Ett program för
digital förnyelse
Stockholms stads
it-program
2013–2018
Beslutat i kommunfullmäktige
den 29 april 2013
The Capital of Scandinavia
Innehåll
1 Program för digital förnyelse ............................................
4
2 It:s bidrag till fullmäktiges mål ........................................
5
3 Prioriterade områden för
verksamhetsutveckling med hjälp av it.........................
6
4 It-styrning .............................................................................
8
5 Finansiering ........................................................................
10
6 Uppföljning av it-verksamheten ....................................
12
7 Leverans av it-stöd ............................................................
13
7.1 Arkitektur ......................................................................
13
7.2 Sourcing .......................................................................
14
Produktion: Snick-Snack AB Foto: omslag, Björn Tesch och Yanan Li. Sidan 2, Lieselotte van der Meijs. Sidan 15, Svartpunkt AB.
Tryck: Edita Västra Aros AB 2013 Art.nr: 10061 Stadsledningskontoret 2013-04
3
1 Program för digital förnyelse
Programmet och dess riktlinjer
Målet för Stockholms stad är att bli en stad i världsklass. Inom flera
Detta program innehåller av kom-
områden har vi redan kommit en bit på väg för att nå detta mål, med-
munfullmäktige beslutade prin-
an det inom andra områden krävs ett fortsatt arbete. Informationstek-
ciper för ledning och prioritering
nikens uppgift i staden är att öka verksamheternas förmåga att nå sina
inom stadens it-verksamhet och
mål. Att se informationstekniken som ett verktyg i det dagliga arbetet,
för stadens verksamhetsutveckling
och att använda det på ett nytt och innovativt sätt är mycket betydel-
med hjälp av it. Programmet är
sefullt. Utgångspunkten för all it-verksamhet är att it ska hjälpa staden
bindande för samtliga nämnder
och för bolag vars styrelser antagit
att nå vision 2030.
programmet.
Vi befinner oss mitt i en stor sam-
tillvara är det av vikt att premiera och
Syftet är att samordna stadens
hällsförändring. Att utveckla verk-
generöst skapa möjligheter för innova-
arbete med digital förnyelse. Med
samheten för att ta vara på den nya
tion och verksamhetsutveckling med
digital förnyelse avses det arbete
teknikens möjligheter är ett prioriterat
hjälp av ny teknik.
organisationen utför för att öka ser-
arbete inom stadens förnyelse. Digital
vice och effektivitet genom att an-
förnyelse är en förutsättning för att
Ett gemensamt program är viktigt där-
vända modern informationsteknik.
hålla jämna steg med en omvärld som
för att en avgörande framgångsfaktor
Den digitala förnyelsen syftar till att
snabbt förändras när informations-
är att stadens verksamheter åstadkom-
öka organisationen förmåga att
tekniken blir allt mer tillgänglig och
mer digital förnyelse
tillsammans.
uppnå kommunfullmäktiges mål.
finner användning inom allt fler områ-
Utvecklingen kräver ett aktivt och
den i samhället. Detta skärper kraven
samordnat arbete från nämnder, bo-
För att konkretisera programmets
på stadens verksamheter genom att
lagsstyrelser, chefer och medarbetare i
innehåll utfärdar kommunstyrel-
medborgarnas förväntan på tillgänglig- hela organisationen för att säkerställa
sen riktlinjer. I dessa regleras hur
het till service ökar. Det ställer också
att teknisk utveckling verkligen leder
organisationen ska arbeta för att
högre krav på stadens medarbetare
till en ökad förmåga att nyttja infor-
verkställa kommunfullmäktiges
som ska kunna använda den digitala
mation och ge service utifrån med-
beslut om inriktning för stadens
tekniken för att ge service till med-
borgarens fokus. Alla som har it som
it-verksamhet utifrån vad som spe-
borgare på andra platser och vid andra
sin huvudsakliga arbetsuppgift ska
cificeras i detta program.
tider än vad som tidigare förväntats.
ständigt ha fokus på hur it kan stödja
It-området styrs också genom
verksamhetsutvecklingen.
stadens säkerhetsprogram med
De möjligheter till genomgripande
tillhörande riktlinjer. Dessa bestäm-
förändring av stadens arbetssätt och
För en del medarbetare är den nya
melser existerar parallellt med
service som tekniken erbjuder är
tekniken en utmaning i sig. För andra
it-programmet.
skälet till att den digitala förnyelsen
är tekniken och dess möjligheter en
ägnas ett särskilt styrdokument och
självklarhet som det är svårt att vara
Kommunfullmäktige och stadens
särskilt finansiellt stöd. Tekniken står i utan. Det viktiga är att de steg som tas
nämnder och bolagsstyrelser kan
medborgarnas, företagandets, besö-
i den tekniska utvecklingen tas i syfte
besluta om andra styrande doku-
karnas och verksamhetens tjänst. Den
att stödja verksamhetens förmåga att
ment inom it-området. Exempel på
tekniska utvecklingen blir genom sin
nå de av kommunfullmäktige uppsatta
sådana dokument, som existerar
intensitet också en möjliggörare för
målen.
