SFS 2006:1111
detaljer för miljöbedömning: tid, positioner, vilka som åker, vem 
som är skeppare, beskrivning av verksamheten där allt ingår.
Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)
Se process 6.2 för mer information om miljökonsekvens-
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
beskrivning.
papper
SFS 2006:1111
Miljökonsekvensbedömning
Se process 6.2 för mer information om miljökonsekvens-
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
bedömning.
papper
SFS 2006:1111
Yttrande från Naturvårdsverket och Havs- och 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
vattenmyndigheten
papper
SFS 2006:1111
Beslut om tillstånd för vistelse i Antarktis
Skickas ut till sökande
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
SFS 2006:1111
Efterrapport
Inkluderar eventuella incidenter och avvikelser.
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
papper
SFS 2006:1111
7.2
Utöva tillsyn enligt lagen och 
förordningen om Antarktis

Handlingar rörande tillsyn enligt lagen och förordningen om Antarktis
Handlingar om tillsyn över att lagen om Antarktis, 
Inkluderar handlingar vid eventuella åtgärder, tex anmälan 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
förordningen om Antarktis samt villkor som har meddelats 
till åtal.
papper
SFS 2006:1111
med stöd av lagen följs
Handlingar om miljöfarliga olyckor som har inträffat 
Bevaras
Finns ej
Diarieföring
Arkivbeständigt 
Diarienummer
Arkiv
2I
Nej
SFS 2006:924, 
Enheten för verksamhetsstyrning
Miljöhandläggare
i Antarktis
papper
SFS 2006:1111
18