This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Arbetsförmedlingens arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


 
 
  
Sida 1 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
Arbetsförmedlingens arkivbeskrivning 
Historik 
Arbetsförmedlingen startade sin verksamhet den 1 januari 2008. Myndigheten 
bildades genom en sammanslagning av de 23 myndigheter som tidigare utgjort 
Arbetsmarknadsverket med Arbetsmarknadsstyrelsen och 21 Länsarbetsnämnder. 
Arbetsförmedlingens verksamhet 
De långsiktiga målen och uppgifterna för Arbetsförmedlingen definieras i Förordning 
(2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen.1 Där anges att 
Arbetsförmedlingen ansvarar för den offentliga arbetsförmedlingen och dess 
arbetsmarknadspolitiska verksamhet. 
Arbetsförmedlingen ska verka för att förbättra arbetsmarknadens 
funktionssätt genom att: 

  effektivt sammanföra dem som söker arbete med dem som söker arbetskraft 
  prioritera dem som befinner sig långt från arbetsmarknaden 
  bidra till att stadigvarande öka sysselsättningen på lång sikt. 
Arbetsförmedlingens verksamhet ska utformas så att: 
  den bedrivs på ett enhetligt, rättssäkert och effektivt sätt 
  arbetssökande och arbetsgivare har tillgång till en likvärdig service i hela 
landet 
  den anpassas till skilda förutsättningar och behov i olika delar av landet 
  den leder till ökad geografisk och yrkesmässig rörlighet bland de 
arbetssökande 
  
2000)
  den anpassas efter den enskildes förutsättningar 
-02, AF
-08
016
                                                           
1 Förordning (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen 
  
 
 00008_1.1_(2
Af
 
 
Arbetsförmedlingen 
Enheten Dokumentstyrning 
  
 
 


 
 
  
Sida 2 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
  den inte snedvrider konkurrensförutsättningarna på arbetsmarknaden 
  den inte bidrar till att arbetstillfällen trängs undan, såvida det inte kan anses 
arbetsmarknadspolitiskt motiverat 
  den ökar mångfalden och motverkar diskrimineringen i arbetslivet. 
Arbetsförmedlingen ska vidare: 
  säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en 
omställningsförsäkring 
  anlita kompletterande aktörer för att snabbt och effektivt få arbetssökande i 
arbete 
  aktivt inhämta information om lediga arbeten 
  analysera, följa upp och utvärdera hur myndighetens verksamhet och de 
arbetsmarknadspolitiska åtgärderna påverkar arbetsmarknadens 
funktionssätt 
  göra bedömningar av arbetsmarknadsläget för att tillhandahålla 
beslutsunderlag för den framtida arbetsmarknadspolitiken 
  bistå myndigheter och andra som bedriver uppföljning och utvärdering inom 
Arbetsförmedlingens verksamhetsområde 
  säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs och motverka bidragsbrott, 
samt i detta arbete samverka med berörda parter. Förordning (2010:1131). 
Arbetsförmedlingens organisation 
Arbetsförmedlingen är en nationell myndighet med verksamhet i hela landet. 
Arbetsförmedlingen leds av en styrelse och generaldirektören är myndighetschef. 
Såväl styrelsen som generaldirektören utses av regeringen. Styrelsen är 
myndighetens högsta beslutande organ och fattar beslut i frågor av övergripande 
karaktär eller av särskild strategisk vikt för verksamheten. 
Generaldirektören skall hålla styrelsen informerad om verksamheten, förse styrelsen 
med underlag för beslut och verkställa styrelsens beslut. Till styrelsens och 
generaldirektörens stöd finns Internrevisionen. 
Arbetsförmedlingens ledningsgrupp 
Vid Arbetsförmedlingen finns en ledningsgrupp som biträder generaldirektören i 
principiellt viktiga och strategiska frågor. Generaldirektören utser medlemmarna i 
ledningsgruppen som sammanträder varje vecka. 


 
 
  
Sida 3 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
I anslutning till generaldirektören finns även stabsfunktioner med uppgift att stödja 
ledningen och verksamheten i strategiska och verksamhetskritiska frågor. Biträdande 
generaldirektören är generaldirektörens ställföreträdare. 
Arbetsförmedlingens kontorsrörelse 
Arbetsförmedlingen är en nationell myndighet med verksamhet i hela landet. Den 
operativa verksamheten är indelad i tre regioner: Nord, Mitt och Syd. Varje region 
består av ett antal marknadsområden där de lokala arbetsförmedlingarna är 
organiserade. Det finns idag 280 arbetsförmedlingskontor över hela landet. 
I region Nord organiseras även myndighetens samlade funktioner för kundservice via 
telefon. Myndighetens nationella ledningsfunktioner är placerade i Stockholm. 
Rehabilitering till arbete organiseras i en särskild nationell avdelning och bedriver 
tillsammans med regionerna verksamhet i hela landet. 
Se bilaga, för organisationsskiss. 
Nationella funktioner  
Vid myndigheten finns nationella avdelningar som ansvarar för styrning, ledning, 
uppföljning och utveckling av Arbetsförmedlingen. På motsvarande sätt organiseras 
myndighetens stödfunktioner i nationella avdelningar. De nationella avdelningarna 
är placerade i Stockholm. 
Staber 
  Internationella staben 
  Ledningsstaben 
  Organisationsstaben 
Avdelningar 
  Analysavdelningen 
  Avdelning Digitala tjänster 
  Avdelning Rehabilitering till arbete 
  Förmedlingsavdelningen 
  Förvaltningsavdelningen (Ekonomi, Juridik, Personal och Upphandling, 
Säkerhet)  
  Kommunikationsavdelningen 
  IT-avdelningen 
Regioner 
  Region Nord 
  Region Mitt 
  Region Syd 
 
