Detta är en HTML-version av en bilaga till begäran om allmän handling 'Myndigheten För Arbetsmiljökunskap arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.

link to page 1

ARKIV 
 
Datum: 
Dnr: 
 
2018-07-10 
2018/64 
 
 
 
MynAK:s arkivbeskrivning 
Arkivbeskrivningen faststäl des av Nader Ahmadi, generaldirektör, den 2018-08-07 
Syfte 
Arkivbeskrivningen är ett led i Myndigheten för arbetsmiljökunskaps (MynAK) arkivredovisning. 
Arkivbeskrivningen uppfyl er också kraven i offentlighets- och sekretesslagen 4 kap 2 § för att 
underlätta sökandet av allmänna handlingar hos myndigheten för allmänheten. 
Verksamhet 
MynAK är nationel t kunskapscentrum för frågor om arbetsmiljö. Myndigheten är inriktad mot 
kunskapsuppbyggnad och kunskapsspridning samt utvärdering och analys. Myndigheten ska även 
bevaka kunskapsutvecklingen inom området arbetsmiljö.    
MynAK:s ansvarsområden: 
•  Nationel t ansvara för att samla in, sammanställa och sprida kunskap om arbetsmiljö 
baserad på forskning på ett begripligt och lättil gängligt sätt 
•  Utvärdera och analysera effekter av beslutade och genomförda statliga reformer och 
andra statliga initiativ inom arbetsmiljö 
•  Följa och analysera utvecklingen i syfte att stärka sitt kunskaps-, analys- och 
utvärderingsarbete inom arbetsmiljö 
•  Följa och främja kunskapsuppbyggnad om arbetsmiljöfrågor i Europeiska unionen och 
internationel t 
•  Följa och främja företagshälsovårdens utveckling 
 
MynAK har fått följande specifika regeringsuppdrag för åren 2018–2020: 
•  Kunskap om framtidens arbetsliv, regeringsbeslut 2018-04-19 
•  Företagshälsovårdens kompetensförsörjning1, regeringsbeslut 2018-04-19 
                                                 
 
 
1 MynAK dnr 2018–16 
 
1 (7) 
 

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2
  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
•  Utveckla och sprida riktlinjer för en evidensbaserad praktik i företagshälsovården2, 
regeringsbeslut 2018-05-31 
•  Sammanställa och redovisa friskfaktorer på organisatorisk nivå som kan mätas och följas. 
Friskfaktorerna ska kunna bidra til  en hål bar och hälsosam arbetsmiljö3, regeringsbeslut 
2018-06-20 
•  Sammanställa kunskap om faktorer som skapar friska och välmående arbetsplatser4
regeringsbeslut 2018-06-20 
Historia 
Regeringen har tidigare belyst behovet av ett kunskapscentrum för arbetsmiljö i den nationel a 
arbetsmiljöstrategin.5  Den 7 september 2017 beslutade regeringen att en särskild utredare ska 
förbereda och genomföra bildandet av en ny myndighet (Myndigheten för arbetsmiljökunskap). 
1 juni 2018 inrättades den nya myndigheten för arbetsmiljökunskap. 
Organisation 
MynAK är lokaliserad i Gävle. 
Myndigheten är en enrådighetsmyndighet och leds av en generaldirektör, som också är 
myndighetschef. Myndighetschefen utses av regeringen. 
MynAK är indelad i tre enheter: analys och projekt, kommunikation, verksamhetsstöd. Utöver 
enheterna har MynAK tre råd: insynsråd, kvalitetsråd och verksamhetsråd. 
När myndigheten startade var 11 personer anställda vid myndigheten. 
Analys och projekt 
Inom analys och projekt genomförs myndighetens kärnverksamhet som finns omnämnd under 
rubriken ”verksamhet”.   
Funktionerna inom enheten är: 
•  Chef för enheten 
•  Analytiker 
•  Handläggare 
                                                 
 
 
2 MynAK dnr 2018–53 
3 MynAK dnr 2018–54 
4 MynAK dnr 2018–55 
5 Regeringen, skrivelse 2015/2016:80 
 
2 (7) 
 

link to page 3
  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
 
Kommunikation 
Inom kommunikation genomförs både det kommunikativa arbetet inom kärnverksamheten för att 
sprida myndighetens resultat och grundläggande kommunikationsarbete för att upprätta och 
underhålla sociala medier, webbplatser m.m. 
Funktionerna inom enheten är: 
•  Chef för enheten 
•  Kommunikatör 
•  Digital utvecklare 
 
Verksamhetsstöd 
Verksamhetsstöd hanterar myndighetens ekonomi, personal, informationshantering, IT och 
administrativt stöd til  generaldirektören och myndighetens olika råd. 
Funktionerna inom enheten är: 
•  Chef för enheten 
•  Controller 
•  Administratör/sekreterare 
•  Arkivarie/registrator 
 
Insynsråd 
Utses av regeringen och är ett rådgivande organ utan beslutsfunktion. Ledamöter i insynsrådet ska 
utöva demokratisk insyn och medborgerligt inflytande samt ge generaldirektören råd. 
Vid MynAK finns sju ledamöter utsedda.
Kvalitetsråd 
Utses av generaldirektör och ska säkerstäl a att innehål et i MynAK:s kunskapsförmedling är 
trovärdig och användbar samt kvalitetssäkrad ur ett vetenskapligt perspektiv. 
 
