Individ- och arbetsmarknadsförvaltningens informationshanteringsplan

Myndighet: INDVID- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN
Verksamhet: Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen
Beslutad:
2021-04-27

link to page 1 link to page 4 link to page 11 link to page 15 link to page 35 link to page 39 link to page 41 link to page 43 link to page 46 link to page 53 link to page 90 link to page 92 link to page 93 link to page 93 link to page 101 link to page 105 link to page 105

link to page 108 link to page 110 link to page 111 link to page 112 link to page 115 link to page 117 link to page 117 link to page 121

1. Inledning
Enligt kommunens arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en informationshanteringsplan som visar hur myndighetens verksamheter doku-
menteras och hur dokumenten ska tas om hand utifrån arkivering. En informationshanteringsplan har som syfte att främja effektivitet, kvalitet och
säkerhet i informationshanteringen och möjliggöra en mer ordnad arkivbildning. Den tillgodoser dessutom flera av de krav som ställs på myndig-
heten i Arkivlagen.

Informationshanteringsplanen fungerar som en förteckning över de dokument som används inom förvaltningens olika verksamhetsgrenar med
uppgifter om hur de förvaras och hur de ska hanteras vid arkivering. Av planen framgår vilka handlingar som ska bevaras och vad som får gallras
och när. Planen ska uppdateras och revideras regelbundet.

Arkivmyndigheten
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundsvalls kommun. Arkivmyndigheten ska enligt 7 § Arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala
myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt Arkivlagen.

Arkivmyndigheten beslutar även om bevarande av vissa handlingar samt utlån av handlingar. Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats
till arkivchefen. Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning där det framgår vilka handlingar som kan finnas i myndighetens
arkiv och hur detta arkiv är organiserat. Uppgifter som ska ingå i beskrivningen är:
•  Myndighetens arbetsuppgifter och organisation
•  Arkivets huvudsakliga struktur
•  Gallringsregler
•  Arkivansvar och organisation

Arkivbeskrivning Individ- och arbetsmarknadsnämnden
Myndighetens tillkomst och upphörande
Individ- och arbetsmarknadsnämnden har funnits som myndighet i Sundsvalls kommun sedan 2020-01-01 efter beslut i Kommunfullmäktige 2018-
09-24 (KS-2018-00526-1). Nämnden bildades genom en sammanslagning av tidigare Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration
(NAVI) och verksamhetsgrenen Individ- och familjeomsorgen från Socialnämnden.

Genom tidigare nämnt beslut av Kommunfullmäktige upphörde NAVI och Socialnämnden som enskilda myndigheter 2019-12-31. Socialnämnden
ombildades till Vård- och omsorgsnämnd medan NAVI tillsammans med IFO bildade den nya nämnden Individ- och arbetsmarknadsnämnden
(IAN).

Myndighetens organisation och historik
Individ- och arbetsmarknadsnämnden är en nybildad nämnd med ansvar för Individ- och familjeomsorg, socialpsykiatriinsatser, arbetsmarknads-
åtgärder, viss daglig sysselsättning enligt LSS, integration och vuxenutbildning. Förvaltningen är uppdelad i fyra olika verksamhetsområden där
en verksamhetschef är ansvarig för all verksamhet inom respektive område. Sedan 2022-09-01 finns även en stab med en stabschef. Stabens
uppdrag är att stödja ledning och nämnd administrativt och kommunikativt.
Idag finns följande verksamhetsområden inom myndigheten:
•  Barn, unga och familj
•  Missbruk och psykisk ohälsa
•  Arbete och försörjning
•  Vuxenutbildning

Nämnden är ansvarig för all verksamhet inom dess område. Förvaltningsdirektör är direkt underställd nämnden och verksamhetschefer samt stabs-
chef är underställd förvaltningsdirektör. Under varje verksamhetschef finns ett antal enhetschefer med ansvar för att just deras del av verksamhets-
området fungerar och drivs effektivt och med god kvalitet. Förvaltningen delar även ett gemensamt verksamhetsstöd med Vård- och omsorgsför-
valtningen. I detta verksamhetsstöd ingår bland annat Ekonomi och analys, MAS/MAR och systemförvaltning. Det gemensamma verksamhetsstö-
det är organiserat under förvaltningsdirektör för Vård- och omsorgsförvaltningen.

Myndighetens verksamhet
Individ- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar för att fullgöra kommunens ansvar för socialtjänstens uppgifter och insatser utifrån gällande lagar
och bestämmelser såvida uppgifterna inte reglerats särskilt hos annan nämnd. I detta ansvar ingår insatser gentemot familjer och barn i behov av
stöd, familjerådgivning, försörjningsstöd, insatser för personer med psykisk ohälsa, behandling och stödinsatser mot skadligt bruk av alkohol,
narkotika och övriga droger samt insatser för personer som utsatts för våld i nära relationer. Dessutom har nämnden ansvar för att bedriva Vuxen-
utbildning samt för insatser mot arbetslöshet, samhällsorientering, tolkförmedling, mottagande av ensamkommande barn, dödsboförvaltning och
dödsboanmälan, tillståndsprövning och tillsyn enligt alkohollagen och lag om tobak och liknande produkter. Nämnden har även ansvar för att,
jämte Vård- och omsorgsnämnden, tillhandahålla daglig verksamhet med stöd av 9 § p 10 lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktions-
hindrade. Individ- och arbetsmarknadsnämnden är arbetslöshetsnämnd enligt lag (1944:475) om arbetslöshetsnämnd.

5

Individ- och arbetsmarknadsnämnden samverkar med bland annat Barn- och utbildningsförvaltningen, Kultur- och fritidsförvaltningen, Kommun-
styrelsekontoret, Region Västernorrland samt övriga nämnder och aktörer i samhället i den mån det är påkallat för att fullgöra sitt uppdrag eller om
det i övrigt särskilt efterfrågas.

Sekretess
Individ- och arbetsmarknadsnämndens uppdrag omfattas av stark sekretess i den del som rör enskildas vård och omsorg och behov av, eller rätt
till, insatser. Sekretessen styrs främst av 25 och 26 kapitlen Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Handlingar som omfattas av denna
sekretess är till exempel journaler, utredningar och beslut som rör enskildas personliga förhållanden.

Bestämmelser för myndighetens verksamhet
Individ- och arbetsmarknadsnämndens kärnverksamheter styrs framför allt av följande lagstiftning:
•  Socialtjänstlagen (2001:453)
•  Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30)
•  Skollagen (2010:800)
•  LSS (1993:387)
•  Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
•  Förvaltningslagen (2017:900)
•  Kommunallagen (2017:725)

Källor till arkivbeskrivningen
•  Gemensamt reglemente för styrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun

Indelning efter klassificeringsstruktur
I nämndens informationshanteringsplan ska klassificeringsstrukturen som kommunens förvaltningar använder för att registrera och diarieföra hand-
lingar ingå. Klassificeringsstrukturen utgår från en struktur som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, vars huvudmän är Sveriges Kom-
muner och Regioner (SKR), samt Riksarkivet har tagit fram. Arkivmyndigheten har gjort anpassningar i strukturen för Sundsvalls kommun. Klas-
sificering är ett sätt att skapa struktur och sammanhang för att ge en överskådligare bild av hur olika verksamheter och information hänger samman
och vilka beröringspunkter de har. Nivåerna i en klassificering går från det övergripande till det specifika och presenteras i form av punktnotation;
ju fler siffror desto närmare kärnverksamheten. På alla nivåer produceras och förvaras dokument av olika slag och de skall sorteras utifrån denna
klassificeringsstruktur. Om myndighetens information klassificeras på rätt sätt skapas förutsättningar för en väl fungerande informationshantering
med bra möjlighet till återsökning och återanvändning av myndighetens samlade information. Den kan i stora drag liknas vid en diarieplan och det
är den struktur som används vid diarieföring i Public 360 och vid en påkoppling till e-arkiv.
6

Al mänt om arkiv- och dokumenthantering
Arkivlagen och kommunens regler för hantering av allmänna handlingar ger Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen ett preciserat ansvar för sitt
arkiv. Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen ska ansvara för:
•  Att dokumenthanteringen sker på ett sätt som garanterar informationens äkthet och beständighet under den tid handlingarna ska bevaras
•  Att handlingar registreras på ett sätt som främjar framtida återsökning
•  Att hålla arkivhandlingar rensade och avgränsade från övrig information
•  Att besluta om gallring av arkiverade handlingar och i förekommande fall genomföra gallringen
•  Skydda arkivet mot förstörelse
•  Redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning

Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn.

Gallring, aktrensning och överlämnande
Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas.
Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Fristen räknas i regel från utgången av det år under
vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Informationshanteringsplanen fungerar som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna
efter att den beslutats i nämnden.

Sundsvall är en av de kommuner där alla handlingar i personakter ska bevaras för forskningsändamål. Detta innebär att akter inte gallras ut hos
oss. Handlingar i en personakt som inte längre är aktuell ska dock inte ligga kvar synliga i socialregistret hur länge som helst utan ska efter fem år,
i stället för att gallras, översändas till kommunarkivet för bevarande. I samband med detta rensas de ut från det digitala verksamhetssystemet och
sparas ner i digital form och skickas tillsammans med fysisk akt till kommunarkivet för bevarande. Närmare information om detta förfarande finns
under avsnittet ”Praktisk anvisning för hantering av personakter inom individ- och arbetsmarknadsförvaltningen”.

Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och inte skall bevaras. Det kan till exempel
röra sig om minnesanteckningar, kallelser till träff etc. Sådant som inte är allmän handling och som inte heller utgör en gallringsåtgärd. Ansvarig
handläggare sköter aktrensning löpande och som senast i samband med ett ärendes avslut.

Överlämnande av handlingar till kommunarkivet enligt denna informationshanteringsplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för hand-
lingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling mm skall då fattas av kommunarkivet.

7

IT och arkiv
En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker idag i digital form. Även personakter förs till största delen i ett digitalt verksamhetssystem.
Med anledning av detta kommer individ- och arbetsmarknadsförvaltningen i samarbete med arkivmyndigheten arbeta för att den långsiktiga arki-
veringen framåt ska kunna ske digitalt genom s.k E-arkiv. För att detta skall vara möjligt behövs regler och rutiner upparbetas och denna inform-
ationshanteringsplan är den del av detta arbete.

Säkerhetsklassning
Informationshanteringsplanen ska inkludera en säkerhetsklassning av alla dokument för att identifiera känslig och kritisk information. Säkerhets-
klassningen ska hjälpa verksamheten att välja rätt åtgärder för att skydda information. Den sker utifrån fyra olika perspektiv; Konfidentialitet (K),
Riktighet (R), Tillgänglighet (T) och Spårbarhet (S). Det finns dessutom fyra olika konsekvensnivåer i klassningssystemet.

•  Konfidentialitet – om det uppstår brister i åtkomstbegränsning så att information hamnar i orätta händer, vilka kan konsekvenserna bli? Ju
större konsekvens desto högre skattning/säkerhetsklassning

•  Riktighet – om informationen förvanskas så att den är felaktig eller inaktuell, vilka kan konsekvenserna bli?

•  Tillgänglighet – om informationen inte kan nås, vilka kan konsekvenserna bli ifall den som är behörig inte får tillgång till informationen?

•  Spårbarhet – om det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen, vilka kan konsekvenserna bli om det inte går att spåra en
händelse?

Det finns 5 olika konsekvensnivåerna, Sundsvalls kommunkoncern använder sig av skyddsnivåerna 0-4:
0= Ingen skyddsnivå. Medför ingen negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar, eller på enskild individ
1= Grundläggande skyddsnivå. Medför måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar eller på enskild individ
2= Utökad skyddsnivå. Medför betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar eller på enskild individ
3= Hög skyddsnivå. Medför allvarlig negativ påverkan på egen eller annan organisation eller dess tillgångar eller på enskild individ
4= Mycket hög skyddsnivå (enligt säkerhetsskyddslagstiftning). Kan medföra skada för Sveriges säkerhet.

Det perspektiv som förvaltningens bedömning av konsekvensnivå utgår främst ifrån är eventuell skada för individ (brukare, klient) då den största
delen av vår dokumentation handlar om enskilda personer och omfattas av stark sekretess.

8

Fastställande av plan och ändringsbeslut
Informationshanteringsplanen är att betrakta som ett levande instrument. Den kan behöva ändras när myndighetens verksamheter ändrar innehåll
eller om sättet att dokumentera förändras och utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring eller om andra förändringar gällande
dokumenttyper och gallringsregler föreslås bör dessa förslag underställas nämnden. Sådana ändringar ska även ske i samråd med kommunarkivet.
Mindre förändringar som rör planens disposition, uppräkning av handlingstyper till olika aktiviteter eller liknande kan i regel beslutas av administ-
rativ personal inom förvaltningen med ansvar för dokumenthantering. Eventuellt i samråd med kommunarkivet vid behov.

Praktisk anvisning för hantering av personakter inom Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen
Personakten utgör grunden för dokumentation i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera
personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering av utredning (ansökan/anmälan), själva utredningen och beslut, verk-
ställda insatser rörande den enskilde samt uppföljning av dessa. En akt är idag uppdelad i en fysisk del som förvaras i arkivet och en digital som
förs i aktuellt verksamhetssystem.

Med socialakt avses de handlingar som bildas under kontakt med individ- och arbetsmarknadsförvaltningen. Inom vissa av våra verksamheter förs
även Patientjournaler. Dessa ska föras och förvaras åtskilda från de personakter som förs inom t.ex Individ- och familjeomsorgen.

Som tidigare beskrivits tillhör Sundsvall en av de kommuner där all dokumentation i ärenden som omfattar enskilda ska bevaras och vi gallrar
därför inte personakter. Men eftersom bevarandet sker utifrån forskningens behov och inte för individ- och arbetsmarknadsförvaltningens får
akterna inte vara tillgänglig för individ- och arbetsmarknadsförvaltningen under längre tid än de handlingar som gallras. De ska därmed överlämnas
till arkivmyndigheten utifrån samma frist som gallring annars skulle göras. När en akt skickats till kommunarkivet övertar de ansvaret för hand-
lingarna och fattar även beslut om hur handlingarna ska hanteras så som t.ex sekretessprövning vid utlämnande av handling. Enskilda som begär
ut handlingar som förvaras i kommunarkivet ska hänvisas till arkivmyndigheten med sin begäran.

En personakt som överlämnats till kommunarkivet kan som regel inte lånas tillbaka till individ- och arbetsmarknadsförvaltningen utan att det finns
särskilda skäl till det. Sådan förfrågan får då ställas direkt till ansvariga vid kommunarkivet.

Leverans av akt
Leverans av akt sker normalt till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning gjorts i akten (närmare information finns under respektive avsnitt i
informationshanteringsplanen nedan). Om en person avlider kan akten levereras till kommunarkivet innan denna tidsfrist gått ut, så länge man
tillser att ärendet är avslutat och stängt och ingen fortsatt handläggning eller åtkomst av data är nödvändig.

9

Varje akt ska levereras i särskilt omslag som förses med anteckning om personnummer och namn. Om många akter levereras samtidigt ska de
sorteras i födelsenummerordning. Alla leveranser till kommunarkivet ska åtföljas av en leveransreversal med en förteckning över de handlingar
som överlämnas. Akterna levereras i väl förseglat kuvert eller i lådor.

Att läsa informationshanteringsplanen
De två första kolumnerna Beteckning/Punktnotation samt Process/handläggning är tagna från kommunens gemensamt beslutade klassifice-
ringsstruktur och anger var i verksamheten handlingen hör hemma, på övergripande nivå eller nära kärnverksamheten. Den tredje kolumnen Be-
skrivning/dokumentation beskriver vilka handlingar eller information som kan finnas inom varje process. Resterande kolumner beskriver:

-  Om informationen innehåller personuppgifter eller ej
-  Informationssäkerhetsklassning (se avsnitt säkerhetsklassning ovan)
-  Vilket format informationen har; kan vara både analogt (papper) och digitalt (verksamhetssystem till exempel)
-  Hur/var handlingen förvaras (både fysiskt och digitalt i förekommande fall)
-  Om informationen ska bevaras eller är gallringsbar
-  Tidsfrist för när akt ska skickas till kommunarkiv för slutförvaring och i vilket skick de översänds

10

2. Generella hanteringsanvisningar
Nedan listas sådana handlingstyper som inte hör till en specifik verksamhet/process utan förekommer i många olika processer. Vid diarieföring
eller arkivering sorteras varje handlingstyp in i den process den tillhör.

Beskrivning
Format
Information/Handlingar
Format
Förvaring
Bevaras / Gallrings-frist  vid arkive-
Anmärkning
ring
Handlingstyper som förekommer i flera processer
Om verksamheten bedömer att vissa av nedanstående handlingstyper har ett högre informations-
värde än angivet nedan ska de inte gallras.
Tjänsteutlåtanden/ Styrelseärenden med bilagor

Public360
Bevaras
PDF/A
Ett tjänsteutlåtande skrivs oftast av en handläggare och utgör en bakgrund och ett förslag till
beslut som ska fattas av nämnd/styrelse. Tjänsteutlåtande registreras under sin hemmahörande
process och kopplas till nämnd-/styrelseärendet.
Protokollsutdrag

Public360
Bevaras
PDF/A
Diarieförs i ärendet det gäller.
Delegationsbeslut

Public360
Bevaras
PDF/A
Se Kommunstyrelsekontorets ärendehandbok.
Minnesanteckningar

Se kommentar

Bevaras om minnesanteckningen tillför sakuppgift. Gallras annars vid inaktualitet.
Mötesanteckningar/protokoll, från ledningsgrupper samt övriga
Ärendehanterings-sy-
Bevaras
PDF/A
Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper (t.ex. förvaltningsledning, kommundi-
som innehåller beslut
stem/Public 360
rektion), samt övriga protokol  eller mötesanteckningar som innehåller beslut eller unik inform-
ation av direkt betydelse för verksamheten ska bevaras. Gäller även kallelser, dagordning och
deltagarlista i de fall de förekommer. Kan diarieföras löpande i ett samlingsärende årsvis.
Övriga Mötesanteckningar/Protokol

Vid inaktualitet/se anm.

Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten
och interna verksamhetsmöten kan gallras vid inaktualitet, om de inte innehåller beslut eller unik
information av direkt betydelse för verksamheten. Mötesanteckningar/protokoll som är av ringa
eller tillfällig betydelse kan gallras.
Statistik som innehåller unik information

Bevaras

Sammanställningar och eget framtagen statistik rörande verksamheten ska bevaras.
om verksamheten
Statistik, övrigt

Vid inaktualitet

Gäller även inköpt statistik från exempelvis SCB,
Tjänsteanteckningar

Ärendehanteringssy-
Bevaras
PDF/A
Med tjänsteanteckning avses sådana anteckningar som handläggaren gör för att komplettera
stem/Public360
ärendet med uppgifter som behövs för att fatta beslut, en tjänsteanteckning medför alltså att
det til kommer uppgifter i sak. Tjänsteanteckningen ska registreras med ärendet.
11

Format
Beskrivning
Format
Förvaring
Anmärkning
Information/Handlingar
Bevaras / Gallrings-frist  vid arkive-
ring
Korrespondens, av vikt

Ärendehanteringssy-
Bevaras

Korrespondensen kan exempelvis ske genom brev, inlägg i sociala medier, SMS, e-tjänster el er
stem/Public360
e-postmeddelanden. Muntlig information av vikt, till exempel via ett telefonsamtal, dokument-
eras i en tjänsteanteckning och diarieförs eller läggs in i relevant verksamhetssystem.

Korrespondens av vikt ska bevaras. Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras
vid inaktualitet, se nedan.
Korrespondens av ringa betydelse, inkl. meddelanden (SMS,

Vid inaktualitet

Information som inkommer via t ex telefon, SMS eller andra kommunikationskanaler och som
MMS och röstmeddelanden)
leder till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand innan den inkomna handlingen får gallras.
Informationen får gallras under förutsättning att inkommen begäran bifalles utan inskränkning
och om den i övrigt inte är av intresse eller betydelse för verksamheten.
Diarieförda handlingar på papper som skannats in i ärenden som  Papper
Hos respektive tjänste- 2 år

Handlingar kan gallras efter att de skannats in i verksamhetssystem. Förutsatt att underskriven
arkiveras elektroniskt
man
handling inte behövs för att kunna hävda juridisk giltighet. OBS! Detta förutsätter även att ins-
kannat dokument/fil håller arkivstandard (t.ex. PDF/A).

Exempel på handlingar som måste finnas på papper är avtal, kontrakt, överenskommelser, kö-
pekontrakt, justerade protokoll, anbud som kommit in på papper samt andra handlingar som
behövs för bevisvärde, för att styrka ett legalt förhål ande el er för att styrka rättigheter och
skyldigheter.
Utlåtande/Yttrande

Public360
Bevaras
PDF/A

Rapporter

Public360
Bevaras
PDF/A
Exempelvis slutrapporter, sammanställningar och handlingar från utredningar.
Promemoria (PM)

Public360
Bevaras
PDF/A
Med PM avses här dokumentation som handläggare upprättar för att komplettera ett ärende
el er för att dokumentera uppgifter som behövs för att fatta ett beslut. PM:et innehål er uppgif-
ter som tillför ett ärende något i sak eller som ligger till underlag för beslut eller vidare åtgärd.
Strategi (styrdokument)

Public360
Bevaras
PDF/A
Strategier faststäl s på politisk nivå (KF, KS Nämnd). Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Organi-
sera) i den process styrdokumentet tillhör. Förstudie samt beslut rörande styrdokument ska di-
arieföras tillsammans med styrdokumentet. Se kommunens riktlinjer för styrdokument.
Plan (styrdokument)

Public360
Bevaras
PDF/A
Planer fastställs vanligen på tjänstemannanivå, av befattningshavare som har befogenhet att
göra det (ex kommundirektören, en förvaltningsdirektör eller en befattningshavare med koncer-
nansvar som ekonomidirektören eller HR-direktören). Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Orga-
nisera) i den process styrdokumentet tillhör. Eventuell förstudie samt beslut rörande styrdoku-
ment ska diarieföras tillsammans med styrdokumentet. Se kommunens riktlinjer för styrdoku-
ment.
12

Format
Beskrivning
Format
Förvaring
Anmärkning
Information/Handlingar
Bevaras / Gallrings-frist  vid arkive-
ring
Riktlinje (styrdokument)

Public360
Bevaras
PDF/A
Riktlinjer fastställs vanligen på tjänstemannanivå, av befattningshavare som har befogenhet att
göra det. Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Organisera) i den process styrdokumentet tillhör.
Eventuell förstudie samt beslut rörande styrdokument ska diarieföras tillsammans med styrdo-
kumentet. Se kommunens riktlinjer för styrdokument.
Regler (styrdokument)

Public360
Bevaras
PDF/A
Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Organisera) i den process styrdokumentet tillhör. Eventuel
förstudie samt beslut rörande styrdokument ska diarieföras tillsammans med styrdokumentet.
Se kommunens riktlinjer för styrdokument.
Reglemente (styrdokument)

Public 360
Bevaras
PDF/A
Diarieförs alltid under 0 (Leda-Styra-Organisera) i den process styrdokumentet tillhör.
Manualer/lathundar, rutinbeskrivningar, handböcker, anvis-

Vid inaktualitet

ningar
Mottagnings- och delgivningsbevis
Papper

Vid inaktualitet/se anmärk-
Kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att det inte påförts anteckning som kan tillföra
ning
ärendet sakuppgift. Bör bevaras så länge ärendet pågår, inklusive ev överklagandetid.
Handlingar som inte leder till åtgärd

Vid inaktualitet

Exempelvis:
reklam
korrespondens av uppenbart tillfällig eller ringa betydelse
handlingar för kännedom
handlingar som är obegripliga eller meningslösa för verksamheten
handlingar som ligger utanför myndighetens verksamhetsområde
inkommande allmänna synpunkter som inte leder till någon åtgärd
Handlingar rörande möten, kurser, konferenser etc.

Vid inaktualitet

Exempelvis:
kallelser
dagordningar
deltagarförteckningar
närvarolistor
korrespondens om mötestider
anmälningar till externa och interna kurser
seminarier och konferenser
kursinbjudningar
deltagarbekräftelser
underlag/presentationer
13

Format
Beskrivning
Format
Förvaring
Anmärkning
Information/Handlingar
Bevaras / Gallrings-frist  vid arkive-
ring
Underlag

Vid inaktualitet

Exempelvis:
enkätsvar
underlag för statistik (statistiskt primärmaterial som legat till grund för statistisk bearbetning)

Informationen kan gallras när en sammanställning är upprättad.
Uppgifter och register

Vid inaktualitet

Exempelvis:
fält i databaser/system som inte til för något i sak el er är av vikt för verksamheten
felaktiga uppgifter i register
förteckningar över licenser/programvaror
IP-adresser
register över kontaktpersoner
telefonlistor
adresslistor
uppgifter om närmast anhörig
checklistor, t.ex. när uppgifter uppdateras löpande och efter behov

Felaktiga uppgifter får endast vara skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseenden.
Utskrifter ur databaser och andra verksamhetssystem

Vid inaktualitet

Fotografier/bilder, filmer och ljudupptagningar – förekommer i flera processer
Fotografier/bilder, filmer och ljudupptagningar av tillfällig eller

Se kommentar
Följande information kan gallras vid inaktualitet:
ringa betydelse
JPEG/
Dubbletter eller snarlika versioner av bilder och filmer.
MPEG/
Bilder, filmer eller ljudupptagningar med ringa informationsinnehåll som inte tillför sakuppgift
TIFF/
eller är av vikt för verksamheten.
PDF/A
Avsaknad av relevant metadata rörande bilder, filmer eller ljudupptagningar kan också vara
grund för gallring.
Fotografier/bilder, filmer och ljudupptagningar som hör till ett

Bevaras
Bilder, filmer respektive ljudupptagningar som ska bevaras ska förvaras tillsammans med regis-
ärende eller i övrigt har ett bevarandevärde
ter/dokumentation:
JPEG/
fotograf m.m.
MPEG/
datering
TIFF/
plats
PDF/A
motiv
personer som avbildas eller är inspelade
ev. koppling till diarienummer eller liknande
14

3. Ledning
Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
1.1.1
Fullmäktige

1.1.1.1
Hantera fullmäktigepro-
cess
Motioner
Nej
K3  R3  T2  S3

PDF
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A

Uppdrag beslutade

i kommunfullmäk-
Nej
K3  R3  T2  S3
Papper
Närarkiv
Word
Public 360
Beva-
tige
ras
3 år
PDF-A

1.1.3
Individ- och arbets-
marknadsnämnden

Kallelse, föredrag-
1.1.3.1
Hantera nämndsproces-
sen
ningslista till
Ja
K3  R3  T2  S3

Word
Public 360
Beva-
AU/IU/Nämnd
ras
3 år
PDF-A

Tjänsteskrivelse
och bilagor
Nej
K2  R2  T2  S2
Papper
Närarkiv
Word
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A

Protokoll
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm
Word
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A
Personuppg förekommer i in-
dividärenden
Original sänds till Servicecen-

Kopia på närvaro-
lista AU/IU/nämnd
Ja
K2  R3  T2  S2
Papper
Pärm

2 år

ter Löner.Original finns i löne-
system
15

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Tillfälligt upprättad
Ex. kan gäl a en samman-
Tillhandahålla allmänna
handling/samman-
Direkt
ställning som görs i ett urval

handlingar/hantera per-
ställning på
Ja
K3  R3  T1  S3
Papper
Närarkiv kansli
Word/Excel

vid in-
Levereras ej

från uppgifter i ett register el-
sonuppgifter
dataskärmen el er
aktuali-
utskriven – ej sek-
tet
ler databas för att kunna be-
retessuppgifter
svara en frågeställning.
Överklagande av
beslut

Överklagade beslut
Rättidsprövning
Skrivelse till/från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper

Närarkiv kansli
Word
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A

överprövande myn-
dighet
Förteckningar över
1.4.1.2
Hantera personuppgifter  personuppgiftsre-
Ja
K1  R2  T2  S2

Central databas
Register Sundsvall.se  Revide-
gister
ras

Utdrag ur systemet diarieförs
årligen i public 360
Anmälan av ny per-
Vid in-
Kan gal ras när uppgifterna

sonuppgiftsbehand-
ling till registerför-
Ja
K1  R2  T2  S2

E-tjänst
E-tjänst för nya person-
uppgiftsbehandlingar
aktuali-

flyttats över till regis-
teckning
tet
ter.sundsvall
* Ansökan och svar som finns
i e-tjänsten gal ras efter 1 år.
Begäran om regis-
Begäran och svar som till/från

terutdrag
förvaltn. Diarieförs i Public
Besvara begäran
Ja
K3  R3  T2  S3

Public 360/E-tjänst för
registerutdragsförfrågan
1 år*

360.
om registerutdrag
Behöver utredas vidare om
även dessa kan gal ras eller
bör bevaras.

Personuppgiftsbi-
trädesavtal
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
Närarkiv kansli
Word/PDF
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A

Anmälan av per-
Vid in-

sonuppgiftsinciden-
Ja
K1  R2  T2  S2

E-tjänst

aktuali-

*Endast incidenter som an-
ter
tet*
mäls till IMY diarieförs
19

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Anmälan av per-

sonuppgiftsincident
Ja
K1  R2  T2  S2

PDF
Public 360
Beva-
till IMY
ras
3 år
PDF-A

Anmälan av data-

skyddsombud till
Ja
K1  R2  T2  S2

Public 360
Beva-
IMY
ras
3 år
PDF-A

Rutin för hantering
Förmedlas till förvaltningen
1.4.1.3
Hantera skyddad identi-
av personer med
tet
skyddade person-
Nej
K1  R1  T1  S1

Word/PDF
M:
Revide-
ras

via samarbetsrum och uppda-
uppgifter
teras vid behov
Synpunkter, klago-
Diarieförs under respektive
1.4.2
Offentlig dialog
mål och förslag av
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Närarkiv kansli
PDF
Public 360
Beva-
process av den verksamhet
vikt
ras
3 år
PDF-A
dit ärendet blivit fördelat.
Synpunkter, klago-
Synpunkt Sundsvall
Vid in-

mål och förslag av
rutinartad allmän
Ja
K3  R3  T2  S3

samt andra sedvanliga  aktuali-

Kan gal ras efter hantering
karaktär
kommunikationskanaler
tet
2.0.1
Samordnat verksamhets-
stöd

Upphandling, an-
Om handlingarna inte regi-
2.0.1.2
Leverera verksamhets-
bud, utvärderings-
stöd
protokoll, tilldel-
Nej
K2  R2  T2  S2
Word
Närarkiv
PDF-A
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A
strerats i upphandlingsenhet-
ningsbeslut m.m.
ens register/diarium
2.1
Informationsförvaltning

20

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Inkommen framstäl-

lan om begäran om
förhandling, gene-
Ja
K1  R1  T1  S1
Papper
Närarkiv kansli
PDF
Public 360
Beva-
ras
Omgående
Papper/PDF-A
rell
MBL-förhand-

ling/protokoll, gäl-
Vid avslutat
lande enskilda indi-
Ja
K3  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
ärende
Papper

vider
Lokal samverkan
(LSG) och förvalt-

ningssamverkan
(FSG) – dagord-
Ja
K1  R2  T1  S1
Papper
Närarkiv kansli
PDF
Public 360
Beva-
ras
2 år
Papper/PDF-A
ning, bilagor, proto-
koll

Protokoll/minnesan-
teckningar från APT
Ja
K1  R1  T1  S1

Word
M:\
5 år

Minnesanteck-
Vid in-
Under förutsättning att de inte

ningar från perso-
innehåller t.ex beslut som har
nalmöten, informat-
Nej
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm på enheten
Word
Samarbetsrum/ M:\
aktuali-

direkt betydelse för verksam-
ionsmöten mm.
tet
heten
Besked om tidsbe-
2.3.1.2
Hantera LAS
gränsad anställning
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Ansvarig chef
Word
På enhet
1 år

upphör
Revideras löpande.
Lista på personer som jobbat
mer än 12 månader de sen-

Företrädeslista
Ja
K2  R1  T1  S1

Qliksense
Nej

aste 3 åren vilket ger företrä-
desrätt till nytt jobb. Listan ge-
nereras vid rekrytering, beva-
ras därefter inte.
Utvecklings- och lö-
2.3.1.3
Hantera lönerevision
nesamtal med krite-
Ja
K2  R1  T1  S1
Papper
Pärm hos resp
rier och målplan
chef
PDF/Word
Chefs P:\
2 år

Gallras 2 år efter aktuellt
löneår
25

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist

Meddelande om
preliminär ny lön
Ja
K2  R1  T1  S1
Papper
Pärm hos chef

2 år

Om papperet skrivs ut, vanli-
gen meddelas ny lön muntligt
Vid
Utvecklingssamtal,
upp-
Gäl er endast dokumenterade
2.3.1.4
Hantera personalsamtal
dokumenterade
Ja
K2  R1  T1  S1
Papper
Personalakt

hörd

överenskommelser mellan ar-
överenskommelser
anställ-
betsgivare och medarbetare.
ning
Sker endast i undantagsfal .
Överenskommelser
Ex. enskilda avtal kopplat till

och beslut mel an
medarbetare och
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående

misskötsamhetsprocessen el-
arbetsgivare
ler rehabprocessen
Överenskommelser
2.3.1.5
Hantera övrig personal-
personal samt lön
samverkan
med fackliga orga-
Ja
K3  R2  T2  S3
Papper
Pärm
Word
Personakt
Beva-
ras
2 år
Papper

nisationer
Aktivitetsplan för ar-

betsmiljö, jämställd-
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper
Närarkiv kansliet
Word
Public 360
Beva-
het och hälsa
ras
3 år
PDF-A

Omgående el-
Bifogas personärende (var-
2.3.1.6
Hantera disciplinåtgärder  Dokumentation,
misskötsamhet
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
ler när ärendet
Papper
ning/avstängning/uppsäg-
avgjorts
ning)
Gäller oavsett om det finns en

Samtal kontroll av
fakta
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
konstaterad misskötsamhet
eller ej.

Avstängning
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Personalakt
Word/Pdf
Public 360
Beva-
ras
Omgående
Papper
Kopia till LoP
26

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Kontroll av fakta är inte juri-
diskt sett en disciplinåtgärd

Kontroll av fakta-
När ärendet
samtal
Ja
K1  R1  T1  S1
Papper
Personalakt

Beva-
ras
avslutats
Papper
men sorteras här för att hål a
samman misskötsamhetsä-
renden och diskiplinåtgärd.

