Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.

Statens museer för världskultur 
2015-04-23 
 
Camilla Svensson 
 
 
 
 
 
 
Arkivbeskrivning för Statens museer för världskultur  
Med stöd av 2 kap. 6 § arkivlagen (1990:782) och 6 kap. 2 § Riksarkivets föreskrifter 
och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 2008:4) fastställer 
Statens museer för världskultur följande arkivbeskrivning att gälla retroaktivt fr.o.m. 
2013-01-01 då den processorienterade arkivredovisningen infördes.  
Denna arkivbeskrivning gäller för de handlingar som genererats ur ledningskansliets 
ansvarsområden; myndighetsövergripande frågor och gemensam administration. En 
kortfattad beskrivning görs även av hela myndighetens arbete. 
Se även arbetsordning för Statens museer för världskultur (202100-5075). 
Myndighetens verksamhet 
Statens museer för världskultur (SMVK) bildades den 1 januari 1999 som en statlig 
myndighet under Kulturdepartementet. Myndighetens uppdrag framgår av 
instruktion SFS (2007:1185) och årliga regleringsbrev. 
I instruktionen anges att statens museer för världskultur har till uppgift att visa och 
levandegöra världens kulturer, särskilt kulturer med ursprung utanför Sverige. 
Myndigheten ska dokumentera och belysa olika kulturers yttringar och villkor samt 
kulturmöten och kulturell variation, historiskt och i dagens samhälle, nationellt och 
internationellt. Myndigheten ska främja tvärvetenskaplig kunskapsbildning och 
publik verksamhet i olika former.  
Myndighetens organisation 
Myndighetens verksamhet regleras i förordning SFS (2007:1185) med instruktion för 
Statens museer för världskultur. Myndighetens säte är i Göteborg där myndighetens 
kansli är placerat. 
SMVK leds av en myndighetschef; överintendenten (ÖI), som är beslutsfattande i 
denna enrådighetsmyndighet.  
ÖI utser en ledningsgrupp som ansvarar för att verkställa ÖI:s beslut.  I lednings-
gruppen ingår förutom ÖI (som är sammankallande) även verksamhetscheferna, dvs. 
chef för museimiljö, utställningar, forskning och samlingar, drift och säkerhet, 
marknadsföring- och kommunikation, kanslichef/ ekonomichef samt chef för HR-
management.  
Myndigheten driver Världskulturmuseet i Göteborg samt Etnografiska museet, 
Östasiatiska museet och Medelhavsmuseet i Stockholm. Myndigheten bedriver även 
tillfällig utställningsverksamhet inom Bergrummet på Skeppsholmen i Stockholm. 
Varje museum leds av en museichef med platsansvar. En närmare beskrivning av 
varje enhets organisation och arbetsuppgifter framgår av respektive arkivbeskrivning.  
 
 
 
 