 


 
 
  
Sida 4 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
Sökmedel till arkivet 
Arbetsförmedlingen diarieför ärenden och handlingar i ett rikstäckande nationellt 
diarium i en löpnummerserie – Af År/Löpnummer.  
AfDia 2008-2016 
För diarieföring användes diarieföringssystemet Afdia när Arbetsförmedlingen 
bildades den 1 januari 2008.  Diarieakter har levererats årligen till Arkivdepån i 
Söderhamn.  
Diariet 2016- 
2016 ersattes AfDia av diarie- och dokumenthanteringssystemet Diariet. Diariet 
infördes inom myndigheten i två omgångar under våren 2016. Den 21 mars började 
Marknadsområde (MO)3, avdelningen Infrastruktur och Juridiska avdelningen att 
arbeta i Diariet. 2 maj 2016 infördes Diariet för hela verksamheten. 
I och med införandet av Diariet ersätts diarieakter i papper av digital förvaring i 
Diariet. Ärenden som var öppna vid övergången från AfDia till Diariet har migrerats 
till Diariet i s.k. fortsättningsakter.  
OldiaAfDia 2016 
OldiaAfDia är Arbetsförmedlingens sökgränssnitt för avställda diarieförda ärenden. 
Här finns ärenden registrerade från 2008-01-01 i en löpnummerserie. Ärenden som 
var öppna hos Arbetsmarknadsstyrelsen och Länsarbetsnämnderna vid utgången av 
år 2007 finns också i OldiaAfDia. OldiaAfDia är endast ett sökgränssnitt, ingen 
registrering sker i ärendena. 
Ärenden som rör arbetssökande diarieförs inte, utan registreras i myndighetens 
arbetsmarknadspolitiska databaser.2 Ärenden som rör arbetsgivare 
registreras/diarieförs i Diariet medan ärenden som rör enskilda arbetssökande är 
undantagna från registrering. Anledningen till detta är att myndigheten har undantag 
för diarieföring av handlingar i ärenden som rör enskilda arbetssökande enligt 
offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641).3  
Ekonomihandlingar kan sökas i Raindance4 och systemet Åtgärdssystemet5. 
Lönehandlingar redovisas i personaladministrationssystemet Palasso.  
Budget, prognoser och uppföljning hanteras i myndighetens system för 
ekonomistyrning - Presto. 
Arbetsförmedlingens arkivredovisning  
Arbetsförmedlingens arkivredovisning hanteras i arkivredovisningssystemet Klara 7.  
                                                           
2 Bl.a. AIS-F, AIS-Å, KA-Webb, ELIN, Aktivitetsrapportering (ALF), Meddelande till A-kassa (ALF) 
3 2 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641)  
4 Raindance är Arbetsförmedlingens gemensamma system för ekonomisk redovisning som innehåller 
myndighetens totala ekonomiska hantering. Systemet hanterar externa och interna kund- och 
leverantörsfakturor. 
5 Åtgärdssystemet är myndighetens system för att hantera utbetalning av stöd och ersättning till arbetsgivare, 
anordnare och kompletterande aktörer samt ersättning för resor till sökande. 


 
 
  
Sida 5 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
I Klara arkivredovisningssystem redovisar vi verksamhetsinformation6 både från 
myndigheten Arbetsförmedlingen och från Arbetsförmedlingens föregångare 
Arbetsmarknadsstyrelsen och Länsarbetsnämnderna.  
I arkivredovisningssystemet redovisas och förtecknas verksamhetsinformation på två 
sätt:  
  Allmänna arkivschemat användes för att förteckna verksamhetsinformation 
gällande Arbetsförmedlingens föregångare – t.o.m. 2007-12-31. 
  Verksamhetsbaserad arkivredovisning7 - används vi för att redovisa 
Arbetsförmedlingens verksamhetsinformation – fr.o.m. 2008-01-01 och 
framåt.  
Klassificeringsstruktur 
Klassificeringsstrukturen beskriver på en övergripande nivå samtliga processer inom 
myndigheten som avsätter verksamhetsinformation – dvs. allmänna handlingar.  
Klassningsplan är det begrepp Arbetsförmedlingens använder för 
klassificeringsstruktur och är del i tillämpningen av verksamhetsbaserad 
arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets föreskrift och allmänna råd om arkiv 
hos statliga myndigheter (RA-FS 2008:4).  
Arbetsförmedlingen använder klassningsplanen vid arkivförteckning och beskrivning 
fr.o.m. 2008. I och med införandet av Diariet 2016 används den även som 
utgångspunkt för diarieföring. 
Klassningsplanen är hierarkiskt-systematiskt uppbyggd, där de styrande 
verksamheterna redogörs överst i strukturen, följt av stödjande- och längst ner 
kärnverksamheterna.  
Arbetsförmedlingen har för närvarande två klassningsplaner i arkivredovisningen. 
Arbetsförmedlingens klassningsplan 2008:1 – är den struktur som används för att 
redovisa Arbetsförmedlingens verksamhetsinformation från och med 2008-01-01, i 
enlighet med Riksarkivets föreskrifter (2008:4). Klassningsplanen 2008:1 ersätts av 
2016:1.  
Arbetsförmedlingens klassningsplan 2016:1 – beslutades 2016-03-17 och började i 
praktiken användas från och med 2016-03-21, dvs. i samband med att myndigheten 
införde det nya diarieföringssystemet Diariet. 
                                                           
