Dokumenthanteringsplan
för Statens maritima och
transporthistoriska museer
Antagen 2013-01-01, senast reviderad 2022-04-29, Version 1.3, Dnr 2.1.2-2022-808
(Tidigare diarienummer, version 1.2 Dnr 2.1.2-2020-1627)
Läsanvisningar
Dokumenthanteringsplanen är det styrdokument som anger hur myndighetens handlingar (analoga och digitala) ska hanteras.
Av planen framgår vilka handlingar som ska bevaras, gallras (kastas), när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras fram till gallringen, samt hur de
ska hållas ordnade.
Planen följer den struktur som är upprättad efter myndighetens processer/verksamhetsområden. Huvudprocesserna är:
1. Styrande verksamheter
2. Stödjande verksamheter
3. Bevara kulturarvet
4. Tillgängliggöra kulturarvet
5. Bygga upp kunskap om kulturarvet
Under respektive process/verksamhetsområde finns underprocesser och de handlingstyper som hanteras inom processen.
Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras.
Rubriker i dokumenthanteringsplanen
Process: Visar vilken process handlingen tillhör.
Handlingstyp: Anger namnet på handlingen.
Bevara/Gallra: Anger om handlingen ska bevaras (arkiveras) eller gallras.
Ska handlingen gallras anges tidpunkt för gallringen (gallringsfrist).
Observera att gallringsfristen avser hela kalenderår. En handling med en gallringsfrist på 10 år och som är daterad i januari 2014 ska inte gallras förrän 2025.
En gallringsfrist som används för handlingar av tillfällig betydelse är
”vid inaktualitet”/”gallras efter avslutat ärende”. Det betyder att verksamheten
bestämmer hur länge den har behov av handlingen. Exempel kan vara olika register. Det är alltså ingen bestämd tidsfrist utan handlingarna gallras när det
inte längre finns behov av uppgifterna.
Gallringen ska ske under kontroll och speciell aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som innehåller sekretessbelagd a uppgifter.
Gallringsföreskrift: Allmänna handlingar får i vissa fall gallras, men myndigheten får endast gallra enligt särskilda gallringsföreskrifter från Riksarkivet.
Här anges vilken RA-FS (Riksarkivets författningssamling) gallring är beslutat utifrån.
Förvaring: Anger var handlingen förvaras i verksamheten.
Sekretess: Anger om handlingen eller delar av den är sekretessbelagda.
Personuppgifter: Anger om det finns personuppgifter.
Ansvar: Anger vilken funktion som ansvarar för att handlingen hanteras korrekt.
Registrering: Anger om handlingen diarieförs eller registreras på något särskilt sätt.
Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. T.ex. med vilket intervall
handlingen ska arkiveras.
Dokumenthanteringsplanenen ska fungera som ett stöd för alla inom myndigheten och visa hur allmänna
handlingar ska hanteras.
Har du frågor, eller saknar någon handling i planen, kontakta någon av myndighetsarkivarierna.
1 STYRANDE VERKSAMHETER
1.1 Styra verksamheten
Till styrande handlingar hör policyer, avtal och andra styrdokument samt beslut som Överintendenten tar. Här kommer också styrande dokument från
regering och departement in, som instruktion och regleringsbrev.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.1
Inkommande
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Registrator Diarie-
Från Kulturdepartement, regering
styrdokument
nummer
och andra uppdragsgivare.
- instruktion
Handlingar som instruktion och
- regleringsbrev
regleringsbrev.
1.1
Arbetsordningen Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
nummer
1.1
SMTMs Vision
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
nummer
1.1
Föredragnings-
Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator
Kronologisk Samlas i pärm hos registrator.
protokoll
Skickas sedan till arkivet ca var
tredje år, eller när registrator anser
att det är lämpligt. Elektroniskt
signerade protokoll sparas i mapp
hos registrator och förs sedan över
till Arkivets yta.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.1
Bilagor till
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Registrator
Diarie-
Bilagor till föredragnings-PM sparas
föredragnings-
nummer
inte tillsammans med protokollen
PM
utan diarieförs och läggs i diariet
när de ska bevaras.
1.1
Underlag till
Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator Kronologisk Läggs in i och förvaras i Platina
föredragningar
under respektive föredragnings-
(PM och bilagor)
datum. Skickas sedan till
samt kallelser.
arkivet/arkivets yta ca var tredje år,
eller när registrator anser att det är
lämpligt. Arkiveras i en egen serie.
1.1
Besluts-
Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator
För varje beslutat ärende som
dokument,
överintendenten fattat beslut om
beslut fattat av
ska en handling för beslutet
överintendenten
upprättas, ett så kallat
beslutsdokument.
1.1
Ledningsgrupps- Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator Kronologisk Samlas i pärm hos registrator.
protokoll
Skickas sedan till arkivet ca vart
tredje år, eller när registrator anser
att det är lämpligt. Elektroniskt
signerade protokoll sparas i mapp
hos registrator och förs sedan över
till Arkivets yta.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.1
Beslutsprotokoll Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator Kronologisk Innehåller beslut (som delegerats
avdelningschefer
från ÖI) som fattas av respektive
avdelningschef. Vissa chefer fattar
beslut och gör ett eget protokoll.
Ibland görs det på chefsmöten för
varje avdelning.
Samlas i pärm hos registrator.
Skickas sedan till arkivet ca var
tredje år, eller när registrator anser
att det är lämpligt. Elektroniskt
signerade protokoll sparas i mapp
hos registrator och förs sedan över
till Arkivets yta.
Hette tidigare
Chefsbeslutsprotokoll.
1.1
Policyer
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Ansvarig
Diarie-
Alla myndighetens policyer.
för upp-
nummer
rättandet
av policyn.
1.1
Riktlinjer
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Ansvarig
Diarie-
Alla myndighetens riktlinjer.
för upp-
nummer
rättandet
av
riktlinjen.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.1
Rutinbeskrivning Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Myndighetsövergripande
nummer
rutinbeskrivningar som upprättas av
Staben som ett dokument för en
rutin. Rutinbeskrivningarna
diarieförs samt publiceras på
Ombord.
Ex. Rutinbeskrivning – svara på
remiss och Rutinbeskrivning för
ärendeuppföljning.
1.1
Rutiner
Upp-
Server
Nej
Ja
Ansvarig
Rutinbeskrivningar, manualer och
dateras
Gemen-
för upp-
lathundar som tas fram för flera
regel-
sam/
rättandet
olika processer inom myndigheten
bundet.
Service-
av
samlas under 1.1.
desk plus/
rutinerna.
Arkiveras vid framtagning av ny
Se anm.
Ombord
version.
1.2 Planera, följa upp och utveckla verksamheten
Verksamhetsplanering är den process som årligen leder fram till myndighetens övergripande verksamhetsplan och som gäller för hela myndighetens
verksamhet. Som grund till SMTM:s verksamhetsplanering ligger uppdrag och uppgifter i myndighetens instruktion och regleringsbrev, SMTM:s vision,
arbetsordning och hållbarhetsmål samt aktuellt inriktningsdirektiv. Inriktningsdirektivet anger förutsättningarna och de geme nsamma ramarna inför
verksamhetsplaneringen, inklusive budgetramar. En färdig verksamhetsplan och budget beslutas i början av det aktuella verksamhetsåret.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.2
Inriktnings-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Föredras för och beslutas av ÖI.
direktiv
nummer
1.2
Verksamhetsplan Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Föredras för och beslutas av ÖI.
och budget
nummer
1.2
Tertial-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Verksamhetens resultat och budget
rapport
nummer
följs upp mot beslutad
verksamhetsplan och
budget. Förändringar i budget
föredras för och beslutas av ÖI.
1.2
Remissvar och
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Föredras för och beslutas av ÖI.
yttrande
nummer
1.2
Underlag till
Kan
RA-FS
Myndig-
Nej
Nej
Staben
årsredovisning
gallras
1997:6
hets-
när
gemensam
årsredo-
server :G
visningen
samman-
ställts.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.2
Budgetunderlag Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Staben
Diarie-
Till Kulturdepartementet.
och framställan.
nummer
Budgetunderlaget sträcker sig över
3 år och görs i början av ett år inför
kommande räkenskapsår.
Framställan görs vid behov.
1.2
Årsredovisning
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Ekonomi
Diarie-
Hela myndighetens verksamhets-
och
nummer
och finansiella resultat redovisas i
Staben
årsredovisningen som
sammanställs.
Förvaras i diariet men också i
särskild serie i arkivet.
1.2
Protokoll från
Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator Kronologisk Vissa projekt som rör
arbetsgrupper
myndighetsövergripande frågor.
för övergripande
Ex. Museirådets protokoll.
frågor
Läggs till protokollserien.
1.2
Organisations-
Bevaras
Personal- Nej
Nej
HR
Arkiveras vid varje ny
träd/organisa-
och löne-
organisationsförändring.
tionstablå
system
1.2
Avtal om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Registrator Diarie-
Järnvägsmuseets avtal om
samverkan
nummer
samverkan med Trafikverket
avseende Transportstyrelsens
tillstånd att framföra tågtrafik.
1.3 Samverka
Samverkanshandlingar med personal och fackliga organisationer. CESAM (Central samverkansgrupp som består av representanter för
arbetsgivaren, facken och arbetsmiljöombud). Samverkan måste inte ske på ett formellt möte. Arbetstagarorganisationerna kan påkalla förhandling enligt
MBL när samverkan är avslutad.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.3
Minnes-
Se anm.
Gemensam/ Nej
Ja
Enhetsvis Kronologisk
Det finns inget formellt krav på
anteckningar/
Protokoll
att de arkiveras, men då det ger
mötesanteckning
en bra bild av verksamheten är
ar från
det önskvärt att de arkiveras.
enhetsmöten/
Samverkansfrågor ska enligt det
enhetens
lokala samverkansavtalet dnr
medarbetar-
2.3-2017-983 dokumenteras
möten.
genom minnesanteckningar.
Arkiveras en gång per år.
1.3
MBL-protokoll
Bevaras
Personal-
Se anm.
Ja
HR
Löpnummer
Kan innehålla sekretessbelagda
handläggare
uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2
§
1.3
CESAM-protokoll Bevaras
Registrator Nej
Ja
Registrator Kronologisk
1.3
Skrivelser från
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Kan innehålla sekretessbelagda
arbetstagar-
nummer
uppgifter enligt OSL 39 Kap. 1-2
organisationerna
§
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.3
Lokalt
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
HR
Diarie-
Arkiverades tidigare under 2.3.
samverkansavtal
nummer
1.4 Kommunicera internt
Den interna kommunikationen sker främst genom olika slags möten (stormöten, medarbetardagar, enhetsmöten, husmöten osv). Dess a möten avsätter
oftast inte några handlingar.
På intranätet ges allmän information om verksamheten (personalhandbok, adresslistor osv), samt informeras om aktuella händelser inom myndigheten.
Många av handlingarna på intranätet (policyer, protokoll och planer) uppstår och bevaras i andra processer.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.4
Intranät
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunikatör
Ska arkiveras årligen.
Webbpub-
/Arkivarie
ÖI:s vlogg (videoblogg),
licerings-
http://ombord.smtm.se/lars-
system
blogg/
(Episerver)
arkiveras också.
1.5 Hantera säkerhet
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.5
Krisplan
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Fastighet Diarie-
och
nummer
säkerhet
1.5
Krishanterings-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Fastighet
Övningar, loggbok,
Gemensam
och
lägesbilder,
övningar
säkerhet
konsekvensanalys,
informationsmeddelande,
mötesanteckningar,
utvärdering, SBA rondering
1.5
Systematiskt
Bevaras
Server
Nej
Ja
Fastighet
brandskyddsarbete
Gemensam
och
- styrdokument
säkerhet
1.5
Utrymnings-
Uppdateras
Server
Nej
Nej
Fastighet
Plan för utrymning vid publika
organisation
regelbundet
Gemensam
och
verksamheter
säkerhet
1.5
Bevaknings-
Uppdateras
Server
Ja
Ja
Fastighet
Skickas till bevakningsbolag
instruktion
regelbundet
Gemensam
och
och räddningstjänsten.
Se anm.
säkerhet
Kan innehålla sekretess enligt
OSL 18 kap. 8 §
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.5
Riskanalyser (risk- Bevaras
Diariet
Se anm.
Nej
Fastighet Diarie-
Kan innehålla sekretessbelagda
och sårbarhets-
och
nummer
uppgifter, se OSL kap 18 § 8
analyser,
säkerhet
och § 13
säkerhetsanalyser)
1.5
Handlingsplan
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Fastighet Diarie-
(åtgärdsplan,
och
nummer
utbildningsplan,
säkerhet
kontrollplan)
1.5
Försäkringsavtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Fastighet Diarie-
Alla myndighetens
och
nummer
försäkringar.
säkerhet
1.5
Försäkringsärende Bevaras
Diariet
Ja
Ja
Fastighet Diarie-
Kan innehålla sekretess enligt
(anmälan,
och
nummer
OSL 18 kap. 8 §
redovisning,
säkerhet
slutrapport mm)
1.5
Användar-
Gallras 1 år RA-FS
Server/
Ja
Ja
Fastighet
Kan innehålla sekretess enligt
information med
efter att
1997:6
ASSA ARX
och
OSL 18 kap. 8 §
Se anm.
behörighet
personen
säkerhet
inpassering/
avslutat sin
tillträde
tjänst
1.5
Kvittenser på
Gallras
RA-FS
Pärm hos
Nej
Ja
Fastighet
Kvittensunderlag kan användas
nycklar och
efter 1 år
1997:6
FoS
och
i en polisutredning. Diarieförs
passerkort
säkerhet
inte hos SMTM.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.5
Kvittens på
Gallras 1 år RA-FS
Pärm hos
Nej
Ja
Fastighet
behörighetskort
efter att
1997:6
FoS
och
personen
säkerhet
avslutat sin
tjänst
1.5
Loggar för
Gallras efter RA-FS
Server/
Ja
Ja
Fastighet
Kan innehålla sekretess enligt
inpassering
1 år
1997:6
ASSA ARX/
och
OSL 18 kap. 8 §
Se anm.
- nyckel
Vanderbilt
säkerhet
-passerkort
1.5
Incident- o skade- Bevaras.
Server
Ja
Ja
Fastighet
Arbetsunderlag för eventuella
rapportering
Gemensam
och
fortsatta utredningar, t ex
Se anm.
Se anm.
säkerhet
försäkringsärende, polisärende
m.m.
Kan innehålla sekretess enligt
OSL 18 kap. 8 §
1.5
Polisanmälan med Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Fastighet Diarie-
Sekretess enligt OSL 18 kap. 8
underlag
Server
och
nummer
§ kan förekomma i särskilda
Gemensam
säkerhet
fall.
Egenupprättad anmälan samt
inkommen anmälan.
Beslut och dom. Inkommen
handling.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.5
Bevaknings-
Gallras
RA-FS
Funktions-
Se anm.
Ja
Fastighet
Kan innehålla sekretessbelagda
rapport
efter 1 år
1997:6
brevlåda/
och
uppgifter, se OSL 18 kap 8 §.
mejl
säkerhet
Mejl från bevakningsbolag.
Skriftlig rapport från väktare
efter utförd tjänst.
Bevakningsrapport kan
användas i en polisutredning.
Diarieförs inte hos SMTM.
1.5
Kundrapport
Gallras
RA-FS
Funktions-
Nej
Ja
Fastighet
Mejl från bevakningsbolag.
efter 1 år
1997:6
brevlåda/
och
Loggade händelser från
mejl
säkerhet
larmsystem. Rapporter kan
användas i en polisutredning.
Diarieförs inte hos SMTM.
1.5
Larmorder
Gallras
RA-FS
Funktions-
Nej
Ja
Fastighet
Mejl från bevakningsbolag.
efter 1 år
1997:6
brevlåda/
och
Loggade händelser från
mejl
säkerhet
larmsystem. Rapporter kan
användas i en polisutredning.
Diarieförs inte hos SMTM.
1.5
Händelserapport
Gallras
RA-FS
Funktions-
Nej
Ja
Fastighet
Mejl från bevakningsbolag.
efter 1 år
1997:6
brevlåda/
och
Loggade händelser från
mejl
säkerhet
larmsystem. Rapporter kan
användas i en polisutredning.
Diarieförs inte hos SMTM.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.5
Supportärenden
Gallras
RA-FS
Server/
Nej
Ja
Fastighet
Mejl från användare inom
om säkerhet
efter 2 år
1997:6
Servicedesk
och
SMTM till Servicedesk Plus.
Plus
säkerhet
1.6 Bedriva hållbarhets- och miljöarbete
Myndigheten är miljöcertifierad enligt ISO 14001. Hållbarhetsarbetet leds och samordnas av en hållbarhetsstrateg i dialog med berörda enheter och
avdelningar.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.6
Hållbarhets-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Hållbar-
Diarie-
Ett flertal olika dokument
handlingar
hets-
nummer
såsom hållbarhetspolicy, mål,
- policy
strateg
handlingsplaner, rutiner mm.