parallellt med och kompletterar
en snabb förnyelse. För att den ska tas
it-programmet är:
• Grön it-strategi
• E-strategi
• E-hälsa
• Öppna Data
4
2 It:s bidrag till fullmäktiges mål
Nyttan med it ska förstås i relation
ling måste knytas till verksamhets-
Verksamhetsutveckling
till Vision 2030 och till fullmäktiges
utveckling. Effekt av ett visst it-stöd
syftar till att bygga upp nya eller
inriktningsmål. Beslut som fattas och
uppnås först då det accepteras och tas
förbättra befintliga verksamhets-
som rör it ska alltid relatera till målen
i bruk av den som är tänkt att nyttja
förmågor i syfte att öka kvaliteten
och visionen.
it-stödet. En fullständig nyttoanalys
och effek tiviteten.
Genom att etablera tekniska lös-
bör därför ta hänsyn till både vad den
ningar kan staden bygga upp förmågan tekniska lösningen möjliggör och hur
Verksamhetsförmåga
att utföra ett visst arbete digitalt och
verksamheten behöver förändras för
beskriver vad verksamheten kan
möjliggöra utveckling och förnyelse
att teknikinförandet ska resultera i en
eller behöver kunna för att nå
av verksamheten. Genom att använda
ökad förmåga och en högre måluppfyl-
målen. Verksamhetsförmågor
tekniska lösningar och verktyg byggs
lelse. Stadens modeller för utvärde-
byggs upp av kompetens, proces-
verksamhetsspecifika förmågor upp.
ring av nyttan med it ska utgå från ett
ser, medarbetare, it-förmågor och
Dessa förmågor gör det möjligt att
synsätt där tekniska lösningar möjlig-
andra resurser.
effektivt nå de av kommunfullmäktige
gör nya arbetsätt som ökar verksamhe-
prioriterade inriktningsmålen.
tens förmåga att nå fullmäktiges mål.
It-förmågor
beskriver vad som är möjligt
Ett exempel hur relationen mellan
att göra med hjälp av specifika
kommunfullmäktiges mål och stadens
tekniska lösningar.
satsningar på it-stöd fungerar illustre-
ras i Figur 1.
Tekniska lösningar
är de faktiska tekniska resurser
Att tekniken är en möjliggörare och
(it-infrastruktur, it-system etc.) som
inte en nytta i sig innebär att it-utveck-
används för att skapa it-förmågor.
Identifierade behov av nya för-
mågor och tekniska möjligheter
Vision och strategi
Styrdokument, beslut och övriga
dokument som upphävs i och med
detta program är:
Möjliggörande
Drivkrafter,
• Informationsteknisk plattform
verksamhets-
utmaningar
utveckling
(031-966/2004)
Möjliggörande
Mål för
• En globaliserad värld
• It-program (031-2486/2007)
teknik
organisationen
• Ett växande Stockholm
• Telestrategi (041-775/1995)
Nya arbetssätt
• En stad på öar
• Stadens datakommunikation
och förmågor
• Förväntningar på service
(035-3036/2007)
• Leveransstrategi för IT-området
(031-2080/2008)
Kontinuerlig utveckling leder till ökad måluppfyllelse
• Inrättande av centralt ändrings-
och effektiva verksamheter.
råd (033-800/2008)
• Införande av gemensam lös-
ning för inloggning till stadens
Figur 1
e-tjänster (034-2147/2008)
Nytta med it i stadens verksamheter ska värderas utifrån att it är en
• Utvecklingsmodellen
möjliggörare till förmåga att nå organisationens mål. Hänsyn är tagen
(031-3884/2007)
till ekonomiska förutsättningar, inriktningsmål och verksamhetsmål.
5
3 Prioriterade områden för verk sam-
hets utveckling med hjälp av it
Sammanfattning
För att staden som helhet ska bli effektiv i it-utvecklingen krävs en hög
Stadens verksamhetsutveckling
grad av samverkan och ett gemensamt arbete. En viktig del i det digi-
med hjälp av it ska fokuseras till
tala förnyelsearbetet är att underlätta informationsutbyte mellan olika
följande fem områden:
verksamhetsdelar. För att detta ska bli möjligt krävs en gemensam
målbild, där vissa områden måste prioriteras framför andra.
1. Tillgänglighet och service för
medborgare, företagande och
besök.