Medvetandegö-
När ärendet
rande samtal
Ja
K1  R1  T1  S1
Papper
Personalakt

Beva-
ras
avslutats
Papper
Samma som ovan

Skriftlig varning
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
När ärendet
ras
avslutats
Papper

2.3.2
Anställning, utveckling
och avslut

Ansökningshand-
2.3.2.1
Rekrytering
lingar, beslut om
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Personalakt

Digitalt rekryteringsstöd
Beva-
Efter rekryte-
anstäl ning
ras
ring
Papper
Servicecenter HR ansvarar
för det digitala systemet
Gallras

Annonsunderlag
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper
Pärm
Word
M:\
vid in-
aktuali-
Levereras ej

tet
Sparas i 2 år för eventuellt
överklagande enligt DO eller

Ansökningshand-
lingar, ej antagen
Ja
K3  R3  T2  S3

Digitalt rekryteringsstöd
2 år
Levereras ej

JÄMO
Servicecenter HR ansvarar
för detta
Handlingar upp-
komna vid rekryte-
Efter

ring, ex. samman-
ställning av sö-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper

Digitalt rekryteringsstöd  rekryte-
Levereras ej

Servicecenter HR
kande, meritsam-
ring
manställning m.m.
27

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist

Spontanansök-
ningar
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
Närarkiv
Word/PDF
E-post/ Public 360
Gallras
1 år
Vid inaktualitet

Gallras efter återkoppling till
kandidat

Anställnings- och
lönebeslut
Ja
K3  R3  T1  S3

E-tjänst
2 år

E-tjänsten gallras automatiskt
efter 2 år

Anställningsavtal
Ja
K3  R3  T1  S3
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående*
Papper
*Efter påskrift av båda parter
Gallras
så
snart
anstäl-
Resultat av drogtest skickas

Drogtest med resul-
direkt till chef som sedan an-
tat
Ja
K3  R3  T1  S3
Papper
Chef

lande
Levereras ej

chef ta-
svarar för att gal ra ut hand-
git del
lingen direkt.
av re-
sultatet
Förvaring och gal ring behö-
ver utredas närmare. Arbets-
givaren ska behål a utdraget

Utdrag ut belast-
ningsregister
Ja
K3  R3  T2  S2
Papper
Personalakt

2 år
Löpande

under 2 år, därefter kan det
gallras om det finns annan
dokumentation att arbetsgiva-
ren utfört kontrol en.
Samtliga akter samlas i en
personakt i kommunarkivet.
2.3.2
Anställning, utveckling
Anstäl ningshand-
och avslut
lingar
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Personakt

Rekryteringssystem
Beva-
ras
Omgående

Anställningshandlingar skall
skickas direkt till personalakt i
arkivet av anställande chef.
Handlingar rörande
2.3.2.2
Kompetensutveckling
kompetens-
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
På enheten
Word
M:\
Gallras
utvecklingsplaner
1 år
Levereras ej

28

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Introduktionspro-
Vid in-

gram – individuell
Ja
K1  R1  T1  S1
Papper

Word
Chefs P:\
aktuali-

Gallras så snart introdukt-
plan
tet
ionen genomförts
Utbildningsbevis,
examensbevis, cer-
Handlingar som INTE är be-

tifikat, legitimation
Efter genom-
etc från behörig-
Ja
K3  R3  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
förd utbildning

hörighetsgivande behöver
hetsgivande utbild-
inte bevaras
ning
Dokumentation från
*Bevaras i urval. Unik doku-
internt upprättade
mentation ska bevaras, lik-

föreläsningar och
Nej
K1  R1  T1  S1

PDF
Public 360
Beva-
nande presentationer/utbild-
utbildningar, t.ex
ras *
2 år
PDF-A
ningsunderlag kan bevaras i
power point, film
urval
2.3.2.7
Avsluta anställning
Hantera egen upp-
sägning
Ja
K2  R1  T1  S1
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
Original till akt, kopia till LoP
Varsel om uppsäg-

ning pga arbets-
brist, personliga
Ja
K3  R2  T1  S3
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
Handlingar som ej resulterar i
avslut gallras efter 2 år
skäl eller avsked
Fullständig tjänstgöringstid
framgår av listan, används vid
uppsägning pga arbetsbrist.

Turordningslista
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Närarkiv kansli
PDF
Public 360
Beva-
Fastställs tillsammans med
ras
2 år
Papper/PDF-A  facken och utgör underlag til
beslut om uppsägning. Spa-
ras tillsammans med förhand-
lingsprotokoll.
Finns särskild blankett för er-
bjudande om omplac. Ska fö-

Omplaceringserbju-
dande
Ja

Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
regås av omplac-utredn som
även den ska bevaras i per-
sonalakt.

Uppsägning från ar-
betsgivare
Ja
K3  R2  T1  S3
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper

29

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist

Enskilt avtal
Ja
K3  R2  T1  S3
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
Kopia till LoP
Avslut av anställ-

ning vid beviljad
Ja
K3  R2  T1  S3
Papper
Personalakt

Beva-
sjukersättning
ras
Omgående
Papper
Särskild blankett fylls i och
undertecknas av chef

Beslut om avgångs-
vederlag
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper

Besked om upphö-

rande av tidsbe-
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
gränsad anställning
ras
Omgående
Papper
Kopia till LoP
Uppsägning i sam-
Original till personalakt. Kopia

band med pens-
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
till LoP, medarbetare samt
ionsavgång
ras
Omgående
Papper
ansvarig chef.
Två original upprättas, en till
arbetsgivaren och en til  med-

Särskild avtal-
arbetaren. Kopia finns hos
spension
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
KSK HR för beslut som tagits
innevarande år samt 2 år
bakåt, därefter gallras kopian.
Beslutas utifrån pensionsstra-
tegi med tillhörande riktlinjer.
Ex. ansökan och beslut om

Beslut rörande
pensionslösningar
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Personalakt

Beva-
ras
Omgående
Papper
80/90/100. Kopia hos KSK
HR för beslut som tagits inne-
varande år samt 2 år bakåt,
därefter gal ras kopian.
2.3.3
Bemanning och perso-
nalplanering

30

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
KS hål er i övergripande re-

Medarbetarenkät
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper
Närarkiv kansliet
Word
Public 360
Beva-
ras
3 år
PDF-A
sultat för kommunen som hel-
het
2.3.4.3
Hantera krisstöd
Krisstöd
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
Word
M:\

Behöver utredas vidare vad
som ingår i processen
2.3.4.4
Hantera tillbud
Til budsanmälan
Beva-
och utredning
Ja
K3  R2  T1  S1
Papper
Närarkiv kansli

Avvikelsehanteringssy-
stem
ras
2 år

Anmälan kränkande
särbehandling, dis-
Anmälan inkommer via e-
tjänst och ska diarieföras i

kriminering, sexu-
ella trakasserier el-
Ja
K3  R3  T1  S3

E-tjänst
Public 360
Beva-
ras
2 år
PDF-A
eget ärende med til hörande
ler repressalier
utredning. Innehål et i E-tjäns-
samt utredning
ten gallras efter 2 år.
*hanteras via webbtjänst hos
Anmälan om ar-
Webbtjänst*
Arbetsmiljöverket
2.3.4.5
Hantera arbetsskador
betsskada med bi-
Ja
K3  R2  T1  S1
Papper
Personalakt
Word/PDF
Avvikelsehanteringssy-
Beva-
Bilagor, anteckningar och
lagor
stem
ras
2 år
PDF-A
handlingsplaner inkluderas.
Anteckningar som saknar
värde gallras
Vid in-
Medarbetare ansvarar för
2.3.4.7
Hantera anhörigregister
Kontaktuppgifter till
nära anhörig
Ja
K2  R1  T1  S1

Heroma
aktuali-

egen registrering, uppdateras
tet
vid behov.
Tillförs personakten.
Rehabutredningar

2.3.4.8
Främja, förebygga och
Idag ligger al t kvar i adato i
rehabilitera
med bilagor och
Ja
K3  R3  T2  S3

PDF
Adato
Beva-
handlingsplaner
ras
2 år
PDF-A
väntan på E-arkiv, levereras
ej till arkivet. Anteckningar
som saknar värde gallras
Avser anteckningar från av-
Minnesanteck-
stämningsmöte m FK

ningar från Försäk-
Ja
K3  R2  T1  S1
Papper
Personalakt
PDF
Adato
Beva-
Chef scannar in handling och
ringskassa
ras
Omgående
Papper
sparar i Adato. Pappershand-
ling skickas till personalakt
33

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Läkarintyg som rör
Läkarintyg vid arbetsskada

arbetsskada/rehabi-
Ja
K3  R3  T3  S3
Papper
Personalakt

Beva-
bevaras i personalakt.
litering
ras
1 år

Andra intyg gallras
Medarbetarsamtal
Anteckning med ev överens-

pga upprepad kort-
Ja
K3  R3  T2  S3

Adato
Beva-
kommelse förs i Adato.
tidsfrånvaro
ras
2 år
PDF-A
Tillförs personalakten
Konsultationsutlå-
När rehabilite-

tande ang arbets-
livsinriktad rehabili-
Ja
K3  R2  T1  S1
Papper
Personalakt

Adato
Beva-
ras
ring är genom-

tering (SRC)
förd
2.3.5
Hantera löneunderlag och
pensioner

Närvarot-/tjänstgöringslis-
torna fylls i under samman-
2.3.5.1
Hantera och betala lön
Tjänstgöringslistor
träde. Signeras av ordf och
nämnd och utskott
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Pärm på kansliet

Heroma
Beva-
ras

sekreterare. Original skickas
till LoP, kopia sparas i pärm
på kansliet.
Minnesanteckning

från avstämning av
lönerevision med
Ja
K3  R3  T2  S3

Word
Public 360
Beva-
ras
3 år

Hanteras av HR-enheten
fackförbund

Löneuppgifter
Ja
K3  R3  T2  S3

Heroma
Beva-
ras
Omgående
PDF-A

Privata utlägg
Ja
K2  R1  T1  S1
Papper
Pärm hos chef

Heroma
7 år

Kvitton förvaras i pärm, ansö-
kan görs digitalt i Heroma
34

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras
/ Gall-
Leveransfrist
tion
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
ter
kommunarkivet Format vid arki-
rings-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
frist
Gallras
Visar anstäl das löneuppgifter

Signeringslistor/ut-
efter
och ska kontrolleras av chef.
anordningslista
Ja
K1  R2  T1  S1

PDF
Heroma
chefs

Kontroll sker efter lönekör-
kontroll
ning.
2.3.5.3
Hantera bisysslor
Anmälan om bi-
syssla
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Personalakt

Heroma
Beva-
ras
Omgående

Revideras vid förändring
Skickas till LoP
Ledighetsansökan
2.3.5.4
Hantera ledigheter
kortare än 6 måna-
Ja
K1  R1  T1  S1

Heroma
2 år

der
Ansökan görs i pappersform,

Ledighetsansökan
över 6 månader
Ja
K1  R1  T1  S1
Papper
Personalakt (ori-
ginal)

Heroma
Beva-
ras
Omgående

skickas därefter till LoP för re-
gistrering

  4. Ekonomi
Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
2.4
Ekonomi

2.4.1.1
Fakturera kunder
Fakturaunderlag
Ja
K2  R2  T2  S2

PDF
Raindance
7 år

Gäller också debiteringsun-
derlag
2.4.1.2
Hantera leverantörs-
fakturor
Utbetalningar
Ja
K2  R2  T1  S2

Raindance
7 år

35

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
2.8.2.1
Bedriva systematiskt  Handlingsplan hot och
riskhanteringsarbete  våld
Nej
K1  R1  T1  S1

Word/PDF
N:\
Vid inaktualitet

Revideras löpande
2.8.2.2
Bedriva systematiskt  Egenkontrol  brand-
brandskyddsarbete
skydd
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
2 år

Skickas till brandskyddsans-
varig på DF 2 ggr/år

Protokoll brandskydds-
rond
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper
Pärm
PDF
Public 360
Bevaras
2 år

Samma som ovan

5. Informationsförsörjning
Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
Säkerhets-
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
klassning
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
2.9
Informationsförsörj-
ning

Våra egna inlägg samt al -
mänhetens kommentarer
2.9.2.3
Publicera på sociala  Inlägg på Facebook,
Inlägg som är tillfälliga, inte
medier
Twitter, Instagram mm
Ja
K1  R1  T1  S1

Server
Vid inaktualitet

aktuel a längre el er har ringa
betydelse för kontots mål-
grupper får gal ras.
Se riktlinje – Sociala medier –
diarieföring
Inlägg från al mänheten

via sociala medier som
Ja
K2  R1  T1  S1

PDF
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Innehål er inlägg sekretess el
ger upphov til  ärende
kränkningar görs en
skärmdump som sickas till re-
gistrator för diarieföring.
39

Person-
Analoga dokument
Digitala dokument
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
Säkerhets-
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
klassning
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
Hanteras via kommunstyrel-
2.9.2.4
Pressmeddelanden
Pressmeddelanden
Nej
K1  R1  T1  S1

Word/PDF
Cision/Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
sekontoret. Pressmeddelan-
den diarieförs i ett årsärende i
Public 360
2.9.2.5
Broschyrer/trycksa-
ker
Publikationer
Nej
K1  R1  T1  S1
Papper

Word
Cision
Bevaras
1 år

Återfinns även på Sundsvalls
kommuns hemsida
*= Bevaras om arkivex sak-
nas

Underlag till färdigställd

produkt
Nej
K1  R1  T1  S1

Word, PDF,
INDD
N:\
* Gallras vid
utgivning

Underlag som ej leder till pub-
licering/tryck gallras vid inak-
tualitet (efter värdering)
Infomaterial, broschyrer m m
Informations- och mark-

Gammalt material bevaras på

nadsföringsmaterial
N:\
som verksamheten pro-
Nej
K1  R1  T1  S1

Office- och
Adobeprogram

Bevaras
Årsvis
PDF-A
M-katalogen (Stöd och väg-
ducerar
ledning, antagning/Tryck och
marknadsföring) samt på
Google drive

Enklare trycksaker
Nej
K1  R1  T1  S1

Word, PDF
N:\
Vid inaktualitet

2.9.2.6
Hantera annonser
Annonser
Ja
K1  R1  T1  S1

Adobeprogram
N:\
Bevaras
Årsvis
PDF-A

40

6. Alkohol och tobak Person-  Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
Hantera tobakstill-
3.2.1.10
stånd
3.2.1.11
Hantera alkoholtill-



stånd
Ansökan om tillstånd att

sälja tobak och liknande
produkter/serveringstill-
K3  R3   T2  S3
Papper
Akt hos tillstånds-
enheten
PDF
Public 360
Bevaras
3 år

Papper

stånd

Beslut/protokollsutdrag
K3  R3   T2  S3
Papper
Akt hos tillstånds-
enheten
PDF
Public 360
Bevaras
3 år

Papper

3 år efter ären-

Tillståndsbevis, kopia

K3  R3   T2  S3
Papper
Akt hos tillstånds-
enheten

dets avslu-
Levereras ej

tande
3 år efter åter-
kallat eller av-

Bilagor till ansökan

K3  R3   T2  S3
Papper
Akt hos tillstånds-
enheten
PDF
Public 360
Bevaras
slutat serve-
Papper/PDF-A

ringstillstånd.

Akt hos alkohol-
3 år efter åter-
och tobaksen-
kallat eller av-

Underlag til  beslut

K3  R3   T2  S3
Papper
heten

Bevaras
slutat serve-
Papper/PDF-A  Ritningar, bolagsbevis och re-
ringstillstånd.
missvar

Akt hos alkohol-
Finansieringsunderlag, hyres-

Underlag för beslut om
och tobaksen-
3 år efter ären-
kontrakt, konkursfrihetsbevis,

stadigvarande til stånd
K3  R3   T2  S3
Papper
heten

dets avslu-
Levereras ej

tande
personbevis, F-skattebevis,
verksamhetsbeskrivning
Akt hos alkohol-
3 år efter åter-

Utredning

K3  R3   T2  S3
Papper
och tobaksen-
PDF
Public 360
Bevaras
kallat eller av- Papper/PDF-A
heten
slutat serve-
ringstillstånd
41

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
Akt hos alkohol-

Bilagor till beslut/till-
ståndsbevis

K3  R3   T2  S3
Papper
och tobaksen-
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
Papper/PDF-A
heten
Handlingar rörande til -

fälliga tillstånd, slutna

K3  R3   T2  S3
Papper
Pärm

5 år
Levereras ej

sällskap
Handlingar rörande til -

fälliga tillstånd till all-

K3  R3   T2  S3
Papper
Pärm

5 år
Levereras ej

mänheten
Akt hos alkohol-
och tobaksen-

Anmälan om utsedda
serveringsansvariga

K2  R2   T2  S2
Papper
heten

Vid inaktualitet  Levereras ej

När tillståndet gått ut
Akt hos alkohol-
och tobaksen-

Beslut - Återkallelser

K3  R3   T2  S3
Papper
heten
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
Papper/PDF-A

Restaurangrapporter

K3  R3   T2  S3
Papper
Pärm

10 år
Levereras ej

Akt hos alkohol-

Utredning – underlag för
beslut

K3  R3   T2  S3
Papper
och tobaksen-
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
heten

Papper/PDF-A  Avser förändringar i gäl ande
tillstånd
Akt hos alkohol-
Bör bevaras i ärenden som
och tobaksen-

Tillsynsrapport vid re-
leder till utredning om var-
stauranginspektioner

K3  R3  T2  S3
Papper
heten

5 år
Levereras ej
(se undantag)

ning, sanktion el er återkal-
lelse av tillstånd
42

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ter
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
Ja/Nej
Akt hos alkohol-
Övriga, diarieförda, till
och tobaksen-

ärendet hörande hand-
K3  R3   T2  S3
Papper
heten
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
Papper/PDF-A
lingar av betydelse

Akt hos alkohol-
Övriga, icke diarieförda,
och tobaksen-

til  ärendet hörande

K3  R3   T2  S3
Papper
heten

Bevaras
3 år efter åter-
handlingar av betydelse
kallat beslut
Papper

Anmälningar om ölför-
säljning

K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Vid inaktualitet  Levereras ej

När verksamheten upphör
Yttrande till Spelinspekt-
Akt hos alkohol-
3.6.1.4
Lotterimyndighet, till-
stånd och yttranden  ionen ang. värdeauto-

K2  R2  T2  S2
Papper
och tobaksen-

Bevaras
2 år
Papper

mater
heten
  7. Näringsliv och arbete
Per-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
son-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
Leveransfrist
tion
ning
mentation
upp-
ringsfrist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
gifter

3.4.1.2
Främja landsbygds-
Sundsvalls kommuns
utveckling
Landsbygdsprogram
Nej  K1  R1  T1  S1
Papper
Närarkiv
PDF
Public 360
Bevaras
3 år
PDF-A
Revideras årligen på uppdrag
av kommunstyrelsekontoret
3.4.3.1
Främja arbete och
Kommunal ungdomsga-
sysselsättning
ranti, anmälan
Ja  K2  R2  T2  S2

Word
M:\
Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Bevaras om anteckningarna

Kommunal Ungdomsga-
ranti, minnesanteckningar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
Word
M:\
Gallras efter 2
år
Levereras ej

är av vikt och värde för verk-
samheten
43

Rekvisition
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
M:\
Gal ras 10 år
2 år
PDF-A

Slutrekvisition
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A

Delrapport
Nej  K2  R2  T2  S2

PDF
M:\
Gal ras 10 år
Levereras ej
PDF-A
Även benämnd lägesrapport

Slutrapport
Nej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A

Bokföring
Nej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Gallras 10 år
2 år
Papper

Verifikat
Nej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Gal ras 10 år
2 år
Papper

