SBN 2021 00099 1 Inforrmationshanteringsplan 2021 10 01 1157565 5 1.pdf

link to page 12 Stadsbyggnadsnämnden - Informationshanteringsplan ..............................................................................................................................................11
Inledning
Kommunfullmäktige antog den 27 februari 2017 §31 Sundsvalls Kommuns Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-
arkiv (KS-2016-00895). I strategin fastslås, bland annat med stöd av Arkivlagen (1990:782) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) att
samtliga nämnder och bolag i kommunkoncernen ska upprätta en informationshanteringsplan som årligen ska ses över.
Kommunens dagliga arbete består i hög grad av informationshantering. Vår information, både sådant som räknas som allmänna handlingar och
som arbetsmaterial finns inte längre bara på papper utan lagras även i olika IT-stöd som databaser, e-tjänster, sociala medier, e-post och som filer
på olika lagringsytor. För myndighetens del är det viktigt att ha verktyg för styrning av informationen som bidrar till en effektiv och rättssäker
hantering.
Informationshanteringsplanen är nämndens sätt att hålla en god ordning och överblick över sin information och sina allmänna handlingar, från att
de inkommer och upprättas till att de avslutas och arkiveras eller gallras. Planen beskriver var handlingarna finns, hur de ska hanteras och vad
som ska gallras eller bevaras/arkiveras. Den innehåller myndighetens bestämmelser om gallring och bevarande av allmänna handlingar och är
stadsbyggnadsnämndens gallringsbeslut.
Enligt 10 § arkivlagen får allmänna handlingar gallras (förstöras) endast om det bestånd av handlingar som återstår efter gallringen är tillräckligt
för att tillgodose:
-
Rätten att ta del av allmänna handlingar
-
Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och
-
Forskningens behov
För att få gallra allmänna handlingar krävs ett myndighetsbeslut. En beslutad informationshanteringsplan är ett sådant beslut. Finns inget beslut
för en handlingstyp får den alltså inte förstöras/slängas. Bedömningen av vad som ska bevaras och vad som gallras har fastställts i samråd med
Kommunarkivet och med stöd av SKR och Riksarkivets gallringsråd för kommunala verksamheter; skriftserien ”Bevara eller gallra”.
2 (44)

Informationshanteringsplanen är dock ett levande instrument. Stadsbyggnadsnämnden har i delegationsordning 2020-12-16 § 229 delegerat rätt
att ändra gallringsfrister, dokumentformat m.m. i informationshanteringsplanen till förvaltningssekreterare (dokument- och arkivansvarig), enligt
delegationspunkt 1.6.1.
Kort om offentlighet och sekretess
Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i 2 kap. Tryckfrihetsförordningen, som gäller
allmänna handlingars offentlighet.
Allmän handling
En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt Tryckfrihetsförordningens definition är inkommen dit eller upprättad där.
En handling anses upprättad när den har expedierats, när det ärende till vilket den hör, har slutbehandlats eller när den på annat sätt färdigställts. Handlingar
som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t.ex. fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt
samma paragraf allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdigställts för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först, om och när de
omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 § Tryckfrihetsförordningen. Sådana handlingar
skall omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför
sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I Förvaltningslagen (2019:900) finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket
leder till att minnesanteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar.
Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas
innehåll utan oskäligt dröjsmål.
Krav på registrering m.m.
Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets - och sekretesslagen måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att
den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de arkivbeskrivningar och
arkivförteckningar som är obligatoriska enligt Arkivlagen.
3 (44)

Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk, såvida regeringen ej
föreskrivit undantag.
I 6 kap 6 § Offentlighets- och sekretesslagen finns motsvarande regler för handlingar som lagras med hjälp av IT. Myndigheten skall ordna sin IT så att rätten
att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande.
Sekretess
Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom
kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p.g.a. anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten
(inkl. förtroendevalda, praktikanter m fl.). Informationshanteringsplanen (IHP) innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är
sekretesskyddade utan det ankommer på handläggaren att vid varje enskilt fall göra en sekretessbedömning. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan
hemlighållas endast med stöd av bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen eller annan lag som Offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till.
Kopior av sekretessbelagda handlingar är själv fallet underkastade samma bestämmelser som originalen.
Sekretessen medföljer handlingar som överförs från Stadsbyggnadsnämnden till kommunarkivet.
Skydd av personuppgifter
Dataskyddsförordningen (The General Data Protection Regulation , GDPR ) har till syfte att skydda enskildas grundläggande fri- och rättigheter, särskilt deras
rätt till skydd av personuppgifter. Dataskyddsförordningen omfattar all behandling av personuppgifter och innebär att för att en personuppgiftsbehandling ska
vara laglig måste det finnas en rättslig grund för behandlingen.
Allmänt om arkiv - och dokumenthantering
Arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar ger Stadsbyggnadsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv.
Stadsbyggnadsnämnden skall bl. a.
- för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarande tiden
- registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning
- rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information
- besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen
4 (44)

- skydda arkivet mot förstörelse m.m.
-redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning.
Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn.
Varje myndighet ska vidare upprätta en Informationshanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när
handlingarna kan levereras till kommunarkivet osv.
Arkivmyndigheten
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundsvalls kommun. Arkivmyndigheten skall enligt 7 § Arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala
myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt Arkivlagen.
I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten:
- beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som
- skall bevaras åt eftervärlden
- beslut om bevarande av vissa handlingar
- beslut om utlån av arkivhandlingar
Arkivbeskrivning
Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv
och hur arkivet är organiserat". Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen:
- myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats)
- myndighetens organisation (och hur den utvecklats)
- arkivets huvudsakliga struktur
- gallringsregler
- arkivorganisation/arkivansvar
Kravet på arkivbeskrivning för Stadsbyggnadsnämnden tillgodoses dels genom denna informationshanteringsplan, dels genom den dokumentation som finns i
kommunarkivets arkivkatalog och förvaltningshistoriska dokumentation. Utöver denna beskrivning i informationshanteringsplanen, lämnas också en mer
detaljerad redogörelse av vad som genomförts under aktuellt år med fokus på dokument- och arkivhanteringen samt hur den utvecklats i förhållande till de
5 (44)

riktlinjer som utfärdats av kommunfullmäktige1, rapporteras årligen till arkivmyndigheten. Redogörelsen lämnas också för kännedom till
stadsbyggnadsnämnden.