Under de kommande åren ska stadens
skapas, bearbetas och bevaras i digital
2. Förbättrad förmåga att sam-
nämnder och bolagsstyrelser som
form. För medborgarnas, företagarnas
manställa, analysera och återan-
omfattas av detta it-program priori-
och besökarnas tillgång till information
vända information.
tera it-utveckling inom följande fem
spelar också öppna data, som fritt kan
3. Utbildning och systemutveck-
fokusområden:
analyseras utanför organisationen, en
ling i syfte att öka och förenkla
avgörande roll.
användning av befintligt it-stöd.
1. Tillgänglighet och service
4. Samverkan och informationsut-
för medborgare, företagande
3. Utbildning och system-
byte med andra myndigheter
och besök
utveckling i syfte att öka och
och organisationer.
Utifrån medborgares, företagares och
förenkla användning av
5. Innovativ verksamhetsutveckling
besökares fokus och situation ska
befintligt it-stöd
med hjälp av it.
staden erbjuda möjlighet att utföra
Stadens nämnder och bolagsstyrelser
ärenden och hantera kontakter med
ska inom ramen för sitt uppdrag se till
staden digitalt. Genom effektiv använd-
att respektive verksamhet drar nytta av
ning av ny teknik kan tid frigöras för
teknikens möjligheter för att nå sina
att möta medborgare personligen där
mål. Detta ställer krav på it-mognad
det krävs. Det är också möjligt att spara bland stadens medarbetare, men också
tid för medborgare, företagare och be-
på satsningar på användarvänlighet
sökare genom att erbjuda service över
och en utvecklad support till de som
nätet och genom att samla tjänster som
använder it-stödet internt. Kunskapen
rör en viss situation på ett sådant sätt
om vilket it-stöd som finns i organisa-
att flera olika kanaler i kontakten med
tionen och hur man effektivt använder
staden inte är nödvändiga. Ofta, men
det ska öka. En bred satsning på ökad
inte alltid, leder sådana externa nyttor
it-användning ska genomföras, i vilket
för medborgare också till interna nyttor det både ingår kompetensutveckling
när information kommer in digitalt
utifrån olika roller i organisationen
och därmed snabbare och billigare kan
och satsningar på ökad användbarhet i
överföras, analyseras och återanvändas. stadens system. Att såväl internt som
externt ha lättanvända och använ-
2. Förbättrad förmåga att
darvänliga system är en prioriterad
sammanställa, analysera och
fråga och ska ges särskilt fokus i alla
återanvända information
utvecklingsprojekt. Under programpe-
Det ska vara möjligt att kunna beskriva rioden står staden inför beslut om en
kvalitet och effekter av stadens arbete
eventuell generationsväxling för flera
såväl internt som externt, så att beslut
av stadens gemensamma och stadsö-
kan fattas på rätt grunder och effekter
vergripande system.
av beslut kan tydliggöras och förklaras.
Det ska vara enkelt både för stadens
4.Samverkan och informations-
medarbetare och för medborgare, före-
utbyte med andra myndigheter
tagare och besökare att ta del av olika
och organisationer
slags information och att snabbt göra
Ett viktigt utvecklingsområde framö-
sammanställningar på det sätt situatio-
ver är att kunna samverka och utbyta
nen kräver. För att nå detta mål krävs
information med andra myndigheter
utöver analysstöd också bra grunddata. och organisationer. Detta handlar både
Det är viktigt att så mycket av stadens
om att kunna överföra information
information som möjligt tas emot,
och att kunna presentera gemensamma
6
3 Prioriterade områden för verk sam-
hets utveckling med hjälp av it
gränssnitt mot medborgare, företagare
idé till förstudie eller pilotprojekt.
och besökare. Staden behöver på olika Det ska vara enkelt att framföra idéer.
sätt bedriva projekt som ökar förmå-
Kommunstyrelsen ska ge stöd till de
gan till digital samverkan, till exempel som vill driva verksamhetsutveckling
genom etablering av federativ identi-
med hjälp av it. Metoder ska finnas
tetshantering och genom att bedriva ett för att fånga upp, utveckla och sortera
arbete för att utbyta information och
idéer, prioritera projekt och stötta
i ökad grad integrera och/eller samut-
genomförande. Staden ska centralt be-
nyttja system. Detta gäller inte minst
driva ett arbete för att fånga upp idéer
samverkan med landsting och med
och premiera innovationer.
externa utförare.
De utpekade fokusområdenas huvud-
sakliga bidrag till fullmäktiges mål
5.Innovativ verksamhets-
framgår av Figur 2.
utveckling med hjälp av it
Staden ska bedriva ett särskilt arbete
för att sänka trösklarna för att gå från
Förmågor
KF 1
KF 2
KF 3
Stockholm ska vara
Kvalitet och valfrihet
Stadens verksam-
en attraktiv, trygg,
ska utvecklas och
heter ska vara
tillgänglig och
förbättras
kostnadseffektiva
växande stad för
boende, företagande
och besök
1. Tillgänglighet och
Tillgänglighet dygnet
Enkelt att göra
Lägre kostnader med
service för medbor-
runt, enkelt att nå
val, enkelt att följa
effektiva vägar in i
gare, företagande
kommunal service.
kvalitet.
staden.
och besök.