Personalredovisning
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Gal ras 10 år
2 år
Papper

Övrig redovisning
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Gal ras 10 år
2 år
Papper

Korrespondens
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Korrespondens med inaktuel t
innehåll gal ras vid behov
47

Stöd til  andra projekt, an-
sökan
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A

Utlåtandehandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Gäller IAN

Beslutshandlingar
Nej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Gäller IAN

Sekretessförbindelser
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
2 år
PDF-A

3.4.4.1
Bedriva flyktingmot-
tagning
Bosättningsunderlag
Ja  K2  R2  T2  S2

Från Arbetsförmedlingen

Bosättningsunderlag
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

ProCapita
Bevaras
3 år

Från Migrationsverket

Hemutrustningslån
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Personakt

Skuldbrev
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Personakt

Läkarintyg
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Gallras efter 2
år
Levereras ej

Personalakt
48

Beslutsmeddelande
Ja  K3  R3  T2  S3

Word
M:\
Bevaras
Levereras ej

Personakt

Fullmakter
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm
Word
M:\
Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Journalanteckningar
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

ProCapita
Bevaras
Levereras ej
Papper

Hyresavtal
Ja  K3  R3  T2  S3

PDF
Public 360
Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Personalakt

ID-handling
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Personalakt

Hyresavier
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras 1 år
Levereras ej

Ankomsthandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
3 år
Papper
Bekräftelse på mottagande
från Migrationsverket

Återsökningshandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
3 år
Papper
Medel till Migrationsverket

Beslut
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
3 år
Papper
Återsökningar från Migrat-
ionsverket
49

Checklista
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
3 år
Papper
Personalakt

Anmälan
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Gäller SO. I personakt

Utdrag
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Gäller KIR. I personakt

Informationsmaterial
Nej  K1  R1  T1  S1

Pärm

Bevaras
Levereras ej

Egenproducerade. Om inte
kan materialet gallras

Mötesanteckningar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Om anteckningarna innehål-
ler viktig information

Årsrapport
Nej  K1  R1  T1  S1

Word
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Gäller flyktingmottagning

Mottagandehandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras 2 år
Levereras ej

Gäller flyktingmottagning

Ankommande handlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras 2 år
Levereras ej

Gäller flyktingmottagning

Anmälan
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
Word
M:\
Bevaras
2 år
PDF-A
Gäller Mångfaldsdagen, Nat-
ionaldagen m.m.
50

3.4.4.2
Genomföra åtgärder
för integration
Utbildningsintyg
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF
M:\
Bevaras
2 år

Tolkservice

Sekretessdeklarationer
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm
PDF
M:\
Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Tolkservice

Ansökningshandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
Word
M:\
Gallras 2 år
Levereras ej

Tolkservice
Gallras 2 år ef-

Avtal
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
M:\
ter avtalets
Levereras ej

Tolkservice
upphörande

Kundregister
Ja  K2  R2  T2  S2

Word
M:\
Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Tolkservice

Löneregister
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

Tolkservice

Tolkbeställning
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras 2 år
Levereras ej

Tolkservice

Rekvisitioner
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
Levereras ej

Tolkservice

Lönehandlingar
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Bevaras
2 år

Tolkservice. Gäller tolkar
51

Lönespecifikationer
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras 2 år
2 år

Tolkservice

Fakturor
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Gallras 2 år
Levereras ej

Tolkservice. Gäller utgående
tolkuppdrag

Fakturaspecifikationer
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras 2 år
Levereras ej

Tolkservice

IFS uppgifter
Nej  K2  R2  T2  S2

Gallras 2 år
Levereras ej

Tolkservice

Statistik
Nej  K1  R1  T1  S1
Papper
Pärm

Bevaras

PDF-A
Tolkservice. Gäller tolkupp-
drag

Utbildningsansökan
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

Procapita
Bevaras
2 år

52

9. Kommunal vuxenutbildning
P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

3.5.0.1.2
Hantera statlig kvalitets-
granskning



Hantera statlig kvalitets- Skolinspektionens

Papper som inkommer via

granskning
kvalitetsgransk-
N
brev scannas in för diariefö-

ningar
ej  K2  R2  T2  S2
Papper

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
ring i Public 360

Transportstyrelsens

Hantera statlig kvalitets-
N
granskning
kvalitetsgransk-
ningar
ej  K2  R2  T2  S2
Papper

PDF
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Papper som inkommer via
brev scannas in för diariefö-
ring i Public 360
Myndigheten för yr-

Hantera statlig kvalitets-
N
granskning
keshögskolans kva-
litetsgranskningar
ej  K2  R2  T2  S2
Papper

PDF
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Papper som inkommer via
brev scannas in för diariefö-
ring i Public 360
3.5.0.1.7
Hantera anmälningar



Papper som inkommer via
Anmälningar och
brev scannas in för diariefö-

Hantera anmälningar

yttranden till Skolin- Ja  K3  R3  T1  S2
Papper

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
ring i Public 360
spektionen
Papper som inkommer via
Anmälningar och
brev scannas in för diariefö-

Hantera anmälningar

yttranden till Trans- Ja  K3  R3  T1  S2
Papper

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
ring i Public 360
portstyrelsen
Papper som inkommer via
brev scannas in för diariefö-

Hantera anmälningar
Anmälningar och

yttranden till MYH  Ja  K3  R3  T1  S2
Papper

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
ring i Public 360
53

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Hantera anmälningar
Kränkningsanmäl-

ningar
Ja  K3  R3  T2  S2

Stella
Bevaras
3 år
PDF/A
För vidare utredning.

Format ana-
Förvaring di-
Leverans-
3.5.0.3
Organisera utbildning



loga doku-
Förvaring ana-
Format digi-
gitala doku-
Bevaras/gallringsfrist
frist kom-
Format vid ar-
ment
loga dokument  tala dokument
ment
munarkivet
kivering
Anmärkning

Vi diarieför besluten, skickar
Ansökan och beslut
till IAN direkt via internpost.

Organisera utbildning
Interkommunal er- Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Skannas till Alvis

Alvis

sättning (IKE)
Publid 360
Bevaras
3 år
PDF/A
Bilagor sparas i Alvis, men
bör först och främst sparas i
Public 360
Funktions-
Vi sparar all mejl ett år i

Organisera utbildning
Mejlkontakt funkt-
ionsbrevlådor
Ja  K2  R2  T2  S2

brevlådor
Bevaras
1 år
PDF/A
funktiongsbrevlådan innan vi
Public 360
skickar det till diariet
Beslut från Myndig-
Skriver ut och skickar till

Organisera utbildning
heten för yrkeshög- Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
nämndsekreteraren för beslut
skolan (MYH)
i nämnd
Skriver ut och skickar till
nämdsekreteraren för beslut i
Fastställa lednings-
nämd.

Organisera utbildning
grupp vid nystart av  Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
Public 360
Bevaras
1 år

YH-utbildning
Under utredning: Tydliggöra
vad detta är, vad ska in i i
Public 360
Faktureringsun-
derlag samt bilagor
Mejl eller eko-

Organisera utbildning
för IKE och extern  Ja  K1  R1  T1  S1

nomiportalen
M:
Gallras 7 år

upphandlad utbild-
Raindance
ning
Mejl eller eko-

Organisera utbildning
Faktureringsun-
N
derlag och bilagor   ej  K1  R1  T1  S1

nomiportalen
M:
Gallras 7 år

Avser främst SFI och Folk-
Raindance
högskola
55

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Format ana-
Förvaring di-
Leverans-
3.5.7
Kommunal vuxenutbild-
Förvaring ana-
Format digi-
Format vid ar-
ning



loga doku-
gitala doku-
Bevaras/gallringsfrist
frist kom-
ment
loga dokument  tala dokument
ment
munarkivet
kivering
Anmärkning
Protokoll eller
andra beslutshand-

Gäller APT protokoll på verk-
3.5.7.0
Leda-Styra-Organisera  lingar från sam-
samhets och enhetsnivå.

manträden, möten,  Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Skickas digitalt löpande till di-
personalkonferen-
arieföring av ansvarig chef
ser m.m.

Skickas digitalt för diariefö-

Leda-Styra-Organisera  Protokoll från lokala  N

samverkansgrupper  ej  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
ring av HR eller skolchef di-
rekt efter de är påskrivna
Gäller samtycken vid specifik
hantering av t.ex. delgivning
av uppgifter til  andra myndig-
heter.
Samtycke till be-

Leda-Styra-Organisera

handling av person- Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Papper som inkommer via
uppgifter
brev skannas in för distribue-
ring i Public 360.

Notering i Alvis om att sam-
tycke finns
Gäller Yrkeshögskolan. Diari-
eförs i ett samlingsärende.

Leda-Styra-Organisera  Ansökan om att

bedriva utbildning  Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Ansökan skickas digitalt till
Public 360 samtidigt som den
skickas till YH-myndigheten.
Utbildningsförfrå-
Gäller YH och Yrkesvux.

Leda-styra-organisera
gan från näringsli-
N
Kommer oftast in via mejl al-
vet
ej  K1  R1  T1  S1

Gallras vid inaktuali-
tet

ternativt förfrågan om upp-
dragsutbildning

Leda-Styra-Organisera  Ansökan statsbi-

drag
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Skickas digitalt till Public 360
samtidigt som ansökan görs
56

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Avtal och överenskommelser

som ej lagts in i avtalsdata-
bas.

Leda-Styra-Organisera  Avtal samt överens-

kommelser
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A

Papper som inkommer via
brev scannas in för diariefö-
ring i Public 360.

Kvalitets- och

Leda-Styra-Organisera  verksamhetsut-
N

veckling, verksam- ej  K1  R1  T1  S1

Word
M:

Bevaras
3 år
PDF/A

hetsplan

Leda-Styra-Organisera  Kommunikations-
N

plan
ej  K1  R1  T1  S1

Word
Public 360
Bevaras
3 år

Leda-Styra-Organisera  Kursplaner individu- N

ella kurser
ej  K2  R2  T2  S2

Word
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Skickas till Public 360 av an-
svarig rektor vid beslut

Leda-Styra-Organisera  Icke nationel a del- N

kursplaner
ej  K1  R1  T1  S1

Word
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
Skickas till Public 360 av an-
svarig rektor vid beslut
Orienteringskurser
Skickas till Public 360 av an-

Leda-Styra-Organisera  (ORK), innehåll en- N

ligt Skolverkets di-
ej  K1  R1  T1  S1

Word
Google Drive
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
svarig rektor vid beslut eller
rektiv
vid revidering
Beslutsunderlag och beslut

Leda-Styra-Organisera  Disciplinåtgärder,

avstängning
Ja  K3  R3  T2  S3

Word
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
skickas till Public 360 efter
beslutet är taget
Diarieförs som samlingsä-
Överklagan, bilagor
E-tjänstportal
rende. Myndighetsbeslut som

Leda-Styra-Organisera  och svar från kom-
får överklagas sänds vidare

munen av myndig- Ja  K3  R3  T2  S3

Word
Alvis
Bevaras
3 år
PDF/A
till Skolväsendets överkla-
hetsbeslut
Public 360
gandenämnd av beslutsfat-
tande rektor
57

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Ansvarig yrkesrektor ansva-
Protokoll

Leda-Styra-Organisera
rar för att den diarieförs och

branschrådsmöte
Ja  K1  R1  T1  S1

Word
Public 360
Bevaras
3 år
PDF/A
arkiveras när protokollet är
klart

T.ex EFS och Erasmuspro-

Leda-Styra-Organisera

Projekthandlingar  Ja  K3  R3  T2  S3

Word
M:\
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
jekt.
Även planer och protokol

Bestäl ning behö-

Leda-Styra-Organisera

righet
Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänstportal
Gallras efter 2 år

Inaktuella personuppgifter
Alvis
gallras
Skickas till nämnd för beslut
årligen. Diarieförs vid
nämndsbeslut. Revideringar

Leda-Styra-Organisera  Årsplanering av
av kursutbud skickas till

kursutbud
Ja  K1  R1  T1  S1

Excel
M:\chefsmapp
Gallras efter 5 år
-

nämnd via myndighetsbrevlå-
dan vid händelse månadsvis.
Arbetsmaterial gallras däref-
ter.
Yrkes - Underlag som kom-
pletterar verifikationen med

Leda-Styra-Organisera  Faktureringsun-
N
obligatoriska uppgifter som

derlag
ej  K1  R1  T1  S1

M:
Gallras 2 år

annars skulle saknas gallras
efter 7 år. Övriga underlag
gallras efter 2 år
Prövning, IKE, utbildnings-
kostnader, tentamenservice,
undervisningsmaterial Sfi,
studiebesök, skyddskläder

Leda-Styra-Organisera  Beslut om ersätt-
N
(riksprislista)

ning/avgifter
ej  K2  R2  T2  S2

Word
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A

Skriver ut och skickar till
nämdsekreteraren för beslut i
nämd.

Avtal lån av digi-
Serienummer på

Leda-Styra-Organisera  tal utrustning,
Ja  K2  R2  T2  S2
Word
Pärm i IT-rummet

Gallras efter åter-
chromebooks registreras i
tex chromebook
lämning

Alvis – används för att hål a
kol  på att den lämnas igen.
58

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Bedriva

3.5.7.1
grundläggande
För handlingstyper som förekommer men inte återfinns under denna process hänvisas till hanteringsanvisningar under 3.5.7.2 samt till de generella hanteringsanvisningarna.
vuxenutbildning
Ansökan särskilda
Diarieförs/arkiveras i Public

3.5.7.1
Mottaga- Antaga- Pla-
skäl att antas om
360 årligen i januari för före-
cera- Prioritera
kommunmedborga- Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
E-tjänst
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
gående år. Gallras automa-
ren är under 20 år
tiskt från e-tjänsten efter 2 år.

Got-IT säger ja till att gallra

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
automatiskt. Vi behöver bara
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

kolla upp vad som gallras i
ansökningskedjan först.
Till exempel kopior på intyg,
betyg, körkort, tjänstgöring-
Mottaga - Antaga – Pla-
sintyg etc.

cera - Prioritera
Intyg för att styrka

behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Behörighet är överklagans-
bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.
Kopplat til  antagningen. In-
Mottaga - Antaga – Pla-
placeringstest vid behörig-

cera - Prioritera
Nivåtest
Ja  K2  R2  T2  S2

Educate-IT
hetsbedöming

och Alvis
Gallras 5 år

Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år eller vid

lista
lagändring

Markering i Alvis, inget sepa-
rat dokument
Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Motsvarande klasslista på
Mottaga - Antaga – Pla-
grundskolan. Lista på de som

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
är antagna till varje kurs och

utbildning skickas vid varje
nytt antagningstillfälle? Hur
skall vi får till detta?
59

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Upprättas vid antagningen

Senast i sam-
revideras, löpande under stu-

Mottaga-Antaga- Pla-
band med ut-
dietiden.
cera-Prioritera
Studieplan
Ja  K1  R1  T1  S1

PDF/A
Alvis
Bevaras
bildningens
PDF/A

avslut
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Inledande kartlägg-

ning och validering   Ja  K2  R2  T2  S2

Word
E-tjänst
Gallras vid inaktuali-
tet

SYV sammanställer statistik:
antal behandlade ansök-
Mottaga - Antaga – Pla-
ningar, andel godkända an-

N
cera - Prioritera
Antagningsstatistik
sökningar. Diarieförs/arkive-

ej  K2  R2  T2  S2

Word, Excel
Google Drive
Bevaras
1 år
PDF/A
ras i 360 när årsredovis-
ningen är gjord för föregå-
ende år. Gäller samtliga skol-
former

Registrera närvaro
Ledighetsansökan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Grundläggande orienterings-

kurser samt SFI registrerar

Registrera närvaro
Registrera närvaro
Gallras efter betygs-
frånvaro i Alvis.
och frånvaro
Ja  K2  R2  T2  S2

Papper
Olika lärplatt-
formar, Alvis
sättning

Elevdokumentation,
Olika lärplatt-

Undervisa grundläg-
Gallras efter betygs-
gande vuxenutbildning  Prov, inlämnings-
Ja  K2  R2  T2  S2

formar, Alvis,
uppgifter
M:
sättning

Egenproducerade läromedel
skall bevaras.
Undervisningsmaterial som
inte är egenproducerat gall-

Undervisa grundläg-
Undervisnings-
N
gande vuxenutbildning  material
ej  K2  R2  T”  S”

M:/
Gallras vid inaktuali-
tet

ras vid inaktualitet.
Läromedel, egenproducerat. I
den mån kompendier, foton,
diabilder, videoinspelningar
eller multimediepresentat-
ioner produceras på skolan
60

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Ansökan om
ändrad studietid-

Undervisa grundläg-
gande vuxenutbildning  förlängningar och  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Automatisk gallring
förkortningar
Stödteamets dokumentation,

med information om särskilda
anpassningar. Studerandes
Stödteamets
id används istäl et för person-
dokumentation
nummer. Rektorsbeslut beva-

Undervisa grundläg-
(Rektors beslut om

gande vuxenutbildning
Ja  K2  R2  T2  S2

Låst mapp på
ras.
särskilda anpass-
M:\
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A

ningar)
Gal ras på enheten vid diarie-
föring. Skickas till Public 360
för diarieföring/arkivering årli-
gen.

Undervisa grundläg-
Ansökan om tillgo-
gande vuxenutbildning  doräknande av kurs  Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A

Betygskataloger i papper
Årligen/må-
skickas i januari till kommun-

Ge prov och sätta betyg  Betygskataloger
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp
PDF/A
Alvis
Bevaras
nadsvis digi-
PDF/A
arkivet föregående år.
talt

Digitala betygskataloger
skickas månadsvis till e-arkiv

Ge prov och sätta betyg  Utdrag ur betygska-
talogen
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras

Bestäl ning av elev
Bestäl ning betyg

Ge prov och sätta betyg  och samlat betygs-
dokument
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 2 år

Detta vill vi få en automatise-
rad gallring av i Alvis.

Beställning av slut-

Ge prov och sätta betyg  betyg/ gymnasieex- Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäs-
amen/
ten
62

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Vi skickar originalet till elev,
Sammanställning

kopia i pärm, skannar in och

Ge prov och sätta betyg  av slutbetyg/gym-
lägger både i e-tjänst och på
nasieexamen med  Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp

M:
Bevaras
2 år

M:
bilagor

E-tjänsten gallras efter 2 år.