Verksamhetsråd 
Utses av generaldirektören och ska vara rådgivande til  generaldirektören rörande verksamhetens 
planering och utveckling. 
                                                 
 
 
6 MynAK dnr 2018–69 
 
3 (7) 
 

link to page 4
  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
 
Arkivverksamheten 
Generaldirektören är arkivansvarig för arkivhanteringen inom myndigheten. 
Myndigheten har en arkivarie som ansvarar för vård och til gängliggörande av myndighetens arkiv 
samt för arkivredovisningen. Arkivarien är placerad vid enheten för verksamhetsstöd och är även 
myndighetens registrator. 
För att begära ut handlingar el er ställa frågor om informationshantering inom MynAK kontakta 
registratorn genom xxxx@xxxxx.xx 
 
Styrdokument för myndighetens organisation och verksamhet 
•  Förordningen (SFS 2018:254) med instruktion för Myndigheten för arbetsmiljökunskap 
•  Myndighetsförordning (2007:515) 
•  Regleringsbrev 
•  Särskilda regeringsuppdrag 
•  Arbets- och beslutsordning för MynAK 
•  Rådande lagstiftning 
•  Myndighetsspecifika föreskrifter från t.ex. til synsmyndigheter 
•  Interna styrdokument som policys, regler och rutiner 
 
Informationshantering  
Sökingångar 
De sökingångar som finns til  hela myndighetens informationsbestånd är arkivredovisningen som 
består av arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan.
I myndighetens klassificeringsstruktur finns information om myndighetens verksamhetsområden 
och processer med exempel på til hörande handlingstyper. 
Myndighetens informationshanteringsplan är en redovisning av myndighetens handlingar med 
anvisning om gal ringsfrister, sekretess, förvaringsplats m.m. Eftersom myndigheten är nybildad 
                                                 
 
 
7 MynAK:s informationsplan är även myndighetens arkivförteckning fram till att det finns handlingar att ställa av till 
ett arkiv. 
 
4 (7) 
 


  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
har ännu ingen färdig informationshanteringsplan upprättats. Planen kommer att beslutats under 
andra halvåret 2018.  
 
Den viktigaste sökingången til  ärenden och handlingar i myndigheten är genom diariet. I nuläget 
består det av en excel-fil med sortering efter ärendenummer. Sökmöjligheterna i excel-filen är 
följande: 
-  Ärendemening 
-  Ärendenummer 
-  Dokumentbeskrivning 
-  Handläggare 
-  Inkommande/upprättande datum 
-  Registreringsdatum 
-  Process 
-  Enhet 
-  Handlingstyp 
 
Under andra halvåret 2018 ska det upphandlas och införas ett ärendehanteringssystem. I detta 
system ska merparten av allmänna handlingar från alla verksamhetsområden inom myndigheten 
diarieföras. 
De handlingar som inte diarieförs hanteras i systemen Agresso, Proceedo och Primula som hanterar 
ekonomi och löneadministration. MynAK har avtal med  att ekonomi-  och lönehandlingar 
administreras av Statens servicecenter. Dessa handlingar är allmänna handlingar hos MynAK. Vid 
en begäran av allmän handling avseende handlingar som förvaras hos Statens servicecenter ska 
begäran gå via MynAK. 
Personalhandlingar kan sökas via diariet och fysiska personalakter. 
I nuläget finns det inga tekniska hjälpmedel som allmänheten själva kan använda för att söka i 
myndighetens handlingar. 
Utlämnande av allmänna handlingar 
I enlighet med offentlighetsprincipen lämnar myndigheten ut al männa handlingar där hinder inte 
förekommer genom t.ex. sekretess. För mer information om inskränkningen av al männa handling 
inom myndigheten se rubriken Sekretess. 
Du som begär ut allmänna handlingar el er uppgifter från allmänna handlingar har rätt til  att vara 
anonym. Rätten til  att vara anonym innebär att du inte behöver lämna uppgifter om dig själv för 
att få ut de begärda handlingarna. De personuppgifter som lämnas vid en begäran sekretessbeläggs 
inte utan de uppgifter är del av din begäran som vid ankomst til  myndigheten blir en allmän 
handling. 
Myndigheten för arbetsmiljökunskap säljer inte personuppgifter. 
Inhämtande av information 
 