2. Förbättrad
Beslutsunderlag
Kunna följa upp kvali-
Minska kostnaden
förmåga att sam-
både internt inom
tet och fatta kloka
för att ta fram
manställa, analysera
staden samt för med-
beslut. Underlätta
beslutsunderlag.
och återanvända
borgare, företagare
medborgares val
Sätta in åtgärder för
information.
och besökare.
utifrån fakta.
verksamhetsutveck-
ling på rätt ställe.
3. Utbildning och
Förmåga att genom
Förmåga att attra-
Ökad förmåga att
systemutveckling
att behärska det
hera, rekrytera och
utnyttja de it-verktyg
i syfte att öka och
verksamhetsstöd
behålla engagerade
som erbjuds vilket ger
förenkla användning
som erbjuds kunna
och kompetenta
förutsättningar för
av befintligt it-stöd.
erbjuda en hög grad
medarbetare.
verksamhetsutveck-
av tillgänglighet.
ling och effekthem-
tagning.
4. Samverkan och
Förmåga att ge
Förmåga att tillgäng-
Effektivare sam-
informationsutbyte
sammanhängande
liggöra samman-
verkan med andra
med andra myndig-
service med hjälp av
hållen information
myndigheter frigör
heter och organisa-
myndighetsgemen-
som underlättar för
resurser.
tioner.
samma gränssnitt.
medborgare att
följa ärenden oavsett
huvudman.
5. Innovativ verksam-
Kunskap och idéer till framtida verksamhetsutveckling.
hetsutveckling med
hjälp av it.
Figur 2 Fokusområdenas huvudsakliga bidrag till respektive fullmäktigemål.
Tabellen syftar inte till att vara uttömmande utan till att ge en grundläggande
bild av hur utveckling inom fokusområdena förväntas bidra till kommunfullmäkti-
ges mål. Enskilda projekt kan inom ramen för ändamålet med respektive fokus-
område bidra till fullmäktiges mål även på andra sätt.
7
4 It-styrning
Grundläggande principer för sta-
Kommunstyrelsen ska i riktlinjer förtydliga innebörden av de grundläg-
dens it-styrning är att:
gande principerna för stadens it-styrning och tydliggöra vad den ge-
mensamma plattformen omfattar vid varje given tidpunkt. Styrningen
• it-styrningen ska utgå från verk-
tydliggörs också genom riktlinjer för specifika arbetssätt vid arbete
samhetens behov
med systemförvaltning, systemutveckling och projekt. Detta är viktigt
• verksamheten ska vara delaktig i
för att upprätthålla användarvänlighet, tillgänglighet, kostnadseffekti-
beslut som rör it
vitet och säkerhet i stadens it-miljö. Undantag från dessa riktlinjer ska
• staden ska sträva efter återan-
vara dokumenterade och godkända av kommunstyrelsen.
vändning av såväl information
som tekniska lösningar
• system ska vara öppna, stödja
Styrningen ska se olika ut beroende
processerna inte kortlivade. Denna typ
ett horisontellt, organisationso-
på vilken typ av it-utveckling det
av it-stöd har ofta en livslängd på 3-5
beroende arbetssätt samt tillåta
är fråga om. Utgångspunkten är
år. Eftersom lösningarna på sikt kan bli
integration på ett enkelt sätt
förändringstakten i olika tekniska
en del av det etablerade it-stödet och
• it-utveckling ska gå i takt med
plattformar, det vill säga hur snabbt
behållas under en längre tid är kraven
verksamhetsutveckling
olika typer av it-stöd behöver och
på tekniska standarder höga. Imple-
• kostnaden för it-stödet måste
kan förändras. I Figur 3 visas hur
mentering i stor skala förutsätter nog-
ställas i relation till verksamhets-
it-styrningen i Stockholm stad ska
grann testning och där det är möjligt
nyttan.
fungera.
ska lösningar återanvändas. Kom-
munfullmäktige prioriterar särskild
Basen i stadens it-leverans är de ge-
finansiering till fokusområdena för att
mensamma och lokala verksamhets-
stimulera den digitala förnyelsen av
systemen. Det är ett
grundläggande
stadens verksamheter.
it-stöd som inte har ett direkt syfte
att göra staden unik, men som ofta är
För att kunna prova ny teknik eller
verksamhetskritiskt och ofta används
kreativa idéer i liten skala finns
inno-
av flera olika verksamheter. Föränd-
vativt it-stöd. Här tillåts verksamheter
ringstakten för processer som stöds
göra försök med ny teknik utan att
av detta it-stöd är låg, och it-stödet
behöva förhålla sig till hela stadens
kan ofta vara i grunden detsamma i
befintliga plattform. Syftet är att skaffa
tio år eller mer. De styrmetoder som
erfarenheter eller göra förstudier som
används är anpassade för stabil sys-
kan ligga till grund för framtida större
temförvaltning och kraven på test-
projekt som har en differentierande
ning och överensstämmelse mot de
funktion. De arbetssätt och processer
tekniska standarderna är strikt. Kom-
som stöds av innovativt it-stöd är nya
munstyrelsens riktlinjer för arkitek-
eller av andra skäl uttalat tillfälliga.
