Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Post- Och Telestyrelsen arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.

 
 
Post- och telestyrelsens arkivbeskrivning  
Reviderad i mars 2019 
 
Inledning  
Den arkivbildande statliga myndigheten inrättades den 1 juli 1992 under namnet Telestyrelsen. Denna 
benämning ändrades 1 mars 1994 till Post- och telestyrelsen (PTS). Namnbytet fick dock inga 
konsekvenser för myndighetens arkivbildning.  
Den nya myndigheten övertog verksamhet som tidigare bedrivits dels av Godkännandekontoret för 
abonnentägd utrustning (PLG) inom dåvarande Televerket, dels av Frekvensförvaltningen (RF) vid 
dåvarande Televerket radio. Verksamheten som fördes över från PLG bestod främst i godkännande 
av och tillsyn över teleterminalutrustning som skulle anslutas till allmänna telenätet. Verksamheten 
från RF rörde framför tillstånds- och tillsynsfrågor relaterade till innehav och användning av 
radiosändare.  
Myndighetens verksamhet var under de första två åren begränsad till den elektroniska 
kommunikationens område, alltså radio och telefon. Den reglerades genom tre lagar som trädde i 
kraft 1 juli 1993: telelagen (1993:597), lagen (1993:599) om radiokommunikation, samt lagen 
(1992:1527) om teleterminalutrustning. Genom telelagen tillfördes Telestyrelsen nya uppgifter inom 
teleområdet; övriga lagar modifierade befintliga sådana.  
Även myndighetsfrågor från gamla Postverket kom därefter att övertagas. Den 1 mars 1994 trädde 
postlagen (1993:599) i kraft, varvid PTS fick sitt nuvarande namn samt erhöll ansvar för vissa 
postfrågor. Vid en ändring som trädde i kraft den 1 januari 1997 tillfördes ytterligare uppgifter inom 
sagda område.  
Verksamhetens huvudkontor finns i Stockholm. Därutöver finns eller har funnits regionala 
tillsynsenheter i Sköndal, Göteborg, Malmö, Karlstad, Luleå och Kiruna.  
 
Myndighetens ansvar  
En förordning (1994:701) med mera detaljerad instruktion för myndigheten utfärdades. I denna 
beskrevs PTS såsom en central förvaltningsmyndighet med ett samlat sektionsansvar inom post-, tele- 
och radioområdena. Vad gäller postområdet skulle myndigheten bland annat pröva frågor om 
tillstånd, samt utöva tillsyn enligt postlagen. I uppgifterna inom tele- och radioområdena ingick att 
pröva frågor om tillstånd enligt den ovan nämnda telelagstiftningen; därutöver skulle PTS registrera 
teleterminalutrustning enligt förordningen (1993:614) om teleterminalutrustning. Inom samtliga 
områden skulle myndigheten meddela föreskrifter, samt deltaga i internationellt arbete. 
Myndighetens funktionella enheter  
Myndighetens ovan beskrivna huvuduppgifter fick sin avspegling i organisationen. Avdelningar 
och enheter har under åren gått under olika namn och haft lätt varierande avgränsning gentemot 
varandra. Dock återfinner man genomgående organisatoriska motsvarigheter till 
kärnfunktionerna post, tele och radio. Vissa specialområden inom dessa (såsom utrustningsfrågor 
och problem rörande militär säkerhet samt handikappanpassning, hantering av obeställbara brev 
och regionala tillsynsärenden) framträder som särskilda kategorier i organisationen. Uppgiften att 
hantera information respektive allmänna rättsliga frågor rörande myndigheten fick en 
motsvarande organisatorisk specialstatus. Viss personal blev avdelad för interna uppgifter 
(ekonomi, registratur, arkivhållning, övrig administration). Personal till stöd för generaldirektören 
samt för internationellt samarbete – främst med Europeiska unionen – urskiljer sig också.  
Myndigheten har flera gånger omorganiserats, stundom i projektform. En detaljerad beskrivning 
av dessa förändringar skulle dock näppeligen ge någon bättre förståelse av hur arkivbildningen på 
PTS fungerat. Denna framträder främst i myndighetens diarie- och dossierplan, som man 
däremot inte funnit skäl att ändra på särskilt mycket genom åren. De arbetsområden som 
genererar arkivgods karakteriseras av en stabil kontinuitet vilken kontrasterar mot den formella 

