Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Högskolan I Skövde arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


HÖGSKOLAN 
I SKÖVDE 
BESLUT 
Rektor 
2018-05-22 
Dnr HS 2018/420 
Arkivhandbok för Högskolan i Skövde 
H ä r m e d revideras Arkivhandbok för Högskolan i Skövde. Denna reviderade version av 
arldvhandboken gäller  f r å n och med den 22 maj 2018 och ersätter  d ä r m e d 
arldvhandboken  f r å n den 13 december 2011 (dnr HS 2011/549-113). 
Beslut fattas efter beredning och föredragning av arkivarien Sten Ottosson. 
Lars Niklasson 
Sten Ottosson 
Kopia till 
Rektorsfunktionen 
Verksamhetsstödets chefer 
Prefekter 
Avdelningschefer på institution 
Fakultetsnämnden 
Studentkåren 
SACO-S 
OFR-S 


HÖGSKOLAN 
I SKÖVDE 
ARKIVHANDBOK 
för 
Högskolan i Skövde 
Fastställd 2018-05-22 
Dnr HS 2018/420 


HÖGSKOLAN 
I SKÖVDE 
ARKIVHANDBOK 
Rektor 
2018-05-22 
Dnr HS 2018/420 
Arkivhandbok för Högskolan i Skövde 

Inledning 
Informationshanteringen vid statliga myndigheter är regelstyrd och komplex. Hänsyn 
måste tas till många faktorer som dokumentationskrav, tillgängliggörande och säkerhet, 
likaväl som till bevarande. Vi befinner oss också i ett skifte där pappershantering ersätts 
av digital/elektronisk hantering. Syftet med denna arkivhandbok är att den ska vara ett 
stöd för arkivbildningen vid Högskolan i Skövde. Arkivhandboken fokuserar  p å 
myndighetens praktiska arkivhantering men tar även upp vad som kan vara en allmän 
handling och vilka regler som gäller för registrering, arkivering och utlämnande av 
allmänna handlingar. Målgruppen är alla anställda vid Högskolan i Skövde. 
Denna version av Arldvhandboken ersätter version 1.2 från 2011, Dnr HS 2011/549-113. 
2 Lagstiftning 
En myndighets arkiv bildas, i enlighet med 3 § Arkivlagen, av de allmänna handlingarna 
från myndighetens verksamhet, samt de handlingar myndigheten beslutar ska tas om 
hand för arkivering. 
Handlingarna ska vara tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt samt 
förvaltningens, rättskipningens och forsloiingens behov av information. Högskolan i 
Skövde är som statlig förvaltningsmyndighet skyldig att följa det regelverk som rör 
allmänna handlingar. 
Det finns en rad lagar och regelverk som styr dokumenthantering och arkivering vid 
myndigheter. I myndighetsförordningen (2007:515) finns vissa grundläggande föreskrifter 
för förvaltningsmyndigheter under regeringen. 
Andra exempel är: 
Arkivlagen. Arkivlagen utgår från tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen. 
Lagen slår fast att arkiven är en del av det nationella kulturarvet och ska därför bevaras, 
hållas ordnade och vårdas. 
Offentlighets- och sekretesslagen fOSD. Lagen innehåller bestämmelser kring 
hanteringen av allmänna handlingar  p å myndigheter, vilket innefattar handläggning och 
Arldvhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 