- mål
Många av dokumenten
- handlingsplaner
bearbetas kontinuerligt.
- rutiner
Policyer och rutiner diarieförs
under 1.1.
1.6
Externrevision
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Hållbar-
Diarie-
Revisionsrapport och övriga
hets-
nummer
handlingar uppkomna vid den
strateg
årliga externrevisionen.
1.6
Internrevision
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Hållbar-
Diarie-
Rapport skrivs av internrevisor.
hets-
nummer
strateg
1.6
Avvikelse-
Gallras efter RA-FS
Servicedesk Nej
Ja
Hållbar-
Skickas via Service desk.
rapportering
5 år.
1997:6
plus
hets-
Underlag för revisionen.
strateg
Se anm.
Kan gallras under förutsättning
att avvikelsen tagits med i
rapporten.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
1.6
Protokoll från
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Hållbar-
Diarie-
Möten hålls 2 gånger per år.
ledningens
hets-
nummer
miljögenomgång
strateg
1.6
Registrerade
Uppdateras
iChemistry Nej
Nej
Enheter-
I kemikaliedatabasen finns
kemikalier
löpande
Ligger på
nas
information om kemiska
intranätet
kemikalie
produkter och de lagkrav och
ansvariga
regler som gäller. Här ur kan
man hämta skyddsblad för de
olika kemikalierna.
Ansvar att uppdatera i
iChemistry ligger på respektive
enhets kemikalieansvarig.
1.6
Rapport om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Hållbar-
Diarie-
Skickas en gång per år till
miljöledning
hets-
nummer
Kulturdepartement och
strateg
Naturvårdsverket. Webbenkät
som skrivs ut, undertecknas av
ÖI och diarieförs.
2 STÖDJANDE VERKSAMHETER
Till de stödjande processerna hör handlingar som handlar om ekonomi, personal, i nköp/upphandling, lokaler, IT, diarieföring och arkivering.
2.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar
De handlingar som
förvaras,
upprättas eller
inkommer till statliga myndigheter är allmänna handlingar. Allmänheten har rätt att ta del av allmänna
handlingar som är offentliga (d.v.s. inte är sekretessbelagda). Allmänna handlingar återfinns i de flesta av myndighetens processer.
2.1.1 Hantera korrespondens och diarieföra
Inkommande och upprättade handlingar ska diarieföras om de föranleder någon form av handläggning. Det är upp till varje enskild anställd som skapar eller
tar emot en allmän handling att ta ansvar för att denna blir diarieförd (eller registrerad på annat sätt). Ärenden som ska diarieföras skickas till registrator
som registrerar dem.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.1.1
Diarieplan/
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
Klassificerings-
nummer
struktur
2.1.1
Diarium
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Registrator Diarie-
Tills dess lämplig digital
nummer
förvaring har säkerställts tas
Se anm.
varje år ut lista kronologiskt
(löpnummerföljd), efter
diarieplan, samt efter
avsändare. Vissa ärenden kan
vara sekretessbelagda.
Ärendemeningarna ska vara
fria från sekretess och
personuppgifter.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.1.1
Inkommande och Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Hand-
Diarie-
Ärenden som ska diarieföras
utgående post och
läggare
nummer
skickas till registrator som
e-post som är
Registrator
diarieför dem. De diarieförs
allmän handling
då under de olika processer
som frågorna i ärendena rör.
Vissa ärenden kan omfattas
av sekretess.
2.1.1
Begäran om
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Registrator Diarie-
Begäran om utlämnade av
utlämnade av
nummer
allmän handling ska alltid
allmän handling
diarieföras.
Vissa ärenden kan omfattas
av sekretess.
2.1.1
Enklare
Gallras efter RA-FS
Registrator/ Nej
Ja
Registrator
Förfrågningar och
förfrågningar
avslutat
1997:6
Handläggare
/Hand-
meddelanden av tillfällig
och svar
ärende
läggare
betydelse eller rutinmässig
karaktär.
Om en konversation behöver
sparas under längre tid bör
diarieföring övervägas.
Var och en ansvarar för att
gallra i sina enskilda
brevlådor.
Förfrågningar som inkommer
till funktionsbrevlådor,
gemensamma brevlådor eller
inkorgar gallras av
administratör, registrator
eller annan ansvarig.
2.1.2 Hantera arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.1.2
Gallrings-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
Beslut av gallring som
framställan
nummer
godkänns av Riksarkivet
2.1.2
Gallringsprotokoll Bevaras
Arkivet
Nej
Nej
Arkivarie
Skrivs för varje enskilt
gallringstillfälle.
2.1.2
Dokument-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
Antagen/reviderad
hanteringsplan
nummer
dokumenthanteringsplan
diarieförs.
2.1.2
Arkivförteckning
Bevaras
Arkivförteckni Nej
Nej
Arkivarie
Klassificerings Arkiverade handlingar som
ngssystemet
struktur
tillförts ämbetsarkivet,
(Visual arkiv)
införs kontinuerligt i
förteckningssystemet.
2.1.2
Gallringsbeslut
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
nummer
2.1.2
Strategi för
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
elektroniskt
nummer
bevarande
2.1.2
Rapporter
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Arkivarie
Diarie-
T.ex. inspektionsrapporter
nummer
från Riksarkivet och
åtgärdsrapporter
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.1.2
Handbok i
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Arkivarie
Diarie-
Handboken uppdateras vid
dokumenthante-
Intranätet
nummer
behov.
ring och arkivering
2.1.3 Hantera personuppgifter
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.1.3
Registerförteckning Uppdateras
Server
Nej
Nej
Dataskydds-
Gemensam
ombud
2.1.3
Begäran om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Dataskydds- Diarie-
registerutdrag
ombud
nummer
2.1.3
Svar/utdrag ur
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Dataskydds- Diarie-
registerförteckning
ombud
nummer
2.1.3
Samtycke för
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Dataskydds- Diarie-
behandling och
ombud
nummer
registrering av
personuppgifter
2.1.3
Inspektions-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Dataskydds- Diarie-
rapporter
ombud
nummer
2.2 Administrera ekonomi
2.2.1 Grundredovisa
Flertalet ekonomihandlingar ligger i ekonomisystemet Agresso.
2.2.1.1 Hantera kundreskontra
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.1
Kundfakturor
Gallras
RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Faktura-
Skrivs ut tillsammans med
efter 10 år
2004:3,
ekonomi-
nummer
underlaget. Förvaras på
ändrad
avdelningen
ekonomienheten.
2015:2
i pärmar,
Skrivs ut och gallras efter 10
sedan i
år.
Fakturor rörande EU-
arkivet på
projekt bevaras i 17 år.
Marin-
museum/
Kopia i
Ekonomi-
systemet
2.2.1.1
Fakturerings-
Gallras efter RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Faktura-
Läggs ihop med fakturan.
underlag
10 år
2004:3,
ekonomi-
nummer
Finns på papper.
ändrad
avdelningen
2015:2
i pärmar,
sedan i
arkivet på
Marin-
museum.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.1
Kundreskontra
Bevaras
Ekonomi-
Nej
Ja
Ekonomi
-adress
systemet
-kontaktperson
faktureringsadress
-aktuell
fordran/skuld
2.2.1.1
Inbetalnings-
Gallras
RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Skrivs ut på papper från
underlag
efter 10 år
2004:3,
ekonomi-
banken.
ändrad
avdelningen
2015:2
i pärmar,
sedan i
arkivet på
Marin-
museum
2.2.1.1
Betalnings-
Gallras efter RA-FS
Server
Nej
Ja
Ekonomi
Påminnelser till kunder som
påminnelse
10 år
2004:3,
Gemensam
inte betalat. Separat från
ändrad
fakturan.
2015:2
2.2.1.1
Räntefakturor från Gallras efter RA-FS
Arkiv
Se anm.
Ja
Ekonomi
Hanteras på samma sätt som
leverantörer
10 år
2004:3,
Statens
vanliga leverantörsfakturor.
ändrad
Service-
Kan vara Sekretess enligt OSL
2015:2
center
18 kap. 8§
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.1
Inkassoärenden
Se anm.
Server
Nej
Ja
Ekonomi
Skickas till Kammarkollegiet
Gemensam
när kunden inte betalat trots
påminnelse. Inloggning via
deras portal. Ansvaret ligger
hos Kammarkollegiet.
2.2.1.1
Kundregister
Bevaras
Ekonomi-
Nej
Ja
Ekonomi
systemet
2.2.1.2 Hantera leverantörsreskontra
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.2
Leverantörs-
Gallras
RA-FS
Statens
Nej
Ja
Ekonomi
Faktura-
Ekonomi skannar inte själva
fakturor
efter 10 år
2004:3,
Service-
nummer
utan det sköts via
ändrad
centers
underleverantör via Statens
2015:2
arkiv/
servicecenter.
Kopia i
Originalfakturor finns hos
Visma
dem. De skannade fakturorna
Proceedo
finns bara som länk i Ekono-
samt Ekono
misystemet
misystemet och inte på MM.
(+ pärm i
Det finns också samlings-
vissa fall, se
fakturor som inte helt kan
anmärkning)
hanteras digitalt, dessa
skickas manuellt och finns i
särskilda pärmar.
2.2.1.2
Underlag vid
Gallras efter RA-FS
Ekonomi-
Nej
Nej
Ekonomi
Faktura-
Kvitto på utbetalning går in i
filinläsning,
10 år
2004:3,
systemet
nummer
Agresso. Återredovisningslista
leverantörs-
ändrad
(journal) tas ut via bank.
fakturor
2015:2
Ekonomi får en betalfil.
2.2.1.2
Manuella
Gallras efter RA-FS
Arkivet
Se anm.
Ja
Ekonomi +
Avser utbetalning utanför
utbetalningar
10 år
2004:3,
Marin-
HR
elektroniskt fakturaflöde.
ändrad
museum,
Fakturor och utbetalningar till
2015:2
registrerade
företag och organisationer
i ekonomi-
registreras i Ekonomi-
eller
systemet. Personliga utlägg
lönesystem
hos medarbetare hanteras i
första hand via lönesystem.
Kan vara Sekretess enligt OSL
18 kap. 8§
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.2
Hantering för
Gallras
RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Faktura-
Alla bokförda fakturor görs
utbetalning
efter 10 år
2004:3,
ekonomi-
nummer
betalningssammanställning
ändrad
avdelningen
två gånger per vecka.
2015:2
i pärmar,
Bemyndigande. Listan
sedan i
signeras.
arkivet på
Marin-
museum.
2.2.1.2
Inkassoärenden
Gallras efter RA-FS
Digitalt på
Nej
Ja
Ekonomi
10 år
2004:3,
server
ändrad
Gemensam.
2015:2
2.2.1.2
Leverantörs-
Bevaras
Ekonomi-
Nej
Ja
Ekonomi
register
systemet
2.2.1.3 Hantera dagskassehantering
Process
Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.3
Kassarapport
Gallras
RA-FS
Ekonomi-
Nej
Ja
Ekonomi
Dagsavslut av dagens
efter 10 år
2004:3,
systemet
försäljning görs varje dag på
ändrad
de olika försäljningsställena.
2015:2
Lista tas ut ur kassasystem,
sparas i pärm som sedan
skickas till Ekonomi. Ibland
kan handlingar skannas då
Ekonomi behöver uppgifter
fortare. Ekonomi redovisar
uppgifterna i
Ekonomisystemet.
2.2.1.3
Underlag till
Gallras efter RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Vid kortköp och fakturaköp.
faktura
10 år
2004:3,
ekonomi-
Skrivs ut och skickas till
ändrad
avdelningen
ekonomi.
2015:2
i pärmar,
sedan i
arkivet på
Marin-
museum.
2.2.1.4 Hantera omföringar
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.4
Omföringar
Gallras
RA-FS
Inlåst på
Nej
Ja
Ekonomi
Rättningar mellan konton. De
efter 10 år
2004:3,
ekonomi-
signeras och
ändrad
avdelningen
verifikationsnummer skrivs
2015:2
i pärmar,
på. Förvaras på papper i pärm
sedan i
i arkivet på MM.
arkivet på
Marin-
museum.
2.2.1.5 Hantera anläggningstillgångar
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.5
Avskrivningar
Gallras
RA-FS
Pärm
Nej
Nej
Ekonomi
Skrivs ut på papper, förvaras i
efter 10 år
2004:3,
pärm i Gula Villan och
ändrad
Se anm.
därefter i arkivet på MM.
2015:2
2.2.1.5
Register över
Bevaras
Pärm
Nej
Nej
Ekonomi
Tas ut på papper. Inventeras
inventarier och
årligen och sparas med
anläggnings-
årsbokslutet.
tillgångar
2.2.1.5
Sammanställning Bevaras
Pärm
Nej
Nej
Ekonomi
Information från
över anläggningar
Ekonomisystemet, men
bearbetas lite, t ex förtydliga
namn på anläggningar. Siffra
till Riksgälden för underlag till
lån.
Förvaras tillsammans med
årsredovisningar och separat i
pärm.
2.2.1.6 Sköta huvudbokföring
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.1.6
Huvudbok
Bevaras
Ekonomi-
Nej
Ja
Ekonomi
Nödvändigt för att presentera
systemet
de ekonomiska händelserna
som grund-, huvud- och
sidoordnad bokföring.
Bevaras fr. om. 2019 som
XML-filer som levereras till
arkivet årsvis.
2.2.1.6
Balansräkning och Bevaras
Ekonomi-
Nej
Nej
Ekonomi
Ingår i huvudbok. Bevaras
resultaträkning
systemet
tillsammans med
årsredovisningen.
2.2.2 Hantera system
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.2
Räkenskaps-
Bevaras
Ekonomi-
Nej
Ja
IT
Hela databasen uppgraderas
system med
systemet
vid versionsbyten.
huvudbokföring
Ändringsloggar som kan gå
förlorade vid versionsbyten
skrivs ut på papper och
bevaras i
systemdokumentationen.
2.2.2
System-
Se anm.
RA-FS
Pärm för
Nej
Ja
Ekonomi
Systemdokumentation
dokumentation
2004:3,
årsredo-
bevaras i de delar som är
ändrad
visning
nödvändiga för att presentera
2015:2
de ekonomiska händelserna
som huvudbokföring.
Dokumentation som inte
behövs för dessa syften får
gallras efter 10 år. Övrig
dokumentation bevaras.
2.2.3 Rapportera ekonomi
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.3
Månadsrapporter Bevaras
Pärm
Nej
Nej
Ekonomi
Rapport via direktingång till
till Stats-
Ekonomistyrningsverkets
redovisningen
system. Automatiskt från
Ekonomisystemet.
Rapporterna skrivs ut på
papper.
T ex balansräkning månadsvis
och bankkontoutdrag. Vissa
extra rapporteringar i
december (sjuktal, anställda)
2.2.3
Kontoutdrag
Gallras
RA-FS
Pärm +
Nej
Ja
Ekonomi
Stäms av i samband med
efter 10 år 2004:3,
Server
månadsrapporteringen.
ändrad
Gemensam
2015:2
2.2.3
Årsbokslut
Bevaras
Diariet/
Nej
Ja
Ekonomi
Diarie-
Den finansiella redovisningen
Server
nummer
i årsbokslutet sköts av
Gemensam
Ekonomi. Varje avdelning
redovisar till
resultatredovisningen i
årsredovisningen.
Resultatredovisningen sköts
av Staben. Årsredovisningen
sammanställs och trycks och
förvaras i diariet. Se 1.2.
2.2.4 Hantera budget
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.2.4
Detaljerad budget Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Ekonomi/ Diarie-
Förklaring till budgeten, mer
Avdelnings nummer
detaljerad än underlaget som
Sparas i
-chef
skickas till Departementet.
Excel på
Avdelningschefer lägger in
server
detaljerad budget.
Gemensam
2.3 Kompetensförsörja myndigheten
Inom processen kompetensförsörja myndigheten (tidigare Administrera personal) ingår handlingar som rör: rekrytera personal, hantera uppgifter om
anställda, hantera ledigheter och frånvaro, betala ut löner och ersättningar, hantera personalärenden och arbetsmiljöfrågor.
Flertalet personalhandlingar ligger i lönesystemet, till exempel tidsregistrering och tidrapportering.
Rekryteringshandlingar hanteras i rekryteringssystemet ReachMee.
Samverkansavtal var tidigare diarieförd under 2.3. Är nu under 1.3 istället.
2.3.1 Attrahera och rekrytera kompetens
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.1
Annons
Bevaras
Diariet
Nej
Ja, se
HR
Diarie-
Personuppgifter såsom namn
anm.
nummer
och kontaktuppgifter.
2.3.1
Ansökningar till
Gallras
RA-FS
Rekryterings Nej
Ja
HR
Ansökningshandlingar bör
tjänst
efter 2 år
2004:1
systemet
sparas minst 2 år efter att
anställningsbeslutet tagits
p.g.a. diskriminerings-
lagstiftningen.
Om den sökande begär, ska
ansökningshandlingarna
återlämnas.