 

organisationens många skiftningar. Den del av myndighetens verksamhet som avser tillstånd för 
innehav och användande av radiosändare utgör huvuddelen av arkivbeståndet.  
Under 2018 och 2019 har myndigheten genomgått en omfattande omorganisation. Den största 
förändringen ligger i tillkomsten av ett helt nytt hierarkiskt led. Under generaldirektören och 
dennes stab ligger sedan 1 mars 2019 tre divisioner. Dessa divisioner delas i sin tur upp i ett antal 
avdelningar. Avdelningarna består av enheter.  
Arkivbestånd  
En enda arkivserie (F1A) dominerar totalt volymen i myndighetens icke gallringsbara material; 
denna är i princip årsvis upplagd i diarienummerordning, ehuru med kompletterande indelning i 
underavdelningar efter diarie- och dossierplanens struktur. Detta sätt att arkivera är det logiska. 
Dock finns under huvudavdelning F även ett antal specialserier som egentligen borde ingått i 
F1A, men som likväl brutits ut och fått bilda egna bestånd.  
Beträffande en sådan serie (F1AA) har orsaken därtill varit att man ansett material omfattat av 
försvarssekretess såsom alltför hemligt för att kunna förvaras tillsammans med övriga arkivalier. 
De flesta resterande specialserier återspeglar helt enkelt ett glapp mellan arkivfunktionen och de 
avdelningar och enheter på myndigheten som producerat materialet. Handläggarna och deras 
avdelningar har i vissa fall själva uppfunnit egna system för arkivläggning (efter 
tillståndsinnehavarens namn, efter luftfartygens anropssignal, efter pärmnummer samt uppslag i 
pärmen, efter tillståndsnummer), vilka arkivpersonalen stundom inte förmått annat än acceptera 
då materialet levererats. Dessa är påverkade av hur den formella organisationen sett ut under 
olika tider, samt av det faktum att delar av myndighetens verksamhet är förlagda utanför 
huvudkontoret i Stockholm (de regionala tillsynsenheternas handlingar har av tradition 
interimarkiverats på respektive enhet, leverans till huvudkontorets centralarkiv sker blott 
sporadiskt). Dessa specialserier har avslutats, vanligen sedan någon omorganisation gjort dem 
överflödiga. Logiken i arkivets struktur skulle egentligen gynnas av att i stort sett samtliga icke 
gallringsbara handlingar under huvudavdelning F arkivlägges under serien F1A, att således alla 
nämnda specialserier avvecklas. Någon omsortering av äldre material efter denna linje torde dock 
vara praktiskt ogörlig eftersom arbetsinsatsen bleve av alltför stor omfattning.  
Arkivets övriga avställda huvudavdelningar (A-E, samt G) är endera av relativt liten omfattning 
eller består av främst gallringsbart material. Protokollen finns i vanlig ordning under A-
avdelningen. Alla egentliga ”utgående skrivelser” förvaras i akterna under avdelning F, varför B 
istället har fått fungera som huvudavdelning för myndighetens olika publikationer, av vilka dess 
författningssamling (serie B1) torde vara viktigast. Huvudavdelningarna C och D är av ytterst 
begränsade dimensioner, mätt i antal hyllmeter. Materialet föreligger till stora delar i form av 
digitala arkivserier, vilka ännu icke avställts. I samband med avställning kommer sådant material 
bevaras i elektronisk form. Myndighetens diarium (C1) är den mest omfattande serien i denna 
kategori. Huvudavdelning G består av räkenskapsmaterial, vilket till alldeles övervägande del är 
gallringsbart.  
PTS har under många år förvarat handlingar som rätteligen hört hemma i andra arkiv. Det rör sig 
då om material som övertagits från avvecklade myndigheter vilkas funktioner PTS har övertagit: 
Statens telenämnd, samt de inledningsvis nämnda föregångarna. En stor del av detta material 
sändes vid PTS bildande till Landsarkivet i Uppsala, men mycket blev också kvar på 
myndigheten. Detta kvarlämnade bestånd har dock efter många år levererats till Riksarkivet i 
Arninge. Den 21 december 2011 fick PTS leveransgodkännade från Riksarkivet.  
Sökingångar  
Sökning efter arkivalier producerade från och med 1992 kan göras genom myndighetens 

