Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Underlag för för beslut om bidrag till Föreningen Svenskt Porträttarkiv'.

 
S T A D G A R  
för den ideella 
FÖRENINGEN SVENSKT PORTRÄTTARKIV 
 
med hemort i Sverige, med adress i den kommun där den valda Ordföranden är 
skriven. 
 
Föreningen bildad: Februari 2018 
Stadgarna senast fastställda/ändrade av årsmötet: Februari 2020. 
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER  
§ 1 
Ändamål 
Föreningens uppgift är att ekonomiskt och praktiskt stödja STIFTELSEN 
SVENSKT PORTRÄTTARKIV som äger rätten till och innehållet i det digitala 
porträttarkivet ”Svenskt Porträttarkiv”. Detta arkiv består av personporträtt 
(fotografiska och målade) med tillhörande personuppgifter (biografier).   
Föreningen skall förvalta databasen, här kallad Arkivet, och se till att det är 
tillgängligt på Internet. Den skall också arbeta för att få in bidrag och/eller 
medlemsavgifter för att täcka driftkostnader till detta. 
§ 2 
Sammansättning 
Föreningen består av de fysiska eller juridiska personer som har upptagits i för-
eningen som medlemmar. 
§ 3 
Medlem 
Medlem i föreningen är den som betalat av styrelsen fastställd medlemsavgift, 
eller bidragit med insats-nivå godkänd av styrelsen. En medlem måste också 
vara med på Facebook-gruppen ”Föreningen Svenskt Porträttarkiv” för att ha 
möjlighet att utnyttja sin rösträtt samt åtnjuta eventuella extra funktioner som 
bara är till för medlemmar. 
Medlemskap träder i kraft, då medlemsavgift erlagts eller insats godkänts av 
styrelsen. Medlemsavgift skall vid förnyelse erläggas senast 14 januari. Medlem 
som inte inom föreskriven tid har erlagt medlemsavgiften skall anses ha utträtt ur 
föreningen och äger inte rösträtt vid årsmöte. 
Till hedersmedlem kan årsmöte på förslag av styrelsen utse person, som på ett 
förtjänstfullt sätt och under längre tid främjat föreningen och dess syften. 
Hedersmedlem är befriad från medlemsavgift. 
§ 4 Beslutande organ  
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.  
Page 1 of 8

§ 5 Firma 
Föreningens firma är Föreningen svenskt porträttarkiv med organisationsnumret 
802515-2276.  
§ 6 Firmateckning 
Föreningens firma tecknas av styrelsens utsedda myndiga personer.  
§ 7 Verksamhets- och räkenskapsår  
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår. (1 januari till 31 
december) 
§ 8 Uteslutning mm 
Medlem, som motarbetar föreningen eller vägrar att följa dess stadga och beslut, 
kan varnas eller uteslutas. Beslut om varning och uteslutning fattas av styrelsen. 
Beslut om uteslutning kan fattas först sedan medlemmen varnats och beretts 
tillfälle yttra sig. 
Beslut om varning och uteslutning skall omedelbart delges medlemmen skriftligt 
via vanligt brev eller elektroniskt (epost eller meddelande).  
Eventuella klander mot sådana beslut av styrelsen skall framföras på årsmötet, 
eller om mer än 1/5 av medlemmarna röstar för att göra detta, på ett extra-möte. 
Ordföranden är i så fall skyldig att kalla till sådant möte. 
ÅRSMÖTEN  
§ 9 Ordinarie årsmöte   
Föreningens högsta beslutande organ är dess årsmöte som årligen skall hållas 
på Föreningens Facebook-sida varje år innan februari månads utgång.  
Under mötet skall avhandlas för föreningen relevanta frågor enligt dagordning 
nedan, extra punkter kan förekomma och framgår av kallelsen. 
§ 10 Extra årsmöte 
 
Styrelsen kan vid behov utlysa extra årsmöte. Om ordinarie revisor eller minst en 
femtedel av samtliga medlemmar begär att extra årsmöte skall hållas och anger 
de ärenden som skall behandlas, åligger det styrelsen att inom tre veckor kalla 
till sådant årsmöte som skall hållas inom sex veckor.  
§ 11 Kallelse årsmöte   
Kallelse till årsmöte skall ske via föreningens hemsida, Facebook-grupp så att 
samtliga medlemmar får kallelsen minst två veckor före årsmöte.  
I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall förekomma på årsmötet och 
tillsammans med kallelsen skall vid ordinarie årsmöte bifogas en årsredovisning 
och en verksamhetsberättelse.   
§ 12 Protokoll årsmöten 
 
Protokoll från ordinarie och eventuell extra årsmöte skall skrivas och publiceras 
för medlemmarna efter justering av valda justeringsmän.  
Page 2 of 8