2.3.1
Ansöknings-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Ansökan från den som fått
handlingar
nummer
tjänsten läggs i diariet.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.1
Lista över
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Ur rekryteringsdatabasen tas
ansökningar
nummer
ut en lista över alla som sökt
en viss tjänst och läggs i
diariet.
2.3.1
Överklaganden
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Får nytt diarienummer.
nummer
2.3.1
Yttrande om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Skickas till
överklagande
nummer
Överklagandenämnden.
2.3.1
Kungörelsen
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
nummer
2.3.1
Intresse-
Gallras
RA-FS
Rekryterings Nej
Ja
HR
Fråga skickas automatiskt till
anmälningar
efter 2 år
2004:1
systemet
personen som anmält
intresse om hen vill ha kvar
sin intresseanmälan efter 6
månader. Raderas
automatiskt ur systemet efter
2 år.
2.3.1
Protokoll för
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
Löpnummer Sparas som egen serie, samt 1
personal och
eller mapp i
per år
ex. i personalakt. Kan
organisation
Se anm.
anslutning
röraorganisations-
till personal-
förändringar, omplacering, ny
akter.
titel, nya löner osv.
Personuppgifter såsom namn,
personnummer m.m.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.1
Anställnings-
Bevaras
Personal-
Nej
Ja
HR
Löpnummer Har samma löpnummer som
beslut och
akt
Protokoll för personal och
anställningsbevis
organisation.
2.3.1
Arbetsmarknads-
Gallras 2
RA-FS
Personal-
Nej
Ja
HR
Särskild mapp vid sidan om
politiska åtgärder år efter att 2004:1
akt
personalakterna.
-Lönebidrag etc
personens
anställning
avslutats
2.3.1
Avtal upphovsrätt Bevaras
Personal-
Nej
Ja
HR
För arbetstagare och
akt
uppdragstagare. För reglering
av användningsrätt till
material producerat i eller för
myndigheten.
2.3.1
Beslut om
Bevaras
Personal-
Nej
Ja
HR
Person-
Vid omplacering av tjänst
omplacering
akt
nummer
inom myndigheten skrivs nytt
anställningsbeslut.
Dokumenteras i MBL-
protokoll.
2.3.2 Behålla kompetens
Under Behålla kompetens ingår följande handlingar:
- löne- och förmånshandlingar
- arbetsmiljöhandlingar
- rehabiliteringshandlingar
- personalansvarsnämndshandlingar
Hantera löner och förmåner
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Ledighetsansökan Bevaras
Löne-
Nej
Ja
HR
Löpnummer
- semester
system
-föräldraledighet
-tjänstledighet
2.3.2
Ansökan om
Bevaras
Personal-
Nej
Ja
HR
Beslutet fattas av ÖI i
delpension
akt
föredragning.
2.3.2
Handlingar
Bevaras
Pärm
Nej
Ja
HR
Kronologisk Listor som även innehåller
kopplat till
rättelser gjorda för hand.
löneutbetalningar
2.3.2
RALS-protokoll
Bevaras
Pärm vid
Nej
Ja
HR
Löneförhandlingar. Skrivs
personal-
under av fackliga organen
akterna
samt personalchef.
Ingår i protokollserien
Protokoll för personal och
organisation.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Läkarvårds- och
Gallras
RA-FS
Löne-
Nej
Ja
HR
Löpnummer Informationen läggs in i
läkemedels-
efter 10 år 2006:5,
system +
lönesystem. Kvittona förvaras
ersättningar,
ändrad
Pärm
i pärm.
kvitton
2012:9
2.3.2
Löne-
Bevaras
Personal-
Nej
Ja
HR
Överenskommelse mellan
överenskommelse
akt
chef och medarbetare.
2.3.2
Friskvårdsbidrag
Gallras
RA-FS
Lönesystem Nej
Ja
HR
Registreras i lönesystem.
efter 2 år
2006:5,
Blankett sparas i
ändrad
lönematerial.
2012:9
2.3.2
Sjukförsäkran Gallras
RA-FS
Pärm med
Nej
Ja
HR
- timanställda
efter 2 år
2006:5,
löne-
ändrad
material
2012:9
2.3.2
Adressändring
Gallras
RA-FS
Lönesystem Nej
Ja
HR
Adressändring görs i
efter
2006:5,
lönesystem.
åtgärd
ändrad
2012:9
2.3.2
Övertidsuppgifter Bevaras
Lönesystem Nej
Ja
HR
Övertidsuppgifter/flexrapport
/uttag av kompledighet.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Personalkort
Bevaras
Löne-
Nej
Ja
HR
system
2.3.2
Årsjournal
Bevaras
Löne-
Nej
Ja
HR
Kallas även årsvisa
system
sammanställningar och
tjänstgöringsjournaler.
2.3.2
Samman-
Bevaras
Lönesystem Nej
Nej
HR
Kan även kallas
ställningar över
löneartskatalog.
lönearter
2.3.2
Lönelistor
Bevaras
Löne-
Nej
Ja
HR
Kan även kallas
system
lönespecifikationer eller för
lönsesammanställningar. Se
handlingar kopplade till
löneutbetalningar.
2.3.2
Semesterlistor
Gallras vid
RA-FS
Hos
Nej
Ja
Enhetschef
inaktualitet 1997:6
respektive
enhet
Hantera arbetsmiljö
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Årlig systematisk Bevaras
Diariet
Nej
Nej
HR
Diarie-
arbetsmiljö-
Server
nummer
uppföljning
Gemensam
2.3.2
Skyddsronds-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Enhetschef
Cheferna ansvarar för
protokoll
Gemensam
protokollen och att de
levereras till arkivet.
2.3.2
Statistik
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
HR
Diarie-
Statistik som efterfrågas.
nummer
Sjukstatistik, osv till
Arbetsmiljöverket.
2.3.2
Anmälan om
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Kan innehålla
arbetsskada
nummer
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
2.3.2
Anmälan om
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Kan innehålla
tillbud
nummer
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
2.3.2
Utredning
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Kan innehålla
nummer
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Medarbetar-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
HR
Diarie-
Övergripande resultat för
undersökningar
nummer
SMTM ligger som bilaga till
för hela
CESAM-protokoll sedan 2018.
myndigheten
Hur är läget enkäterna sparas
på G hos HR
2.3.2
Avtal om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
företagshälsovård
nummer
Hantera rehabilitering
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Rehabiliterings-
Bevaras
Personalakt Se anm.
Ja
HR
Kan innehålla
plan och
Server
sekretessbelagda uppgifter
rehabiliterings-
Gemensam
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
utredning
Arbetsmaterial mellan chef
och medarbetare.
HR begär in handlingarna från
cheferna.
Utredningar som är underlag
för personalansvarsnämnd
sparas i egen protokollserie
och finns på Gemensam/HR.
2.3.2
Läkarintyg
Gallras
RA-FS
Pärm i
Se anm.
Ja
HR
Kan innehålla
kopior
efter 10 år 2006:5,
arkivet på
sekretessbelagda uppgifter
ändrad
MM
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
2012:9
Gallras efter 10 år under
förutsättning att original
översänts till
Försäkringskassan.
2.3.2
Rehabiliterings-
Bevaras
Personalakt Se anm.
Ja
HR
Kan innehålla
utredning
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Anmälan av
Bevaras
Personalakt Se anm.
Ja
HR
Kan innehålla
arbetsskada
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
2.3.2
Handlingar
Bevaras
Personalakt Se anm.
Ja
HR
Kan innehålla
rörande
sekretessbelagda uppgifter
arbetsskada
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
2.3.2
Bidrag till
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
hjälpmedel
Driva personalansvarsnämndsärenden
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.2
Protokoll
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Kan innehålla
nummer
sekretessbelagda uppgifter
enligt OSL 39 Kap. 1-2 §
Ingår i protokollserien
Protokoll för personal och
organisation.
2.3.2
Varning
Bevaras
Personalakt Se anm.
Ja
HR
Diarie-
Läggs i slutet kuvert i akten.
/Diariet
nummer
Kan resultera i löneavdrag,
skriftlig varning osv.
2.3.3 Utveckla kompetens
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.3
Betyg och
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
Intyg och betyg från
kursintyg
utbildning/kurs som det finns
lagkrav på att genomgå
skickas till HR.
2.3.3
Utvecklingssamtal Gallras vid
RA-FS
Enhetschef Nej
Ja
Närmsta
Skickas inte till
/Medarbetar-
inaktualitet 2006:5,
chef/
personalenheten utan behålls
samtal
ändrad
Enhetschef
av chefen.
2012:9
2.3.3
Avtal om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Vid köp av utbildningstjänst
utbildning
nummer
bevaras avtal om kurser och
dylikt.
2.3.3
Medarbetardagar Bevaras
Diariet,
Nej
Ja
Staben
Diarie-
Offerter och avtal diarieförs.
nummer/
se anm.
Kronologiskt Program och upplägg
(scheman m.m.) samt resultat
från grupparbeten arkiveras.
2.3.7 Avveckla kompetens
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.7
Varsel om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Varsel om att tidsbegränsad
upphörande av
nummer
anställning upphör. Personen
tjänst,
har rätt att begära
-tidsbegränsad
företrädesrätt. Handlingen
anställning
skickas till tidigare anställd.
2.3.7
Varsel om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
HR
Diarie-
Skickas till facket. Om
uppsägning,
nummer
personen inte är fackligt
-tillsvidare-
ansluten skickas det till
anställning
personen själv. Med skäl till
uppsägning.
2.3.7
Begäran om
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
När den anställda vill utnyttja
företrädesrätt
företrädesrätten.
2.3.7
Lista över
Gallras efter RA-FS
Nej
Ja
HR
Listor över aktuella
företrädesrätt
avslutat
2006:5,
Server
företrädesrätter.
ärende
ändrad
Gemensam
I mapp på Gemensam, men
2012:9
också utskriven då och då.
2.3.7
Turordningslista
Gallras efter RA-FS
Nej
Ja
HR
avslutat
2006:5,
ärende
ändrad
2012:9
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.3.7
Uppsägning på
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
Diarie-
arbetstagarens
+ Diariet
nummer
begäran
2.3.7
Individuellt avtal
Bevaras
Personalakt Nej
Ja
HR
Överenskommelse om frivillig
avgång.
Ingår i protokollserien
Protokoll för personal och
organisation.
2.4 Hantera inköp och upphandling
Myndigheten genomför upphandling och tecknar avtal för köp av varor och tjänster. Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram
till dess att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör, eller till att anbuden o ffentliggjorts. Det innebär att
uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar inte får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan alla anbud
offentliggjorts, eller beslut om leverantör och anbud fattats (tilldelningsbeslut) eller när myndigheten avslutar upphandlingen på annat sätt, till exempel
avbryter den.
I tryckfrihetsförordningens mening har ett anbud inte kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Därme d är heller inte
anbudet en allmän handling innan dess. Ett syfte med den absoluta sekretessen vid upphandlingar är att undvika anb udskarteller. Blir offentlig handling när
beslut om leverantör fattats eller ärendet slutförts.
2.4.1 Göra inköp
Inköp över 100 000 kr ska dokumenteras via diarieföring. Inköp under 40 000 kr behöver inte dokumenteras särskilt, förutom i ekonomihanteringen.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.1
Annons
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
Förekommer sällan.
handlare
nummer
2.4.1
Offertförfrågan/
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Upp-
Diarie-
Skickas till 3 utvalda
anbudsförfrågan
handlare
nummer
leverantörer vid inköp över
100 000 SEK.
2.4.1
Inbjudan
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
handlare
nummer
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.1
Administrativa
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
föreskrifter
handlare
nummer
2.4.1
Krav på
Bevaras
Diariet
Nej
Se anm. Upp-
Diarie-
Personuppgifter kan
leverantören
handlare
nummer
förekomma i de fall då CV
bifogats anbudet.
2.4.1
Kravspecifikation Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
Krav på tjänst eller produkt
handlare
nummer
2.4.1
Utvärdering
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
handlare
nummer
2.4.1
Bilagor
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
handlare
nummer
2.4.1
Frågor och svar
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Upp-
Diarie-
under anbudstiden
handlare
nummer
2.4.1
Leverantörs-
Bevaras
Diariet
Ja
Nej
Upp-
Diarie-
Vid utskick.
prövning
handlare
nummer
Upphandlingssekretess fram
tills tilldelningsbeslut.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.1
Eventuella
Bevaras
Diariet
Ja
Nej
Upp-
Diarie-
Upphandlingssekretess fram
förtydliganden
handlare
nummer
tills tilldelningsbeslut.
2.4.1
Arbetsprover,
Gallras vid
RA-FS
Sänds ofta
Se anm.
Nej
Upp-
Pröva sekretess enligt OSL 19
modeller och
inaktualitet 1997:6
tillbaka till
handlare
§ 3.
varuprover
leveran-
(bilagor)
Återlämnas vid begäran eller
tören efter
gallras vid inaktualitet. Under
förfarandet
förutsättning att de beskrivs
avslutats.
eller avbildas i
dokumentation som bevaras.
2.4.2 Förnyad konkurrensutsättning
Avrop på ramavtal. På ett ramavtal kan man antingen köpa avtalet via rangordning (vänder sig till den som står först i rangordningen) eller genom förnyad
konkurrenssättning (vänder sig till ramavtalets samtliga ramavtalsleverantörer för att på nytt utsätta en beställning/inköp för konkurrens).
Myndigheten har egna ramavtal och ett köp på dessa ramavtal kallas för avrop. Det finns även avrop på de statliga ramavtalen. Även dessa avtal kan
avropen ske genom rangordning eller förnyad konkurrenssättning.
I process 2.4.2 skrivs alla handlingstyperna i förfrågningsunderlaget ihop under Förfrågningsunderlag till avropsförfrågan, i 2.4.1 och 2.4.3 har de olika
handlingstyperna skrivits var för sig.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.2
Avropsförfrågan
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Upp-
Diarie-
Mejl från
handlare
nummer
ramavtalsleverantörerna.
2.4.2
Förfrågnings-
Bevaras
Diariet
Ja
Nej
Upp-
Diarie-
Upphandlingssekretess fram
underlag till
handlare
nummer
tills tilldelningsbeslut.
avropsförfrågan
- Inbjudan
- Administrativa
föreskrifter
- Kravspecifikation
- Utvärdering
- Avtalsvillkor
- Bilagor
2.4.3 Genomföra formell upphandling
Gäller upphandlingar över direktupphandlingsgränsen.
Upphandlingsverktyget som används är Tendsign.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.3
Upphandlings- Bevaras
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Pröva sekretess enligt
uppdrag
verktyg
handlare
nummer
OSL 19 § 3
2.4.3
Annons
Bevaras
Upphandlings- Nej
Ja
Upp-
Diarie-
verktyg
handlare
nummer
2.4.3
Anbuds-
Bevaras
Upphandlings- Nej
Ja
Upp-
Diarie-
inbjudan
verktyg
handlare
nummer
2.4.3
Administrativa Bevaras
Upphandlings- Nej
Ja
Upp-
Diarie-
föreskrifter
verktyg
handlare
nummer
2.4.3
Krav på
Bevaras
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Pröva sekretess enligt
leverantören
verktyg
handlare
nummer
OSL 19 § 3
Se anm.
Personuppgifter kan
förekomma i de fall då
CV bifogats anbudet.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.3
Krav-
Bevaras
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Pröva sekretess enligt
specifikation
verktyg
handlare
nummer
OSL 19 § 3
2.4.3
Vinnande
Bevaras
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Upphandlingsuppdraget
anbud
verktyg
handlare
nummer
skrivs under av ÖI.
Ärenden som sträcker sig
över flera år (ofta fyra år)
bör inte avställas innan
avslutat ärende.
2.4.3
Bilagor till
Gallras
RA-FS
Upphandlings- Se anm.
Se anm.
Upp-
Pröva sekretess enligt
vinnande
efter 4 år 2013:1
verktyg
handlare
OSL 19 § 3.
anbud
Personuppgifter kan
förekomma i de fall då
CV bifogats anbudet.
Bilagor som utgörs av
föremål får gallras eller
återlämnas till
anbudsgivaren under
förutsättning att de är
beskrivna eller avbildade
i dokumentation som
bevaras.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.3
Övriga anbud
Gallras
RA-FS
Upphandlings- Se anm.
Se anm.
Upp-
Pröva sekretess enligt
efter 4 år 2013:1
verktyg +
handlare
OSL 19 § 3.
särskild pärm
Personuppgifter kan
då de inkommit
förekomma i de fall då
på papper
CV bifogats anbudet.
Tillhörande
kompletteringar, intyg,
bevis och bilagor etc. får
också gallras efter 4 år.
Gallringsfristen utgör
minimigräns. Annan
reglering, exempelvis
olika EU-rättsakter,
kontroll eller revision
kan medföra att
handlingarna behöver
bevaras under längre tid
än 4 år.
2.4.3
Öppnings-
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Uppgifterna i protokollet
protokoll
handlare
nummer
omfattas av den absoluta
sekretessen. Protokollet
blir en allmän handling
när ärendet är
slutbehandlat.