Arkivförteckning
Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar
ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s.k. allmänna arkivschemat, numera återgivet i Riksarkivets föreskrifter och
allmänna råd (RA - FS 1991:1 - bilaga 1). Arkivförteckningar i Sundsvalls kommun upprättas av kommunarkivet.
Informationshanteringsplan (IHP)
Enligt kommunens arkivreglemente skall varje myndighet upprätta en informationshanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och
dokumenten arkivmässigt skall tas om hand. Informationshanteringsplaner främjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör
en mer ordnad arkivbildning. Den tillgodoser dessutom flera av de krav som ställs på myndigheten i Arkivlagen.
Informationshanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom förvaltningens olika verksamhetsgrenar med uppgifter om hur de skall
hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Informationshanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment
i den ordnade arkivbildningen.
Planen innehåller därför även uppgifter om när respektive handling kan gallras (utplånas) och vad som skall levereras till kommunens centralarkiv.
Indelning efter klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter
De listade handlingstyperna i informationshanteringsplanen är strukturerade efter Sundsvalls kommuns klassificeringsstruktur med tillhörande
punktnotation. Det är samma struktur som exempelvis finns i kommunens diariesystem Public 360 och som används vid diarieföring av våra
handlingar samt vid arkivering och e-arkivering.
Kommunens klassificeringsstruktur är processorienterad och utgår från Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter som
framarbetats av SKR och Riksarkivet, version 1.0. Strukturen innebär en gemensam nationell struktur för att klassificera kommunal verksamhet.
Mindre förändringar har gjorts för att anpassa strukturen till våra verksamheter. För närvarande används version ”SKL-SKA Sundsvalls kommun
2018 v 1.1”.
1 KF-beslut 170227 § 31
6 (44)

Klassificeringsstrukturen innehåller tre verksamhetstyper med tillhörande processer:
1. Ledning: Kommunens och bolagens centrala ledning. Innefattar fullmäktige, styrelse och nämnder.
2. Verksamhetsstöd: Verksamheter i de administrativa och tekniska funktioner som krävs för att kärnprocesserna ska fortgå.
Exempel på stödprocesser är registratur, IT-stöd, HR/personal, ekonomi, inköp, lokalförsörjning, arkiv etcetera.
3. Kärnverksamhet: Fysik planering, Mark och exploatering, Lov och tillsyn, parker, vägar, parkering, bostadsanpassning, trafik och infrastruktur
Strukturen är gemensam för hela kommunen, men varje enskild nämnd och bolag inom kommunen har sina uppdrag inom vissa delar av
strukturen.
Informationshanteringsplanens struktur
Informationshanteringsplanen är strukturerad i nummerordning utifrån processtillhörighet med tillhörande punktnotation. Planen består av
följande kolumner:
 Beteckning/ Punktnotation: Unikt nummer/beteckning på processen, enligt Sundsvalls kommuns gemensamt beslutade
klassificeringsstruktur ”SKL-SKA Sundsvalls kommun 2018 v 1.1”.
 Process / handläggning: Vilken process handlingen/informationen tillhör, utifrån Sundsvalls kommuns gemensamt beslutade
klassificeringsstruktur ”SKL-SKA Sundsvalls kommun 2018 v 1.1”.
 Beskrivning Information/Handlingar: Beskriver de handlingar eller den information (informationstyper) som uppstår/finns i respektive
process.
 Personuppgifter Ja/Nej: Om informationen innehåller personuppgifter eller ej.
 Säkerhetsklassning: Definiering av informationens skyddsbehov. Informationssäkerhetsklassing av informationen utifrån spårbarhet,
konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Observera att säkerhetsklassningen ska ses som en vägledning och att en individuell
bedömning av informationen alltid måste göras vid t.ex. utlämnande.
 Analoga dokument respektive Digitala dokument samt Format: Vilket medium och format som handlingen har när den skapas,
exempelvis om det utgör en pappershandling, eller digital information i form av filer på en filserver eller i ett system/databas/e-tjänst etc.
 Förvaring: Var i verksamheten originalhandlingen återfinns. Exempelvis i ett närarkiv, på ett specifikt rum i en specifik pärm, i ett
verksamhetssystem eller en mapp på en filyta.
7 (44)

 Bevaras / Gallringsfrist: Om handlingen ska bevaras eller gallras och i så fall när. Bedöms utifrån lagar och verksamhetens behov.
 Leveransfrist kommunarkivet: När handlingen ska överlämnas till kommunarkivet.
 Format vid arkivering: Vilket format handlingen/informationen ska ha vid arkivering. Formatet ska vara godkänt utifrån arkivstandard
(exempelvis PDF/A).
 Anmärkning: Övriga anmärkningar, förtydliganden eller förklaringar som är bra att känna till om hanteringen av
informationen/handlingen.
Överlämnande och utlån
Överföring av handlingar till kommunarkivet enligt denna informationshanteringsplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna
överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m.m. skall då fattas av kommunarkivet. Alla leveranser till
kommunarkivet skall åtföljas av leveransreversal med en förteckning över de handlingar som överlämnas/mottas.
Skrivmateriel
Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständighet. Den skrivmateriel som
tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingar som lagras digitalt skall bevaras för eftervärlden kan överföring till
annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (kommunarkivet).
Gallring och aktrensning
Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas.
Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket
handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringstidpunkten
kan då anges på resp. volym. Gallrade handlingar skall förmalas eller förbrännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll.
Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förståelsen av ärendet. Det
kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensning avser handlingar som inte är allmänna
handlingar och är därför inte någon gallringsåtgärd.
8 (44)

IT och arkiv
En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Stadsbyggnadskontoret arbetar efter gällande styrdokument ”Strategi för långsiktig
informationsförvaltning och införandet av e-arkiv”.
Nämndens diarium förs digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer till förvaltningens enheter är likaså digitala, i form av e - post eller bilagor
till e - post. Det är av stor betydelse att organisationen för diarium och elektroniska postlådor hanteras enhetligt och i enlighet med gällande lagstiftning och
uppsatta rutiner. Public 360 är förvaltningens officiella diarium sedan 2010, därutöver finns ett antal verksamhetssystem som också utgör diarium inom
myndigheten och dessa framgår i denna informationshanteringsplan, exempelvis Bygg-R.
Kommunens gemensamma e-tjänsteplattform Open ePlatform används som diarium för registrering av vissa ärenden, inkomna via Sundvalls kommuns e-
tjänster.
