Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.




 
 
 
  
PM 
 
1 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
 
 
   
 
 
 
 
Arkivbeskrivning för Hyres- och arrendenämnden i 
Linköping 

 
 
 
 
 
 
Box 265, 201 22 Malmö • Besöksadress: Kalendegatan 1 • Telefon: 040-35 30 00 • Fax: 040-611 43 10 • xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx • www.malmotingsratt.domstol.se 
 
 Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00  
B
R2

 
 
 
  
PM 
 
2 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
 
 
 
1. Inledning 
Arkivbeskrivningen för Hyres- och arrendenämnden i Linköping är beslutad i 
enlighet med kraven i RA-FS 2008:4.  
2. Hyres- och arrendenämndens organisation 
och arbetsuppgifter 
Hyresnämnderna tillkom den 1 januari 1969 som ersättning för de kommunala 
hyresnämnderna. Arrendenämnderna tillkom 1972.  
Hyres- och arrendenämnden i Linköping bildades 19721 och lades den 1 januari 
2006 samman med Hyres- och arrendenämnden i Örebro. Upptagningsområdet 
omfattar därmed från och med detta datum Östergötlands och Örebro län.  
Vilka ärenden nämnderna handlägger framgår tydligast av lagen (1973:188) om 
arrendenämnder och hyresnämnder. Systematiken är densamma som för special-
domstolar, dvs. det finns uttömmande förteckningar över vilka tvister som ska 
prövas. 
Nämnderna medlar i tvister och kan avgöra flertalet av dessa tvister genom verk-
ställbara beslut. Nämndernas huvuduppgift i den rättskipande delen av verksam-
heten är att fatta beslut angående rätt till förlängning av avtal och om skäliga vill-
kor.  
Medlingsärenden utgörs i hyresnämndens fall av tvister om bostäder, bostadsrät-
ter och lokaler. Det kan till exempel handla om tvister om hyresvillkor, överlåtel-
ser eller krav på ersättning för skador i en lägenhet eller för bristfällig flyttstäd-
ning av en lägenhet.  
De hyrestvister som inte handläggs av hyresnämnden prövas av allmän domstol.  
Arrendenämnden liknar hyresnämnden, men i stället för att handlägga hyres- och 
bostadsrättstvister handlägger den arrendetvister.  
Hyres- och arrendenämndernas uppgifter regleras i förordningen (1980:1030) 
med hyresnämndsinstruktion. Bestämmelserna i denna förordning gäller i till-
lämpliga delar även för arrendenämnderna. 
I administrativt avseende är Hyres- och arrendenämnden en del av Linköpings 
tingsrätt och det är den administrativa enheten vid tingsrätten som har hand om 
nämndens personal-, ekonomi- och förvaltningsfrågor.  
Verksamhetsansvarig vid Hyres- och arrendenämnden, som är en egen myndig-
het med eget verksamhetsansvar, är det hyresråd som är funktionsansvarig sam-
ordnare vid nämnderna och ställföreträdande chef för nämnderna, Christer Grö-
nevall.  
                                                 
1 Fram till den 1 juli 1975 hade nämnderna namn efter de län som ingick i verksamhetsområdet, 
t.ex. hyresnämnden i Östergötlands län. 
 

 
 
 
  
PM 
 
3 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
Myndighetschef för såväl Hyres- och arrendenämnden som Linköpings tingsrätt 
är lagmannen Anita Wickström.  
3. Sambandet mellan Hyres- och arrendenämn-
dens uppdrag och viktigare handlingar 
Processerna i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten, som nedan be-
skrivs kortfattat, är: 
 
  Registrera                       Bereda                             Avgöra  
  Avsluta 
 
 
 
 
 
  Arkivera 
 
Ärenden som kommer in till Hyres- och arrendenämnden registreras i verksam-
hetsstödet Vera och får ett unikt nummer i en kronologiskt ordnad löpande 
nummerserie. I systemet registreras uppgifter om ärendet (ärendenummer, mål-
grupp och ärendemening) och om fastigheten (fastighetsbeteckning, gatuadress 
och ort) samt om parter (namn, personnummer/ organisationsnummer).  
Under beredningen skickar nämnderna en kopia av ansökan till motparten för 
yttrande. I Vera registreras inkommande och utgående handlingar där varje 
handling aktbilageras och får ett löpnummer. I Vera förs också löpande anteck-
ningar om händelser i ärendet.  
Ärenden i hyresnämnden avgörs i regel genom beslut och ärenden i arrende-
nämnden avgörs genom beslut. Om beslut se förordning (2005:1095) om ären-
den i arrendenämnd och hyresnämnd. Ett beslut dokumenteras olika beroende 
vilken typ av beslut nämnden fattar. Hyres- och arrendenämndens beslut kan ut-
formas genom att: 
• 
sättas upp särskilt, 
• 
tas in i ett protokoll, 
• 
skrivas/stämplas på en handling i akten eller 
• 
föras in i ärenderegistret 
Följande beslut förekommer: ej slutligt beslut, interimistiskt beslut, skiljedom, 
slutligt beslut, särskilt uppsatta slutligt beslut samt slutligt beslut i del av mål.  
Hur ärenden avslutas registreras i verksamhetsstödet och dokumenteras på dag-
boksbladet. 
4. Verksamhetsstöd hos Hyres- och arrende-
nämnden 
Ärenden som kommer in till Hyres- och arrendenämnden registreras i verksam-
hetsstödet Vera.  
Hanteringen av verksamhetsstödet reglerades fram till den 31 december 2015 i 
förordningen (2001:642) om registerföring mm vid hyres- och arrendenämn-
derna med hjälp av automatiserad behandling och i Domstolsverkets författ-
ningssamling (DVFS). Någon systemgallring sker inte i registrerade ärenden. 
 