Pröva sekretess enligt
OSL 19 § 3.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.3
Upphandlings- Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Blir offentlig handling
protokoll
handlare
nummer
när beslut om leverantör
fattats eller ärendet
slutförts.
2.4.3
Tilldelnings-
Bevaras
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Diarie-
Pröva sekretess enligt
beslut
verktyg
handlare
nummer
OSL 19 § 3.
Föredras. Skannas och
läggs in i
upphandlingsverktyg.
2.4.3
Avtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Upp-
Diarie-
Gäller antaget anbud.
handlare
nummer
2.4.3
Frågor och svar Bevaras,
Upphandlings- Se anm.
Ja
Upp-
Förfrågningar från
under
se anm.
verktyg /Diariet
handlare
anbudsgivarna, begärda
anbudstiden
förtydliganden och
kompletteringar.
Betraktas som allmänna
handlingar efter
expediering. Absolut
sekretess under
anbudstiden.
Diarieförs om de tillför
ärendet sakkunskap.
Pröva sekretess enligt
OSL 19 § 3.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.4.3
Anbuds-
Bevaras
Server
Se anm.
Nej
Upp-
Pröva sekretess enligt
utvärdering
Gemensam
handlare
OSL 19 § 3.
2.4.3
Egenförsäkran Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Upp-
Diarie-
Anbudets
handlare
nummer
undertecknande och
sanningsförsäkran.
2.5 Hantera lokaler och inventarier
2.5.1 Hantera lokaler
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.5.1
Ritningar
Bevaras
Server
Se anm.
Ja
Fastighet
Ritningar över
Gemensam
och
fastigheterna bevaras
säkerhet
hos Statens
fastighetsverk. Ritningar
som beställts av extern
arkitekt direkt av SMTM
bevaras.
Exempel: IB-ritningar
(Inbrottslarmsritningar),
installationsritningar
m.fl.
Kan innehålla sekretess
enligt OSL 18 kap. 8 §
2.5.1
Mätningar
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Fastighet
Diarie-
Mätningar av klimat,
Server
och
nummer
temperatur, radon eller
Gemensam
säkerhet
annat som inkommer
från SFV eller annan
extern part.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Process
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.5.1
Avtal
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Fastighet
Diarie-
Säkerhetsavtal,
och
nummer
hyresavtal, städavtal,
säkerhet
driftsavtal mm.
Kan innehålla sekretess
enligt OSL 18 kap. 8 §
2.5.1
Supportärenden Gallras
RA-FS
Servicedesk
Se anm.
Ja
Fastighet
Mejl från användare
om
efter 2 år 1997:6
Plus
och
inom SMTM till
fastighet/lokaler
säkerhet
Servicedesk Plus.
Kan innehålla sekretess
enligt OSL 18 kap. 8 §
2.5.2 Hantera inventarier
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.5.2
Inventarie-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Fastighet
Kan förekomma som
förteckning
Gemensam
och
bilagor.
säkerhet
Diariet se
anm.
2.6 Hantera IT och telefoni
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.6
Avtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
IT/Upp-
Diarie-
Licensavtal, serviceavtal,
Avtalsdatabas
handling
nummer
leveransavtal - diarieförs
Server
och läggs av
Gemensam
Upphandling in i
Avtalsdatabasen.
2.6
IT-
Gallras
RA-FS
Servicedesk
Nej
Ja
IT
Får gallras när statistik
supportärenden efter 2 år 1997:6
Plus
tagits fram, dock tidigast
efter 2 år
2.6
System-
Bevaras
Server
Ja
Ja
IT
Dokumentation för olika
dokumentation
Gemensam
system
2.6
Inventarie-
Bevaras
Access-
Nej
Ja
IT
Innehåller uppgifter om
förteckning
databas på
datorer och telefoner
Server
och var de finns.
Gemensam
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.6
Loggar för
Gallras
RA-FS
Epostsserver Nej
Ja
IT
Loggar för anställdas
inkommen och
efter 90
1997:6
avsända och mottagna e-
avsänd e-post
dagar
postmeddelanden.
Informationen får gallras
under förutsättning att
den inte längre behövs
för kontroll av
överföringen eller
återsökning av de
handlingar som
inkommit eller utgått
från myndigheten.
Loggar som är av
betydelse för säkerheten
i systemet kan behöva
sparas längre än enkla e-
postloggar.
2.6
Elektroniska spår Gallras
RA-FS
Webbserver Nej
Ja
IT/Admini-
Inställningar bör
- IP adresser
efter 6
1997:6
stratör av
dokumenteras.
- webbloggar
mån
systemet
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.6
Skräppost/spam Gallras
RA-FS
Epostsserver Nej
Nej
IT
Meddelanden i e-posten
omedelbart 1997:6
som säkert bedöms som
skräppost/spam och
meddelanden med virus.
Automatisk filtrering i
spamfilter. En liten del
hamnar i karantän i 30
dagar innan de raderas.
2.6
Cookie- och
Gallras vid
RA-FS
Klientdatorer Nej
Nej
IT
Filer som webbplatser
tempfiler
inaktualitet 1997:6
sparar lokalt på datorn
för att spara personliga
inställningar.
Gallring görs i samband
med att datorer byts ut.
2.6
Elektroniska spår Gallras vid
RA-FS
Klientdatorer Nej
Nej
IT
Tidigare besökta
- webbhistorik
inaktualitet 1997:6
webbplatser. Gallras vid
ominstallation/byte av
dator eller vid behov.
2.6
Spår efter
Gallras efter RA-FS
Antivirus-
Nej
Ja
IT/Admini-
För att kunna spåra vad
virusangrepp
3 mån
1997:6
server i
stratör av
som hänt i samband med
molnet
systemet
virusangrepp.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
2.6
Meddelande i
Gallras vid
RA-FS
I telefonen Ja
Ja
Användare
Kan gallras under
röstbrevlåda som inaktualitet 1997:6
förutsättning att
tillfört ärende
Se anm.
innehållet förts över till
sakuppgift
en tjänsteanteckning i
ärendet. Kan förekomma
sekretess enligt OSL Kap
18 § 8.
Telefoner töms av IT när
de byts ut eller lämnas
tillbaka.
2.6
Samtalslistor
Gallras vid
RA-FS
Teleoperat Nej
Ja
Användare
Telefonanvändarens
inaktualitet 1997:6
ör +
samtalslistor.
mobiler
Automatisk gallring
regleras i avtal med
operatören. Användaren
ansvarar i de fall
samtalslistorna kan
tömmas manuellt.
3 BEVARA KULTURARVET
3.1 Hantera samlingarna
3.1.1 Samla in och gallra föremål, arkivalier, fotografier och böcker (Samlingsutveckling*)
*Samlingsutveckling innefattar insamling och gallring av föremål, arkivalier, fotografier och böcker.
På Marinmuseum, Sjöhistoriska museet och Järnvägsmuseet insamlas löpande både föremål, arkivalier, foton och böcker. Beslut om insamling och gallring
tas av avdelningschefen på chefsmöten, men bereds vid insamlingsmöten. Vasamuseet har väldigt lite insamling, men antalet nummer i samlingen
(fyndliggaren) ökar ändå eftersom man kan ge nya nummer till objekt som tidigare registrerats i grupp, eller till föremål som tappat sin märkning och inte
kan identifieras.
Alla myndighetens policyer, riktlinjer och rutiner bevaras under 1.1. Där finns Samlingsförvaltningspolicyn samt de riktlinjer och rutiner som rör
samlingsförvaltning.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.1
Insamlings-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent/ Diarie-
Det skriftliga insamlingserbjudandet
erbjudande
Samlings-
Arkivarie
nummer/
diarieförs. Informationen registreras
förvaltnings-
INK-
sedan som inkommande
systemet
nummer
erbjudande i
samlingsförvaltningssystemet där
det får ett INK-nummer. Det byter
till ett ACC-nummer när accessionen
är godkänd, men med referens till
det tidigare INK-numret.
Erbjudanden som inte uppfyller
myndighetens kriterier för insamling
diarieförs men förs inte vidare till
samlingsförvaltningssystemet.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.1
Avvecklings-
Bevaras
Diariet
Se anm.
Ja
Intendent
Diarie-
Kan innehålla sekretessbelagda
skrivelser från
nummer
uppgifter enligt OSL 15 kap. 2 §
Samlings-
Försvars-
förvaltnings-
Lista från Försvarsmakten över
makten
systemet, se
material som ska avvecklas, skickas
anm.
också till andra museiinstitutioner.
Om MM vill samla in något som
finns på listorna gör man
insamlingsärende i
samlingsförvaltningssystemet. (Se
hemställan) I dessa fall så skannas
skrivelsen och läggs i
samlingsförvaltningssystemet, dock
inte vid förekomst av sekretess.
3.1.1
Hemställan
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent
Diarie-
Görs till Försvarsmakten rörande de
nummer
föremål som MM vill samla in.
Ett insamlingsärende upprättas i
samlingsförvaltningssystemet.
3.1.1
Beslut
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent
Diarie-
Inkommet beslut från
nummer
Försvarsmakten rörande insamling
av föremål.
3.1.1
Protokoll
Bevaras
Server
Nej
Ja
Upprättare Kronologiskt
Beslut om insamling/avslag fattas av
Insamlings
Gemensam
av
avdelningschef. Sparas i PDF/A med
och gallrings-
protokollet
digital signering. Arkiveras på
beslut
Arkivets yta årligen.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.1
Överlåtelse-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent/ Diarie-
Avtalen diarieförs samt skannas och
avtal
Samlings-
Arkivarie
nummer
läggs in i
förvaltnings-
Samlingsförvaltningssystemet.
systemet
Överlåtelseavtal.
samt i pärm
Överlåtelseavtal
för referens
upphovsrätt för foton, film,
konst, samt arkivsamlingar.
Överlåtelseavtal
upphovsrätt ritningar.
Överlåtelseavtal avyttring.
3.1.1
Mottagnings- Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent/
Finns i entrén/receptionen för att
bevis
förvaltnings-
Arkivarie
använda om en person vill lämna in
systemet/
ett föremål eller arkivalie.
Diariet, se
Skannas och läggs i
anm.
Samlingsförvaltningssystemet.
JVM diarieför dem.
3.1.1
Inventarie-
Bevaras
Arkivet
Nej
Ja
Intendent
I bilagepärmarna, sorterade efter
bilagor/
föremålsnummer, samt i
Samlings-
Föremåls-
Samlingsförvaltningssystemet, bilagt
bilagor
förvaltnings-
objektsposterna eller ev.
systemet
samlingspost, läggs handlingar
Närarkiv
(fakturakopia, korrespondens,
(MM, JVM)
manual eller annan dokumentation)
som rör ett insamlat föremål. Nya
bilagor som bara är digitala bevaras
enbart i Samlingsförvaltnings-
systemet, skrivs inte ut till pärmar.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.1
Accessions-
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent/ Årsvis
Lista över insamlade objekt per år
förteckning
förvaltnings-
Arkivarie
för föremål och arkiv.
systemet
Server
Gemensam
3.1.1
Vasas
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent
Fynd-
Vasas fyndliggare byggs på sedan
fyndliggare
enheten
nummer
bärgningen. Nya nummer
Vasamuseet
tillkommer när man separerar äldre
, arkivskåp i
poster i flera delar eller ibland när
pontonen
fyndbrickan har försvunnit och man
inte kan knyta föremålet till rätt
äldre post. Skrivs fortfarande på
papper.
3.1.1
Insamlings-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Enhetschef Diarie-
Ersätter tidigare Insamlingsstrategi.
plan
nummer
3.1.1
Accessions-
Bevaras
Biblioteket Nej
Ja
Bibliotekarie
Inköp årsvis i MMs och SMs
listor
bibliotek.
biblioteket
JVM för inte accessionslistor.
3.1.1
Gallrings-
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent
underlag
förvaltnings-
systemet
3.1.1
Avyttrings-
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent
dokumenta-
förvaltnings-
tion
systemet
3.1.2 Bevara myndighetens båtar, fartyg, tåg, flyg och vägfordon
I samlingarna på Marinmuseum och Sjöhistoriska museet finns dels accederade mindre båtar som förvaras i magasin, dels några b åtar som sjösätts och
används varje år samt större museifartyg som ligger i vatten året om.
Vid Marinmuseum finns de tre större museifartygen fullriggaren Jarramas, minsveparen HMS Bremön och robotbåten Västervik samt tio seglande barkar.
Till Marinmuseum hör även patrullbåten Hugin som är deponerad till stiftelsen Göteborgs maritima centrum. Vid Sjöhistoriska museets museipir ligger
isbrytaren Sankt Erik, fyrskeppet Finngrundet (deponerad av Sjöfartsverket), Ångslup nr 45 samt räddningskryssaren Bernhard I ngelsson. Bevarandeplaner
och vårdplaner tas fram för de större museifartygen och underhåll dokumenteras löpande. Varvsrapporter bevaras från dockningar.
Myndigheten har även fem fartyg med så kallade bare boat charter-avtal. Myndigheten äger fartygen, men drift, certifiering och underhåll sker i regi av
ideella föreningar. Fartygen är minsveparen M20, robotbåten Ystad, vedettbåten Jägaren samt motortorpedbåtarna T38 och T46. Det finns också bareboat
charter-avtal som aktiveras vid behov (främst gällande Sankt Erik).
Det finns även ett samarbetsavtal mellan Sjöhistoriska museet och Heleneborgs Båtklubb (Stockholm) rörande vård och underhåll av motorbåten Plurr från
1905. Krav på skriftlig dokumentation finns dock inte.
På Järnvägsmuseet finns drygt 350 fordon, varav knappt 70 stycken används i museal tågtrafik. Omkring 250 av dessa fordon är accederade i
järnvägssamlingen. Ett 40-tal av fordonen ur järnvägssamlingen är deponerade hos olika museiföreningar och visas upp för allmänheten i utställningar eller
används i tågtrafik. Transportstyrelsens trafiktillstånd för att få köra tågen innehas av Trafikverket. Järnvägsmuseet har ett samverkansavtal med
Trafikverket, så att museets fordon och trafik omfattas av TRV ansvar. Alla dokument som genereras (t.ex. ett översynsprotokoll på ett lok) ska sparas på
enligt tillståndet avsedd plats. Tågtrafikens handlingar förvaras därför inte i Statens maritima och transporthistoriskas IT-miljö utan i Trafikverkets IT-miljö
samt i Hennans stationshus. När Järnvägsmuseet i framtiden får ett eget trafiktillstånd så kommer tågtrafikens handlingar att föras över till SMTM.
Arlanda flygsamlingar är en civilflygsamling med närmare sjuttio flygplan och segelflyg. Ett antal objekt är deponerade hos ideella föreningar och museer.
Samlingen förvaltas av den ideella föreningen Arlanda flygsamlingars vänner. I samlingen finns också fordon med koppling til l flygverksamhet såsom tank-
och brandbilar.
I Kjula vägstation utanför Eskilstuna finns drygt hundra fordon och stora maskiner kopplade till vägens historia, vägbyggnad och vägunderhåll såsom
väghyvlar, hjullastare och lastbilar.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.2
Bevarandeplan Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Fartygsspecialist/ Diarie-
Bevarandeplaner tas fram för
Rustmästare/
nummer
varje museifartyg. Planen är
Server
Tekniskt ansvarig
statisk och justeras inte. Här
Gemen-
/Intendent
presenteras korta fakta, fartygets
sam (JVM)
(Samling
historik och kulturhistoriska
Transporthistoria
värden samt ambitionsnivå för
/THS)
bevarandet.
Enklare bevarandeplaner finns
för större delen av
järnvägsfordonen sedan tidigare.
Bevarandeplan för godsvagnar är
under arbete och tjänstefordon
behöver också färdigställas.
Bevarandeplan för väg- och
flygsamlingarna ska tas fram.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.2
Vårdplan
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Fartygsspecialist/ Diarie-
Vårdplanen (ett paraply på G:)
Rustmästare/
nummer
är dynamisk och innehåller
Server
Tekniskt ansvarig
uppgifter om riskanalyser,
Gemensam
/Intendent
tillståndsundersökningar och
(Samling
underhållsplaner. Häri finns
Transporthistoria
uppgifter om aktuella
/THS)
försäkringar, certifikat och
regler. Alla handlingar i
vårdplanen diarieförs.
När nya handlingar inkommer i
processen får de egna
diarienummer.
Alla försäkringar i myndigheten
diarieförs under 1.5
Vårdplan för järnvägs-, väg- och
flygsamlingarna ska tas fram.
3.1.2
Underhålls-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Fartygsspecialist/ Diarie-
Underhållsplaner gällande M20
plan
Rustmästare
nummer
och T46.
/Underhålls-
T46 och M20 ska enligt avtalen
ansvarig (JVM)
följa en underhållsplan.
/Intendent
Underhållsplanerna tas fram av
(Samling
de ideella föreningarna i
Transporthistoria
samråd med SMTM.