Sammanställning
Alvis
Detta skrivs ut på begäran av

Ge prov och sätta betyg  samlat betygsdoku- Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras

eleven, själva betyget är re-
ment
dan skickad till e-arkivet.

Intyg Orienterings-
Papper (end-
Säkerhetsskåp

Ge prov och sätta betyg  kurs samt ej god-
Ja  K2  R2  T2  S2  ast intyg Ori- (endast intyg Ori-
PDF/A
Alvis
Bevaras
Årligen
PDF/A

känt betyg (F)
enterings-
kurs)
enteringskurs)
Skolverkets Be-
I de fall de används gal ras
Skolverkets
underlaget efter betygssätt-

Ge prov och sätta betyg  dömningsstöd
Gallras vid inaktuali-
grundläggande
  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm hos lärare

bedömnings- tet

ning. Gäller SFI, Grundläg-
Vuxenutbildning
portal
gande gymnasial samt sär-
skild utbildning för vuxna
När elev har gjort en pröv-
ning och därigenom fått nytt

N
Prövning
Prövningsdatum
betyg skrivs det nya betyget
ej  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
Löpande
PDF/A
SAMT datum för prövningen
in i den nya betygsdoku-
mentationen.

Prövning
Prövning; anmälan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst

Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten

Prövning
Prövning; Swisch-
Ja  K2  R2  T2  S2
Gallras efter genom-
betalning

E-tjänst
förd prövning

Hanteras i e-tjänsten samt i
appen för företagswish.

Prövning
Prövning; informat-
ion
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
E-tjänst
Gallras vid inaktuali-
tet

Information om Swish.
63

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Genomförs av våra externa

Prövning
Prövningsprov
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras efter betygs-
sättning

samordnare, de ansvarar för
gallring av proven.

3.5.7.2
Bedriva gymnasial vux-
Antaga - Placera - Registrera närvaro – Undervisa – Hålla utvecklingssamtal - Hantera individuella utvecklingsplaner - Ge modersmålsundervisning - Ge särskilt stöd - Ge prov och sätta betyg -
enutbildning
Validera

Ansökan särskilda
Diarieförs/arkiveras i Public
3.5.7.2
Mottaga- Antaga- Pla-
skäl att antas om
360 årligen i januari för före-
cera- Prioritera
kommunmedborga- Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
E-tjänst
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A
gående år. Gal ras automa-
ren är under 20 år
tiskt från e-tjänsten efter 2 år.
Got it säger ja till att gallra

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
automatiskt. Vi behöver bara
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

kolla upp vad som gallras i
ansökningskedjan först.
Till exempel kopior på intyg,
betyg, körkort, tjänstgöring-
Mottaga - Antaga – Pla-
sintyg etc.

Intyg för att styrka
cera - Prioritera

behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Behörighet är överklagans-
bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.
Kopplat til  antagningen. In-
Mottaga - Antaga – Pla-
placeringstest vid behörig-

cera - Prioritera
Nivåtest
Ja  K2  R2  T2  S2

Educate it och
hetsbedöming

Alvis
Gallras 5 år

Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år eller vid

lista
lagändring

Markering i Alvis, inget sepa-
rat dokument
Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

64

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Motsvarande klasslista på

grundskolan. Lista på de som
Mottaga - Antaga – Pla-
är antagna till varje kurs och

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
utbildning skickas vid varje

nytt antagningstillfälle, när lis-
tan är komplett. Ska e-arkive-
ras ur Alvis utan diarieföring.

Upprättas vid antagningen
Senast i sam-
revideras, löpande under stu-

Mottaga-Antaga- Pla-
band med ut-
dietiden.
cera-Prioritera
Studieplan
Ja  K1  R1  T1  S1

PDF/A
Alvis
Bevaras
bildningens
PDF/A

avslut
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

Mottaga-Antaga- Pla-
Inledande kartlägg-
cera-Prioritera
ning och validering   Ja  K2  R2  T2  S2

Word
E-tjänst
Gallras 2 år

SYV sammanställer statistik:
antal behandlade ansök-
Mottaga - Antaga – Pla-
ningar, andel godkända an-

N
cera - Prioritera
Antagningsstatistik
sökningar. Diarieförs/arkive-

ej  K2  R2  T2  S2

Word, Excel
Google Drive
Bevaras
1 år
PDF/A
ras i Public 360 när årsredo-
visningen är gjord för föregå-
ende år.  Gäller samtliga
skolformer

Registrera närvaro
Ledighetsansökan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras efter 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten

Gallras efter betygs-
Registrera närvaro
Registrera närvaro
och frånvaro
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper

Olika lärplatt-
formar
sättning

Elevdokumentation,
Olika lärplatt-

Undervisa gymnasial
Gallras efter betygs-
vuxenutbildning
Prov, inlämnings-
Ja  K2  R2  T2  S2

formar, Alvis,
uppgifter
M:
sättning

Egenproducerade läromedel
skall bevaras. Undervisnings-

Undervisa gymnasial
Undervisnings-
vuxenutbildning
material
Ja  K2  R2  T2  S2

M:\
Bevaras
2 år

material som inte är egenpro-
ducerat gal ras vid inaktuali-
tet.
65

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Läromedel, egenproducerat. I

den mån kompendier, foton,
diabilder, videoinspelningar
eller multimediepresentat-
ioner produceras på skolan
för att användas i undervis-
ningen bör ett exemplar av

varje bevaras.

Diskussionen fortsätter ang
vad vi ska bevara. Typexem-
pel borde räcka.

I den mån att det handlar om
rent analoga handlingar ska
det skickas till arkivet. Om
det är digitalt material ska det
e-arkiveras. Ingenting av
detta ska diarieföras och
ingenting ska skrivas ut.

Undervisa gymnasial
Gallras efter sam-
vuxenutbildning
Kursutvärdering
N
ej  K1  R1  T1  S1

M:\
Google Drive
manställning

Anmälan/utredning
om fusk, likabe-

Undervisa gymnasial
vuxenutbildning
handling, droger
Ja  K3  R2  T2  S2

PDF/A
Public 360
Stella
Bevaras
3 år
PDF/A

och trygghet/studi-
ero
Lista på al a återbud och al a
studieavbrott tas fram på års-
basis.

Elevens namn, tidsperiod för
studieavbrottet och eventuellt
angett skäl tillavbrottet ska
stå med.

Studieavbrott och
Andel avbrott redovisas i den

Undervisa gymnasial
vuxenutbildning
återbud
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF/A
Alvis
Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
årliga kvalitetsredovisningen.

Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

Avbrott K – elev skrivs ut av
lärare efter 3 veckors från-
varo. Förvaras i pärm.

Avbrott T/F – elev skrivs ut
av lärare pga förutsätt-
ningar/resultat. Förvaras i
66

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

pärm samt diarieförs i Public

360.
Stödteamets dokumentation,
med information om särskilda
anpassningar. Studerandes
Stödteamets
id används istäl et för person-
dokumentation

nummer. Rektorsbeslut beva-

Undervisa gymnasial
vuxenutbildning
(Rektorsbeslut om  Ja  K2  R2  T2  S2

Låst mapp på
M:\
Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
ras.
särskilda anpass-

ningar)
Gal ras på enheten vid diarie-
föring. Skickas till Public 360

för diarieföring/arkivering årli-
gen.
Ansökan om

Undervisa gymnasail
ändrad studietid-
vuxenutbildning
förlängningar och
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Automatisk gallring
förkortningar

Undervisa gymnasial
vuxenutbildning
Byte av studieform  Ja  K2  R2  T2  S2


E-tjänst
Gallras 2 år

Ansökan om kurs-

Undervisa gymnasial
Gallras vid inaktuali-
vuxenutbildning
byte - första kurs-
Ja  K2  R2  T2  S2

Mail eller e-
veckan
tjänst
Alvis
tet

Yrkes intern - Barn och fritid

Läraren noterar med OK att
utraget är uppvisat – i elev-
loggen i Vklass. Ifall utdraget
Dokumentation att
skul e visa på brott: innebär

Undervisa gymnasial
utdrag ur polisens
Gallras vid inaktuali-
det att eleven inte kan gå ut
vuxenutbildning
belastningsregister  Ja  K3  R3  T3  S3

Vklass
tet

på APL och fullfölja utbild-
är visad
ningen. Det leder till samtal
med eleven om yrkesval och
vi får försöka hjälpa eleven
med yrkesvägledning.

Undervisa gymnasial
Kartläggningsverk-
Gallras vid inaktuali-
vuxenutbildning
tyg validering
Ja  K2  R2  T2  S2

Word

tet

Yrkes intern
67

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas
Bedömning Arbets-

Yrkes - Bevaras hos läraren
platsförlagt lärande

under kursens gång. På yr-

Undervisa gymnasial
Gallras vid inaktuali-
vuxenutbildning
(APL), validering
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Låst utrymme
Word
M:\, V-klass
kespaketen sparas underlag
skattningsdoku-
tet

under hela utbildningen och
ment
gallras efter utbildningsslut.
Mailkontakt med

APL-plats (Avtal
Yrkes - Diarieförs om det blir
ett eller tillför ett redan på-

Undervisa gymnasial
upprättas i sam-
N
Gallras vid inaktuali-
vuxenutbildning
band med APL mel- ej  K1  R2  T2  S2
Papper

Outlook
tet

gående ärende (när det är ett
mail av vikt)
lan utbildningsan-

ordnare och elev)

Arbetsmiljöavtal
tecknat mellan elev,

Undervisa gymnasial
utbildningsanord-
N
vuxenutbildning
nare och
ej  K3  R3  T3  S3
Papper
Låst utrymme
PDF/A
Public 360
Bevaras
Skickas direkt
PDF/A
Skickas månadsvis till arkivet
bransch/utbild-
ningsplats
Yrkes - Diarieförs om det blir
Mailkontakt med
ett eller til för ett redan på-

Undervisa gymnasial
Gallras vid inaktuali-
gående ärende
vuxenutbildning
SYV, admin, konsu- Ja  K1  R1  T1  S1

Outlook

lenter
tet

Information och uppföljning
av elever
Mötesanteckningar
Yrkes - Under förutsättning

Undervisa gymnasial
från arbetsgruppen
Gallras vid inaktuali-
att de inte innehål er beslut
vuxenutbildning
för extern yrkesut- Ja  K1  R1  T1  S1

Samarbetsrum
Driven
tet

eller information av direkt be-
bildning
tydelse för verksamheten

Undervisa gymnasial
Protokoll från yr-
Public 360
vuxenutbildning
kesråd
Ja  K1  R1  T1  S1

Word

M:
Bevaras
1 år
PDF/A

Uppföljning av ele-

Undervisa gymnasial
N
Public 360
vuxenutbildning
ver - grupp under
utbildning
ej  K1  R1  T1  S1

Word

M:
Bevaras
1 år
PDF/A
Yrke extern - Två- och tre-
partssamtal, dokumenteras

Undervisa gymnasial
vuxenutbildning
Komvuxarbete
Ja  K2  R2  T2  S2

Lärplattform  Gallras efter betygs-
sättning

Undervisa gymnasial
Ansökan om tillgo-
vuxenutbildning
doräknande av kurs  Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A

68

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Betygskataloger i papper

Årligen/må-
skickas i januari till kommun-

Ge prov och sätta betyg  Betygskataloger
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp
PDF/A
Alvis
Bevaras
nadsvis digi-
PDF/A
arkivet föregående år. Digi-
talt
tala betygskataloger skickas
månadsvis till e-arkiv

Ge prov och sätta betyg  Utdrag ur betygska-
talogen
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras

Bestäl ning av elev

Bestäl ning betyg

Ge prov och sätta betyg  och samlat betygs-
dokument
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 2 år

Detta vill vi få en automatise-
rad gallring av i Alvis.

Ge prov och sätta betyg  Beställning intyg
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten
Bestäl ning av slut-

Ge prov och sätta betyg  betyg/ gymnasieex- Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
amen/
ten
Sammanställning
Vi skickar originalet till elev,

Ge prov och sätta betyg  av slutbetyg/gym-
kopia i pärm, skannar in och
nasieexamen med  Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp
PDF/A
M:
Bevaras
2 år
PDF/A
lägger både i e-tjänst och på
bilagor
M:
Sammanställning
Detta skrivs ut på begäran av

Ge prov och sätta betyg  samlat betygsdoku- Ja  K2  R2  T2  S2

eleven, själva betyget är re-
ment
Alvis
Gallras

dan skickad till e-arkivet.

Ge prov och sätta betyg  Intyg ej godkänt be-
tyg (F)
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
Årligen
PDF/A

69

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Skolverkets Be-
I de fall de används gal ras
dömningsstöd
N

Skolverkets
underlaget efter betygssätt-

Ge prov och sätta betyg
Gallras vid inaktuali-
gymnasial Vuxenut- ej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm hos lärare

bedömnings-
tet

ning. Gäller SFI, Grundläg-
bildning
portal
gande gymnasial samt sär-
skild utbildning för vuxna
Diplom och

Beställning via
Yrkes - Sammanhållen bilaga

Ge prov och
dras ut från Alvis, precis som
sätta betyg
bilaga sammanhål- Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
e-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A
len yrkesutbildning
Alvis, M:
en betygskatalog och sparas
inte. Diplom sparas på M:

Elevlösningar i samtliga äm-

nen utom svenska och matte

Ge prov och
Nationella prov,
gallras 3 år efter provtillfället.
sätta betyg
engelska
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp

Gallras 3 år

NP-rum
Förvaras i NP-rummet (om vi
inte har plats kan vi hyra
plats hos arkivet)
Nationella prov,

Ge prov och
sätta betyg
svenska och mate- Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp
matik
NP-rum

Bevaras
1 år

När någon har gjort en pröv-
ning och därigenom fått nytt

N
Prövning
Prövningsdatum
betyg skrivs det nya betyget
ej  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
Löpande
PDF/A
SAMT datum för prövningen
in i den nya betygsdoku-
mentationen.

Prövning
Prövning; anmälan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst

Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten

Prövning
Prövning; Swishbe-
talning
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras efter genom-
förd prövning

Hanteras i e-tjänsten samt i
appen för företagswish .

Prövning
Prövning; informat-
ion
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
E-tjänst
Gallras vid inaktuali-
tet

Information om Swish.
70

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

J K

Genomförs av våra externa

Prövning
Prövningsprov
a 2
R2
T2  S2

Gallras efter betygssätt-
ning

samordnare, de ansvarar
för gal ring av proven.
Antaga - Placera - R  egistrera närvaro – Undervisa – Hålla utvecklingssamtal - Hantera individuella utvecklingsplaner - Ge modersmålsundervisning - Ge särskilt stöd - Ge prov och sätta betyg –
3.5.7.3
Bedriva svenska för in-
Validera
vandrare

För handlingstyper som förekommer men inte återfinns under denna process hänvisas til  hanteringsanvisningar under 3.5.7.2 samt til  de generel a hanteringsanvisningarna.

Mottaga - Antaga – Pla- Ansökan om åter-

cera - Prioritera
vända vid särskilda  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

skäl

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Till exempel kopior på intyg,
betyg, körkort, tjänstgöring-
Mottaga - Antaga – Pla-
sintyg etc.

cera - Prioritera
Intyg för att styrka

behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Behörighet är överklagans-
bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.
Kopplat til  antagningen. In-
Mottaga - Antaga – Pla-
placeringstest vid behörig-

cera - Prioritera
Nivåtest
Ja  K2  R2  T2  S2

Educate it och
hetsbedöming

Alvis
Gallras 5 år

Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år eller vid

lista
lagändring

Markering i Alvis, inget sepa-
rat dokument
Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

71

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Motsvarande klasslista på

grundskolan. Lista på de som
Mottaga - Antaga – Pla-
är antagna till varje kurs och

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF/A
Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
utbildning skickas vid varje

nytt antagningstillfälle, när lis-
tan är komplett. Ska e-arkive-
ras ur Alvis utan diarieföring.

Upprättas vid antagningen
Senast i sam-
revideras, löpande under stu-

Mottaga-Antaga- Pla-
band med ut-
dietiden.
cera-Prioritera
Studieplan

Ja  K1  R1  T1  S1

PDF/A
Alvis
Bevaras
bildningens
PDF/A

avslut
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

Mottaga-Antaga- Pla-
Inledande kartlägg-
cera-Prioritera
ning
Ja  K2  R2  T2  S2

Word
E-tjänst
Gallras vid inaktuali-
tet

SYV sammanställer statistik:
antal behandlade ansök-
ningar, andel godkända an-
Mottaga - Antaga – Pla-
sökningar.

cera - Prioritera
Antagningsstatistik  N

ej  K2  R2  T2  S2

Word, Excel
Google Drive
Bevaras
1 år
PDF/A
Diarieförs/arkiveras i Public
360 när årsredovisningen är
gjord för föregående år.

Gäller samtliga skolformer

Registrera närvaro
Ledighetsansökan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Registrera närvaro
Registrera närvaro
och frånvaro
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras efter betygs-
sättning

Sfi registrerar frånvaro i Alvis.

Bedömning och utlå-
Fördjupad pedago-
tande
gisk kartläggning
Ja  K2  R2  T2  S2

Word
M:
Bevaras
2 år
PDF/A
Skrivs ut och skickar till arki-
vet.
72

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Bedriva SFI
Grupplistor

Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
5 år
PDF/A
Got-IT kan automatisera
denna arkivering.
Ansökan och beslut

Bedriva SFI
om gruppbyte och  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

studieform

Lista på al a återbud och al a
studieavbrott tas fram på års-
basis.

Elevens namn, tidsperiod för
studieavbrottet och eventuellt
angett skäl tillavbrottet ska
stå med.

Andel avbrott redovisas i den
Studieavbrott och
årliga kvalitetsredovisningen.

Bedriva SFI
återbud
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF/A
Alvis
Ska e-arkiveras ur Alvis utan

Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
diarieföring.

Avbrott K – elev skrivs ut av
lärare efter 3 veckors från-
varo. Förvaras i pärm.