registrering samt utlämnande av handlingar till allmänheten. Lagen reglerar även 
inskränlaiingar i rätten till att ta del av handlingar och förbud att röja uppgifter, både 
skriftligt och muntligt. 
Dataskyddsförordningen fGDPR). Har till syfte att skydda fysiska personer med avseende 
på behandling av personuppgifter. Alla myndigheter har ett ansvar för att personuppgifter 
behandlas på ett korrekt sätt. Högskolan i Skövde har ett dataskyddsombud som kan svara 
på vidare frågor. 
Riksarkivets generella föreskrifter fRA-FS). Innehåller riktlinjer och föreskrifter gällande 
gallring, arkivlokaler, tekniska krav m m och omfattar, med få undantag, alla statliga 
myndigheter. 
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter fRA-MS"). Innehåller föreskrifter som gäller 
för en enstaka myndighet eller en grupp av myndigheter. 
Det finns också flera olika tillsynsmyndigheter, t ex: 
Justitiekanslern (JK). Justitiekanslerns uppgift är att på regeringens uppdrag övervaka att 
myndigheterna fullgör sina uppgifter i enlighet med gällande rättsregler. 
Justitieombudsmannen f JO). Har till uppgift att på riksdagens vägnar utöva tillsyn över 
tillämpningen i offentlig verksamhet av lagar och andra författningar. 
Datainspektionen (DI) har tillsyn över databehandling, personuppgifter och register. 
Universitetskanslersämbetet fUKÄ). Statlig tillsynsmyndighet för högskolor och 
universitet i Sverige. 
Riksarkivet fRA). Har ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i 
landet. 
3 Högskolans arkivorganisation 
Myndighetschefen, rektor, är ytterst ansvarig för Högskolan i Skövdes 
informationshantering. Rektors kansli har ansvar för arkivariefunktionen med 
övergripande ansvar för arkivering och centralt arkiv. Kansliet leds av planeringschefen. 
Det praktiska arbetet med arkivering och diarieföring sköts av myndighetens arldvarie och 
registrator. Vid varje institution/avdelning finns kontaktpersoner för arkiv- och 
diariefrågor. 
När det gäller de allmänna handlingar som ska bevaras är varje institution/avdelning 
ansvariga för "sina" handlingar tills de förs över för arldvering i Högskolans centralarkiv. 
Alla anställda har dock ett ansvar för att den information denne/denna hanterar sköts på 
ett korrekt sätt. För att stödja anställda som hanterar allmänna handlingar finns ett antal 
myndighetsdokument. 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 



4 Offentlighetsprincipen 
Rätten att ta del av allmänna handlingar är sedan tillkomsten av trycldrihetsförordningen 
(TF) 1766 grundlagsfäst i Sverige. Dessa rättigheter utgör en viktig hörnsten i ett 
demokratiskt samhälle. Syftet med offentlighetsprincipen är att främja ett fritt 
meningsutbyte och en allsidig upplysning. Genom allmänhetens insyn kan 
missförhållanden och felaktigheter i den offentliga verksamheten uppdagas. Samtidigt 
befrämjas effektiviteten och rättssäkerheten i myndigheternas verksamhet och 
myndighetsutövning mot enskild. Goda dokumenthanteringsrutiner utgör en viktig del av 
myndigheternas kvalitetssäkring av sin verksamhet. 
Genom tryckfrihetsförordningen har alla människor rätt att ta del av allmänna handlingar 
hos myndigheter, med undantag för handlingar som omfattas av sekretess. Sekretessen är 
i regel tidsbegränsad, vilket medför att de allra flesta handlingar och uppgifter med tiden 
blir offentliga. Insynsrätten består av tre delar: ärendeinsyn, verksamhetsinsyn och 
kunskapsinsyn och den omfattar även utländska medborgare och statslösa. 
5 Allmänna handlingar 
Begreppet "allmän handling" är centralt i myndigheters dolcumenthantering. Som  v i sett 
bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingar som uppstår i myndighetens 
verksamhet. Enligt offentlighetsprincipen har "allmänheten" rätt att ta del av allmänna 
handlingar i den utsträckning som de ej omfattas av sekretess. Vad är då en allmän 
handling? 
Handling definieras i trycldrihetsförordningen som "framställning i skrift eller bild samt 
upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt 
hjälpmedel". Handlingar kan alltså utgöras av pappersdokument, men även av datafiler, 
fotografier, ljudinspelningar m m. En handling är allmän om den förvaras hos en 
myndighet och har inkommit dit eller upprättats där. Framställningssättet har ingen 
betydelse för om en handling är allmän. Uppgifter eller framställningar i IT-baserade 
register, e-post, kartor, fotografier, bildspel, ljudupptagningar, mikrofilm och CD-, och 
DVD-skivor kan vara allmänna handlingar. 
En handling räknas som inkommen till myndigheten så fort den anlänt med ex vis: post, 
telefax eller på elektronisk väg. Den kan även komma myndigheten tillhanda utanför 
myndighetens egna lokaler, ifall den överlämnas till behörig tjänsteman. Handlingen 
behöver inte vara diarieförd för att vara allmän. 
Handlingen är upprättad när den är expedierad eller annars färdigställd vid myndigheten. 
En handling har expedierats när den skickats iväg till en mottagare. Den kopia som 
myndigheten behåller utgör allmän handling hos densamma. 
Diarier, journaler och register, där uppgifter förs  i n löpande, blir upprättade och därmed 
allmänna handlingar så fort man har färdigställt dem för anteckning. 
Protokoll och till protokollet tillhörande handlingar blir allmänna handlingar när de 
justerats hos myndigheten. 
Underlag till beslut blir allmänna så fort beslutet har fattats. 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 