/THS)
Underhållsplan för järnvägs-,
väg- och flygsamlingarna ska
tas fram.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.2
Underhålls-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Fartygsspecialist/ Diarie-
Egna årsrapporter från
rapport
Rustmästare
nummer
renovering och underhåll.
Se dokumentationsbilder.
3.1.2
Restaurerings- Bevaras
Server
Nej
Ja
Forskning-
Tryckta rapporter med
rapport
Gemensam
samordnare
sammanfattning av utförda
samt
Kulturarvs-
åtgärder på järnvägsfordon i
analogt
enheten
samband med större
(Arbets-
restaureringsprojekt.
material
2 ex. skickas till arkivet.
fram till
tryckning)
1 ex. till biblioteket (JVM)
3.1.2
Varvs- och
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Fartygsspecialist/ Diarie-
Teknisk dokumentation från
verkstads-
Tekniskt ansvarig nummer
varvet. Kan innehålla ritningar.
rapporter och
Pärm &
externa
Digitalt, se
JVM förvarar rapporterna i
arbeten
anm.
Trafikverkets IT- miljö samt på
Hennans trafikexpedition.
3.1.2
Dokumenta-
Bevara
Samlings-
Nej
Ja
Fartygsspecialist/ Fo-
Se Underhålls-rapporter.
tionsbild
urval
förvaltnings-
Rustmästare
numrering/
systemet
Större arbeten dokumenteras
MM.V -
av myndighetens fotografer.
numrering
G-server
Arbetsbilder tas av
medarbetare och sparas på G-
Se anm.
server och arkiveras i urval som
verksamhetsbilder i
Samlingsförvaltningssystemet.
3.1.3 Bevara Vasa
På grund av att konserveringen av Vasa (skepp och lösfynd) och övervakningen av miljön i skeppshallen och vad som händer med Vasa och föremålen är mer
komplex än vård och konservering av Sjöhistoriska museets och Marinmuseums samlingar har det fått en egen process.
Förutom ett stort antal löpande mätningar så görs olika forsknings- och bevarandeprojekt både för att utveckla nya metoder för konserveringen eller för att
lösa specifika tekniska problem (såsom stödvagga och bultbyte).
Många bevarandeprojekt drivs tillsammans med externa aktörer som universitet eller företag. De kan vara studier av kemiska förändringar av vissa
föremålskategorier eller tekniska studier för hur t ex bultbytet ska gå till.
3.1.3.1 Vårda och konservera Vasa
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrer Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
ing
3.1.3.1
Bevaranderåds- Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Konservator Löpnum
Protokoll från Bevaranderåd. Med
protokoll
Pärm hos
mer
bilagor, t ex av olika slags mätdata.
konservator
Gruppen finns inte längre men kan
komma att återupptas.
3.1.3.1
Antikvariska
Bevaras
Pärm hos
Nej
Ja
Konservator Löpnum
Skickas till registrator.
rådets protokoll
registrator/
mer
Innehåller även beslut som bilaga
Server
angående ingrepp i skeppet.
Gemensam
3.1.3.1
Konserverings-
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Konservator Fynd-
Löpande anmärkningar som görs i
noteringar
förvaltnings-
nummer Samlingsförvaltningssystemet.
Se anm.
systemet
Användarnamnet på den som lägger
in uppgiften loggas i
samlingsförvaltningssystemet.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrer Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
ing
3.1.3.1
Förvaltnings-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Enhetschef Diarie-
Bevarandeplanen är inte ett levande
plan/
Samling
nummer dokument i dagsläget men kan
Bevarandeplan
Vasamuseet
komma att aktiveras i framtiden.
3.1.3.1
Underhållsplan
Bevaras
Server
Nej
Nej
Timmer-
Uppdateras vid behov.
Gemensam
männen
3.1.3.2 Göra löpande mätningar på Vasa
I arbetet med Vasa övervakas bevarandemiljön och vad som sker i skeppshallen och med vissa delar av skeppet eller enskilda ob jekt.
Vilka mätningar som utförs har varierat lite över tid.
Exempel på mätserier:
Klimat i skeppshallen
Geodesi (hur skeppet rör sig)
Vajermätning (hur akterskeppet som hänger i vajrar rör sig)
Rörelsemätningar på skrovet
Viktmätningar av vissa föremål
Mätning med skjutmått av vissa delar på skeppet
Saltmätningar
Samtliga diagram och rapporter är viktiga att bevara, samt de data som läggs in i Samlingsförvaltningssystemet/Vasabas. Beträffande själva rådatat kan det
variera. Enheten själv avgör vilka mätserier som är viktiga att bevara och levereras till arkivet. Vissa serier kan gallras när mätdiagram och rapporter har
framställts.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.2
Klimatrådets Bevaras
Server
Nej
Ja
Konservator
Löpnummer
minnes-
Gemensam
anteckningar
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.2
Mätdata
Se anm.
Server
Nej
Nej
Konserverings-
Mätdata från olika givare
Gemensam
assistent/
rörande klimat (enbart justering
Timmerman
av klimat- och temperaturgivare
1 gång/år (registreras och sparas
på server gemensam),
fastighetsverket övervakar
klimatet kontinuerligt och skickar
ett diagram till enheten
veckovis), rörelse av akterskepp
(kontrolleras samt förs in i
”loggning vajerlaster” och
”vajervågsmätningar 1”), vikt av
enstaka föremål, mått på
enstaka föremål osv. (ligger i
mappen månadsmätningar på
G:) Enheten själv avgör vilka
mätserier som är viktiga att
bevara. Vissa serier kan gallras
när mätdiagram och rapporter
har framställts. Geodesi.
(Visualisering av geodetiska
mätdata sparas i program, licens
för Matlab.)
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.2
Mätdiagram
Bevaras
Server
Nej
Nej
Konserverings-
Visualisering från mätdata. Det
Gemensam
assistent/
varierar hela tiden vilka mätdata
Intendent/
som man gör diagram av och det
Se anm.
Ingenjör/
går inte att specificera exakt
Konservator
vilka.
Månadsmätningar av skjutmått,
vikt och klimat görs och bevaras,
Geodesi en ggr/ halvår,
Vajervågsmätning två ggr/år.
Geodesi, Vajervågsmätningar,
Skjutmåtts- och Viktmätningar
sparas på server Gemensam.
Bultmätningarna sparas på
separat mätdator (Sandviks dator
i Skeppsverkstan). Rådata
sammanställs till diagram en
ggr/år.
3.1.3.2
Klimat-
Se anm.
Server
Nej
Nej
Konservator
Mätningen av klimatet i
mätningsdata
Gemensam
skeppshallen görs av
Fastighetsverket. FSV gallrar
efter 2 år. Konservator sparar i
nuläget Excel-filer som levereras
varje vecka. Mätvärdena sparas i
en mapp på Server Gemensam.
Sammanställningar arkiveras.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.2
Rapporter
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Konservator
Diarie-
Görs med olika regelbundenhet.
nummer
Server
Saltinventering ex.
Gemensam
Uppföljning och rapportering av
status av mätresultat från
geodetiska mätningarna.
Rapporter kan tas ut ur
visualiseringsprogrammet.
3.1.3.2
Mätningar av Bevaras
Samlings-
Nej
Nej
Konservator
Fynd-
pH-värden på olika platser på
pH-värden
förvaltnings-
nummer
skeppet mäts över tid. Förs in i
systemet/
egen del av
Förvaltnings-
Samlingsförvaltningssystemet/
verktyget
Förvaltningsverktyget (Vasabas).
(Vasabas)
3.1.3.2
Kemiska
Bevaras
Server
Nej
Nej
Konservator
Fynd-
Uppgifter från kemiska
mätningar
Gemensam
nummer
mätningar, mekaniska tester och
andra prov som tagits på enstaka
föremål eller olika delar av
skeppet. Idag lista i Access. Men
ska kopplas till
Förvaltningsverktyget (Vasabas).
3.1.3.2
Skadedjurs-
Gallras
Server
Nej
Nej
Intendent /
Protokoll skrivs kvartalsvis.
kontroll
vid
Gemensam
Konservator
inaktuali-
tet
3.1.3.3 Hantera bevarandeprojekt samt bevarandearbeten på Vasamuseet
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.3 Projekt-
Bevaras
Byggnet
Nej
Ja
Projektledare/
Projektförslag, Förstudie,
handlingar
(Stötta Vasa)
Projektchef
Riskbedömningar, Underlag,
Kravspecifikation, Direktiv,
Dropbox nu,
Projektplan, Slutrapport (med
Server
utvärdering, resultatbudget och
Gemensam
berättelsen om projektet),
sen
Utvärdering av tillämpning och
(Stötta Vasa)
effektmål m.fl. handlingar.
Styrgruppsprotokoll arkiveras
kontinuerligt via registrator.
Övriga protokoll finns i Byggnet.
(Stötta Vasa)
3.1.3.3 Minnes-
Bevaras
Byggnet
Nej
Ja
Projektledare/ Löpnummer
anteckningar
(Stötta Vasa)
Projektchef
3.1.3.3 Bultdata
Bevaras
Server
Nej
Ja
Timmermän /
Listor med olika bultdata.
Gemensam /
Ingenjör
Anger i Excel-ark positionen för
Förvaltnings-
bulthålen ombord, vilka bultar
verktyget
som har bytts ut och vilka som
(Vasabas) så
inte kunnat bytas ut m.m.
småningom
Var de (bultar eller bulthål) är
positionerade, anges idag både
med koordinater på CAD-ritning
och genom ”manuell”
beskrivning, vilket däck, sektion
osv som bulten placerats på.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.3 Ritningar
Bevaras
Server
Nej
Ja
Ingenjör /
T ex över egenutvecklade verktyg
Gemensam
timmermän
för bultbyte. Kan också vara över
skeppet för att visa var olika
Byggnet
åtgärder har gjorts. Både CAD-
(Stötta Vasa)
ritningar och ritprogram i Word.
En mycket stor mängd ritningar,
CAD-modeller etc. produceras
inom Stötta Vasa-projektet.
3.1.3.3 Fotografier
Bevara
Samlings-
Nej
Ja
Handläggare
Vissa foton är att betrakta som
urval
förvaltnings-
/Fotograf
arbetsmaterial och kan gallras
systemet/
/Kommunika-
(t ex stor del av foton som tagits
Förvaltnings-
tör
vid varje bult som bytts ut).
verktyget
Ett urval bevaras som
(Vasabas)
verksamhetsbilder och läggs in i
Samlingsförvaltningssystemet.
Foton som publiceras i rapporter
ska läggas in i
Samlingsförvaltningssystemet
och bevaras där.
3.1.3.3 Film
Bevara
Samlings-
Nej
Ja
Projektledare
Det oredigerade materialet
urval
förvaltnings-
/Projektchef
förvaras på Server Gemensam
systemet
/Kommunika-
samt lokalt på hårddiskar och är
tör
arbetsmaterial fram till dess att
Se anm.
den färdiga produktionen tagits
fram.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.3.3 Avtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kommunikatör Diarie-
Avtal för medgivande av
avbildade
nummer
publicering och spridning av
personer
foton eller film med
personuppgifter. För minderårig
krävs blankett för godkännande
från målsman.
3.1.3.3 Teknisk data Bevaras
Server
Nej
Ja
Projektledare
T ex mätdata och kemiska
Gemensam/
/Projektchef
analyser.
Förvaltnings-
/Handläggare
verktyget
på Samling VM
Teknisk data förvaras på Server
(Vasabas) se
Gemensam i Accessdatabasen.
Så småningom ska den förvaras i
anm.
Förvaltningsverktyget (Vasabas).
Byggnet
(Stötta Vasa)
3.1.3.3 Rapporter
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Projektledare
Diarie-
Rapporter och utvärderingar för
interna
/Projektchef
nummer
större projekt bör diarieföras.
/Handläggare
För mindre studier kan rapporten
bevaras tillsammans med övrig
dokumentation.
3.1.3.3 Rapporter
Bevaras
Diariet,
Nej
Ja
Beställaren/
Diarie-
Ex. inkomna rapporter från
externa
Server
Projektledare
nummer
kontrakterad firma e.dyl.
Gemensam
/Projektchef
Rapporter rörande träets
/Samlingsför-
elasticitet, betonggolvets
valtnings-
hållfasthet m.m.
systemet
Byggnet
(Stötta Vasa)
3.1.4 Bevara samlingar av föremål, arkivalier, fotografier och böcker
Vasamuseet är det enda av myndighetens museer som har fasta konservatortjänster, en av dessa har myndighetsövergripande ansvar. Vid större projekt
och behov av specialkompetens köps tjänster in. Enklare, förebyggande, åtgärder görs av intendenter.
Externa konservatorers arbeten dokumenteras i konserveringsrapporter och noteras i Samlingsförvaltningssystemet i respektive föremåls-/fotopost under
Administrativa händelser. Till posterna länkas konservatorsrapporterna. Enklare arbeten dokumenteras endast i Samlingsförvaltningssystemet.
Intendenterna gör också stickprov i samlingen (revision) samt jobbar med riskanalyser, katastrofplanering m.m.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.4
Konserverings- Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Konservator/
På SM ligger det i bilagepärmen
rapport
förvaltnings-
Intendent
för föremålen och på MM och
systemet/
JVM i konserveringspärm.
Pärm
Informationen skrivs även in i
Administrativ händelse i
Samlingsförvaltningssystemet.
Nya konserveringar kan enbart
komma att läggs i
Samlingsförvaltningssystemet
utan utskrift.
3.1.4
Konserverings- Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent/
Accessions- Åtgärder noteras i
uppgift/
förvaltnings-
Arkivarie
nummer
Samlingsförvaltningssystemet
vårdåtgärd
systemet
under Administrativ händelse.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.4
Klimat-
Se anm.
Server
Nej
Nej
Intendent/
Klimatmätningar sker inte
mätningar
Gemensam/
Konservator
regelbundet.
Arkivets yta
Enheterna avgör själv vilka
mätserier som är viktiga att
bevara. Vissa serier kan gallras
när mätdiagram och rapporter
har framställts. Det som ska
bevaras sparas i PDF/A på
Arkivets yta.
3.1.4
Skadedjurs-
Bevaras
Samlings-
Nej
Nej
Intendent/
Accessions- Fällor läggs ut där vi misstänker
kontroll
förvaltnings-
Arkivarie
nummer
att det kan dyka upp skadedjur.
systemet
Skador från skadedjur läggs på
/Server
objektet i
Gemensam
samlingsförvaltningssystemet,
(JVM)
men något protokoll över
kontrollen av fällorna förs inte på
MM, VM eller SM.
JVM kontrollerar fällor
regelbundet och dokumenterar i
Excellista på Server Gemensam.
Viss skadedjurkontroll
dokumenteras av Anticimex. JVM
lägger endast in information i
administrativ händelse i
Samlingsförvaltningssystemet vid
åtgärder, exempelvis sanering av
föremål.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.1.4
Restvärdeplan Bevaras,
Diariet
Ja.
Ja
Samlings-
Diarie-
Prioriteringsordning
upp-
enheterna
nummer
(prioriteringslistor) gällande
Se anm.
Se anm.
dateras vid
samlingar.
behov
I den ingår även Evakueringsplan,
samt Checklista
Restvärderäddning (Avser en
lista över steg/åtgärder att
restvärdesrädda föremål och
arkivalier.)
Kan innehålla sekretessbelagda
uppgifter, se OSL 18 kap 8 §.
Planerna kommer att finnas
fysiskt i lokalerna samt på server
med begränsat tillträde.
3.1.4
Revisions-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent
Diarie-
rapport
nummer
3.1.4
Riskanalys
Upp-
Server
Nej
Ja
Intendent
dateras
Gemensam
kontinu-
erligt
3.2 Hantera externa samarbeten
SMTM arbetar på olika sätt med att uppmärksamma och stödja bevarande av maritima kulturmiljöer, fartyg, båtar, tåg och flyg.
En viktig verksamhet är K-märkning av fartyg och fritidsbåtar och att och att bistå Transportstyrelsen med utlåtande för traditionsklassning av fartyg.
Dessutom fördelar myndigheten varje år ekonomiskt bidrag till kulturhistoriskt intressanta fartyg.
SMTM arbetar också med andra myndigheter och ideella krafter och bjuder in till forum för olika områden (fartygsforum, varvsforum osv).
3.2.1 Klassa fartyg och fritidsbåtar
SMTM gör en kulturhistorisk märkning (K-märkning) av fartyg och fritidsbåtar samt ger utlåtande om klassning av traditionsfartyg (T-klassning):
Rutinerna för K-märkning av fritidsbåtar och K-märkning av fartyg är lika även om blanketterna är olika. Traditionsklassning och K-märkning för fartyg söks
däremot på samma blankett. Vad gäller T-klassningen så ger SMTM endast ett utlåtande, beslut tas av Transportstyrelsen som också meddelar den som får
klassningen.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.1
Ansökan om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Beslut fattas av överintendenten.
K-märkt
enheten
nummer
fritidsbåt
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.1
Ansökan om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Beslut om K-märkning fattas av
K-märkning och
enheten
nummer
överintendenten.
