Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Fortifikationsverket arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-08-31 
356782 
 
 
 
Version 
Sid nr  

1(8) 
 
   
 
 
 
Vår handläggare    
 
Tobias Rydqvist, 010-44 44 360 
  
 
 
 
Arkivbeskrivning Fortifikationsverket 2017 
 
Följande beskrivning är upprättad för att uppfylla myndighetens skyldighet att enligt 4 kap. § 2 
offentlighets- och sekretslagen (2009:400) upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna 
handlingar samt skyldigheten att enligt 6 § arkivlagen (1990:782) upprätta en arkivbeskrivning. 
Denna arkivbeskrivning ersätter Arkivbeskrivning Fortifikationsverket 2014. 
Historik 
Fortifikationsverket är en fortsättning på Kungliga Fortifikationen som bildades år 1635. 
Från och med 1 januari 1944 organiserades Arméns fortifikationsförvaltning (AFF) som övertog 
de uppgifter som tidigare åvilat Arméförvaltningens fortifikationsstyrelse (före år 1942 var 
namnet fortifikationsdepartementet). 
1948-05-01 bildades Fortifikationsförvaltningen (FortF) genom att sammanföra Arméns 
fortifikationsförvaltning (AFF) med fortifikationsavdelningarna inom marin- och 
flygförvaltningarna. Fortifikationsförvaltningens uppgift var att förvaltningen av statens militära 
fastighetsbestånd med undantag för vissa arbetsuppgifter som rörde de militära flygfälten som 
låg under flygförvaltningen. Fortifikationsförvaltningens organisation byggde på den från 
Arméns fortifikationsförvaltning och utökades utifrån de uppgifter man tagit över från marin- 
och flygförvaltning. Tidigare hade Fortifikationen omfattat även Ingenjörstrupper, Signaltrupper 
och Fortifikationskåren, men genom beslutet 1948 avskildes den rent fortifikatoriska 
verksamheten från dessa 
Från 1973-07-01 upphör utredningssektionen och dess arbetsuppgifter flyttas till 
Centralplaneringen. Administrativa byrån inrättar en centralexpedition som tar över all 
registrering. 
1985-07-01 omorganiserades Fortifikationsförvaltningen, syftet med organisationsförändringen 
var att indela verksamhetens uppgifter mellan studier, ledning, genomförande och 
fastighetsförvaltning: 
1991 Omorganiserades Fortifikationsförvaltningen på nytt. Inom centralplaneringen och 
studieenheten fick omorganisationen särskilt stor återverkan: 
 
Adress 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
Fortifikationsverket 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
S-631 89 ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 2(8) 
 
 
Centralplaneringen slutade vara underindelad i enheten utan hade endast en chefsnivå. Istället 
företräddes olika funktioner och specialiteter av en huvudman: 
•  Huvudman för övergripande- mål och verksamhetsplanering 
•  Huvudman för uppföljning, utvärdering och analys (Controller) 
•  Huvudman för utrednings- och utvecklingsverksamhet 
•  Huvudman för information och marknadsföring 
Arbetsuppgifterna var att vara stabsorgan samt ansvara för övergripande mål- och 
verksamhetsplanering, att svara för uppföljning av verksamheten utveckling, samt utvärdera 
verksamhetens resultat i förhållande till uppsatta mål. Ytterligare uppgifter var utrednings- och 
utvecklingsverksamhet samt information och marknadsföring. 
Studieenheten var likt centralplaneringen inte underavdelad utan verksamheterna hade en 
huvudman. Huvuduppgifterna var att delta i utredningar och studier inom centrala staber, att 
leva utredningar för att ta fram behovsunderlag, analys och utveckling, att inrikta och samordna 
behovet av forskningsstöd samt att utföra krigsplanläggning med mera. 
 