En handling som tillhör ett visst ärende blir allmän när ärendet färdigställts. 
En handling blir även allmän om den tas tillvara för arkivering. 
Som anställd vid Högskolan i Skövde ska man känna till vad som utgör allmänna 
handlingar i den egna verksamheten. 
6 Utlämnande av allmänna handlingar 
I enlighet med offentlighetsprincipen ska den som så vill kunna ta del av myndighetens 
allmänna handlingar. Detta förutsätter inte bara att handlingen bevaras utan även att 
myndigheten har ordning  p å sina handlingar så att de snabbt kan återfinnas. Hinder för 
utlämnande av allmänna handlingar är ifall handlingen eller uppgiften omfattas av 
sekretess. 
När en begäran om utlämnande inkommit måste alltid en sekretessbedömning göras. Det 
är den enskilde handläggaren, som hanterar den begärda handlingen, som i första hand 
ska göra denna bedömning. Ett negativt beslut kan överprövas inom myndigheten. I det 
fallet är det myndighetens chef som fattar beslut. Detta beslut kan i sin tur överklagas till 
Kammarrätten. 
Handlingar 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 


7 Registrering-Diarieföring 
Huvudprincipen är att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats på 
Högskolan ska registreras. Att registrera en handling innebär att den förses med en 
särskild beteckning: t ex ett diarienummer och hålls ordnad så att den lätt kan återfinnas. 
Efterfrågade handlingar kan på så sätt utan svårighet identifieras, tas fram och vid behov 
utlämnas. Bestämmelserna om registrering  p å handlingsnivå anges i Offentlighets- och 
sekretesslagen. 
Diarieföring utgör en form av registrering. Av Högskolans diarium ska  b l a framgå vilka 
handlingar som kommit  i n till eller upprättats eller expedierats hos myndigheten. Även 
promemorior som tillför ärende sakupplysning av betydelse bör diarieföras, oavsett om de 
expedierats eller inte. På så sätt ges en samlad bild av handläggningsprocessen från 
initiering till beslut och expediering, och diariet kan fungera som ett effektivt stöd för 
kontroll och uppföljning av myndighetens verksamhet. 
Huvudregeln är att både inkommande och utgående handlingar ska diarieföras om de 
medför någon form av handläggning. Typiska exempel på handlingar som ska diarieföras 
är interna och externa ansökningar om forskningsbidrag, alla slags beslut, kontrakt och 
avtal, korrespondens, upphandlingsunderlag, remisser, enkäter, läges- och slutrapporter 
samt mötesprotokoll. 
För att registreringen av allmänna handlingar ska kunna ske utan dröjsmål krävs tydliga 
och ändamålsenliga rutiner. Registreringsskyldigheten gäller oberoende av hur en viss 
allmän handling inkommit eller expedierats. Elektronisk post och sådant som inkommit 
via fax eller vanlig postgång, ska omedelbart överlämnas till registrator för diarieföring om 
handlingen initierar eller ingår i ett ärende. 
Elektronisk post som utgör allmän handling vid myndigheten bör i största möjliga 
utsträckning dirigeras till myndighetens officiella eller gemensamma epostadress/-er. Vid 
frånvaro ska tjänstemannens e-post omdirigeras till annan adress för handläggning och 
besvarande. Post som inte innehåller uppgift om ankomstdatum ska ankomststämplas. 
Samma regler som gäller för vanlig post gäller för e-post. För att allmänna handlingar inte 
ska bli liggande ska samtliga anställda kontrollera sin e-post regelbundet (dagligen om så 
går). 
Vid anställds frånvaro rekommenderas att överenskommelse/fullmakt lämnas både för 
vanlig post (till högskolans registrator) och e-post (till annan medarbetare) så att dessa vid 
behov kan kontrollera innehållet i posten. 
8 Hantering av personuppgifter 
Högskolan hanterar i sin verksamhet personuppgifter. Denna hantering ska ske i 
överensstämmelse med den gällande lagstiftning som ska skydda människor mot att deras 
personliga integritet kränks genom olaglig behandling av personuppgifter. Lagstiftningen 
reglerar vilken information som får samlas in, behandlas och hur länge informationen får 
finnas kvar. 
Högskolan måste kunna motivera varför personuppgifter registreras och behandlas. 
Register ska föras över behandlingarna och uppgifter ska kunna tas bort när dessa inte 
ArHvhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 