tur beskriver närmare de arbetssätt
Livslängden på detta it-stöd bör inte
som gäller. För det grundläggande
överstiga 3-6 månader. Projekten drivs
it-stödet finns ett behov av strikt
under friare former med lägre krav på
styrning och alla förändringar måste
vara genomtänkta och noga avvägda.
All finansiering sker inom linjen.
En högre förändringstakt finns i de
lösningar som tas fram för att göra
staden unik och för att förbättra
Innovativt
Stockholms konkurrenskraft. Det vi
kallar
differentierande it-stöd kän-
netecknas av att förändringstakten
Differentierande
är högre än för de etablerade
systemen och att vi behöver
kunna arbeta mer med pro-
Grundläggande
jektstyrning. Samtidigt
är de under liggande
8
Definition av
Krav på
Kategori
Lämpliga
Finansierings-
verksamhets-
tekniska
av it-stöd
styrmodeller
modell
behov
lösningar
Innovativt
Medarbetares
Förstudier,
Enkla/provisor-
Portfölj för
förslag och
piloter, projekt-
iska lösningar,
innovation
idéer, samt en
styrning, ledigt
specialinköp,
dimensionerad
gemensam
förhållande till
minimala
enligt full-
process för att
styrmodeller
integrationer.
mäktiges beslut
stimulera
och formella
i budget.
innovation.
processer.
Differentierande
Politiska
Projektstyrning
Stadens
Portföljer
prioriteringar,
enligt stadens
riktlinjer ska
dimensionerade
utvecklingsråd
projektmodell.
följas, och
enligt full-
och bered-
system
mäktiges beslut
ningsgrupper,
integreras.
i budget.
fokusområden i
it-program.
Grundläggande
Förvaltnings-
Förvaltnings-
Standarsplatt-
Nämnd/
objektets
modell enligt
form, standard-
Bolagsstyrelses
styrgrupp,
riktlinjer, till
system.
linjebudget
användar-
exempel
eller särskilt
grupper, mät-
F-guide.
till delade
ningar, politiska
medel.
beslut.
Figur 3 Stadens it-styrning varierar beroende på förändringstakt i de
underliggande processerna.
exakta nyttoberäkningar, lägre krav
på testning och utan krav på att kunna
Verksamheter som skapar nya system
ansluta till alla tekniska standarder.
ska säkerställa att dessa system ges
Stadens säkerhetsprogram med tillhö-
ett tydligt ägarskap. Då införande av
rande riktlinjer gäller dock även för
nya systemlösningar planeras ska den
innovativt it-stöd. Även för innovativa tänkta systemägaren vara känd och ha
projekt och förstudier prioriterar kom-
accepterat framtida ansvar och kostna-
munfullmäktige särskilda medel.
der som följer av detta ansvar. Syste-
mägaren är alltid en nämnd eller en
Innovativt it-stöd ska drivas i liten
bolagsstyrelse. Den som löpande utövar
skala. Projekt som syftar till införande
ansvaret på uppdrag av nämnden eller
av innovativt it-stöd ska redan när
bolagsstyrelsen benämns systemägar-
de startas ha en uttalad plan för hur
representant. Systemägaren ansvarar
gjorda erfarenheter ska tas om hand
för att förvaltning av systemet sker med
och hur de lösningar som etablerats
beaktande av de bestämmelser som
kan avvecklas eller integreras i stadens framgår av it-program och säkerhets-
miljö när projektet är slut.
program med tillhörande riktlinjer.
9
5 Finansiering
Sammanfattning
Grundtanken är att it-stöd i Stockholms stad finansieras inom ramen
• It ska i första hand finansie-
för respektive nämnds- eller bolagsstyrelses ordinarie verksamhet
ras inom ramen för respektive
och budget. Löpande kostnader för centrala system kan hanteras
nämnd eller bolagsstyrelses
genom central fakturering från leverantör. Dessa fördelas till nämnder
ordinarie verksamhet.
och bolagsstyrelser i enlighet med den fördelning kommunstyrelsen
• Vid framtagning av underlag för
beslut om verksamhetsföränd-
beslutar. Utnycklingen ska spegla användningen av tjänsterna utan att
ringar ska kostnaden för möjlig-
innebära en orimlig arbetsinsats eller kostnad. Om beslut i kommun-
görande förändringar i it-stödet
fullmäktige eller i stadens nämnder och bolagsstyrelser kräver föränd-
alltid beaktas.
ringar i stadens it-stöd ska kostnaden för dessa beaktas i beslutet.
