Notation
Processnamn
Handling
Registreras
Förvaras
3.1.1
Hyra in utställningar Förfrågan utställare
Nej
I Pärm
och experiment
Planering
3.1.1
Hyra in utställningar Dokumentation från utställare Ja
Gemensam
och experiment
Ritningar
server
Uppställarinformation
Drift och
underhållsinstruktioner
3.1.1
Hyra in utställningar Avtal utställare
Diariet
och experiment
3.1.2
Utveckla nya
Projektdokumentation
Ja
Gemensam
experiment.
Idé
server
Projektmall hantering Genomförande
för
Beslut om att ta fram och
utvecklingsförslag,
installera experiment
förändringsförslag
och inkomna ideér
3.1.3
Följa upp och
Utvärderingar / felanmälan
Experimentregi Gemensam
utvärdera experiment
stret i
server
Sharepoint
3.1.3
Följa upp och
Enkätsvar
Netigate,
Gemensam
utvärdera experiment
Utverderingsver server
ktyg
3.1.3
Följa upp och
Experimentregister
Administrativa Helge
utvärdera experiment
systemet på
Helge
/Sharepoint
3.2.1
Genomföra drift och Register felanmälan,
Administrativa Helge
underhåll av
experiment. Mejla
systemet på
experiment
xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Helge/Sharepoi
Underhållsplaner Experiment
nt/ mejl
3.2.2
Genomföra drift och Felanmälan fastighet
Administrativa
underhåll av fastighet
systemet på
Helge /
Sharepoint
3.2.3
Hantera kontroll och Myndighetsförelägganden
ENIA/ diariet
besiktning av
lokalt
fastighet
3.2.3
Hantera kontroll och Egenkontroller/ronderingar per Registreras in i Helge
besiktning av
månad
VETA
inventarier i
verkstaden
3.2.4
Driva
Godkännande av
Ja
HACCP
restaurangverksamh livsmedelsanläggning,
pärmen i
et
ansökan till Miljökontoret
restaurangen
3.2.4
Driva
Egenkontroller restaurang
Nej
HACCP
restaurangverksamh
pärmen i
et
restaurangen
3.2.4
Driva
Följesedlar
Ja
Arkivlådor i
restaurangverksamh
restaurangen
et
3.2.4
Driva
Restaurangrelaterade tillstånd Ja
Diariet TTE
restaurangverksamh
et
3.2.4
Driva
Avvikelserapportering, diverse VETA
Gemensam
restaurangverksamh
server, samt i
et
pärmar i
restaurangen
3.2.4
Driva
Besiktningsprotokoll
VETA
Gemensam
restaurangverksamh restaurangutrustning
server, samt i
et
pärmar i
restaurangen
3.3.1
Hantera event- och
Förfrågan
Actor
Gemensam
konferensbokningar
Utarbetande av förslag/offert
affärssystem
server
Bokningsbekräftelse
Planering med kund
Uthyrningsavtal
3.3.2
Hantera
Förfrågan
Ja Actor
Gemensam
besöksbokningar
Utarbetande av förslag/offert
affärssystem
server
Bokningsbekräftelse
Planering med kund
3.3.2
Hantera
Kursprogram - skola, vuxna
Ja Actor
Gemensam
besöksbokningar
affärssystem
server
3.3.3
Hantera klagomål
Synpunkter
Share point på
Klagomål
Helge
Olyckor
3.3.3
Hantera klagomål
Skadestånds- och
Share point på
olycksfallsärenden
Helge
3.4.1
Tillhandahålla
Samarbetsavtal högskola
Ja
Gemensam
högskolekurs på
server
uppdrag av extern
3.4.1
Tillhandahålla
Kursplaneringar
Ja
Gemensam
högskolekurs på
server
uppdrag av extern
3.4.1
Tillhandahålla
Kursdokumentation
Ja
Gemensam
högskolekurs på
server
uppdrag av extern
3.4.2
Genomföra
Samarbetsavtal kommun
Ja
Gemensam
kompetensutveckling
server
på uppdrag av
kommunen
3.4.2
Genomföra
Planering av kursprogram
Ja
Gemensam
kompetensutveckling
server
på uppdrag av
kommunen
3.4.2
Genomföra
Kursmaterial
Nej
Gemensam
kompetensutveckling
server
på uppdrag av
kommunen
3.5.1
Administrera platser i Ansökan till kö
Ja
Sharepoint
förskola
3.5.1
Administrera platser i Köstatistik,
Ja
Sharepoint
förskola
beläggningsstatistik
3.5.1
Administrera platser i Bekräftelse angående plats
Ja
Pärm,
förskola
förskolechef
3.5.1
Administrera platser i Intresseanmälan
Ja
Sharepoint
förskola
3.5.1
Administrera platser i Förtursärenden till
Ja
Personakt
förskola
barnomsorg
3.5.2
Administrera barn i
Ansökan modersmål
Ja
Pärm,
förskola
förskolechef
3.5.2
Administrera barn i
Fototillstånd
Ja
Pärm,
förskola
förskolan
3.5.2
Administrera barn i
Frånvarolistor
Nej vid
Nej
förskola
Avser:
anmodan ifrån
-kopia på handling som
FK svarar
skickas till försäkringskassan
förskolechefen
omgående.