 
 
 
  
PM 
 
4 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
Den 1 januari 2016 började domstolsdatalagen (2015:728) och domstolsdataför-
ordningen (2015:729) att gälla.  
Domstolsverket är systemägare för gemensamma system inom Sveriges Domsto-
lar och ansvarar för att systemdokumentation bevaras i den omfattning som 
krävs. Allt underhåll av gemensamma system utförs av Domstolsverket.  
Verket har tagit fram en övergripande policy Domstolsverkets bevarandepolicy för 
elektroniska handlingar 
(DVs diarienummer 605-2015). I enlighet med policyn till-
handahåller Domstolsverket övergripande bevarandeplaner och systemdoku-
mentation för gemensamma system.  
Respektive myndighet upprättar i sin tur lokala bevarandeplaner. 
5. Arkiveringsordning 
Akter i hyres- och arrendeärenden arkiveras tillsammans. I akterna förvaras dag-
boksblad och beslut.  
Akterna förvaras i arkivboxar sorterade i ärendenummerordning.  
Årsvis tas de särskilt uppsatta besluten ut och förvaras i en beslutsbok. Denna 
arkivordning regleras i förordning (2005:1095) om ärenden i arrendenämnd och 
hyresnämnd. 
6. Arkivbildning 
Vid sammanläggningen med Hyres- och arrendenämnden i Örebro överlämna-
des handlingarna från hyres- och arrendenämnden i Örebro mellan tidsperioden 
1969 - 2005 till Landsarkivet i Vadstena för slutförvaring. En arkivförteckning 
har upprättats för denna period. 
Handlingarna för Hyres- och arrendenämnden i Linköping för perioden fram till 
och med den 31 december 2005 förvaras på Hyres- och arrendenämnden i Lin-
köping. En arkivbeskrivning har upprättats för denna period. 
Från och med den 1 januari 2006 tillkom en ny arkivbildare, Hyres- och arrende-
nämnden i Linköping 2006-.  
Alla ärenden registreras i verksamhetssystemet Vera, och det är Vera som fun-
gera som sökingång i arkivet.  
Handlingarna förvaras i akter i löpande ärendenummerordning. I varje akt förva-
ras ej särskilt uppsatta beslut samt dagboksblad för ärendet. Beslut som är sär-
skilt uppsatt förvaras i beslutsbok. Dessa särskilt uppsatta beslut förs till besluts-
boken på årlig basis. 
7.  Sekretess och gallring 
De flesta handlingar i Hyres- och arrendenämndens arkiv är offentliga. Vissa 
uppgifter i handlingarna kan dock vara sekretessreglerade. De flesta bestämmel-
ser om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400); OSL. Sekre-
tess gäller till exempel för uppgifter i vissa fall av medling (36:3 OSL) och för 
ännu ej avkunnade eller expedierade beslut (43:7 OSL jfr 12§ Offentlighets- och 
sekretessförordningen). 
 

 
 
 
  
PM 
 
5 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
Gallring av handlingar regleras i följande förordningar och föreskrifter: 
-  Förordningen (2005:1095) om ärenden i arrendenämnd och hyres-
nämnd. 
-  Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2008:6) om gallring hos hyres- och ar-
rendenämnderna. 
-  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändr. RA-FS 
1997:6 och RA-FS 2012:2) rörande gallring av handlingar av tillfällig el-
ler ringa betydelse. 
-  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring 
av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksam-
het. 
-  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (2013:1) om gallring och åter-
lämning av handlingar vid upphandling. 
-  Riksarkivets förskrifter och allmänna råd (2015:2) om gallring och utlån 
av räkenskapsinformation m.m. 
8. Arkivansvar 
Samordnaren, Christer Grönevall, är arkivansvarig vid Hyres- och arrendenämn-
den (arbetsordningen, dnr 73-12).  
 
 
 
 

 
 
 
  
PM 
 
6 (6) 
DATUM 
DIARIENR   
  
2016-12-05 
2016/307 
 
Revisionshistorik 
 
 
 
2016-11-25 
Dokumentet upprättat 
Jonas Johannisson 
2016-12-05 
Dokumentet justeras efter 
Anita Wickström 
samråd med Christer Gröne-
wall