Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Inspektionen För Strategiska Produkter arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


 
 
INFORMATION 
1(5) 
 
2018-01-25 
 
 
  Handl.   Åsa Kharazmi 
Dnr: N/A 
 
 
 
 
 
 
 
Allmänna handlingar 
 
Vad är en handling? 
Enligt 2 kap. 3§ Tryckfrihetsförordningen (TF) beskrivs en handling som en framställning i 
skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas 
endast med tekniskt hjälpmedel. Det kan alltså röra sig om ett papper, ett e-
postmeddelande eller en text i en mobiltelefon. 
 
Allmän handling  
För att en handling ska anses som allmän enligt TF ska den dels förvaras hos myndigheten, 
dels vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten.  
 
Alla handlingar hos en myndighet är inte allmänna. Handling som tillkommit enbart för 
ärendets beredning och som inte tillfört ärendet sakuppgift betraktas som ett internt 
arbetsdokument/minnesanteckning och är inte en allmän handling om den inte diarieförs 
och då anses som upprättad, eller tas om hand för arkivering.  
 
Förvarad handling  
En handling anses förvarad hos myndigheten när den är tillgänglig där. För fysiska 
handlingar betyder det att de ska finnas hos myndigheten, vilket de anses göra även om 
t.ex. en handläggare tar med sig handlingen under ett tjänsteärende utanför myndighetens 
lokaler.  
 
När det gäller elektroniska handlingar anses de förvarade hos myndigheten om 
upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten 
själv använder sig av för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat 
sätt uppfattas.  
 
Detta innebär att myndigheten anses förvara sådant material som ligger på en server 
utanför myndigheten, men för myndighetens räkning, och som myndighetens personal har 
tillgång till genom sina datorer.  
 
Inkommen handling 
En handling anses inkommen då den anlänt myndigheten eller tagits emot av behörig 
person. Det är inget krav att personen befinner sig i myndighetens lokaler.  
 
Om ett meddelande är adresserat direkt till en viss tjänsteman och rör myndighetens 
verksamhet blir det en allmän handling. Ett privat meddelande eller ett meddelande som 
rör annan ställning som tjänstemannen innehar, t.ex. ett politisk eller fackligt uppdrag, blir 
 
Dokumentnamn: Allmänna handlingar  
Uppdaterad: 2018-01-25 
Dokumentsansvarig: Åsa Kharazmi  
Version:1.2 
Framtagen: 2009-10-07 
 
 

 
 
INFORMATION 
2(5) 
 
   
Dnr: N/A 
 
 
 
inte en allmän handling även om det skickats till myndigheten. Den informationen ska 
framgå på kuvertet. 
Upprättad handling 
En handling anses vara upprättad på myndigheten då handlingen expedierats. De 
handlingar som inte expedierats anses upprättade när ärendet slutbehandlats eller när de 
undertecknats eller på annat sätt färdigställts. Protokoll och liknande handlingar räknas som 
upprättade först när de är justerade.  
 
Ett register som förs löpande, som diariet, anses upprättat när det är klart för användning. 
Som upprättad handling räknas även sammanställningar som enkelt går att framställa ur 
olika register genom en rutinbetonad åtgärd.  
 
Registrering av allmän handling  
Huvudregeln i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) OSL är att allmänna handlingar 
ska registreras eller på annat sätt hållas ordnade så att man kan hitta dem.  
 
Registrering av allmänna handlingar har två syften: 
1.  att medge insyn i offentlig verksamhet  
2.  att ge intern kontroll över ärenden och handlingar 
 
På ISP registreras i stort alla handlingar i ett ärendediarium. Detta innebär att handlingar i 
ett ärende samlas under ett och samma diarienummer/ärendenummer.  
 
Undantag från registreringsskyldigheten 
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras under förutsättning att 
de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller 
upprättats. Hemliga handlingar ska dock alltid registreras. 
 
Bestämmelsen hindrar t.ex. inte att den handling som initierar ett ärende registreras medan 
övriga handlingar i ärendet ordnas så att deras existens enkelt kan fastställas. 
 
Allmänna handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens 
verksamhet behöver enligt 5 kap. 1 § fjärde stycket OSL varken registreras eller hållas 
ordnade. Vilka handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet får 
avgöras från fall till fall, men följande handlingar är typiskt sett uppenbarligen av ringa 
betydelse för myndigheten: 
 
1.  Pressklipp, 
2.  Reklamtryck, 
3.  Statistiska meddelanden, 
4.  Cirkulär som bara indirekt rör myndighetens verksamhet 
5.  Kopior  av  andra  myndigheters  yttranden  som  sänts  över  bara  för  kännedom  och 
som  inte  skall  användas  som  underlag  för  beslut  eller  på  annat  sätt  kan  vara  till 
nytta för myndigheten, 
6.  Anonyma skrivelser, 
7.  Skrivelser med obegripligt eller meningslöst innehåll som kommer in från enskilda. 

 
 
INFORMATION 
3(5) 
 
   
Dnr: N/A 
 
 
 
Felsända handlingar, d.v.s. handlingar som skickats till myndigheten men är ställda till 
annan mottagare, behöver inte heller registreras. Dessa handlingar ska skickas vidare till 
den rätta mottagaren och den som skickat in handlingen ska informeras om det.   
På ISP finns en separat postlista för dessa handlingar som registraturet ansvarar för. 
 
Rätten att ta del av allmänna handlingar  
Enligt TF har varje svensk medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar. Man har rätt 
att få handlingarna anonymt. Ingen efterforskning får göras. Man behöver inte berätta 
varför man vill ha handlingen.  Endast i de fall en handling faller under en 
sekretessbestämmelse har myndigheten rätt att veta vem som vill ha handlingen och varför, 
för att kunna ta ställning till om handlingen får lämnas ut.  
 
Rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas dock av sekretess enligt bestämmelser i 
offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) OSL.  
 
En begäran att få ta del av allmän handling görs hos den myndighet som förvarar 
handlingen och ska behandlas skyndsamt. En sekretessprövning sker alltid innan 
handlingar lämnas ut. På ISP är det enheten Juridik och tillsyn som gör bedömningen 
 
Allmänhetens dator 
På ISP finns en Allmänhetens dator vilken ger allmänheten tillgång till offentliga uppgifter 
från myndighetens ärendehanteringssystem.  
Enligt 5 kap. 2 § OSL ska det av registret framgå: 
     1. datum då handlingen inkom eller upprättades,  
     2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen,  
     3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och  
     4. i korthet vad handlingen rör.  
 
Uppgifter enligt 3 och 4 ska utelämnas om det behövs för att övriga delar ska kunna hållas 
tillgängliga för allmänheten. På ISP är dessa utelämnade.  
 
Sekretess  
Information i en allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd. Sekretess innebär 
ett förbud att röja uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av allmän 
handling eller på något annat sätt, för enskild eller annan myndighet.  
 
ISP berörs bland annat av följande bestämmelser i OSL:  
  15 kap. 1 § (utrikessekretess) 
  15 kap. 1 a § (internationellt samarbete) 
  15 kap. 2 § (försvarssekretess) 
  18 kap. 2 § (underrättelseverksamhet) 
  18 kap. 8 § (säkerhets- eller bevakningsåtgärd) 
  19 kap. 3 § (upphandling) 

 
 
INFORMATION 
4(5) 
 
   
Dnr: N/A 
 
 
 
  30 kap. 23 § (företagssekretess).   
 
Med undantag för bestämmelsen om underrättelseverksamhet i 18 kap. 2 § OSL gäller ett 
s.k. rakt skaderekvisit, d.v.s. en presumtion för offentlighet. 
  
Utrikessekretess: Sekretess gäller för uppgift som angår Sveriges förbindelser med annan stat, 
mellanfolklig organisation, myndighet, medborgare eller juridisk person i annan stat eller statslös
 om det 
kan antas att det stör Sveriges mellanfolkliga förbindelser eller på annat sätt skadar landet 
om uppgiften röjs. I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst fyrtio år. 
 
Internationellt samarbete: Sekretess gäller för uppgift som en myndighet har fått från ett utländskt 
organ på grund av en bindande EU-rättsakt eller ett av EU ingånget eller av riksdagen godkänt avtal med 
en annan stat eller med en mellanfolklig organisation
, om det kan antas att Sveriges möjlighet att 
delta i det internationella samarbetet som avses i rättsakten eller avtalet försämras om 
uppgiften röjs. 
 
Försvarssekretess: Sekretess gäller för uppgift som rör verksamhet för att försvara landet eller 
planläggning eller annan förberedelse av sådan verksamhet eller som i övrigt rör totalförsvaret, om det kan 
antas att det skadar landets försvar eller på annat sätt vållar fara för rikets säkerhet om 
uppgiften röjs. I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst fyrtio år. Om 
det finns särskilda skäl, får dock regeringen meddela föreskrifter om  att sekretessen skall 
gälla under längre tid. 
 
Underrättelseverksamhet: Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till Polismyndighetens och 
Säkerhetspolisens underrättelseverksamhet
, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att 
syftet med beslutade eller förutseedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten 
skadas. Bestämmelsen är tillämplig för ISP:s del om myndigheten biträder en 
åklagarmyndighet, Polismyndigheten, Skatteverket, Tullverket eller Kustbevakningen med 
att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. 
 
Säkerhets- eller bevakningsåtgärd: Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till 
upplysningar om säkerhets- eller bevakningsåtgärd, om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om 
uppgiften röjs
 och åtgärden avser bl.a. byggnader eller andra anläggningar, transport eller 
förvaring av vapen, ammunition, sprängämnen, klyvbart material eller radioaktiva ämnen 
samt telekommunikation. 
 
Företagssekretess: Sekretess gäller, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i statlig 
myndighets verksamhet som består i utredning, planering, prisreglering, tillståndsgivning, 
tillsyn eller stödverksamhet med avseende på produktion, handel, transportverksamhet eller 
näringslivet i övrigt, för uppgift om: 
   1.  en enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat, om det kan 
antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs, och 
2.  andra ekonomiska eller personliga förhållanden än som avses i 1 för den som har 
trätt i affärsförbindelse eller liknande förbindelse med den som är föremål för 

 
 
INFORMATION 
5(5) 
 
   
Dnr: N/A 
 
 
 
myndighetens verksamhet. För uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst 
tjugo år 
 
Gallring av allmänna handlingar 
Gallring av allmän handling får göras i enlighet med Riksarkivets myndighetsspecifika 
beslut (RA-MS) eller generella föreskrifter (RA-FS). I till exempel RA-FS 1991:6 framgår 
vilka handlingar som kan förutsättas vara av tillfällig eller ringa betydelse. Nedan följer 
exempel på handlingar som kan gallras vid inaktualitet.  
 
  Kopior som gjorts för att underlätta arbetet internt 
  Handlingar som är inkomna för kännedom och ej föranlett åtgärd eller tillfört 
sakuppgift i ärendet 
  Inkomna eller expedierade framställningar, meddelanden och förfrågningar av 
tillfällig eller ringa karaktär 
 
För mer information om handlingars gallringsfrister se ISPs Dokumenthanteringsplan.