längre behövs. För gallringsbara handlingar innebär detta att personuppgifter i 
elelctronisk form ska raderas när gallringsfristen gått ut. Informationen ska också hanteras 
på ett säkert sätt. Den registrerade har rätt att ta del av de uppgifter som finns om denne 
samt, i vissa fall, begära rättelser. 
Det är viktigt att alla anställda vid högskolan är medvetna om den lagstiftning som gäller. 
Högskolan har dataskyddsombud som man kan vända sig till med frågor. 
9 Arkivering 
Grundläggande regler för bevarande av handlingar hos statliga myndigheter finns i 
Arkivlagen. Enligt denna är myndigheternas arkiv en del av det nationella kulturarvet och 
arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så art de tillgodoser: 
• rätten att ta del av allmänna handlingar, 
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och 
• forskningens behov. 
För allmänna handlingar gäller grundregeln att dessa ska bevaras för eftervärlden. Om 
man vill gallra (förstöra) allmänna handlingar måste stöd för detta finnas i lagar eller 
föreskrifter. 
Bevarandet av allmänna handlingar inom Högskolan följer Arkivlagen och övriga statliga 
författningar/kungörelser inom området. I vissa fall har Högskolan själv fattat 
tillämpningsbeslut i form av olika styrdokument. 
Med gallring avses förstöring av allmän handling. Detta ska alltid genomföras så att inte 
någon utanför myndigheten kan ta del av handlingarnas innehåll. Sekretessbelagda 
handlingar bör strimlas i dokumentförstörare eller brännas. 
Handlingar som bevaras är tänkta att bestå för en lång  t i d framöver. Medium och 
databärare bör därför väljas så att handlingarna på bästa sätt kan framställas, hanteras, 
förvaras och återsökas. Det är viktigt att se till att de material man använder är godkända 
för långtidsbevarande. Arkivprodukter som används ska vara certifierade enligt svensk 
standard när så är möjligt. Detta gäller t ex: papper, skrivare, kopiatorer, arldvboxar m m. 
Handlingar som ska bevaras får inte innehålla främmande föremål som gem, plast 
(plastbindning, plastregister m m), post-it-lappar eller dylikt. Pappershandlmgar ska vara 
utskrivna med enkelsidig utskrift. Vid leverans av handlingar till Högskolans arkiv ska 
först kontakt tas med Högskolans arkivarie. 
10 Hantering av elektronisk information 
Större delen av den information vi hanterar idag är digital/elektronisk. Lagstiftningen är 
dock i stor utsträckning teknikneutral. Samma regler för utlämnande av allmänna 
handlingar och bevarande gäller oavsett om informationen finns på papper eller är 
elektronisk. Däremot ställs särskilda krav på elektronisk information för att denna ska 
kunna bevaras för framtiden. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter när det gäller tekniska 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 