Organisation den 1 juli 1994 
Fortifikationsverket bildades l juli 1994, när Fortifikationsförvaltningen upphörde. Myndigheten 
skulle vara statens ägarföreträdare för förvarets fastigheter samt förvalta fastigheterna. 
Den tekniska kompetens som fanns på Fortifikationsförvaltningen fördes över till ett bolag, 
Confortia AB. 
Grundidén var att den största delen av bygg- och förvaltningskompetensen skulle samlas 
Centralt på huvudkontoret. Verket skulle inte ha egna operativa resurser utan handla upp 
projektering, byggadministration, entreprenader. 
l juli 1997 överfördes all drift av försvarets fastigheter till Fortifikationsverket samt även all 
lokalvård. Under år 2002 fördes all lokalvård i öppna anläggningar över till ett 
städbolag. År 2003 hade all lokalvård förts över även för de flesta hemliga anläggningarna. 
Hösten 200l beslutade regeringen att alla nyttjanderätter skulle föras över till 
Fortifikationsverket 
1999 övergår Fortifikationsverket till finansdepartementet efter att tidigare ha legat under 
Försvarsdepartementet. 
Våren 2006 lämnade försvarsförvaltningsutredningen (FFU) ett förslag som bland annat innebar 
att alla så kallade in-arrenden skall föras över till FORTV. In-arrenden är arrenden på mark som 
FORTV inte äger. 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 3(8) 
 
 
1997 fördes driftorganisationen från Försvarsmakten till Fortifikationsverket enligt ett 
regeringsbeslut. I den ingick både drift av lokaler och anläggningar samt lokalvård. 
Detta medförde en ny organisation l juli 1997. 
 
Ny organisation l januari 2002 
Se bifogade organisationskartor 
Ny organisation i mars 2005 
Se bifogade organisationskartor 
Ny organisation 1 januari 2015 

Fokus för omorganisationen var förbättrade kundkontakter, effektivisering och att rationalisera 
arbetsformer. Detta innebar bland annat att FORTVs kontakter går via KAM (key account 
manager) på central nivå och SAT (serviceansvarig tekniker) på lokal nivå. Den strategiska 
funktionen skiljdes från den operativa. Det öppna och slutna beståndet integreras för att kunna 
samordna arbetssätt och minska organisatoriska enheter. 
För arkivförvaltningen innebar den nya organisationen att ritningsarkivet och handlingsarkivet 
inordnas under en gemensam enhet (dokumentationsenheten). 
Se bifogade organisationskartor.  
 
Samband mellan arbetsuppgifter och viktigare handlingar 
Myndighetens handlingsbestånd är primärt uppbyggt kring ärenden som utgår från 
Fortifikationsverkets huvuduppgift (SFS 2007:758) att, primärt åt Försvarsmakten, vara en 
effektiv ägare och förvaltare av fast statlig egendom. För fullständig struktur se bifogad 
klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan. 
 
Myndighetens register och arkiv 
Merparten av de i verksamheten upprättade eller inkomna handlingstyperna registreras och 
arkiveras efter ärende sedan år 2010. i dokumenthanteringssystemet Platina.  Tidigare 
användes DIANA vars diarium är migrerat till Platina. 
Fortifikationsverkets arkiv- och registraturfunktion är placerad på huvudkontoret i Eskilstuna. 
Ritningar med tillhörande beskrivningar samt teknisk förvaltningsdokumentation diarieförs inte 
i Platina. Istället registreras ritningar och medföljande beskrivningar i registerprogrammet RITA 
medan teknisk förvaltningsdokumentation registreras i FORTVDOK. Handlingarna arkiveras i ett 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 4(8) 
 
 
från myndighetsarkivet avskilt centralarkiv benämnt ritnings- och fastighetsarkivet (vidare 
ritningsarkivet). I ritningsarkivet förvaras även myndighetens fastighetsarkiv där 
originalhandlingar kopplade till myndighetens nuvarande och tidigare markinnehav förvaras. 
Ritningsarkivet lagrar även ritningar med tillhörande teknisk dokumentation som insänts i 
elektronisk form. 
För upphandlingsärenden används upphandlingsverktyget Tendsign. 
Fortifikationsverket använder för bokföring och kvitton ekonomisystemet Agresso. 
För fastighetsinformation som används för avtalshantering, beställningar av underhåll och drift 
används 3LPro. För det slutna beståndet används 3LProH. 
Personalutveckling och kursadministration sköts i ProCompetence. 
För projektuppföljning och inriktning för verksamheten används Stratsys. 
Verksamhetens processer och stöddokument kopplade till dessa finns i Vårt Arbetssätt (VAS). 
PRISMA AH är Fortifikationsverkets stödsystem för abonnemangshantering och 
förbrukningsstatistik. 
Inga digitala slutarkiv finns ännu, men FORTV deltar som pilotmyndighet i Statens 
servicecenters e-arkivprojekt. 
Geografisk data över befintlig och nytillkommen infrastruktur lagras och uppdateras i en Geo-
databas 
Ett stort antal planritningar från det öppna beståndet finns inlästa i 
dokumenthanteringssystemet Conisio. 
 