• Särskild finansiering avsätts
inom ramen för fem portföljer
För de fem fokusområden som defi-
projekt som bedrivs med samma ända-
för att stimulera utveckling inom
nierats i kapitel 5 ovan avsätts särskild mål och motsvarande målbild. Syftet
stadens fokusområden för digital
finansiering inom ramen för så kall-
med portföljstyrning är att säkerställa
förnyelse. En projektportfölj är
lade projektportföljer. Det innebär
balans mellan utveckling inom de
knuten till ett specifikt fokusom-
att staden under programmets löptid
olika fokusområdena.
råde och omfattar projekt som
kommer att ha fem portföljer som syf-
bedrivs med samma ändamål
tar till att finansiera prioriterad digital
Kommunfullmäktige balanserar de
och motsvarande målbild.
förnyelse. En portfölj är knuten till
olika perspektiven genom att besluta
• Kommunfullmäktige beslutar
ett specifik fokusområde och omfattar
om ambitionsnivå för respektive port-
ambitionsnivå genom att årligen
följ. Detta sker genom att ekonomiska
fastställa ekonomisk ram för
ramar för respektive portfölj fastställs
respektive portfölj.
i kommunfullmäktiges budget. Genom
• Ett utvecklingsråd och bered-
Politisk styrning genom
att ramarna sätts med koppling till ett
ningsgrupper säkerställer verk-
ramar för portföljer
tydligt syfte, men utan koppling till
samhetens delaktighet i värde-
ett specifikt projekt blir det möjligt för
ringen av planerad utveckling.
kommunstyrelsen att snabbt och lö-
Verksamhetsmål
pande under året besluta om finansie-
ring till projekt utifrån prioriteringar
inom ramen för respektive portfölj.
Finansering inom projektportföljerna
kan ske antingen över driftbudget eller
Förändringsbehov
genom disposition av eget kapital.
För att få finansiering inom ramen för
en portfölj ska den som vill driva ett
projekt inkomma med en ansökan till
Inventering/Analys
kommunstyrelsen. Inom varje portfölj
tilldelas medel till de projekt som be-
döms mest angelägna, dock högst till
det värde som fastställts av kommun-
fullmäktige i budget. Hur angeläget
Förslag till ramar
för portföljer
ett projekt är bedöms i förhållande till
kommunfullmäktiges inriktningsmål
med tillämpning av de principer för
värdering av nytta som framgår av
modellen för it:s bidrag till organisa-
Beslut i KF-budget
tionens mål i kapitel 2 ovan. Denna
modell utvecklas och specificeras i
kommunstyrelsens riktlinjer. För den
portfölj som syftar till att finansiera
Portföljer med
innovation anpassas kraven på nytto-
ramar och mål
bedömning till det faktum att projek-
ten kan ha som huvudsyfte att bedöma
10
nyttan med ett visst arbetssätt.
utses av stadsdirektören bland förvalt-
Kommunstyrelsens beslut om vilka
nings- och bolagschefer samt berörda
projekt som ska tilldelas medel ska
chefer inom stadsledningskontoret.
bygga på samråd med representanter
Utöver utvecklingsrådet ska bered-
från stadens verksamheter. Besluts-
ningsgrupper formeras för att bereda
processen ska närmare beskrivas i
och bedöma förslag inom respektive
riktlinjer för portföljhantering och
portfölj.
ansökningsprocessen. Rådgivande till
kommunstyrelsen i dessa beslut är ett
Varje projekt som beviljas medel ur
utvecklingsråd som leds av stadsdirek- portföljerna ska ha en tydlig plan för
tören. Ledamöter i utvecklingsrådet
hur den verksamhetsutveckling som
planeras ska uppnås och hur den för-
väntade nyttan ska realiseras. Projek-
ten ska normalt vara avgränsade och
Tilldelning av projektmedel
kunna genomföras under ett och samma
inom ramen för portföljer
verksamhetsår. Stora projekt delas upp
i delar som beslutas från år till år. Pro-
Projektidé som
jekten följs upp av det utvecklingsråd
stödjer mål
som också beslutar om tilldelning av
medel till projekt.
Kommunstyrelsen svarar för planering
Ansökan om
och uppföljning av de fem portföljer
projektfinansiering
som syftar till finansiering av digital
förnyelse. En löpande verksamhetsdia-
log ska ligga till grund för kommun-
fullmäktiges beslut om portföljernas
Värdering utifrån
storlek från år till år. Som en del av
nyttokriterier
detta driver kommunstyrelsen en struk-
turerad process för att fånga upp goda
idéer och stimulera innovation.