krav, dokumentation och informationssäkerhet för elektronisk information, vilka 
Högskolan måste följa. 
Den information som finns i Högskolans IT-system måste vara möjlig att bevara i 
godkända format och enligt Riksarkivets regler i övrigt. Därför är det viktigt att redan vid 
införande av ett nytt IT-system eller vid större förändringar av redan existerande system 
ta kontakt med Högskolans arldvarie. Även vid leverans av elektronisk information till 
Högskolans arkiv bör först kontakt tas med Högskolans arkivarie. Informationen bör 
levereras i format som är avpassade för långtidsbevarande, metadata måste upprättas och 
tillräcklig systemdolcumentation följa med leveransen. För varje IT-system som innehåller 
allmänna handlingar ska bevarandeplaner upprättas. 
Högskolan i Skövde har sedan 2015 ett elektroniskt arkiv, ett e-arldv. Anledningen till 
detta är att den elektroniska information som Högskolan förvaltar ska kunna bevaras för 
framtiden. Att ha ett e-arkiv innebär att vi avsatt lagringsutrymme för den elektroniska 
informationen. För att kunna överföra och ordna informationen har  v i licens på 
programvaran Marshall OAIS från företaget R2B Software AB. Under hela den tid som 
informationen finns i Högskolans e-arkiv ska denna vara möjlig att ta del av för både 
anställda och en intresserad allmänhet. 
Den allra största delen av den del av Högskolans elektroniska information som ska 
bevaras finns fortfarande kvar i sina ursprungssystem eller på särskilda 
lagringsutrymmen. Det kommer att ta lång  t i d innan all information som ska föras över till 
Högskolans e-arkiv förts över dit. All elektronisk information som ska bevaras kommer 
inte heller  p å sikt föras över till e-arkivet. 
I likhet med pappershandlingarna så kommer även den elektroniska informationen föras 
över till Riksarkivet för slutligt bevarande. 
11 Bevarande och gallring 
För att få gallra (förstöra) allmänna handlingar måste stöd för detta finnas i lagstiftning. 
Det är därför inte bara viktigt att känna till vad som utgör allmänna handlingar i sin egen 
verksamhet utan även hur dessa ska hanteras. För att ge den anställde stöd i detta finns ett 
antal dokument. Om du är osäker tar du kontakt med Högskolans arkivarie eller 
registrator. 
Riksarkivet utgör tillsynsmyndighet för arldwerksamheten och arkivvården. Riksarkivet 
utfärdar även föreskrifter med regler och råd om vad som får gallras. Högskolans egna 
gallringsbeslut och arkivbildningsplan bygger på dessa föreskrifter. 
Även handlingar som inte är allmänna handlingar kan ha en sådan betydelse att de bör 
bevaras för eftervärlden. Genom att tas om hand för arldvering blir även dessa handlingar 
allmänna handlingar. 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 


Sortera 
Kontrollera 
Tillämpa 
handlingar 
Gallrings-
gallrings-
(allmänna 
Beslut 
beslut. 
handlingar 
Gagaroch 
Gallra eller 
och ej 
föreskrifter 
avställ 
allmänna 
gallringsbara 
handlingar) 
handlingar 
J V 
J V 
12 Arkivredovisning 
Enligt Arkivlagen är varje myndighet skyldig att upprätta dels en arkivbeslcrivning och 
dels en systematisk arkivförtecloiing. Riksarkivet har, genom föreskriften RA-FS 2008:4, 
infört ett nytt sätt att redovisa arkiv hos statliga myndigheter. 
Högskolan i Skövdes arldv består av en arkivbifdare. Det innebär att institutioner och 
avdelningar inte bildar egna arldv utan det finns endast "Högskolan i Skövdes arldv". 
Däremot innebär det nya sättet att redovisa arkiv att Högskolans arldv har delats upp i två 
kronologiskt sldlda delar. Det första arldvet, som innehåller handlingar  f r å n starten 1977 
f r a m  t o m 2013, redovisas enligt det äldre sättet att redovisa arldv medan Högskolans i 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 



Skövdes andra arkiv, innehållande handlingar  f r o m 2014, redovisas enligt det nya sättet 
att redovisa arkiv. För den anställde vid Högskolan innebär det att handlingar före 2014 
och från och med 2014 inte får blandas. Dessa ska kunna delas upp, i så stor utsträclming 
som det går, eftersom de redovisas  p å olika sätt. 
Det nya sättet att redovisa arkiv består av tre delar: arkivbeskrivning, 
klassificeringsstruktur med processbeskrivningar samt en arkivförteckning. 
Redovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd. Detta innebär en 
skillnad mot tidigare då enbart handlingar som skulle bevaras behövde förtecknas. 
Det nya sättet att redovisa arkiv kallas för verksamhetsbaserad arkivredovisning. Detta 
innebär att samtliga verksamhetsprocesser som avsätter handlingar ska representeras. 
Strukturen på redovisningen ska indelas enligt följande: styrande verksamheter, stödjande 
verksamheter och kärnverksamheter. Den klassificeringsstrulctur som upprättats för 
Högskolan i Skövde används även vid diarieföring. 
I praktiken innebär detta att olika verksamhetsprocesser identifieras inom styrande 
verksamhet, stödjande verksamhet och kärnverksamheter. Till dessa processer kopplas de 
handlingar som uppstår i verksamheten. För varje sådan handling anges ett antal 
hanteringsanvisningar. Sammantaget utgör detta, tillsammans med arkivbeskrivningen, 
Högskolans arkivredovisning. 
Exempel på redovisning av processer: 