Återsökning av handlingar  
Myndigheten övergick 2010-07-01 till en processorienterad arkivläggning. Innan detta datum är 
handlingarna förtecknade enligt det allmänna arkivschemat Diariet är upprättat i Platina och 
vidd arkivläggning klassas handlingarna efter ett eget framtaget klassningssystem – diarieplan. 
Som förteckningsprogram för handlingar i myndighetens centrala handlingsarkiv används 
förteckningsprogrammet Klara. För ritningar och teknisk förvaltningsdokumentation saknas 
förteckning.  Klara kommer ersättas av en ny arkivredovisningsmodul vilket är under 
implementering i Platina. Denna förväntas uppfylla Riksarkivets krav för en processorienterad 
arkivredovisning. En överföring av äldre arkivredovisningar kommer påbörjas så fort modulen 
är implementerad. 
Hemliga handlingar från Fortifikationsförvaltningen är förtecknade enligt allmänna 
arkivschemat. 
Fortifikationsverkets ritningar med medföljande beskrivningar och texthandlingar är 
registrerade i det egenutvecklade registreringsprogrammet RITA. Registreringen utgår ifrån en 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 5(8) 
 
 
ritningsnumrering med fem nummer efter beskrivning i myndighetens DigProj handbok 5/2008. 
De två första numren identifierar ritningsobjektets geografiska position medan de tre sista 
identifierar ritningens projektår, teknikfack och löpnummer. Av de fem numren används de tre 
sista numren för samtliga ritningar medan positionsnumren av säkerhetsskäl hanteras på olika 
sätt beroende på om ritningen är en kasernsritning eller befästningsritning. Är ritningen en 
kasernritning tilldelas ett K-nummer och objektsnummer som tillsammans ger en ett 
etablissement och en byggnad eller annat objekt inom etablissementet. 
För befästningsritningar vars identifikation utgår från Försvarsmaktens hemliga B-nummer 
använder myndigheten istället den egna nummerserien med G-nummer. G-nummerserien tas 
slumpvis ut av Ritningsarkivet vid varje nytt projekt vilket innebär att varje befästning kan ha 
flera G-nummer.  Numret kan via ett register på Ritningsarkivet och registraturen översättas till 
ett B-nummer som är anläggningens hemliga, unika nummer i Försvarsmaktens 
befästningsregister. 
Myndighetens fastighetshandlingar kan återsökas via Platina medan originalhandlingarna finns i 
fastighetsarkivet ordnade efter registerfastighet i akter. Handlingarna är sökbara via ett 
kartotek via registerfastighet samt delvis i accessdatabasen Digifast. 
 
Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda för att ta del av allmänna 
handlingar  
Myndigheten saknar tekniska hjälpmedel för att den enskilde ska kunna ta del av allmänna 
handlingar. 
 
Arkiv som myndigheten förvarar och överlämnade arkiv 
I handlingsarkivet förvaras öppna handlingar från och med 1994-07-01, samt hela 
Fortifikationsförvaltningens hemliga och kvalificerat hemliga diarium från år 1948-1994.  Öppna 
handlingar innan år 1994-07-01 är levererade till Krigsarkivet. Inga hemliga handlingar är 
levererade till Krigsarkivet. 
I Fortifikationsverkets ritningsarkiv förvaras ritningar och texthandlingar från myndighetens 
nuvarande fasta egendom. Ritningar med medföljande texthandlingar på fast egendom som är 
avyttrad eller såld är levererad till Krigsarkivet eller övertagande myndighet. Vasallen AB som 
grundades som statligt bolag för att överta och omvandla försvarsfastigheter som avyttras av 
Fortifikationsverket har också övertagit en större mängd ritningar. 
Då ritningsarkivbildningen följer objekt i drift förvarar arkivet handlingar från objektens hela 
existens. Som konsekvens består stora delar av ritningsarkivet av handlingar som uppkommit 
hos myndighetens föregångare. Främst Fortifikationsförvaltningen (1948-1994) men även dess 
tidigare föregångare (ca 1900-1948) inom armé-, marin- och flygförvaltningen. Med utökat 
egendomsansvar har ritningsarkivet även övertagit handlingar på nuvarande fast egendom från 
tidigare militära myndigheter. År 1994 införlivades Fortifikationsförvaltningens sex regionala 
byggnadsområden i Fortifikationsverket. Som konsekvens övertog ritningsarkivet handlingar 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 6(8) 
 