T-klassning av
fartyg
3.2.1
Utlåtande om
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Utlåtande skrivs under av
T-klassning
enheten
nummer
enhetschefen på
Kulturarvsenheten och skickas
sedan till Transportstyrelsen som
tar beslut. Transportstyrelsen
meddelar vilket beslut som
tagits.
3.2.1
Ansöknings-
Se anm.
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Kopiorna av ansökningarna
kopior med
enheten
nummer
gallras. Handläggaren beslutar
bilagor
vilka bilagor som ska bevaras och
läggas till ärendet i diariet. För
varje ansökan väljs två foton ut
som kommer att representera
den aktuella båten i vårt
fotoarkiv. Resten gallras.
3.2.1
Fotoavtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Avtal för två foton per ansökan
enheten
nummer
som kommer införlivas i SM:s
fotoarkivs samling.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.1
Fotografier
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Kulturarvs-
Fo-
Två bilder per ansökan överförs
förvaltnings-
enheten
nummer
till SMTM och registreras som
systemet
foto i Samlingsförvaltnings-
systemet. Se ovan om fotoavtal.
3.2.1
Föredragnings- Bevaras
Registrator Nej
Ja
Kulturarvs-
ÖI beslutar om K-märkning.
protokoll med
enheten
Ligger i beslutsserie 1.1
beslut
Se anm.
Adressuppgifter förekommer i
bilagan/besluten. Inte i
föredragningsprotokollen.
3.2.1
Förteckning
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Sammanställning som
över K-märkta
Gemensam
enheten
nummer
uppdateras vid varje
båtar
beslutstillfälle.
Hemsidan
3.2.2 Utdela fartygsstöd
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.2
Ansöknings-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Ansökan om bidrag till historiskt
blankett
enheten
nummer
värdefulla fartyg som fylls i av
sökanden.
3.2.2
Bilagor till
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Kulturarvs-
Diarie-
Bilagor bifogas ibland ansökan.
ansökan
enheten
nummer
De diarieförs tillsammans med
ansökan.
3.2.2
Beslut om stöd Bevaras
Registrator Nej
Ja
Kulturarvs-
Löpnummer Ligger i beslutsserie 1.1
enheten
föredragningsprotokoll.
3.2.2
Rekvisition för Gallras
RA-FS
Handläggare Nej
Ja
Kulturarvs-
Blankett.
fartygsstöd
efter
1997:6
enheten
För att de som fått pengar ska få
avslutat
utbetalningar av sökta medel.
ärende
Går till ekonomienheten, Kopia
kvar hos handläggaren, rensas
årligen.
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.2
Fakturakopior Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Kopior på utförda arbeten (ex.
enheten
reparationer) som bevis för att
man utfört de arbeten som man
sökt och fått pengar för.
Diarieförs i ärendet.
Till ekonomienheten skickas
endast konteringsuppgifter.
3.2.2
Slutredovisning Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kulturarvs-
Diarie-
Redovisning av hur stödet
enheten
nummer
använts.
3.2.3 Samverka med andra aktörer
Process Handlingstyp
Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
3.2.3
Inbjudan till
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Kulturarvs-
Diarie-
Varvsforum, fartygsforum och
nätverksmöten
enheten
nummer
liknande möten.
3.2.3
Minnes-
Bevaras
Registrator Nej
Nej
Kulturarvs-
Kronologisk Originalanteckningar skickas till
anteckningar/
enheten
registrator som sedan levererar
rapporter
till arkivet.
från
nätverksmöten
3.2.3
Remisser och
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Kulturarvs-
Diarie-
Kan gälla utlåtande till andra
yttranden
enheten
nummer
myndigheter som kommuner och
länsstyrelse om det
kulturhistoriska värdet i vissa
områden.
4 TILLGÄNGLIGGÖRA KULTURARVET
4.1 Tillgängliggöra samlingarna
SMTM tillgängliggör sina samlingar på flera olika sätt. Flertalet databaser som beskrivs i underprocesserna 4.1.1 och 4.1.2 är sökbara via webbsök på
myndighetens egen eller externa webbsidor. Samlingarna tillgängliggörs också via sociala medier och webbsidorna. Se process 4.5.
Föremål lånas ut till andra myndigheter, museer, föreningar och andra institutioner. Det förekommer också en stor beställningsverksamhet med kopior av
fotografier och ritningar.
4.1.1 Registrera och digitalisera samlingarna
SMTMs föremålssamlingar är registrerade i Samlingförvaltningssystemet (Primus).
Arkivalier registreras i arkivförteckningssystemet Visual arkiv. Arkivförteckningarna är sökbara externt via Riksarkivets Nationella arkivdatabas (NAD).
Foton och vissa arkivalier såsom ritningar, sjökort och kartor registreras även i Samlingsförvaltningssystemet.
I Samlingsförvaltningssystemet väljer man vilka poster som ska publiceras för allmänheten via webbsöket DigitaltMuseum.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.1
Registerpost i
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Intendent/
Accessions- Poster för föremål, foton, ljud,
Samlings-
förvaltnings-
Arkivarie
nummer
film och ritningar ligger i olika
förvaltnings-
systemet
delar av
systemet
Samlingsförvaltningssystemet.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.1
Post för
Bevaras
Förtecknings- Nej
Ja
Arkivarie
Arkivbildar- I förteckningsprogrammet Visual
arkivbildare/
systemet
namn/
Arkiv införs dels alla
accession
Visual Arkiv
Accession
ämbetsarkivets arkiverade
handlingar, dels arkiv från
enskilda arkivbildare i arkiven på
SM, MM och JVM.
4.1.1
Råfiler
Se anm.
Fotografs yta Nej
Ja, om
Fotograf
Urval av fotografier som tas av
på Servern.
bild på
professionell fotograf lagras som
person.
tiff-filer i Samlingsförvaltnings-
systemet. Råfilerna sparas av
fotograf som arbetsmaterial för
att kunna använda en originalbild
igen, men hanteras inte för
bevarande. (Råfilformat är inte
heller godkända
bevarandeformat.)
4.1.1
Lista över
Bevaras
Fotoarkiv
Nej
Ja
Intendent
Lista över vilka FO-nummer som
Fo-nummer
lämnats ut till olika personer som
Se anm.
registrerar i
Samlingsförvaltningssystemet.
Visar vilka nummer som använts.
Digital fil som tas ut på papper.
Namn/signatur på
numreringsansvarig för varje
serie finns i dokumentet.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.1
Sjökorts-
Bevaras
Access-
Nej
Ja
Arkivarie
Accessions- Databasen bör migreras över till
register
databas
nummer
annat format och länkas till
Samlingsförvaltningssystemet
eller till
arkivregistreringssystemet Visual
Arkiv.
4.1.1
Avtal
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Arkivarie/
Diarie-
Avtal med externa aktörer
Intendent
nummer
rörande digitalisering av
samlingar såsom fotografier
m.m.
4.1.1
Krav-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Arkivarie/
Diarie-
Avser digitalisering av samlingar
specifikation
Intendent
nummer
utförd av externa aktörer.
4.1.2 Katalogisera bokbeståndet
Bibliotekets bestånd tillgängliggörs via Libris stora sökfunktion och via Micromark på den egna hemsidan.
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.2
Katalogpost
Bevaras
Biblioteks-
Nej
Ja
Bibliotekarie
Registrering sker framförallt i
katalog,
Libris (i de fall publikationen ska
Micromarc
visas där) och uppgifterna
hämtas sedan över till
Mikromark. En del småtryck
registreras endast i Micromarc.
4.1.3 Hantera beställningar av foton och arkivalier
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.3
Beställnings- Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Arkivarie/
Diarie-
Flertalet beställningar kommer
förfrågan
Intendent/
nummer
via diariet, men en del tas om
Assistent
hand muntligen t ex vid besök i
arkiven.
4.1.3
Beställnings- Vid
RA-FS
Intranätet
Nej
Ja
Fotograf
Ett elektroniskt formulär (PDF)
formulär
inaktua-
1997:6
vilket kan skrivas ut vid behov av
fotografering
litet
fotograferna.
4.1.3
Faktura-
Gallras
RA-FS
Fotoarkivet/ Nej
Ja
Arkivarie/
Fotoarkivet/ritningsarkivet
underlag/
efter 2 år 2015:2
Ritnings-
Intendent/
skickar fakturaunderlag till
följesedel
arkivet
Assistent
Ekonomi som skriver faktura.
Fotoarkivet/ritningsarkivet
behåller för kontroll under 2 år,
gallras sedan.
4.1.3
Lista över
Vid
RA-FS
Server
Nej
Ja
Foto-
Listan över beställningar hos
beställningar inaktua-
1997:6
Gemensam
intendent/
Fotoarkiv SM. Underlag för
litet
Assistent
statistik. Ett arbetsdokument
som gallras efter hand.
4.1.4 Låna ut från samlingarna
4.1.4.1 Hantera föremålslån
Museerna lånar ut föremål till andra museer och organisationer eller företag med maritim eller transporthistorisk anknytning. Lånen görs på tvåårsbasis.
Hanteringen av inlån ligger i utställningsprocessen (4.2).
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.4.1
Låneförfrågan Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent
Diarie-
Beslutet om utlånet
nummer
dokumenteras genom ärendets
handläggning i diariet.
4.1.4.1
Verksamhets- Bevaras
Diariet
Ja, se anm. Ja
Intendent
Diarie-
Låntagaren fyller i.
och
nummer
säkerhets-
Kan innehålla sekretess enligt
rapport
OSL 18 kap. 8 §
4.1.4.1
Avancerad
Bevaras
Diariet
Ja
Ja
Intendent
Diarie-
Låntagaren fyller i.
säkerhets-
nummer
rapport
Kan innehålla sekretess enligt
OSL 18 kap. 8 §
4.1.4.1
Låneavtal
Bevaras
Kassaskåp/
Nej
Ja
Intendent
Nummerserie med register.
Lånepärm och
Uppgifter om lånet registreras i
Samlings-
lånemodul i
förvaltnings-
samlingsförvaltningssystemet.
systemet,
Avställning av lånehandlingar till
Förteckning
arkivet är beslutat till vart tionde
på server
år.
Gemensam
Äldre: Arkivet
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Process
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.4.1
Tillstånds-
Bevaras
Lånepärm/
Nej
Ja
Intendent/
Ligger ihop med låneavtalet.
rapport
Samlings-
Konservator
förvaltnings-
systemet
4.1.4.1
Lista över
Bevaras
Kassaskåp/
Nej
Ja
Intendent
Lista över lånen per låntagare.
utlån
Server
Digitala register på Server
Gemensam/
Gemensam och/eller förteckning
Pärmar
i pärmar.
4.1.4.2 Hantera biblioteks- och arkivlån
Biblioteken lånar ut böcker som fjärrlån, d.v.s. till andra bibliotek, inte direkt till privatpersoner.
Lån av arkivhandlingar förekommer endast sällan och är då till institutioner som har inlåningsrätt av Riksarkivet.
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.4.2
Biblioteks-
Se anm.
Libris
Se anm.
Ja
Bibliotekarie
Kan innehålla sekretessbelagda
fjärrlån
uppgifter enligt OSL kap 40 § 3.
Lånen hanteras via Libris.
Lagringsperiod
Personuppgifter i förmedlade
fjärrlån är sökbara för
låntagarens hembibliotek i 6
månader. Därefter sökbar via
LIBRIS kundservice. Register på
KB är allmänna handlingar och
kan inte raderas utan
gallringsbeslut.
Historik på
låntagarbeställningar är synligt
för låntagaren utan tidsgräns.
4.1.4.2
Fjärrlåne-
Se anm.
Pärm
Se anm.
Ja
Bibliotekarie
Kan innehålla sekretessbelagda
blankett
uppgifter enligt OSL kap 40 § 3.
På SM skrivs varje låneförfrågan
ut på papper och behålls för
kontroll, men gallras årsvis.
Process Handlingstyp Bevara/
Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Process
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.1.4.2
Internlån
Se anm.
Micromark
Nej
Ja
Bibliotekarie
Interna bibliotekslån av
(Biblioteket)
/Arkivarie
personalen. Gallras ur systemet
efter avslutat lån.
Pärm (Arkivet
SM)
Arkivhandlingar lånas i undantag
ut internt. En utlånblankett skrivs
och förvaras i pärm i arkivet.
4.1.4.2
Lånestatistik Bevaras
Micromark
Nej
Nej
Bibliotekarie
Till årsredovisningen. Till
Kungliga biblioteket görs också
webbenkät varje år.
4.1.4.2
Arkivlåne-
Se anm.
Diariet/
Nej
Ja
Arkivarie
Diarie-
Lån av arkivhandlingar utanför
handling
Samlings-
nummer
myndigheten beviljas endast till
förvaltnings-
institutioner och för angränsad
systemet
tid. För varje utlån skrivs ett
låneavtal som diarieförs.
MM och JVM lånar inte ut.
SM: Utlån av foton och arkivalier
som registrerats i Primus
registreras där. Inskannade
lånehandlingar biläggs i
ärendeposten i
samlingsförvaltningssystemet
och bevaras tillsvidare.
4.2 Producera utställningar
Till utställningsproduktionerna produceras en stor mängd av olika handlingar. Det som ska sparas är främst det som ger en bild av hur utställningen blev,
innehåll och gestaltning. Arbetsmaterial som kopior av artiklar, förslag på objekt som ska ställas ut, kopi or av bilder som eventuellt kan användas ska inte
sparas. Utställningsprojektets handlingar arkiveras när utställningen är färdigställd.
Hanteringen av inlån ingår i processen.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.2
Projekt-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Projektledare
Projektförslag, Förstudie,
handlingar
Gemensam
Underlag, Direktiv, Projektplan,
Slutrapport (med utvärdering,
resultatbudget och berättelsen
om projektet), Utvärdering av
tillämpning och effektmål.
4.2
Avtal
Bevaras
Server
Nej
Ja
Projektledare Diarie-
Ofta lägger producenten kopior
Gemensam
nummer
av avtal bland andra
dokumentationshandlingar, men
Diariet efter
dessa kan gallras. Endast
avslutat
originalen sparas i diariet. Där
projekt
kan de ligga under
upphandlingsprocessen (2.4)
eller under producera
utställningar (4.2).
Ex. avtal upphovsrätt, avtal
intervjuer/inspelade samtal,
avtal avbildade personer.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Process
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.2
Listor över
Bevaras
Server
Nej
Ja
Projektledare
Även föremål från de egna
utställda
Gemensam
samlingarna.
föremål
4.2
Inlåne-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Intendent
Diarie-
Inlån av föremål från annan
handlingar
Samlings-
nummer
institution eller person,
förvaltnings-
lånekvitto, låneavtal,
systemet
facilityrapporter och liknande.
Inlånepärm
Idag dokumenteras inlånen i
(kopior)
lånemodulen i
Samlingsförvaltningssystemet.
Ligger tillsammans med kopia av
låneavtal som hanteras av
föremålsintendenter.
4.2
Tillstånds-
Bevaras
Pärm hos
Nej
Ja
Intendent/
För att kontrollera att rätt
rapport
Intendent,
Konservator
föremål har tagits emot från
Samlings-
långivaren. Uppackningen är
förvaltnings-
samlingsenheternas ansvar. Vid
systemet
nedtagning av utställning
kontrolleras föremålen mot
packlistor och ev. skador
noteras.
4.2
Packlistor
Se anm.
Pärm hos
Nej
Nej
Intendent
Arbetsmaterial som kan gallras
över inlånade
Intendent
efter avslutat ärende.
föremål
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.2
Utställnings- Bevaras
Server
Nej
Ja
Projektledare
Sista versionen flyttas över från
texter
Gemensam
Server Gemensam: projekt till
Server Gemensam: utställning.
Utställningstexterna arkiveras
med övrig
utställningsdokumentation när
utställningen är färdigställd.
4.2
Planritningar Bevaras
Server
Nej
Nej
Projektledare
Över utställningsrummet, även
Gemensam
monterskisser.
Arkiveras med övriga
projekthandlingar när
utställningen är färdigställd.
4.2
Foto-
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Projekt-
Foto-
Utställningen samt vernissagen.
dokumenta-
förvaltnings-
ledare/
nummer
Fotograf registrerar foton i
tion
systemet
Fotograf
Samlingsförvaltningssystemet.
4.2
Press-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kommunika-
Diarie-
Diarieförs, men en kopia läggs
meddelanden
tör/
nummer
också i utställnings-
Projektledare
dokumentationen.
Pressmeddelanden är process
4.5, läggs bara som en kopia i
utställningsdokumentationen.
Process Handlingstyp Bevara/ Gallrings-
Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.2
Tryckt
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunika-
Vernissagekort, affisch, broschyr,
PR-material
Gemensam
tör/ Projekt-
katalog etc. 2 ex. skickas till
ledare
arkivet.
Tryckt PR-material är process
4.5, läggs bara som en kopia i
utställningsdokumentationen.