Avbrott T/F – elev skrivs ut
av lärare pga förutsätt-
ningar/resultat. Förvaras i
pärm samt diarieförs i Public
360.
Rektor beslutar tillsammans
med lärare om eleven ska få

Bedriva SFI
Beslut om förlängd
studietid
Ja  K2  R2  T2  S2

Mail/PDF
Public 360
Alvis
Bevaras
1 år
PDF/A
förlängd studietid. Mejl in-
kommer til  handläggare som
registrerar i Alvis.
Elevdokumentation,
Olika lärplatt-

Bedriva SFI
Prov, inlämnings-
Ja  K2  R2  T2  S2

formar, Alvis,
Gallras efter betygs-
uppgifter
M:
sättning

Egenproducerade läromedel
skall bevaras. Undervisnings-

Bedriva SFI
Undervisnings-
N
material
ej  K2  R2  T”  S”

M:/
Gallras vid inaktuali-
tet

material som inte är egenpro-
ducerat gallras vid inaktuali-
tet.
73

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas
Sammanfattad be-

dömning vid flytt

Sammanstäl ning av upp-
från Sundsvalls
nådda kunskaper vid t.ex.

Bedriva SFI
kommun, vid ej av- Ja  K2  R2  T2  S2

Word

Se anmärkning

flytt
slutad kurs (eleven

måste själv be om
Original överlämnas till elev.
det)
Diarieförs ej.

Bedriva SFI
Schema
Ja  K2  R2  T2  S2

Word
Alvis
Bevaras
3 år
PDF/A
Klass-schema ska bevaras.
Lärarschema gal ras.

Bedriva SFI
Ansökan om tillgo-
doräknande av kurs  Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A

Betygskataloger i papper
Årligen/må-
skickas i januari till kommun-

Ge prov och sätta betyg  Betygskataloger
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp

Alvis
Bevaras
nadsvis digi-
PDF/A
arkivet föregående år. Digi-
talt
tala betygskataloger skickas
månadsvis till e-arkiv

Ge prov och sätta betyg  Utdrag ur betygska-
talogen
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras

Bestäl ning av elev
Bestäl ning betyg

Ge prov och sätta betyg  och samlat betygs-
dokument
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 2 år

Detta vill vi få en automatise-
rad gallring av i Alvis.

Ge prov och sätta betyg  Beställning intyg
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten
Nationel a slut-
prov/ämnesprov i

Ge prov och
sätta betyg
svenska, elevlös-
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Säkerhetsskåp
ningar samtliga de-
Arkivrum

Bevaras
1 år

Levereras ett år efter provtill-
fället
lar
75

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

I de fall de används gal ras
Skolverkets Be-
N

Skolverkets
underlaget efter betygssätt-

Ge prov och sätta betyg  dömningsstöd Sfi
bedömnings- Gallras vid inaktuali-
ning. Gäller SFI, Grundläg-
Vuxenutbildning
ej  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm hos lärare

portal
tet

gande gymnasial samt sär-
skild utbildning för vuxna
När beslut är fattat i lednings-

gruppen skickas datumen för
diarieföring i Public 360.

Prövning
Prövningsdatum
N
Eller - när någon person har
ej  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
Löpande

gjort en prövning och därige-
nom fått nytt betyg skrivs det
nya betyget SAMT datum för
prövningen in i den nya be-
tygsdokumentationen.

Prövning
Prövning; anmälan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst

Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten

Prövning
Prövning; Swisch-
betalning
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Gallras efter genom-
förd prövning

Hanteras i e-tjänsten samt i
appen för företagswish .

Prövning
Prövning; informat-
ion
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
E-tjänst
Gallras vid inaktuali-
tet

Information om Swish.
Genomförs av våra externa

Prövning
Prövningsprov
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras efter betygs-
sättning

samordnare, de ansvarar för
gallring av proven.
E-tjänstportal
Elever överklagar beslut, ex-

Bedriva SFI
Överklagan av be-
empelvis avslag på att åter-
slut
Ja  K3  R3  T2  S3

Alvis
Bevaras
3 år
PDF/A
Public 360
vända til  undervisning i
svenska för invandrare
76

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

3.5.7.4
Bedriva
Yrkeshögskola
För handlingstyper som förekommer men inte återfinns under denna process hänvisas till hanteringsanvisningar under 3.5.7.2 samt till de generella hanteringsanvisningarna.
Kallelse, dagord-

Leda-Styra-Organisera

ning och protokol   Ja  K2  R2  T2  S2

Word/PDF
M:
Gal ras 10 år

til  ledningsgrupp

Got-IT säger ja till att gallra

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
automatiskt. Vi behöver bara
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

YH antagning  Bevaras av MYH ef-
ter 3 år

kolla upp vad som gallras i
ansökningskedjan först.
Till exempel kopior på intyg,
betyg, körkort, tjänstgöring-
Mottaga - Antaga – Pla-
sintyg etc.

cera - Prioritera
Intyg för att styrka

behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

YH antagning  Bevaras av MYH ef-
ter 3 år

Behörighet är överklagans-
bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.
Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

YH antagning  Bevaras av MYH ef-

lista
ter 3 år

Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

YH antagning  Bevaras av MYH ef-

ter 3 år

Motsvarande klasslista på
grundskolan. Lista på de som
är antagna till varje kurs och
Mottaga - Antaga – Pla-
utbildning skickas vid varje

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
nytt antagningstillfälle, när lis-

tan är komplett. Ska e-arkive-
ras ur Alvis utan diarieföring.
Listan finns på MYH som har
egna rutiner kring gallra/be-
vara.
77

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Elevregistrering Al-

Bedriva
Yrkeshögskola
vis
Ja  K2  R3  T1  S2

Alvis
Gallras efter avslutad
utbildning

Gallras vid inaktualitet under

förutsättning att uppgifter för

Undervisning
Elevdokumentation  Ja  K2  R2  T2  S2

M:
Gallras vid inaktuali-
tet

uppföljning m.m. dokumente-
rats i t.ex åtgärdsprogram/ut-
vecklingsplan.

Egenproducerade läromedel
skall bevaras. Undervisnings-
material som inte är egenpro-
ducerat gallras vid inaktuali-
tet.

Läromedel, egenproducerat. I
den mån kompendier, foton,
diabilder, videoinspelningar
eller multimediepresentat-
ioner produceras på skolan
för att användas i undervis-

Undervisning
Undervisnings-
ningen bör ett exemplar av
material
Ja  K2  R2  T2  S2

M:\
Gallras vid inaktuali-
tet

varje bevaras.

Diskussionen fortsätter ang
vad vi ska bevara. Typexem-
pel borde räcka.

I den mån att det handlar om
rent analoga handlingar ska
det skickas till arkivet. Om
det är digitalt material ska det
e-arkiveras. Ingenting av
detta ska diarieföras och
ingenting ska skrivas ut.
Lista på al a återbud och al a
studieavbrott tas fram på års-
basis.

Elevens namn, tidsperiod för
Studieavbrott och
studieavbrottet och eventuellt

Undervisning
återbud
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF/A
Alvis
angett skäl tillavbrottet ska

Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
stå med.

Andel avbrott redovisas i den
årliga kvalitetsredovisningen.
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

78

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Avbrott K – elev skrivs ut av

lärare efter 3 veckors från-
varo. Förvaras i pärm.

Avbrott T/F – elev skrivs ut
av lärare pga förutsätt-
ningar/resultat. Förvaras i

pärm samt diarieförs i Public
360.

Bedriva
Ansökan om tillgo-

Yrkeshögskola
doräknande av kurs  Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A

Bedriva
N
Yrkeshögskola
Kursutvärdering
ej  K1  R1  T1  S1

M:\
Gallras efter avslutad
utbildningsomgång

Stödteamets dokumentation,
med information om särskilda
anpassningar. Studerandes
id används istäl et för person-
Stödteamets
nummer. Rektorsbeslut beva-
dokumentation
ras.

Bedriva
Yrkeshögskola
(Rektorsbeslut om  Ja  K2  R2  T2  S2

Låst mapp på

särskilda anpass-
M:\
Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
Under utredning
ningar)

Gal ras på enheten vid diarie-
föring. Skickas till Public 360
för diarieföring/arkivering årli-
gen.
Betygsunderlag
Gallras efter be-

Bedriva
från föreläsare till
Yrkeshögskola
utbildningsledare
Ja  K2  R2  T2  S2

M:
tyg/utbildningsbevis

inför betygssättning
är satt
Skannas in i Alvis direkt efter
avslutad utbildning och

Bedriva
Examensbevis och
Yrkeshögskola
utbildningsbevis
Ja  K1  R1  T1  S1

Pärm

MYH
M:
Bevaras
3 år
PDF/A
skickas till kommunarkivet

Rutin måste skapas

Bedriva
Yrkeshögskola
Beställning intyg
Ja  K2  R2  T2  S2

Gallras efter utläm-
nande til  student

79

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas
Anmälan/utredning

om fusk, likabe-

När sista eleven från ett fö-

Bedriva
Yrkeshögskola
handling, droger
Ja  K3  R2  T2  S2

Public 360
delseår har avslutat sin skol-
och trygghet/studi-
Stella
Bevaras
3 år
PDF/A
gång
ero
Kommunal vuxenutbild-

ning; yrkesutbildning

intern/extern

Mailkontakt med
APL-plats (Avtal
Diarieförs om det blir ett eller

N

upprättas i sam-
til för ett redan pågående
band med APL mel- ej  K1  R2  T2  S2
Papper

Outlook

Gallras vid inaktuali-
tet

ärende
lan utbildningsan-

ordnare och elev)
Diarieförs om det blir ett eller
Mejlkontakt med
til för ett redan pågående

SYV, admin, konsu- Ja  K1  R1  T1  S1

Outlook

Gallras vid inaktuali-
ärende
lenter
tet

Information och uppföljning
av elever
Mötesanteckningar
Under förutsättning att de

från arbetsgruppen
inte innehål er beslut el er in-
för extern yrkesut- Ja  K1  R1  T1  S1

Samarbetsrum  Gallras vid inaktuali-
tet

formation av direkt betydelse
bildning
för verksamheten
Mötesanteckningar
Under förutsättning att de

från arbetsgruppen
inte innehål er beslut el er in-
för all yrkesutbild-
Ja  K1  R1  T1  S1

Gallras vid inaktuali-
tet

formation av direkt betydelse
ning – yrkesråd
för verksamheten
Publikation i kurs-

N

katalog och på
hemsida
ej  K1  R1  T1  S1

Drive
Gallras vid inaktuali-
tet

Uppföljning av ele-

N

ver - grupp under
utbildning
ej  K1  R1  T1  S1

M:
Bevaras
2 år

Två- och trepartssamtal, do-
kumenteras
80

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Underlag som kompletterar

verifikationen med obligato-

Faktureringsun-
riska uppgifter som annars
derlag
Ja  K1  R1  T1  S1

M:
Gallras 2 år

skulle saknas gallras efter 7
år. Övriga underlag gal ras
efter 2 år

3.5.8
Särskild utbildning för
vuxna
För handlingar avseende Leda-Styra-Organisera – se 3.5.7.0

Bedriva särskild utbild-
3.5.8.1
ning för vuxna på
Antaga - Placera - Registrera närvaro – Undervisa – Hålla utvecklingssamtal - Hantera individuella utvecklingsplaner - Ge modersmålsundervisning
grundläggande nivå
Gäl er även gymnasial, an-
passad utbildning för Vuxna
Ansökan särskilda
på grundläggande och gymn-
asial nivå
3.5.8.1
Mottaga- Antaga- Pla-
skäl att antas om
cera- Prioritera
kommunmedborga- Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A

ren är under 20 år
Diarieförs/arkiveras i Public
360 årligen i januari för före-
gående år. Gal ras automa-
tiskt från e-tjänsten efter 2 år.

Got it säger ja till att gallra

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
automatiskt. Vi behöver bara
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

kolla upp vad som gallras i
ansökningskedjan först.

Till exempel kopior på intyg,

betyg, körkort, tjänstgöring-

sintyg etc.

Mottaga - Antaga – Pla- Intyg för att styrka

cera - Prioritera
behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Behörighet är överklagans-

bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.

Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år eller vid

lista
lagändring

Markering i Alvis, inget sepa-
rat dokument
81

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Mottaga - Antaga – Pla- Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

cera - Prioritera

Motsvarande klasslista på

grundskolan. Lista på de som
Mottaga - Antaga – Pla-
är antagna till varje kurs och

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
utbildning skickas vid varje

nytt antagningstillfälle, när lis-
tan är komplett. Ska e-arkive-

ras ur Alvis utan diarieföring.

Upprättas vid antagningen

Senast i sam-
revideras, löpande under stu-

Mottaga-Antaga- Pla-
band med ut-
dietiden.
cera-Prioritera
Studieplan
Ja  K1  R1  T1  S1

Alvis
Bevaras
bildningens
PDF/A

avslut
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

SYV sammanställer statistik:

antal behandlade ansök-

ningar, andel godkända an-
Mottaga - Antaga – Pla-
sökningar. Diarieförs/arkive-

N
cera - Prioritera
Antagningsstatistik
ras i Public 360 när årsredo-

ej  K2  R2  T2  S2

Word, Excel
Google drive
Bevaras
1 år
PDF/A
visningen är gjord för föregå-
ende år.

Gäller samtliga skolformer

Registrera näraro
Ledighetsansökan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Alvis
Gallras 2 år

Registrera närvaro
Registrera närvara
Gallras efter betygs-
och frånvaro
Ja  K2  R2  T2  S2

Papper
Olika lärplatt-
formar
sättning

Undervisning
Grupplistor/Klass-
listor
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
3 år
PDF/A
Grupplistor av tillfällig karak-
tär.

Elevloggen på Vklass för de

Lärplattform
elever som vi har i egen regi.

Elevdokumentation  Ja  K2  R2  T2  S2

Papper

M:
Gallras vid inaktuali-
Externa anordnare behöver

tet

utredas. De har egna plattfor-

mar.
82

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas
Undervisning

Gallras vid inaktualitet under
förutsättning att uppgifter för
uppföljning m.m. dokumente-
rats i t.ex åtgärdsprogram/ut-
vecklingsplan.

Egenproducerade läromedel

skall bevaras. Undervisnings-

material som inte är egenpro-

ducerat gallras vid inaktuali-

tet.

Läromedel, egenproducerat. I

den mån kompendier, foton,

diabilder, videoinspelningar

eller multimediepresentat-
Undervisa
ioner produceras på skolan
för att användas i undervis-

Undervisnings-
ningen bör ett exemplar av
material
Ja  K2  R2  T2  S2

M:\
Gallras

varje bevaras.

Diskussionen fortsätter ang
vad vi ska bevara. Typexem-
pel borde räcka.

I den mån att det handlar om
rent analoga handlingar ska
det skickas till arkivet. Om
det är digitalt material ska det
e-arkiveras. Ingenting av
detta ska diarieföras och
ingenting ska skrivas ut.

Lista på al a återbud och al a

studieavbrott tas fram på års-

basis.

Elevens namn, tidsperiod för

studieavbrottet och eventuellt

angett skäl tillavbrottet ska

stå med.

Studieavbrott och
Andel avbrott redovisas i den

Undervisning
återbud
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm
PDF/A
Alvis
årliga kvalitetsredovisningen.

Public 360
Bevaras
2 år
PDF/A
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.

Avbrott K – elev skrivs ut av
lärare efter 3 veckors från-
varo. Förvaras i pärm.

Avbrott T/F – elev skrivs ut
av lärare pga förutsätt-
ningar/resultat. Förvaras i
83

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Bedriva särskild utbild-
Antaga - Placera

3.5.8.2
ning för vuxna på
- Registrera närvaro – Undervisa – Hålla utvecklingssamtal - Hantera individuella utvecklingsplaner - Ge modersmålsundervisning – Ge särskilt stöd – Ge prov och
gymnasial nivå
sätta betyg - Validera
Gäl er även gymnasial, an-

passad utbildning för Vuxna
Ansökan särskilda
på grundläggande och gymn-
asial nivå.
3.5.8.2
Mottaga- Antaga- Pla-
skäl att antas om
cera- Prioritera
kommunmedborga- Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Public 360
Bevaras
1 år
PDF/A

ren är under 20 år
Diarieförs/arkiveras i Public

360 årligen i januari för före-
gående år. Gal ras automa-
tiskt från e-tjänsten efter 2 år.
Got it säger ja till att gallra

Mottaga - Antaga – Pla- Anmälningar/an-
automatiskt. Vi behöver bara
cera - Prioritera
sökningshandlingar  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

kolla upp vad som gallras i
ansökningskedjan först.
Till exempel kopior på intyg,
betyg, körkort, tjänstgöring-
Mottaga - Antaga – Pla-
sintyg etc.

cera - Prioritera
Intyg för att styrka

behörighet
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Behörighet är överklagans-
bart, behöver sparas under ti-
den för när det är möjligt att
överklaga.
Mottaga - Antaga – Pla- Behörighetsbedöm-

cera - Prioritera
ning/prioriterings-
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år eller vid

lista
lagändring

Markering i Alvis, inget sepa-
rat dokument
Mottaga - Antaga – Pla-

cera - Prioritera
Antagningsbesked  Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Gallras 5 år

Motsvarande klasslista på
grundskolan. Lista på de som
Mottaga - Antaga – Pla-
är antagna till varje kurs och

cera - Prioritera
Antagningslistor
Ja  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
2 år
PDF/A
utbildning skickas vid varje

nytt antagningstillfälle, när lis-
tan är komplett. Ska e-arkive-
ras ur Alvis utan diarieföring.
86

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Upprättas vid antagningen

Senast i sam-
revideras, löpande under stu-

Mottaga-Antaga- Pla-
band med ut-
dietiden.
cera-Prioritera
Studieplan
Ja  K1  R1  T1  S1

Alvis
Bevaras
bildningens
PDF/A

avslut
Ska e-arkiveras ur Alvis utan
diarieföring.
SYV sammanställer statistik:

antal behandlade ansök-
Mottaga - Antaga – Pla-
ningar, andel godkända an-

N
cera - Prioritera
Antagningsstatistik
sökningar. Diarieförs/arkive-

ej  K2  R2  T2  S2

Word, Excel
Google drive
Bevaras
1 år
PDF/A
ras i Public 360 när årsredo-

visningen är gjord för föregå-
ende år.  Gäller samtliga
skolformer

Registrera närvaro

Ledighetsansökan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
Alvis
Gallras 2 år

Registrera närvaro
Registrera närvara
Gallras efter betygs-
och frånvaro
Ja  K2  R2  T2  S2

Papper
Olika lärplatt-
formar
sättning

Elevdokumentation,
Olika lärplatt-

Undervisning
Prov, inlämnings-
Ja  K2  R2  T2  S2

formar, Alvis,  Gallras efter betygs-
uppgifter
M:
sättning

Egenproducerade läromedel
skall bevaras. Undervisnings-
material som inte är egenpro-
ducerat gallras vid inaktuali-
tet.