 

datoriserade diarium. Detta omfattar dock endast handlingar som klassificerats och diarieförts 
enligt diarie- och dossierplanen (alltså arkivserie F1A, samt de flesta specialserierna under 
huvudavdelning F). Övriga arkivalier får sökas med hjälp av arkivförteckningen. Ett särskilt 
sökredskap – vilket dock betraktas som gallringsbart arbetspapper – är frekvensregistret, varmed 
sökningar kan göras för utfärdande av radio- och teletillstånd alltifrån 1970-talet. Det finns ett 
speciellt register över godkända radiosändare och teleutrustning. (Sökning kan emellertid endast 
göras på teleterminalutrustningens nummerserier, icke på exempelvis diarienummer.)  
För sökningar i diariet hänvisas en användare av PTS arkiv till det elektroniska 
ärendehanteringssystemet Platina som används för diarieföring av de ärenden myndigheten 
handlägger. I Platina ges ett flertal sökmöjligheter som på olika sätt kan kombineras och varieras. 
På så vis finns det utomordentliga möjligheter att finna både enskilda ärenden eller handlingar i 
ärenden och kanske framförallt specifika mängder av ärenden man kan tänkas vara intresserad av. 
Exempelvis går det att söka efter diarieförda ärenden, efter specifika dokument, efter ärendens 
upprättande- eller inkommandedatum, efter ansvarig handläggare, efter namn på initierande part, 
efter ärendetyp eller annan form av beskrivning och så vidare.  
PTS publicerar diariet på sin hemsida Utsikten (http://www.pts.se/). Där kan allmänheten se 
vilka nya registreringar med ärendenummer, rubriker och så vidare som har tillkommit under det 
gångna dygnet. Varje ärende som registreras i Platina syns i detta webbdiarium. Det är viktigt att 
betona att detta inte är samma sak som att säga att handlingarna i sig är sökbara på detta sätt. 
Allmänheten kan med andra ord med denna tjänst se vilka ärenden som nyregistrerats eller fått 
nya aktbilagor tilläggsregistrerade under det senaste dygnet. Utöver detta går det så klart att söka 
efter historiska ärenderubriker eller diarienummer om det är något särskilt ärende man intresserar 
sig för. Därefter måste man kontakta PTS på något sätt för att efterfråga det ärende eller den eller 
de allmänna handlingar man önskar ta del av enligt Offentlighetsprincipen. När detta inträffar 
genomför PTS alltid en sekretessgranskning av det efterfrågade materialet. 
För mer information om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och vilka 
sökmöjligheter som förekommer kan registrator eller arkivarie anställd vid Post- och telestyrelsen 
kontaktas. Detta görs lättast genom e-post på adress xxx@xxx.xx eller via telefonnummer 08-678 
55 00. 
Offentlighet och sekretess 
Arkivbeståndet har huvudsakligen offentlig karaktär. Vissa begränsningar av tillgängligheten 
förekommer dock i enlighet med offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Dessa berör 
uppgifter om utrikessekretess (15 kap 1 §), frekvenstilldelning för försvarsmakten (15 kap 2 §), 
tillstånd att använda radiosändare (17 kap 4a §), för vissa myndigheter som bedriver 
brottsförebyggande och brottsbeivrande verksamhet (18 kap 1 §), skydd främst för intresset av att 
förebygga eller beivra brott (18 kap 2 §), samt för bevakningsföretag (18 kap 8 §) och sekretess 
avseende fredstida krissituationer samt planering och förberedelser inför sådana situationer (18 
kap 13 §). Sekretess förekommer vidare beträffande uppgifter om enskilds affärs-, drifts- och 
ekonomiska förhållanden (19 kap 1 §), upphandlingssekretess (19 kap 3 §), fackliga förhandlingar 
(19 kap 6 §), , om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften 
förekommer (21 kap 1 §), statistik (24 kap 8§), övrig tillsyn m.m. som utövas av statlig myndighet 
(30kap 23 §), affärsförbindelse med myndighet (31 kap 16 §). 
Gallring 
Post- och telestyrelsen tillämpar de gallringsbestämmelser som tillsynsmyndigheten Riksarkivet 
har meddelat. Redan vid myndighetens tillkomst gällde föreskrifterna (serie A 1986:43) om 
gallring av handlingar tillhörande det statliga löneuträkningssystemet SLÖR, samt om 

 

återlämnande eller gallring av vissa ansökningshandlingar (RA-FS 1991:11) Idag fyller RA-FS 
2004:1 denna funktion. 
Den 2 oktober 1995 meddelade PTS gallringsbeslut med stöd av RA-FS 1991:6 om gallring av 
handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (se bilaga 1). Dessutom tillämpas Riksarkivets 
myndighetsspecifika beslut RA-MS 1999:31 om gallring i Post- och telestyrelsens arkiv. Det är 
mot bakgrund av denna föreskrift handlingar med dossiernummer 19 gallras. Sedan 7 mars 2011 
är föreskriften dock ersatt med RA-MS 2011:17. PTS konverterar vidare merparten av alla 
inkomna pappershandlingar som skall diarieföras. Dessa skannas och överförs i elektronisk form 
till Platina. Pappershandlingarna gallras med fem års gallringsfrist i enlighet med RA-MS 2010:15. 
Sedan hösten 2016 har PTS, i form av RA-MS 2016:27, ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut 
som ger stöd åt att gallra föråldrade anmälningar om innehav av finansiella instrument. PTS 
gallring av arkivhandlingar omfattas totalt sett av följande föreskrifter:  
 
(i) RA-FS 1991:6, 1997:6 och 2012:2 - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av 
handlingar av tillfällig och ringa betydelse.  
 
