Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Nämnden För Styrelserepresentationsfrågor arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


 
 
 
 
Promemoria  
 
 
 
 
 
 
2016-08-26 
FA2016/01034/JA 
 
 
Förvaltningsavdelningen 
 
 
Juridik- och affärsenheten 
Arkiv- och registratursektionen 

Arkivbeskrivning för Regeringskansliet 

Regeringskansliets organisation 
 
Myndigheten Regeringskansliet bildades den 1 januari 1997, samtidigt 
som Statsrådsberedningen, departementen och Regeringskansliets 
förvaltningskontor upphörde som egna myndigheter inom det dåvarande 
regeringskansliet. 
 
I myndigheten Regeringskansliet ingår Statsrådsberedningen (SB), 
departementen och Regeringskansliets förvaltningsavdelning (FA). 
Departementens namn och antal har varierat genom åren. Idag ingår tio 
departement i Regeringskansliet: 
 
Justitiedepartementet (Ju)  
Utrikesdepartementet (UD)  
Försvarsdepartementet (Fö)  
Socialdepartementet (S)  
Finansdepartementet (Fi)  
Utbildningsdepartementet (U) 
Miljö- och energidepartementet (M) 
Näringsdepartementet (N)  
Kulturdepartementet (Ku)  
Arbetsmarknadsdepartementet (A) 
 
Utrikesdepartementet utgör tillsammans med utrikesrepresentationen, 
vari bl.a. utlandsmyndigheterna (UM) ingår, utrikesförvaltningen. 
Utlandsmyndigheterna ingår inte i, men lyder under Regeringskansliet. 
 

Regeringskansliets arbetsuppgifter och viktigare handlingar 
Regeringskansliet har till uppgift att bereda regeringsärenden och att i 
övrigt biträda regeringen och statsråden i deras verksamhet. 
 


 
Handlingarna från regeringens och Regeringskansliets verksamhet bildar 
tillsammans Regeringskansliets arkiv. Varje departement bildar ett 
delarkiv. Utlandsmyndigheterna bildar egna arkiv. 
 
Viktigare handlingar i Regeringskansliets arkiv är: 
 
•  Protokoll vid regeringssammanträden (regeringsprotokoll) 
•  Regeringskansliets protokoll 
•  Regeringskanslibeslut 
•  Koncept till regeringsbeslut 
•  Diarier 
•  Expeditionslistor 
•  Akter till regeringsprotokollet (regeringsakter) 
•  Akter till regeringskanslibeslut 
•  Akter i regeringskansliärenden (lagd till handlingarna) 
•  Dossierlagda handlingar 
•  Handlingar från Europeiska ministerrådet 
•  Redovisningshandlingar 
 

Arkiv som Regeringskansliet förvarar 
Sedan 1997 är Regeringskansliets arkiv indelat i ett delarkiv för varje 
departement samt ett centralarkiv. Delarkivet för ett departement består 
av handlingar från regeringens och Regeringskansliets verksamhet inom 
departementets område. Arkivhandlingar från delarkiven lämnas till 
centralarkivet med jämna mellanrum. 
 
Regeringskansliets arkiv förvaras fysiskt i Regeringskansliets arkivlokaler 
eller förvaringsskåp som ger skydd mot förstörelse, skada, tillgrepp och 
obehörig tillkomst. 
 
Nämnder, delegationer, kommittéer, utlandsmyndigheter och 
motsvarande som fysiskt förvaras i Regeringskansliets arkivlokaler utgör 
egna arkivbildare med egna arkivförteckningar. Den fysiska placeringen 
av arkivhandlingar ska inte förväxlas med ansvar för förvaring av 
allmänna handlingar. 
 
De delar av Regeringskansliets arkiv som myndigheten inte längre 
förvarar, är levererade till Riksarkivet. 
 

Sökingångar i arkiven 
Allmänt 
För begäran om att ta del av allmän handling kontaktas i första hand 
registratorskontoret i berört departement, i Statsrådsberedningen eller i 
Regeringskansliets förvaltningsavdelning, enligt kontaktuppgifter på 

 
 
 

 
www.regeringen.se. Det går även att vända sig till Regeringskansliets 
arkiv som kan återsöka och tillhandahålla handlingar som efterfrågas. 
Diarier 
Diarierna utgör de främsta sökingångarna till Regeringskansliets arkiv. 
Där finns uppgifter om departement, diarienummer, ingivare, 
dokumentdatum, ärendemening, beslutsdatum m.m. I diarierna framgår 
också om det diarieförda ärendet eller handlingen avgjorts genom ett 
regeringsbeslut, annat protokollfört beslut eller lagts till handlingarna 
(tidigare ad acta/brevsvar). Diarierna är sökbara i de terminaler som är 
tillgängliga för allmänheten i Regeringskansliets forskarsal på Fredsgatan 
8 i Stockholm. 
Utrikesdepartementets dossierplan 
Merparten av Utrikesdepartementets handlingar fram till och med 
utgången av 2008 hålls ordnade enligt 1920 års dossierplan där 
handlingarna sorterats efter ämne. Handlingarna har diarieförts i ett 
särskilt skrivelsediarium, där varje skrivelse fått dels ett diarienummer, 
dels en dossierbeteckning. 
 

Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess 
Rätten att ta del av allmänna handlingar hos Regeringskansliet begränsas, 
i likhet med vad gäller andra myndigheter, genom bestämmelser i 
offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 
 
Regeringskansliet har att tillämpa sekretessbestämmelser i flertalet 
kapitel i offentlighets- och sekretesslagen. En lista över vanligen 
tillämpade bestämmelser finns i beskrivningen över Regeringskansliets 
allmänna handlingar som förs enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och 
sekretesslagen. 
 
Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i Regeringskansliet 
prövas inom det departement som förvarar handlingarna. Om handlingen 
har överlämnats för arkivering prövas frågan om utlämnande i stället 
inom det departement som har överlämnat handlingen eller inom det 
departement som övertagit ansvaret för det verksamhetsområde som 
handlingen avser, om något annat inte är särskilt föreskrivet.  
 
Är det tveksamt om en handling ska lämnas ut, eller om en sökande 
begär det, ska frågan om utlämnande prövas av ett statsråd i 
departementet eller – när det gäller handlingar som hör till 
Regeringskansliets förvaltningsavdelnings verksamhetsområde – av ett 
statsråd i Statsrådsberedningen. Frågan får också överlämnas till 
regeringens prövning. 
 


 

Gallringsregler 
Regeringskansliet har beslutat föreskrifter om gallring av allmänna 
handlingar (RKF 1999:03). 
 

Ansvaret för arkivverksamheten 
Förvaltningschefen ansvarar för Regeringskansliets arkiv och för att de 
mål för arkivbildningen som anges i arkivlagen (1990:782) uppnås. 
Chefen för Juridik- och affärsenheten svarar för diarieföring och arkiv i 
Regeringskansliet, om något annat inte är särskilt föreskrivet.