This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Polarforskningssekretariatet arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.



 
Arkivbeskrivning 
Arkivbeskrivning för Polarforskningssekretariatet, version 1.0 
 
2016-12-16 
Dnr 2012-18 
Fastställd genom beslut nr V23-2016 
 

Arkivbeskrivning 
Myndighetens namn 
Polarforskningssekretariatet 
Versionsnummer 
1.0 
Myndighetens beslut om 
V23-2016 fastställt 2016-12-16 
fastställande och datum 
 
Versionsnummer 
Förändringar och kommentarer 
Version 0.1 
Utkast som skickas til  Riksarkivet för påseende. 
Version 1.0 
Fastställd genom beslut V23-2016, 2016-12-16. 
 
 

 
 
 

link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11  
 
 
Innehållsförteckning 
Riksarkivets krav på arkivbeskrivning ................................................................................... 4 
Arkivbeskrivning ................................................................................................................. 4 
Beskrivning av myndigheten .................................................................................................. 5 
Myndighetens namn ............................................................................................................ 5 
Myndighetens tillkomst ...................................................................................................... 5 
Myndighetens verksamhet .................................................................................................. 5 
Myndighetens organisation ................................................................................................ 6 
Arkivverksamhetens organisation ...................................................................................... 6 
Sökmedel till arkivet ............................................................................................................... 8 
Diarium ................................................................................................................................ 8 
Diarium 1984-1989 .......................................................................................................... 8 
Diarium 1990-1994 .......................................................................................................... 8 
Diarium 1995-2003 ......................................................................................................... 8 
Diarium 2004— ............................................................................................................... 8 
Arkivförteckningar .............................................................................................................. 8 
Allmänna arkivsschemat till och med 2012 ................................................................... 8 
Verksamhetsbaserad arkivredovisning från och med 2013 .......................................... 9 
Klassificeringsstruktur, processbeskrivningar och dokumenthanteringsplan ............ 9 
Förteckning över myndighetsbeslut ................................................................................... 9 
Räkenskapshandlingar ........................................................................................................ 9 
Personalhandlingar ........................................................................................................... 10 
Bakgrund, historik och sammanfattning av verksamheten ............................................ 10 
Expeditionshandlingar ...................................................................................................... 10 
 
 
 

 
 

link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18  
 
 
Myndighetens webbplatser ............................................................................................... 10 
www.polar.se .................................................................................................................. 10 
www.polarforskningsportalen.se .................................................................................. 10 
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring............................... 11 
Myndighetsspecifika föreskrifter om gallring ................................................................... 11 
Tillämpningsbeslut om gallring av allmänna handlingar ................................................ 11 
Överlämnande av arkiv .......................................................................................................... 12 
Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild ........................................... 12 
Observationsböcker vid Abisko naturvetenskapliga station ........................................ 12 
Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet ............................... 12 
Bilagor ..................................................................................................................................... 13 
Bilaga 1. Förordning (2007:1072) med instruktion för Polarforskningssekretariatet ... 13 
Bilaga 2. Förordning (2010:360) om ändring i förordningen (2007:1072) med 
instruktion för Polarforskningssekretariatet .................................................................... 15 

Bilaga 3. Förordning (2014:49) om ändring i förordningen (2007:1072) med 
instruktion för Polarforskningssekretariatet .................................................................... 16 

Bilaga 4. Riksarkivets beslut om gallring hos Polarforskningssekretariatet (RA-MS 
1995:69) .............................................................................................................................. 17 

 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
Riksarkivets krav på arkivbeskrivning 
Arkivbeskrivningens innehåll regleras i RA-FS 2008:4 6 kap 5-6§: 
Arkivbeskrivning 
5 § Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten, verksamheten, 
arkivet och arkivverksamheten: 
- myndighetens namn, 
- tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande), 
- myndighetens verksamhet, 
- myndighetens organisation, 
- sökmedel till arkivet, 
- inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring, 
- överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, 
- överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet, och 
- arkivverksamhetens organisation. 
 
6 § När uppgifter i arkivbeskrivningen har blivit inaktuella ska en ny version av 
arkivbeskrivningen upprättas. 
 
Arkivbeskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presentation av 
versionerna. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
Beskrivning av myndigheten 
Myndighetens namn 
Myndighetens namn är Polarforskningssekretariatet och myndigheten har 
organisationsnummer 202100-4060.  
Myndighetens tillkomst 
Myndigheten tillkom 1 juli 1984. Bakgrunden till tillkomsten var dels forskningspolitisk, 
som framgår i 1984 års forskningsproposition 1983/84:107, dels utrikespolitisk där 
Sverige hade intresse att bli accepterat som medlem i Antarktisfördraget, något som 
krävde ett nationellt program för forskning och helst en fast forskningsstation i Antarktis. 
Myndighetens verksamhet 
Polarforskningssekretariatet är en statlig myndighet med uppgift att samordna och 
främja svensk polarforskning. Myndighetens huvudsakliga uppgift är att organisera och 
stödja forskningsexpeditioner till polarområdena och ansvara för forskningsinfrastruktur. 
Sekretariatet medverkar också till att skapa förutsättningar för polarforskning som utförs 
utan fältarbete. 
Polarforskningssekretariatet arbetar med forskningsplanering, forskningsinfrastruktur, 
kommunikation och verksamhetsstöd. Genom att tillhandahålla expertis och öka 
medvetenheten om polarområdena och polarforskning bidrar sekretariatet till att 
polarforskning av hög kvalitet genomförs, sprids och används i samhället. Sekretariatet 
medverkar även vid internationella förhandlingar och samarbeten som bland annat leds 
från Utrikesdepartementet. 
Sekretariatet har också som uppgift att aktivt arbeta för förbättrat miljöskydd i polar-
områdena och att utfärda tillstånd enligt lagen om Antarktis. 
Polarforskning spelar en viktig roll för kunskap kring bland annat klimatutveckling och 
miljöfrågor. Forskningen utförs i och handlar främst om polarområdena Arktis och 
Antarktis, men även de subpolara områdena och svenska fjällvärlden är av stort intresse 
för forskarna. 
Polarforskningssekretariatet följer och stöder forskare från idé till publikation, via 
forskningsexpeditioner och annan datainsamling, vidare till arbetet med att göra data 
tillgängliga och kommunicera forskningsresultat. 
I regleringsbrevet framgår vilken verksamhet regeringen har beslutat att Polarforsk-
ningssekretariatet ska bedriva under året. Ytterligare information om verksamheten 
 
 
 

 
 


 
 
 
finns i årsredovisning och förordning (SFS 2007:1072) med instruktion för Polarforsk-
ningssekretariatet (ändrad genom SFS 2010:360 och SFS 2014:49), se bilaga 1-3. 
Myndighetens organisation 
Polarforskningssekretariatet har omkring 30 anställda som arbetar med forsknings-
planering, forskningsplattformar, kommunikation och verksamhetsstyrning. Vid 
expeditioner visstidsanställs den personal som krävs för genomförandet. 
Chef för myndigheten är föreståndaren. 
Sekretariatet är sedan 2008 en enrådighetsmyndighet, vilket innebär att myndighets-
chefen är ansvarig för verksamheten. Regeringen utser ett insynsråd som ska utöva insyn 
i verksamheten och ge myndighetschefen råd. 
Myndighetens organisation beskrivs i arbetsordningen, som finns diarieförd. Nedan är 
en aktuell organisationsskiss. 
 
Arkivverksamhetens organisation 
På myndigheten finns en gemensam funktion för registratur och arkiv. Funktionen är 
placerad organisatoriskt på enheten för verksamhetsstyrning. Tjänsten som registrator/ 
arkivarie är bemannad av en utbildad arkivarie. Formellt arkivansvar samt budgetansvar 
för funktionen ligger på denna tjänst. 
Handläggning av ärenden sker av alla anställda på myndigheten. Registrering i diariet 
sker enbart av registrator. Handlingar i ärenden skrivs ut på papper och arkiveras i 
fysiska ärendemappar. 
Gallring utförs i enlighet med lagar och föreskrifter, så som beskrivet i dokument-
hanteringsplanen och tillämpningsbeslut. Gallring av handlingar som har levererats till 
arkivet sköts av arkivansvarig, övriga handlingar gallras av respektive handläggare.  
 
