Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


 
 
 
  
  
 
 
1 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Arkivbeskrivning för Umeå tingsrätt 
 
 
2013-01-01- 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Box 138, 901 04 Umeå • Besöksadress: Tingshuset, Nygatan 45 • Telefon: 090-17 21 00 • Fax: 090-77 18 30 • xxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx • www.domstol.se 
 
 Expeditionstid: Måndag-torsdag 08.00-17.00, fredag 08.00-15.00  
2B
R

 
 
 
  
 
 
2 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
Innehållsförteckning 
 

Inledning 
1.  Organisation och verksamhet 
2.  Rättsskipning och rättsvård som upphört vid tingsrätten 
3.  Registrering av handlingar 
4.  Åtkomst – Vilka handlingar finns i tingsrättens arkiv 
5.  Inskränkningar i arkivets tillgänglighet 
5.1 Gallringsföreskrifter 
5.2 Sekretess 
6.  Arkivansvar 
7.  Revisionshistorik 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
  
 
 
3 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
I enlighet med 6 § arkivlagen (1990:782) och 6 kap. 5-6 §§ Riksarkivets fö-
reskrifter och allmänna råd om arkiv hos statlig myndighet fastsäller 

Umeå tingsrätt följande arkivbeskrivning att gälla för arkivbildningen ret-
roaktivt från och med 2013-01-01. 

 
Tidigare arkivredovisningen har baserats på hur handlingar arkivläggs. Handling-
ar har redovisats efter fastsällda huvudavdelningar och indelade efter typer av 
handlingar. Den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen består av arkivbe-
skrivning, klassificeringsstruktur och processbeskrivningar samt arkivförteck-
ning.  
Arkivbeskrivningen vid Umeå tingsrätt ska ge information om vilka typer av 
handlingar som finns i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Arkiv-
beskrivningens syfte är att på ett enkelt sätt ge en övergripande bild över dom-
stolens allmänna handlingar. 
 
1.  Organisation och verksamhet 
Umeå tingsrätt bilades januari 1971 i och med att tingsrättsreformen trädde i 
kraft då en enhetlig underrätts- och överrättsorganisation bildades och övertog 
konkurshantering och den dömande verksamheten från Umeå rådhusrätt och 
senare, 1981, införlivades verksamheten från Umebygdens tingsrätt som innefat-
tade inskrivningsmyndigheten, bouppteckningar, god man och förvaltarskap 
Umeå tingsrätts domsområde omfattar Umeå kommun, Bjurholms kommun, 
Nordmalings kommun, Robertsfors kommun, Vindelns kommun och Vännäs 
kommun. Överklaganden av tingsrättens domar och beslut går via Umeå tings-
rätt men ställs till Hovrätten för Övre Norrland 
Vattendomstolarna bildades år 1919 och blev år 1999 Miljödomstol sedan man 
tagit över verksamheten från Koncessionsnämnden för miljöskydd. Under år 
2003 överlämnades pågående och avslutade handlingar från 1959-1998 från 
Övre Norrbyggdens Vattendomstol och Luleå tingsrätts Vattendomstols arkiv 
att införlivas med Miljödomstolen i Umeå. 
Fastighetsdomstolen och Miljödomstolen slogs samman till en enhet under år 
2011 och bildade Mark- och miljödomstol. Mark- och miljödomstolen i Umeå är 
en av fem regionala mark-och miljödomstolar i Sverige och är organisatoriskt en 
del av Umeå tingsrätt sedan 2011-05-02.  
Domsområdet utgörs av Norrbottens län och den del av Västerbottens län som 
inte hör till Ångermanälvens avrinningsområde samt den del av Västernorrlands 
län som är belägen norr och öster om vattendelaren mellan Gideälvens- och 
Ångermanälvens avrinningsområde.  
Avgöranden som överklagas vid Mark- och miljödomstolen ställs till Svea hov-
rätt. 
Tingsrättens allmänna målenhets huvuduppgift är rättskipning som är främst in-
riktad mot handläggning och avgöraden i brottmål och tvistemål. Den processu-
ella verksamhetan regleras främst av rättegångsbalken och bestämmelser i äkten-
skaps- och föräldrabalken.  
 