2.2.5.2 Analog arkivering 
IniHerfng av arkivering " ' I1-1.I.1.J-1  S t a t i n g utförd 
AM/fedovlSftlng, Vtiuat Mtlv 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 


Exempel på redovisning av handlingar: 
2.2.5.2 Analog arkivering 
t_j It* F-»»jv^i<3S(£^s* 
0,*dna oth 
InlfiBrlng J 
haWBwjar 
Aktivering utförd 
fl 
J i 
A/Wvredovisaifig, Usual Arkiv 
iLevennsrevcnal'' \ Arkivförteckning LA Listar 
fa  J lVe.-*ir,#rtf\Arg 
1
fe."  M i t e ^ V - i 
o ; a 
13 Arkivlokaler 
Arkivhandlingar är unika och kan inte ersättas. Högskolan har därför ansvar för att 
handlingar förvaras  p å ett säkert sätt, lämpligast i arkivlokal. Arkivlokalerna ska vara 
dimensionerade efter verksamhetens långsiktiga behov. Pdksarldvets krav på arkivlokaler 
återfinns i deras föreskrift RA-FS 2013:4. 
Handlingar som tillhör myndighetens arldv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot 
• vatten och skadlig fukt, 
• brand, brandgas och skadlig upphettning, 
• skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt 
• skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst 
Tänk på att en arkivlokal är avsedd för arkivhandlingar och inte får användas som förråd. 
Datorer och annan elektronisk kontorsutrustning kan utgöra en potentiell brandrisk och 
ska inte finnas i en arkivlokal. 
Vid nybyggnad och ombyggnad eller  v i d anpassning av en befintlig lokal till arkivlokal ska 
kontakt tas med Riksarkivet. 
Högskolans arkivlokal för långsiktig förvaring av pappershandlingar (centralarkivet) är 
förlagd till G-huset. Därtill utnyttjas även andra lokaler och utrymmen  p å Högskolan som 
mellanarkiv eller närarkiv. 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 
10 


Varje institution/avdelning är ansvarig för förvaringen av allmänna handlingar i sin 
verksamhet. Högskolans arkivarie är ansvarig för handlingar som levererats till 
Högskolans centralarldv. 
14 Leveranser 
Leveranser av allmänna handlingar till myndighetens centralarldv sker genom särskild 
överenskommelse i varje enskilt fall med den levererande enheten. 
Följande checldista gäller vid leverans avhandlingar: 
1. Meddela arkivarien i god  t i d innan leverans. Detta är särskilt viktigt ifall det är frågan 
om elektronisk information. 
2. Handlingar som ska gallras lämnas inte till arkivet, undantagen gäller ekonomi- och 
personalhandlingar. 
3. Handlingar som lämnas ska vara ordnade och nedpackade i godkända arkivkartonger, 
rensade  f r å n kopior, gem, plastfickor, tejp och post-it lappar. Arkivkartongerna ska vara så 
fyllda som möjligt, annars riskerar handlingarna att skadas. 
När en anställd slutar sin anställning vid Högskolan bör denne/denna gå igenom sina 
handlingar. Handlingar som ska bevaras och som inte ska överlämnas till efterträdare 
eller annan ska lämnas över till Högskolans arkivarie för arkivering. 
15 Ikraftträdande 
Denna arkivhandbok gäller från och med den 22 maj 2018 och ersätter därmed den 
tidigare arkivhandboken från den 13 december 2011 (dnr HS 2011/549-113). 
Arkivhandbok Högskolan i Skövde, dnr HS 2018/420 
11