Säkerhetsklassning
I enlighet med SKR:s informationssäkerhetsklassing KLASSA ska varje verksamhetssystem säkerhetsklassas. Klassningen är främst ett verktyg för stöd i
upphandling av nya verksamhetssystem men även klassning på dokumentnivå. Klassificeringen utgår från fyra områden: Spårbarhet (S), konfidentialitet (K),
riktighet (R) och tillgänglighet (T). I detta dokument, IHP, har säkerhetsklassningen bedömts på dokumentnivå.
Säkerhetsklassningen framgår endast på dokument med högre klassning än 1 (ett).
Informationen ska klassificeras utifrån den funktion och betydelse den har för verksamheten och de konsekvenser det medför om informationen skulle
hanteras felaktigt, försvinna, komma i orätta händer etc.
Upprättande, fastställande och revidering
Alla verksamheter ska ha en informationshanteringsplan som årligen ses över2.
Ansvaret för upprättande och revidering av stadsbyggnadsnämndens informationshanteringsplan hör till staben på stadsbyggnadskontoret.
Arbetet har utförts i samarbete med verksamheterna inom stadsbyggnadskontoret och i dialog med kommunarkivet.
2 Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv, KF-beslut 170227, § 31
9 (44)

Den ersätter informationshanteringsplanen från stadsbyggnadsnämndens sammanträde 2019-12-18 (§ 231), Uppföljning av
Informationshanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden.
För att planen ska fungera är det viktigt att den hålls aktuell. Den ska gås igenom årligen. Förändringar i planen som innebär ökad gallring ska
beslutas av stadsbyggnadsnämnden. Sådana ändringar ska ske i dialog med kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition,
förvaring, gallringsfristens längd, ändring i anmärkningskolumnen etcetera beslutas i enlighet med gällande delegationspunkt 1.6.1.
10 (44)

Stadsbyggnadsnämnden - Informationshanteringsplan
Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
JA / NEJ
K1 R2 T1 S2
Ledning av
1.0
central
ledningsfunktion
1.0.0
Leda styra organisera
Protokoll ledningsgrupp
Ja
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
1.1.3
Ledning
Personuppgift =
1.1.3.1
Hantera nämndsprocessen
Kallelse, föredragningslista till Au
Ja
K2
Word
Public 360
Bevaras
3 år
och nämnd
fastighetsbeteckning
Tjänsteskrivelser och bilagor
Ja
K2
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Protokoll
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Vid beslut om vite
Kopia på närvarolista, Au och
Original finns i
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
M:\
2 år
SBN
lönesystemet Heroma
Adresslistor, förtroendevalda
Ja
K2
Word
M:\
Vid inaktualitet
Original finns i
Utanordningslistor förtroendevalda
Ja
K2
Papper
Pärm
Heroma
2 år
lönesystemet Heroma
Redovisning av delegationsbeslut
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Avsägelse av politiska uppdrag
Ja
K2
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
11 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Styrning
1.2
Hantering av styrdokument
1.2.2
från fullmäktige och
SBN reglemente
Nej
Word
Public 360
3 år
PDF-A
Se Inloggad
kommunledning
SBN Delegationsordning
Nej
Word
Public 360
3 år
PDF-A
Se Inloggad
M:\
1.2.3.2
Internkontroll
Internkontrollplan
Nej
Word
Bevaras
3 år
PDF-A
Public 360
M:\
Kontrollrapport
Nej
Word
Bevaras
3 år
PDF-A
Public 360
M:\
Självdeklaration
Nej
Word
Bevaras
3 år
PDF-A
Public 360
1.2.3.3
Revisionsrapport
Nej
Word
M:\
Bevaras
3 år
PDF-A
Mål och
1.2.4
resursplanering
Hantera ett-årig mål- och
M:\
Ett ex av varje utgåva
1.2.4.1
Nämndens verksamhetsplan
Nej
Word
Bevaras
3 år
PDF-A
resursplan
Public 360
bevaras
Avdelningarnas verksamhetsplan
Nej
Excel
M:\
2 år
M:\
Månadsrapport
Nej
Word
3 år
PDF-A
Public 360
M:\
Delårsrapport
Nej
Word
Bevaras
Public 360
M:\
Årsbokslut
Nej
Word
Bevaras
3 år
PDF-A
Public 360
1.2.4.2
4-årig MRP
Nej
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
M:\
Resultatöverföring
Nej
Word
3 år
PDF-A
Public 360
12 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2
Verksamhetsstöd
Informations-
2.1
förvaltning
Leda-Styra-Organisera
Klassificeringsstruktur
Nej
PDF/A
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Hanteras av SC
2.1.2.0
Sundsvalls kommun
Administration/kommunark
ivet
2.1.2
Registratur
Klassificeringsstruktur
Nej
Word
Public 360
Revideras
Postlistor
Nej
PDF
Outlook
Vid inaktualitet
Gäller sammanställningar
Hantera och registrera
av ärenden i Public 360
2.1.2.1
inkommande / Utgående
som skickas till journalister
handlingar /ärenden
etc. Kan vara på begäran
eller veckovisa utskick.
Inkommen e-post till
Ja
Mail
myndighetsbrevlå Innehåll i epost
stadsbyggnadsnämndens
da
avgör hantering
myndighetsbrevlåda
stadsbyggnadsna och ev.
stadsbygggnadsnamnden@sunds
mnden@sundsva diarieföring i
aktuella
vall.se
ll.se
ärenden.
Reversaler för leverans av
2.1.2.3
Arkivering
handlingar till kommunarkivet
Nej
Word
Public 360
Bevaras
3år
PDF-A
Planera och hantera
Public 360
2.1.3.2
Informationshanteringsplan
Revideras
3år
PDF-A
Se Inloggad
dokumentation
Nej
Word
M:\
2.1.5.1
Arkivförvaltning
Arkivbeskrivning
Nej
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
System-
2.2
förvaltning
2.2.2.2
Utveckla system
Kravspecifikationer
Nej
Word, Excel
M:\
Vid inaktualitet
Systemförvaltaren
2.2.2.3
Förvalta system
Systemförvaltningsplaner
Ja (A)
Word, Excel
M:\
Bevaras
ansvarar för diarieföring.
Kommuniceras i
14 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
samarbetsrum för
systemförvaltning.
