Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


PM
1 (3)
DATUM
DIARIENUMMMER
2020-11-09
TUM 2020/632
Anne Lillieroth, xxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xx, 090-172103 
Utlämnande av allmän handling
Administrativa enheten ansvarar för att lämna ut kopior av allmänna handlingar 
för allmänna avdelningen och nämnderna, dels i avslutade mål och ärenden, dels 
i pågående om handlingen beställs av annan än en aktör i målet eller ärendet.  
Vilka som är aktörer i målet eller ärendet framgår normalt i Vera. I begreppet ak-
tör ingår även myndigheter som inte registrets i Vera om domstolen eller nämn-
den är skyldig att expediera handlingar i målet eller ärendet enligt lag eller förord-
ning.  
Handling i tryckfrihetsrättslig mening är information i mål eller ärende. Även 
ljud- och bildfiler omfattas av handlingsbegreppet. Det kan vara fråga om hand-
lingar lagrade digitalt el er i pappersform. Det kan även röra sig om sammanställ-
ning av information som exempelvis dagboksblad, målförteckning eller upprops-
listor. 
Undantag från ovanstående gäller hyres- och arrendenämnden som själva ansva-
rar för att lämna ut kopior av allmänna handlingar som endast återfinns i myn-
dighetens fysiska arkiv oavsett vem som beställer handlingen. Planen är att admi-
nistrativa enhetens arkivfunktion ska överta denna uppgift.  
När det gäller MMD är ansvaret för utlämnande av kopior på allmänna hand-
lingar i praktiken mer delat mellan avdelningen och administrativa enheten. I 
princip lämnar administrativa enheten ut handlingen när begäran kommer till en-
heten och MMD när begäran kommer till avdelningens registratorsbrevlåda. När 
det däremot gäller handlingar i avslutade mål som inte finns i målhanteringssy-
stemet är det idag oftast MMD som lämnar ut handlingarna. Planen är att admi-
nistrativa enhetens arkivfunktion ska överta ansvaret för utlämnande av kopior 
Så behandlar vi personuppgifter 
Box 138, 901 04 Umeå • Besöksadress: Tingshuset, Nygatan 45 • Telefon: 090-17 21 00 • Fax: - • xxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx • www.domstol.se/umea-tingsratt 
 Expeditionstid: Måndag-torsdag 08.00-17.00, fredag 08.00-15.00  
R2B

PM
2 (3)
DATUM
DIARIENUMMMER
2020-11-09
TUM 2020/632
på allmänna handlingar i alla avslutade mål samt i pågående när handlingen be-
ställs av annan än en aktör i målet.  
Stående beställningar  
En del aktörer, främst mediabolag, har återkommande beställningar av hand-
lingar och uppgifter (domar, beslut, stämningsansökningar, uppropslistor, dag-
boksblad, målförteckningar m.m.). Denna hantering ansvarar administrativa en-
heten för när det gäller samtliga avdelningar.  
Summarisk sekretessprövning 
När en handling inte är sekretessmarkerad i Vera lämnas normalt ut uppgifter i 
handlingen på begäran/vid beställning. Denna summariska sekretessprövning ut-
förs av andra tjänstemän än domare och notarier varje gång en handling lämnas 
ut.  
Sekretessmarkering 
När det gäller ärenden om godmanskap, förvaltarskap, adoption, förmyndarskap, 
särskild företrädare för barn och skuldsanering kan man aldrig förlita sig på att 
en handling är sekretessmarkerad i Vera även fast handlingen innehåller sekre-
tessbelagda uppgifter om ärendet är avslutat före den 9 november 2020.  
Rutiner vid begäran om utlämnande av uppgifter då sekretesspröv-
ning sker 
Om en handling som begärs ut är markerad med sekretess ska begäran om ut-
lämnande diarieföras av den administrativa enheten i W3D3. Därefter lämnas 
begäran över till den aktuella dömande avdelningen för prövning av sekretessfrå-
gan om utlämnande rör mål eller ärende. När avdelningen har prövat frågan ska 
beslut – eller anteckning om att handlingen ska lämnas ut – överlämnas till admi-
nistrativa enheten för att avsluta det administrativa ärendet. Om en viss handling 
får lämnas ut i sin helhet räcker det med att detta anges i ett e-postmeddelande 
till registratorsbrevlådan xxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx. Administrativa enheten ansva-
rar för att skicka beslut och/eller handlingen som ska lämnas ut.   

PM
3 (3)
DATUM
DIARIENUMMMER
2020-11-09
TUM 2020/632
Maskning 
Ibland ska en handling lämnas ut först efter att sekretessbelagda uppgifter i 
handlingen maskerats. Denna maskning sker igenom Kofax Power PDF Ad-
vanced (Kofax). Avdelningarna ansvarar för sekretessprövningar i mål och ären-
den och även för maskning av handlingar i mål och ärenden som ska lämnas ut. 
Detta gäller både handlingar som förekommer digitalt och i pappersformat. Ge-
nom att den som går igenom dokumentet för att se vilka uppgifter som är be-
lagda med sekretess samtidigt gör handpåläggningen (oftast i Kofax) och maskar 
de uppgifter som är belagda med sekretess kan hen som ansvarar för sekretess-
prövningen säkerställa att dokumentet maskas i enlighet med hens bedömning.  
En maskad version av en handling ska alltid diarieföras i Vera av den som utfört 
maskningen.