 
från byggnadsområdet och dess direkta föregångare de självständiga militära byggnadskontoren 
(1966-1982), samt från fortifikationssektionerna (-1966) vid MILO-staberna.   
I samband med att Fortifikationsverket övertog driftansvaret år 1997 införlivades genom RA-MS 
1997:33 aktuella försvarsmaktshandlingar över mark, anläggningar och lokaler (MAL-
handlingar). Överföringen av de aktuella handlingarna från Gotlands militärkommando (RA-MS 
1999:5), Ostkustens marinkommando (RA-MS 2001:16), Sydkustens marinkommando (RA-MS 
2000:26), Västkustens marinkommando (RA-MS 2001:17) och Norrlandskustens 
marinkommando (RA-MS 1997:31) reglerades separat. 
Fortifikationsverket har fått en serie överförd från Statens oljelager angående Skredsvik (se Dnr 
RA 231-2006/573). 
År 2003 överfördes nyttjanderätter från Försvarsmakten till FORTV. De hanteras enligt RA-MS 
2004:14 samt hyres- och arrendeavtal avseende stugor samt jakt- och fiskerättigheter från 
Försvarets materielverk enligt RA-MS 2004: l. 
Utgallringsbara ekonomihandlingar arkiveras hos Iron Mountain (tidigare benämnt Recall). 
Handlingarna är förtecknade och gallringen utförs av Iron Mountain efter godkännande av 
FORTV. 
 
Sekretess 
Vid Fortifikationsverket är en stor mängd allmänna handlingar föremål för sekretess. Vissa 
handlingar, framförallt ritningar, avhemligas vid objektets avyttring. Fortifikationsverkets 
tillsynsmyndighet i frågor rörande sekretess är Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten 
(MUST). 
Några av de tillämpbara bestämmelserna återfinns i: 
• 
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 
• 
Offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) 
• 
Fortifikationsverkets interna bestämmelser om säkerhetsskydd (FIBOS) 
• 
Personuppgiftslagen (1998:204) 
 
Klassificeringsstruktur 
Klassificeringsstruktur för Fortifikationsverket finns framtagen som en del av projekt 
dokumenthantering. Klassificeringsstrukturen har varit ute på remiss i organisationen och 
förväntas tas i bruk första januari 2018. 
Se bilaga. 
 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 7(8) 
 
 
Gällande gallringsföreskrifter 
För gällande gallringsföreskrifter och respektive gallringsbeslut, se Sammanställning av 
gallringsregler vid Fortifikationsverket
 
 
Uppgifter som myndigheten hämtar in regelbundet från andra 
Fortifikationsverket köper regelbundet tjänster rörande fastighetsdata från Metria. 
Säkerhetsenheten inhämtar regelbundet uppgifter rörande säkerhetsskyddad personal från 
Säkerhetspolisen. 
Chemsoft används för att inhämta information rörande kemiska produkter. 
 
Uppgifter som myndigheten regelbundet lämnar till andra 
Registerkontrolluppgifter rörande säkerhetsklassad personal och vid säkerhetsskyddad 
upphandling lämnas regelbundet till Säkerhetspolisen. 
Fortifikationsverkets löneuppgifter hanteras av Statens servicecenter. 
Uppgifter som rör anställningar och anställda lämnas vid aktualitet till Statens 
tjänstepensionsverk, Arbetsgivarverket, Skatteverket och Statistiska Centralbyrån. 
 
Myndighetens rätt att sälja personuppgifter 
Fortifikationsverket säljer inte personuppgifter till tredje part. 
 
 
Arkivansvarig: Marcus Eriksson, Chef dokumentationsenheten 
PUL-ansvarig: Pia Ekedahl, Hr-direktör 
 
Bilagor 
Historiska och nuvarande organisationskartor 
Handbok dokumenthantering 
Sammanställning gallringsregler vid Fortifikationsverket 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 


 
 
 
 
Datum 
Beteckning 
2017-07-14 
356782 
 
 
 
   
Sid nr 
 8(8) 
 
 
Klassificeringsstruktur Fortifikationsverket 
Informationshanteringsplan Fortifikationsverket 
 
Fortifikationsverket 
Tel växel 
E-post 
Hemsida 
Organisationsnummer 
S-631 89 
010-44 44 000 
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
fortifikationsverket.se 
202100-4607 
ESKILSTUNA 
 

Document Outline