Service- och supportavtal
Ja (A)
K2
Papper
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
IT-plattform och
2.2.3
drift
2.2.2.3
Hantera licenser
Licenser
Ja (A)
K2
Papper
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
2.3
HR/Personal

2.3.1.0
Leda – styra -organisera
Rutinbeskrivningar
Nej
Word
M:\
Revideras
Redovisning delegationsbeslut av
Ja
K2
-
-
Word
Public 360
Bevaras
5år
PDF-A
personalärenden
Hantera samverkan enligt
Protokoll samverkan och MBL-
2.3.1.1
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
M:\
Bevaras
3 år
PDF-A
Se Inloggad
avtal
protokoll
Aktivitetsplan för arbetsmiljö,
Bilaga till nämndens
Nej
Word
Public 360
Revideras
jämställdhet och hälsa
verksamhetsplan
Resultaten förvaras
Medarbetarenkät
Nej
Word
Se anm
Se anm
centralt i kommunen
2.3.1.2
Hantera LAS
Företrädeslista
Ja
K2
Fil
Qliksense
-
Arbetsrum /
Arbetsrum – HR-strateg /
2.3.1.3
Hantera lönerevision
Lönerevision
Ja
K2
Papper
Arbetsrum
Excel
Bevaras
Heroma
Originalen i lönesystemet
Direktiv och ramar,
Ja
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
kommunövergripande lönerevision
Kommunövergripande
Ja
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
lönekartläggning
15 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Protokoll från avstämningar vid
Nej
Papper
Pärm
Bevaras
2 år
A
löneöversyn med fackliga parter
Anställning,
2.3.2
utveckling och
avslut
Förvaras i personakt
Papper
Pärm
2.3.2
Anställningsinformation
Ja
K2
Mail/e-tjänst
Se anm
Bevaras
2 år
A
Papper/pärm enbart
Se anm
Se anm
timanställda
Papper
Pärm
Papper/pärm enbart
Löneunderlag
Ja
K2
Word
Se anm
Bevaras
2 år
A
Se anm
Se anm
timanställda
2.3.2.0
Leda – Organisera – Styra
Kompetensförsörjningsplan
Nej
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
2.3.2.1
Rekrytering
Ansökan med bilaga, beslut om
Ja
K2
Papper
Personakt
PDF
Visma recruit
Bevaras
Omgående
antagning
Kravprofil
Nej
Word
2 år
Annonser
Nej
Word
Visma recruit
Bevaras
Intervjuunderlag
3 år
Ansökningshandlingar, ej erhållen
Ja
Visma recruit
tjänst
Ansökningshandlingar, erhållen
Ja
tjänst
Ferie- och sommarjobbs-
platser- IAF
Avtal om arbetsmiljöansvar
Nej
Papper
Pärm
Public 360
2 år
IAF = arbetsgivare

2.3.2.7.1
Avsluta Anställning
Begäran om egen uppsägning
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Se anm
Bevaras
2 år
A
Förvaras i personakt
16 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2.3.2.7.2
Uppsägning från arbetsgivaren
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Personakt
Bevaras
2 år
2.3.2.7.4
Hantera tjänster- och
2.3.2.7.5
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Personakt
Bevaras
2 år
avtalspension pensioner
Arbetsmiljö och
2.3.4
personalhälsa
Systematiskt
2.3.4.1
Rutinbeskrivningar arbetsmiljö
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360*
Revideras
*Finns i sammarbetsrum
arbetsmiljöarbete
Bedriva SAM: Riskbedömning,
Åtgärder, Uppföljning,
Nej
Papper
Pärm
Word
M/
Bevaras
2 år
PDF-A
Arbetsmiljöinspektioner
Protokoll skyddsrond
Ja (A)
K2
Papper
Pärm
Word
M/
Bevaras
2 år
PDF-A
2.3.4.4
Hantera tillbud
Tillbudsrapporter
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Personakt
Bevaras
3 år
PDF-A
Anmälan arbetsskada med bilagor
2 år
2.3.4.5
Hantera arbetsskador
inkl. anteckningar och
Ja
K2
Papper
Pärm
Bevaras
handlingsplaner
2.3.4.7
Hantera anhörigregister
Kontaktuppgifter nära anhörig
Ja
K2
Papper
Pärm
Heroma
Vid inaktualitet
Hantera
2.3.5
löneunderlag och
pensioner
2.3.5.1
Beräkna och betala lön
Utanordningslista
Ja
K2
-
-
Fil
Heroma
2 år
2.3.5.3
Hantera bisysslor
Anmälan om bisyssla
Ja
K2
Word
Personakt
Bevaras
Förvaras i personakt
17 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
2 år
Samarbetsavtal
Nej
T2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
2 år
Projektrapport
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
2 år
Tidredovisning
Nej
R2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
2 år
Ansökan om utbetalning
Nej
R2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
2 år
Beslut om utbetalning
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
2 år
Friställningsintyg
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Koncerngemensamma
2.5.3.1
Upphandling ramavtal
Avrop
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Public 360
10 år
2 år
PDF-A
ramavtal
Se Inloggad ang
Ja (A)
beloppsgränser
Förfrågan, beställning,
2.5.3.2
Upphandling enskilt köp
orderbekräftelse
Avrop, förnyad
Förnyad konkurrensutsättning,
konkurrensutsättning och
Direktupphandling
2.5.3.3
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
direktupphandling
Inventarie-
2.7
hantering
2.7.1.0
Konstinventering
Nej
Papper
Pärm
Vid inaktualitet
Avser kaffeautomater,
Inventarieförteckning
Nej
Word
Public 360
plotter
Avser kaffeautomater,
Avtal
Nej
PDF
Public 360
plotter
19 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Stöld av inventarier,
teknisk utrustning, mobil-
2.7.1.25
Övriga frågor
Stöldanmälan
K2
Ja
tfn, datorer, läsplattor m.m
hanteras av IT-service
Kommunikation,
2.9
marknadsföring
Projektdirektiv
2.9.2.0
Informationsförsörjning
Handbok
Nej
Word
M:\
Vid inaktualitet
Verktygslåda
2.9.2.1
Publicera på extern webb
2.9.2.2
Publicera på intranät
Samtycke
Ja
K2
E-tjänst
Open ePlatform
Vid inaktualitet
2.9.2.3
Publicera på sociala medier
Modellavtal
Ja
K2
Papper
Pärm
Bevaras
2 år
PDF-A
Hanteras via
2.9.2.4
Press
Pressmeddelanden
Nej
Word
Cision
Bevaras
Kommunstyrelsekontoret
2.9.2.5
Broschyrer/Trycksaker
Underlag till produkt
Nej
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Rollups
Banderoller/vepor
Många olika
Nej
Papper
Arbets-rum
Arbetsrum
Vid inaktualitet
Skyltar
format
Trycksaker
2.10
Förvaltningsstöd
2.10.0
Organisera
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Vid inaktualitet
Avtal med Servicecenter
Hanteras av
2.10.1.2
Hantera post
Fullmakt postöppning
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Vid inaktualitet
kontorsservice
20 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Kärnverksamhet
3
hos kommunala
myndigheter
3.1
Fysisk planering
Översiktsplaner ligger
Hantera översiktsplaner
3.1.1.1
Översiktsplaner på remiss
Nej
inom kommunstyrelsens
PBL 2010:900, 3 kap
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
ansvarsområde
Kallelser till
samrådsmöten sparas ej
Hantera detaljplaner
Fastighetsindelningsindelnings-
Avslutsskedet arkiveras
3.1.1.2
Nej (F)