5 (7) 
 


  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
Myndigheten inhämtar idag inte information men kommer för att uppfyl a sina uppdrag begära in 
statistikuppgifter och annat forskningsunderlag från andra statliga myndigheter som t.ex. Statistiska 
centralbyrån (SCB). 
Sekretess 
Myndighetens allmänna handlingar är til  största del offentliga. När en allmän handling bedöms 
innehål a sekretessbelagda uppgifter sker sekretessprövning vanligtvis med stöd av någon av 
nedanstående paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Även andra författningar kan 
komma i fråga. Notera att nedanstående uppräkning inte är uttömmande. 
•  11 kap 3 § OSL Överföring av sekretess Forskningsverksamhet. 
•  15 kap 1 a § OSL Sekretess til  skydd för rikets säkerhet el er dess förhållande til  andra 
stater el er mel anfolkliga organisationer. Sekretess i det internationel a samarbetet. 
•  19 kap 3 § OSL Sekretess til  skydd för det al männas ekonomiska intresse Upphandling 
m.m. 
•  19 kap. 6–8 §§ OSL Sekretess til  skydd för det allmännas ekonomiska intresse Fackliga 
förhandlingar m.m. 
•  21 kap OSL Sekretess til  skydd för uppgift om enskild personliga förhål anden oavsett i 
vilket sammanhang uppgiften förekommer. 
•  31 kap 16–17 §§ OSL Sekretess til  skydd för enskild i annan verksamhet med anknytning 
till näringslivet. Enskildas affärsförbindelser med myndigheter, m.m. 
•  39 kap. 1–3 §§ OSL Sekretess til  skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet. 
Personaladministrativ verksamhet hos den myndighet där personalen är anställd. 
 
Behandling av personuppgifter 
Personuppgifter behandlas av myndigheten i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU 
2016/679) 
Inkommande personuppgifter via e-post och post 
MynAK kommer behandla de personuppgifter som inkommer til  myndigheten i syfte för att kunna 
kommunicera med den som skickat in uppgifter/förfrågning och handlägga ärendet i enlighet med 
tryckfrihetsförordningen  (1949:105), offentlighets-  och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen 
(1990:782) och förvaltningslagen (2017:900) Den rättsliga grunden för behandlingen är av al mänt 
intresse. 
 
Inhämtade personuppgifter från andra myndigheter 
Huvudsakligen kommer MynAK inhämta avidentifierade personuppgifter där en nyckel til  
uppgifter finns förvarad hos myndigheten som lämnat ut uppgifterna.  MynAK kommer att 
inhämta och behandla personuppgifter med ändamålet att uppfyl a myndighetens uppdrag i enligt 
med SFS 2018:254 Förordning med instruktioner för myndigheten för arbetsmiljökunskap och 
andra inkommande regeringsuppdrag. Den rättsliga grunden för behandlingen är av allmänt 
intresse. 
 
6 (7) 
 


  Dnr: 
2018/64 
 
 
 
Til ämpade RA-FS:ar för arkivvård: 
•  RA-FS 1991:1 (ändrade och omtryckta genom: RA-FS 1997:4, ändrade genom: RA-FS 
2008:4, RA-FS 2012:1) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga 
myndigheter 
•  RA-FS 2009:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar 
(upptagningar för automatiserad behandling) 
•  RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för 
elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 
 
Til ämpade RA-FS:ar för gallring: 
•  RA-FS 1991: 6 (ändrad och omtryckt 1997:6 och 2012:2) Riksarkivets föreskrifter och 
allmänna råd om gallring av handlingar av til fällig el er ringa betydelse 
•  RA-FS 1999:1 (ändrad i 2002:1) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av 
handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet 
•  RA-FS 2000:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar 
som inkommit el er upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter 
•  RA-FS 2004:1 (ändrad i 2012:3) Riksarkivets föreskrifter om gallring och återlämnande av 
handlingar vid ansökan om tjänst 
•  RA-FS 2006:5 (ändrad i 2012:9) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av 
handlingar til komna inom löne- och personaladministrativ verksamhet 
•  RA-FS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter och al männa råd om gallring och återlämnande av 
handlingar vid upphandling 
•  RA-FS 2015:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av 
räkenskapsinformation m.m. 
Myndighetsspecifika gallringsbeslut 
I dagsläget finns inga myndighetsspecifika gallringsbeslut från Riksarkivet. 
Information om arkivbeskrivning 
Detta är den första upprättade arkivbeskrivningen för MynAK.  Dokumentet ska uppdateras vid 
behov av myndighetens arkivarie.  
 
7 (7) 
 

Document Outline