Läromedel, egenproducerat. I
den mån kompendier, foton,
diabilder, videoinspelningar

Undervisning
Undervisnings-
material
Ja  K2  R2  T2  S2

M:\
Gallras

eller multimediepresentat-
ioner produceras på skolan
för att användas i undervis-
ningen bör ett exemplar av
varje bevaras.

Diskussionen fortsätter ang
vad vi ska bevara. Typexem-
pel borde räcka.

87

P Sä-
Av lagernBeteckning
Analoga dokument
Digitala dokument
er ker-
Bevaras / Gallrings-
Leveransfrist
/ Punktnotation
Process / handläggning  Beskrivning / Doku-
mentation
s hets-
frist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
o klas

Ansökan om tillgo-

Undervisning
doräknande av kurs  Ja  K1  R1  T1  S1

E-tjänst
Bevaras
2 år
PDF/A

När någon person har gjort

en prövning och därigenom

Prövning
Prövningsdatum
N
fått nytt betyg skrivs det nya
ej  K2  R2  T2  S2

Alvis
Bevaras
Löpande
PDF/A
betyget SAMT datum för
prövningen in i den nya be-
tygsdokumentationen.

Prövning
Prövning; anmälan  Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst

Gallras 2 år

Gallras automatiskt i e-tjäns-
ten

Prövning; Swisch-
Gallras efter genom-
Prövning
betalning
Ja  K2  R2  T2  S2

E-tjänst
förd prövning

Hanteras i e-tjänsten samt i
appen för företagswish .

Prövning; informat-
Gallras vid inaktuali-
Prövning
ion
Ja  K2  R2  T2  S2

PDF
E-tjänst
tet

Information om Swish.
Genomförs av våra externa

Gallras efter betygs-
Prövning
Prövningsprov
Ja  K2  R2  T2  S2

sättning

samordnare, de ansvarar för
gallring av proven.

  10.  Lex Sarah
Per-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
son-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
Leveransfrist
tion
ning
mentation
upp-
ringsfrist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
gifter

Individ- och ar-
Original scannas och bifogas
3.7.0
Leda/styra/organi-
Anmälan till IVO enligt 14
betsmarknadsför-
sera
kap 3 § SoL
Ja   K3  R3  T2  S3
Papper
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
i flexite i flexite. Diarienumret
kansli diarium
noteras i flexite
90

Per-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
son-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
Leveransfrist
tion
ning
mentation
upp-
ringsfrist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
gifter

Individ- och ar-
Inkommer genom flexite,
skrivs ut och diarieförs som

Avvikelserapport
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
betsmarknadsför- Utskrift från flex-
valtningens
ite/pdf Public 360  Flexite/public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
inkommen handling i public
kansli diarium
360 Diarienumret noteras i
flexite
Inkommer genom flexite,
Lex Sarah rapport gäl-
Individ- och ar-
skrivs ut och diarieförs som

lande missförhållande/risk
ja
K3  R3  T2  S3
Papper
betsmarknadsför- Utskrift från flex-
inkommen handling i public
för missförhållande
valtningens
ite/pdf Public 360  Flexite/public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
kansli diarium
360 Diarienumret noteras i
flexite

Utredning intern
Ja   K3  R3  T2  S3

Fritext
Flexite
Bevaras

Individ- och ar-

Utredning extern
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
betsmarknadsför-
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Original scannas och bifogas
i flexite
kansli diarium
Individ- och ar-

Svar från IVO gällande
betsmarknadsför-
Lex Sarah
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Original scannas och bifogas
i flexite
kansli diarium

Rapporter och korrespon-
dens med interna utförare
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper

Fritext
Flexite
Bevaras
2 år
PDF-A

Individ- och ar-

Rapporter och korrespon-
betsmarknadsför-
dens med externa utförare
Ja  K3  R3  T2  S3
Papper
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A
Original scannas och bifogas
i flexite.
kansli diarium
Individ- och ar-

Rapport till nämnd
Nej  K2  R2  T2  S2
Papper
betsmarknadsför-
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A

kansli diarium
91

Per-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
son-
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
Leveransfrist
tion
ning
mentation
upp-
ringsfrist
kommunarkivet  Format vid
arkivering
Anmärkning
Format
Förvaring
Format
Förvaring
gifter

Individ- och ar-

Årsstatistik till ledning och
betsmarknadsför-
nämnd
Ja  K2  R2  T2  S2
Papper
valtningens
Word
Public 360
Bevaras
2 år
PDF-A

kansli diarium
  11.  Dödsbohandläggning
Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
Göra dödsboanmälan
All pappersförva-
3.7.1.7
och handlägga be-

ring sker i pärm

gravningshjälp
tills de levereras
till arkivet

Dödsboanmälan +
Ansökan inkommer på pap-

ansökan om
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Procapita
per, registrering görs i ProCa-
dödsboanmälan

Bevaras
5 år
Papper/XML  pita
Dödsfallsintyg med

släktutredning
(kallas även register-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper

underlag)
Dödsboets fakturor
Ej relevanta fakturor åter-

(även avskrivna fak-
sänds.
turor) som bedömts
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper
Gallras ut av kommunarkivet
relevanta
efter 10 år
Dödsboets försäk-

ringar med el. utan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper

förmånstagare

Dödsboets kontout-
drag
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper
Gallras ut av kommunarkivet
efter 10 år
92

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej

Dödsboets testa-
mente
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper
I förekommande fal
Brev till dödsboet om

avvisande (från indi-
vid- och arbetsmark-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
(kopia)
Pärm
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

nadsförvaltningen)

Annan korrespon-
dens av vikt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
(inkommande)
Pärm
Pdf
Procapita
(utgående)
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A  Både inkommande och utgå-
ende

Journalanteckning
Ja
K3  R3  T2  S3
-
-

Procapita
Bevaras
5 år
XML

Beräkningar av döds-
boets til gångar
Ja
K3  R3  T2  S3
-
-
Excel
Procapita
Bevaras
5 år
XML

  12.  Individ- och familjeomsorg

12.1 Ekonomiskt bistånd/egna medel
3.7.2.2
Lämna Ekonomiskt bi-

stånd
Anmälan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Beslut i enskilt

ärende om bistånd,
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

ProCapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

inkl protokollsutdrag
93

Meddelanden från

hyresvärd, elbolag,
kronofogdemyndig-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej

het etc.
Ansökan om ekono-

miskt bistånd (från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

den enskilde)
Behandlings- och

kostnadsförslag för
tandvård + yttrande
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

förtroendetandläkare
*Beräkning/ beslut –
ekonomiskt bistånd
*Endast förekommande i

från gamla data sy-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras*
5 år
Papper
gamla akter som varit aktiva
stemet ”socia”
sedan socia.

Beslutsmeddelande

från annan myndig-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Gallras vid in-

het
aktualitet
Levereras ej

Pension, bidragsförskott
Bilagor till ansökan
om ekonomiskt
bistånd, t.ex, kopior

av hyresavier,

underlag för beräk-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
xml

ning av
arbetsresor, hemför-
säkringar, a-kassa

Deklaration
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

DOM i ekonomiskt bi-
stånd
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

94

* 10 år gäl ande fakturor som
inkommit före 2019-01-01 då

Fakturor vid ordinarie
biståndsansökningar
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

7 år *
.
Levereras ej

ny Lag om kommunal bokfö-
ring och redovisning trädde i
kraft.
Familjeuppgifter -

sammandrag,
Ja
K3  R3  T2  S3

Procapita
Vid inaktualitet  Levereras ej

Original

Begäran av utbetal-
ning av kommande
När den enskilde får bistånd i

social förmån (fylls i
av individ- och ar-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Word/pdf/excel?
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A  avvaktan på pension el er
betsmarknadsförvalt-
sjukbidrag
ningen)

Fullmakter
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Sjukpenning, bostadsbidrag,
lön, arbetslöshetskassa.
Förfrågan hyresga-

ranti – ifylld av hyres-

K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

värd

Avtal om regressrätt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

Beslut om hyresga-
ranti
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Xml/Papper
Hyreskontrakt, kopia

vid avtal om hyresga-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Gallras vid in-
ranti
aktualitet

Papper

Genomförandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

95

Till exempel mellan Individ-
och arbetsmarknadsförvalt-

Samtyckesblankett
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
ningen och försäkringskassa
el er arbetsförmedlingen eller
enskilda

*efter avtalets upphörande/

Hyreskontrakt

Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

2 år*

Levereras ej

kvarvarande skulders regle-
rande

Kallelse till nämnd el
rätt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Kommunicering en-
ligt 11 kap 8 § SoL
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Vid inaktualitet  Levereras ej

Kursintyg/betyg kopia
Ja
K2  R2
  S2
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Läkar-/psykologintyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Mottagningsbevis
Ja
K2  R2  T1  S2
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Närvarorapporter
Ja
K2  R2  T2  K2
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Pension/sjukpenning

utbetalning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

96

Personutredning - ut-
Om akt saknas – sätt i pärm.

drag ur socialregist-
ret (från Kriminalvår-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt/ Pärm

5 år
Bevaras

Papper
Sorteras ut och förstörs efter 5
den)
år.
Besvara förfrågan
Om akt saknas – sätt i pärm.

kriminalvården/
(överförmyndar-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt/Pärm

5 år
Bevaras
Papper
Sorteras ut och förstörs efter 5
nämnden)
år.
Om de inte ligger til  grund för

Polisanmälan (ex för-
beslut om insats inom individ-
lorat gods, stöld)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Gallras vid in-
aktualitet
Levereras ej
och arbetsmarknadsförvalt-
ningen.

Remiss till annan
myndighet
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Vid inakualitet,   Levereras ej

Ex AMI-remiss, läkare, bero-
endevård, bostadsförmedling
(Kopia från Centrala Studie-

Hemutrustningslån
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej
Papper
stöds- nämnden)

Synundersöknings-

handling (kostnads-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5år
Papper

förslag)
Fortsättning på ärendeblad A,

Tilläggsblad/Journal-
blad
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
får ligga kvar om det finns i
akt, tillkommer inga nya

Underrättelse om för-
handling
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Yttrande i samband
med överklagan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

97

Utdrag ur bilregister
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
Socialakt

5 år
Levereras ej

Utredning ekono-
miskt bistånd
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

Journalanteckning,
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
xml

Skriftväxling av bety-
*I form av journalanteckning
delse för ärendet

K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita*
Bevaras
5 år
Papper/PDF-
A/XML
vid mail, sms etc.
Återbetalning, över-

enskommelse

och beslut som är
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
undertecknade av kli-
A

ent.


Överklagande, kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
Original skickas till aktuell
rättsinstans.
SIP-protokoll (Gäller
för flera vuxen- och

barnstöd och omsorg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

mfl lägg till i de de-
larna av planerna,
Återkrav ekonomiskt
3.7.2.2.3
bistånd, beslut, som

Hantera återkrav
klienten har skrivit
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Verksamhets-sy-
stem
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

under

Hantera Felaktiga
Utbetalningar
Anmälan
Ja
K3  R3  T2  S3

Bevaras
5 år
Papper/XML
/PDF-A

98

Ansökan om ekono-

miskt bistånd (från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

E-tjänst/Verk-
den enskilde)
samhetssystem
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

Utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF
Verksamhets-
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

Beslut i enskilt
ärende om bistånd
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Verksamhetssy-
stem
Bevaras
5 år
Papper/XML  Inkluderar även ev protokolls-
utdrag från Individutskottet
Polisanmälan om

misstanke om bi-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF
Verksamhets-
dragsbrott
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A
Skickas även till polis vid be-

Bilagor till utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF
Verksamhets-
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A  gäran om bevismaterial efter
anmälan
Det behöver utredas hur fil-
mer och ljudupptagningar

Bilder/foton som bila-
som hör till ärende i Treserva
gor till utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
JPEG/MPEG/
TIFF/PDF-A

Bevaras
5 år

som inte kan sparas där idag
men bör bevaras kan diarie-
föras och arkiveras.

Dom från TR
Ja
K2  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF
Verksamhets-
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

Återkravshandlingar
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF/XML
Verksamhets-
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-
A/XML

Dom från Förvalt-

ningsrätt avseende
Ja
K2  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
PDF
Verksamhets-
återkrav
system
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

99

3.7.2.25
Hantera övriga frågor
Egna medel

Arbetsplan/genomfö-
randeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

*10 år gäl ande fakturor som
inkommit före 2019-01-01 då

Ekonomiblad/kassa-
bok,
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper

7 år*
Levereras ej

ny Lag om kommunal bokfö-
ring och redovisning trädde i
kraft.

Journalanteckning,
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialtakt

Procapita
Bevaras
5 år
xml

Utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Skriftväxling av bety-
*I form av journalanteckning
delse för ärendet

K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita*
Bevaras
5 år
Papper/PDF-
A/XML
vid mail, sms etc.

Fakturor/räkningar,
original
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

7 år
Levereras ej

Fullmakt, kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper

Ful makt annul erad,
kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper

100

Skrivelser, ex. från

andra myndigheter
exempelvis avgifts-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

Bevaras
5 år
Papper
Betydelse för den enskildes
ekonomi/ärende.
beslut
Hophäftat med krav om obe-
Avhysning + krav om
tald hyra från hyresvärden,
obetald hyra (ej aktu-
avhysningskopia från Krono-
3.7.2.25
Hantera övriga frågor
el a hos individ- och
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

2 år
Levereras ej

fogden och upplysningsskri-
arbetsmarknadsför-
velse om hyresskuld från indi-
valtningen)
vid- och arbetsmarknadsför-
valtningen.

12.2 Bostadssocial enhet
Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
Leveransfrist
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
tion
ning
mentation
Format
Förvaring
Format
Förvaring
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
3.7.2.4
Anordna bostad

Ansökan om bistånd
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Pro Capita
Bevaras
5 år
Papper/xml

Utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

Beslut
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A/xml

Journalanteckning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper *
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper*/xml  *Papper avser end äldre jour-
nalblad

Genomförandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ PDF-
A

101

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
Leveransfrist
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
tion
ning
mentation
Format
Förvaring
Format
Förvaring
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
Procapita (upp-

Skriftväxling av bety-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3  Papper (inkomna
handlingar)
Socialakt
Pdf
rättade hand-
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

lingar)
Ansökan om

handräckning vid av-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
2 år
Levereras ej

hysning

Avstående av besitt-
ningsskydd
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
(påskrivet)
Socialakt
Pdf
Procapita
(skapat)
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Underrättelse om av-

hysning från

Kronofogdemyndig-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

2 år
Levereras ej

heten
Meddelande om upp-

sägning/avhysn från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
2 år
Levereras ej

soc. till den enskilde

Hyreskontrakt med
2 år efter att

den enskilde

Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

kontraktet upp-
Levereras ej

*Under förutsättning att hy-
resskuld inte kvarstår

hört gäl a*

Nyckelkvittens mellan
den enskilde och In-

divid- och arbets-
Ja
K2  R2  T2  S2
Papper
Socialakt

2 år
Levereras ej

2 år efter återlämnande
marknadsförvalt-
ningen
*Om magasinering ej blivit ak-

Information om ma-
Vid inaktualitet
gasinering
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper

Socialakt
Pdf
Procapita

el er 2 år*
Levereras ej

tuellt alt 2 år efter avslutad
magasinering
102

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
Leveransfrist
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
tion
ning
mentation
Format
Förvaring
Format
Förvaring
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
*Förutsatt att de inte föranlett

Brev angående stör-
ningar
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

*Vid inaktuali-
tet
*Levereras ej
Papper
beslut om avhysning el er an-
nan insats för den enskilde

Besiktningsprotokoll
Nej
K1  R2  T2  S2
Papper

Socialakt

2 år
Levereras ej

2 år efter utflytt
Individ- och arbets-

marknadsförvaltning-
ens uppsägning av
Nej
K1  R2  T2  S2
Papper
Lägenhetsakt

10 år
Levereras ej

Avser myndighetens avtal
gentemot hyresvärd
hyresavtal
Hyreskontrakt mel an
individ- och arbets-
marknadsförvalt-

ningen och hyresvär-
den
Nej
K1  R3  T2  S2
Papper
Lägenhetsakt

10 år
Levereras ej

Avser myndighetens avtal
gentemot hyresvärd



Nyckelkvittens mellan

hyresvärd och Indi-
vid- och arbetsmark-
Nej
K1  R3  T2  S2
Papper
Lägenhetsakt

10 år
Levereras ej

Kommunens kvittens gente-
mot hyresvärd
nadsförvaltningen

Arbetsorder
Kan göra  K3  R3  T2  S3
Papper
Lägenhetsakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Avser sådant som behöver la-
gas i lägenheter
Avser uppsägning av första-

Slutbesiktnings-pro-
tokoll
Nej
K1  R3  T2  S2
Papper
Lägenhetsakt

10 år
Levereras ej

handskontraktet gentemot hy-
resvärd

Nyckelkvittens
Nej
K1  R3  T2  S2
Papper
Lägenhetsakt

10 år
Levereras ej

Kommunens kvittens gente-
mot hyresvärd
103

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
Leveransfrist
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall-
tion
ning
mentation
Format
Förvaring
Format
Förvaring
ringsfrist  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
Särskilt ansökningsformulär
Ansökan (inkl bilagor
(ex på bilagor är: intyg om in-

Kommunal hyresga-
komst, Personuppgift från
ranti
som ligger till grund
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
för beslut)
skatteverket, arbetsgivarintyg,
utdrag gäl ande ev .skulder
och betalningsanmärkningar)
Digital journal levereras efter
5 år/pappersakt skickas till ar-