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
PBL 2010:900, 4-5 kap
bestämmelser
även i Arken, LMK
Missiv till SBN ang laga
kraft för kännedom
Avslutsskedet arkiveras
även i Arken, LMK
Genomförandebeskrivning
Nej (F)
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Missiv till SBN ang laga
kraft för kännedom
Miljökonsekvensbeskrivning /
Nej (F)
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Miljökonsekvensbedömning
Hantera områdes-
3.1.1.3
Ansökan om planläggning
Ja
K2
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
bestämmelser
Svarsbrev till sökande
Ja
K2
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Tidig dialog
Dialog med olika
Ja
K2
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Remissvar
remissinstanser
21 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Missiv SBN begäran om
Ja
K2
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
planläggning/planändring
Beslut kan tas på
Beslut om planläggning alt avslag
Nej (F)
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
delegation alt SBN
Brev till sökande om beslut om
Bevaras
5 år
PDF-A
planläggning
Ja
K2
Papper
Pärm
PDF-A
Public 360
Kallelse/dagordning till
2 år
uppstartsmöte
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Minnesanteckningar,
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
uppstartsmöte
Trafsk miljöbedömning
Nej (F)
Papper
Pärm
Excel
Public 360
Bevaras
5 år
Brev med beslut om avtalsförslag
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Påskrivet avtal
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Programsamråd
Fastighetsförteckning
Ja
K2
Papper
Pärm
Word/Excel
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Ingår i slutlig handling
Sändlista
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
Ingår i slutlig handling
3.1.1.3 forts
Programsamrådshandling
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Missiv programsamråd
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
22 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Word
Remissvar programsamråd
Ja
K2
Papper
Pärm
Public 360
Bevaras
5år
PDF-A
Mail
Samrådsredogörelse, del 1,
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
program
Samråd
Samrådshandling
Ja
K2
Papper
Pärm
Word + PDF
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Missiv samrådsremiss
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Publiv 360
2 år
Word
Remissvar samråd
Ja
K2
Papper
Pärm
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Mail
Kallelse/dagordning till
samrådsmöte
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Samrådsredogörelse, del 2,
samråd
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Ingår i slutlig handling
Kungörelse
Nej (F)
Pärm
PDF
Public 360
2 år
Gäller utökat förfarande
Granskning
Granskningshandling
Nej (F)
Papper
Pärm
Word + Pdf
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Underrättelse granskning
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Underrättelse till sakägare
Mail
Remissvar granskning
Ja
K2
Papper
Pärm
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Word
3.1.1.3 forts
Grankningsutlåtande
Nej (F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Ingår i slutlig handling
Underrättelse till klagande innan
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
beslut i SBN/KF
Ja
23 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.1.1.3 forts
Yttrande från kommunen
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Beslut från länsstyrelsen att inte
överpröva SBN-beslut
Nej(F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Beslut mark- och miljödomstolen
Nej(F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Förenklat förfarande
Tjänsteskrivelse till SBN
Nej (F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Samrådshandling
Nej (F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Missiv samråd/underrättelse
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Särskilt utlåtande
Nej(F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Antagandehandling
Nej(F)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Underrättelse klagande
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
5 år
PDF-A
Missiv Lst överklagande
NejF)
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Lst = länsstyrelsen
Mark och
3.1.2
exploatering
3.1.2.1
Förvärva mark eller
Köpeavtal
Ja
K2, R2
Papper
Pärm/ Akt
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
fastighet
Inkl karta
Beslut
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Ja
25 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Följebrev till sökande
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Ansökan om lagfart till
Inskrivningsmyndigheten,
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
underrättelse
Ansökan om FRGL* till
*= fastighetsreglering
Lantmäterimyndigheten,
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
underrättelse
Intresseanmälan
K2
3.1.2.2
Avyttra mark eller fastighet
Beslut
Ja
Papper
Pärm/ Akt
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
Inskrivningsmyndigheten
Köpeavtal
Ja(A)
R2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
3.1.2.3
Arrendera mark eller
Arrendeavtal
Word
Ja
Pärm/ Akt
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
fastighet
Beslut
K2
Följebrev till sökande
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Arrendeavtal
Arrendera ut mark eller
K2
Papper
3.1.2.4
Beslut
Ja
Pärm/ Akt
Word
Public 360
Bevaras
PDF-A
Eget arkiv på avd
fastighet
3.1.2.4 forts
Följebrev till sökande
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Båtplats i småbåtshamn
Arrendeavtal - båtplats
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
Eget arkiv på avd
26 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.1.2.5
Hantera servitut
Handlingar från Lantmäteriet
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
Eget arkiv på avd
Tomträttsavtal
Hantera tomträtt
3.1.2.6
Överenskommelse
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
Eget arkiv på avd
nyttjanderätt m m
Reglering av tomträttsavgäld
Markanvisning
3.1.2.7
Exploatera fastighet
Exploateringsavtal
Ja
K2, R2
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
Eget arkiv på avd
Genomförandeavtal
*Kartan finns på webben
Skogssällskapet (SFAB)
SFAB
3.1.2.8
Förvalta skogar
Skogsbruksplan
Nej
Papper
Pärm
Webb*
ansvarar för uppdatering
kommunen LMK
och förvaring. Kopia till
kommunen.