 
 
 
  
 
 
4 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
Till tingsrättens rättsvårdande uppgifter hör Lagen (1996:242) om domstolsären-
den så som t.ex. adoption, namnärende, förordnande av boutredningsman, bo-
delningsförrättare och god man. Till detta räknas också konkursärenden och an-
sökan om företagsrekonstruktion in. Allmänna målenheten handlägger även 
överklaganden som inletts hos Kronofogden, och som överlämnats till tingsrät-
ten för vidare handläggning. Se 18 kap § utsökningsbalken. Allmänna målenhet-
en består av rådmän, handläggare, registrator, tingsfiskaler och tingsnotarier. 
Mark- och miljödomstolens handlägger mål som t.ex. gäller miljö- och vattenfrå-
gor, fastighetsbildning och plan- och byggärenden. Mark-och miljödomstolen 
består av rådmän, beredningsjurister, tekniska råd, handläggare, tingsfiskaler och 
tingsnotarier. 
Hyres- och arrendenämnden i Umeå är en egen myndighet men är i administra-
tivt en del av tingsrätten i Umeå sedan år 2006. Överklaganden gällande avgö-
randen i arrendenämnden ställs till Hovrätten för Övre Norrland och gällande 
beslut i hyresnämnden överklagas detta till Svea hovrätt. 
Hyres- och arrendenämnden består av hyresråd och nämndsekreterare. Hyres-
nämnden medlar i tvister som rör bostäder och lokaler samt fattar beslut om 
t.ex. rätten att hyra ut lägenhet i andra hand. Arrendenämnden medlar i tvister 
mellan jordägare och arrendatorer samt fattar beslut i vissa frågor som t.ex. rör 
förlängning av arrendeavtal och ändring av arrendevillkor. 
Till den administrativa service enheten hör receptionen, säkerhet/ ordningsvak-
ter och vaktmästare som är gemensam för hela tingsrätten, hyres-och arrende-
nämnden samt Förvaltningsrätten i Umeå som är samlokaliserad med Hyres- och 
arrendenämnd och Umeå tingsrätt. Chefadministratör, personal- och ekonomi-
frågor, nämndhandläggare, utbildningsansvarig, resesamordnare, sal/larm, biblio-
tek och arkiv hör även de till administrationen. Hyres- och arrendenämnden i 
Umeå är en egen myndighet men är i administrativt en del av tingsrätten i Umeå 
sedan år 2006.  
Lagmannen är myndighetschef över Umeå tingsrätt, Mark- och Miljödomstolen 
och Hyres-och Arrendenämnden i Umeå. Domstolsverket är den central förvalt-
ningsmyndighet. Ledningsgruppen vid Umeå tingsrätt har en rådgivande funkt-
ion till lagmannen, bestående av, förutom lagmannen själv, chefadministratören 
och enhetscheferna vid tingsrättens allmänna målenhet, mark- och miljödomsto-
len och hyres- och arrenenämnden.  
Samverkansgruppen som består lagmannen, chefsadministratören och av repre-
sentanter från de fackliga förbunden ST och JUSEK. Där behandlas frågor inom 
lag MBL (1976:580) som behandlar frågor avseende regler som gäller i förhållan-
det mellan arbetsgivare och arbetstagare. Samverkansgruppen är tillika skydds-
kommitté. Skyddskommittén sammaträder normalt fyra gånger per år. 
 
