VN 2023 00010 2 21 Bilaga Informationshanteringsplan 1442537 1 1.pdf

Informationshanteringsplan

Valnämnden

Beslutad: §21 2023-10-19
VN-2023-00010

Informationshanteringsplan
Valnämnden
I varje kommun ska det enligt vallagen (2005:837) finnas en valnämnd. Valnämnden ansvarar för att genomföra val till Europaparlamentet,
riksdagen, landstings- och kommunfullmäktige. Nämnden svarar också för att genomföra nationella eller kommunala folkomröstningar.
Valnämndens uppgifter är att genomföra valprocessen effektivt och korrekt så att varje kommuninvånare får förtroende för valprocessen och att
valhemligheten garanteras i alla situationer. Genom det kommunikativa arbetet ska Sundsvalls kommuns målgrupper få kunskap om valet.
Väljaren ska veta att den kan rösta, var den gör det och hur den gör det. Valnämnden ska också svara för det material och de vallokaler som krävs
för att genomföra valen samt rekrytera och utbilda röstmottagare och annan personal i valarbetet.

Valnämndens organisation
Valnämnden i Sundsvalls kommun består av nio ledamöter och nio ersättare som utses av kommunfullmäktige och har ett valkansli till
förfogande som under ett valår ansvarar för den övergripande planeringen för valen, leder valarbetet och koordinerar insatserna på
tjänstemannanivå.

Valnämndens informationshanteringsplan
Valnämnden har ansvar för vissa handlingar som har betydelse för kulturarvet och framtida forskning och som ska bevaras för all framtid. Dit
hör främst röstlängderna. Andra handlingar kan gallras med viss tidsfrist som bestäms av hur länge handlingarna behövs för rättsskipning,
förvaltning och för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar.

Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det
att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade
informationstyperna. Den ska gås igenom och revideras regelbundet. Informationshanteringsplanen ska innehålla all information/alla handlingar
som finns i verksamhetens olika processer.

De två första kolumnerna Beteckning/Punktnotation samt Process/handläggning är tagna från Sundsvalls kommuns gemensamt beslutade
klassificeringsstruktur med tillhörande punktnotation:  ”SKL-SKA Sundsvalls kommun 2018 v 1.1”. Tredje kolumnen
Beskrivning/dokumentation beskriver de handlingar eller den information (informationstyper) som hör till respektive process. Resterande
kolumner beskriver
-om informationen innehåller personuppgifter eller ej,
-informationssäkerhetsklassning av informationen utifrån Spårbarhet, Konfidentialitet, Riktighet och Tillgänglighet.
2

Informationshanteringsplan
-vilket format informationen har, exempelvis om det är pappersformat och/eller om det är digital information i ett system eller på en
filserver.
-förvaring av handlingen, dvs var i verksamheten man kan hitta igen handlingen.
-om informationen är en bevarande-handling eller om den ska gallras, och i så fall när den kan gallras.
-när handlingarna ska levereras till kommunarkivet och vilket format de då ska ha.
-övriga anmärkningar som kan vara bra att veta om hanteringen av informationen/handlingen.

3

Informationshanteringsplan
Beteckning /
Person-
Säkerhets-
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process / handläggning  Beskrivning / Dokumentation  uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Gallringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet  arkivering
Anmärkning
notation
Ja/Nej
1.1
Ledning
1.1.3
Valnämnd
1.1.3.1
Hantera nämnd-
Valnämndens protokol  med
Nej

Papper
Valkansliet
PDF/A
N:\Allmänna
Bevaras
5 år
Analogt
Originalen arkiveras i
processen
bilagor
handlingar\Valnämnden
pappersform/analogt

Kal elser
Nej

PDF/A
N:\Al männa
10 år

handlingar\Valnämnden

Förteckningar över
Ja

N:\Al männa
Bevaras

Bevaras i Troman(kansliet)
nämndsledamöter
handlingar\Valnämnden
1.2
Styrning
1.2.2
Hantera styrdokument från fullmäktige och kommunledning
1.2.2.2
Hantera reglementen
Reglemente
Nej

PDF/A
Public 360
Bevaras

Styrdokument
och arbetsordningar

Delegationsordning
Nej

PDF/A
Public 360
Bevaras

Styrdokument

Attestantförteckning
Ja

Beslut i protokol
PDF/A
I ekonomisystem
10 år

Ekonomisystem
1.2..3

1.2.3.1
Hantera egen styrning
HANDBOK
Nej

Pappers-

PDF/A
N:\Al männa
Gal ras efter

Utbildningsmaterial från
valnämndsarbetet
häfte
handlingar\Valnämnden
inaktuallitet
Valmyndigheten

Kommunikationsplan
Nej


PDF/A
N:\Al männa
10 år


Styrdokument
handlingar\Valnämnden
1.2.3.2
Bedriva internkontroll
Interkontrol plan
Nej


PDF/A
N:\Al männa
10 år


Styrdokument
handlingar\Valnämnden
1.2.4
Mål och resursplanering
1.2.4.1
Verksamhetsplan
Verksamhetsplan(årsvis)
Nej


PDF/A
N:\Allmänna
Bevaras


handlingar\Valnämnden
1.4
Demokrati och insyn
1.4.1
Hantera allmänna handlingar
1.4.1.2
Hantera personuppgifter  Registerförteckning
Nej
K1  R1  T1  S1