(ii) RA-FS 2004:1 och 2012:3 - Gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. 
 
(iii) RA-FS 2015:2 - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar 
tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet.  
 
(iv) RA-FS 2018:3 - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av 
handlingar vid upphandling.  
 
(v) RA-MS 2010:15 - Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Post- och telestyrelsen.  
 
(vi) RA-MS 2011:17 - Riksarkivets beslut om gallring hos Post- och telestyrelsen. 
  
(vii) RA-MS 2016:27 - Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Post- och telestyrelsen. 
Myndighetens styrning av arkivbildningen dokumenterades 2 oktober 1995 i arkivbildningsplan 
och förteckningsplan. 
Arkivansvar 
På myndigheten finns arkivpersonal som ansvarar för att all relevant lagstiftning, inklusive alla 
instruktioner från Riksarkivet, efterlevs. Organisatoriskt har arkivfunktionen haft varierande 
placering. Myndighetens generaldirektör delegerar till specifik avdelningschef att bära ansvaret för 
arkivfunktionen. För närvarande är den administrativa avdelningens chef formellt ansvarig för 
arkivhållningen. I praktiken bedrivs den dock tämligen autonomt på enhetsnivå under den 
berörda avdelningen. Denna ansvarsfördelning regleras av myndighetens delegationsordning som 
kontinuerligt gås igenom och revideras. I den mån allmänna handlingar inom ramen för PTS 
verksamhet uppträder i digitala verksamhetssystem som ägs, sköts och tillhandahålls av annan 
aktör än myndigheten själv, ombesörjs alltid att dessa handlingar vid första möjliga tidpunkt 
överförs till den egna it-miljön. Detta kan tillgodoses och genomföras på olika sätt. Exempelvis 
kan handlingarna i fråga läggas på filserver eller diarieföras i avsett system. I och med dessa 
åtgärder bibehåller PTS alltid kontrollen över, och ansvaret för och vården av, sina 
arkivhandlingar. 
 
 

 

Arkivets ordning 
1992-2010: Det allmänna arkivschemat 
Från myndighetens tillkomst fram till årsskiftet 2012/2013 har arkivbeståndet förtecknats utifrån 
det allmänna arkivschemat. Den grundläggande principen för det allmänna arkivschemat är en 
kategorisering av materialet efter vilka handlingstyper det består av. På så vis har till exempel 
protokoll förtecknats som en egen kategori medan arkivexemplar av utgående handlingar 
förtecknats som en annan kategori och så vidare. 
Under handläggningstiden förvaras arkivalierna på handläggande avdelning. Myndighetens 
arkivbildningsplan anger tid för inlämnande till myndighetens centralarkiv, där materialet sedan 
förvaras under all överskådlig tid. (Slutdestinationen är Riksarkivets depåer; någon bestämd 
tidpunkt för leverans dit finns dock ännu icke.) 
Arkivförteckningen anger den ordning vari arkivserierna även rent fysiskt placerats. Inga särskilda 
anmärkningar om hyllplacering har därför ansetts nödvändiga. (Principen om full 
överensstämmelse mellan arkivförteckningens och hyllplaceringens ordning har dock frångåtts 
beträffande serie F1AA, vilken på grund av sekretess är inlåst i kassaskåp; detsamma gäller C2, 
seriens hemliga diarium.) 
Det har redan nämnts att serien F1A totalt dominerar arkivbeståndet. Detta förhållande torde 
framdeles komma att bli än tydligare, som konsekvens av att de flesta specialserierna under 
huvudavdelning F avvecklats och deras material istället hamnar under F1A där de logiskt sett hör 
hemma. Några ord bör sägas om de tidigaste årgångarna i denna serie, vilka avviker från den 
huvudsakliga ordningen. Det är först material från 11 juli 1994 och framåt som arkivlagts på det 
sedermera brukliga sättet: diarienummerordning årsvis, kompletterad med underavdelning i 
enlighet med diarie- och dossierplanens struktur. Ursprungligen (åren 1992-1994) tillämpades 
renodlad diarienummerordning, utan någon indelning efter dossiernummer. 
Serier under avdelningarna F1B-F1D borde hört hemma under F1A, men det har befunnits mest 
praktiskt att låta dem bilda egna serier eftersom de producerats på de lokala tillsynsenheterna. 
Denna separata arkivbildning är numera avslutad, serien F1A upptar det material som inkommer. 
Ingen lokal arkivhållning existerar längre inom myndigheten, allt sänds till huvudkontorets 
centralarkiv. 
Serierna under avdelning F2 är resultat av att vissa interna personalhandlingar icke diarieföres, 
varför serie F1A icke har någon plats för dem. Endast personalakterna (F2A) är icke 
gallringsbara. Dessa är sorterade delvis efter de anställdas namn och delvis efter personnummer; 
vilketdera som gäller anges för varje volym. 
Serien F3 (dokumentation av ADB-system) har heller inte diarieförts. 
De avslutade serierna F4A och F4B innefattar ärenden rörande teleterminal- eller radioutrustning 
vilka resulterat i ett typgodkännande. Dessa diariefördes i vanlig ordning och borde alltså ha 
arkiverats i serie F1A (vilket numera också sker), men kom under en tid av organisatoriska skäl att 
bilda dessa specialserier; de är ordnade efter typgodkännandenummer. 
De därefter följande serierna under huvudavdelning F innefattar olika ärenden vilka likaså borde 
funnits under F1A, men som av handläggande avdelning ordnats på något särskilt sätt, vilket 
arkivpersonalen icke haft kapacitet att rätta till då materialet levererats. Dessa serier har avslutats. 
Ambitionen är att allt diariefört material skall hamna i serie F1A, arkivets stora huvudserie. 