3.5.2
Administrera barn i
Kontaktuppgifter, barn på
Ja
Zuperpärm,
förskola
förskolan
förskolan samt
Barnkort
Sharepoint
Avser:
-kontaktuppgifter till anhöriga
-uppgift om vaccinationer
-uppgift om modersmål
3.5.2
Administrera barn i
Föräldrars inkomstuppgifter
Ja
Sharepoint,
förskola
papper
3.5.2
Administrera barn i
Förteckning över barn i
Ja
Sharepoint
förskola
förskolan
3.5.2
Administrera barn i
Uppsägning av plats, på
Ja
Pärm,
förskola
vårdnadshavarens begäran
förskolechef
3.5.2
Administrera barn i
Uppsägning av plats, på
Ja
Pärm,
förskola
förvaltningens begäran.
förskolechef
Avser bl a:
-beslut
3.5.2
Administrera barn i
Handlingar från
Ja
Pärm,
förskola
utvecklingssamtal
förskolan
Avser t ex:
-minnesanteckningar
-överenskommelser
3.5.2
Administrera barn i
Överenskommelse om
Ja
Pärm,
förskola
vistelsetider
förskolan
Avser:
-information om hel- eller
deltid
-avtal
3.5.2
Administrera barn i
Närvarojournaler/dagjournaler/ Ja
Pärm,
förskola
närvarolistor rörande barnen
förskolan
3.5.2
Administrera barn i
Begäran om avsteg från 6-
Ja
Pärm,
förskola
timmars regeln
förskolechef
Avser:
-ansökan
-beslut
3.5.2
Administrera barn i
Längre frånvaro från förskolan Ja
Pärm,
förskola
Avser bl a:
förskolechef
-ansökan
-beslut
3.5.2
Administrera barn i
Årsplan
Ja
Digitalt
förskola
3.5.2
Administrera barn i
Pedagogisk dokumentation
Ja
Barnens egen
förskola
om enskilda barn
pärm
Avser t ex:
-portfolio
3.5.2
Administrera barn i
Ansökningar modersmåls stöd Förmedlas
Nej
förskola
Avser bl a:
direkt till
-ansökningar
kommunen
-beslut
3.5.2
Administrera barn i
Fotografier, videoklipp,
Nej
förskola
teckningar, ljudinspelningar
m.m.
Avser fortlöpande
dokumentation om
verksamheten som görs vid
förskolan av pedagogerna
3.5.2
Administrera barn i
Fotografier på barngruppen
Nej
Nej
förskola
Avser:
Gruppbilder och individuella
fotografier tagna av
professionell fotograf.
3.5.2
Administrera barn i
Handlingar rörande barn i
Ja
Personakt
förskola
behov av särskilt stöd.
-Utredning
-Beslut
-Handlingsplaner
-Individuella planer
-Uppföljningar -
Åtgärdsprogram
3.5.2
Administrera barn i
Handlingar i utredning av
Ja
Förskolans
förskola
händelse
diarie.
Avser:
utredning om trakasserier eller
känkande särbehandling av
barn.