Beredning av beslut
Utöver ovanstående kan kommunfull-
i arbetsgrupper
mäktige särskilt besluta om finansiering
av prioriterade projekt inom it-området,
exempelvis för att finanisiera utbyte av
föråldrade system eller för att finansiera
Beslut om
förändringar av it-stödet med anled-
projektfinansiering
ning av andra beslut om förändringar i
stadens verksamhet.
Löpande
projektuppföljning
Projektavslutning
Analys av
effekthemtagning
11
6 Uppföljning av it-verksamheten
För att höja verksamhetens förmåga att de projekt som finansieras inom ramen
nå de av kommunfullmäktige besluta-
för de gemensamma portföljerna ur
de inriktningsmålen ska stadens nämn-
nedanstående fem perspektiv.
der och bolagsstyrelser löpande följa
upp hur digitala lösningar används och Uppföljning utifrån de fem perspekti-
kan användas. Kommunstyrelsen ska
ven ska bygga på definierade mätetal.
också svara för en stadsövergripande
Dessa ska löpande tas fram med hjälp
uppföljning. Nämnder och bolagsty-
av såväl objektiva som subjektiva
relser ska medverka med de underlag
mätmetoder. Ett exempel på objektiv
som kommunstyrelsen begär för detta. metod är mätning av tillgänglighet
genom teknisk mätning i stadens drift-
It ska följas upp baserat på kvalitet
miljöer. Med subjektiv mätning förstås
och kostnad för it-stödet, men också
mätning av intressenters uppfattning
utifrån den nytta it-stödet ger. Det är
om it-stödet genom intervjuer eller
viktigt att flera perspektiv kombineras
enkätundersökningar. Bland de mätetal
i uppföljningen för att få en balans
som tas fram kan ett urval i framtiden
mellan olika åtgärder som syftar till att också införas som indikatorer för att
sänka kostnader, skapa driftstabilitet
möjliggöra en gemensam uppföljning
eller möjliggöra förnyelse. Kom-
inom ramen för stadens integrerade
munstyrelsen ska därför utvärdera
lednings- och styrningssystem, ILS.
stadens löpande it-leverans såväl som
Externt nyttoperspektiv
beskriver nyttan för medborgare,
företagande och besök
Internt nyttoperspektiv
beskriver nyttan för stadens verksamheter
och deras effektivitet
Internt it-mognadsperspektiv
beskriver i vilken grad gjorda invest eringar
tas till vara och medarbetarnas förmåga att
använda det befintliga it-stödet
It-kostnadsperspektiv
beskriver kostnaden för it-stödet och
möjliggör utvärdering av it-verksamhetens
kostnads effektivitet
It-kvalitetsperspektiv
beskriver stabilitet och tillgänglighet
hos it-stödet
12
7 Leverans av it-stöd
En effektiv digital förnyelse förutsätter ett effektivt organiserat arbete
med stadens it-stöd. Varje nämnd och bolagsstyrelse har ansvar för
att deras verksamhet har det it-stöd som krävs. Inom vissa områden
finns det dock gemensamt it-stöd som inte får dubbleras av nämnder
eller bolagsstyrelser. Detta gäller infrastrukturella it-lösningar som ar-
betsplatssystem och serverdrift, men också bassystem som är gemen-
samma för samtliga eller flera av stadens förvaltningar och i vissa fall
bolag, exempelvis inom ekonomi, personal och det sociala området.
7.1 Arkitektur
informationsmodeller och om vilket
Stadens mål är att service till med-
system som anses vara huvuddata-
borgare ska ges utifrån medborgarens
källa (masterdata) för en viss typ av
fokus. Detta förutsätter en hög grad av
information för alla stadens system.
horisontella arbetssätt där olika nämn-
4. Information ska kunna frigöras från
der verkar inom gemensamma lösning-
de system i vilken den uppstår och
ar för att ge service i gemensamma
kunna återanvändas i stadens övriga
kanaler. Samverkan runt gemensamma
system.
arkitekturfrågor är en av förutsätt-
5. Rådata ska kunna tillgängliggöras i
ningarna för att uppnå strukturer och
digital form som Öppna data enligt
standarder där en integrerad användar-
gällande förordningar.
upplevelse kan uppnås och där system
6. Stadens applikationer ska finnas
kan kommunicera med varandra på ett
förtecknade i en applikationsportfölj
enhetligt och säkert sätt.
som förvaltas av kommunstyrelsen.
Stadens övriga nämnder och bolags-
En gemensam arkitektur gör det möj-
styrelser ska bidra med den informa-
ligt att utbyta information, integrera
tion som kommunstyrelsen begär
processer och utveckla verksamhets-
för att hålla förteckningen aktuell.
stödjande lösningar och tjänster.
7. System ska utformas och integreras
Arkitekturramverket ska detaljeras och
så att de upplevs som ett stöd av de
kontinuerligt hållas aktuellt i kommun-
som ska använda systemen, oavsett
styrelsens riktlinjer. Nya lösningar som
om slutanvändaren är intern eller
införs ska uppfylla krav som följer av
extern.
dessa.