 

2010 – framåt: Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen 
Vid årsskiftet 2009/2010 övergår PTS till att redovisa arkivet enligt den verksamhetsbaserade 
modell som RA-FS 2008:4 anger. Detta nya sätt att redovisa arkiv skiljer sig från det tidigare 
sättet. Där det allmänna arkivschemat i grund och botten är ett handlingstypsbaserat 
redovisningssystem, utgår det nya sättet, precis som namnet antyder, istället från verksamheterna 
som sker på myndigheten. Begreppen ”verksamhetsbaserad arkivredovisning” och 
”processorienterad arkivredovisning” förekommer båda i diskussionerna och de kan i alla 
relevanta hänseenden anses vara synonymer. 
I korthet kan detta arkivredovisningssystem beskrivas på följande sätt. Alla verksamhetsprocesser 
på PTS som avsätter allmänna handlingar inkluderas i redovisningen. Verksamheten vid 
myndigheten illustreras allra mest överskådligt med hjälp av en trädstruktur, den så kallade 
klassificeringsstrukturen. Denna redovisningsstruktur bygger på ett siffernotationssystem. Varje 
siffra i trädstrukturen betecknar ett övergripande verksamhetsområde. 
Det förtjänar att påpekas att det nya arkivredovisningssättet tagits fram som en konsekvens av att 
alltfler handlingar är av digital karaktär, men den verksamhetsbaserade arkivredovisningen är 
precis lika omfattande som den tidigare. Arkivredovisningen inkluderar PTS samlade 
arkivbestånd, oavsett vilket medium som informationen fixerats på eller med vilken systematik 
den hålls ordnad. 
Försäljning av personuppgifter 
Med grund i Förordning (2007:951) med instruktion för Post- och telestyrelsen, har myndigheten 
i vissa fall rätt att sälja personuppgifter. I instruktionens anges i 13§ att: 
”Post- och telestyrelsen får, med de begränsningar som följer av Europaparlamentets och rådets 
förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på 
behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av 
direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), lagen (2018:218) med kompletterande 
bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till 
myndigheter och enskilda sälja uppgifter ur Post- och telestyrelsens frekvens- och 
tillståndsregister. 
Uppgifterna får lämnas ut via terminal, på medium för automatisk databehandling eller på annat 
sätt. Grunderna för prissättningen beslutas av Post- och telestyrelsen. 
Uppgifter som avser den registrerades personliga förhållanden får inte säljas, om de kan antas 
utgöra ett hot mot den registrerades personliga integritet. Om den registrerade har anmält till 
Post- och telestyrelsen att han eller hon önskar att uppgifterna inte används för direktreklam, får 
de inte säljas för det ändamålet. Förordning (2018:385).”