Utredning
Ja
K3  R3  T2  S3

Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
PDF-A
kivet vid ärendets avslut (gäl-
ler samtliga dok som ska be-
varas)

Beslut (inkl besluts-
meddelande)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-
A/XML

Borgensåtagande
och Regressrätt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Hyreskontrakt (kopia)
Ja
K2  R2  T1  S1
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Inkassokrav
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras*
5 år
Papper
* Endast de som garantin gått
in o täckt sparas
Inkomna/utgående
Kan avse inkomna störnings-

handlingar av tillfällig
Ja
K3  R2  T2  S2
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Vid inaktualitet  Levereras ej

anmärkningar, obetalda par-
betydelse
keringskostn etc som ej inkl i
hyresgarantin
Utgående handling
Brev till hyresgäst att bor-

vid uppkommen
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A  gensåtagandet gått in och be-
skuld
talat skuld

104

12.3 Barn och familj

12.3.1 Utredning barn och unga
Person-

Beteckning / Punktno- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku-
uppgif-
Säkerhets-
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras /
Leveransfrist  Format vid ar-
tation
ning
mentation
kommunarki-
ter
klassning
Gallringsfrist
vet
kivering
Anmärkning
Ja/Nej
Format
Förvaring
Format
Förvaring
3.7.3
Insatser för barn och
ungdomar
Analyssvar
Ja
K3
R3  T1  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

Anmälan/ansökan an-
gående barn/ung-

dom/familj som tillhör
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
xml

ärende el er ger upp-
hov til  ärende
Anmälningar angå-
ende barn/vuxen som

inte tillhör ärende eller
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Pärm

Procapita
5 år
Levereras ej
Papper/PDF-
inte ger upphov til
A/xml

ärende
Socialnämnden förbinder

Ansvarsförbindelse,
sig att betala vårdkostna-
kopia
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
1 år
levereras ej

der, gäl er barnavård och
missbruksvård

Begäran om yttrande
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml
Ex Körkortsyttrande eller
vid domstolsärenden
Beslut (bistånd eller

avslag) inkl Protokolls-
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml

utdrag

Dom eller beslut från
rättsmyndighet
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml
Hänvisning hur man över-
klagar rivs bort
105

Fullmakter
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Intyg (läkare, psykolog
etc.)
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml

Ärendeblad A/B +
Avser endast äldre journa-

Journalblad (tilläggs-
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
ler som inte finns i
blad)
ProCapita

Journalanteckning
Ja
K3
R3  T2  S3

Procapita
Bevaras
5 år
XML

Mottagningsbevis

K2
R2  T1  S2
Papper
Socialakt

1 år
levereras ej

Bevaras endast om de lig-

Polisrapporter
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras *
5 år
Papper
ger till grund för beslut om
insats inom individ- och ar-
betsmarknadsförvaltningen
Remisser som vi skickar till

Remisser
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Vid inaktualitet  Levereras ej

t.ex arbetsförmedling, lä-
kare etc.
Tillfällig skriftväxling (utan

Skriftväxling av bety-
betydelse)
delse
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-
A/XML
utgal ras innan leverans til
kommunarkivet
* avser endast äldre rap-

Socialjourrapporter
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras *
5 år
Papper
porter som inte finns i
ProCapita
106

Underrättelse/kallelse
om förhandling
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Utredningar
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

Yttranden, (se även

begäran om yttranden
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf-a
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/PDF-A

ovan)

Överklagan, kopia
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper
Original skickas till rättsin-
stans

Genomförandeplan
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Vistelse i kontaktfa-
milj, original
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Pärm

vid inaktualitet
levereras ej

Rapport om när barnet vis-
tats i kontaktfamiljen
3.7.3.25
Hantera övriga frågor
Avhysningsbeslut
Ja
K3
R3  T2  S2
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet
levereras ej

Utdrag ur socialregist-
Om akt saknas – sätt i

ret
Ja
K3
R3  T2  S3
Papper
Socialakt/Pärm
pärm. Sorteras ut och för-
(från Kriminalvården)

5 år
Levereras ej

störs efter 5 år.

107

12.3.2 LVU (Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga)
Ansökan om flytt-
3.7.3
Insatser för barn och
ungdomar
ningsförbud 25 § LVU
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-
+ Beslut enl 25 § LVU
a/xml

Ansökan om vård 4 §
LVU
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a  Ställd till förvaltningsrätten

Ansvarsförbindelse

K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Bevaras
5 år

Ang. kostnad.

Avtal
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Vårdplan/genomföran-
deplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Beslut att begära bi-
träde av polis, kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml

Beslut om omedelbart

omhändertagande 6 §
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
LVU, original

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-
a/xml

Beslut om tillfälligt

flyttningsförbud
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
(27 § LVU)

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML
Beslut om umgänges-
begräns-ning 14 §

LVU + övervägande
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
Nämndens protokol  signe-
om fortsatt begräns-

Pdf
Public 360 +
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-
a/xml
rat
ning
108

Beslut om upphörande

av omedelbart omhän-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
dertagande, original

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a  Utskottets protokoll
Beslut om hur vården

skall anordnas/vistelse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
11 § LVU

Pdf
Public 360 +
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a  Utskottets protokoll
Beslut/övervägande i

fråga om fortsatt vård
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
13 § LVU

Pdf-A
Public 360 +
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a  Utskottets protokoll
Beslut om upphörande

av vård Jml
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
21§ LVU

Pdf-A
Public 350 +
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Dom från förvaltnings-
domstol
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Procapita (endast
beslut reg)
Bevaras
5 år
Papper/XML

Efterlysning/handräck-
ningsbegäran
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-
a/xml

Familjehemsutred-
ning, kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

När placering
upphör
Levereras ej

Originalutredning ska ligga i
familjehemmets akt
Framställan till För-
säkringskassan om

ändring av utbetalning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
av barnbidrag / bi-

Bevaras
5 år
Papper

dragsförskott
Insatser för barn och

unga enligt
SOL eller LVU, origi-

K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

2 år
Levereras ej

Statistikuppgift
nal
109

Kallelse till/underrät-
telse om förhandling
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Läkarintyg eller andra
intyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Bevaras
5 år
Papper

Placeringsmed-
*om man ej får besked om

delande, från annan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Pärm

När place-
placeringens upphörande
kommun
ringen upphör*  Levereras ej

kan gallring ske 5 år efter
senaste notering

Underställning 7 §
LVU, kopia
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Umgängesplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/pdf-a

Utlåtande från annan
myndighet
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Bevaras
5 år
Papper

12.3.3 Familjehemsrekrytering
Avtal mellan kommu-
3.7.3.2
Utreda enskilt hem för
vård och fostran/
nen och familjehem-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
PDF
Procapita
Bevaras
Ärendets av-
met, original
slutning
Papper/Pdf-A
Påskrivna avtal i pappers-
format

Beräkning (ersätt-
ningsnivå)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt

Procapita
Bevaras
Ärendets av-
slutning
Papper/XML

110

Beslutsprotokoll från

utskottet/
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
PDF
Public 360
Bevaras
Ärendets av-
nämnden
slutning
Papper/Pdf-A

Familjehemsutred-
ning, original
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
PDF
Procapita
Bevaras
Ärendets av-
slutning
Papper/Pdf-A

Journalantekcning
Ja
K3  R3  T2  S3

Procapita
Bevaras
Ärendets av-
slutning
XML

Skriftväxling av bety-
Papper/Pdf-
Beroende av vilken form av
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
PDF
Procapita
Bevaras
Ärendets av-
slutning
A/XML
skriftväxling det rört sig om

Utdrag ur polisregister
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt

Bevaras
Ärendets av-
slutning
Papper

Utredning lönekom-
pensation
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
PDF
Procapita
Bevaras
Ärendets av-
slutning
Papper/Pdf-A

12.3.4 Privatplaceringar
3.7.3.2
Utreda enskilt hem för  Ansökan om medgi-
vård och fostran
vande
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Adoptions-/
placeringsakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

Beslut
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Adoptions-/
placeringsakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  Protokoll från nämnd samt
registrering i digital akt
111

Intyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Adoptions-/
placeringsakt

Bevaras
5 år
Papper
Inkommande handling

Journalanteckningar
Ja
K3  R3  T2  S3

Procapita
Bevaras
5 år
XML

Polisregisterutdrag
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Adoptions-/
placeringsakt

Bevaras
5 år
Papper

Skriftväxling av bety-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Adoptions-/
placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-
A/XML

12.3.5 LUL (Lag om unga lagöverträdare)
Anmälan inkl. under-
3.7.3.3
Insatser för barn och
ungdomar
rättelse till social-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
nämnden 6 § LuL

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/xml

Ansvarsförbindelse för
kostnader (kopia)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

1 år
Levereras ej

Ansökan om stämning
(från åklagare)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Arbetsplaner/Hand-
lingsplaner
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

112

Avtal med extern utfö-
rare
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

Begäran om yttrande
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper/XML

Beslagsprotokoll från
polisen
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Bevaras end om den föran-

DOM/Domsbevis
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
5 år/levereras

Bevaras/vid in-
aktualitet
ej
Papper/xml
lett ärende och bara avse-
ende den ärendet berör

Fullmakter
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Förfrågan om vilken

vård som anordnas
från åklagarmyndig-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML
heten

Förhör (vittne/målsä-
gande)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras*
5 år
Papper
*Enbart den akten berör

Förundersökningspro-
tokoll från polisen
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Handlingar rörande
rättshjälp
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

113

Journalanteckning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
XML

Kallelse till nämnd/rätt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Läkarintyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Meddelande om över-

klagande från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Tingsrätt

Bevaras
5 år
Papper

Meddelande om åtals-
Bevaras end om den föran-

underunderlåtelse/att
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
5 år/levereras
lett ärende och bara avse-
åtal skall väckas

Bevaras/vid in-
aktualitet
ej
Papper
ende den ärendet berör

Mottagningsbevis
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

1 år
Levereras ej

Personblad 3 (från po-
lisen)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Polisrapporter om

brott el. misstanke om
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
brott

Bevaras
5 år
Papper
*Enbart den akten berör
Bevaras end om den föran-

Protokoll från åklagar-
Levereras ej/ 5
väsendet
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktuali-
tet/Bevaras
år
Papper
lett ärende och bara avse-
ende den ärendet berör
114

Skriftväxling av bety-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-
a/xml
Brev, mail, sms etc
Begäran om utdrag ur
Om akt saknas – sätt i

socialregistret (från
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt/Pärm
pärm. Sorteras ut efter 5 år
Kriminalvården)

5 år
Levereras ej

och förstörs.

Yttrande till polis/
åklagarmyndigh/TR
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

12.3.6 Placera barn och ungdomar
När barnet blir
3.7.3.4
Placera barn och ung-
Avtal med barnets för-
myndigt eller
domar
äldrar, original
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
vid ärendets
Papper/Pdf-a

avslut
När barnet blir

Vårdplan och genom-
myndigt eller
förandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
vid ärendets
Papper/Pdf-a

avslut
När barnet blir

Dom/beslut om vård
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Procapita
Bevaras
myndigt eller
vid ärendets
Papper/xml
Inkl protokoll från utskottet
avslut
När barnet blir

Intyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Bevaras
myndigt eller
vid ärendets
Papper/Pdf-A

avslut
När barnet blir

Journalanteckning
Ja
K3  R3  T2  S3

Procapita
Bevaras
myndigt eller
vid ärendets
XML

avslut
115

När barnet blir

Placeringsmeddelan-
myndigt eller
de, original
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

Bevaras
vid ärendets
Papper

avslut
Placeringsmeddelan-

den inom el er utom
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt

När place-
kommunen, kopior
ringen upphör
Levereras ej

När barnet blir

Remisser
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
myndigt eller
vid ärendets
Papper/Pdf-A  Inkommande i pappersfor-
mat, utgående pdf-a
avslut
När barnet blir
Kan vara pappers- och digi-

Skriftväxling av bety-
myndigt eller
Papper/Pdf-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
vid ärendets
A/XML
tala dokument eller sms
avslut
som dokumenterats i journal
När barnet blir

Utredning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
myndigt eller
vid ärendets
Papper/Pdf-A
avslut
Övervägande om vård
När barnet blir

fortfarande behövs,
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
myndigt eller
Papper/Pdf-A  Utskottets protokoll samt
original
vid ärendets
dokument i digital akt
avslut
Framställan till För-
säkringskassan om

ändring av utbetalning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Placeringsakt
PDF
Procapita
Bevaras
5 år
Papper

av barn- bidrag/bi-
dragsförskott

116

12.3.7 Kontaktfamilj/kontaktperson
3.7.3.6
Bevilja kontaktfamilj/kon- Ansökan om att bli
takt-person
kontaktfamilj/person
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

Utredning av kontakt-
familj/- person
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

Journalanteckningar
Ja
K3  R3  T2  S3

Procapita
Bevaras
5 år
XML

Avtal med kontaktfa-
milj/-person
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

Som ligger til  grund för be-

Polisregisterutdrag
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Familjehemsakt

Bevaras
5 år
Papper
slut om att anlita/ej anlita re-
surs

  12.4 Vuxenstöd
Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
Beslut i procapita och proto-
3.7.4
Insatser för vuxna
kollsutdrag i socialakten. Ori-
missbrukare
Protokollsutdrag
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  ginalprotokoll bevaras i sin
helhet hos kansliet.
Svara för öppna in-
3.7.4.1
satser för vuxna
Analyssvar
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  Reg digitalt som journalan-
missbrukare
teckning
117

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej

Skriftväxling av bety-
*I form av journalanteckning
delse för ärendet
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita*
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-
a/XML
vid mail, sms etc.

Kallelse till
nämnd/rätt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Vid inaktualitet  Levereras ej

Exempelvis från förvaltnings-

Mottagningsbevis

K2  R2  T2  S2
Papper
Pärm

1 år
Levereras ej

rätten, kammarrätten, polisen
när handling skickats in.
Polisrapporter om
Spara enbart för den person

brott el. misstanke
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  det berör. Vanligast efter be-
om brott
gäran i samband med LVM-
vård.

Vårdplan SoL
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-a

Inkommen anmälan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  Muntlig anmälan registreras i
digitalt format/akt

Yttrande til  annan
myndighet
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a

Överklagan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper
Inkl ev bilagor
118

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej
Papper avser endast äldre

Journalanteckning
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  dokumentation som ej finns
digitalt

Genomförandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a

Inkommande intyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Aktualisering som ej leder till
3.7.4.2.1
Ge vård enligt SOL  Polisrapport LOB/ ak-
ärende förs til  akt om sådan
tualisering
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt/Pärm

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-
a/XML
finns, annars till pärm som
gallras efter 5 år

Ansvarsförbindelse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
1 år
Levereras ej

Ang. kostnad kontraktsvård

Utredning 11 kap 1 §
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a  Påskriven utredning förs till
fys akt
3.7.4.2.2
Ge vård enligt LVM

Anmälan LVM enligt
6 §
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

119

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej

Ansökan om vård
hos förvaltningsrätten
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a

Beslut att ej ansöka
om vård
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-
a/XML

DOM
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ XML  Avser dom från förvaltnings-
domstol

Efterlysning/hand-
räckningsbegäran
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Utredning enl 7 §
LVM
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Läkarintyg
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Bevaras
5 år
Papper

Beslut om omedel-

bart omhänderta-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a

gande enl. LVM 13 §

Placeringsbeslut
(från SiS)
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ XML  Registreras som journalant
120

Person-
Säkerhets-
Beteckning / Punktnota- Process / handlägg-
Beskrivning / Doku- uppgifter
klassning
Analoga dokument
Digitala dokument
Bevaras / Gall- Leveransfrist
tion
ning
mentation
ringsfrist
Format
Förvaring
Format
Förvaring
  kommunarkivet Format vid arki-
vering
Anmärkning
Ja/Nej

Underrättelse enl.
LVM 16 §
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/ Pdf-a

Underställning enl.
LVM 15 §
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Vårdplan LVM
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Begäran/förfrågan
*Från Kriminalvården.
3.7.4.25
Hantera övriga frågor  om utdrag ur social-
Om akt saknas – sätt i pärm.
registret*
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

5år
Levereras ej

Sorterar ut och förstörs efter

fem år.

12.5 Socialpsykiatri
3.7.10
Socialpsykiatri

Anmälan för vårdpla-
3.7.10.1
Bedriva öppen om-
sorg
nering/färdig-behand-
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

*Vid inaktuali-
lade
tet
Levereras ej

*Efter notering i journalan-
teckning i akt

Ansökan om bistånd
enl 4 kap 1 § SoL
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML

Fullmakter/förbindel-
ser
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

121

Intyg/utlåtanden
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Utredning enl 11 kap
1 § SoL
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A  Påskriven utredning förvaras i
fysisk akt

Skriftväxling av bety-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A
Påskrivna utredningar, proto-

Beslut
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A  kollsutdrag mm förvaras i fy-
sisk akt
Papper avser endast äldre

Journalanteckningar
Ja
K3  R3  T2  S3
*Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  dokumentation som ej finns
digitalt

Överklagan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A  Inkl. ev. bilagor
Papper avser endast äldre

Journalanteckningar
Ja
K3  R3  T2  S3
*Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  dokumentation som ej finns
digitalt

Genomförandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A  Påskriven plan i pappersfor-
mat

Skriftväxling av bety-
delse
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

122

3.7.10.2
Anordna särskilt bo-
ende
Journalanteckningar
Ja
K3  R3  T2  S3
*Papper
Socialakt

Procapita
Bevaras
5 år
Papper/XML  *Papper avser endast äldre
dok som inte finns digitalt

Genomförandeplan
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A  Påskriven plan i pappersfor-
mat
2 år efter kontraktet upphört

Hyreskontrakt
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

2år
Levereras ej

gälla, förutsatt att skuld eller
besiktningsanmärkn ej kvar-
står

Nyckelkvittenser
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt

2 år
Levereras ej

Gallring 2 år efter återläm-
nande

Fullmakter
Ja
K3  R2  T1  S2
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

Intyg/utlåtanden
Ja
K3  R3  T2  S3
Papper
Socialakt
Pdf
Procapita
Bevaras
5 år
Papper/Pdf-A

123

Document Outline