Skötselplan
SFAB
*avser Naturreservat,
Nej
Papper
Pärm
Karta
Webb*
Reservat
kommunen LMK
Påbörjat arbete med
Skötselplan
Nej
Papper
Pärm
-
-
Vid inaktivitet
kartor till webben
Parkskog
Köp av skogstjänst*
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Public 360
10 år
* enligt årlig budget
Skogssällskapets
Avtal med entreprenör
Förvaltning AB, SFAB,
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
2018-2022
förvaltar kommunens
produktionsskogar
Samarbetsavtal* tätortsnära skog
Ja (A)
Papper
Pärm
Bevaras
*Skogsstyrelsen
Informationsträffar
Public 360-
*se Natur- och
3.1.2.8 forts
Avtal Skogen i skolan*
Ja (A)
Papper
Pärm
Word
Bevaras
3 år
Samlingsärende
Friluftsplanen
27 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
* Skogssällskapet
Ekonomiska driftrapporter
Nej
Word/ Excel
Webb-tjänst*
ansvarar för tjänsten
Anmälan om avverkning
* för kännedom från
Nej
Word
Public 360
3 år
kommunens mark*
Skogsstyrelsen
Anmälan om avverkning inom
* från Skogsstyrelsen för
Ja
K2
Word
Public 360
3 år
känsliga områden på privat mark*
ev yttrande
Webb-tjänst*
Handlingar rörande FSC
* Skogssällskapet
Nej
Kopia i Public
(miljömärkt skogsbruk)*
ansvarar för tjänsten
360
3.1.2.9
Dagvattenhantering
Tillsynspunkter
Nej
Papper
Pärm
Word
Public 360
2 år
Ansökan på remiss
3.1.2.10
Upplåtelse av offentlig plats
Yttrande
Ja
K2
Word
Public 360
2 år
Tilldelningsbeslut
Nyhetsbrev
3.1.2.25
Övriga frågor
Ja
K2
Word
Public 360
Vid inaktualitet
aktuella småhustomter
3.1.4
Lov och tillsyn
LTA (Long term
Archive-digitalt arkiv
-Ansökan
-Beslutsgrundade handlingar,
-Remissvar
-Anmälan KA
Halvårsvis
PDF
Bevaras
Hantera bygglov
-Underrättelsesvar
GALLRAS
Bygg-R
3.1.4.1
K2
Papper
PDF
LTA
PBL 2010:900 9 kap
-Svar påminnelse 2årsbrev
Ja
DIREKT
-Signerad kontrollplan
-REK och delgivningskvitto
-Överklaganskrivelse med bilagor
28 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
I nuläget ej klart gällande
-Ej beslutsgrundade handlingar
Ja
GALLRAS
När ärendet
teknisk funktionalitet
K2
Papper
PDF
Bygg-R
-Förslag till kontrollplan
DIREKT
avslutats
gällande gallring i Bygg-R
.
- Kompletteringsföreläggande
- Påminnelse komplettering
-Remisser
-Bilaga beslutshandlingar nämnd
I nuläget ej klart gällande
-Allmän skrivelse
Ja
GALLRAS
PDF
När ärendet
teknisk funktionalitet i
K2
Bygg-R
-För kännedom till MN
DIREKT
avslutas
Bygg-R och gallring,
-SCB-blankett
arbete pågår.
-Påminnelse 5årsbrev
-Påminnelse 2årsbrev
-Underrättelser
-Sakägarförteckning
-Bekräftelse mottagen ansökan
I nuläget ej klart gällande
-Ärende komplett
När ärendet
teknisk funktionalitet i
3.1.4.1. forts
Ja
K2
händelse
Bygg-R
-Handläggare tilldelad
avslutas
Bygg-R och gallring,
-Kundenkät
arbete pågår.
-Servicegaranti
-Startbesked
-Fastställd kontrollplan
-Slutbesked/ Interimistiskt
-Beslut
-Nämndsprotokoll
-Tjänsteskrivelse
-Beslut avskrivning
-Beslut ej nyttjat
PDF
-Information inför start- och
Ja
K2
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
* Word
slutbesked
-Förgranskningsblad
-Följebrev reviderade ritningar
-Förlängd handläggningstid
-Rättidsprövning
-Ärendeblad*
-Debiteringsblad*
29 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
I nuläget ej klart gällande
-Meddelande om beslut
2 år
teknisk funktionalitet i
-Delgivning av beslut
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Se anm
Bygg-R och gallring,
-Kontrollmeddelande av beslut
arbete pågår.
Kungörelsen görs direkt i
-Kungörelse av beslut
Nej (F)
K2
E-tjänst
Bygg-R
Se anm
Post- och inrikes tidningar.
Endast händelse i Bygg-R
-Anmälan
-Beslutsgrundade handlingar
-Remissvar
-Anmälan KA
-Grannemedgivande
-Svar påminnelse 2årsbrev
-Signerad kontrollplan
GALLRAS
Bygganmälan/Startbesked
-REK och delgivningskvitto
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
DIREKT
-Brandskyddsdokumentation (den
senaste)
-Energibalansberäkning
-Bullerutredning
-PM
-Förgranskningsblad
-Överklaganskrivelse med bilagor
I nuläget ej klart gällande
-Förslag till kontrollplan
GALLRAS
När ärendet
teknisk funktionalitet i
-Brandskyddsbeskrivning
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
DIREKT
avslutas
Bygg-R och gallring,
-Materialinventering/ rivningsplan
arbete pågår.
-Kompletteringsföreläggande
I nuläget ej klart gällande
-Påminnelse komplettering
När ärendet
teknisk funktionalitet i
K2
PDF
Bygg-R
-Remisser
Ja
avslutas
Bygg-R och gallring,
-Underrättelser
arbete pågår.
GALLRAS
Formpipe + även separat i
-Geotekniska undersökningar
Ja
KD
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
DIREKT
det geotekniska arkivet
-Bekräftelse mottagen anmälan
-Ärende komplett
Enbart
3.1.4.1 forts
Ja
K2
Bygg-R
Bevaras
- Handläggare tilldelad
händelse
- Kundenkät
-Samrådsprotokoll
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
- Protokoll arbetsplatsbesök
30 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
- Protokoll slutsamråd
-Startbesked
-Interimistisk slutbesked
-Slutbesked
-Rättidsprövning
-Beslut avskrivning
-Beslutsgrundande
konstruktionshandlingar- och
GALLRAS
Nej(F)
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
VS/VA-ritningar
DIREKT
I nuläget ej klart gällande
-Ej beslutsgrundande
GALLRAS
När ärendet
teknisk funktionalitet i
Nej(F)
Papper
PDF
Bygg-R
konstruktions- och VS/Va-ritningar
DIREKT
avslutas
Bygg-R och gallring,
arbete pågår.