 
 
 
 

 
 
 
  
 
 
5 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
2.  Rättsskipning och rättsvård som upphört  
  Lagfart, pantbrev, inteckningar flyttade tillsammans med inskrivningen år 
2001/2002 till Inskrivningsmyndigheten i Skellefteå, numera Lantmäte-
riet i Skellefteå. 
  Bouppteckningsar finns hos Skatteverket till och med juni 2001. 
  Borgliga vigslar och partnerskap upphörde vid tingsrätten 2009, tillstånd 
utfärdas numera av Länsstyrelsen och registerärenden av äktenskap finns 
hos Skatteverket. 
  Förmyndarskapsärenden handläggs i huvudsak av Överförmyndarnämn-
den, Umeå kommun och i vissa fall Länsstyrelsen. 
  Associationsrättsliga ärenden handläggs hos Bolagsverket. 
  Dödande av löpande skuldebrev och växlar finns hos Kronofogden. 
  Dödande av pantbrev (p.g.a. inteckningar) hittar man hos Lantmäteriet. 
  Registerringsärende; Bodelning, Äktenskapsförord och gåva mellan ma-
kar finns hos Skatteverket. 
  Preskription av rätten till arv och testamente finns hos Skatteverket. 
  Vid ansökan om synemän vänder man sig till Länsstyrelsen. 
 
3.  Registering av handlingar 
Handlingar som inkommer till tingsrätten rörande rättskipning eller rättsvård re-
gistreras genom verksamhetsstödet Vera av handläggarna på den allmänna mål 
enheten respektive mark- och miljödomstolen där varje inkommit mål eller 
ärende får ett eget unikt nummer.  
Målen som inkommer till allmänna målenheten registreras som (B) brottmål, (T) 
tvistemål, (FT) förenklat tvistemål, (Ä), domstolsärenden, (K), konkursärenden.   
Efter 2011-05-02 tillkommer en rad nya måltyper till den då nyskapade Mark- 
och miljödomstolen som utöver miljömålen (M) även handlägger fastighetsmål 
(F) och mål enligt plan- och bygglagen (P). Umeå tingsrätts arkiv och Mark- och 
miljödomstolen arkivredovisas tillsammans men i olika sviter/serier. 
Från år 1997 till 2005 registrerades mål och ärenden i verksamhetsstödet Måhs 
och från och med år 2005 i  verksamhetsstödet Vera.   
Det administrativa diariet förs in i ärendehaneringssystemet W3D3. 
4.  Åtkomst- Vilka handlingar finns i tingsrättens arkiv 
I arkivet vid Umeå tingsrätt förvaras äldre handlingar från Vattendomstolen, Mil-
jödomstolen, Fastighetsdomstolen och Umeå tingsrätt.  
I det ena av de två närarkiven förvaras akter från de senaste åren från allmänna 
målenheten samt föregående års dom- och beslutsböcker. Här finns också inne-
 

 
 
 
  
 
 