PDF/A
N:\Al männa
Bevaras

handlingar\Valnämnden
1.4.3 Val och folkomröstning
1.4.3.0
Leda-Styra-Organisera

1.4.3.1
Hantera al männa val
Avtal
Nej

PDF/A
N:\Al männa
Bevaras

Avtal tecknas med
handlingar\Valnämnden
samarbetspartners inför ett val
4

Informationshanteringsplan
Beteckning /
Person-
Säkerhets-
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process / handläggning  Beskrivning / Dokumentation  uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Gallringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet  arkivering
Anmärkning
notation
Ja/Nej
1.4.3.1

Riktlinjer för
Nej

PDC/A
N:\Al männa
Bevaras

röstmottagning
handlingar\Valnämnden

1.4.3.2

Kartor och kodförteckningar
Nej

PDF/A
N:\Al männa
Bevaras

Originalen finns hos
över valdistrikt
handlingar\Valnämnden
Länsstyrelsen
1.4.3.3

Förteckningar över personer  Ja
K2

Excel
Röstmottagardatabas,
Til  nästa


Underlag för rekrytering inför
som tjänstgjort i samband
register
N:\Al männa
mandatperiod
kommande val
med val
handlingar\Valnämnden
1.4.3.3

Annonsunderlag
Nej

PDF/A
N:\Al männa
5 år

handlingar\Valnämnden
1.4.3.3

Intresseanmälningar
Ja

Digitalt arkiv
Gal ras efter

inaktualitet
1.4.3.4
Utbilda valpersonal
Handlingar rörande utbildning  Nej

PDF/A
N:al männa
5 år

av röstmottagare och annan
handlingar/Valnämnden/

personal
År
1.4.3.4
Utbildning
Anvisningar och
Nej

Valkansliet
Gal ras vid

utbildningsmaterial från
inaktualitet
Valmyndigheten och

länsstyrelsen som enbart
gäller ett val
1.4.3.5
Planera val okaler
Handlingar rörande
Nej

PDF/A
N:\Al männa
10 år

val okaler: hyra, bekräftelser,
handlingar\Valnämnden

avtal etc.
1.4.3.6
Information
Kommunspecifikt
Nej

N:\Al männa

informationsmaterial
handlingar\Valnämnden
1.4.3.6

Cirkulär från Valmyndigheten  Nej

N:\Al männa
Gal ras vid

Upprättad hos respektive
och länsstyrelsen
handlingar\Valnämnden
inaktuallitet
myndighet
1.4.3.7
Hantera valmaterial
Handlingar gäl ande
Nej

N:\Al männa
Gal ras vid

transporter av valmaterial
handlingar\Valnämnden
inaktualitet
1.4.3.7

Informationsmaterial,
Nej

PDF/A
N:\Al männa
Bevaras

kommunspecifikt
handlingar\Valnämnden
1.4.3.7

Ytterkuvert för budröster

Papper
Valnämndens förråd

Efter avslutad

Om inte andra direktiv kommer
mandatperiod
från valmyndigheten
1.4.3.8
Genomföra
Väljarförteckning för
Ja

Papper
Pärm per

Efter avslutad

Fram til  dess att nästa val
förtidsröstning
förtidsröster
förtidsröstningsställe
mandatperiod
vunnit laga kraft
1.4.3.8

Kvitto av
Nej

Papper

Efter avslutad

Til  valnämndens
leverans/mottagande av
mandatperiod
originalprotokol  för
förtidsröster(posten)
onsdagsräkningen. Bilaga til
protokoll förtidsröster
5

Informationshanteringsplan
Beteckning /
Person-
Säkerhets-
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process / handläggning  Beskrivning / Dokumentation  uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Gallringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet  arkivering
Anmärkning
notation
Ja/Nej
1.4.3.7

Resultatbilagor
Nej

Papper
Levereras til

Länsstyrelsen
Underlag til  Länsstyrelsen
til sammans med
rösterna
1.4.3.7

Omslag med ytterkuvert från  Ja

Papper
Inlåst hos ansvarig

Efter avslutad

godkända budröster
tjänsteman
mandatperiod
1.4.3.7

Omslag med budröster som
Ja

Inlåst hos ansvarig

Sparas under

Fram til  dess att nästa val
underkänts och tagits
tjänsteman
valperioden
vunnit laga kraft
omhand
1.4.3.7

Kopior av beslut från
Ja

Papper

Gal ras när

länsstyrelsen och
valet vunnit
Rättelserna förs in i respektive
Valmyndigheten om rättelser i
laga kraft
röstlängd på delegation
röstlängd.
1.4.3.7

Röstkort som samlats in i
Ja

Papper

Förstörs enligt

val okaler
kommunens

riktlinjer på ett
säkert sätt
1.4.3.7

Dagrapport över mottagna
Nej

Pärm Valnämndens

Sparas under

förtidsröster
förrådslokal
valperioden
1.4.3.8

Protokoll förtidsröster
Nej

Papper

Bevaras

Til  valnämndens
originalprotokol  för
onsdagsräkningen
1.4.3.10
Avslutat val
För sent mottagna
Ja

Papper

Sparas under

Fram til  dess att nästa val
förtidsröster
valperioden
vunnit laga kraft
1.4.3.9
Genomföra valdagen
Röstlängder från förrättade
Ja

Papper

Bevaras
Efter retur från

Röstlängderna överlämnas til
val
Länsstyrelsen
Länsstyrelsen i samband med
röstgranskningen och
returneras därefter til
kommunen.
1.4.3.9

Kvittens av röstlängd för
Nej

Papper

Efter avslutat

röstmottagare(Ordförande per
val

valdistrikt kvitterar)
1.4.3.9

Reversalkopia
Nej

Papper
Valkansliet

Bevaras

Vid överlämnande av handlingar
til  kommunarkivet
1.4.3.9

Röstlängder som ej använts
Ja

Gal ras vid

vid förrättade val
inaktualitet
6