3.5.3
Bedriva systematiskt Föräldraenkäter
Netigate,
kvalitetsarbete inom
Utvärderingsver
förskola
ktyg
3.5.3
Bedriva systematiskt Ansökningar, utredningar och Ja
Pärm
kvalitetsarbete inom beslut om att bedriva
förskolechef
förskola
fristående
förskoleverksamhet
3.5.3
Bedriva systematiskt Ansökan om förändring i
Ja
Pärm
kvalitetsarbete inom fristående förskoleverksamhet
förskolechef
förskola
3.5.3
Bedriva systematiskt Tillsynsärenden
Ja
Pärm,
kvalitetsarbete inom
förskola
3.5.3
Bedriva systematiskt
?
kvalitetsarbete inom
förskola
3.5.4
Registrering av
Registrering av tystnadsplikt
Ja
Nej
tystnadsplikt och
och utdrag ur polisregistret
utdrag ur
polisregistret
Pröva OSL
Bevaras/G Kommentar
allras
Nej
Vid
inaktualitet
Nej
Vid
Gallras efter att
inaktualitet utställning är
genomförd.
Pröva OSL 19 Bevaras
Tom Tits eget
kap. 3§
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
Behövs ses över/
Tomas Nilsson 2017
Nej
Vid
Gallras efter att
inaktualitet utvärderingsrapport
sammanställts.
Nej
Bevaras
Register över de
experiment som finns
med
experimentförklaringar.
Nej
2 år
Felanmälningar läggs
in i ett register med
felbeskrivningar.
Mejla
xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Nej
1år
Nej
Bevaras
Nej
Nej
Bevaras
Nej
2 år
Hel pärm
Nej
3 år
Nej
Vid
Gallras efter att
inaktualitet tillstånd upphört.
Nej
1 år
Nej
Se
2 senaste
anmärknin besiktningarna sparas
g
tills ny besiktning
genomförts sedan
gallras den äldsta -
löpande gallring.
Ex: kok- och tryckkärl
samt kylanläggning.
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
Nej
Vid
Register över
inaktualitet anmälningar - typ av
anmälan, status och
uppgiftslämnare
registreras.
Nej
Vid
Avser de ärenden som
inaktualitet leder till tvist, större
utredningar,
försäkringsfrågor etc.
Nej
Bevaras
Nej
Vid
Tas fram tillsammans
inaktualitet med högskola enligt
riktlinjer från
skolmyndighet.Informat
ion ägs av högskola.
Nej
Vid
Information ägs av
inaktualitet högskola.
Nej
Bevaras
Hanteras och
registreras av TTE
själva
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
OSL 23 kap. 1 2 år
§
Nej
Bevaras
Nej
2 år
Sorteras i
bokstavsordning.
Nej
OSL 23 kap. 1 Bevaras
§
Nej
Sorteras i
datumordning
Nej
Gallras
året efter
barnet
slutat på
förskolan.
Nej
OSL 23 kap. 1 Gallras
§
året efter
barnet
slutat på
förskolan.
Gallras
året efter
barnet
slutat på
förskolan.
OSL 23 kap. 1 Bevaras
§
OSL 23 kap. 1 10 år efter
§
placeringe
n upphört
OSL 23 kap. 1 Bevaras
§
OSL 23 kap. 1 Se anm.
Överlämnas till
§
vårdnadshavare när
barnet slutar förskolan.
Nej
10 år
Nej
3 år
OSL 23 kap. 1 10 år
§
OSL 23 kap. 1 2 år
§
Nej
OSL 23 kap. 1 Lämnas
§
över till
vårdnadsh
avare när
barnet
slutar
förskolan
Nej
Se anm.
3 år efter att barnet
slutat på förskolan.
Nej
Se anm.
Gallras vid inaktualitet,
dock tidigast vi årets
slut.
Nej
Bevaras
Individuella fotografier
gallras vid inaktualitet
om gruppbilden
bevaras tillsammans
med uppgifter om
barnens namn,
avdelning samt
tidpunkt för
fotografering
OSL 23 kap. 1 Bevaras
§
OSL 23 kap. 1 Bevaras
§
Nej
2 år
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
Nej
Bevaras
Nej
Återlämna
s eller
förstörs
omedelbar
t