-Ansökan
-Beslutsgrundande handlingar
(karta)
GALLRAS
Förhandsbesked
-Remissvar
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
DIREKT
-REK och delgivningskvitto
Överklaganskrivelse med bilagor
Enbart händelse i Bygg-R
-Bekräftelse mottagen ansökan
Ja
När ärendet
I nuläget ej klart gällande
-Ärende komplett
Enbart
K2
Bygg-R
avslutas, se
teknisk funktionalitet i
- Handläggare tilldelad
händelse
anm
Bygg-R och gallring,
- Kundenkät
arbete pågår.
-Kompletteringsföreläggande
-Påminnelse komplettering
I nuläget ej klart gällande
När ärendet
-Remisser
GALLRAS
teknisk funktionalitet i
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
avslutas se
-Underrättelser
DIREKT
Bygg-R och gallring,
anm.
-Bilaga beslutshandlingar nämnd
arbete pågår.
-Beslut avskrivning
-Beslut
-Nämndsprotokoll
GALLRAS
-Tjänsteskrivelse
K2
DIREKT
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
-Förgranskningsblad
Ja
Papper
PDF
Bygg-R
-Rättidsprövning
-Meddelande om beslut
2 år
Ja
K2
PDF
Bygg-R
I nuläget ej klart gällande
-Delgivning av beslut
Se anm
teknisk funktionalitet i
31 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
-Kontrollmeddelande av beslut
Bygg-R och gallring,
arbete pågår.
Post & Inrikes tidn
Endast händelse i Bygg-R.
-Kungörelse av beslut
Nej
E-tjänst
Bygg-R
Kungörelse görs direkt i
Bolagsverkets system
-Ansökan
-Beslutsgrundade handlingar
-Remissvar
-Anmälan KA
-Underrättelsesvar
GALLRAS
3.1.4.2
Hantera rivningslov
PDF
Bygg-R
Bevaras
PDF
LTA
-Svar påminnelse 2årsbrev
Ja
K2
Papper
DIREKT
-Signerad kontrollplan
-REK och delgivningskvitto
-Överklaganskrivelse med bilagor
I nuläget ej klart gällande
När ärendet
-Ej beslutsgrundade handlingar
Ja
GALLRAS
teknisk funktionalitet i
K2
Papper
PDF
Bygg-R
avslutas, se
-Förslag till kontrollplan
DIREKT
Bygg-R och gallring,
anm.
arbete pågår.
-Bekräftelse mottagen ansökan
-Ärende komplett
Ja
Enbart
-Handläggare tilldelad
K2
Bygg-R
Enbart händelse i Bygg-R
händelse
-Kundenkät
-Servicegaranti
-Kompletteringsföreläggande
-Påminnelse komplettering
I nuläget ej klart gällande
När ärendet
-Remisser
GALLRAS
teknisk funktionalitet i
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
avslutas, se
-Underrättelser
DIREKT
Bygg-R och gallring,
anm.
-Beslut avskrivning
arbete pågår.
-Meddelande om beslut
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Bevaras i Bygg-R
-Delgivning av beslut
-Kontrollmeddelande av beslut
32 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
-Ansökan
-Beslutsgrundade handlingar
-Remissvar
-Anmälan KA
-Underrättelsesvar
GALLRAS
3.1.4.3
Hantera marklov
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
-Svar påminnelse 2årsbrev
DIREKT
-Signerad kontrollplan
-REK och delgivningskvitto
-Överklaganskrivelse med bilagor
-Bekräftelse mottagen ansökan
-Ärende komplett
-Handläggare tilldelad
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Enbart händelse i Bygg-R
-Kundenkät
-Servicegaranti
-Kompletteringsföreläggande
-Påminnelse komplettering
I nuläget ej klart gällande
GALLRAS
När ärendet
-Remisser
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
DIREKT
teknisk funktionalitet i
avslutas, se
-Underrättelser
Bygg-R och gallring,
anm.
-Beslut avskrivning
arbete pågår.
-Meddelande om beslut
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Bevaras i Bygg-R
-Delgivning av beslut
-Kontrollmeddelande av beslut
-Beslut
-Nämndsprotokoll
GALLRAS
-Tjänsteskrivelse
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
DIREKT
-Förgranskningsblad
-Rättidsprövning
3.1.4.4
Anmälan
Innefattar olovligt byggande,
Hantera tillsynsärenden
ovårdade byggnader/tomter,
GALLRAS
K3, R2, T2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
PBL 2010:900, 11 kap
tillgänglighet, hissar/ portar, OVK,
Ja
DIREKT
överträdelser vid lov-och
anmälanärenden
33 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
-Ärendeblad
-Allmän skrivelse
-Bekräftelse på inkommen
anmälan
-Beslut om att inte ingripa
-Frivillig rättelse, ovårdad tomt
-Förelägganden
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
-Information och bedömning,
olovligt byggande
-Tillsynsrapport
-Underrättelser
-Uppföljning ovårdad tomt
-Utan startbesked
-Förgranskningsblad
GALLRAS
Yttrande fastighetsägaren
Ja
K2
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
DIREKT
-Beslut/ nämndsprotokoll om
sanktionsavgift
GALLRAS
Bygg-R
-Tjänsteskrivelse
Ja
K3, R2, T2
Papper
PDF
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
DIREKT
Public 360
-Beslut/ nämndsprotokoll om
föreläggande med vite
Beslut om begäran om utdömande
Ja
K2
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
av vite till MMD
Hantera tillsynsärenden
Enligt 7 kap. 15§
Ja
Miljöbalken (MB)
Anmälan
GALLRAS
?
Papper
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
Brott mot strandskydd
DIREKT
-Avskrivning strandskyddsärende
Ja
-Polisanmälan miljöbrott
?
PDF
Bygg-R
Bevaras
Halvårsvis
PDF
LTA
-Underrättelse strandskydd
Hantering av obligatorisk
-Åtgärdsföreläggande
3.1.4.5
K3, R2, T2
PDF
Bygg-R
10 år.
ventilationskontroll
-Påminnelse
34 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Miljö- och
3.2.1
hälsoskydd
- Historiska beskrivningar
- Miljötekniska
Sanering av förorenad
markundersökningsrapporter
3.2.1.6
mark, sediment eller
- §28-anmälningar
Nej
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
10 år
PDF
grundvatten
- Saneringsrapporter/Slutrapporter
- Beslut från tillsynsmyndigheter.