§ 13 Motioner 
 
Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. 
Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara föreningens 
sekreterare tillhanda i god tid innan årsmötet men senast 15 januari. Inför extra 
stämma meddelar styrelsen tid när motioner skall vara inlämnade. 
Styrelsen skall bereda och yttra sig om alla motioner och hålla dem tillgängliga 
för medlemmarna i enlighet med § 11 
§ 14 Dagordning vid ordinarie årsmöte 
Vid ordinarie årsmöte som hålls på Facebook av ordinarie ordförande och med 
ordinarie sekreterare, skall följande ärenden behandlas … 
1. 
val av en till två justeringsmän för protokollet. 
2. 
föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse och årsredovisning 
3. 
föredragning av revisorernas berättelse 
4. 
fastställande av resultat- och balansräkning 
5. 
disposition av föreningens vinst eller förlust 
6. 
ansvarsfrihet för styrelsen 
7. 
ersättning till styrelsen och andra funktionärer 
8. 
föredragning av budgeten för kommande verksamhetsår och eventuell 
justering av budgeten för innevarande år 
9. 
förslag och fastställande av medlemsavgift för medlemmarna 
kommande verksamhetsår 
10.  fastställande av budgeten för kommande verksamhetsår 
11.  framställningar från styrelsen 
12.  motioner från medlemmarna 
13.  valfrågor (där tid för tidigare valda personer till poster utgått) 
a.  val av föreningens ordförande för en tid av två år 
b.  fastställande av antalet övriga ledamöter i styrelsen, dvs 4-6 
ledamöter väljs med en tid så att hälften av ledamöternas tid utgår 
nästa år. 
c.  val av revisorer som skall vara medlemmar, tid så att alltid en 
revisor har två resp. ett år kvar efter årsmötet. 
d.  valberedning bestående av 2-3 personer väljs, vars förslag skall 
publiceras på Facebook-listan senast 1 vecka innan årsmöte. En 
av personerna skall väljas som sammankallande. Tid så att alltid en 
valberedare har två år kvar efter årsmötet. 
14.   övriga frågor 
 
§ 15 Årsmötesbeslut   
Eftersom årsmötet hålls på nätet så fattas beslut genom omröstning på 
Facebook. 
Endast betalande medlemmar äger rösträtt och enbart en röst per medlem. 
Rösträtt kan inte utövas genom ombud. Som stämmans beslut gäller den mening 
Page 3 of 8

som får de flesta rösterna. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning, medan i 
andra frågor gäller den mening som stämmans ordförande lämnat sin röst till. 
Page 4 of 8

§ 16 Valberedning 
 
Valberedningen väljs av årsmötet och består av 2-3 personer varav en är 
sammankallande. Valberedningen skall löpande följa styrelsen arbete och ta del 
av protokoll och andra handlingar. 
Valberedningen skall dels fråga styrelseledamöter om de ställer upp för omval, 
dels söka efter lämpliga kandidater som styrelseledamöter. Det skall ske i god tid 
före årsmötet och presentera förslag på personer som skall väljas på årsmötet 
redan i kallelsen eller senast en vecka före årsmötet. 
Förslaget skall redovisas för samtliga medlemmar i Facebook-gruppen. 
I valberedningens förslag skall följande finnas: 
1.  Person lämplig som föreningens ordförande under en tid av ett år 
2.  Hur många ledamöter, förutom ordföranden som skall ingå i styrelsen, 
dvs. 4-6 ledamöter. 
3.  Förslag på övriga styrelseledamöter 
4.  Förslag på två revisorer 
5.  Förslag på personer som skall ingå i nästa års valberedning, samt vem av 
dessa som skall väljas som sammankallande. 
6.  Ersättning till styrelse och andra funktionärer 
 
§ 17 
Revision 
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- 
och styrelseprotokoll och övriga handlingar. 
Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast fem veckor före 
årsmötet. 
Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste 
verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättel-
sen senast 2 veckor före årsmötet. 
Page 5 of 8

STYRELSEN  
§ 18 Säte och sammansättning 
  
För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Sverige, med adress i den 
kommun där den valda Ordföranden är skriven. 
Styrelsen skall bestå av ordförande, samt 4-6 ledamöter. Valbar till styrelsen är 
myndig medlem som inte är satt under förvaltning och som är folkbokförd i 
Sverige. 
§ 19 Funktionärer och arbetsgrupper 
På ordinarie årsmöte väljs ordförande och övriga ledamöter. Ordförande väljs på 
två år (ordförande kan bytas mot annan ledamot i årsmötet mellan om det 
behövs) och hälften av ledamöter för en tid av två år och hälften för ett år. 
Styrelsen utser inom sig de befattningar som krävs för att fullfölja styrelsens 
ansvarsområden. Det är därför lämpligt att styrelse och valberedning 
tillsammans möjliggör att personer lämpliga för de befattningar som krävs 
föreslås till styrelseledamöter. 
Poster som kan och bör tillsättas i styrelsen är vice ordförande, kassör och 
sekreterare, 
Styrelsen kan vid behov tillsätta arbetsgrupper där gruppordförande alltid skall 
vara medlem i föreningen.  
Styrelsen fastställer varje arbetsgrupps ansvarsområden, budget, befogenheter 
och ev. arvode. Styrelsen skall redovisa detta i årsberättelsen till ordinarie 
årsmöte. 
 