 
 

 
 

 
 
 
Arkivering av myndighetens handlingar sker löpande. Avslutade diarieförda ärenden för 
innevarande och föregående tre år förvaras i dokumentskåp innan de avställs och 
förtecknas. 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
Sökmedel till arkivet 
Diarium 
Pappersutskrifter av diarium finns bevarat i serie C1-C4 till och med år 2012 samt serie 
2H från och med år 2013. Diarieförda handlingar och ärenden finns bevarat i serie F1A-
F1B samt serie 2I och kan återsökas genom diariet, se nedan. 
Diarium 1984-1989 
Digitalt diarium gallrat (enligt RA-MS 1995:69), se bilaga 4. Årlig utskrift på papper 
bevarat i serie C1. Sökregister ordnade efter diarienummer, ärendekategori och 
handläggare. 
Diarium 1990-1994 
Digitalt diarium gallrat (se nedan i stycke om inskränkningar). Årlig utskrift på papper 
bevarat i serie C2. Sökregister ordnade efter diarienummer, ärendekategori och 
handläggare. 
Diarium 1995-2003 
Digitalt diarium i Access-databas. Årlig utskrift på papper bevarat i serie C3. Sökregister 
ordnade efter diarienummer, ärendekategori och handläggare för åren 1995-2000. Från 
och med år 2000 finns sökregister enbart ordnat efter diarienummer.  
Diarium 2004— 
Digitalt diarium i ACTA. Årlig utskrift på papper bevarat i serie C4 till och med år 2012 
och 2H från och med år 2013. Sökregister ordnat efter diarienummer. Diariekort finns i 
varje ärendemapp från och med år 2014. 
Sökning är tillgänglig i systemet för ärende från och med 2004, för handling från och 
med 2014. Sökfält är ärendemening/handlingsrubrik, avsändare/mottagare, 
diarienummer, handläggare.  
Arkivförteckningar 
Arkiverade handlingar är förtecknade och kan återfinnas genom arkivförteckningen. 
Arkivförteckningar är diarieförda och finns i serie F1A-F1B för åren 1984-2012 och i serie 
2G från och med år 2013. 
Allmänna arkivsschemat till och med 2012 
Arkivet är förtecknat enligt allmänna arkivschemat till och med 2012-12-31. 
 
 
 

 
 

 
 
 
Verksamhetsbaserad arkivredovisning från och med 2013 
From 2013-01-01 är arkivet redovisat enligt verksamhetsbaserad arkivredovisning, där 
klassificeringsstrukturen utgår från myndighetens verksamhet, i enlighet med RA-FS 
2008:4. Se ärende med dnr 2012-18 om övergång till verksamhetsbaserad arkivredo-
visning. Arkivförteckningsplan redovisas i separat dokument. 
Handlingsslag och handlingstyper som bevaras och som inte diarieförs finns redovisade i 
arkivförteckning som utgår från klassificeringsstrukturen. 
Klassificeringsstruktur, processbeskrivningar och dokumenthanteringsplan 
Förteckning över verksamhetens verksamhetsområden, processer, handlingsslag och 
handlingstyper med hanteringsanvisningar finns dokumenterat i myndighetens 
klassificeringsstruktur, processbeskrivningar och dokumenthanteringsplan. 
Förteckning över myndighetsbeslut 
Föreståndare för myndigheten, eller annan anställd genom delegation från föreståndare, 
fattar beslut som dokumenteras i särskilda beslutsserier. Besluten kan sökas i årliga 
beslutsförteckningar. Till och med 2015 finns en samlad beslutsserie. Från och med 2016 
är besluten uppdelade i två serier, en för personaladministrativa beslut (P) och en för 
verksamhetsbeslut (V). Beslut och beslutsförteckning finns arkiverat i serie 1A. 
Myndigheten dokumenterar beslut i beslutsserien i följande fall: 
  Beslut om stöd till fältbaserad forskning 
  Beslut om stöd i mindre omfattning 
  Tillstånd enligt lagen om Antarktis 
  Beslut om årsredovisning, budgetunderlag och budget 
  Interna policydokument/riktlinjer 
  Personalärenden som t.ex. rekrytering, entledigande, lönerevisioner 
 
Räkenskapshandlingar 
Räkenskapshandlingar som bevaras återfinns i serierna G1-G6 för åren 1985-2012 och i 
serie 2A-2D från och med år 2013. 
Ekonomisystemet Agresso används för bokföring mm. 
Gallringsbara ekonomihandlingar från systemet Visma Proceedo (från och med år 2014) 
finns lagrade i systemet. Fakturor i original bevaras under gallringsfrist hos det företag 
som myndigheten köper inskanningstjänst av, kopior finns i systemet. 
 