 
Kärnverksamhet 
Kärnverksamheten är organiserad i tre linjer; Utställning, Museimiljö samt Forskning 
och samlingar, med stödfunktioner. Varje linje leds av en linjechef/avdelningschef. 
-  Utställning har som uppgift att inom hela myndigheten tillgängliggöra 
samlingarna för allmänheten och i detta syfte bedriva utställningsverksamhet i 
såväl Göteborg som Stockholm. Verksamheten utgör en produktionsenhet. 
-  Museimiljö har som uppgift att tillgängliggöra samlingarna för allmänheten 
och i detta syfte bedriva pedagogisk verksamhet och annan 
förmedlingsverksamhet, men även främja och berika samhällsdebatten inom 
verksamhetsområdet. Verksamheten bedrivs på samtliga museer i såväl 
Göteborg som Stockholm. 
-  Forskning och samlingar har som uppgift att vårda, förteckna, bearbeta och 
utveckla samlingarna samt verka för ökad kunskap, grundad på forskning i 
samverkan med universitet och högskolor. Denna linje verkar inom hela 
myndigheten och ska bidra till att utveckla innehållet inom verksamheten 
(utställningar, program och pedagogik)vilket förutsätter fysisk närvaro i både 
Göteborg och Stockholm. 
Stödfunktioner 
Stödfunktionerna ska styra, stödja och främja kärnverksamheten och myndighets-
chefen. Funktionerna består av: 
-  Ledningskansli som ansvarar för myndighetsövergripande frågor och den 
gemensamma administrationen t.ex. personal, ekonomi och administration. 
Leds av kanslichef. 
-  Kommunikation och marknadsföring ansvarar för att synliggöra 
myndighetens verksamhet utåt samt den interna och externa webbsidan. Leds 
av kommunikations- och marknadsföringschef. 
-  Fastighet och säkerhet samt IT ansvarar för att förhandla med fastighetsägare 
och effektivisera fastigheternas drift. Världskulturmuseerna hyr de fyra 
museibyggnaderna och Bergrummet av Statens Fastighetsverk. Leds av chef 
för fastighet, säkerhet och IT. 
-  Personalchef 
Arkivbestånd 
På ledningskansliet finns en arkivredovisning enligt allmänna arkivschemat 1999 – 
2012 och en verksamhetsbaserad arkivredovisning från år 2013. Hela myndigheten 
har från och med 2012-01-01 ett gemensamt diarium från att tidigare även ha haft 
diarier på varje museum. Handlingar som inkommit till eller upprättats på respektive 
museum skickas nu till ledningskansliet för diarieföring. Varje enhet inom Statens 
Museer för Världskultur räknas som en egen arkivbildare med egen arkivförteckning 
och arkivbeskrivning. Vissa museispecifika handlingar som hamnar utanför diariet 
förvaras på respektive museum medan myndighetsövergripande handlingar förvaras 
på kansliet. 
Ledningskansliets arkiv är ett av fem huvudarkiv från och med år 1999 och från och 
med 2014 redovisas dessa verksamhetsbaserat:  
1.  Ledningskansli (Statens museer för världskultur) – denna arkivbeskrivning 
2.     Etnografiska museet 
3.  Medelhavsmuseet 
4.  Världskulturmuseet 
5.  Östasiatiska museet 
Medelhavsmuseet och Östasiatiska museets arkiv består i sin tur av flera arkiv. 
Sammanlagt finns 25 olika arkiv på Statens museer för världskultur, se bilaga 1. 
 
 


 
Statens museer bildades 1999-01-01. Innan dess hörde museernas arkivhandlingar till 
andra huvudmän och de arkivbildningarna är numera avslutade. Etnografiska 
museets arkiv är intakt eftersom det var en egen myndighet fram till år 1999. För 
övriga museer gäller generellt att museispecifika handlingar finns i museiarkivet 
medan övriga handlingar arkiverats hos respektive tidigare huvudman, dvs. 
-  Riksantikvarieämbetet för Medelhavsmuseet 
-  Statens Konstmuseer för Östasiatiska museet  
-  Göteborgs Kulturförvaltning för Etnografiska museet i Göteborg, för 
närvarande deponerat på Världskulturmuseet 
Sökmedel till arkivet 
Sökingångar till ledningskansliets arkiv är främst arkivförteckningen kompletterad 
med diariet Blå boken. Handlingarna förvaras i arkivet på Ebbe Lieberathsgatan.  
De administrativa stödsystem som används är: 
-  Blå boken (FileMaker Pro). – ärendediarium 
-  Palasso – löneadministrativt system   
-  Agresso – ekonomisystemet   
-  Visual arkiv – arkivredovisningsprogram  
I dokumentplanen beskrivs verksamhetens processer och klassificeringsstruktur. 
Enligt denna är arkivet är ordnat i handlingsslagen diarieförda ärenden, 
personaldossier, personaladministrativ databas (Palasso), bokföringsdatabas 
(Agresso), avtalsdatabas (?), diariedatabas (Blå boken), anläggningsregister och 
inventarieförteckning m.m. 
På intranätet finns dessutom möjlighet att söka handlingar som t.ex. protokoll, 
arbetsordning, policydokument, riktlinjer, verksamhetsplaner, årsplaner och 
budgetar.  
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess 
Vid utlämnande av allmänna handlingar ska sekretessen tas hänsyn till. Handlingar 
med sekretess ska läggas i speciella aktomslag och märkas upp med ordet hemlig samt 
hänvisning till lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). De flesta av 
Ledningskansliets allmänna handlingar är offentliga. Sekretessen omfattar i 
synnerhet följande handlingar och områden i Offentlighets- och sekretesslagen: 
Handlingar rörande säkerhet  
18 kap. 8 – 9 §§ sekretess till skydd främst  
  