4.2
Ljud och film
Bevaras
Server
Nej
Ja
Projekt-
Ljud och filmer som används i
Gemensam
ledare
utställningen eller samlas in som
/Ansvarig
bakgrundsmaterial. I vissa fall,
program och
t ex bildspel, kan man skriva ut
digital medie-
handlingarna. För övriga digitala
produktion
medier (förutom foto) måste
man kontrollera med arkivet vad
som gäller innan leverans.
Egenproducerade fotografier
läggs i Samlingsförvaltnings-
systemet. Lagringsformat för
foto är tiff, för ljud mp3 och wav.
4.2
Inkomna
Bevaras
Server
Nej
Ja
Chef
Tas upp i Museirådet.
utställnings-
Gemensam
Utställnings-
förslag
Läggs som bilaga till Museirådets
enheten
protokoll.
4.3 Möta besökare
4.3.1 Ta emot besökare
Häri ingår entréavgifter, schemaläggning, allmänna visningar, evenemang, bokning, besöksundersökningar och statistik.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Entréavgifter
Gallras
RA-FS
Kassasystem Nej
Ja
Entrépersonal
För betalning av entréavgifter
efter
2015:2
(individuellt och grupper). Olika
avslutat
kategorier, vuxna, barn,
ärende
studenter osv. I kassasystemet
läggs enskilda betalningar.
Viss statistik tas ut ur
kassasystemet.
4.3.1
Bokningar:
Gallras
RA-FS
Boknings-
Nej
Ja
Evenemangs-
Bokningarna ligger i Loggboken
- visningar
efter 2 år 2015:2
system
ansvarig/
bokningssystemet med uppgifter
- evenemang
Loggboken
Program-
om vad som ingått
- konferens
ansvarig/
(underhållning, visning, mat osv).
- föredrag
Boknings-
Loggboken är ett webbaserat
ansvarig/
bokningssystem.
Samordnare
Låg tidigare under 4.3.2.
4.3.1
Boknings-
Gallras
RA-FS
Server
Nej
Ja
Boknings-
Bekräftelser från
bekräftelse
efter 2 år 2015:2
Gemensam
ansvarig/
personer/organisationer som
Evenemangs-
bokat visningar eller dylikt på
ansvarig/
museerna. Sparas än så länge i
Samordnare
mappar på G. För bokningar med
en avgift skickas underlag till
Ekonomi.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Schema-
Gallras
RA-FS
Quinyx/
Nej
Ja
Arbetsledare/
VM och SM använder Quinyx för
läggning
efter
1991:1
Server
Samordnare
scheman, MM Excel eller
avslutat
Gemensam
på respektive
liknande.
ärende
museum/
Quinyx sparar automatiskt alla
Museivärd
Ett urval
inlagda pass flera år bakåt i
bevaras,
tiden.
se anm.
MM: Alla scheman sparas i mapp
på Server Gemensam.
SM: Vissa grundscheman sparas
som underlag på servern för
framtida statistik och
schemaläggning.
VM: Bemanningsscheman, visar
hur många som arbetade under
olika perioder. 4 stycken
bemanningsscheman sparas per
år som underlag till
schemastatistik. 2 st. från
lågsäsong och 2 st. från
högsäsong.
Filmschema, spara 1 st. för
högsäsong och 1 st. för
lågsäsong/år.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Evenemangs-
Gallras
RA-FS
Server
Nej
Ja
Evenemangs-
Planering, körschema osv för
planering
efter
1997:6
Gemensam
ansvarig/
större evenemang.
avslutat
Samordnare
ärende
4.3.1
Lathundar och Upp-
Server
Nej
Ja
Upphovs-
instruktioner
dateras
Gemensam
personen
vid
behov
4.3.1
Audioguider
Bevaras
Hemsidan(Va Nej
Nej
Upphovspers
Ljudfiler arkiveras i mp3 och wav.
sa)/ Server
onen/
Textmanus för audioguider
Gemensam
Program-
arkiveras också.
eller visnings-
ansvarig
4.3.1
Visningsmanus Bevaras
Server
Nej
Nej
Upphovs-
Mallar för hur du ska utföra en
Gemensam
person och
visning. Finns minst en för varje
Visnings-
utställning.
ansvarig
Och visningsmanus.
Visningsmanus bevaras generellt
på SM för evigt. Så att man inte
behöver uppfinna hjulet igen om
man vill utveckla något liknande.
(Finns sparade visningsmanus ca
20år bakåt)
Mallar och visningsmanus
arkiveras efter framtagning av
nytt manus.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Visnings-
Bevaras
Server
Nej
Nej
Kommunika-
Olika typer av visningar som
paket/
Gemensam
tör i
erbjuds
Evenemangs-
samarbete
paket
Visningspaket &
med bokning-
Evenemangspaket är det som
eller
utförs.
evenemangs-
ansvarig/
Vilka paket som erbjuds kan vara
Samordnare
en trycksak.
4.3.1
Övriga
Bevaras
Server
Nej
Ja
Evenemangs-
Ex. Reklamblad om vilka
trycksaker
Gemensam
ansvarig/
evenemang som kan erbjudas,
Samordnare
dokument om prisuppgifter och
villkor o.dyl.
4.3.1
Besöks-
Se anm.
Netigate,
Nej
Nej
Upphovsper-
Besökare (VM) tillfrågas att fylla i
undersökning
på server hos
sonen/
ett enkätunderlag direkt i datorn,
Se anm.
leverantören
Arbetsledaren
detta ackumuleras under årets
lopp. Dessutom görs större och
mer specifika undersökningar
några gånger per år. Kan gallras
när sammanställning gjorts.
Alla besöksundersökningar är
anonyma
.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Besök-/
Se anm.
Se anm.
Nej
Ja
Arkivarie/
Kronologisk
I publika verksamheter som
gästbok
Intendent/
utställningar, arkiv och bibliotek.
Bibliotekarie/
Underlag för statistik till
Arbetsledaren
årsredovisningen.
Besöksböcker som innehåller
mer uppgifter än bara inskrivna
autografer bevaras, övriga kan
gallras.
På St. Erik finns loggbok där
personalen skriver in statistik
över väder, viktiga händelser och
ansvarsfördelning för dagen
bland personalen. Samt vilka
som jobbar den dagen.
ST Eriks loggbok och
Seglarskolans loggbok förvaras i
bokhyllor på Arbetsledarens
kontor, samt Gröna bodarna,
samt St. Erik.
4.3.1
Samman-
Bevaras
Server
Nej
Nej
Publikchef
Digitala sammanställningar
ställningar
Gemensam
sparas i PDF/A.
besöks-
undersökningar
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Statistik för
Bevaras
Server
Nej
Nej
Samordnare/
Statistik tas ur kassasystemet och
årsredovisning
Gemensam
Boknings-
skrivs manuellt i Exceldokument.
assistent/
Boknings-
ansvarig/
Butiks-
ansvarig/
Program-
ansvarig/
Enhetschef
4.3.1
Årsrapport
Bevaras
Server
Nej
Nej
Boknings-
Underlag till årsredovisningen.
Gemensam
assistent/
Sparas som excel samt i PDF/A
avseende
Samordnare
inför arkivering.
statistik
4.3.1
Tertialrapport Bevaras
Server
Nej
Nej
Boknings-
Underlag till Stabens
avseende
Gemensam
assistent/
tertialrapport.
statistik
Samordnare
Sparas som excel samt i PDF/A
inför arkivering.
Underlaget baseras på de
månadsrapporter avseende
statistik som varje månad
plockas ur kassasystemet och
förvaras på Server Gemensam.
Utöver det som även finns i
exceldokumentet redovisas här
även statistikartiklar för ex.
skolverksamheten.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person-
Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.1
Fotodokument Bevaras
Samlings-
Nej/Ja
Ja
Kommunika-
Ex. VIP-besök på Vasamuseet.
ation
förvaltnings-
tör
Läggs in i samlingsdatabasen.
systemet
4.3.1
Ljud och film
Bevaras
Server
Nej
Ja
Evenemangs-
Ex. Filmer som produceras för
Gemensam
ansvarig
utbildning av museipersonal.
För ljud och film måste man
kontrollera med arkivet vad som
gäller innan leverans.
Lagringsformat för ljud mp3 och
wav.
4.3.1
Avtal avbildade Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Evenemangs- Diarie-
Avtal för medgivande av
personer
ansvarig
nummer
publicering och spridning av foto
Kopia kan
eller film med personuppgifter.
förvaras i
För minderårig krävs blankett för
pärm
godkännande från
vårdnadshavare.
4.3.2 Bedriva programverksamhet
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.2
Manus och
Bevaras
Server
Nej
Nej
Program-
Manus till program
program-
Gemensam
ansvarig/
(barnspår, skattjakter mm) och
underlag
Program-
visningar arkiveras.
koordinator/
Pedagog
(barn)
4.3.2
Program-
Gallras
RA-FS
Server
Nej
Ja
Program-
Planering, körschema osv för
planering
efter
1997:6
Gemensam
ansvarig/
program.
avslutat
Program-
ärende
koordinator
4.3.2
Program-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Program-
Tas fram av programansvarig
broschyr
Gemensam
ansvarig/
tillsammans med kommunikatör.
Kommunika-
tör
4.3.2
Övriga
Bevaras
Server
Nej
Ja
Program-
Om tryckt material till program
trycksaker
Gemensam
ansvarig/
tas fram, skickas 2 ex till arkivet.
Kommunika-
tör
Även t.ex. programblad för lov,
formulär för tipspromenader
m.m.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.2
Biljettbokning: Gallras
RA-FS
Biljettsystem Nej
Ja
Program-
Bokningar av biljetter ligger i
- program
efter 2 år 2015:2
(Nortic)
ansvarig/
biljettsystemet med uppgifter
Program-
om vad som ingått
koordinator
(underhållning, visning, mat osv).
Programkoordinator på MM har
inte biljetter via biljettsystemet.
Anmälningslistor för ”biljetter”
ligger på Server Gemensam.
Bokningar rörande evenemang
ligger under 4.3.1.
4.3.2
Program-
Bevaras
Server
Nej
Nej
Program-
Utvärderingar av program.
utvärdering
Gemensam
ansvarig/
Program-
koordinator/
Pedagog
(barn)
4.3.2
Ljud och film
Bevaras
Server
Nej
Ja
Program-
Ex. Filmer som produceras i
Gemensam
ansvarig/
familjeverksamheten (besökare),
Program-
livesändningar.
koordinator/
För ljud och film måste man
Pedagog
kontrollera med arkivet vad som
(barn)/
gäller innan leverans.
Ansvarig
Lagringsformat för ljud mp3 och
program och
wav.
digital medie-
produktion
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.3.2
Avtal avbildade Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Program-
Diarie-
Avtal för medgivande av
personer
ansvarig/
nummer
publicering och spridning av
Program-
foton eller film med
koordinator/
personuppgifter. För minderårig
Pedagog
krävs blankett för godkännande
(barn)/
från vårdnadshavare.
Ansvarig
program och
digital medie-
produktion
4.4 Bedriva pedagogisk verksamhet
Alla museerna bedriver pedagogisk verksamhet riktad mot förskola och skola.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.4
Skolprogram/
Bevaras
Server
Nej
Nej
Pedagog
Ett ex. av varje färdigt
Pedagogiska
Gemensam
skolprogram arkiveras.
program
eller analogt
hos ansvarig
pedagog.
4.4
Pedagogiska
Bevaras
Server
Nej
Ja
Pedagog
Diarie-
Pedagogiska projekt vänder sig
projekt
Gemensam
nummer -
till skolor/annan verksamhet och
eller analogt
kan
sträcker sig över längre
hos ansvarig
förekomma. tidsperioder t.ex. en halv termin
pedagog.
- ett läsår.
En publik aktivitet kan ingå som
en del av det övergripande
pedagogiska projektet.
4.4
Broschyrer
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunika-
Ibland görs tryckta broschyrer för
Gemensam
tör
skolprogram eller annan
pedagogisk programverksamhet.
4.4
Nyhetsbrev
Bevaras
Server
Nej
Nej
Kommunika-
Gemensam
tör
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.4
Mejlkampanjer Bevaras
Diariet
Nej
Ja, se
Pedagog
Diarie-
Utskick till skolor via mejl för att
anm.
nummer
sprida information om
verksamheten.
Personuppgifter i form av
maillistor.
4.4
Statistik
Bevaras
Kassasystem Nej
Nej
Enhetschef
Antalet grupper, visningar osv.
Se anm.
Underlag för årsredovisning tas
ut ur kassasystemet och läggs i
mapp på Server Gemensam.
4.4
Lärarhand-
Bevaras
Server
Nej
Se anm. Pedagog
Ingår i skolprogram eller
ledningar
Gemensam
pedagogiska projekt.
eller analogt
Ingår lärarhandledningen i ett
hos ansvarig
pedagogiskt projekt kan
pedagog.
personuppgifter förekomma, inte
annars.
Ett ex. av varje färdig
lärarhandledning arkiveras.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.4
Handlingar
Bevaras i RAFS
Server
Ja, se anm. Ja
Pedagog
Diarie-
Ex. Projektplan, Statistik: ex. från
rörande Prao
urval, se 1997:6
Gemensam
nummer -
vilka skolor eleverna kommer,
och praktik
anm.
kan
Scheman i urval
förekomma (avpersonifieras), Praktikarbete/
Vissa
(ex.
-rapport/ Avtal.
hand-
inkommen
lingar
Ansvarsblanketter från skola ang.
förfrågan
gallras,
om praktik)
elevförsäkringar o.dyl.,
se anm.
elevsäkerhetsföreskrifter och
utvärderingar av praktik kan
gallras efter avslutad praktik/vid
inaktualitet.
Känsliga personuppgifter (OSL 21
kap.) kan förekomma i de
gallringsbara handlingarna.
4.4
Ljud och film
Bevaras
Server
Nej
Ja
Projekt-
Ex. Filmer som produceras av/i
Gemensam
ledare
det pedagogiska programmet,
och livesändningar. För ljud och
film måste man kontrollera med
arkivet vad som gäller innan
leverans. Lagringsformat för ljud
mp3 och wav.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.4
Avtal avbildade Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Pedagog/
Diarie-
Avtal för medgivande av
personer
Handläggare
nummer
publicering och spridning av film
med personuppgifter. Om det
pedagogiska programmet skall
fotograferas eller filmas eller om
en praktikant fotograferas eller
filmas. För minderårig krävs
blankett för godkännande från
vårdnadshavare.
4.4
Handlingar
Bevaras
Server
Nej
Ja
Ansvarig för
Utskick, utvärderingar,
rörande
Gemensam/
Seglarskolan
kursmaterial arkiveras.
Seglarskolan
Ansvarig för
Seglarskolan
4.5 Kommunicera externt
Museernas kommunikation utåt sker framför allt via webbsidor, sociala medier, tryckta medier och pressmeddelanden.
Gallringsbeslut för sociala medier finns.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.5
Webbsidor
Se anm.
Epi-server
Nej
Ja
Arkivarie/IT
Webbplatser bör ses som
plattformar för att publicera
material, inte som utrymmen
för långtidslagring. Information
som publiceras på webben ska
finnas sparad någon
annanstans.
SMTM har sex hemsidor, en för
vardera museum och en
myndighetsövergripande.
Arkiveras en gång per år och
vid större förändringar.
4.5
Sociala medier Se anm. RA-FS
Externa
Nej
Ja
Arkivarie
Sociala medier sparas som
1991:1
servrar
skärmdumpar i PDF/A en gång
per kvartal. Särskilt
gallringsbeslut finns.
Facebook, Instagram, Twitter,
Youtube.
Meddelanden som initierar
ärenden diarieförs.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.5
Artiklar
Bevaras
Externa
Nej
Ja
Intendent
Producerade på
servrar
DigitaltMuseum och
KulturPunkt.
Spara textfiler som PDF/A.
Skärmdumpar i PDF/A arkiveras
på Arkivets yta.
4.5
Auktoritets-
Upp-
Externa
Nej
Ja
Intendent
Fartygslistor, begreppslistor på
listor
dateras
servrar/
Kulturnav.
vid
Samlings-
Levande dokument som hela
behov
förvaltnings-
tiden uppdateras, sedan
systemet
hämtas information ur dem till
Samlingsförvaltningssystemet.
4.5
Bloggar
Bevaras
Server
Nej
Ja
Upphovs-
Spara textfiler som PDF/A.
Gemensam
personen
Skärmdumpar i PDF/A arkiveras
på Arkivets yta.
4.5
Poddar
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunikatör
Poddarna arkivaras i MP3 och
Gemensam
wav.
4.5
Kommentarer i Se anm. RA-FS
I respektive
Nej
Ja
Kommunika-
Kommentarer i bloggar och
webbsök
1991:1
socialt
tion/Arkiv/Foto
samlingsposter som initierar
(Digitalt
medium/
/Föremål
ärende diarieförs.
museum),
Webbsök
Sakinformation tillförs
sociala medier
objektsposten. Övriga
och bloggar
kommentarer gallras, särskilt
gallringsbeslut finns.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.5
Trycksaker
Bevaras
Kommuni-
Nej
Ja
Kommunikatör Krono-
Broschyrer, affischer, tidningar
kation
logisk
mm. 2 ex av varje skickas till
arkivet.