6 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
hållsförteckning för dom- och beslutsbok, partsregister inkomna och partsregis-
ter dom-och beslutsbok från. Dagboksblad och äldre sökhjälpmedel och akter 
samt dom- och beslutsböcker förvaras i det stora gemensamma arkivet.  
I det andra närarkivet förvaras handlingar från Mark- och miljödomstolen samt 
dess föregångare. Aktuella handlingar i öppna mål och ärenden fram tills de 
vunnit laga kraft finns i respektive enhets aktrum.  Administrativa handlingar 
förvaras i det gemensamma arkivet. 
Arkivet är uppdelat av olika handlingsslag; Dagboksblad, akter och avgöranden. 
Dagboksblad vid Umeå tingsrätt arkiveras i den ordning som de kommit in, i 
kronologisk målnummerordning samt årsvis.  
Akter arkiveras och sorteras in efter avgörande datum från och med 2013-01-01.  
Arkivbildningen bröts 2012-12-31och dessförinnan ordnas akterna av inkomna 
mål och ärenden efter målnummerordning, årsvis.  
Med Umeå tingsrätt 2013- som arkivbildare delas akter in i Akter i mark- och 
miljömål, Akter i mål och ärenden som ska bevaras, Gallringsbara akter i brott-
mål och Gallringsbara akter i tvistemål, ärenden och konkurser. Ett gallrings-
värde sätts Bevara hela eller Plockgallra.  
Avgöranden bevaras i Dom- och beslutsböcker som ordnas årsvis efter avgö-
rande datum. Allmänna målenhetens avgöranden delas upp i Dom- och besluts-
bok för brottmål samt Dom- och beslutsbok för tvistemål och ärenden (där även 
konkurser ingår) och vid Mark- och miljödomstolen delas avgöranden upp i 
Dombok och Beslutsbok.  
  Dagboksblad är ett händelsedokument som upprättas i varje mål och 
ärende och där registrears löpande handlingar med aktbilaganummer och 
som anteckningar. Dagboksbladet följer det inkomna målet eller ärendet 
från början till avslut.  
  Akter tillkommer genom att alla handlingar som inkommer eller upprät-
tas på tingsrätten i ett specifikt mål eller ärende sammanförs till en akt. 
Stämningsansökning eller kommunikation mellan parter är exempel på 
handlingar som inkommit till tingsrätten. Protokoll, förelägganden och 
kallelser är exempel på upprättade handlingar. 
  Avgöranden kallas det när ett mål eller ärende avgjorts genom till exem-
pel dom, deldom eller slutligt beslut. 
 
Systemgallringen i Vera är automatiserad och sker fem år efter avgörande datum 
gällande brottmål och för övriga mål och ärenden är det 9 år som gäller enligt 
förordningen (2001:639) om registrering och automatiserad behandling vid all-
männa domstolar. Det är särskilt viktigt att se till att handlingar som ska bevaras 
finns utskrivet från Vera och förts in i akten eftersom att den verkliga gallringen 
inte stämmer med systemgallringen. 
Gallringsfristen gällande handlingar i brottmål är fem år, innevarande år +5 (+1). 
När det gäller tvistemål är gallringsfristen 10 år, innevarande år +10 (+1). 
Innan systemgallring sker i Vera måste även några sammanställningar skrivas ut 
på papper för bevarande; 
 

 
 
 
  
 
 
7 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
  Dagboksblad  
  Innehållsförteckning av avgöranden i Dom- och beslutsböcker 
  Partsregister för inkomna mål och ärenden sorterade i namn och/eller 
person- och organisationsnummer. Gäller ej brottmål 
  Partsregister dom- och beslutsbok över avgöranden sorterade i namn 
och/eller person- och organisationsnummer 
Handlingar med annan databärare till exempel CD-skivor och USB-minne sorte-
ras in separat i arkivet efter avgörande datum årvis- inte tillsammans med övriga 
akten. 
5. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet 
Arkivet vid Umeå tingsrätt består av allmänna handlingar som kommit in, över-
lämnats till eller upprättats hos tingsrätten. Varje myndighet är ansvarig för vår-
den av det egna arkivet. Myndighetens ansvar är att se till att arkivet bevaras, 
hålls ordnat och vårdas för att tillgodose, 
1.  Rätten att ta del av allmän handling 
2.  Behovet av information för rättsskipning och förvaltning, samt 
3.  Forskningen behov 
 