6 begreppet verksamhetsinformation är synonymt med allmänna handlingar och arkiv. SeRedovisa 
verksamhetsinformation
 -
 Vägledning till Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning.  
7 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning (RA-FS 2008:4) 


 
 
  
Sida 6 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
Sekretessbestämmelser 
Den arbetsmarknadspolitiska verksamheten styrs huvudsakligen av Offentlighets och 
sekretesslagen 2009:400 28 kap § 11-12. 
Gallring 
Gallring av Arbetsförmedlingens handlingar regleras främst av Lag 2002:546 
avseende behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska 
verksamheten, samt föreskrifter utfärdade av Riksarkivet. 
  Riksarkivets föreskrifter om gallring och undantag från gallring hos 
Arbetsförmedlingen (RA-MS 2015:5), och förändringar i RA-MS 2016:9. 
  Riksarkivets beslut om gallring hos Arbetsförmedlingen (RA-MS 2013:2) 
  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av 
räkenskapsinformation m.m. (RA-FS 2015:2)  
  Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar 
tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5)  
  Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och 
allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-
FS 1997:6) 
  Arbetsförmedlingens interna instruktion för gallring av allmänna handlingar 
(AFII 44/2010). Arbetsförmedlingens tillämpningsbeslut tagna med stöd av 
lagar och föreskrifter.  
Överlämnande av arkivmaterial till annan myndighet 
Arbetsförmedlingen har genom beslut från Riksarkivet fått de flesta arkiv efter de 
upphörda Länsmyndigheterna. Handlingar i öppna ärenden överlämnades och 
införlivades i Arbetsförmedlingens arkiv. Arkiven efter fyra Länsarbetsnämnder 
överlämnades till Landsarkiv. Övriga arkiv efter Arbetsmarknadsverkets myndigheter 
förvaras i Arbetsförmedlingens arkivdepå i Söderhamn. Här förvaras också arkivet 
från Aske Kursgård. 
Handlingar som rör arbetssökande i Arbetsförmedlingens arbetsmarknadspolitiska 
databaser, till exempel AIS och ELIN, bevaras för framtiden men levereras till 
Riksarkivet två år efter att den arbetssökande avaktualiserats och finns då inte kvar 
hos Arbetsförmedlingen.8 Utlämningen av dessa uppgifter sker från Riksarkivet och 
inte från Arbetsförmedlingen. 
                                                           
8 Enligt § 16 i lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. 
För ytterligare information, se Arbetsförmedlingens handläggarstöd Utlämnande av avställda uppgifter och 
handlingar tillhörande arbetssökande (AFHS 16/2015) 


 
 
  
Sida 7 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
Ansvaret för myndighetens arkivverksamhet 
Ansvaret för arkivverksamheten ligger hos enheten Dokumentstyrning, vilken ingår i 
avdelningen Juridik.9 Enheten svarar för att utveckla och samordna 
dokumenthanteringen inom myndigheten. Detta inbegriper bl. a. att ta fram interna 
bestämmelser för dokumenthantering, utreda gallring, planera för framtida 
elektroniskt bevarande samt stödja verksamheten så att de regler som finns inom 
området följs. Enheten ansvarar också för att driva och utveckla huvudkontorets 
registratur. 
Till enheten hör också ett antal administrativa samordnare samt Arkivdepån i 
Söderhamn. 
För frågor rörande arkiv och dokumenthantering kan man vända sig till enheten-
xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 
och xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.  
                                                           
9 T.o.m. 2017-04-31 ingår enheten Dokumentstyrning i avdelningen Infrastruktur. 2017-05-01 övergår enheten 
Dokumentstyrning till att ingår i avdelningen Juridik.  



 
 
  
Sida 8 (8)  
 
Datum 
Diarienummer 
 
2017-04-26 
Af-2017/0022 1455 
 
 
Bilaga 
 
Figur 1 – www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/Om-Arbetsformedlingen/Organisation.html (2017-04-26) 
 
 
 
 
  
2000)
-02, AF
-08
016
  
 
 00008_1.1_(2
Af
 
 
Arbetsförmedlingen 
Enheten Dokumentstyrning