4.5
Digitala tryck-
Bevaras
Kommuni-
Nej
Ja
Kommunikatör Krono-
Ex. Vernissagekort och
saker
kation
logisk
inbjudningar (som endast finns
i digital form). Arkiveras i
PDF/A.
4.5
Press-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kommunikatör Diarie-
meddelanden
nummer
4.5
Digitalt
Bevaras
Apsis/ Server Nej
Ja
Affärs- och
Arkiveras i PDF/A minst 1
nyhetsbrev B2B
Gemensam
marknads-
ggr/år.
(Business to
utvecklare
business)
/Pedagoger VM
4.5
Digitalt
Bevaras
Apsis/ Server Nej
Ja
Kommunikatör
Arkiveras i PDF/A minst 1
nyhetsbrev B2C
Gemensam
ggr/år.
(Business to
customer)
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.5
Prislistor
Bevaras
Server
Nej
Nej
Kommunikatör
Informationsblad för
Dagbesök
Gemensam
besöksnäringen som publiceras
B2B (Business
på Vasamuseets webbplats
to business)
branschsida samt används på
mässor och workshoppar m.m.
samt mailas ut till
besöksnäringskontakter.
Enbart digitala. Idag i PDF.
Uppdateras minst 1 ggr/år.
Ett urval arkiveras:
Ett blad för varje år och på
varje språk, sparas i PDF/A och
arkiveras.
4.5
Prislistor
Bevaras
Server
Nej
Ja
Bokningen
Uppdateras möjligen 1 ggr/år.
Kvällsevene-
Gemensam/
(VM)
Ett urval arkiveras:
mang
Kommunika-
/Samordnare
1 stycken/år sparas i PDF/A och
tionsenheten
(MM)
arkiveras.
4.5
Kommunika-
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunikatör
Arkiveras vid varje ny
tionsplaner
Gemensam
uppdatering.
4.5
Annonser
Bevaras
Server
Nej
Ja
Kommunikatör
Arkiveras vid framtagning av ny
Gemensam
annons.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.5
Grafisk manual
Bevaras
Server
Nej
Nej
Kommunikatör
Beskrivning av den grafiska
Gemensam
/Grafisk
profilen. Arkiveras vid varje ny
formgivare
uppdatering.
4.5
Verksamhets-
Bevaras i
Server
Nej
Ja
Kommunikatör
Bilder för extern
bilder
urval
Gemensam/
Fotograf
kommunikation. Bilder som
Samlings-
visar en plats i museet,
förvaltnings-
besökare eller personal som
systemet
gör saker. Läggs in i
samlingsdatabasen.
4.5
Ljud och film
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja
Kommunikatör
Ex. Filmer för webbplatser och
förvaltnings-
/Ansvarig
sociala medier, inkl.
systemet
program och
pressmaterial (filmmaterial att
digital medie-
erbjuda pressen).
produktion
För ljud och film måste man
kontrollera med arkivet vad
som gäller innan leverans.
Lagringsformat för ljud mp3
och wav.
4.5
Avtal avbildade Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Kommunikatör Diarie-
Avtal för medgivande av
personer
/ Ansvarig
nummer
publicering och spridning av
program och
foton eller film med
digital medie-
personuppgifter. För
produktion
minderårig krävs blankett för
godkännande från
vårdnadshavare.
4.6 Besvara forskarförfrågningar
Myndigheten får varje år stora mängder förfrågningar från olika organisationer och allmänheten. Det rör sig främst om frågor om samlingarna och
marinarkeologi, men också om allmänna frågor inom det maritima området.
Frågor till arkiv och fotoarkiv hamnar ofta under 4.1.3 Hantera beställningar av foton och arkivalier då det ofta rör sig om förfrågningar som blir
beställningar.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
4.6
Forskar-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare
Diarie-
Diarieförs och bevaras i diariet.
förfrågan
nummer
Handläggaren raderar ärendet
ur Outlook efter avslutat
ärende.
4.6
Svar på forskar- Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare
Diarie-
Diarieförs och bevaras i diariet.
förfrågan
nummer
Handläggaren raderar ärendet
ur Outlook efter avslutat
ärende.
5 BYGGA UPP KUNSKAP OM KULTURARVET
5.1 Bedriva kunskapsuppbyggnad om Vasa
Förutom den forskning som görs kring själva bevarandet av Vasa (process 3.1.3) så bedrivs kontinuerligt forskningsarbete kring Vasa. Det är större och
mindre projekt som ger kunskap kring skeppet och fynden kring Vasa. Det kan t ex handla om att studera en specifik föremålsgrupp. En del i
kunskapsuppbyggandet handlar om att dokumentera skeppets uppbyggnad genom mätningar, ritningsframställni ng, fotografering och skanning.
5.1.1 Hantera forskningsprojekt på Vasa
På Vasamuseet pågår större och mindre forskningsprojekt, ibland utförda av studenter och gästforskare. Det kan handla om att gå igenom specifika
föremålskategorier och studera materialet närmare och skriva mer eller mindre omfattande rapporter.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.1.1
Dokumentations- Gallras
RA-FS
Kulturarvs-
Nej
Ja
Forsknings- Föremåls-
Görs som underlag för
blankett
efter
1997:6
enheten
ansvarig/
kategori/
samlingsförvaltningssystemet med
avslutat
intendent
projekt och
skisser och nya mätningar. Varje nytt
ärende
fyndnummer projekt får särskilda pärmar. Det mesta
matas in i
samlingsförvaltningssystemet. Skisser
och detaljerade mått skannas och läggs
in i samlingsförvaltningssystemet. Om
allt skannas kan handlingarna gallras,
annars bevaras.
5.1.1
Forsknings-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Forsknings- Diarie-
rapport
ansvarig
nummer
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.1.1
Forsknings-
Se anm.
Kulturarvs-
Nej
Ja
Forsknings-
Vissa mindre projekt kan
underlag
enheten,
ansvarig
forskningsrapporter räcka som
digital
underlag. I större projekt bör
version vid
forskningsunderlag också bevaras.
kunskaps-
Vilket material som är viktigt att spara
hub.
beslutas av varje projektansvarig.
5.1.2 Framställa ritningar av skepp och föremål
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.1.2
Analoga ritningar Bevaras
Forskar-
Nej
Ja
Forsknings-
Vissa digitala ritningar retuscheras
rummet i
ledare
analogt på utskriften.
Pontonen
Vasamuseet
5.1.2
Digitala ritningar Bevaras
Server
Nej
Ja
Forsknings-
Format .3dm (Rhinoceros) + .dxf.
Gemensam
ledare
Rhinofilen i finalversion konverteras
+lokal dator
rutinmässigt till Cad-standard .dxf.
+ CD
Kan även sparas i andra format vid
behov.
5.1.2
3D-fil av föremål Bevaras
Server
Nej
Nej
Specialist på
Gemensam
Samling VM
5.1.2
3D-ritningar
Bevaras
Server
Nej
Nej
Forsknings-
Överförs till Samling-VM vid projektets
Gemensam
ledare
slut.
+ lokal dator
5.1.2
Skrov-
Bevaras
Server
Nej
Nej
Forsknings-
Papper + excel. Underlag till
dimensioner
Gemensam
ledare
ritningsproduktion. Excelfil endast
mätdata
+ lokal dator
arbetsmaterial och kan gallras när
ritningen framställts. Bevara
pappersutskriften.
5.2 Utföra forskningsprojekt och kulturhistoriska undersökningar
Arbetet med forskning vid myndigheten Statens maritima och transporthistoriska museer (SMTM) följer av SMTM:s uppgift att bev ara och utveckla det
maritima och transporthistoriska kulturarvet samt att bygga upp kunskaperna om det. SMTM ska enligt sin vision utveckla kunskap för nya perspektiv och
bland annat stå för nyskapande forskning och kunskapsproduktion. Forskningsarbetet ska bedrivas i samarbete med andra institu tioner som universitet och
högskolor, inte minst med Centrum för maritima studier (CEMAS) vid Stockholms universitet.
SMTM har en forskningspolicy som säger att forskningsprogram ska finnas för den forskning som bedrivs av SMTM och att programmen ska relatera till
myndighetens museiarenor. Arbetet med forskning inom SMTM ska ske i väl definierade, beskrivna och förankrade projekt. Projekten ska ha vetenskapliga
projektbeskrivningar och kan vara såväl externt som internt finansierade.
Både Sjöhistoriska, Marinmuseum och Järnvägsmuseet (till viss del) utför etnologiska och kulturhistoriska fältundersökningar och dokumentationer. Även
Vasamuseet har gjort en del dokumentationer kring bärgningen. Det kan röra sig om mindre undersökningar och enstaka intervjuer till omfattande
fotodokumentationer, intervjuer, arkivforskning, föremålsinsamling osv.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.2
Forsknings-
Bevaras
Diariet
Nej
Nej
Enhetchef
Diarie-
program
Kulturarvs-
nummer
enheten
5.2
Överens-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Enhetschef
Diarie-
Med t.ex. CEMAS
kommelser
Kulturarvs-
nummer
enheten
5.2
Projekt-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Projektledare Diarie-
Projektplan, förstudie, ansökan, beslut,
dokumentation
/ Handläggare nummer
projektredovisningar, avtal (även
författaravtal, bildavtal avseende
publikationer), kommunikation, m.m.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.2
Intervjuer
Bevaras
Arkivet/
Se anm.
Ja
Projektledare
Kan innehålla sekretessbelagda
Server
/Handläggare
uppgifter enligt OSL 24 kap. § 4
Gemensam/
Ljudfiler (mp3 och wav) arkiveras på
Arkivets yta
Arkivets yta. Om ljudfilen transkriberas
ska den arkiveras som PDF/A eller
skrivas ut och arkiveras.
5.2
Avtal rörande
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Projektledare Diarie-
Avtal avbildade personer.
personuppgifter
/Handläggare nummer
Avtal intervjuer/ inspelade samtal.
Avtal för medgivande av publicering
och spridning av foton, film, ljud med
personuppgifter. För minderårig krävs
blankett för godkännande från
målsman.
5.2
Fotografier
Bevaras
Samlings-
Nej
Ja, om
Projektledare
Läggs som tiff med metadata i
förvaltnings-
person
/Handläggare
Samlingsförvaltningssystemet.
systemet
avbildas
/Fotograf
5.2
Filmer
Bevaras
Server
Nej
Ja, om
Ansvarig för
Gemensam
person
dokumentatio
avbildas
nen /Filmare
5.2
Kartor och
Bevaras
Hos
Nej
Ja
Projektledare
Kartor och ritningar som produceras
ritningar
handläggare
/Ansvarig för
som en del av projektet eller
(analoga)
dokumentatio
dokumentationen.
eller på
nen
Server
Gemensam
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.2
Rapporter/
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Projektledare Diarie-
T.ex. rapporter, artiklar, böcker,
publikationer
/Ansvarig för nummer
uppsatser.
dokumentatio
Rapporter diarieförs.
nen
Avtal, se projektdokumentation.
5.2
Råfiler
Se anm. RA-FS
Server/
Nej
Ja, om
Fotograf
Foto-
Urval av fotografier som tas av
1999:1
Samlings-
person
nummer
professionell fotograf lagras som tiff-
förvaltnings-
avbildas
filer i Samlingsförvaltningssystemet.
systemet
Råfilerna sparas av fotograf som
arbetsmaterial för att kunna använda
en originalbild igen vid utställning, men
hanteras inte för bevarande.
(Råfilformat är inte godkända
bevarandeformat.)
5.3 Bedriva marinarkeologisk verksamhet
5.3.1 Besvara remisser och förfrågningar
Processen inleds med att en exploatör söker tillstånd för någon slags exploatering hos en Vattendomstol, ett statligt verk el ler ett departement. Dessa
översänder ansökan till SMTM för möjlighet till yttrande. Våra handläggare söker efter bakgrundsinformation framför allt i Kulturmiljöregistret samt i bland
annat Lantmäteriets kartor på webben. SMTM avger yttrande. Dom avges i Vattendomstolen eller annan myndighet, t.ex. SGU.
Förfrågningar inkommer till myndigheten nästan uteslutande från allmänheten.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.3.1
Inkommande
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare Diarie-
remisser och
nummer
förfrågningar
5.3.1
Skriftliga svar
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare Diarie-
nummer
5.3.2 Bedriva uppdragsprojekt och bevarandearbete
Processen kan initieras av att en förfrågan kommer in från en länsstyrelse (under förutsättning att intresseanmälan skickats) eller annan uppdragsgivare.
Processen kan även initieras internt och t.ex. utgöras av EU-projekt, vård- och skyddsplaner eller liknande.
Förberedande arbete görs t.ex. i form av upprättande av anbud, undersökningsplaner, kostnadsberäkningar m.m. I undersökningsp lanerna ingår
egenproducerat material, t.ex. kartor. Därefter skapas avtal, varigenom uppdraget, regleras. Vid behov upprättas arbetsmiljöplan och tillståndsansökningar.
Genomförandet, antingen i fält eller på kontor, medför att data skapas och/eller modifieras och dokumentation sker i text, bild, film och genom mätningar.
Detta följs av rapportarbete, där information sammanställs, listor över t.ex. anläggningar, prover och fynd upprättas, 3D-modeller skapas osv. Externa
analyser beställs, erhålls och sammanställs. Spridningstillstånd och bildrättigheter ansöks. Processen avslutas med att PM och rapporter färdigställs och
distribueras.
De marinarkeologiska uppdragen var tidigare diarieförda under 5.3.1.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.3.2
Intresseanmälan Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Enhetschef Diarienummer Intresseanmälan i diariet. Bilagor och
(bilagor på
underlag på server. Bilagor rensas när
server
behov inte längre finns.
Gemensam)
5.3.2
Projekt-
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare Diarie-
Förfrågningsunderlag,
dokumentation
nummer
undersökningsplan, beslut, avtal,
tillstånd, arbetsmiljöplan m.m.
5.3.2
Fältdagbok
Urval
Hos
Nej
Ja
Handläggare
Bevaras i Sjöhistoriska museets arkiv,
bevaras
handläggare
om inte Länsstyrelsen specificerat
(analoga)
annat arkiv.
eller på
Server
Gemensam
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.3.2
Fotografier
Urval
Samlings-
Nej
Ja
Handläggare VK-v-nummer, Bevara urval. Bilderna i rapporterna
bevaras
förvaltnings-
Filnummer
registreras i Samlings-
Se anm.
systemet/
(projektunika) förvaltningssystemet.
Server
Gemensam
5.3.2
Film
Urval
Server
Se anm.
Ja
Handläggare Filnummer
Bevara urval.
bevaras
Gemensam
(projektunika) Spridningstillstånd söks för drönarfilm
(så
som omfattas av lag (2016:319) om
småningom
skydd för geografisk information.
ett urval in i
Samlingsför
valtningssys
temet
också)
5.3.2
3D-modeller
Bevaras.
Server
Nej
Nej
Handläggare
Urval publiceras på SMTM:s konto på
Se anm.
Gemensam
/Specialist
Sketchfab.
5.3.2
Sonardata
Urval
Server
Ja
Ja
Handläggare
Bevara urval. Kan innehålla
bevaras
Gemensam
sekretessbelagda uppgifter.
Se anm.
Spridningstillstånd söks om
materialet omfattas av lag (2016:319)
om skydd för geografisk information.
Tillgång till materialet begränsad till
marinarkeologerna, beslutad rutin för
hantering finns.
Process Handlingstyp
Bevara/ Gallrings- Förvaring
Sekretess Person- Ansvar
Registrering
Anmärkning
Gallra
föreskrift
uppgifter
5.3.2
Mätdata
Bevaras
Server
Nej
Ja
Handläggare
Gemensam
5.3.2
GIS-projekt
Bevaras
Server
Ja
Ja
Handläggare
Kan innehålla sekretessbelagda
Gemensam
uppgifter om GIS-projektet omfattar
material som omfattas av lag
(2016:319) om skydd för geografisk
information.
5.3.2
Intrasisprojekt
Bevaras
Server
Nej
Ja
Handläggare
Datorfiler.
Gemensam
/Specialist
5.3.2
Ritningar
Bevaras
Hos hand-
Nej
Ja
Handläggare
Ritningar bevaras i Sjöhistoriska
(analoga)
Se anm.
läggare
museets arkiv, om inte Länsstyrelsen
specificerat annat arkiv.
5.3.2
PM
Bevaras
Diariet
Nej
Ja
Handläggare Diarienummer Otryckta rapporter och PM bevaras i
diariet.
5.3.2
Rapporter
Bevaras
Server
Nej
Ja
Handläggare
Trycka rapporter bevaras i arkivet i 2
Gemensam
ex. och i biblioteket i 1 ex. Rapporter
(Arbets-
arkiveras även i RAÄ:s Forndok.
material
fram till
tryckning)