för intresset av att förebygga eller beivra brott 
Handlingar rörande föremål1  
18 kap. 8 § (?) 
Handlingar i upphandlingar  
19 kap. 3 § sekretess till skydd för det  
    
allmännas ekonomiska intresse 
Handlingar rörande utställningar2   21 kap. sekretess till skydd för uppgift om  
           
enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket  
   
sammanhang uppgiften förekommer 
Handlingar rörande personal  
39 kap. Sekretess till skydd för enskild i  
    
personaladministrativ verksamhet 
                                                           
1 T.ex. föremålsvärderingar och positionering i museibyggnaderna 
2 Källmaterial till utställningar t.ex. Trafficking och Playground på Världskulturmuseet. 
 
 


 
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom gallring 
Se myndighetens tillämpningsbeslut på riksarkivets gallringsföreskrifter nedan: 
-  Räkenskaper RA-FS 2004:3. 
-  Handlingar i upphandlingar RA-FS 2013:1. 
-  Personal- och löneadministrativa handlingar RA-FS 2006:5. 
-  Handlingar tillkomna vid tjänstetillsättningar RA-FS 2004:1 
-  Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1997:6. 
Handlingar som gallras förs årligen upp i ett gallringsbeslut som diarieförs. 
Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild 
Finns inga överlämnade arkiv vid ledningskansliet (däremot på museerna). 
Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet 
Inte aktuellt vid ledningskansliet. 
Arkivverksamhetens organisation 
Den administrativa chefen är arkivansvarig och har det övergripande ansvaret för 
myndighetens arkiv. Varje museichef/platschef ansvarar i sin tur för respektive enhets 
arkiv. Arkivredogörare på ledningskansliet är registrator/handläggare. 
Arkivredogörare på museerna av sekreterare/administratör. 
Arkivarie har projektanställts vid behov. 
 
Bilagor 
1) Förteckning över arkivbildare vid Statens museer för världskultur 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Bilaga 1 
Statens museer för världskultur 
Camilla Svensson 
 
Arkiv förvarade på Statens museer för världskultur 
Myndigheten förvarar sammanlagt cirka 250 hyllmeter arkiv fördelade på fem enheter 
och 25 arkivbildare. Arkiv nr 1 – 5 är huvudarkiv inom SMVK, a-arkiven hör till det 
allmänna arkivschemat och b-arkiven till den processorienterade arkivredovisningen. 
Arkiv nr 6 – 25 är äldre arkivbildningar som hör till de olika museerna och i de flesta fall 
är avslutade, dock inte alltid färdigförtecknade. Observera att antal volymer och 
hyllmeter är baserade på en inventering från år 2013. 
Ledning och administration 
 
 
 
 
Arkiv Arkiv 
Tid 
Huvudman 
Avsl
Antal 
Antal 
-nr 
utat 
vol. 
hm 
1 b 
Ledningskansliet 
2013 – 
SMVK 
 
 
 
(processorienterad arkivred.) 
1 a 
Ledning och administration 
1999 – 2012 
SMVK 

166 
11 
(allmänna arkivschemat) 
Etnografiska museet  
 
 
 