§ 20 Styrelsemöten 
Styrelsemöten hålles i en stängd grupp på Facebook där enbart 
styrelsemedlemmar är med. Om principiella beslut fattas av Styrelsen skall 
dessa inom en vecka publiceras på medlemssidan. 
Enklare protokoll skall upprättas och tillhandahållas revisorer och valberedning. 
Revisorer och valberedning har även rätt att närvara vid styrelsesammanträden, 
men utan yttrande- eller rösträtt. 
§ 21 Beslutsförhet och protokoll   
Styrelsen är beslutför när minst halva antalet styrelseledamöter varit med i 
mötet. Som styrelsens beslut gäller majoritetsbeslut. Vid lika röstetal gäller den 
mening som ordföranden företräder. 
Den som deltagit i ett sammanträde har rätt att reservera sig mot ett beslut. En 
reservation skall avges före sammanträdets slut och antecknas i protokollet. 
Styrelsen beslut skall antecknas i ett protokoll som upptar datum, deltagande 
ledamöter, kort beskrivning av ärendet, beslutet och eventuella reservationer. 
Protokollet skall justeras av ordföranden eller den som fungerat som ordförande 
för mötet 
Page 6 of 8

§ 22 Styrelsens ansvarsområden   
När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och 
ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa 
stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt 
tillvarata medlemmarnas intressen. 
Styrelsen skall särskilt... 
1. 
förvalta databasen Svenskt Porträttarkiv (SPA) på sådant sätt att det är 
tillgängligt på Internet med tillgänglighet i enligt de beslut som arkivets 
ägare fattat. 
2. 
förvalta föreningens övriga tillgångar och stötta stiftelsen ekonomiskt för 
drift av arkivet. 
3. 
se till att arkivet inte tillhandahålls till andra organisationer eller företag 
mot ersättning. Skall det ske är det helt ägarens (Stiftelsens) ansvar att 
besluta om. 
4. 
ansvara för den ekonomiska redovisningen enligt nedanstående 
specifikation 
5. 
ansvara för medlemsinformation enligt nedanstående specifikation 
6. 
årligen upprätta en fullständig medlemsförteckning 
7. 
förbereda årsmöte, inklusive de handlingar som framgår ovan  
8. 
i övrigt fullgöra vad som beslutats vid föreningens årsmöte 
Styrelsen har inte rätt att uppta lån, ingå avtal eller genomföra investeringar som 
inte finns med i fastställd budget eller beslutats av ordinarie årsmöte. 
22.1 Ekonomisk redovisning 
Föreningen svenskt porträttarkiv är enligt lag skyldig att följa Bokföringslagen, 
men behöver inte upprätta en årsredovisning enligt Årsredovisningslagen. 
Styrelsen skall efter varje kalenderår framställa en årsredovisning i en enkel 
form, där det bl.a. skall framgå föreningens tillgångar och skulder, samt vilka 
intäkter och kostnader föreningen haft under året, samt hur årets vinst eller 
förlust skall disponeras.  
22.2 Budget, medlemsavgift och långtidsplan 
Styrelsen upprättar till varje ordinarie årsmöte en budget för det redan påbörjade 
kalenderåret. Budgetens siffervärden bör följa samma uppställning som 
årsredovisningen. I budgeten skall det finnas uppgift om kommande 
medlemsavgift.  
Styrelsen upprättar dessutom till varje ordinarie stämma en översiktlig ett-årsplan 
som omfattar planerade åtgärder de närmaste tre åren.  
22.3 Medlemsinformation 
Styrelsen skall efter varje kalenderår framställa en Verksamhetsberättelse, där 
det framgår vilka åtgärder som genomförts under verksamhetsåret och hur 
viktigare poster i balansräkningen förändrats och fördelats. I denna 
verksamhetsberättelse skall dessutom anges statistiska uppgifter kring 
tillgängligheten av databasen SPA. 
Page 7 of 8

ÖVRIGT  
§ 23 Stadgetolkning  
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som 
inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I 
brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.  
§ 24 Skiljeklausul  
Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. 
Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras 
enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna 
för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för 
kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och 
sekreterare, delas lika mellan parterna. 
§ 25 Stadgeändring 
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, 
med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte, med 
minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får 
skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen. 
§ 26 Upplösning av föreningen 
För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, 
med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte, med 
minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall 
föreningens tillgångar skänkas till i första hand Stiftelsen Svenskt Porträttarkiv, 
om så inte är möjligt till föreningen DIS eller annan organisation som kan 
fortsätta arbetet med SPA. 
 
Page 8 of 8

Document Outline