 
 

 
 

 
 
 
Gallringsbara ekonomihandlingar från systemet Contempus (för åren 2008-2014) finns 
lagrade på server och CD-ROM. Fakturor i original bevaras under gallringsfrist hos det 
företag som myndigheten köper inskanningstjänst av, kopior finns i systemet. 
Personalhandlingar 
Personalsystemet Palasso används för personal- och löneadministrativa handlingar. 
Bakgrund, historik och sammanfattning av verksamheten 
Bakgrund och historik om myndigheten finns i serie F4. 
Protokoll från styrelse och insynsråd finns i serie A1 respektive A3. Agenda och minnes-
anteckningar från ledningsgrupp finns i serie 1F. 
Årsredovisningar och årsböcker finns i serie B1 till och med 2012. Årsredovisningar från 
och med 2013 finns enbart i serie 2I för diarieförda handlingar. 
Minnesanteckningar från personalmöten finns i serie 1C. 
Expeditionshandlingar 
Handlingar rörande förstudier till expeditioner finns i serie 3C och Expeditions-
handlingar i serie 3D. 
Myndighetens webbplatser 
www.polar.se 
Polar.se är myndighetens främsta kanal för extern kommunikation. Här publiceras 
information om myndigheten, kontaktuppgifter och hur sekretariatet möjliggör svensk 
polarforskning. 
www.polarforskningsportalen.se 
Polarforskningsportalen.se berättar om expeditionsverksamheten och förklarar svensk 
polarforskning för både allmänheten och forskare. I portalen görs även vetenskapliga 
publikationer och forskningsdata tillgängligt. 
 
 
 
 
 
 
10 
 
 

 
 
 
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet 
genom sekretess och gallring 
Hantering av handlingsslag och handlingstyper med information om sekretess och 
gallring finns noterat i myndighetens dokumenthanteringsplan, samt i tillämpnings-
beslut rörande gallring. 
Myndighetsspecifika föreskrifter om gallring 
Polarforskningssekretariatet har en myndighetsspecifik föreskrift, Riksarkivets beslut om 
gallring hos Polarforskningssekretariatet (RA-MS 1995:69), vilken avser gallring av 
digitalt lagrade diarier 1984-1989 samt hemliga handlingar från UD 1988-1993 (se bilaga 
4). Gallringen är genomförd. För år 1984-1989 finns diariet bevarat på papper, i krono-
logisk och alfabetisk ordning, se serie F1A. 
Gallring av digitalt diarium för åren 1990-1994 har utförts (dock utan författningsstöd) 
vilket medför att diariet för dessa år endast finns bevarade på papper. Riksarkivet är 
informerat om detta vid inspektion av verksamheten våren 2015. 
Tillämpningsbeslut om gallring av allmänna handlingar 
Myndigheten tillämpar följande bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter genom beslut nr 
116-2015: 
  gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. (RA-FS 2015:2) 
  gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet 
(RA-FS 2006:5, ändrad genom RA-FS 2012:9) 
  gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1, 
ändrad genom RA-FS 2012:3) 
  gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad genom 
RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) 
  gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos 
statliga myndigheter (RA-FS 2000:1) 
  gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1) 
 
 
 
 
 
 
11 
 
 

 
 
 
Överlämnande av arkiv  
Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild 
Observationsböcker vid Abisko naturvetenskapliga station 
Böcker med anteckningar om väderobservationer vid Abisko naturvetenskapliga station, 
så kallade Obs-böcker, hör till stationen och har överlämnats från Kungl. 
Vetenskapsakademien vid överlåtandet till myndigheten år 2010. Handlingarna finns i 
serie 6C. 
Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller 
arkivmyndighet 
Myndigheten har inte lämnat över några delar av sitt arkiv till annan myndighet eller 
arkivmyndighet. 
 
 
 
 
 
12 
 
 


 
 
 
Bilagor 
Bilaga 1. Förordning (2007:1072) med instruktion för 
Polarforskningssekretariatet 
 
 
 
 
13 
 
 


 
 
 
 
 
 
 
14 
 
 


 
 
 
Bilaga 2. Förordning (2010:360) om ändring i förordningen 
(2007:1072) med instruktion för Polarforskningssekretariatet 
 
 
 
 
 
15 
 
 


 
 
 
Bilaga 3. Förordning (2014:49) om ändring i förordningen 
(2007:1072) med instruktion för Polarforskningssekretariatet 
 
 
 
 
16 
 
 


 
 
 
Bilaga 4. Riksarkivets beslut om gallring hos 
Polarforskningssekretariatet (RA-MS 1995:69) 
 
 
 
 
17