 
Arkiv- Arkiv 
Tid 
Huvudman 
Avsl
Antal 
Antal 
nr 
utat 
vol. 
hm 
2 b 
Etnografiska museet 
2013 – 
SMVK 
 
 
 
(processorienterad arkivred.) 
2 a 
Etnografiska museet3  
(1739?)  
SMVK 

1217+4
87+4 
(allmänna arkivschemat) 
1850 – 2012 


Sven Hedins Stiftelse 
1952 – 
Stiftelsen 
 



Föreningen Etnografiska museets 
1964 – 
Föreningen 
 


vänner 
Medelhavsmuseet 
 
 
 
 
Arkiv- Arkiv 
Tid 
Huvudman 
Avsl
Antal 
Antal 
nr 
utat 
vol. 
hm 
5 b 
Medelhavsmuseet 
2013 – 
SMVK 
 
 
 
(processorienterad arkivred.)  
5 a 
Medelhavsmuseet  
1999 – 2012 
SMVK 

114 

(allmänna arkivschemat) 

Gemensamma handlingar 
1954 – 1998 
RAÄ/SHM 

203 
14,5 
 

Grekisk-romerska avdelningen 
– 1998 

82 


Egyptiska avdelningen 
– 1998 

43 


Cypernsamlingen 
1954 – 1998 

120 

10 
Islamsamlingen 
1982 – 1998 

23 
1,5 
                                                           
3 Etnografiska museet har fått dispens av Riksarkivet att inte påbörja nu arkivbildning år 1999, se 
arkivbeskrivning av Anne Murray 
 
 


 
11 
Lennart och Ernst Kjellbergs 
1898 – 1938 
 


0,2 
efterlämnade handlingar samt 
Åke Åkerströms samling 
12 
Hans Henning von der Ostens 
1929 – 1959  
 


0,3 
samling 
13 
Olof Vessbergs efterlämnade 
1946 – 1963 
 


0,3 
handlingar 
14 
Egyptiska museet och 
1928 – 1954 
 

77 
5,5 
Egyptenkommittén 
15 
Cypernsamlingarna Einar 
1924 – 1925 
 


0,2 
Gjerstads efterlämnade 
handlingar 
16 
Cypernsamlingarna J-R Stewarts 
1937 – 1948 
 

20 
1,5 
samling 
Världskulturmuseet 
 
Arkiv- Arkiv 
Tid 
Huvudman 
Avsl
Antal 
Antal 
nr 
utat 
vol. 
hm 
17 b 
Världskulturmuseet 
2013 – 
SMVK 
 
 
 
(processorienterad arkivred.) 
17 a 
Världskulturmuseet 
1999 – 2012 
SMVK 

115 

(allmänna arkivschemat)  
18 
Göteborgs etnografiska museum 
1891 – 2000 
Göteborgs 

816 
45 
kommun 
 
Östasiatiska museet 
 
Arkiv- Arkiv 
Tid 
Huvudman 
Avsl
Antal 
Antal 
nr 
utat 
vol. 
hm 
19 b 
Östasiatiska museet 
2013 – 
SMVK 
 
 
 
(processorienterad arkivred.) 
19 a 
Östasiatiska museet 
1999 – 2012 
Statens 



(allmänna arkivschemat) 
konsthistoris
ka museer 
20 
Östasiatiska samlingarna 
1926 – 1959 
Statens 

54 

konsthistoris
ka museer ? 
21 
Östasiatiska museet  
1926 – 1998 
Statens 

498 
35 
konsthistoris
ka museer 
22 
Kinakommittén (stiftelse) 
1919 – 1984 
Stiftelsen 
X? 
11 

23 
Karlsbeckskonsortiet 
1928 – 1935 
 

10 

24 
Föreningen Östasiatiska museets 
1960 – 
Föreningen 
 


vänner 
25 
Osvald Siréns arkiv 
1907 – 1967 
 

79 
5,5 
 Summa: 
 
 
 
 
251,5