5.1 Gallringsföreskrifter 
Allmänna handlingar får endast gallras i enlighet med föreskrifter eller beslut av 
Riksarkivet om inte särskilda föreskrifter finns i lag eller förordning eller har 
meddelats med stöd av lag, 14 § Arkivförordningen. 
Gallring i mål och ärenden regleras i följande förordningar och föreskrifter; 
  Förordning (1996:271) om mål och ärenden i allmändomstol 
  Förordning (2001:639) om registerföring m.m vid allmän domstol med 
hjälp av automatiserad databehandling 
  Riksarkivets gallringsbeslut 935 
  Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar i tvistemål och ären-
den vid allmän domstol (RA-MS 2008:83) 
  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1998:57) om gallring, 
överlämnande och återlämnade av handlingar rörande brottsutredande 
verksamhet och lagföring för brott hos polismyndigheter, tullmyndighet-
er, åklagarmyndigheter och allmänna domstolar. Ändring (RA-MS 
2010:3) 
Gallring innebär att handlingar och uppgifter tillhörande ett arkiv avlägsnas och 
förstörs i enlighet med fasställda beslut, lagar och föreskrifter efter laga kraft. 
Handlingar med informationsförlust vid överföring till annan databärare anses 
också som gallrade. Det betyder att en handling gallras vid överföring till annan 
 

 
 
 
  
 
 
8 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
databärare om överföringen leder till informationsförlust, förlust av möjliga in-
formationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, förlust av möjligheter 
att fastställa informationens autenticitet. 
Rensning är inte det samma som gallring. Med rensning menas avlägsnande av 
handlingar, efter laga kraft, som inte är allmänna medan med gallring menas för-
störing av allmänna handlingar när gallringsfristen gått ut. 
Handlingar som får gallras, enligt 10§ Arkivlagen, är sådana som inte behövs för 
att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för 
rättsskipning och förvaltning och forskningens behov.  
Umeå tingsrätt är skyldig att verkställa gallring på föreskrivet sätt, 6§ Arkivlagen.  
När gallringsfristen löpt ut ska handlingarna förstöras utan dröjsmål, 7 kap. 3§ 
Arkivlagen. (RA-FS 1991:1) 
Förstöringen skall ske under kontroll, sekretesshandlingar bränns under över-
vakning på avfallsstation. 
När ett arkiv överlämnas till annan arkivmyndighet ska det vara förtecknad och 
handlingars där gallringsfristen löp ut ska vara gallrade. 
 
5.2 Sekretess 
Arkivet vid Umeå tingsrätt består av allmänna handlingar som inkommit eller 
upprättats på tingsrätten. Huvudregeln är att dessa handlingar är offentliga men 
det finns handlingar som är undantagna och sekretess. 
Bestämmelser om sekretess framgår av offentlighets- och sekretesslagen 
(2009:400).  För tingsrättens del kan nämnas ärenden om godmanskap, förvaltar-
skap, adoptioner, särskild företrädare för barn samt skuldsanering. Jämför även 
kap. 5 1§ rättegångsbalken och 18 kap. 1-2§ i offentlighets- och sekretesslagen. 
Handlingar som bedöms som särskilt känsliga förvaras i låst kassaskåp, åtkomst 
med delegation. Detta gäller mål och ärenden som rör rikets säkerhet och ären-
den som rör teleavlysning och tele- och kameraövervakning, dessa hantaras utan-
för verksamhetsstödet.   
Övriga sekretesshandlingar förvaras från och med 2015-01-01 längst bak i den 
offentliga akten tillsammans i ett särskilt aktomslag och är märkt på försättsbla-
det att akten innehåller sekretess. Tidigare förvarades hemliga handlingar i kuvert 
märkta med målnummer och aktbilaga löpande i akten. Uppgift om förekomst 
av sekretess ska även framgå i verksamhetssystemet Vera. 
6.  Arkivansvar 
Lagmannen vid Umeå tingsrätt har ytterst arkivansvar för myndigheten delegerat 
till chefsadministratören. 
En arkivhandläggare ansvarar för den praktiska dagliga skötseln av arkivet. 
 

 
 
 
  
 
 
9 (9) 
DATUM 
DIARIENR   
2014-09-23 
 
  
 
7. Revisionshistorik 
Datum  
Åtgärd  
Författare  
2014-09-23  
Dokumentet upprättat   Gabriella Viklund  
2015-04-16 
Dokumentet uppdate-
Gabriella Viklund 
rat