För att i största möjliga mån skapa för-
Viktiga grundprinciper för stadens
utsättningar för enhetlig sammanhållen
arkitekturramverk är att:
service till medborgare, företagande
1. Gemensamma metoder för arbete
och besök och för ett smidigt internt
med it-utveckling och förvaltning
och externt informationsutbyte ska
ska vara dokumenterade av kom-
stadens it-lösningar återanvända den
munstyrelsen och tillämpas av
plattformsinfrastruktur som förval-
nämnder och bolagsstyrelser i
tas av kommunstyrelsen. Det är inte
enlighet med kommunstyrelsens
tillåtet att etablera dubblerade funk-
riktlinjer.
tioner inom de områden där staden
2. All informationshantering ska ha en
har gemensamma lösningar om inte
adekvat säkerhetsnivå och utformas
kommunstyrelsen beslutar om undan-
i enlighet med bestämmelser som
tag. Exempelvis ska e-tjänster baseras
följer av stadens säkerhetsprogram.
på stadens e-tjänstplattform, inlogg-
3. Informationsmodeller ska vara
ning mot stadens it-stöd från internet
dokumenterade. Det ska finnas en-
ska ske genom användning av stadens
hetliga begreppsmodeller som utgår autentiseringslösning (id-portal) och
från det språkbruk som finns i verk-
internt beslutsstöd ska återanvända den
samheten och tillämpliga regelverk.
infrastruktur som finns inom stadens
Kommunstyrelsen kan där det krävs ledningsinformationssystem (LIS).
besluta om för staden gemensamma
13
En aktuell och uppdaterad beskriv-
tydliga ansvar som möjligt för alla
ning av det gemensamma it-stödet ska
inblandade aktörer.
framgå av kommunstyrelsens riktlin-
jer. Av dessa ska också framgå hur
Vid införande av nya gemensamma
ytterligare dokumentation och anvis-
it-lösningar ska strävan vara att det
ningar för utveckling och integration
nya systemet kan införlivas i stadens
mot de gemensamma plattformarna
gemensamma avtal för drift och
tilllgängliggörs.
förvaltning av it. För att detta ska
kunna uppnås är det viktigt att antalet
7.2 Sourcing
leverantörer och avtal inom it-området
Staden ska sträva efter att i konkurrens inte är för stort.
upphandla det it-stöd som verksamhe-
ten behöver. Ansvaret för att verksam-
För att it-stödet ska kunna levereras
heten har det it-stöd som behövs för att smidigt och för att en hög säkerhet
lösa en uppgift innehas i första hand
ska kunna upprätthållas inom stadens
av den nämnd eller bolagsstyrelse
verksamheter ska staden också ha ett
som nyttjar it-stödet. Upprätthållandet
gemensamt datakommunikationsnät
av en hög beställarkompetens såväl
som hålls samman som en leverans
tekniskt som kommersiellt är en viktig hela vägen från lokala nät till anslut-
fråga för stadens it-organisation. Detta ningspunkt mot internet.
gäller såväl lokalt som centralt.
Stadens hantering av programvaruli-
Där det finns möjlighet till volymför-
censer ska vara gemensam och skötas
delar och koncernrabatter ska dessa
av en för samtliga nämnder och bolag
utnyttjas. Kommunstyrelsen svarar
gemensamt upphandlad part. Denne
för att löpande samordna dessa behov
benämns stadens licensadministratör. I
och anvisa hur sådan samordning
licensadministratörens uppgifter ingår
ska ske. Vid samordning är det dock
att säkerställa att licenser köps på rätt
viktigt att de lokala behoven beaktas
avtal, att licenser återanvänds där det
och att gemensamma lösningar förmår är möjligt och att stadens verksamheter
uppfylla de krav som finns i respektive har tillgång till statistik över licensut-
verksamhet.
nyttjande i stadens it-miljö.
För att de prioriterade målen för digital Antalet parter som arbetar med support
förnyelse ska kunna nås är det viktigt
till interna användare och (i den mån
att integrationer mellan system fung-
de berörs av supporten) externa utfö-
erar. Detta underlättas genom tydliga
rare som rör denna samlade it-leverans
ansvarsgränser mellan leverantörer och ska vara begränsat. Målbilden är att
en aktiv samordning från stadens sida.
den centrala it-leveransen på lång sikt
Kommunstyrelsen fungerar som kon-
ska kunna stödjas av en sammanhållen
traktsägare för stadens större driftavtal support, en så kallad SPOC (Single
och tar ett helhetsansvar för integra-
Point of Contact). För medborgare är
tionen av stadens grundläggande och
principen att stöd med användning av
differentierande it-stöd. Leveransen
e-tjänster i första hand ges av Kontakt-
ska affärsmässigt hållas ihop med så
center Stockholm.
14