Ansökan till Mark- och
miljödomstolen (MMD) eller
Miljöprövningsdelegation
- Ombudsfullmakter
3.2.1.6.2?
(MPD) enligt
- Ansökan med all kommunikation
Nej
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
10 år
PDF
miljöprövningsförordningen från MMD eller MPD.
(A och B-verksamheter)
- Beslut i ärendet
Anmälan om C-verksamhet - Samrådsunderlag, tex sk 12:6-
3.2.1.6
enligt miljöprövnings-
samråd
Nej
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
10 år
PDF
förordningen
- Anmälan/Ansökan
- Beslut i ärendet
3.2.1.6
- Startmötesprotokoll
Entreprenadhandlingar
Nej
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
10 år
PDF
- Relationshandlingar
3.2.1.6
Konsulthandlingar
- Relationshandlingar
Nej
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
10 år
PDF
3.3.5
Parkförvaltning
Hantera parker och
Skötselplaner*
Nej
Papper
Avd
Vid inaktualitet
*Gäller även reservat
planteringar
3.3.5.1
Trädplan
Nej
Papper
Avd
Bevaras
10 år
37 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
*) efter projektets
garantitid / avtalets slut-
Upphandling; anbudsförfrågan,
Ja (A)
Papper
Pärm
PDF
E-avrop
10 år*
förande
anbud, avtal, protokoll, besiktning
- skall vara publicerad i
STFS för giltighet
Resultatpär
Relationshandlingar
Ja (A)
Papper
PDF
M:\
Bevaras
-
-
Ersätts vid ombyggnad
m
3.3.6.0
Trafikföreskrifter
Ansökan
Ja (A)
-
-
Public 360
2 år
*Gallras 10 år efter
Föreskrift
Ja (A)
-
-
IsyCase
10 år*
5 år
inaktuell LTF
Remiss
Ja (A)
Papper
Pärm
2 år
*Gallras 10 år efter
Beslut
Ja (A)
Papper
Pärm
10år
5 år
inaktuell LTF
Hantera gator, vägar, torg
Avslutas med finns
Felanmälan
Ja
K2
Esycase
Vid inaktualitet
och broar
sökbart
Extern databas
Vägdata
Nej
-
-
-
Uppdateras löpande
NVDB
Handlingar snötippar
Ja (A)
Word
M:\
Bevaras
10 år
3.3.6.1
Ansökan / intresseanmälan
Ej sökbara
Hantera Bullerbidrag
Besked om bidrag
Ja
K2
-
-
Public 360
Bevaras
3 år
personuppgifter
Avtal
Grävtillstånd och TA-planer
Ja (A)
Isy Case
Bevaras
-
-
Förvaras i systemet
Extern databas
Förvaras i systemet,
Brodata
Ja (A)
SQL
Bevaras
-
-
Batman
uppdateras löpande
39 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Avser skador på
Public 360
Skadeärenden
Ja
K2
Word
3 år
busskurer, lyktstolpar,
M:\
fordon, plogskador
Extern
3.3.6.2
Hantera Trafiksignaler
Trafiksignalsdata
Nej
-
-
-
Uppdateras löpande
webbserver
3.3.6.3
Hantera belysning
Belysningsdata
Nej
Klara
Uppdateras löpande
Felparkeringsavgifter/
Hantera parkeringsplatser
Ja
K2
Octavius
Bevaras
Förvaras i systemet
Kontrollavgifter
Octavius och
3.3.6.5
Överklagan kontrollavgifter
Ja
K2
Bevaras
2 år
Förvaras i systemet
Public360
Överklagan felparkering, frågor i
*Överklagan handläggs
Ja
K2
Public360
Bevaras
2 år
P360
hos polisen
Nyttokort
Ja
K2
Public 360, M:\
Vid inaktualitet
Hantera
Flowbirds och
Regnr lagras hos
Parkeringsautomater
Ja
K2
parkeringsautomater
Moduls system
leverantören.
Återbetalning, fel på
Ja
K2
e-tjänst
Open ePlatform
1 år
parkeringsautomat
Parkeringsledningssystem
Nej
P online
-
-
-
Uppdateras löpande
Tekis Bilflytt,
3.3.6.6
Hantera trafikärenden
Skrotbilar
Ja
K2
Papper
Pärm
Word
5 år
Public 360
40 (44)

Beteckning /
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist
Format vid
Punkt-
Process/Handläggning
Beskrivning/Dokumentation
Innehåller
klassning
Anmärkning
Gallringsfrist
kommunarkivet
arkivering
notation
Personuppgifter
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Bostads-
3.7.6
anpassning
Eget arkiv på avdelning
Hantera bostads-
Ansökan, Intyg
*OM sökande bor kvar kan
3.7.6.3
Ja
K3
Papper
Akt
Word
BAB-för webben
*10 år
*5år
Papper
anpassning
gallrings/ leveransfristen
förlängas
Eget arkiv på avdelning
*OM sökande bor kvar kan
Kompletteringsföreläggande
Ja
K2
Papper
Akt
Word
BAB-för webben
*10 år
*5år
Papper
gallrings/ leveransfristen
förlängas
Eget arkiv på avdelning
*OM sökande bor kvar kan
Ägarmedgivande
Ja
K2
Papper
Akt
-
-
*10 år
*5år
Papper
gallrings/ leveransfristen
förlängas
Finns ej med på ny
Fullmakt
blankett från hösten -18.
Ja
K2
Papper
Akt
-
-
*10 år
*5år
PDF-A
Extern fullmakt kan
användas i undantagsfall.
Beslut
Ja
K2
Papper
Akt
Word
BAB för Webben
Bevaras
*5 år
PDF
Eget arkiv på avdelning
*OM sökande bor kvar kan
3.7.6.3 forts
Beställning
Ja
K2
Papper
Pärm
PDF
BAB för Webben
Bevaras
*5år
PDF
gallrings/ leveransfristen
förlängas
Entreprenadbeskitningar
Slutbesiktningsprotokoll Hissar
Ja
K2
Papper
Pärm
Fil
BAB för Webben
10 år
Se anm
PDF
och säkerhets-
beskrivningar för hissar
Slutbesiktningsprotokoll Övrigt
Ja
K2
Papper
Pärm
Fil
BAB för Webben
Bevaras
* 5år
Informationen
Statistik
Nej
Word
hämtas ur Bygg-
Vid inaktualitet
Månatlig statistik till SCB
Nyproduktion
R
43 (44)